Das Kundenmagazin der KUMAVISION

2/2019

SAYAUTOMATISIERTES LEADMANAGEMENT

ERFOLGREICHE VALIDIERUNG

DURCHGÄNGIG DANK CAD-INTEGRATION

WAS IST AZURE?

Erfolgsrezept Branchensoftware

SAY

Kay von WilckenVorstandsvorsitzender KUMAVISION AG

HerausgeberKUMAVISION, Zentrales Marketing Oberfischbach 3 · 88677 Markdorf Tel. 07544 966-300 · Fax 07544 966-101 info@kumavision.com · www.kumavision.comAusgabe 2/2019 · Auflage: 10.500 Erscheinungsweise: 2-mal jährlich

Konzeption, Redaktion und GestaltungKE-COMMUNICATION Silberburgstraße 50 · 72764 Reutlingen Tel. 07121 1666-0 · Fax 07121 1666-16 www.ke-communication.deNachdruck nur mit ausdrücklicher Genehmigung der Redaktion sowie Angabe der Quelle und Belegexemplar.

LIEBE LESERINNEN,LIEBE LESER,Branche und Software – zwei Welten treffen aufeinander. Auf der einen Seite die Pragmatiker, die ihr Geschäft mit allen Besonderheiten, Tücken und Fallstricken kennen. Auf der anderen Seite die IT-Experten – Theore-tiker, die sich für jede Herausforderung eine Lösung ausdenken können. Die Frage ist: Sind diese Welten unvereinbar? Nicht bei KUMAVISION. Unsere Softwareexperten sprechen die Sprache der Branche. Unsere Consultants sind Branchenexperten mit IT-Wissen. So sind unsere Branchenlösungen entstanden, die im Standardfunktionsumfang fast alle Prozesse einer Branche abdecken. Und wenn nicht, finden unsere Branchenexperten in einem Dialog auf Augenhöhe eine pragmatische Lösung. Lesen Sie mehr dazu in unserem Titelthema ab Seite 4.

„Say Yes“ steht auf dem Cover dieser Ausgabe. Und natürlich beschäfti-gen sich auch in dieser Ausgabe unsere Referenzberichte mit Unterneh-men, die „Ja“ gesagt haben zu einem Projekt mit KUMAVISION – und es nicht bereut haben. Dazu gibt es viele Hintergrundartikel beispielsweise zu agilem Projektmanagement oder zur neuen Kommunikationsplattform Microsoft Teams.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen wie immer anregendes Lesen.

Bildnachweis©iStock/AaronAmat (S. 2/3), ©Sabrina & Thomas Dräger/Traumfotos Markdorf (S. 8/9), ©iStock/malerapaso (S. 10), ©AdobeStock/IRStone (S. 34), ©AdobeStock/liuzishan (S. 36)

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TITELTHEMASay Yes 4 Erfolgsrezept Branchensoftware

”Weiterentwicklung funktioniert nur 8 im offenen Dialog“ Interview mit Principal Consultant Barbara Aichinger

REFERENZDurchgängigkeit dank CAD-Integration 10 Walzen- und Kalanderspezialist Bellmer GapCon fertigt mit KUMAVISION ERP

Ein Projekt, das unter die Haut geht 14 Das Dermatologikum Hamburg führt KUMAVISION ERP mit Workflowsteuerung und Dokumentenmanagement ein

Erfolgreiche Validierung 18 KUMAVISION und VQC Consulting begleiten VitalAire im Validierungsprozess

Reibungslose Prozesse 26 Pumpwerk 51 wächst mit Dynamics 365 Business Central und Office 365

Automatisiertes Leadmanagement 30 Turck-Gruppe schafft mit Dynamics CRM mehr Effizienz und Transparenz in Marketing und Vertrieb

Innovationstreiber 36 Fichtner digitalisiert Unternehmens prozesse mit KUMAVISION

AKTUELLKundenbeziehungen proaktiv gestalten 34 Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement

WISSENMicrosoft Azure 22 Cloud-Computing für morgen

Und es hat Scrum gemacht! 24 Welche Vorteile agile Projekt management methoden in der Praxis eröffnen

NEWS 39

ABGEFRAGTMicrosoft Teams 42Fünf Fragen an Ralf Riethmüller

KUMAINFOStandorte, Veranstaltungen, Webcasts 43

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SAY4

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Erfolgsrezept Branchensoftware

”Maßgeschneiderte Funktionen für meine Branche?“

”Immer auf dem aktuellen Softwarestand dank innovativer SaaS-Lösungen?“

TITELTHEMA

Jede Branche ist anders. Diese Feststellung mag banal klingen, stellt aber Unter-nehmen im Bereich Business-Software vor ein grundlegendes Problem. Denn eine für alle Branchen passende Softwarelösung kann es nicht geben. Vielfach werden daher branchenspezifische Anforderungen mit individuell entwickelten Lösungen umgesetzt. Das ist zwar prinzipiell möglich, zieht aber in der Praxis gleich mehrere Nachteile mit sich: Individuelle Softwarelösungen sind sehr aufwendig und damit entsprechend kostspielig. Weiterhin sind solche Projekte aufgrund ihrer Komplexität schwer planbar. Nicht zuletzt zeigt die Erfahrung, dass der Aufwand für Updates extrem hoch ist.

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”Ein Rundum- sorglos-Paket?“

”Ein Partner, der wirklich meine Sprache spricht?“

”Eine zukunftssichere Tech­nologieplattform, die sich modular an neue Anforde­rungen anpassen lässt?“

”Beratung auf Augen-höhe durch einen Partner mit umfas-sender Branchenkom-petenz und langjäh-riger Erfahrung?“

”Nachhaltige Prozessoptimierungen durch Best-Practice-Lösungen?“

BRANCHENSOFTWARE ALS

„RUNDUM-SORGLOS-PAKET“

Als Antwort auf diese Herausforderungen setzt KUMAVISION bereits seit über 20 Jahren auf das Konzept Branchensoftware. Dabei handelt es sich um „veredelte“ ERP-Lösungen, die bereits im Standardfunktionsumfang zahlreiche branchenspezifische Erweiterungen mitbringen: Die Bandbreite reicht dabei von auf die Branche abgestimmten Funktionen und Workflows über vordefinierte Kennzahlen und Reports bis zur Berücksichtigung relevanter Vorschriften und Normen. ERP-Branchenlösungen stellt KUMAVISION für unterschiedliche Branchen wie Ferti-gungsindustrie, Groß- und Einzelhandel, Projektdienstleister, Medizintechnik, Elektronikindustrie sowie Gesundheitsmarkt bereit. Allen gemein ist das Grundprinzip, dass Unternehmen damit nicht auf der sprichwörtlichen grünen Wiese starten müssen, sondern ein „Rundum-sorglos-Paket“ erhalten, das auf die jeweilige Branche maßgeschneidert ist.

BEST PRACTICE ALS ANSPRUCH

KUMAVISION stellt dabei hohe Ansprüche: Die ERP-Branchen-lösungen bilden den Standard der jeweiligen Branche ab. Die mitgelieferten Best-Practice-Lösungen versetzen Unterneh-men in die Lage, ihre eigenen Abläufe soweit erforderlich umzustellen und – Stichwort Changemanagement – nachhal-tig zu optimieren. Gleichzeitig liefert die Branchenlösung einen unternehmensweiten, abteilungsübergreifenden Rah-men, der die Softwareeinführung vereinfacht. Das Best-Practice-Prinzip fußt dabei auf drei Säulen: Erstens auf der Erfahrung aus inzwischen über 1.700 erfolgreichen ERP- und CRM-Projekten. Zweitens auf der umfassenden Kompetenz der Experten von KUMAVISION, die auf eine Branche speziali-siert sind. Drittens auf dem kontinuierlichen Dialog mit Kunden – sowohl auf Entscheider- als auch auf Anwenderebene – sowie dem Engagement in Branchen- und Fachverbänden. Branchensoftware versetzt Unternehmen damit in die Lage, schnell mit ihrer neuen Business-Software produktiv zu arbei-ten. Langwierige Vorarbeiten wie etwa die Beschreibung sämtlicher Unternehmensprozesse oder umfangreiche Indivi-dualentwicklungen sind nicht erforderlich. Gleichwohl lassen sich die KUMAVISION-Branchenlösungen an die unterneh-mensspezifischen Besonderheiten anpassen, wobei die Anpassung größtenteils komfortabel über Parameter erfolgt.

ZUKUNFTSSICHERE TECHNOLOGIE

Bei der technologischen Basis setzt KUMAVISION auf Microsoft Dynamics 365 Business Central. Der Nachfolger von Microsoft Dynamics NAV – vielen noch unter dem Namen „Navision“ bekannt – deckt als branchenneutrale Standardsoftware alle Unternehmensbereiche (Einkauf, Ver-kauf, Lager und Logistik, Supply Chain, Fertigung, Service, Marketing, Finance und Controlling) ab. Microsoft Dynamics 365 ist die weltweit führende Technologieplattform für Mit-telstand und internationale Konzerne, die von KUMAVISION wie oben beschrieben um branchenspezifische Bausteine erweitert wird. Die Aufgabenverteilung ist dabei klar: Microsoft liefert die Technologie, KUMAVISION konzentriert sich auf die Branche. Diese Konstellation bildet ein echtes Alleinstellungsmerkmal gegenüber anderen proprietären ERP-Anbietern, die grundlegende Dinge wie Logistikprozesse oder Finanzmanagement selbst entwickeln müssen. Weiterer Vorteil: Unternehmen haben jederzeit direkten Zugriff auf aktuelle Microsoft-Technologie. Ob CRM-Lösungen für Ver-trieb, Service oder Marketing, Business Intelligence mit Power BI, mobile Apps oder Office 365: Alle Anwendungen der Dynamics 365-Plattform lassen sich nahtlos in die Bran-chensoftware integrieren und arbeiten mit derselben Daten-basis. Selbst vermeintliche Zukunftsthemen wie das Internet der Dinge, Big Data oder künstliche Intelligenz für Bild- und Texterkennung sind für unsere Kunden so bereits heute Wirk-lichkeit. Unternehmen erhalten von KUMAVISION und Microsoft ein einzigartiges, umfassendes Lösungsangebot, das in dieser Form kein anderer Anbieter leisten kann.

SCHNELLE EINFÜHRUNG

Nicht nur bei der Software, sondern auch bei der Einführung setzt KUMAVISION auf ein standardisiertes Vorgehen. Eine an der Praxis ausgerichtete, selbst entwickelte Projektme-thodik stellt alle erforderlichen Elemente wie übersichtliche Projekt- und Zeitpläne oder eine klare Aufgaben- und Rollen-verteilung bereit. Über die Onlineplattform KUMAVISION target werden Aufgaben, Termine und Dokumente zwischen Kunde und Dienstleister komfortabel verwaltet. Diese Pro-jektmethodik stellt ihre Praxistauglichkeit seit über 10 Jahren unter Beweis, sodass die ERP-Einführung transparent und sicher erfolgt.

