Access Einfuehrung

MS Access

AccessDas Datenbankprogramm von Microsoft

Access / Engelsberger

ThemenbersichtWas ist eine DB? Vorteile einer DB Grundlagen - Datenmodellierung Planung einer DB Objekte von Access Einstieg ins Programm

MS Access


ThemenbersichtWas ist eine DB? Vorteile einer DB Grundlagen - Datenmodellierung Planung einer DB Objekte von Access Einstieg ins Programm

MS Access


Was ist eine Datenbank?

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Eine DB ist ein System zur Verwaltung groer Datenmengen, die sich auf einen gemeinsamen Themenbereich beziehen, wie bspw.Personaldaten der Mitarbeiter / Schler n Telefonbuch n

Die Daten werden in Tabellenform hinterlegt bzw. gespeichert. DB bieten zahlreiche Werkzeuge zur Auswertung, Analyse, Bearbeitung und Prsentation der Daten.Access / Engelsberger

Drei Grundfunktionen

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Die in einer relationalen DB gespeicherten Daten lassen sich (fast) beliebig auswerten. SelektionIst die Auswahl von Tabellenzeilen

ProjektionIst die Auswahl von Tabellenspalten

RelationIst die Verknpfung der Informationen aus zwei Tabellen.Access / Engelsberger

Beispiele fr eine DB

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Adressenliste der Freunde und Bekannte Personaldaten der Mitarbeiter eines Betriebes Personaldaten der SchlerInnen einer Schule Lieferanten- & Kundenlisten ArtikelstammdatenAccess / Engelsberger

Relationale Datenbank

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In einer relationalen DB arbeitet man mit mehreren Tabellen, welche mit sog. Schlsselfelder verknpft sind.


Definition des Primrschlssels

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Primrschlssel sind zur Definition von Beziehungen zwischen Tabellen erforderlich! In einem Datenfeld mit Primrschlssel ist zu jedem Datensatz ein Eintrag erforderlich! Wird eine Tabelle geffnet, so ist diese immer nach den Kriterien des PS geordnet! Ein Primrschlssel kann nur einmalig je Tabelle vergeben werden! Wurde beim Anlegen einer neuen Tabelle kein Primrschlssel vergeben, fragt Access automatisch beim Speichern bzw. Schlieen der Tabellenstruktur, ob ein Primrschlssel von Access erzeugt werden soll. Wird der Schlssel nicht manuell definiert, so definiert Access das Schlsselfeld als AutoWert-Datenfeldtyp.Access / Engelsberger

Beispiel

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Wren die Daten in der Tabelle Eingnge organisiert, so msste man die Adresse eines Lieferanten, der mehrere Artikel liefert, mehrfach eingeben und auch etwaige nderungen mssten mehrfach vorgenommen werden.Access / Engelsberger

Vorteile einer DB

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Reduzierung des Mehraufwandes beim Eingeben und Pflegen der Daten (keine Dateninkonsistenz) keine Doppelfhrung der Datenstze (keine Redundanzen!) Schreibfehlern kann vorgebeugt werden Geringhaltung der Datenmenge bzw. des Speicherplatzes schnelles Suchen und Finden sowie eine gute Auswertung und Analyse der gespeicherten DatenAccess / Engelsberger

Architektur einer Access-DBBenutzerSicht Logische Sicht

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stellt die Sicht des Anwenders dar, der nur mit einem Teil der Daten arbeitet verknpft die Daten, um sie der Benutzer Ebene gebrauchsadquat zur Verfgung zu stellen

Interne oder beschftigt sich mit der physikalischen Anordnung der Daten auf den physik. Sicht Datentrgern

Lagerbestand (Formular 1) Lagerbestand (Abfrage 1)

Umstze (Formular 2) Umsatz / Kunde (Abfrage 2)

Top 10-Kunden (Bericht) Top 10-Kunden (Abfrage 3)

Artikeltabelle (Access DB)

Rechnungen (Excel-Mappe)

Kundentabelle (Access DB)


Logischer & physischer DBEntwurf

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Beschreibt die Daten und die Tabellenstruktur: Logischer DB-Entwurf Welche Daten sollen gespeichert werden? Wie sollen die Daten strukturiert werden? Physischer Legt die Art der Speicherung fest: DB-Entwurf Welche Zugriffspfade werden eingerichtet? Wie viele Speichereinheiten stehen zur Verfgung? Welche Informationen treten idR als Suchkriterium auf?


Planungsprozess einer DB

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Zu Beginn einer DB-Anwendung steht das Planen und Anlegen einer DB in ihrer Grundstruktur.(Die Daten werden sozusagen modelliert!)

