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1 Grundlagen der Buchführung

1.1 Wesen und Bedeutung der BuchführungWer eine Übersicht über die Verwendung seines verfügbaren Geldes behalten möchte,greift zu Papier und Schreibstift, um sich alles aufzuschreiben. Das gilt für den Auszubil-denden ebenso wie für die Hausfrau. Beide betreiben also Buchführung in einfachsterForm. Die Notwendigkeit des Festhaltens solcher Vorgänge wird umso wichtiger, je höherund zahlreicher solche Geldbewegungen sind. Daher sind die staatlichen „Haushaltun-gen“ (Bund, Länder und Gemeinden) verpflichtet alle Ausgaben und Einnahmen in ihrensogenannten Haushaltsplänen zu erfassen.

In den privaten Unternehmen fällt täglich ebenfalls eine Vielzahl solcher barer, aber auchunbarer Vorgänge an, die Wertveränderungen des Vermögens und/oder der Schuldenhervorrufen. Wir nennen sie Geschäftsvorfälle. Um die Übersicht über diese Wertver-änderungen zu behalten, muss der Kaufmann sie im eigenen Interesse in seiner Buchfüh-rung erfassen. Darüber hinaus ist er auch im öffentlichen Interesse zur Buchführung ver-pflichtet. Diese kaufmännische Buchführung ist der Gegenstand unserer weiterenBetrachtung.

Merke:

y Unter kaufmännischer Buchführung versteht man das Festhalten der Anfangs-bestände an Vermögen und Schulden sowie deren Veränderungen.

y Die Vorgänge, durch die solche Veränderungen ausgelöst werden, nennen wirGeschäftsvorfälle. Sie sind der Erfassungsgegenstand der Buchführung.

y Geschäftsvorfälle sind Tätigkeiten, die Vermögenswerte und Schulden des Unter-nehmens verändern, die zu Geldeinnahmen oder Geldausgaben führen, einenWerteverzehr (Aufwand) oder einen Wertezuwachs (Ertrag) darstellen.

1.2 Aufgaben der BuchführungDie kaufmännische Buchführung erfüllt eine Vielzahl von Aufgaben, die einerseits derUnternehmensleitung dienen (interne Aufgaben), und andererseits für außerhalb desUnternehmens stehende Personen bzw. Institutionen gedacht sind (externe Aufgaben).

1.2.1 Aufgaben der Buchführung aus der Sicht der Unternehmensleitung

Buchführung alsGedächtnisstütze

Ursprünglich diente die Buchführung als Gedächtnisstütze. Sobalddas Geschäftsvolumen einen bestimmten Umfang überschreitet,ist es dem Gastronom nicht mehr möglich, alles im Kopf zu behal-ten. Das gilt besonders für die noch nicht vollständig abgewickeltenGeschäfte (Zielgeschäfte, Ratengeschäfte). Diese Aufgabe der Ge-dächtnisstütze übernimmt die Buchführung auch heute noch.

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Die Buchführung bildet die Grundlage des gesamten Rechnungswesens. Bevor weitereTeilbereiche des Rechnungswesens wie die Kostenrechnung, die Planungsrechnung oderdie Statistik tätig werden können, müssen die Ausgangsdaten sowie die durch dieGeschäftstätigkeiten hervorgerufenen Wertveränderungen durch die Buchführung fest-gehalten werden.

Buchführung alsInstrument derErfolgsermittlung(Ergebnisermittlung)

Jeder Gastronom möchte sich nach einer gewissen Zeit (Monat,Vierteljahr, Halbjahr), spätestens nach einem Jahr, Rechenschaftüber seine Geschäftstätigkeit ablegen. Er möchte wissen, wie er-folgreich er innerhalb der Geschäftsperiode gewesen ist. Der Erfolgder Geschäftstätigkeit kann ein Gewinn, im ungünstigen Fall aberauch ein Verlust sein. Der Begriff Erfolg ist also als eine neutraleGröße anzusehen. Er darf nicht mit dem Gewinn gleichgesetzt wer-den.

Buchführung alsInstrument derVermögens- undSchuldenermittlung

Ein Gastronom will zum einen wissen, welchen Erfolg er innerhalbeines bestimmten Zeitraumes erzielt hat, und zum anderen möchteer sich zu jeder Zeit über den Stand seines Vermögens und derSchulden informieren können. Beides kann er mithilfe der Buchfüh-rung erreichen, da sie alle Wertveränderungen erfasst.Allerdings ist die Blickrichtung der Erfolgsermittlung und der Ver-mögens- und Schuldenermittlung unterschiedlich. Die Vermö-gens- und Schuldenrechnung bezieht sich auf einen bestimmtenZeitpunkt, die Erfolgsermittlung auf einen bestimmten Zeitraum.

Buchführung alsGrundlage der Kosten-und Leistungsrechnung(Kalkulation)

Die Kalkulation ermittelt die Selbstkosten und die Verkaufspreisefür die Leistungen. Voraussetzung hierfür ist, dass alle Kosten desUnternehmens vorliegen. Da die Buchführung alle Werteverände-rungen des Betriebs erfasst, kann die Kostenrechnung hierauf zu-rückgreifen. Die Buchführung bildet somit auch die Grundlage fürdie Kosten- und Leistungsrechnung.