Technologische Plattform:Microsoft Dynamics 365 Business Central

Kundenindividuelle Anpassungen

Dynamics 365- Applikationen

Apps Drittanbieter

Branchenspezifische Erweiterungen: Funktionen und Workflows, Kennzahlen, Reports

KUMAVISION Branchensoftware

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TITELTHEMA

Fertigungsindustrie

Großhandel

Einzelhandel

Projektdienstleister

Medizintechnik

Elektronikindustrie

Gesundheitsmarkt

KUMAVISION ERP-Branchenlösungen

Die SoftwareflüstererEin Kommentar von Markus Birk, Vorstand KUMAVISION AG

Jede Branche ist anders. Jedes Unternehmen ist anders. Und die ERP-Software? Oft genug wurde und wird nach der Devise verfahren: „Was nicht passt, wird passend gemacht.“ Die Software wird durch Individualprogrammierungen gezogen, gebogen und gestaucht, bis sie für die Prozesse des Unter-nehmens geeignet ist. Hier eine neue Funktionalität, dort eine Schnittstelle, hier ein paar neue Felder, dort ein paar hübsche Grafiken – und schon sind alle glücklich. Fragt sich nur, wie lange. Der erste Schock kommt mit der Rechnung, denn Individualprogrammierungen sind teuer. Der zweite Schock folgt beim Live-Start. Denn Sonderlösungen bergen das Risiko, nicht oder zumindest nicht sofort zuverlässig zu funktionieren. Den dritten und größten Schock löst das nächste Update aus. Jeder individuelle Programmschnipsel muss auf die neue Version gebracht werden – was extrem auf-

wendig und manchmal sogar unmöglich ist. Ein Albtraum.

Dass es auch anders geht, hat die KUMAVISION früh erkannt. Als eines der ersten ERP-Häuser entwickelten wir Branchenlösungen. Wir haben ERP-Software erschaffen, die bereits im Standardumfang alles mitbringt, was Unternehmen einer Branche benötigen. Das ist alles andere als trivial. Denn dazu benötigt man drei Zutaten: Erstens eine tech-nologische Basis, die so viel Modularität mitbringt, dass Branchenerweiterungen überhaupt möglich sind. Microsoft Dynamics NAV hat dies immer hergegeben. Mit Dynamics 365 Business Central sind wir aber in eine neue Galaxie vorgedrungen. Zweitens braucht man viel Erfahrung. Denn nur wer – wie wir – über 1.700 Projekte erfolgreich absolviert hat, verfügt über einen so großen Erfahrungsschatz, dass er für viele Branchen umfassende Best-Practice-Prozesse herleiten kann. Die dritte und wichtigste Zutat ist aber die Branchenkompetenz selbst. Unsere Consultants sind Experten für die Branche, sie kennen aus eigener Erfahrung die Seite des Kun-den. Als Fachleute für ERP-Software sehen sie aber auch, was er besser machen kann und was er für eine erfolgreiche Zukunft braucht. So entsteht ein Dialog auf Augenhöhe und damit auch gegenseitiges Vertrauen. Das ist es, was KUMAVISION ausmacht. Und das hat es uns ermöglicht, unseren Kunden als weltweit einer der ersten Anbieter die Vorteile von Dynamics 365 Business Central zugänglich zu machen. Das findet auch Anerkennung bei den anderen Microsoft-Partnern: Auf der internationalen Microsoft Partnerkonferenz Directions EMEA 2019 in

Wien wurden wir für den erfolgreichen Aufbau eines SaaS-Geschäftsbereichs mit Microsoft-Technologien ausgezeichnet.

FLEXIBLES BETREIBERMODELL

Ob On-Premises, Cloud-Angebot oder Hybridlösung: Bei der Wahl des Betreibermodells haben Kunden die freie Wahl. Als einer der ers-ten Microsoft-Partner stellt KUMAVISION ERP-Branchensoftware als SaaS-Angebote bereit. Die Entscheidung für Software as a Service bietet den Kunden zahlreiche Vorteile: Sie arbeiten immer mit dem aktuellen Stand der Software, können ihre ERP-Software flexibel ska-lieren, entlasten ihre eigene IT-Abteilung und profitieren von einem ausgesprochen hohen Maß an Sicherheit und Verfügbarkeit, was von lokalen Installationen nicht erreicht wird.

ZAHLREICHE SERVICES

Die Unterstützung endet nicht mit Einführung der Bran-chensoftware. KUMAVISION verfügt über ein eigenes Team mit über 25 Mitarbeitern für Service und Support. Darüber hinaus stehen Consultants, Technologie-Archi-tekten sowie Experten für Finance und Controlling bereit. Schulungen, Webinare sowie weitere Dienstleistungen runden das Angebot ab.

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FRAU AICHINGER, WARUM BRAUCHEN UNTER­NEHMEN HEUTE EINE BRANCHEN LÖSUNG?Sie brauchen sie nicht erst seit heute, sondern schon immer. Nur die technologischen Möglichkeiten haben sich in den ver-gangenen Jahren so sehr erweitert, dass das Konzept der Branchenlösung auf eine ganz neue Stufe gehoben wurde.

DAS MÜSSEN SIE NÄHER ERKLÄREN.Der Begriff Branchenlösung wurde lange eindimensional aufge-fasst. Es handelte sich nach dieser Definition um eine normale ERP-Lösung mit erweiterten Funktionalitäten, um den Anforde-rungen einer Branche gerechter zu werden. Mehr war lange tech-nisch auch gar nicht möglich. Doch auch auf dieser Basis ist es uns schon vor zehn, fünfzehn Jahren gelungen, einen großen Teil der Prozesse eines Unternehmens ohne individuelle Anpassun-gen abzubilden – wenn der Kunde das überhaupt wollte.

ES GAB ALSO KUNDEN, DIE LIEBER INDI VI DUAL­PROGRAMMIE RUNGEN HABEN WOLLTEN?Bis vor wenigen Jahren war es normal, die Software an die bestehenden Prozesse im Unternehmen anzupassen. So wurde das Potenzial einer Branchenlösung oft bewusst nicht ausgeschöpft – nach dem Motto: „Das haben wir schon immer so gemacht.“ Erst in letzter Zeit hat hier ein Um-

denken stattgefunden. Die meisten Unternehmen haben ver-standen, dass eine größtmögliche Standardnähe so gewaltige Vorteile hat, dass es sich lohnt, die eigenen Prozesse an die Software anzupassen und nicht umgekehrt.

WISSEN UNTERNEHMEN NICHT SELBST AM BESTEN, MIT WELCHEN PROZESSEN SIE IHR ZIEL ERREICHEN?An diesem Punkt bewegen wir uns in einem sehr sensiblen Spannungsfeld. Natürlich haben Unternehmen oft jahrzehnte-lange Erfahrung in dem, was sie tun. Es wäre überheblich, wenn wir als Consultants eines Lösungsanbieters durch die Türe marschieren und glauben, im Besitz der ultimativen Wahrheit zu sein. Es gibt aber Aufgaben, die in jedem Unternehmen gelöst werden müssen. Und es gibt Aufgaben, die in den meis-ten Unternehmen einer Branche vorkommen. In Hunderten von Projekten haben wir für diese Herausforderungen im Laufe der Jahrzehnte immer ausgefeiltere Prozesse entwickelt. Das heißt aber nicht, dass es nicht noch besser geht.

ES KOMMT ALSO AUF EINE OFFENE KOMMUNIKATION AN?Immer. Wir wissen, an welchen Stellen unsere Best-Practice- Prozesse sehr gute Ergebnisse abliefern und wo es sinnvoll ist,

WEITERENTWICKLUNG FUNKTIONIERT NUR IM OFFENEN DIALOG.

”“

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TITELTHEMA

wenn sich der Kunde anpasst. Trotzdem sind auch diese Work-flows nicht in Stein gemeißelt. Wenn wir sie nicht ständig infrage stellen würden, wären sie nicht so gut, wie sie heute sind. Und eine Weiterentwicklung funktioniert nur in einem offenen Dialog auf Augenhöhe. Das gilt aber noch viel mehr für die Aufgaben, die auf den ersten Blick nicht vom Standard der Branchenlösung erfasst werden. Es wäre falsch, den Kunden hier stur in ein star-res Korsett zu zwängen. Genauso wenig ist es zielführend, bei jeder Abweichung sofort individuell zu programmieren. Denn oft lässt sich im offenen Austausch eine kreative Lösung finden, die die Erfahrungen des Kunden mit den Prozessen aus der Branchen lösung vereint.

AUF WELCHER BASIS ENTWICKELN SIE SOLCHE KREATIVEN LÖSUNGEN?Es ist eine Sache, über gute Standardprozesse in einer Software zu verfügen. Die andere aber ist, sie für den Kunden optimal nutz-bar zu machen. Und das geht nur mit hoher Beratungskompe-tenz. Ich muss verstehen, wie das Geschäft des Kunden funktio-niert und was er braucht. Nur dann kann ich aus dem fast un erschöpflichen Potenzial, das die Branchenlösung bietet, die richtigen Funktionen für die individuellen Herausforderungen des Kunden einsetzen. Nur mit der richtigen Beratung bringt die Branchensoftware ihre PS auch auf die Straße.

SIE SPRACHEN VORHER DAVON, DASS DER BEGRIFF BRANCHEN LÖSUNG BISLANG EINDIMEN­SIONAL AUFGEFASST WURDE. WIE IST ES JETZT?Es geht nicht mehr nur um eine ERP-Lösung. Die Grenzen zwi-schen Software und Unternehmenssteuerung verschwimmen. Bei den Projekten sprechen wir nicht mehr nur über Vertrieb, Einkauf oder Buchhaltung. Es geht auch um Dokumentenmanagement, Kundenbeziehungsmanagement oder Business Intelligence. Des-halb ist die Businessplattform Dynamics 365 auch ein solcher Quantensprung. Sie vereint branchenspezifische Funktionalitäten mit der Option, bei Bedarf Erweiterungen mit aufzunehmen.

Damit ist sie auch der optimale Begleiter auf dem Weg in die Digitalisierung. Es muss nicht alles auf einmal gemacht werden, sondern die Transformation kann Schritt für Schritt stattfinden.

WIE SIEHT DIE ZUKUNFT AUS?Schon heute decken wir mit unseren Branchenlösungen bis zu hundert Prozent der geforderten Funktionalitäten ab. Den-noch sind wir noch lange nicht am Ende der Fahnenstange. KUMAVISION investiert laufend in Forschung und Entwicklung. So bringen wir Technologie zu unseren Kunden, die bislang Kon-zernen vorbehalten blieb. Auch die Flexibilität steigt weiter: Unternehmen können künftig Apps schnell integrieren und über die Anpassung von Parametern neue Prozesse etablieren, ohne gleich ein großes Projekt daraus zu machen. Eines wird sich aber nicht ändern – egal welche Technologie, welche Unternehmens-größe, welches Anliegen: KUMAVISION hat für jede Herausfor-derung Spezialisten, die fachlich auf höchstem Niveau und menschlich auf Augenhöhe beraten.

VIELEN DANK FÜR DAS GESPRÄCH.

DIE BRANCHENKOMPETENZ EINES LÖSUNGS ANBIETERS IST NUR SO GROSS WIE DIE BRANCHEN KOMPETENZ SEINER FACHBERATER. PRINCIPAL CONSULTANT BARBARA AICHINGER BEGLEITET SEIT 1996 FÜR KUMAVISION EINFÜH RUNGS PRO JEKTE BEI KUNDEN AUS DEM TECH NISCHEN GROSSHANDEL. SIE SPRICHT ÜBER DEN SINN VON BRANCHEN LÖSUNGEN UND WARUM BERATUNGS KOMPETENZ SO WICHTIG IST.