Anschlieend folgt die Erstellung aller Datentabellen. Danach knnen Daten eingegeben werden, wie bspw. in Form von Formularen. Mittels Abfragen knnen die Daten nach speziellen Kriterien ausgewertet werden. Die Resultate der Abfragen lassen sich anschaulich am Monitor oder als Ausdruck in Form eines Berichtes anzeigen.


Datenmodellierung

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In relationalen Datenbanken werden die Daten bzw. Informationen so gespeichert, dass einzelne Informationen nicht mehrfach vorkommen bzw. keine leeren Felder mitgefhrt werden. Diese Vorgehensweise wird in der Fachsprache als Normalisierung bzw. Normalisieren bezeichnet. Die wichtigsten Vorschriften hierzu:n n n n

die in einem Feld gespeicherten Informationen drfen nicht weiter zerlegbar sein, (Name: Vorname, Familienname) in einer Tabelle muss am Schnittpunkt von Zeile und Spalte immer ein Wert stehen, (keine leeren Felder!) in einer Tabelle sollten alle Felder vom Primrschlssel abhngig sein, bei Verknpfen von Informationen aus zwei Tabellen spielt die mengenmige Beziehung zwischen den Tabellen eine entscheidende Rolle!Access / Engelsberger

Beziehungen zwischen Tabellen

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Nachdem die DB in verschiedene Tabellen aufgeteilt wurde, mssen zwischen den Tabellen Beziehungen (Verknpfungen = Relations) hergestellt werden. Beziehungen sind bspw. notwendig, umn n n

Daten aus unterschiedlichen Tabellen mit Abfragen auszuwerten Berichte aus mehreren Tabellen bzw. Abfragen auszufertigen Datenstze verschiedener Tabellen in einem Formular zu bearbeiten

Damit ein DB-Programm erkennt, dass zwischen den Tabellen Beziehungen (Verknpfungen) bestehen, muss zunchst fr jede Tabelle ein Primrschlssel definiert worden sein!


Die 3 BeziehungsartenEins-zu-Eins-Beziehung (1:1)Tanzschler 1besitzt

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1

Mitgliedsausweis

Eins-zu-Viele-Beziehung (1:n; n:1)Tanzschler ngehrt

1Altersstufe

Viele-zu-Viele-Beziehung (m:n)Tanzschler mbeteiligt

n

Tanzkurs


Eins-zu-Eins-BeziehungTanzschler 1besitzt

MS Access 1Mitgliedsausweis

Ein Tanzschler besitzt einen Mitgliedsausweis und ein Mitgliedsausweis ist genau einem Schler zugeordnet. Das bedeutet, dass genau ein Datensatz aus der ersten Tabelle, genau einem Datensatz aus der zweiten Tabelle zugeordnet ist. IdR sind die Datenstze somit auch in einer Tabelle zusammengefasst, auer aufgrund zu umfangreicher Datenstze, empfiehlt es sich die Tabelle zu teilen.


Eins-zu-Viele-BeziehungTanzschler ngehrt

MS AccessAltersstufe

1

Ein Tanzschler ist genau einer Altersstufe zugeordnet und einer Altersstufe wiederum gehren mehrere Tanzschler an. Diese Art von Beziehung ist die am hufigsten definierte Beziehung. Fr jeden Datensatz der ersten Tabelle knnen mehrere zugeordnete Datenstze aus der zweiten Tabelle existieren. Andererseits ist ein Datensatz der zweiten Tabelle genau einem Datensatz der ersten Tabelle zugewiesen.Access / Engelsberger

Viele-zu-Viele-BeziehungTanzschler mbeteiligt

MS AccessTanzkurs

n

Ein Tanzschler ist an mehreren Tanzkursen beteiligt. Ein Tanzkurs setzt sich wiederum aus mehreren Tanzschlern zusammen. Das bedeutet, dass jedem Datensatz in einer Tabelle mehrere Datenstze aus einer anderen Tabelle zugeordnet sein knnen und genauso umgekehrt. Diese Beziehung kann nur durch eine zustzliche Tabelle hergestellt werden, in der der Primrschlssel aus dem Schlssel beider Tabellen zusammengesetzt ist.Access / Engelsberger

Einfaches ER-Modell - Bsp

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1Abteilung

besteht aus

nMitarbeiter

n

arbeiten in

mProjekte

Abteilungs-Nr

Bezeichnung

Projekt-Nr

Beschreibung

Personal-Nr

Nachname

Vorname

Abteilungs-Nr


Standardbeziehungen

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Eine relationale Beziehung besteht automatisch, wenn die Tabellen nach den Grundstzen der relationalen DB erstellt werden. Probleme bei Standardbeziehungen sind lose Verbindungen zwischen den Tabellen. Bspw. der gelschte Kurs A1 aus der Tabelle Tanzkurs, scheint weiterhin in der Tabelle Kursbelegung auf!