Buchführung alsInstrument derBetriebskontrolle

Sobald ein Unternehmen eine bestimmte Größe übersteigt, ist esder Geschäftsleitung nicht mehr möglich, alle Auswirkungen derGeschäftsvorfälle am Ort des Geschehens zu kontrollieren. Mithilfeder Buchführung können die erforderlichen Kontrollen jedoch vomSchreibtisch aus erfolgen. Die Geschäftsleitung braucht sich nurdie gewünschten Zahlen aus der Buchführung vorlegen zu lassen.Dabei kann sie erkennen, ob z.B. irgendwelche Aufwendungen ge-stiegen sind oder die Umsätze in einer Abteilung oder bei einembestimmten Artikel nicht den Erwartungen entsprechen. Dann kannsie den Ursachen auf den Grund gehen und gegebenenfalls die er-forderlichen Maßnahmen ergreifen. Insoweit ist die Buchführungauch ein Instrument der Betriebskontrolle. Mit Recht bezeichnetman die Buchführung als das Spiegelbild der Geschäftstätigkeit.

Erfolg

Gewinn Verlustoder

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Neben den genannten Aufgaben hat die Buchführung im Zusammenwirken mit den übri-gen Teilbereichen des Rechnungswesens noch folgende Funktionen zu erfüllen:

y alle wertverändernden Prozesse zu erfassen und darüber zu informieren (Dokumentations-funktion, Informationsfunktion),

y diese für die anstehenden Entscheidungen aufzubereiten (Dispositionsfunktion),

y das benötigte Material für eine Entscheidungsfindung bereitzustellen (Steuerungsfunktion),

y die getroffenen Entscheidungen sowie alle sich abzeichnenden Entwicklungen zu überwachen(Kontrollfunktion).

1.2.2 Aufgaben der Buchführung aus der Sicht von außenstehendenPersonen bzw. Institutionen

Wir haben gesehen, dass die Buchführung eine unentbehrliche Informationsquelle für dieGeschäftsleitung ist. Neben diesem hohen Eigeninteresse der Geschäftsleitung an derBuchführung gibt es Kreise, die außerhalb des Unternehmens stehen und dennoch einberechtigtes Interesse an der Buchführung eines Unternehmens, insbesondere an derenErgebnissen in Form der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung, nachweisen kön-nen. Wir wollen nur die wichtigsten nennen:

y Die Steuerbehörde, weil für die Berechnung bestimmter Steuern (z.B. Einkommensteuer,Umsatzsteuer, Gewerbesteuer) das Zahlenmaterial der Buchführung zugrunde gelegt wird. DieBuchführung liefert die Unterlagen zur Steuerveranlagung.

y Die Banken, da sie bei Kreditgewährungen durch die Vorlage bestimmter Zahlen der Buchfüh-rung ihr Risiko besser abschätzen können.

y Die Kapitalgeber (z.B. Mitinhaber, Gläubiger), die ihr Geld eingebracht haben, besitzen einRecht auf Information. Dieses Recht kann mithilfe der Buchführungsergebnisse befriedigt wer-den.

y Die Mitarbeiter haben ein Recht auf Unterrichtung über die wirtschaftliche und soziale Lageihres Unternehmens [§ 43 I, II BetrVG].

y Die Gerichte gehen bei Vermögensstreitigkeiten im Zweifel von der Richtigkeit der Zahlen derBuchführung aus.

Aus der Sicht eines Außenstehenden hat die Buchführung u.a. die Aufgabe, eine breiteÖffentlichkeit über die Vermögens- und Ertragslage eines Unternehmens zu informieren(Informationsfunktion). Daher sind auch alle Kapitalgesellschaften – und beim Über-schreiten einer bestimmten Größenordnung auch alle anderen Unternehmen – zur Veröf-fentlichung ihrer Buchführungsergebnisse in Form der Bilanz und der GuV-Rechnung vonGesetzes wegen verpflichtet. Darüber hinaus dient die Buchführung bei Vermögensstrei-tigkeiten vor Gericht als Beweismittel (Legitimationsfunktion).

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Merke:

Aufgaben der Buchführung

1.3 Rechtsgrundlagen der Buchführung

1.3.1 Allgemeine Rechtsvorschriften und Grundsätze ordnungsmäßigerBuchführung (GoB)

Es besteht ein öffentliches Interesse an der Rechenschaftslegung der Unternehmen. DerStaat hat daher gesetzliche Regelungen zur Buchführung der Unternehmen erlassen. Diewichtigsten gesetzlichen Bestimmungen sind im Handelsgesetzbuch (HGB) und in derAbgabenordnung (AO) enthalten.1

1 Unter Abgaben verstehen wir Pflichtzahlungen (Steuern, Zölle, Gebühren und Beiträge), die Bund, Länder und Gemeindenvon den Staatsbürgern und von juristischen Personen fordern. Das steuerliche Grundgesetz zur Regelung des Abgaben-wesens nennen wir Abgabenordnung. Sie enthält Vorschriften über das Besteuerungsverfahren, das Steuerstrafwesen, dasRechtsmittelverfahren gegen Steuerbescheide und die Vorschriften über die örtliche Zuständigkeit der Finanzämter.

y Für die Unternehmensleitung hat dieBuchführung eine:y Dokumentationsfunktiony Informationsfunktiony Dispositionsfunktiony Steuerungsfunktiony Kontrollfunktion

y Im Einzelnen dient sie als:y Gedächtnisstützey Mittel zur Feststellung des Erfolgesy Mittel zur Feststellung der Vermögens-

verhältnissey Grundlage für die Kalkulationy Kontrollmittel

y Für Außenstehende hat die Buchführungeine:y Informationsfunktiony eine Legitimationsfunktion

y Im Einzelnen informiert sie:y Steuerbehördeny Bankeny Kapitalgebery Mitarbeiter

y Vor Gericht dient sie:y als Beweismittel

Buchführungs-pflicht:[§ 238 HGB]

Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Han-delsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ord-nungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen [§ 238 HGB]. Hierbeimuss auch die Ertragslage des Unternehmens ausgewiesen werden. Diesergibt sich aus § 242 II HGB, der ausdrücklich die GuV-Rechnung alsBestandteil des Jahresabschlusses nennt. Das Jahresergebnis darf dem-nach nicht allein durch Vermögensbestandsvergleich ermittelt werden,vielmehr müssen auch die einzelnen Bestandteile, auf denen das Jahreser-gebnis beruht, ausgewiesen werden.