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Wie aus Cellulosefasern Papier wird, damit kennt sich die

Bellmer GapCon GmbH aus. Das in Willich ansässige Unternehmen

der Bellmer-Gruppe hat sich auf die Entwicklung und Herstellung

von Maschinen sowie Anlagen für die Papier- und Zellstoffindustrie

spezialisiert. Von der Siebpartie über die Pressen- und Trocken-

partie bis hin zur Auf rollung liefert das Technologieunternehmen

Papiermaschinen für alle Prozessschritte. Intern stellt die ERP-

Branchensoftware von KUMAVISION für die Fertigungs industrie

auf Basis von Microsoft Dynamics NAV einen reibungslosen Ablauf

zwischen den Abteilungen sicher.

Walzen- und Kalander spezialist Bellmer GapCon fertigt mit KUMAVISION ERP

DURCHGÄNGIGKEIT DANK CAD- INTEGRATION

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Seit 2015 ist GapCon Teil der Bellmer Gruppe, die mit mehr als 600 Mitarbeitern weltweit vertreten ist. Ein wichtiger Schritt, um den Spezialisten für Kalander, Schuhpressen und Rollen-schneider in die Unternehmensgruppe einzubinden, war die Einführung der bereits im Mutterunternehmen, der Bellmer GmbH, eingesetzten ERP-Software von KUMAVISION. „Für den schnellen und reibungslosen Austausch von Daten und Informationen spielt die gemeinsame Softwarebasis eine ent-scheidende Rolle“, erklärt Dieter Zinn, ERP-Projektleiter der Bellmer GmbH. Hinzu kam, dass die bisher verwendete Lösung nur bedingt die komplexen und bereichsübergreifen-den Prozesse bei Bellmer GapCon abdecken konnte. „Ziel der ERP-Einführung war es, alle Abteilungen enger miteinander zu verzahnen und dabei auch automatisierte Workflows zu etab-lieren“, so Zinn.

KOMPLEXE PROJEKTEEinen zentralen Bestandteil der ERP-Branchensoftware, die bei Bellmer GapCon im Einsatz ist, stellt die CAD-Schnittstelle dar. „Alle Produkte sind Sonderanfertigungen, die wir exakt nach den individuellen Anforderungen unserer Kunden her-

stellen“, berichtet Stefan Kauertz, zuständiger ERP-Koordina-tor bei Bellmer GapCon. Circa 25 Konstrukteure arbeiten in Willich an den technischen Zeichnungen der einzelnen Bestandteile der komplexen Anlagen, die aus Kaufteilen in der eigenen Endmontage aufgebaut und getestet werden. Weil die Anlagen über einen Zeitraum von mehreren Monaten gebaut werden, wachsen die Stücklisten von Tag zu Tag. Die Heraus-forderung: Der aktuelle Stand ist oft bereits am nächsten Tag wieder überholt. Daher wurden früher jeden Abend die aktuel-len Stücklisten manuell aus der CAD-Software PROCAD expor-tiert und am darauffolgenden Arbeitstag an die für die Materi-albeschaffung im Einkauf zuständigen Mitarbeiter weitergege-ben. „Eine weitere Herausforderung war, dass der Stücklisten-export immer projektbezogen erfolgt. Ein Gesamtüberblick war so nur unter hohem Aufwand erhältlich“, ergänzt Kauertz.

AUTOMATISIERTE PROZESSEMit der Nutzung der in die KUMAVISION-Branchensoftware integrierten CAD-Schnittstelle konnte die Produktionssteue-rung vollständig automatisiert werden. „Von der ersten Zeich-nung bis zur Fertigstellung werden mehrmals täglich Daten

Seit der Gründung im Jahr 2006 ist der Walzen- und Kalanderspezialist

Bellmer GapCon Anbieter von hochwertigen Produkten und Dienst-

leistungen für die Papierindustrie.

„Für den schnellen und reibungs ­

losen Austausch von Daten und

Informati onen spielt die gemein ­

same Soft warebasis eine ent­

scheidende Rolle.“

Dieter Zinn, ERP-Projektleiter der Bellmer GmbH

REFERENZ

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vom CAD an das ERP-System übergeben, um so Änderungen abzugleichen“, berichtet Martin Bürkle, CAD-Administrator bei Bellmer. Dieses Vorgehen spart sehr viel Zeit und ist auch deutlich weniger fehleranfällig als die manuelle Datenüber-gabe. Auch die Übermittlung der Bestellfreigabe erfolgt dank der Schnittstelle nun automatisiert. Die Konstruktion gibt die betreffenden Artikel im Produktdaten-Managementsystem frei, über das die Verwaltung der CAD-Daten erfolgt. Anschlie-ßend werden die entsprechenden Artikel im ERP-System auto-matisch als freigegeben gekennzeichnet und an den Einkauf weitergeleitet. Ein weiterer Vorteil: Die Daten können direkt in der ERP-Branchenlösung mittels einfacher Filter strukturiert werden. „Ein Gesamtblick über alle Projekte ist jetzt auf Knopfdruck möglich“, freut sich auch Tobias Schmitz, der als ERP-Koordinator für den Bereich Service die Auftragsabwick-lung genauestens verfolgt.

IM FOKUS: EINKAUFVon der zügigen Bearbeitung und Freigabe der Bestellvor-schläge profitieren auch die Mitarbeiter von Bellmer GapCon im zentralen Einkauf. „Bei uns spielt Zeit eine entscheidende Rolle“, sagt Sascha Schröder, ERP-Koordinator für den Bereich Logistik. „Denn erst wenn die freigegebenen Bestellvorschläge bei uns eingehen, können wir die benötigten Komponenten für die Produktion bestellen.“ Dabei muss der Einkauf sicherstel-len, dass stets alle für die nächsten Produktionsschritte benö-tigten Materialien und Komponenten vorrätig sind – aufgrund der komplexen Projekte keine Aufgabe. Hier spielt die ERP-Software von KUMAVISION ihre Stärke voll aus: Als integrier-tes System bildet die Branchenlösung für die Fertigung die kompletten Einkaufsprozesse ab und verbindet Einkauf eng mit Konstruktion, Produktion und Logistik. „Die Zubringung von Materialien und Komponenten zur Produktion können wir jetzt viel besser steuern, da die Warenbestände direkt in der ERP-Software geführt werden“, fasst Schröder zusammen.

PERFEKTE UNTERSTÜTZUNGFür noch mehr Komfort sorgt die Einrichtung eines Ampelsys-tems, mit dem Datensätze während der Bearbeitung automa-tisch gesperrt werden. „Durch die bidirektionale Schnittstelle funktioniert das System in alle Richtungen“, erklärt Bürkle. „Daten, die in der CAD-Software bearbeitet werden, sind wäh-renddessen in der ERP-Software gesperrt und umgekehrt.“ Doch damit die CAD-Schnittstelle reibungslos funktioniert, mussten zunächst die Stammdaten aufbereitet werden. „Da bislang unterschiedliche Artikelkategorien im CAD geführt

wurden, haben wir zusammen mit KUMAVISION im ersten Schritt ein Vorgehen zur Vereinheitlichung definiert“, blickt Zinn zurück. Um eine konsistente Datenbasis zu schaffen, wurden mittels Vorlagen für Artikelkategorien automatisch die richtigen Beschaffungsparameter in der Branchenlösung von KUMAVISION erzeugt. Entscheidend hierbei war es, ein abtei-lungsübergreifendes Prozessverständnis zu etablieren und die gegenseitigen Abhängigkeiten zu verdeutlichen. „Für die Kons-truktion ist es beispielsweise wichtig zu wissen, welche Daten nötig sind, damit die Nachkalkulation korrekt durchgeführt werden kann“, gibt Zinn einen Einblick in die Praxis.

DETAILLIERTE NACHKALKULATIONNeben der Abwicklung des Fertigungsverfahrens war die Mög-lichkeit einer exakten Nachkalkulation für Bellmer GapCon eine der zentralen Anforderungen an die ERP-Software. Dabei spie-len neben den eingesetzten Materialien die Arbeitszeiten eine wichtige Rolle. „Um den Arbeitsaufwand für unterschiedliche Arten von Projekten besser abschätzen zu können, müssen wir nicht nur die Gesamtzahl der Arbeitsstunden erfassen, sondern auch die jedes einzelnen Mitarbeiters“, führt Zinn aus. Die Erfassung der Buchungszeiten in der Produktion und Kon-struktion erfolgt über eine Drittanbieterlösung, die ebenso wie das CAD-System direkt in die KUMAVISION-Branchenlösung integriert ist. Die erfassten Zeiten werden anschließend ins ERP-System übertragen und dort direkt auf die verschiedenen Projekte verbucht. „Die umfassende Nachkalkulation erlaubt uns eine verbesserte Projektplanung und unterstützt uns bei der Optimierung von Prozessen. Zudem können wir nun die Gemeinkosten besser in Einzelkosten aufschlüsseln“, zieht Zinn ein Fazit.

EINGESETZTE LÖSUNGKUMAVISION ERP für die Fertigungsindustrie auf Basis von Microsoft Dynamics NAV HERAUSFORDERUNGZusammenführung von ERP und PDM auf ProzessebeneBESONDERE EFFIZIENZBidirektionale Schnittstelle zwischen CAD-Software und ERP-System mit Ampel-system, sehr detaillierte Nachkalkulation

Im Lauf der Jahre hat sich Bellmer GapCon durch fachliche Kompetenz,

unternehmerischen Mut und hohes Engagement zu einem weltweit

anerkannten Technologieunternehmen entwickelt.

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Hauptsache Haut: Beim Dermatologikum Hamburg hat sich eine hohe Kompetenz in allen dermatologischen Fragen etabliert. Aber auch in den Bereichen Allergologie, plas- tische Chirurgie, Labordiagnostik und Gefäßchirurgie ist die Klinik gut aufgestellt. Mit rund 180 Mitarbeitern hat sie die Größe eines mittelständischen Unternehmens erreicht. Deshalb benötigte das Dermatologikum eine Software zur Unternehmenssteuerung und führte Microsoft Dynamics NAV mit KUMAVISION ein.

Das Dermatologikum Hamburg führt KUMAVISION ERP mit Workflowsteuerung und Dokumentenmanagement ein

Rund 40 fest angestellte, größtenteils hoch spezialisierte Ärztinnen und Ärzte, per-fekte technische Ausstattung und ein voll eingerichtetes Labor sind die Basis für den Erfolg des Dermatologikums Hamburg. Es hat sich innerhalb von 20 Jahren von einer privatärztlichen Gemeinschaftspraxis zu einer renommierten Klinik entwickelt. Den Schritt von der Praxis zum mittelständischen Unternehmen war die Software zunächst nicht mitgegangen. So wurde die Finanzbuchhaltung extern von einem Steuerberater erledigt. „Ab einer gewissen Größe muss man das aber als Kernkom-petenz im Haus haben“, benennt Nikolas Diedrich, CFO beim Dermatologikum, die Motivation, eine ERP-Software einzuführen.