Referentielle IntegrittR.I. bedeutet, dass zwischen den betreffenden Tabellen eine feste Beziehung eingerichtet wird.

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Damit wird gewhrleistet, dass bei jeder Vernderung von Inhalten der Schlsselfelder quergeprft wird, ob die Beziehung der Tabellen durch diese Vernderungen verletzt wird!

Bspw. wird der Kurs A1 der Tabelle Tanzkurs gelscht, so wird dies auch in Tabelle Kursbelegung aktualisiert.


Beziehungen erzeugen

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Zur Definition von Standardbeziehungen und Beziehungen mit referentieller Integritt stellt Access ein besonderes Beziehungsfenster zur Verfgung.


Unterdatenblatt bei RI

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ProgrammfensterTitelleiste Menleiste

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Symbolleiste

Startdialog

Arbeitsflche

Statusleiste

.mdb = Microsoft DatenbankAccess / Engelsberger

Wiederholungsfragen!

MS Access

Was versteht man unter einem Datenbankprogramm? Was bedeutet eine relationale Datenbank? Welche Prozesse durchlauft eine Datenbankplanung? Was versteht man unter Datenmodellierung bzw. welche Vorschriften sind dir hierzu bekannt? Beschreibe die Elemente des Arbeitsbildschirms von Access!Access / Engelsberger

Objekte der Access-DB

MS Access

Eine Sammlung zusammengehrender Informationen Zeile = Datensatz, Spalte = Datenfeld Es knnen Datenstze einer oder mehrerer Tabellen ermittelt und aufgelistet werden, die bestimmte Bedingungen erfllen. Dienen v.a. zur benutzerfreundlicheren Datenerfassung vgl. mit einem Formular des tglichen Gebrauchs. Um Daten aus Tabellen u/o Abfragen zusammenzufassen und mit einem individuellen Berichtaufbau auszudrucken.

Es knnen immer wieder kehrende Arbeitsschritte mit Hilfe eines kleinen Programms automatisiert werden. Zur Funktionserweiterung der DB mittels Visual Basic fr Applikationen.Access / Engelsberger

Arbeiten mit Tabellen

MS Access

Symbolansichtsoptionen


Arbeiten mit Tabellen

MS Access

In einer Tabelle werden alle Daten zu einem bestimmten Thema erfasst. Bspw. sind in der Tabelle Mitarbeiter smtliche Informationen zum Mitarbeiter erfasst, wie Eintrittsdatum,

Name, MitarbeiterNr, Sozialversicherung, Geburtsdatum, Telefonnummer

Tabellen knnen auf drei mgliche Arten erstellt werden:n n n

mittels Assistenten via Datenblattansicht via Entwurfsansicht

Zur Datenerfassung besteht die Mglichkeiten diesen n

via Datenblattansicht oder ber ein Formular vorzunehmen.Access / Engelsberger

Tabellen-Assistent

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Mit Hilfe des Tabellen-Assistenten knnen Tabellen rasch und unkompliziert erstellt werden. Die Datenfelder werden einfach durch Auswahl einer Vorschlagstabelle mit den vordefinierten Datenfelder und Schaltflche in die gewnschte neue Zieltabelle bernommen.


Tabellen-Entwurfsansicht

MS Access

Anlegen der Datenfelderstruktur in der Tabellen-Entwurfsansicht!

Definition des Primrschlssels!Feldeigenschaftenbereich

Feldeingabebereich

Informationsbereich


Tabellen - Datenblattansicht

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Unter dem Menpunkt Format - Zeichen u/o Datenblatt knnen noch gewnschte Layoutierungsarbeiten vorgenommen werden!


Sortieren & Filtern von Datenstzen

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Sortieren bedeutet, alle Daten in einer gewnschten auf- oder absteigenden Reihenfolge darzustellen. Filtern hingegen gibt nur jene Daten aus, die aufgrund einer gewnschten Suche ausgegeben werden sollen. Access kennt 4 verschiedene Filtermethoden:1. Auswahlbasierter bzw. auswahlausschlieender Filter 2. Filter-nach Methode 3. Formularbasierter Filter 4. Spezialfilter/SortierungAccess / Engelsberger

Auswahlbasierter & auswahlausschlieender Filter

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Der Auswahlbasierte Filter dient v.a. zum schnellen Filtervorgang zur Anzeige von Datenstzen, die den gleichen Inhalt in dem markierten Datenfeld aufweisen.