Pflicht zur Aufstel-lung von Inventarund Bilanz:[§§ 240, 242 HGB]

Inventar. Jeder Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes seineGrundstücke, seine Forderungen und Schulden, den Betrag seines barenGeldes sowie seine sonstigen Vermögensgegenstände genau zu verzeich-nen und dabei den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schul-den anzugeben. Er hat demnächst für den Schluss eines jeden Geschäfts-jahres ein solches Inventar aufzustellen [§ 240 HGB].Bilanz. Der Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes und für denSchluss eines jeden Geschäftsjahres einen das Verhältnis seines Vermö-gens und seiner Schulden darstellenden Abschluss (Eröffnungsbilanz,Bilanz) aufzustellen [§ 242 HGB].

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Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) haben sich aus der Praxis derBuchführung entwickelt. Sie sind nicht in jedem Einzelfall gesetzlich verankert. Allgemeinzählt dazu alles, was ein gewissenhafter, ordentlicher Kaufmann darunter versteht.Obwohl z.B. der Gesetzgeber kein bestimmtes Buchführungssystem vorschreibt, wird abeiner bestimmten Größenordnung des Betriebs die Anwendung des Grundprinzips derdoppelten Buchführung zu den GoB gerechnet.

Ein großer Teil dieser Grundsätze ist inzwischen im Handelsgesetzbuch bzw. in den Steu-ergesetzen, namentlich in der Abgabenordnung (AO), gesetzlich verankert. Dabei stim-men die Vorschriften des HGB [§§ 238, 239 HGB] mit den Vorschriften der AO [§§ 246 –251 AO] fast wörtlich überein, sodass wir uns auf die Bestimmungen des HGB beziehen.Obwohl das Handelsgesetzbuch Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung einerseits[§§ 238, 239 HGB] und Grundsätze eines ordnungsmäßigen Jahresabschlusses mitAnsatzvorschriften [§§ 246 – 251 HGB] und Bewertungsvorschriften [§§ 252 – 256a HGB]andererseits unterscheidet, hängen beide Grundsätze so eng miteinander zusammen,dass selbst in der Fachliteratur diese Unterscheidung oft nicht getroffen wird. Daher wol-len wir die für uns wichtigsten Grundsätze unter dem Thema Grundsätze ordnungsmäßi-ger Buchführung zusammenfassen.

Im Einzelnen gelten:

AllgemeinerGrundsatz[§ 238 I, S. 2 HGB]

„Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverstän-digen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über dieGeschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermittelnkann.“

Grundsatz derKlarheit undÜbersicht-lichkeit[§ 238 I, S. 3 HGB]

„Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklungverfolgen lassen.“Praktisch führt dieser Grundsatz zu der Forderung: keine Buchung ohneBeleg und zu einer ordnungsmäßigen Belegaufbewahrung.

Grundsatz derVollständigkeit undRichtigkeit[§ 239 II HGB]

„Die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnun-gen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenom-men werden.“Die Grundsätze 2 und 3 hängen eng miteinander zusammen. Der dritteGrundsatz erfordert zusätzlich für die Praxis die Führung eines Grund-buches (zeitgerechte Erfassung) und die Führung eines Hauptbuches(sachgerechte, geordnete Erfassung).

Grundsatz desErhalts derursprünglichenEintragungen[§ 239 III, S. 1 HGB]

„Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise ver-ändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.“Praktisch bedeutet das ein Verbot der Benutzung von Radier- oder Killer-instrumenten sowie das Verbot des Überschreibens.Es bedeutet auch, dass nicht mit radierfähigen Bleistiften gebucht wer-den darf.

Grundsatz des Ver-rechnungsverbots[§ 246 II HGB]

„Posten der Aktivseite dürfen nicht mit Posten der Passivseite, Aufwen-dungen nicht mit Erträgen, . . . verrechnet werden.“Praktisch bedeutet das, dass jeweils gesonderte Konten zu führen sind.

Grundsatz der Les-barkeit der Daten[§ 239 IV, S. 2 HGB]

„Bei der Führung der Handelsbücher und der sonst erforderlichen Auf-zeichnungen auf Datenträgern muss insbesondere sichergestellt sein,dass die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbarsind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werdenkönnen.“Der Kaufmann muss also auf seine Kosten entsprechende Geräte dafürbereithalten.

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Zusätzlich zu den GoB wurden auch noch „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützterBuchführungssysteme" (GoBS) erstellt. Dies ist erforderlich, denn nach § 239 IV HGB und§ 146 V AO können die zu führenden Bücher sowie die sonst erforderlichen Aufzeichnun-gen auch auf Datenträgern geführt und aufbewahrt werden [§ 147 II AO]. Als Datenträgerim Sinne dieser Vorschrift kommen in erster Linie die nur maschinell lesbaren Datenträger(z.B. CDs) in Betracht. Mit den GoBS werden die GoB an die Entwicklungen einer moder-nen DV-gestützten Buchführung mit der Möglichkeit einer Speicherbuchführung ange-passt. Da die Speicherbuchführung nur eine Art der EDV-Buchführung ist, gelten dieGoBS-Vorschriften auch in weiten Bereichen für die DV-gestützten Buchführungen.

1.3.2 Aufbewahrungsfristen

Bücher und Aufzeichnungen (z.B. Geschäftspapiere, Belege) müssen sowohl nach demHandelsrecht [§ 257 HGB] als auch nach dem Steuerrecht [§ 147 I AO] aufbewahrt werden.Dadurch soll eine spätere Nachprüfung durch den Geschäftsinhaber bzw. Gesellschafter(interne Revision) oder durch Außenstehende (z.B. Finanzamt) gewährleistet werden.

