Anleitung zum Erstellen und Auspacken eines verschlüsselten Archivs zur Übermittlung personenbezogener Daten per E-Mail 1

Entsprechend der gültigen Verschlüsselungsverordnung http://www.kirchenrecht-wuerttemberg.de/showdocument/id/17403 gilt u.a. § 1 (1)„Personenbezogene Daten und andere Daten, die einer Verschwiegenheitspflicht unterliegen, sind verschlüsselt zu spei-chern.“ (3) „Werden personenbezogene Daten mit Hilfe von Einrichtungen zur Datenübertragung (E-Mail) an andere Stellen übermittelt, sind sie verschlüsselt zu übertragen.“… Dieses Dokument beschreibt die Möglichkeit personenbezogene Daten per E-Mail in einem ver-schlüsselten Anhang zu verschicken Um eine Datei für einen Mailanhang zu verschlüsseln bitte das Programm „7zip“ öffnen. Über den „Start-Button“ „Alle Programme“ öffnen

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Dann in den Ordner „7-Zip“ wechseln Und dort den „7-Zip File Manager“ auswählen

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Hier kann das Laufwerk und die Dateistruktur ausgewählt werden, in der die Datei liegt, die ver-schlüsselt werden soll. Danach die Datei auswählen und auf Hinzufügen klicken

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Es öffnet sich dieses Fenster Zunächst einen Namen für das verschlüsselte Archiv eingeben Danach das Archivformat, am Besten „zip“ auswählen Für die eigentliche Verschlüsselung muss ein Passwort eingegeben und bestätigt werden. Die Passworte werden als * angezeigt. Es gibt auch die Möglichkeit, sich das Passwort im Klartext anzeigen zu lassen. Dazu den Haken in das Feld setzen Zum Schluss noch das Verschlüsselungsverfahren auswählen. Dies muss immer AES-256 sein. Dann mit OK das Fenster schließen.

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Jetzt wurde eine Datei mit der Dateiendung *.zip erzeugt.

Zum Versenden der verschlüsselten Datei in das Programm Outlook wechseln.

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Zum Versenden der verschlüsselten Datei jetzt eine neue Mail öffnen und über „Datei einfügen“ das Explorerfenster öffnen, die Datei auswählen und einfügen.

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Dann die Mail fertigschreiben, den Adressaten eingeben und mit „Senden“ als Mail mit verschlüsseltem Anhang verschicken

Das bei der Verschlüsselung vergebene Passwort, das der Empfänger braucht, um die Datei wieder

lesen zu können wird telefonisch übermittelt.

!Das Passwort bitte NIEMALS in einer Mail mitschicken,

sondern immer telefonisch übermitteln!

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Zum Entpacken des verschlüsselten Anhangs diesen auf dem Rechner speichern.

Zum Öffnen wird ein Programm benötigt, das mit der AES256 Verschlüsselung zurechtkommt. Leider

kann das in Windows integrierte Packprogramm diese nicht.

Sollte man mit dem Windows eigenen ZIP-Programm die Datei öffnen wollen, dann bekommt man

diese oder eine ähnliche Fehlermeldung

Ein Programm, das mit der AES256 Verschlüsselung zurechtkommt ist das Programm 7-zip, das über

die Webseite www.7-zip.de heruntergeladen werden kann.

Zum Öffnen die verschlüsselte zip-Datei entpacken. Dazu in den Dateiexplorer wechseln und die Da-

tei suchen.

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Dann über einen Rechtsklick das Kontextmenü öffnen und „entpacken nach…“ wählen

Es öffnet sich folgendes Fenster

Hier wird jetzt das Passwort eingegeben, das telefonisch übermittelt wurde (siehe Seiten 4 und 7).

Auch hier besteht wieder die Möglichkeit, sich das Passwort im Klartext anzeigen zu lassen.

Bei Eingabe eines falschen Passworts erscheint diese Meldung

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Nach Eingabe des richtigen Passworts wird ein neuer Ordner erzeugt, in dem die Originaldatei liegt.

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Zum Öffnen kann auch über den 7-zip File Manager zugegriffen werden.

Diesen öffnen (siehe Seite 1-3).

Jetzt in das richtige Verzeichnis wechseln, in dem die gespeicherte Datei liegt.

Dann über Entpacken den Entpackvorgang einleiten.

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Es erscheint folgendes Fenster.

Hier kann jetzt aus-

gewählt werden, wo-

hin die Datei entpackt

werden soll.

Ob die dahinterlie-

gende Verzeich-

nisstruktur wieder-

hergestellt und ob

vorhandene Dateien

gleichen Namens

überschrieben wer-

den sollen.

Und das Kennwort,

das telefonisch über-

mittelt wurde wird

hier eingetragen

Nach Eingabe des richtigen Passworts wird ein neuer Ordner erzeugt, in dem die Originaldatei liegt.

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