Filter-nach Methode

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Zur Auswahl von Datenstzen, die in einem Datenfeld mehrere mgliche Werte beinhalten knnen. Z.B. Mayer, Maier, Mller ... Oder zur schnellen Suche nach Werten, wie bspw. alle jene die jnger sind als 1982-Geborene * steht hier als Platzhalter


Formularbasierter Filter

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Dieser Filter wird v.a. zur datenfeldbergreifenden Suche verwendet. Die Definition der Suche wird in einem gesonderten Formular-Fenster durchgefhrt.UND-Bedingungen mssen auf selber Ebene unter Suchen nach definiert werden ODER-Bedingungen sind im oder-Register zu definieren!


Spezialfilter

MS Access

Fr komplexere Such- bzw. Filterergebnisse wird der Spezialfilter verwendet. Dieser wird ebenfalls in einem neuen Dialogfenster definiert!


Speichern des Filters

MS Access

Der angewandte Filter wird mit der Tabelle mitgespeichert und kann somit jederzeit wieder aufgerufen werden. Aber: Es wird jedoch immer nur der zuletzt verwendete Filter gespeichert! Anmerkung:n

Access ist mit einer sog. Eingabekontrolle ausgestattet. D.h. Access erkennt anhand des definierten Felddatentyps, ob es sich bspw. um einen Text oder eine Zahl handelt. Somit sind auch hier gewisse Einschrnkungen bei Filtervorgngen zu beachten!Access / Engelsberger

Arbeiten mit Formularen

MS Access



MS Access

In der Datenblattansicht knnen aufgrund der tabellarischen Darstellung mehrere Datenstze gleichzeitig angesehen und bearbeitet werden. Die Daten werden allerdings sehr gedrngt dargestellt bzw. lsst die Datenblattansicht kaum Mglichkeiten zur Gestaltung der Datenansicht zu. Formulare bieten somit folgende Vorteile: n individuelle Gestaltungsmglichkeiten mit Hilfe von Grafiken und verschiedenen Farben n einfache, unkomplizierte Dateneingabe n vermeiden von fehlerhaften Eingaben n Steuerelemente zur Datenauswahl bzw. vereinfachten Dateneingabe Zur Erstellung von Formularen bietet Access fnf verschiedene Mglichkeiten, wobei insbes. auf die Erstellung von Formularen mittels Assistenten sowie der Entwurfsansicht eingegangen wird.Access / Engelsberger


MS Access


Layout-Mglichkeiten eines FormularsEinspaltige Darstellung

MS Access

Dieses Layout kann mit einer Karteikarte verglichen werden. Es wird immer nur ein Datensatz im Formular angezeigt. Die Datenstze werden zeilenweise angezeigt. Diese Darstellung ermglicht das gleichzeitige Anzeigen mehrerer Datenstze in einem Formular. Hier werden die Daten, wie in der Datenblattansicht dargestellt. Dieses Layout gleich somit der Datenblattansicht einer Tabelle. Jeder Datensatz wird als zusammenhngender Block dargestellt.

Tabellarische Darstellung

DatenblattDarstellung

BlockDarstellung


Aufbau eines Formulars

MS Access

Die wesentlichen Elemente eines Formulars sind folgende drei Bereiche:Formularkopf: enthlt die Beschriftung des Formulars n Detailbereich: enthlt die Felder einer Tabelle n Formularfu: bildet den unteren FormularbereichnBereichsverbreitung Steuerelement Textfeld Bereichsverlngerung

Beschriftung des Steuerelements


Steuerelemente - bersicht

MS Access

Access stellt eine Vielzahl unterschiedlicher Steuerelemente bereit, die zur Gestaltung von Formularen verwendet werden knnen. Arten von Steuerelementen:n

Gebundene SE: ist stehts mit einem Datenfeld einer Tabelle oder einer Abfrage verknpft. Sie werden v.a. dazu verwendet, um Feldinhalte anzuzeigen, einzugeben oder zu aktualisieren. Ungebundene SE: werden idR in einem Formular verwendet, wenn beschreibender Text, feststehende Bilder, Rechtecke oder Linien dargestellt werden sollen. Berechnete SE: sie sind mit einem Ausdruck verbunden, der bspw. aus einer Kombination von Operatoren, Namen von Steuerelementen und Feldern oder Konstanten besteht und einen bestimmten Wert berechnen soll.Access / Engelsberger

n

n

Steuerelemente

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Zu den wichtigsten und am hufigsten verwendeten Steuerelementen zhlen: n das Textfeld n das Bezeichnungsfeld (= Beschriftung des Textfeldes) und n die Nachschlagsliste Um ungebunden bzw. berechnete Steuerelemente einem Formular hinzuzufgen bedarf es der Toolbox. Man klickt einfach auf das gewnschte Symbol der Toolbox und klickt anschlieend an die Stelle des Formulars, an der das entsprechende Steuerelement eingefgt werden soll.Access / Engelsberger