Während das Handelsrecht nach § 257 HGB nur die Vollkaufleute erfasst, bezieht der§ 147 I AO in Verbindung mit § 141 AO alle buchführungs- und aufzeichnungspflichtigenPersonen und damit einen viel größeren Personenkreis ein. Die nachfolgende Übersichtgibt beispielhaft Aufschluss über Frist und Form der Aufbewahrung von Unterlagen. 1

* Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Nach demSteuerrecht läuft die Aufbewahrungsfrist allerdings so lange nicht ab, soweit und so lange die Unterlagen für die Steuer vonBedeutung sind.

In einem Rechtsstreit oder bei Vermögensauseinandersetzungen sind die Unterlagen aufAnordnung des Gerichts zur Einsichtnahme vorzulegen. Sofern die Unterlagen auf moder-nen Speichermedien erfasst wurden, sind Bild- und Datensichtgeräte zur Verfügung zustellen bzw. die Unterlagen sind auf Anordnung auszudrucken.

1 Buchungsbelege sind u.a.: Rechnungen, Lieferscheine, Quittungen, Warenbestandsaufnahmen, Bankauszüge, Buchungs-anweisungen, Gehaltslisten, Kassenbericht.

UnterlagenFristen* Form

6 Jahre 10 Jahre Originale Original, Bild-oder Datenträger

Eröffnungsbilanzen X X

Jahresabschlüsse X X

Inventare X X

Handelsbücher X X

Lageberichte X X

Arbeitsanweisungen X X

empfangene Handelsbriefe X X

abgesandte Handelsbriefe X X

Buchungsbelege1 X X

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Übungsaufgabe

1 1. 1.1 Erläutern Sie das Wesen der Buchführung!

1.2 Wie nennt man die Vorgänge, die in der Buchführung erfasst werden?

1.3 Nennen Sie die wichtigsten Aufgaben der Buchführung für die Unternehmensleitung!

1.4 Nennen Sie Beispiele, aus denen hervorgeht, dass die Buchführung eines Unterneh-mens auch für Außenstehende von Bedeutung sein kann!

2. 2.1 Stellen Sie den wesentlichen Unterschied der Buchführung als Vermögensrechnungund als Erfolgsrechnung heraus!

2.2 Welche Rechtsquellen sind für die Buchführung von Bedeutung?

3. 3.1 Bilden Sie drei Beispiele, aus denen hervorgeht, warum die Aufzeichnung der Ge-schäftsvorfälle für die Geschäftsleitung des Unternehmens unentbehrlich ist!

3.2 Überlegen Sie, welche Gründe den Staat veranlasst haben können, gesetzliche Bestim-mungen zur Buchführung zu erlassen!

3.3 Wann kann eine Buchführung als ordnungsmäßig bezeichnet werden?

4. Wie viel Jahre sind die Quittungen für gekaufte Büroformulare aufzubewahren?

¡ 2 Jahre ¶ 6 Jahre [ 30 Jahre“ 5 Jahre ¢ 10 Jahre

Übertragen Sie die Ziffer der Lösung in Ihr Hausaufgabenheft!

2 Inventur, Inventar und Bilanz

2.1 Inventur, Inventar

2.1.1 Ablauf, Arten und Zielsetzung der Inventur

2.1.1.1 Ablauf und Arten der Inventur

(1) Ablauf der Inventur

Nach § 240 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, „zu Beginn seines Handelsgewerbes“(d.h. bei der Gründung) und danach „für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres“ seineVermögens- und Schuldposten mit ihren Werten anzugeben. Diese Aufstellung nennt derGesetzgeber Inventar. Formale Vorschriften zur Aufstellung des Inventars gibt der Gesetz-geber nicht.

Durch den Vorgang der Inventur wird vor Ort festgestellt, welche Vermögens- undSchuldwerte tatsächlich vorhanden sind. Die Inventur ist also eine Tätigkeit.

y Man geht in die Küche, in die Hotelzimmer, in das Lager usw. und schaut z.B. nach, welcheMenge von den einzelnen Warenvorräten noch vorhanden sind. Typische Tätigkeiten für die-sen ersten Vorgang der Inventur sind: Zählen, Messen, Wiegen, notfalls auch Schätzen. Durchdie Rechnung Menge · Einstandspreis wird anschließend der Wert der vorhandenen Wareermittelt.

y Zur Feststellung des Wertes an Bargeld muss das in der Kasse vorhandene Geld gezählt wer-den.

y Bei anderen Geldvermögensarten, z.B. dem Bankguthaben, geben die Kontoauszüge Auskunftüber das gegenwärtige Guthaben.

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y Kundenforderungen bzw. Lieferantenschulden werden namentlich aufgelistet. Die ermitteltenSalden lässt man sich von den einzelnen Kunden bzw. Lieferanten bestätigen.

y Der Wert der einzelnen Gegenstände der Betriebs- und Geschäftsausstattung wird unterBerücksichtigung planmäßiger Abschreibungsbeträge ermittelt.

Beispiel für eine Inventur-Aufnahmeliste (Einzelinventurliste):

(2) Arten (Verfahren) der Inventur

y Stichtagsinventur (Normalverfahren)

Grundsätzlich sind nach § 240 HGB zu Beginn eines Handelsgewerbes und zum Schlusseines jeden Geschäftsjahres alle Vermögens- und Schuldposten aufgrund einer körper-lichen Bestandsaufnahme genau zu verzeichnen und zu bewerten. Diese zeitraubendenInventurarbeiten sind aber in der Praxis häufig an einem Tag nicht zu bewältigen.