Auf die Finanzbuchhaltung sollte das System nicht beschränkt sein, denn es gab noch andere Bereiche, die einer softwaremäßigen Unterstützung bedurften. Als Bei-spiel nennt Diedrich den Einkauf. „Vor der Einführung haben verschiedene Leute die-selbe Ware bei unterschiedlichen Lieferanten zu unterschiedlichen Preisen bestellt – wir hatten also in der Warenwirtschaft keine durchgängige Transparenz.“

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Microsoft Dynamics deckt nicht nur unsere Anforderungen

heute ab, sondern bietet auch viel Potenzial für die Zukunft.Nikolas Diedrich, CFO beim Dermatologikum Hamburg

Langjährige Branchenkompetenz Nach einer Sondierung des Marktes kristallisierte sich schnell Microsoft Dynamics NAV als Favorit heraus. „Diese Lösung bietet neben der Finanzbuchhaltung eine kom-plette Warenwirtschaft und ist in sehr vielen Feldern modu-lar erweiterbar“, begründet Diedrich die Entscheidung. Denn das Dermatologikum plant, die Softwarelösung Stück für Stück auszubauen. „Für KUMAVISION als Partner haben wir uns entschieden, da eine hohe Kompetenz in der Healthcare-Branche für einen effizienten Projektverlauf essenziell ist.“

Schnittstelle zur AbrechnungssoftwareEine der für die Branche typischen Besonderheiten: Die Abrechnung der Versorgungsleistungen erfolgt über eine spezialisierte Abrechnungssoftware. Damit die Daten hier nicht manuell übertragen werden mussten, schuf KUMAVISION eine bidirektionale Schnittstelle. Die Abrechnungssoftware über-setzt die erbrachten Leistungen in eine Rechnung und regis-triert die Zahlungen der Patienten oder Kostenträger. Die abgerechneten Umsätze werden in Dynamics NAV importiert

und dort buchhalterisch verwaltet sowie bilanziert und Zah-lungen automatisch den Patientendaten zugeordnet. Ledig-lich Zahlungseingänge, die beispielsweise wegen Zahlendre-hern oder falschem Verwendungszweck nicht zugeordnet werden können, muss das Team von Nikolas Diedrich manu-ell bearbeiten und in die Abrechnungssoftware zurückspie-len. Gegebenenfalls notwendige Mahnläufe erfolgen dann wieder aus der ERP-Software.

Stringentes KonzeptDen Wildwuchs im Einkauf beendeten Nikolas Diedrich und KUMAVISION mit einem stringenten Konzept. Konnte früher jeder Bereich sein Material selbst bestellen, erfolgt der Ein-kauf nun ausschließlich zentral. Die Stationen melden nur noch ihren Bedarf an. Damit auch dies möglichst effizient abläuft, stellte das Dermatologikum für jede einzelne Station einen individuellen Warenkorb mit den Materialien zusam-men, die dort benötigt werden. KUMAVISION programmierte eine Maske, die nur Bedarfsmeldungen für Artikel aus dem Warenkorb zulässt. Ein weiterer Vorteil: Die Mitarbeiter müs-

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EINGESETZTE LÖSUNGMicrosoft Dynamics NAV, Branchenerweiterung für die Medizintechnik in Vorbereitung HERAUSFORDERUNGSchnelle Bereitstellung der Software BESONDERE EFFIZIENZUmfassende Unterstützung, skalierbare Software

sen nicht lange suchen, bis sie ihr Produkt finden. Durch die neue Transparenz hat Nikolas Diedrich die Möglichkeit, den Einkauf Stück für Stück zu optimieren. „Wir wollen den Warenkorb auf wenige Standardprodukte verdichten und dann über Rahmenverträge optimale Konditionen erreichen“, nennt er ein Beispiel. Obwohl der Einkauf zentral abläuft, erfolgt die Auslieferung dezentral direkt auf die jeweilige Sta-tion. Dafür hat KUMAVISION die Möglichkeit geschaffen, die Gesamtbestellung in Teillieferungen aufzugliedern. Auch auf eine weitere Besonderheit des Gesundheitsmark-tes wurde die Software angepasst. Manche Produkte darf das Dermatologikum nur ohne Marge abrechnen. Diese Arti-kel werden in Dynamics NAV nun als spezielle Kategorie geführt und entsprechend ins Abrechnungssystem übertra-gen, sodass immer der exakte Einkaufspreis auf der Rech-nung erscheint.

Workflow und DokumentenmanagementUm die Abläufe im Dermatologikum weiter zu optimieren, führte KUMAVISION zusätzlich zum ERP-System noch die Workflow-Management-Lösung agilesWorkflow ein. Die Mitarbeiter werden dabei ab einem gewissen Schwellenbe-trag zuverlässig und fehlerfrei durch Arbeitsabläufe wie die Genehmigung einer Rechnung geführt. Auch ein Dokumen-tenmanagementsystem (DMS) erleichtert jetzt den Alltag. So werden beispielsweise Eingangsrechnungen gescannt und weitestgehend automatisiert verbucht.

Zukunftssichere LösungFür Nikolas Diedrich war es bei Weitem nicht die erste Soft-wareeinführung. Entsprechend erfahren beurteilt er das Projekt: „Im Nachhinein findet man immer Details, die man hätte besser machen können. Aber KUMAVISION hat sich als zuverlässiger und kompetenter Partner präsentiert, bei dem wir uns sehr gut aufgehoben fühlen. Microsoft Dynamics deckt nicht nur unsere Anforderungen heute ab, sondern bie-tet auch viel Potenzial für die Zukunft.“ So plant das Derma-tologikum, die ERP-Lösung auch an weiteren Standorten ein-zuführen.

Das Dermatologikum Hamburg ist spezialisiert auf Dermatologie, Allergologie, plastische Chirurgie und Labordiagnostik.

Aus der früheren Gemeinschaftspraxis hat sich eine renommierte Klinik im Herzen Hamburgs entwickelt.

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Planning

Reporting

User Requirement Performance

Tests (PQ)

Functional Operational

Tests (OQ)

Design Installation

Tests (IQ)

System Build

Erfolgreiche Validierung

Computersysteme, die bei Entwicklung, Herstellung, Lagerung, Handel und Instandhaltung von Medizinprodukten sowie Arzneimitteln ein gesetzt werden, müssen validiert werden. Was bedeutet der abstrakte Begriff ”Validierung“ eigentlich für die Praxis? Und wie läuft ein Validierungsprojekt konkret ab? Dieser Praxisbericht gibt Einblicke in die Validierung im Rahmen einer System-einführung bei einem in diesem Umfeld tätigen Unternehmen und zeigt, welche Unterstützung KUMAVISION und Partner VQC Consulting bei der Erfüllung internationaler wie nationaler regulatorischer Anforderungen leisten können.

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KUMAVISION und VQC Consulting begleiten VitalAire im Validierungsprozess

Die VitalAire GmbH ist als bundesweit tätiges Service- und Dienstleistungsunternehmen seit vielen Jahren eine feste Größe in der respiratorischen Heimtherapie. Mit der Über-nahme der beiden Firmen Licher MT GmbH sowie OMT GmbH & Co. KG erweiterte das Unternehmen sein Handlungs-feld auf die Pharmabranche. Um die digitale Transformation voranzutreiben, setzt VitalAire in den beiden Unternehmen auf die ERP-Branchensoftware von KUMAVISION. Das Thema Validierung stand bei der Entscheidung für die Einführung von KUMAVISION damit automatisch auf der Tagesordnung: „Eine Validierung der Computersysteme nach regula torischen Anforderungen wie FDA 21 CFR (USA) sowie GMP Annex 11 (Europa) ist für uns schlichtweg unverzichtbar“, berichtet Dr. Maren Seibt, Validierungsbeauftragte bei VitalAire.

BERATUNG, BEGLEITUNG UND BEST PRACTICEDa die validierte Einführung eines ERP-Systems auch für die VitalAire Neuland bedeutete, entschied man sich dazu, das auf die Validierung von Computersystemen spezialisierte Beratungsunternehmen VQC Consulting miteinzubeziehen. VQC Consulting und KUMAVISION hatten bereits einige Kunden gemeinsam bei der Validierung begleitet und daraus zahlreiche Best-Practice-Ansätze abgeleitet – ein Aspekt, der für Seibt besonders wichtig war: „Die Berater von VQC Consulting – allen voran Katrin Smuikat – haben uns nicht nur zu allen relevanten Themen rund um die Validierung geschult und uns im gesamten Projektverlauf begleitet, sondern stets auch auf die Praxistaug-lichkeit geachtet. Denn wir wollten ganz klar vermeiden, mit der Validierung ein Papiermonster zu erschaffen, das im Alltag nicht mehr beherrschbar ist.“

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DMS SCHAFFT TRANSPARENZEine Validierung zieht zwangsläufig einen hohen Dokumentati-onsaufwand nach sich. Gleich vier zentrale Gründe sprachen bei VitalAire dafür, noch vor dem eigentlichen Start des Validierungs-projekts ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzufüh-ren. Erstens sind damit alle im Projektverlauf gestellten Validie-rungsanforderungen an das ERP-System und alle Änderungen jederzeit nachvollziehbar und die daraus resultierenden Doku-mente nach verschiedenen Kriterien durchsuchbar. Zweitens ermöglicht das DMS, unkompliziert Freigabeworkflows einzurich-ten. So ist sichergestellt, dass alle Dokumente zeitnah und ohne großen Aufwand von den zuständigen Stellen geprüft und frei-gegeben werden. Drittens erlaubt das DMS ein standortübergrei-fendes Arbeiten. „Alle arbeiten immer mit der aktuellsten Version eines Dokuments. Wir vermeiden damit, dass wir Dokumente per Post oder E-Mail versenden und damit versehentlich veraltete Versionen bearbeitet werden“, erklärt Seibt. Viertens bietet das DMS eine komfortable Möglichkeit, die im Zuge der Validierung geforderte Traceability-Matrix einzuführen. Dahinter verbirgt sich die Notwendigkeit, alle ursprünglichen Anforderungen den jewei-ligen Folgedokumenten wie z. B. für Code- und Testphase oder Risikoanalyse zuzuordnen.

VORLAGEN VEREINFACHEN DOKUMENTATIONDie für die Validierung erforderlichen Dokumente müssen einerseits strengen formalen Vorgaben genügen und ande-rerseits bestimmte wiederkehrende inhaltliche Elemente ent-halten, etwa bei User Requirement Specifications (URS), Standard Operating Procedures (SOP) oder Risikoanalysen. VitalAire musste hier nicht auf der sprichwörtlich grünen Wiese starten, sondern konnte auf ein umfangreiches Doku-menten-Framework mit zahlreichen Vorlagen zugreifen, das VQC Consulting zur Verfügung stellte. „Die Vorlagensammlung war eine große Unterstützung für uns, wir konnten uns damit voll auf unsere Kernaufgaben konzentrieren“, sagt Seibt. Wei-tere Entlastung bot ein Paket von KUMAVISION mit Standard-dokumenten zur Branchensoftware, z. B. zur Daten sicherung oder zum Release-Management.