Toolbox

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Die Toolbox bietet folgende Werkzeuge:Aktives Werkzeug Bezeichnungsfeld Optionsgruppe Optionsfeld Kombinationsfeld Befehlsschaltflche Objektfeld Seitenwechsel Unterformular/Bericht Rechteck Steuerelement-Assistent Textfeld Umschaltflche Kontrollkstchen Listenfeld Bild Gebundenes Objektfeld Register-Steuerelement Linie Weitere Steuerelemente


Steuerelemente bearbeiten

MS Access

Um ein Steuerelement zu markieren, muss man es lediglich mit der Maus anklicken.

Die groen Quadrate dienen fr das Verschieben des Steuerelements (ebenso, wie das Symbol der Hand), die kleinen Quadrate hingegen fr die Grennderung.


Eigenschaften der Steuerelemente

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Das Eigenschaftsfenster ist in die Register Format, Daten, Ereignis und Andere kategorisiert. Klick auf das gewnschte Steuerelement und Menpunkt: Ansicht Eigenschaften bzw. Kontextmen oder Doppelklick auf das gewnschte Objekt


Listen- bzw. KombinationsSteuerelement

MS Access

Datenquelle fr Kombinations- und Listenfelder festlegenDie beiden Eigenschaften Herkunftstyp und Datensatzherkunft im Register Daten bestimmen welche Daten im Listen- bzw. Kombinationsfeld angezeigt werden. n Die Eigenschaft Herkunftstyp beschreibt dabei die Art der Datenquelle, whrend unter der Eigenschaft Datensatzherkunft die eigentliche Datenquelle bzw. die Daten selbst festgelegt sind.n

Zeilenanzahl in Kombinationsfeldern


Berechnete Steuerelement

MS Access


Arbeiten mit Abfragen

MS Access


Filter oder Abfrage???Filtern

MS Access

Abfragen

Filtern erfolgt aus einer Tabelle zeilenweise.

Abfragen knnen aus einer oder mehrerer Tabellen zeilenweise u/o spaltenweise erstellt werden. Die erstellten Abfragedaten werden in einem eigenem Register gespeichert. Die Abfrage dient v.a. zur Auswahl von Datenfeldern, die mehrere Bedingungen erfllen.Access / Engelsberger

n

Der Filter wird mit der Tabelle mitgespeichert.

n

n

Der Filter dient zur schnellen und einfachen Auswahl von Datenstzen.

n

Abfragearten Abfrageart BeschreibungAuswahlabfrage Parameterabfrage Aktionsabfrage Zur Auswahl eine Gruppe von Daten aus einer oder mehreren Tabellen

MS Access BeispielWelche Auftrge wurden heute an welche Kunden ausgeliefert?

Zeigt ein Dialogfenster zur Drucke den Bericht der Eingabe von Kriterien fr Umsatzdaten fr den die Abfrage aktuellen Monat Es kann der Datenbestand Die Preise aller Artikel sind in einem Schritt gendert um 3 % gestiegen. werden. Wie entwickelten sich die Umsatzzahlen in den letzten 14 Tagen?Access / Engelsberger

Kreuztabellen- Gruppiert Daten mit abfrage unterschiedlichen Berechnungsmethoden

Auswahlabfrage erstellen Abfrage ausfhren

MS Access

Name der Abfrage/Abfragetyp Feldliste Tabellenanzeigebereich

Entwurfsbereich


Syntax der DatenfeldtypenDatentyp Syntax ErluterungObjekte () Feldnamen, Berichte oder Formulare sind in eckiger Klammer zu setzten idR erkennt Acces ein Datumsformat automatisch und setzt dieses unter # Text wird durch Access automatisch erkannt und unter gesetzt

MS Access

Beispiel(EStP)-30

Datum / Uhrzeit Text

#

#25.06.74#

Der heutige Tag


Abfragen bearbeiten

MS Access


Abfragekriterien definieren Abfrage mit einem Kriterium

MS Access

Abfragen mit UND- & ODER Verknpfung Kombinierte Kriterien aus mehreren Feldern Abfragen mit Vergleichsoperatoren Abfragen mit Feldern des Datentyps Ja/Nein Berechnete Felder Verknpfung von Textfeldern nderung des AnzeigeformatsAccess / Engelsberger

Abfrage mit UND & ODERUND-Verknpfungn

MS Access

Nur wenn alle Bedingungen einer Zeile erfllt sind, wird der Datensatz in das Ergebnis aufgenommen!