Daher gestatten die Einkommensteuerrichtlinien [R 5.3], dass die Inventurarbeiten für dasVorratsvermögen nicht am Abschlussstichtag (Bilanzstichtag), sondern lediglich zeitnahum den Stichtag herum durchgeführt werden können. Als zulässige Zeitspanne um denBilanzstichtag gelten 10 Tage vor bzw. 10 Tage nach dem Bilanzstichtag.

Allerdings muss sichergestellt sein, dass die Bestandsveränderungen zwischen dem Tagder Bestandsaufnahme und dem Bilanzstichtag anhand von Belegen oder Aufzeichnun-gen ordnungsmäßig berücksichtigt werden können.

y Vereinfachungsverfahren bei der Inventur

Wegen der Belastungen, die eine körperliche Stichtagsinventur für die Unternehmen mitsich bringt, sieht der Gesetzgeber unter bestimmten Voraussetzungen von einer körper-lichen Stichtagsinventur ab und lässt folgende Vereinfachungen zu:

Inventur-Aufnahmeliste

Aufnahme: Fischer Ausrechnung: Troll Kontrolle: Spralte

Nr. Menge Artikelbezeichnung Bruttoverkaufs-preis in EUR

Einstands-preis

(1)

(2)

(3)

Stichproben-inventur[§ 241 I HGB]

Erfahrungsgemäß macht z.B. in einem Weinlager eine relativ kleine Menge(z.B. 20% der Weine) den größten Teil des Wertes (z.B. 80%) aus. Das istdie geeignete Situation für die Anwendung der Stichprobeninventur.Für die relativ kleine Menge der Waren mit dem relativ hohen Wertanteilwird eine vollständige körperliche Bestandsaufnahme durchgeführt. Nurfür die relativ große Menge mit dem relativ niedrigen Wertanteil wird dieStichprobeninventur wie folgt durchgeführt:

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2.1.1.2 Zielsetzung der Inventur

Die vom Gesetzgeber geforderte Inventur ist wesentlicher Bestandteil einer ordnungsmä-ßigen Buchführung. Die Inventur dient in erster Linie dem Schutz der Gläubiger. Durcheine körperliche Bestandsaufnahme soll überprüft werden, ob die in der Buchführungausgewiesenen Bestände (Sollbestände) mit den tatsächlichen Beständen (Istbestän-den) übereinstimmen, die durch die Inventur ermittelt werden. Treten Differenzen zwi-schen Soll- und Istbeständen auf, müssen die Ursachen aufgedeckt und entsprechendeKorrekturen in der Buchführung vorgenommen werden, damit solche Differenzen nichtnoch weitergeschleppt werden. Insofern übt die Inventur gegenüber der Buchführungeine Kontrollfunktion aus.

Merke:

y Durch die Inventur erfolgt vor Ort eine körperliche Bestandsaufnahme aller Ver-mögens- und Schuldwerte nach ihrer Art, ihrer Menge und ihrem Wert. Die so er-mittelten Werte bilden die Grundlage für die Erstellung des Jahresabschlusses.

y Die Inventur übt gegenüber der Buchführung eine Kontrollfunktion aus.y Bei auftretenden Differenzen zwischen den in der Buchführung ermittelten Buch-

beständen und den durch die Inventur ermittelten Istbeständen müssen die Werteder Buchführung an die Werte der Inventur angepasst werden.

Bei diesem Teil des Lagers, bei dem das Stichprobenverfahren infragekommt, wird zunächst für einen kleinen Teil der Menge (z.B. für 2% bis5%) eine körperliche Bestandsaufnahme durchgeführt. Aus diesen nachmathematisch-statistischen Methoden ausgewählten Waren (den Stichpro-ben) wird ein Durchschnittswert ermittelt.Durch Multiplikation der Gesamtmenge dieses Teils der Warenmenge mitdem ermittelten Durchschnittswert der Stichproben erhält man den Ge-samtwert für diesen Teil des Warenlagers. Bei der Auswahl der Stichpro-ben muss es sich um eine möglichst breite Streuung handeln.

PermanenteInventur[§ 241 II HGB]

Werden die Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert fortlau-fend nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung erfasst, kannauf eine körperliche Bestandsaufnahme zum Bilanzstichtag gänzlich ver-zichtet werden.Die körperliche Bestandsaufnahme muss dann allerdings zu einem beliebi-gen anderen Zeitpunkt innerhalb des Jahres vorgenommen werden.

VerlegteInventur[§ 241 III HGB]

Sind für einen bestimmten Tag innerhalb von drei Monaten vor dem Bi-lanzstichtag oder innerhalb von zwei Monaten nach dem Bilanzstichtagdie Werte von Vermögensgegenständen durch eine körperliche Bestands-aufnahme oder auch durch eine permanente Inventur ermittelt und in ei-nem gesonderten Verzeichnis festgehalten worden, dann braucht für dieseVermögensgegenstände eine körperliche Inventur zum Bilanzstichtag nichtmehr vorgenommen zu werden, wenn sichergestellt ist, dass durch eineordnungsmäßige Fortschreibung bzw. Rückrechnung der Wert am Bilanz-stichtag zuverlässig ermittelt werden kann.

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2.1.2 Form, Inhalt und Aufbau des Inventars

(1) Form des Inventars

Die im Inventar zusammengestellten Ergebnisse der Inventur bedürfen einer möglichstübersichtlichen und schnell lesbaren Form. Die in den Inventurlisten enthaltene Vielzahlvon Einzelergebnissen genügt diesem Anspruch nicht.