PROZESSE VOLLSTÄNDIG ERFASSTAuf Basis der gemeinsam angepassten Vorlagen folgte das Zusammenstellen der Anforderungen an die neu einzuführende ERP-Software: „Die Spezifikationsphase war die wichtigste Phase im Validierungsprojekt. Denn je nachdem, wie gut diese Dokumente angelegt sind, gestalten sich die folgenden Phasen wie Implementierung oder Test“, blickt Seibt zurück. Am Anfang stand daher eine Bestandsaufnahme der Abläufe in den beiden Unternehmen, die das Validierungsteam von VitalAire gemein-sam mit Key-Usern und Prozessverantwortlichen vor Ort durch-führte. Im Anschluss stellte KUMAVISION die Branchensoft-ware in Workshops vor und diskutierte gemeinsam mit den Key-Usern die abzubildenden Unternehmensprozesse, die letzt-

lich in knapp 60 prozessbezogenen URS-Dokumenten (User Requirement Specifications, dt.: Lastenheft) dokumentiert wur-den. Auf Basis der URS erstellte KUMAVISION die Functional Specifications (FS, dt.: Pflichtenheft). Eine Differenzenspezifi-kation in der FS zeigte, welche Prozesse von der Branchensoft-ware nur zum Teil oder noch nicht abgedeckt wurden. „In die-sen Fällen gab es für uns zwei Möglichkeiten: entweder die eigenen Prozesse anpassen oder die Software“, sagt Seibt. Wo möglich, entschied sich VitalAire für die erste Alternative: Denn Indivi dualentwicklungen bedeuten einen deutlich erhöhten Dokumentations-, Entwicklungs- und Testaufwand.

BRANCHENFUNKTIONEN SICHERN COMPLIANCE„Wir waren froh, dass KUMAVISION hier eine umfassende Unter-stützung mit branchenspezifischen Funktionen und Workflows bietet, denn so konnten wir weitgehend am Standard der ERP-Software bleiben und vielfach Individualentwicklungen vermeiden“, so Seibt. Das Qualitätsmanagement spielte bei der ERP-Einführung und damit auch bei der Validierung eine zen-trale Rolle. Die Aufgabe bestand darin, die bislang papierbasier-ten Prozesse zu digitalisieren. „Wir wollten den beachtlichen Aufwand, der in unserer Branche einfach erforderlich ist, um die regulatorischen Anforderungen zu erfüllen, deutlich reduzieren“, erinnert sich Seibt. Ob Prüfaufträge und Prüfmittelverwaltung, Serien- und Chargennummernverfolgung, Benutzerberechtigun-gen, Audit-Trail, 4-Augen-Prinzip oder FMEA- und CAPA-Manage-ment: Die ERP-Branchensoftware von KUMAVISION bringt bereits im Standard zahlreiche Features mit, die Unternehmen dabei unterstützen, die regulatorischen Anforderungen zu erfül-len. Gleichwohl waren einige Anpassungen am System ange-bracht: „Jedes Unternehmen hat ein spezifisches Geschäftsmo-dell und Alleinstellungsmerkmale, die sich in der individuellen ERP-Lösung wiederfinden“, ergänzt Seibt.

KOMMUNIKATION ALS SCHLÜSSEL ZUM ERFOLG„Sprechen und erklären“ – mit diesen beiden Begriffen bringt Seibt die Voraussetzungen für ein erfolgreiches Validierungs-projekt auf den Punkt. Ob Key-User der Fachabteilungen wie

EINGESETZTE LÖSUNGKUMAVISION ERP für den Gesundheitsmarkt

auf Basis von Microsoft Dynamics NAV HERAUSFORDERUNGAbbildung internationaler und nationaler

regulatorischer Anforderungen (FDA, GMP) BESONDERE EFFIZIENZBeratung und Begleitung über den gesamten

Validierungsprozess

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Qualitätsmanagement oder Produktion, Geschäftsleitung oder wei-tere Stakeholder: Da alle Beteiligten bei VitalAire frühzeitig einbezo-gen wurden und um die Notwendigkeit einer erfolgreichen Validie-rung wussten, erhielt das Team um Seibt die erforderliche Unter-stützung der Kollegen, die ja parallel weiter in das operative Tages-geschäft eingebunden waren. Daneben war über den gesamten Projektverlauf eine enge Abstimmung mit den externen Dienstleis-tern gefragt. „Das Zusammenspiel zwischen VitalAire, KUMAVISION und VQC Consulting hat reibungslos funktioniert. KUMAVISION hat uns in einem wirklich komplexen Umfeld jederzeit kompetent betreut und begleitet. Wichtig war für uns auch, dass wir von dem umfassenden Erfahrungsschatz unseres ERP-Partners profitieren konnten. So haben uns die Consultants beispielsweise gezeigt, wo sie nicht zuletzt im Hinblick auf vergangene Validierungsprojekte besondere Herausforderungen sehen und wie wir damit optimal umgehen“, resümiert Seibt. Zudem schätzte Seibt, dass mit Katrin Smuikat (VQC Consulting) ein Sparringspartner bereitstand, um regulatorische Fragestellungen auf Augenhöhe zu diskutieren:

„VQC Consulting war auch nach der Schulungsphase mit regel mäßigen Abstimmungen jederzeit für uns verfügbar.“

NACH DER VALIDIERUNG IST VOR DER VALIDIERUNGNach dem Live-Start bei Lichter MT steht in den nächsten Monaten das Unternehmen OMT im Fokus. Auch hier führt VitalAire die ERP-Branchensoftware von KUMAVISION ein. Die Validierung endet jedoch in beiden Fällen nicht mit dem Start des Echtbetriebs – ganz im Gegenteil. So gilt es auch zukünftig, Änderungsanträge zu dokumentieren, Anpas-sungen im Test-System zu evaluieren und Support-Tickets zu analysieren, um den validen Status jederzeit aufrechtzu-erhalten. Die Validierungsbeauftragte sieht diesen nächs-ten Schritten indes gelassen entgegen: „Validierung ist eine ausgesprochen komplexe Aufgabe, egal um welche Frage-stellungen oder Herausforderungen es sich handelt. Doch bei KUMAVISION haben wir immer das Gefühl, dass wir gemeinsam die richtige Lösung finden", schließt Seibt.

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Planning Reporting

User Requirement Specification

Performance Qualification

Tests (PQ)

Functional Specifications

Operational Qualification

Tests (OQ)

Design Specifications

Installation Qualification

Tests (IQ)

System Build

Verifies

Verifies

Verifies

Verifies

SOFTWAREENTWICKLUNG NACH DEM V-MODELL

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Microsoft Azure

Azure ist die Cloud-Computing-Plattform von Microsoft, die weit über 100 Services von virtualisierter IT-Infrastruktur über Web-Applikationen bis hin zu Themen wie Bild- und Texterkennung bereitstellt. Die Stärke von Azure besteht darin, diese nahtlos miteinander zu kombinieren. Zudem sind die Services beliebig skalierbar. Das heißt: Mittelständischen Unternehmen steht – ohne Investition in eigene Hardware – eine nahezu grenzenlose Rechen leistung zur Verfügung.

Mit dieser geballten Kraft im Rücken ist die Entwicklung und Bereitstellung von Web-Apps ebenso einfach wie der Einsatz von rechenintensiven Lösungen wie IoT oder KI. Zudem bietet Azure die Möglichkeit, mithilfe sogenannter Runbooks die Nut-zungszeiten beispielsweise an die Bürozeiten anzupassen, indem der Server morgens automatisiert hoch- und am Abend wieder heruntergefahren wird. So zahlen Unternehmen wirklich nur das, was sie tatsächlich nutzen. Ein weiteres Plus: Azure unterstützt alle Sprachen und Frameworks sowie Open-Source-Ansätze.

Das Lösungsportfolio von AzureAzure stellt Services aus den Bereichen Infrastructure as a Service (IaaS), Platform as a Service (PaaS) und Software as a Service (SaaS) aus der Cloud bereit. Angefangen von der Bereitstellung einer Entwicklungs- und Testumgebung bis hin zu Datenbanken und Storagesystemen bietet Azure ein breites Portfolio, aus dem Unternehmen genau die Services auswählen können, die sie benötigen – ohne dass sie sich um Serverwartung, Betriebssystem-Lizenzierung oder Ähnliches kümmern müssen. Auch leistungsfähige Web- und mobile Apps lassen

CLOUD-COMPUTING

für morgen

DATABASES

SECURITY & IDENTITY

INTERNET OF THINGS

NETWORKING

WEB & MOBILECOMPUTE

INTELLIGENCE & ANALYTICS

MONITORING & MANAGEMENT

DEVELOPER SERVICES

STORAGE

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sich mit Azure einfach und unkompliziert entwickeln. Die Plattform stellt dafür eine sichere und performante Entwicklungsumgebung sowie hilf-reiche Funktionen wie Live-Websitedebugging bereit und unterstützt Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren oder neue Services zu entwickeln. Zudem bietet Microsoft mit dem Azure Marketplace die Möglichkeit, aus einem großen Spektrum an Lösungen von Drittanbietern auszuwählen und so die Funktionalität von Azure ein-fach zu erweitern.

Azure und Dynamics 365: ein starkes TeamAzure ist eine einmalige Integrationsplattform, die KI-Funktionen für das gesamte Microsoft-Universum von Office 365 über Bing bis Dynamics 365 bereitstellt. Davon profitieren auch die Kunden von KUMAVISION, welche die Branchenlösungen einsetzen. Denn die ERP-Branchenlösun-gen von KUMAVISION auf Basis von Microsoft Dynamics 365 arbeiten nahtlos mit Azure zusammen. Diese tiefe Integration ermöglicht eine schnelle Implementierung von Dynamics 365 und sorgt für durchgän-gige Prozesse im Arbeitsalltag. Ein weiterer Vorteil: Azure-Services wie KI- oder IoT-Tools können einfach in die bereits bestehende Lösung inte-griert werden. Mit Azure steht Unternehmen zudem eine hochverfüg-bare und sichere Cloud-Plattform für den Betrieb der Business-Software zur Ver fügung, mit zahlreichen Sicherheitsfunktionen wie Back-ups, einer Zugriffsverwaltung und Verschlüsselungsstandards.

Umfangreiches IoT-ÖkosystemFür die Umsetzung von Industrie-4.0-Szenarien bietet Azure mit der IoT-Suite verschiedene Dienste wie den Azure IoT Hub, Azure Digital Twins oder Azure IoT Edge. Neben der bidirektionalen Vernetzung von Geräten, Anlagen und Sensoren auf einer sicheren Plattform bietet Azure Zugriff auf Big Data und KI-Dienste wie Machine Learning, um große Datenmen-gen in Echtzeit zu analysieren und Modelle für die Datenverarbeitung zu trainieren. Ein klarer Vorteil für Unternehmen: Mit Azure können diese rechenintensiven Aufgaben in die Cloud ausgelagert werden. Um IoT-Anwendungen noch einfacher und schneller zu entwickeln und umzuset-zen, bietet Azure zudem anwenderfreundliche Bedienkonzepte wie eine grafische Benutzeroberfläche oder die Plug-and-Play-Integration von Geräten. Ob Zustandsüberwachung, Predictive Maintenance oder Außen-dienstanbindung: Mit Azure IoT ge winnen Unternehmen neue Erkennt-nisse, verbessern so ihre Abläufe und erschließen neue Geschäftsfelder.