ODER-Verknpfungn

Wird die Bedingung mindestens einer Zeile mit Ja beantwortet, wird der Datensatz in das Ergebnis aufgenommen.


Kombinierte Abfrage

MS Access

Es soll nicht nur ein Feld geprft werden, sondern ein Vergleich ber mehrere Felder vorgenommen werden Beispiele:Wo liegt der Stckpreis hher als 100,000? (Preis)/(Anzahl)>100 n Wann hat die Lieferung mehr als 10 Tage gedauert? (Lieferdatum)-(DatumAktuell)>10n

Tipp: Um umfangreiche Bedingungen einfacher eingeben zu knnen aktiviert man das ZoomFenster mit: Shift + F2Access / Engelsberger

VergleichsoperantenSyntaxWIE K* WIE #### WIE #*

MS Access

Ergebnisliefert alle Personen deren Name mit K beginnt sucht nach Feldinhalten mit einer vierstelligen Nummer liefert alle Feldinhalte, die mit einer Ziffer beginnen, mit beliebigen Folgezeichen

WIE (A-D)* liefert alle Personen mit den Anfangsbuchstaben A bis D

OperatorUND ODER NICHT

SyntaxRegel1 UND Regel2 Regel1 ODER Regel2 Nicht Regel

BeispielWIE (1-9) UND WIE (15) =Firma ODER =Herr WIE (1-9) UND WIE (!5) NICHT ZWISCHEN 3 UND 50

ZWISCHEN ZWISCHEN Wert1 UND Wert2


Felder des Datentyps Ja/NeinAnzeigen aller FahrschlerInnen

MS Access

Anzeigen aller SchlerInnen, die nicht FahrschlerInnen sind


Berechnete FelderOperator Syntax* + / Multiplikation von Zahlen Addition von Zahlen Subtraktion von Zahlen Division von Zahlen

MS Access Beispiel(Preis)*(Menge) oder 2*(Preis) (Preis)+(Fracht) oder 11 + 45 (Preis)-(Preis*0,10) (Umsatz)/(Stckzahl)

dem Abfrageergebnis kann ein neues Fenster hinzugefgt werden, das eine Berechnung durchfhrt, so z.B. Feld USt: (EStP)*0,2 Das Anzeigeformat von neu berechneten Felder kann weiters noch definiert werden.Access / Engelsberger

Bsp.: Berechnete Abfragen

MS Access


Formatausgabe neuer Datenfelder definieren

MS Access


Verknpfung von Textfeldern

MS Access


Arbeiten mit Berichten

MS Access


Erstellen eines AutoBerichts

MS Access

Fr den Ausdruck von Daten stellt Access sogenannte Berichte zur Verfgung. Mit Hilfe des AutoBerichts bietet Access die Mglichkeit fr eine Tabelle oder eine Abfrage schnell und einfach einen Bericht zu erstellen.

Unter dem Menpunkt Datei Seite einrichten kann das Aussehen des Berichts noch adjustiert werden.Access / Engelsberger

Datenausgabe

MS Access

Grundstzlich gelten die Office-blichen Anwendungsvorschriften. Bevor das gewnschte Ergebnis ausgedruckt werden soll, kann es ebenso in der gewohnten Form in der Seitenansicht vorab betrachtet werden. Aber: standardmig wird eine Kopfzeile mit dem Namen der Tabelle bzw. Abfrage und dem aktuellen Datum eingeblendet, in der Fuzeile wird die Seitenzahl angezeigt und dies lsst sich nicht individuell abndern!Access / Engelsberger

Optimierung der DB

MS Access

Zur Bestimmung der Datenfeldeigenschaft wechselt man in die Tabellen-Entwurfsansicht!

Feldeingabebereich

InformationsbereichFeldeigenschaftenbereich


Felddatentyp festlegenDatentyp BeschreibungText Sowohl Buchstaben als auch Ziffern sind zugelassen; es kann hiermit jedoch nicht gerechnet werden! Max. 255 Zeichen Erlaubt den Eintrag eines lngeren Textes. Max. 64.000 Zeichen Es werden Zahlen abgespeichert, mit denen spter auch gerechnet werden soll. Ganz- und Dezimalzahlen

MS Access BeispielArtikel-Nr: EDV-01 Artikel-Name: Beamer Tel-Nr: 06245/78225 Plz: 5400 Anmerkungen, Besprechungsnotizen Menge: 45 Mewert: 12,454 Anzahl: 125.569

Memo

Zahl

Felddatentyp festlegenDatentyp BeschreibungDatum / Uhrzeit Es lassen sich Berechnungen durchfhren. Jedes gltige Datum zw. 1.1.100 und 31.12.9999 ist erlaubt