Obschon es keine gesetzlichen Vorschriften für die formale Darstellung eines Inventarsgibt, hat es sich in der Praxis allgemein durchgesetzt, dass die Ergebnisse der Inventurnochmals zusammengefasst werden. Bei einzelnen Posten wird dann auf die Einzel-verzeichnisse verwiesen.

Wegen des engen Zusammenhanges zur Bilanz wird in der Praxis bei der Aufstellung desInventars im Wesentlichen das für die Bilanz gesetzlich vorgegebene Begriffssystemübernommen. Da wir in der Schule immer nur beispielhaft arbeiten können, wollen wirhier ein Inventar aufstellen, in dem einerseits die erforderlichen Einzelangaben enthaltensind und andererseits bei Vorliegen eines weiteren Informationsbedürfnisses auf die ent-sprechenden Einzelverzeichnisse (Einzelinventurlisten) verwiesen wird.

Das Beispiel auf S. 23 dient Ihnen als Muster für den Inhalt und den Aufbau eines Inven-tarverzeichnisses und für die darin verwendeten Begriffe.

Erläuterungen zum Inhalt und Aufbau des Inventars von S. 23

Das Inventar besteht aus drei Teilen: dem Vermögen, den Schulden und dem Reinvermö-gen (Eigenkapital).y Das Vermögen gibt Aufschluss darüber, welche Gegenstände in einem Unternehmen

vorhanden sind. Man unterscheidet zwischen Anlage- und Umlaufvermögen.

y Zum Anlagevermögen gehören alleVermögensposten, die dazu be-stimmt sind, dem Unternehmenlangfristig zu dienen. Sie bilden dieGrundlage für die Betriebsbereit-schaft.

y Zum Umlaufvermögen zählen alleVermögensposten, die dadurch cha-rakterisiert sind, dass sie sich durchdie Geschäftstätigkeit laufend verän-dern.

y Schulden (Verbindlichkeiten) stellenFremdkapital dar, das Dritte dem Unter-nehmen zur Verfügung stellen. Sie wer-den nach der Art der Schuld gegliedert.

Ziehen wir vom Gesamtwert des Vermögens (Rohvermögens) den Gesamtwert derSchulden ab, erhalten wir das Reinvermögen, das auch als Eigenkapital bezeichnet wird.

(Roh-)Vermögen – Schulden = Reinvermögen (Eigenkapital)

Beispiele:

Gebäude, Grundstücke, Maschinen, Be-triebs- und Geschäftsausstattung.

Beispiele:

Kassenbestand, Bankguthaben, Waren, For-derungen aus Warenlieferungen, Lebens-mittel-, Getränkevorräte.

Beispiele:

Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstitu-ten, Verbindlichkeiten aus Lieferungen undLeistungen.

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(2) Beispiel für den Inhalt und den Aufbau eines Inventars

Inventar zum 31. Dezember 20. .Hotel Fernblick, Inh. Franz Scholten e.Kfm., Achalmstraße 15, 72072 Tübingen

A. Vermögen

I. Anlagevermögen:

1. Hotelgebäude, Achalmstraße 15

2. Büromaschinen lt. bes. Einzelinventurliste 1

3. Fuhrpark lt. bes. Einzelinventurliste 2

4. Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung– Zimmereinrichtungen lt. Einzelinventurliste 3– Restaurant lt. Einzelinventurliste 4– Küche lt. Einzelinventurliste 5– Keller lt. Einzelinventurliste 6– sonst. Hoteleinrichtungen lt. Einzelinventurliste 7

II. Umlaufvermögen:

1. Warenvorräte– Lebensmittel lt. Einzelinventurliste 8– Fleisch lt. Einzelinventurliste 9– Konserven lt. Einzelinventurliste 10– Getränke lt. Einzelinventurliste 11– hergestellte Halb- und Fertigerzeugnisse

lt. Einzelinventurliste 12

2. Hilfsstoffvorräte– Fette– Kohlensäure

3. Betriebsstoffvorräte lt. Einzelinventurliste 14– Heizöl– Propangas

4. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen– Otto Schulz GmbH– Werner Müller KG

5. Kassenbestand lt. Einzelinventurliste 13

6. Guthaben bei Banken– Volksbank Konto Nr. 710510– Kreissparkasse Konto Nr. 412710

170100,00 EUR85400,00 EUR48700,00 EUR7200,00 EUR

12400,00 EUR

4130,00 EUR1480,00 EUR7250,00 EUR9800,00 EUR

1420,00 EUR

320,00 EUR270,00 EUR

14150,00 EUR210,00 EUR

2720,00 EUR3040,00 EUR

8740,00 EUR11090,00 EUR

1850000,00 EUR

95600,00 EUR

71400,00 EUR

323800,00 EUR

24080,00 EUR

590,00 EUR

14360,00 EUR

5760,00 EUR2420,00 EUR

19830,00 EUR

Summe des Vermögens (Rohvermögens) 2407840,00 EUR

B. Schulden

1. Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten– Darlehen bei der Commerzbank Konto Nr. 34215

2. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen– Großhandlung Wilke KG– Weinhandlung Werner Müller GmbH– Schlossbrauerei Wendlingen AG

3. Wechselverbindlichkeiten (Schuldwechsel)

4. Liefererdarlehen Brauerei Härle KG

19870,00 EUR21060,00 EUR44500,00 EUR

900720,00 EUR

85430,00 EUR

71200,00 EUR

50000,00 EUR

Summe der Schulden 1107350,00 EUR

C. Ermittlung des Reinvermögens (Eigenkapitals)Summe des Vermögens– Summe der Schulden

2407840,00 EUR1107350,00 EUR

= Reinvermögen (Eigenkapital) 1300490,00 EUR

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Merke:

y Unter Inventur versteht man die mengen- und wertmäßige Erfassung aller Vermö-gens- und Schuldenwerte eines Kaufmanns zu einem bestimmten Zeitpunkt. DieInventur ist also eine Tätigkeit.