Künstliche Intelligenz schon heute nutzenMit Azure profitieren nicht nur Konzerne schon heute von den Möglichkei-ten künstlicher Intelligenz, sondern auch mittelständische Unternehmen. Verschiedene Anwendungen wie der Einsatz von Chatbots im Kundenser-vice, die Nutzung von Bildanalysen zur Qualitätssicherung oder die Kombi-nation von Spracherkennung und maschineller Übersetzung bei der Zusammenarbeit internationaler Teams zeigen, wie vielfältig die Einsatz-szenarien von KI sind. Mit Azure greifen Unternehmen auf branchenfüh-rende KI-Modelle zurück, die bereits heute Millionen von Anwendern in Lösungen wie Office 365 und Bing überzeugen. Mit Microsoft-Lösungen wie Dynamics 365 und der Power-Plattform, bestehend aus Power BI,

PowerApps und Microsoft Flow, nutzen Unternehmen schon jetzt die Möglichkeiten von Azure KI und profi-tieren dabei von der nahtlosen Integration.

Sicherheit geht vorSicherheit ist ein Grundprinzip von Microsoft Azure. Modernste Technologien und jährliche Investitionen in IT-Sicherheitssysteme in Höhe von einer Milliarde US-Dollar pro Jahr sorgen dafür, dass höchste Anfor-derungen an Datenschutz und -sicherheit erfüllt wer-den. Konkret heißt das: Microsoft stellt ein mehr-schichtiges Sicherheitskonzept bereit, das den physi-schen Schutz der ISO 27001- und SOC-1/2/3-zertifi-zierten Hochleistungsrechenzentren ebenso abdeckt wie die Sicher heit der Infrastruktur, einschließlich Multi-Faktor-Authentifizierung mit biometrischen Scans und Smart Cards sowie physischen Sicher-heitskontrollen. 3.500 Sicherheitsexperten arbeiten zudem kontinuierlich mithilfe von Machine Learning und Verhaltensanalysen daran, neue Lösungen zu entwickeln. Darüber hinaus bietet Azure zahlreiche Services wie den Azure Sentinel und den Microsoft Intelligent Security Graph, um Bedrohungen im Vor-feld zu identifizieren und Maßnahmen zum Schutz zu ergreifen.

Global Cloud Deutschland: Datenschutz made in GermanyDie Microsoft Azure Cloud und ihre Services laufen in 54 weltweit verteilten Rechenzentrums-Regionen, zwei davon befinden sich mit Frankfurt und Berlin auch in Deutschland. Kunden haben dabei die Wahl, in wel-chem Rechenzentrum sie ihre Dienste und Anwendun-gen betreiben möchten. Durch Nutzung von Rechen-zentren in Nord- oder Westeuropa stellen Unter-nehmen sicher, dass Kundendaten ausschließlich in Europa gespeichert werden und so die strikten deut-schen und europäischen Datenschutzvorgaben und Compliance-Richtlinien eingehalten werden. Aufgrund der geografischen Nähe profitieren Unter nehmen zudem von kürzeren Zugriffs- und Antwortzeiten.

Jederzeit up to dateDas automatisierte Servicemanagement erleichtert die Aktualisierung der Anwendung, ohne die Leistung zu beeinträchtigen. Funktionen wie Lastverteilung, Caching, Fehlertoleranz und Redundanz sind integ-riert, um eine hohe Verfügbarkeit sicherzustellen. Sie haben Fragen zu Microsoft Azure? Wir beraten Sie gern: kontakt@kumavision.com

WISSEN

Was ist Azure? 23

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Im klassischen Projektmanagement formulieren die Beteiligten konkrete Zielvorgaben. In einem detaillier-ten Lasten- und Pflichtenheft beschreiben sie exakt, wie der Weg dorthin aussieht, welche Meilensteine bis wann zu erfüllen sind und welche Schritte erforderlich sind. Der Projektmanager plant also vom Ziel aus gedacht rückwärts, zunächst in groben, dann in immer feineren Schritten. Dieser Plan wird dann konsequent abgear-beitet. Agile Methoden wie Scrum versuchen dagegen nicht, alles von Anfang an zu planen. Ein Scrum-Pro-jekt für eine Softwareeinführung könnte beispielsweise mit einer User-Story starten, die aus Anwendersicht beschreibt, welche Funktionalitäten warum erreicht wer-den sollen: „Als Kundenbetreuer möchte ich meine Rech-nungen elektronisch verschicken, um Zeit und Kosten zu sparen.“ Danach folgt die Umsetzung in zwei bis vier Wochen langen, sich wiederholenden Arbeitsphasen, sogenannten Sprints. Dabei wird das Ziel iterativ und inkrementell umgesetzt. Das heißt, dass der Projektver-lauf und die Ergebnisse ständig bewertet und bei Bedarf verändert werden. So wird das Ziel nicht nach einem starren Plan verfolgt, sondern auf sich anpassenden Wegen. Selbst das Ziel ist nicht in Stein gemeißelt. Zeigt sich während der Umsetzung, dass eine andere Funktio-nalität sinnvoller ist, dann kann auch hier nachjustiert und modifiziert werden. Ein weiterer wichtiger Unterschied: Die Priorisierung der Aufgaben sowie die Ressourcenbe-wertungen erfolgen durch das Entwicklungsteam, nicht durch den Projektmanager.

Was sind die Vorteile des agilen Projektmanagements?Die Vorteile des agilen Projektmanagements liegen in seiner Flexibilität. Durch die laufende Evaluierung können Fehlentwicklungen schnell erkannt und korrigiert wer-den, bevor allzu großer Schaden entsteht. Im klassischen Projektmanagement zeigen sich Fehler erst viel später und müssen mit großem Zeit- und Kostenaufwand nach-träglich korrigiert werden. Agiles Projektmanagement ist also für jedes Projekt geeignet, entfaltet aber seine Stär-ken auch bei Projekten, deren Ziel sich nicht exakt defi-nieren lässt. Das kann beispielsweise bei sehr großen Projekten mit vielen voneinander abhängigen Teilprojek-ten der Fall sein. Oder wenn die Rahmenbedingungen einem stetigen Wandel unterworfen sind. Agiles Projekt-management ist auch dann geeignet, wenn auf der Seite des Auftraggebers nicht das nötige Hintergrundwissen vorhanden ist, um seine Ziele eindeutig zu formulieren. So ist es bei einem Software-Einführungsprojekt oft nicht möglich, die Leistungsfähigkeit und Arbeitsweise komplexer Systeme in wenigen Workshops lückenlos zu vermitteln. Daher ist es für den Auftraggeber schwie-rig zu erfassen, was umsetzbar ist und welche Vor- und Nachteile ein Lösungsweg gegenüber einem anderen hat. Kurz gesagt: Agiles Projekt management funktioniert

SCRUM – so heißt die Standardsituation im Rugby, wenn sich beide Mannschaften in einem riesigen Gedränge gegenüberste-hen. Scrum heißt aber auch eine der bekann-testen agilen Projektmanagement-Metho-den. Die Namenswahl kommt nicht von ungefähr: Beides sieht von außen chaotisch aus, folgt aber strengen Regeln und mündet in einem kreativen und zielführenden Ergeb-nis. KUMAVISION führt seine Projekte je nach Bedarf auch mit agilem Management oder agilen Elementen. Wir beantworten die wichtigsten Fragen zum Thema.

Welche Vorteile agile Projekt management - methoden in der Praxis eröffnen

Und es hat Scrum ge- macht!

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WISSEN

nicht nur bei klaren Zielen, sondern vor allem auch bei unkla-rer Richtung. Auch bei der Softwareeinführung kann Scrum eingesetzt werden: Es ist beispielsweise möglich, mit dem Kunden eine Standardfunktionalität unter realen Bedingun-gen zu testen. Mit diesem Wissen kann der Kunde in itera-tiven Schritten den für ihn idealen Funktionsumfang erar-beiten. Erforderliche Anpassungen werden in kurzen Zyklen umgesetzt, sodass die Praxistauglichkeit bei jeder Iteration bewertet werden kann.

Wo liegen die Herausforderungen des agilen Projektmanagements?Auch wenn agile Methoden wie Scrum am besten in kleinen Teams von bis zu sieben Mitgliedern funktionieren, können damit auch sehr große Projekte – dann mit mehreren Teams – gesteuert werden. Es erfordert allerdings viel Erfahrung und auch ein bisschen Mut, sich auf agiles Projektmanagement einzulassen. Ein klar definiertes Lasten- und Pflichtenheft gibt allen Beteiligten Sicherheit, welcher Projektverlauf in welchem Zeit- und Kostenrahmen zu erwarten ist. Es ist nicht einfach, auf diese Sicherheit zu verzichten. Doch es hilft, sich klarzumachen, dass es sich dabei letztlich auch nur um eine gefühlte Sicherheit handelt. Denn ein guter Plan, der von falschen Annahmen ausgeht, führt dennoch in die falsche Richtung.Andererseits ist es auch nicht so, dass bei agilem Projekt-management Anarchie herrschen würde. Klare Spielregeln, feste Prozesse und eine ständige Evaluation schützen die Projekte davor, zeitlich und finanziell aus dem Ruder zu lau-fen. Scrum stellt beispielsweise ein klar definiertes Setting von Rollen, Regeln und Werkzeugen bereit. Jeder weiß zu jedem Zeitpunkt exakt, was er zu tun hat. Zeitpunkt und Ablauf von Meetings sind ebenfalls fest vorgegeben. So ent-steht ein hohes Maß an Transparenz über den gesamten Projektverlauf.

Scrum Framework

Quelle: Scrum Framework©Scrum.org

Ins gesamt lässt sich als Faustregel formulieren:

Der Einsatz agiler Methoden bietet sich an , wenn

• zu Projektbeginn viele Faktoren noch ungewiss und nicht planbar sind.

• die Orientierung an Kundenwünschen im Vordergrund steht (User-Storys).

• Ihre Mitarbeiter in ihrer Motivation und Eigen verantwortung bestärkt werden sollen.

• Sie maximale Flexibilität benötigen.

Werden die Mitarbeiter mitziehen?Die Teammitglieder müssen den Umgang mit agilem Projekt-management erst lernen. Das geht mit wenig Aufwand, da Ablauf, Rollen und Aufgaben klar definiert sind. Scrum setzt zudem voraus, dass alle bereit sind, gewohnte Pfade zu verlas-sen und Entscheidungsfreude mitbringen. Die Erfahrung zeigt, dass Mitarbeiter meist sehr positiv auf Scrum reagieren. Denn auf diesem Weg bekommt jeder die Möglichkeit, aktiver als bis-her an der Lösungsfindung mitzuarbeiten. Dies steigert die Iden-tifikation mit dem Projekt und macht schlicht Spaß. Gibt es nur ENTWEDER - ODER ?Die wenigsten Projekte sind ein klarer Fall. Oft gibt es Teilpro-jekte, bei denen Ablauf und Aufgaben schon zu Beginn völlig klar sind, und andere, bei denen sich der Projektverlauf eher schemenhaft abzeichnet. Es ist daher oft sinnvoll, beide Projekt-management-Methoden zu kombinieren, um die Vorteile bei-der Welten für den Erfolg des Projekts zu nutzen. Dies er fordert jedoch erfahrene Projektmanager, die sowohl im klassischen als auch im agilen Ansatz zu Hause sind.