MS Access BeispielLiefertermin: 2.3.97 GebDat:14. April 65 Beginn: 16:30

Whrung

Der Ziffernwert wird hierbei Preis: 12,20 Euro automatisch mit dem definierten Whrungsformat ergnzt und mit zwei Dezimalstellen versehen. Lfd. Nummern knnen ganz einfach und automatisch vom Programm um einen Schritt hochgezhlt werden. Dieses Feld ist fr die Dateneingabe gesperrt und ist nur einmal erlaubt. Kunden-Nr: 1, 2, 3

AutoWert

Felddatentyp festlegenDatentyp BeschreibungJa / Nein Ist ein logisches Feld, welches genau zwei Werte annehmen kann. Ja/Nein, Wahr/Falsch Steht fr Verknpfungen und Einbetten (Object linking and embedding) programmfremder Objekt. Bspw. eine Grafik, ein Bild, eine Excel-Tabelle ... Fr Verknpfungen zu Dateien, Grafiken, Texte in Dateien oder im Internet. Sie sind farbig und unterstrichen gekennzeichnet. Es wird eine Verknpfung zum Quelltext erstellt.

MS Access BeispielBezahlt: Mitglied: Ledig:

OLEObjekt

Hyperlink

Artikelbeschreibung: C:\EDV\Beschreibung

Feldeigenschaften

MS Access

Mit Hilfe dieser Eigenschaftseinstellungen kann die Funktionalitt der Tabellen zustzlich verbessert werden. Die Auswahlmglichkeiten der Feldeigenschaften sind vom jeweiligen Feldtyp abhngig.


bersicht FeldeigenschaftenFeldgre Format

MS Access

Max. Zeichenanzahl, die ins Feld eingegeben werden knnen. Spteres Anzeigeformat fr den Feldinhalt.

Definiert ein Muster fr alle Daten, die spter ins Feld Eingabeeingegeben werden. formate Dezimalstelle Festlegung der Dezimalstellen bei Zahlen- und Whrungsfeldern.

Beschriftung

Feldbezeichnung in Tabellen, Berichten und Formularen

Standardwert Vorbelegung der neuen Datenstze mit Feldinhaltswerten.Gltigkeitsregel Zur berprfung einer korrekten Eingabe

Gltigkeitsmeldung Eingabe erforderlichLeerZeichenfol

Def. der Fehlermeldung bei falscher Eingabe aufgrund der Gltigkeitsprfung. Bestimmt, ob beim spteren Ausfllen eines Datensatzes eine Eingabe in das Feld erforderlich ist. Soll als gltiger Eintrag akzeptiert werden? Welcher Index soll fr diese Spalte erzeugt werden?

Indiziert

Feldeigenschaft: FeldgreDatentyp TEXT Besonderheit

MS Access

Begrenzt ein Feld auf die angegebene Gre. Es sind Werte zwischen 1 und 255 Zeichen mglich. Standardmige Einstellung: 50 Zeichen Es wird der Wertebereich definiert. Im einzelnen kennt Access nebenstehende fnf Zahlentypen. Standardmige Einstellung: LongInteger Wertebereich0 bis 255 - 32.768 bis 32.767 -/+ 3,4 x 10^38 -/+ 1,797 x 10^308

ZAHL

ZahlentypByte Integer Single Double

Dez.Keine Keine Keine 7 15

Verwendung+ kleine GanzZ +/- Ganzzahlen +/- Ganzzahlen +/- Dezimalzahlen +/- Dezimalzahlen

Speicher1 Byte 2 Byte 4 Byte 4 Byte 8 Byte

LongInteger -/+ 2.147.483.648


Standardwerte festlegenBeispiel:n

MS Access

sind fast alle Kunden Firmen, so kann ein Feld mit Namen Anrede auf den Standardwert Firma gesetzt werden.

Einem Feld mit dem Typ Datum/Uhrzeit kann die Funktion DATUM() zugewiesen werden, um so immer das aktuelle Datum anzuzeigen. Die beiden Datentypen AutoWert und OLEObjekt knnen keinen Standardwert erhalten! Um Datenfeldinhalte auf den Standardwert zurckzusetzen, bettigt man die Tastenkombination StrG + Alt + Leertaste.Access / Engelsberger

Ausgabeformat definieren

MS Access

Um Tabellenformate benutzerfreundlicher darstellen zu knnen, Besonderheiten Datentyp als sie gespeichert des Formats werden, bietet Access Zahl, folgende Optionen: AutoWert,Whrung

Bei Bedarf knnen auch benutzerdefinierte, individuelle Ausgabeformate definiert werden.