y Die Inventutr ist regelmäßig zum Bilanzstichtag, bei Gründung, Übernahme oderAuflösung des Unternehmens durchzuführen [§ 240 HGB]. Wir unterscheidenzwischen Stichtags-, Stichproben-, permanenter und verlegter Inventur.

y Die Inventur übt gegenüber der Buchführung eine Kontrollfunktion aus und schafftgesicherte Ausgangsdaten für den Jahresabschluss.

y Das Inventar ist das übersichtlich zusammengestellte wertmäßige Ergebnis der In-ventur. Das Inventar ist also ein Verzeichnis über die tatsächlich vorhandenen Ver-mögens- und Schuldenwerte (Istwerte) an einem bestimmten Tag (Stichtag). Eswird in folgende Teile gegliedert: Vermögen, Schulden und Reinvermögen (Diffe-renz zwischen Vermögen und Schulden).

y Für die Begriffsbildung und die Ordnung im Inventar bestehen keine gesetzlichenVorschriften. Wegen des engen Zusammenhanges zur Bilanz orientieren wir unsbei der Aufstellung des Inventars an den gesetzlichen Vorschriften zur Bilanz.

Übungsaufgaben

2 Im Hotel Franziskaner in Villingen wurden bei der Inventur am 31. Dez. 20. . folgende Beständeermittelt.

Warenvorräte Darlehen– Getränke 22400,00 EUR Deutsche Bank AG 360000,00 EUR– Lebensmittel 10800,00 EUR Hilfsstoffvorräte– Konserven 970,00 EUR – Fritteusenfett 400,00 EUR– Fleisch 1200,00 EUR – Kohlensäure 450,00 EUR

Forderungen aus Lief. u. Leist. Verbindlichkeiten aus Lief. u. Leist.– Werner Günter GmbH 6400,00 EUR – C&C Großhandlung GmbH 11550,00 EUR– Dirk Berger 1300,00 EUR – Rungis-Express AG 2400,00 EUR– Bühler Reisen OHG 8400,00 EUR – Schwarzwaldfleisch KG 9250,00 EUR– Sekur-Versicherungen AG 2600,00 EUR – Wein-Riegger e.Kfm. 4600,00 EUR

Betriebsstoffvorräte Andere Anlagen, Betr.- u. Geschäftsausst.– Heizöl 12800,00 EUR – Hotelzimmereinrichtungen 223000,00 EUR– Propangas 900,00 EUR – Restauranteinrichtung 115000,00 EUR

Bargeld 6450,00 EUR – Kücheneinrichtung 290000,00 EUR

Bankguthaben – Sonst. Hoteleinrichtung 102000,00 EUR

– Deutsche Bank AG 8950,00 EUR Fuhrpark 98000,00 EUR– Stadtsparkasse 12400,00 EUR Darlehen Commerzbank AG 290000,00 EURHotelgebäude 1450000,00 EUR

Aufgabe:

Stellen Sie aufgrund der angegebenen Inventurergebnisse ein Inventar auf!

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3 Stellen Sie für das Hotel Cosombi in Freiburg aus den ermittelten Inventurergebnissen einInventar auf:

2.2 Bilanz

2.2.1 Gesetzliche Grundlagen zur Aufstellung der Bilanz

(1) Aufstellungspflicht

Nach § 242 HGB hat der Kaufmann zu Beginn seines Handelsgewerbes und danach fürden Schluss eines jeden Geschäftsjahres eine Bilanz aufzustellen, aus der das Verhältniszwischen seinem Vermögen und seinen Schulden erkennbar ist.

Im Gegensatz zum Inventar stellt die Bilanz eine kurz gefasste Übersicht dar, die esermöglicht, das Verhältnis zwischen Vermögen und Schulden in kurzer Zeit zu erkennen.Die Bilanz ist eine Kurzfassung des Inventars.

(2) Form und Gliederung der Bilanz

Nach § 266 I, S. 1 HGB, ist die Bilanz in Kontoform aufzustellen. Die linke Seite der Bilanzist die Aktivseite. Auf ihr stehen die Aktiva (Vermögensposten). Die rechte Seite derBilanz ist die Passivseite. Auf ihr stehen die Passiva. Die Passivseite der Bilanz weist dasKapital, getrennt nach Kapitalgebern (Eigenkapital und Verbindlichkeiten [Fremdkapi-tal]) aus.

Da wir uns in der Schule, namentlich im Anfangsunterricht, nur mit einfachen Bilanzen be-schäftigen können, schlagen wir für unsere vorläufige Arbeit mit Bilanzen folgendes, ander Praxis orientiertes, vereinfachtes Bilanzschema vor, wobei wir uns bezüglich derBegriffsbildung weitgehend nach den Vorgaben des § 266 HGB richten. Weil wir dieHauptgruppen (A, B, C) nicht in Untergruppen (I, II, III) untergliedern, beginnen wir dieGliederung nicht mit den Großbuchstaben, sondern mit den römischen Ziffern I., II., III.