Sie haben Fragen zur agilen Projektabwicklung? Wir beraten Sie gern: Carsten Severin, pmo@kumavision.com

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PUMPWERK 51 WÄCHST MIT

DYNAMICS 365 BUSINESS CENTRAL

UND OFFICE 365

P

R O Z E S SE

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REIB

UNGSLOSE

PR O Z E S SE

Ob

Wasseraufbereitung

und Umwelttechnik, Chemie- und

Pharmabranche oder Nahrungsmittel- und

Getränkeindustrie: Pumpen halten den Waren-

und Wirtschaftskreislauf in Schwung. Pumpwerk 51

sorgt mit Gleitringdichtungen dafür, dass diese Pum-

pen jederzeit reibungslos laufen. Reibungslose Pro-

zesse waren auch bei der Auswahl der ERP-Lösung

gefragt. Die Kombination aus Dynamics 365 Busi-

ness Central und Office 365 schafft bei dem

österreichischen Unternehmen gleicher-

maßen schlanke wie anwendungs-

übergreifende Abläufe.

Als Vertragspartner mehrerer Dichtungshersteller hat sich Pumpwerk 51 auf den Handel mit Gleitringdichtungen spezialisiert. Servicedienstleistungen, wie die Reparatur von Pumpen und Dichtungen, ergänzen das Portfolio des Unterneh-mens, das von seinen beiden Standorten in Frastanz und Linz nicht nur den österreichischen Markt, sondern auch Kunden aus den angrenzenden Ländern betreut. Für das frisch gegründete Unternehmen war ein ERP-System von Anfang an unverzichtbar. „Wir haben ein ERP-System gesucht, das uns nicht Zeit kostet, sondern Zeit einspart. Denn je mehr Zeit wir im Backoffice sparen, desto mehr Zeit haben wir für den Aufbau unseres Unternehmens und die Betreuung unserer Kunden“, bringt Geschäftsführer Leo Monschein die zentrale Anforde-rung auf den Punkt. Die Wahl fiel auf die ERP-Lösung Microsoft Dynamics 365 Business Central. Nina Schneider, die kaufmännische Leiterin, hatte bereits mit dem Vorgänger Dynamics NAV gearbeitet und wusste um die Vorteile einer inte-grierten Business-Software, die alle Unternehmensbereiche abdeckt.

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iele Anwendungen, eine PlattformEin weiterer Entscheidungsgrund war für Pumpwerk 51 die Tatsache, dass die ERP-Software auf der neuen Microsoft Technologieplattform Dynamics 365 basiert. „Wir erhalten bei Dynamics 365 alle für das Geschäft erforderlichen Anwendun-gen von einem Partner. Das ist uns besonders wichtig, da wir keine Programme mixen wollten. Wir haben dadurch keine Probleme mit Schnittstellen oder doppelter Datenpflege, alles arbeitet nahtlos zusammen“, erklärt Leo Monschein. Neben der ERP-Software Business Central bietet Dynamics 365 Lösungen für CRM, Business Intelligence, mobile Apps und integriert Office 365. Pumpwerk 51 kann sich wie in einem Baukastensystem eine passende Lösung zusammenstellen und bei Bedarf an das Unternehmenswachstum anpassen.

chte Team(s)-Arbeit Die Kombination der ERP-Lösung Dynamics 365 Business Central mit Microsoft Office 365 spielt bei Pumpwerk 51 eine wichtige Rolle. So lässt sich aus einer Kundenanfrage, die per E-Mail eintrifft, direkt in Outlook ein Angebot erstellen, aus Business Central lassen sich Word-Dokumente aufrufen oder Daten auf Knopfdruck in Excel bearbeiten. Für die interne Zusammenarbeit ist die Chat- und Kommunikationslösung Microsoft Teams innerhalb kürzester Zeit zu einem unver-zichtbaren Element geworden. Ob Chat, Video-Konferenz oder

die Besprechung von Dokumenten über die Bildschirmfrei-gabe: Diese Plattform hat die standortübergreifende Kommu-nikation nachhaltig gestärkt. Darüber hinaus profitiert das Unternehmen mit Microsoft SharePoint von einem transpa-renten Ablagesystem für Dokumente und Dateien. Dabei sind es nicht allein die Funktionen der einzelnen Anwendungen, die Monschein begeistern, sondern vor allem das nahtlose Zusammenspiel: „Alles greift reibungslos ineinander. Wir kön-nen direkt aus Teams Dokumente ablegen, Kontakte aufrufen oder weitere Prozesse anstoßen, ohne umständlich das Pro-gramm wechseln zu müssen.“

kalierbare CloudDer Einsatz einer Cloud-Lösung war für Pumpwerk 51 gesetzt. Einerseits wollte das junge Unternehmen nicht erst an beiden Standorten eine komplexe IT-Infrastruktur mit eigenen Ser-vern aufbauen. Andererseits überzeugte das Konzept Cloud von Anfang an: „IT-Lösungen haben heute sehr kurze Innova-tionszyklen. Software zu kaufen, individuell anzupassen und ständig Updateprojekte durchzuführen, ist für uns der falsche Weg. Mit unserer Cloud-Lösung arbeiten wir automatisch immer auf dem aktuellsten Softwarestand, skalieren die Lösung nach unseren Anforderungen und müssen uns weder um Betrieb noch um System- und Softwarepflege kümmern“, erklärt Monschein. Für Service und Support greift der Dich-

WIR ERHALTEN BEI DYNAMICS 365 ALLE FÜR DAS GESCHÄFT ERFORDERLICHEN ANWENDUNGEN AUF EINER PLATTFORM UND VON EINEM PARTNER. Leo Monschein, Geschäftsführer bei Pumpwerk 51

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tungsspezialist auf seine Dienstleister zurück. „Mit KUMAVISION haben wir eine riesige IT-Abteilung und mit Microsoft eines der größten Rechenzentren der Welt“, ergänzt Monschein mit einem Augenzwinkern.

chnelle EinführungDie ERP-Lösung Dynamics 365 Business Central sowie Office 365 stellte KUMAVISION in kurzer Zeit bereit. Dank der mitgelie-ferten Projektvorlagen, vordefinierten Masken und sinnvoll kon-figurierten Optionen arbeitete Pumpwerk 51 schnell produktiv mit der Lösung. Dazu trug auch eine eintägige Präsenz-Schu-lung bei, bei der die Anwender mit dem neuen System vertraut gemacht wurden. „Wer zum ersten Mal mit einem ERP-System arbeitet, betritt Neuland, keine Frage. KUMAVISION hat uns hier wertvolle Orientierung gegeben und gezeigt, wie man die Soft-ware effizient einsetzt“, blickt Monschein zurück. Der weitere Support erfolgte online und per E-Mail. Die zur Verfügung gestellten Schulungsunterlagen und Schritt-für-Schritt-Anlei-tungen dienen nicht nur als Nachschlagewerk, sondern verein-fachen auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

eratungsintensiver HandelDer Handel mit Gleitringdichtungen ist beratungsintensiv. Einer Vielzahl von Einsatzgebieten steht ein umfassendes Angebot verschiedener Hersteller gegenüber. Um die Kunden optimal zu beraten, greifen Monschein und sein Team auf eine Vielzahl von Informationen zurück: „Wir haben im ERP nicht nur Artikelnum-mer und Artikelname hinterlegt, sondern auch Beschreibungen, technische Zeichnungen sowie Datenblätter zu jeder einzelnen Dichtung.“ Abhängig von Parametern wie Druck, Temperatur oder Fördermenge kann so die für eine spezifische Pumpe pas-sende Dichtung sicher ermittelt werden. Als Vertragspartner vertreibt Pumpwerk 51 ein umfangreiches Sortiment verschie-dener Hersteller. Neue Produkte, aber auch aktualisierte Spezi-fikationen sind dabei an der Tagesordnung. „Mit Dynamics 365

sind alle Mitarbeiter jederzeit und an jedem Ort auf demselben Wissensstand. Alle eingepflegten Informationen sind sofort für alle sichtbar“, beschreibt Monschein ein wichtiges Charakteris-tikum der Cloud-basierten Software.

undenfreundlicher ServiceNeben Einkauf und Verkauf sowie den gesamten Logistikpro-zessen bildet der Dichtungsspezialist auch den Bereich Ser-vice mit Dynamics 365 Business Central ab. Dazu zählen bei-spielsweise die Reparatur von eingeschickten Pumpen oder auch die Optimierung der eingesetzten Dichtungen. „Wir über-prüfen die Betriebsparameter, reinigen die Pumpen und machen Vorschläge, um die Standzeit zu verlängern“, berich-tet Monschein. Die Integration der Serviceaufträge in die ERP-Software bringt gleich in zweifacher Hinsicht Vorteile: „Einer-seits können wir den Auftragsstatus auf Knopfdruck abrufen, andererseits können wir neben dem Material- auch den Werte-fluss exakt nachvollziehen und damit die Vorgänge kaufmän-nisch exakt auswerten.“

icher auf KursMit Dynamics 365 Business Central und Office 365 sieht sich Pumpwerk 51 für die Zukunft und damit für das weitere Wachstum des Unternehmens perfekt aufgestellt. „Wir planen als nächsten Schritt die ISO-Zertifizierung unseres Unterneh-mens, was ohne eine saubere ERP-Lösung überhaupt nicht möglich ist“, gibt Monschein einen Ausblick. Neben dem Aus-bau der Geschäftsaktivitäten – auch über die Landesgrenzen hinaus – steht mittelfristig die Einführung der CRM-Lösung Dynamics 365 for Sales auf der Agenda. Umso wichtiger ist für Monschein die Gewissheit, sich für den richtigen Partner entschieden zu haben: „Mit KUMAVISION haben wir einen Partner, der uns schnell und kompetent betreut. Zudem haben wir die Gewissheit, dass das Unternehmen auch noch in zehn Jahren für uns da sein wird."

EINGESETZTE LÖSUNGMicrosoft Dynamics 365 Business Central, Office 365 und Teams HERAUSFORDERUNGAbbildung aller Prozesse ohne Anpassungen BESONDERE EFFIZIENZAlle Anwendungen mit einheitlicher Datenbasis

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Turck-Gruppe schafft mit Dynamics CRM mehr Effizienz und Transparenz in Marketing und Vertrieb

LeadmanagementAutomatisiertes

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Das Thema Digitalisierung steht wie bei vielen Unternehmen dieser Größe auch beim Automatisierungsspezialisten Turck ganz oben auf der Agenda. „Wir betrachten Digitalisierung nicht nur aus einer technologi-schen Perspektive, sondern sehen darin auch die Chance, grundlegende Veränderungsprozesse aktiv zu gestalten“, erklärt Thorsten Roesner, Director Business Process Management bei Turck. Ein prominentes Bei-spiel dafür ist der Schulterschluss zwischen Marketing und Vertrieb. Die Aktivitäten der beiden Unternehmensbereiche hatten bereits in der Ver-gangenheit auf dieselben Ziele eingezahlt. Bei inzwischen 4.800 Mit-arbeitern in über 30 Landesgesellschaften und Vertriebspartnern in wei-teren 60 Staaten fiel es jedoch mitunter nicht leicht, alle Abläufe immer exakt zu synchronisieren. Die Erweiterung der CRM-Lösung Microsoft Dynamics CRM um ein Modul zur Marketingautomation versprach Abhilfe.