Datum/ Uhrzeit Ja/Nein


Benutzerdefinierte Ausgabeformate erstellenNumerische Datenfelder. , 0 # kg ! [Rot] @ & Leer Dezimalpunkt, bzw. Dezimalkomma Platzhalter fr Ziffer oder 0 Platzhalter fr Ziffer oder gar nichts Anzeige von Text Linksbndige Ausgabe Farbige Ausgabe

MS Access Beispiel#.##0,0 kg; -#.##0,0 kg[Rot] fr positive und negative Zahlen

Text- und Memo DatenfelderPlatzhalter fr Zeichen oder Leerzeichen Platzhalter fr ein Zeichen oder gar nichts Anzeige in Klein-, bzw. Grobuchstaben Leerzeichen

BeispielFormat: >&&&-Q@@@ Eingabe: abc400 Ausgabe: ABC-Q400


Eingabeformat definierenPH Beschreibung0 9 # ? L A a & C \ < > Fr eine Ziffer (0-9). Eingabe ist erforderlich.

MS Access

Fr eine Ziffer oder Leerzeichen. Eingabe ist frei. Fr eine Ziffer, ein Leerzeichen oder ein Plus- bzw. Minuszeichen. Eingabe ist optional. Fr einen Buchstaben (A-Z). Eingabe ist frei. Fr einen Buchstaben (A-Z). Eingabe ist erforderlich. Fr einen Buchstaben oder eine Ziffer. Eingabe ist erforderlich. Fr einen Buchstaben oder eine Ziffer. Eingabe ist frei. Fr ein beliebiges Zeichen. Eingabe ist erforderlich. Fr ein beliebiges Zeichen. Eingabe ist frei. Gibt das folgende Zeichen als feste Formatkonstante aus. Alle nachfolgenden Zeichen werden in Klein- bzw. Grobuchstaben umgewandelt.Access / Engelsberger

Beispiele: EingabeformateEingabeformat >LLL\-999 Verwendung Artikelnummer Eingabe EDV123 06621234 12052002 a5400

MS AccessAnzeige

\(0####\) 99999 Telefonnummer 90/90/0000 >L\-0000 Datum mit 4stelligem Jahr Postleitzahl


Gltigkeitsprfung

MS Access

Fr jedes Feld einer Tabelle kann man Gltigkeitsregeln definierten. Hiermit lassen sich fehlerhafte Eingaben eines Datensatzes weitgehend einschrnken. Jede Gltigkeitsprfung ist folgm. aufgebaut:Vergleichsoperator Vergleichswert n Vergleichsoperator: =, , WIE n Vergleichswert: Funktionen oder referenzierende Werten

Falls fr ein Feld mehrere Regeln gelten sollen, besteht die Mglichkeit, diese Regeln durch UND/ODER- und NICHT/ZWISCHEN miteinander zu verknpfen.Access / Engelsberger

Beispiele: GltigkeitsprfungDatentypZahlenangaben Datums- und Zeitangaben Textangaben Logische AngabenWIE #* WIE [A-Z] >#01.01.1950# UND =5 A Ja

Beschreibungwerden direkt hinter dem Operanten eingetragen werden von Rauten eingegrenzt werden in Anfhrungszeichen eingeschlossen werden direkt mit ja bzw. nein eingegeben

Die Eingabe muss mit einer Ziffer beginnen, anschlieend knnen beliebig viele Zeichen kommen. Es sind nur die Grobuchstaben des Alphabets erlaubt. Nur ein Datum zwischen den beiden Werten ist erlaubt. Als Anrede ist nur Firma oder Frau zugelassen.


Gltigkeitsmeldung

MS Access

Fr jede Gltigkeitsprfung lsst sich auerdem eine Gltigkeitsmeldung definieren, die dann zum Einsatz kommt, wenn fehlerhafte Eingaben gemacht werden.

Wurde eine Eingabemaske definiert, so erstellt Access eigenstndig eine entsprechende Fehlermeldung.


Nachschlagelisten

MS Access

Mit Hilfe einer Nachschlageliste kann man ein Datenfeld des Typs TEXT, ZAHL und JA/NEIN mit Werten aus einer anderen Tabelle oder Abfrage sowie selbstdefinierten Listen verknpfen. Die Werte werden in einem Kombinations- oder Listenfeld hinterlegt und whrend der Bearbeitung knnen die gewnschten Werte einzeln ausgewhlt werden. Um eine Nachschlagelisten zu erstellen, stehen zwei Optionen zur Auswahln n

Mittels Assistent: Menpunkt Einfgen Nachschlageliste Manuell: Tabellenentwurfsansicht - NachschlagenAccess / Engelsberger

Nachschlage-Assistent

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Nachschlageliste manuell erstellen

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