Fuhrpark 53000,00 EUR Kassenbestand 2300,00 EUR

Kontokorrentkredit 400000,00 EUR Hotelgebäude 980000,00 EUR

unbeb. Grundstücke 220000,00 EUR

Forderungen aus Lief. u. Leist.– Berger Moden e.Kfr. 8550,00 EUR– Lippert Technik KG 2300,00 EUR– Busreisen Schieber OHG 11100,00 EUR

Verbindlichkeiten aus Lief. u. Leist.– Winzergenossenschaft 14200,00 EUR– Ruß Handels KG 7600,00 EUR– Kahr e.Kfm.,

Hoteleinrichtung 9900,00 EUR

Andere Anlagen, Betriebs-und Geschäftsausstattung– Hotel 122000,00 EUR– Küche 97000,00 EUR– Restaurant 104000,00 EUR

BankguthabenCommerzbank AG 16400,00 EUR

Schuldwechsel 13200,00 EURDarlehen 152500,00 EURHilfsstoffvorräte 700,00 EURWarenvorräte– Lebensmittel 8900,00 EUR– Getränke 11200,00 EUR

Betriebsstoffvorräte 1200,00 EUR

Guthaben bei der Postbank AG 2650,00 EUR

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1 2

Beispiel:

Stellen Sie zu dem Inventar auf S. 23 die entsprechende Bilanz auf!

Lösung: 3

Die Bilanz lässt auf einen Blick erkennen, wer das Kapital aufgebracht hat (Passivseite) undwie es verwendet wurde (Aktivseite). Die Passivseite wird daher auch als Kapitalseitebezeichnet.

1 Zu diesem Bilanzposten gehört bei Kapitalgesellschaften auch der Fuhrpark. In Bilanzen von Nichtkapitalgesellschaften wirdder Fuhrpark häufig als gesonderter Bilanzposten ausgewiesen.

2 Die nach § 266 HGB vorgegebene Bezeichnung für diesen Bilanzposten wird häufig auch durch den Begriff Fremdkapitalersetzt, was allerdings bei Kapitalgesellschaften nicht erlaubt wäre.

3 Zu diesem Bilanzposten zählt z.B. ein Liefererdarlehen; Sonstige Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt; Verbindlich-keiten gegenüber Sozialversicherungsträgern.

Aktiva Bilanz Hotel Fernblick, Inh. Franz Scholten e.Kfm. zum 31. Dez. 20. . Passiva

I. Anlagevermögen1. Grundstücke u. Bauten 1850000,002. Techn. Anlagen u. Masch. 95600,003. Andere Anlagen, Betriebs-

und Geschäftsausstattung 395200,00

II. Umlaufvermögen1. Waren 24080,002. Hilfs- und Betriebsstoffe 14950,003. Forderungen a. Lief. u. Leist. 5760,005. Kassenbestand 2420,006. Guthaben bei Kreditinst. 19830,00

I. Eigenkapital 1300490,00

II. Verbindlichkeiten1. Verb. geg. Kreditinstituten 900720,002. Verb. a. Lief. u. Leist. 85430,003. Verb. aus Wechseln 71200,004. Sonstige Verbindlichkeiten 50000,00

2407840,00 2407840,00

Tübingen, den 31. Dez. 20 . . Franz Scholten

Aktiva Bilanz zum 31. Dezember 20. . Passiva

I. Anlagevermögen1. Grundstücke und Bauten2. Techn. Anlagen u. Maschinen3. And. Anl., Betr.- u. G.-Ausstat.1

II. Umlaufvermögen1. Waren2. Hilfs- u. Betriebsstoffe3. Ford. a. Lief. u. Leist.4. Kassenbestand5. Guthaben bei Kreditinstituten

I. Eigenkapital

II. Verbindlichkeiten2

1. Verb. geg. Kreditinstituten2. Verb. a. L. u. Leist.3. Verb. aus Wechseln4. Sonstige Verbindlichkeiten3

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Merke:

Die Aktivseite gibt die Mittelverwendung (Investierung) des Unternehmens wieder,die Passivseite die Mittelbeschaffung (Finanzierung).

Wir stellen fest, dass für die Bilanz folgende Grundgleichung gilt:

Dabei gilt:

Aktiva Ø VermögenPassiva Ø Eigenkapital + Verbindlichkeiten

Übungsaufgaben

4 Stellen Sie unter Beachtung des einfachen Bilanzgliederungsschemas aus den Inventaren derAufgaben 2 und 3 (S. 24f.) die entsprechenden Bilanzen auf!

5 Erstellen Sie aufgrund folgender Angaben eine Bilanz:

Warenvorräte 12100,00 EUR Verb. a. Lief. u. Leist. 68800,00 EURHotel mit Restaurant 871900,00 EUR Kasse 4100,00 EURFord. a. Lief. u. Leist. 7160,00 EUR Bank 21900,00 EURAndere Anlagen, Betriebs- Fuhrpark 34950,00 EURund Geschäftsausstattung 197500,00 EUR Hilfs- und Betriebs-Unbebaute Grundstücke 320000,00 EUR stoffvorräte 1200,00 EUR

Darlehen 740000,00 EUR

2.2.2 Zusammenhang zwischen Inventur, Inventar, Buchführung undBilanz

Um den Zusammenhang aufzuzeigen, der zwischen Inventar und Bilanz besteht, ist zu-nächst festzuhalten, dass beide Verzeichnisse außerhalb der Buchführung stehen.

Zwischen der Buchführung und der Bilanz besteht ein enger Zusammenhang, denn jedeBilanz – mit Ausnahme der Eröffnungsbilanz – baut auf den Zahlengrundlagen der Buch-führung auf. Bevor jedoch diese Ergebnisse der Buchführung über die Bilanz der Öffent-lichkeit präsentiert werden, soll sichergestellt sein, dass diese Werte auch tatsächlich

Aktiva Bilanz Passiva

Wie wurde das Kapital verwendet?I. Anlagevermögen 2340800,00II. Umlaufvermögen 67040,00

Vermögen 2407840,00

Verwendung finanzieller Mittel (Investierung)

Wer hat das Kapital aufgebracht?I. Eigenkapital 1300490,00II. Verbindlichkeiten 1107350,00

Kapital 2407840,00

Beschaffung finanzieller Mittel (Finanzierung)

Aktiva Ø Passiva