Automatisierung als ErfolgsfaktorDie Ziele der Digitalisierung werden vielfach gleichgesetzt mit Umsatz-steigerung und Kostensenkung. Ein Aspekt, den Roesner auch nicht leugnen möchte. Doch für den Projektleiter sind weitere Faktoren min-destens genauso wichtig: „Wir beobachten, dass sich die Onlineaktivitä-ten exponentiell entwickeln. Bei der Digitalisierung und Automatisierung der Vertriebsprozesse sehen wir enormes Potenzial, um an der Schnitt-stelle zwischen Turck und Interessenten bzw. Kunden die Datenqualität zu steigern und die Prozesssicherheit zu verbessern.“ Als konkretes Ziel definierten Roesner und sein Team die Automatisie-rung der Leadgenerierung und der Leadpflege. Was vorher individuell meist mit Excel und Outlook erfolgte, wird jetzt standardisiert und unter-nehmensweit einheitlich in Dynamics CRM erledigt. Die Aufgaben sind dabei klar verteilt: Im vierstufigen Lead-Lifecycle ist das Marketing für die ersten beiden Phasen zuständig, bevor der Vertrieb übernimmt. „Ein sol-ches Vorgehen setzt bei allen Beteiligten Vertrauen voraus, weshalb wir Ziele und Maßnahmen bereits im Vorfeld mit allen Stakeholdern disku-tiert und definiert haben“, kommentiert Roesner.

Seit über 50 Jahren ist Turck der Spezialist für industrielle Automationslösungen. Im Zuge der digitalen Transformation

des Unternehmens automatisierte die weltweit aufge-stellte Gruppe auch ihr Leadmanagement: Durch den Ein-

satz einer Marketingautomation-Lösung werden die über Website und Landing Pages generierten Leads automatisch in Microsoft Dynamics CRM verwaltet und bewertet. So entsteht ein nahtloses Zusammen-spiel von Marketing und Vertrieb, das belastbare Kennzahlen liefert und die Mitarbeiter von zeitauf-wendigen Routineaufgaben entlastet.

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Kanalübergreifende LeadgewinnungEin für unterschiedliche Zielgruppen konzipiertes Angebot an Digital-Kampagnen bildet bei Turck den Motor für die Lead-gewinnung – national wie international. Dreh- und Angelpunkt ist dabei die Website: Neben allgemeinen Produktinforma-tionen stellt Turck zahlreiche White-Paper zum Download bereit, bietet kostenlose Webinare an, lädt zu Messen und Roadshows ein und veröffentlicht Videos. Thematisch geht das Angebot weit über die eigene Produktpalette hinaus. Über sogenannten „Educational Content“ positioniert sich Turck nachhaltig als Experte in der Automationstechnik. Sobald ein Besucher für die Nutzung eines dieser Angebote seine E-Mail-Adresse auf der Website einträgt, wird er im CRM als poten-zieller Lead angelegt und zukünftig vom System erkannt. Mit jedem Besuch der Website wächst damit das Wissen über den jeweiligen Kontakt. Turck erhält so die Möglichkeit, über das CRM maßgeschneiderte Informationen und Angebote an den jeweiligen Lead zu senden. ”Mit unserer CRM-Lösung bilden wir voll automatisiert die Bereitstellung relevanter Informatio-nen per E-Mail zum richtigen Zeitpunkt ab“, berichtet Roesner.

Automatisiertes LeadscoringFür die Qualifizierung der Leads haben Marketing und Vertrieb gemeinsam ein Punktesystem entwickelt. Abhängig von der Art, Frequenz und Qualität der Interaktion des Interessenten mit der Turck-Website vergibt das CRM-System automatisch Punkte, die dem jeweiligen Lead zugeordnet werden. So wird beispielsweise die Anmeldung zu einem Webinar oder der Download einer Produktbroschüre stärker gewichtet als der Besuch der Website. Für bestimmte Aktivitäten hat Turck im System eine Art Überholspur eingerichtet. Zeigt ein Website-besucher Interesse an einem telefonischen Beratungsge-spräch oder stellt er eine technische Anfrage an den Support,

erkennt das CRM dies und leitet systemgestützt die erforder-lichen Schritte ein, damit eine zeitnahe persönliche Kontakt-aufnahme durch den Vertrieb sichergestellt wird.

Transparente VertriebsprozesseIm Normalfall übernimmt der Vertrieb aber erst, wenn ein Lead einen definierten Scoringwert – also einen bestimmten Reifegrad – erreicht hat und gleichzeitig die Qualität der Kon-taktdaten stimmt. Ein internes Service Level Agreement regelt dabei Zuständigkeiten und Bearbeitungszeiten: „Wir sind damit in der Lage, unseren Vertrieb optimal zu unterstützen und zu vermeiden, dass ein wichtiger Lead unbearbeitet bleibt oder eine Anfrage von zwei Landesgesellschaften parallel bearbeitet wird“, gibt Roesner einen Einblick in die Praxis. Dabei erhalten die Vertriebsmitarbeiter bei Turck weit mehr als die Kontaktdaten der Leads. Alle relevanten Informationen aus den vorangegangenen Marketingaktivitäten werden in das CRM zurückgespiegelt. So sieht der Vertriebsmitarbeiter auf einen Blick, an welchem Webinar ein Interessent teilge-nommen hat oder welches White-Paper er angefordert hat. „Unsere Mitarbeiter können sich mit Dynamics CRM zielge-richtet auf ihre Termine vorbereiten – und das dank mobiler App für Smartphone und Tablet an jedem Ort der Welt“, so Roesner. Weil Turck langfristige Kundenbeziehungen anstrebt, ist ein exakter Blick auf die Entwicklung von Neu- und Bestandskunden sehr wichtig. Dafür stellt die ERP-Integration bis auf die Ebene von Angebots- und Rechnungspositionen alle Daten in Dynamics CRM bereit. Da Turck aufgrund der vielen Landesgesellschaften eine heterogene ERP-Landschaft betreibt, entwickelte das CRM-Team der KUMAVISION für Turck eine SQL-Schnittstelle und ein Datenmodell, über das 16 verschiedene ERP-Systeme angebunden werden.

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Strukturiertes Reporting„Wir machen nur, was wir messen können“ – unter dieser prägnanten Prämisse plant, steuert und optimiert das Team um Roesner das weltweite digitale Marketing. Für jeden Teil-prozess im Leadmanagement hat Turck Kennzahlen definiert. Dazu zählen die klassischen Kennzahlen aus dem Onlinemar-keting wie die Performance von Suchmaschinenanzeigen oder Landing Pages, die Teilnahme an Webinaren, die Resonanz auf Newsletter oder das Interesse an White-Papers. Daneben fließt natürlich auch die Konvertierung von Leads und deren zukünftige Entwicklung als Kunde in die Bewertung der Kam-pagnen ein. Anstelle des sprichwörtlichen Bauchgefühls hat Turck Reportinginstrumente geschaffen, die jederzeit nach-vollziehbar zeigen, wo, wann, mit welchen Maßnahmen und mit welchen Budgets neue Kunden gewonnen werden. Das Reporting ist dabei nicht auf das Marketingteam beschränkt. Über die bereits angesprochene ERP-Integration wird die Grundlage für ein standardisiertes, weltweit einheitliches Berichtswesen für die gesamte Unternehmensgruppe gelegt. „Anstelle umständlich auf Basis von Excel-Listen PowerPoint-Präsentationen für die Vertriebsmeetings vorzubereiten, können wir jetzt direkt aus dem CRM präsentieren. Zudem erlauben die vereinheitlichten Kennzahlen eine bessere Ver-gleichbarkeit der Leadgenerierung und Kundenentwicklung in unterschiedlichen Regionen“, beschreibt Roesner die Vorteile für die Vertriebssteuerung.

Gemeinsame EntwicklungTurck war sich bewusst, keine CRM-Lösung von der Stange einzuführen, sondern etwas komplett Neues für das Unter-nehmen zu schaffen. Umso wichtiger war es für Roesner, den richtigen Partner an der Seite zu haben: „Wir sind den Weg von der Vision zur Wirklichkeit mit dem CRM-Team

der KUMAVISION gemeinsam gegangen. Die Kombination aus Technologie- und Prozesskompetenz hat uns zielführend unterstützt – gerade im internationalen Umfeld." Besonders geschätzt hat Turck dabei die pragmatische Vorgehensweise: Zu Beginn stand ein Prototyp, der nur die nötigsten Kernfunktio-nen enthielt. In einem iterativen Prozess wurde die CRM-Lösung in enger Abstimmung mit den Key-Usern gemeinsam weiter-entwickelt, womit von Anfang an Akzeptanz und Praxistauglich-keit sichergestellt wurden. Roesner verhehlt indes nicht, dass Aufbau und Pflege eines internationalen Key-User-Netzwerks Zeit und Geld kosten, sieht aber in der frühen Einbindung eine der zentralen Erfolgsfaktoren des Projekts. In regelmäßigen Treffen tauschen sich die Landesgesellschaften bis heute aus, stellen ihre Erfahrungen vor und unterstützen sich gegenseitig. Ebenso wichtig war für den Projektleiter die Art und Weise, wie das Projekt aufgesetzt wurde: „Für uns war das Thema CRM in erster Linie kein Softwareprojekt, sondern ein Changeprozess. Die Digitalisierung im Vertrieb schafft eine bisher nicht erreichte Transparenz, der Schulterschluss zwischen Marketing und Vertrieb stellt effiziente Wege bereit, um das Potenzial unserer Kundenbeziehungen noch besser zu nutzen.“

EINGESETZTE LÖSUNGMicrosoft Dynamics CRMHERAUSFORDERUNGChangemanagement, Integration unter-schiedlicher ERP-Systeme BESONDERE EFFIZIENZAutomatisiertes Leadmanagement und Qualifizierung

Die Digitalisierung im Vertrieb schafft eine bisher nicht erreichte Transparenz, der Schulterschuss zwischen Marketing und Vertrieb stellt effiziente Wege bereit, um das Potenzial unserer Kundenbeziehungen noch besser zu nutzen.

Thorsten Roesner, Director Business Process Management bei Turck

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Kundenbeziehungen proaktiv gestalten

Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement

Vielfältige InteraktionUnternehmen interagieren heute auf vielfältige Weise mit Ihren Kunden, Partnern und Lieferanten. Berührungspunkte gibt es während der gesamten Customer Journey, also vor, während und nach dem Kauf von Produkten und Dienstleistungen. Sie werden online auf der Website, bei digitalen Kampagnen, über Apps und Social Media sowie offline vor Ort beim Kunden, auf Messen und Events oder am Telefon kontaktiert. Berührungs-punkte gibt es im Marketing, Vertrieb, im Kundenservice und im technischen Außendienst.

Zahlreiche HerausforderungenIn der Praxis ergeben sich aus diesen vielfältigen Interaktionen zahlreiche Herausforderungen. Typische Anforderungen sind: Wie verbessere und vereinheitliche ich den Informationsaus-tausch im Unternehmen? Wie vernetze ich unterschiedliche Vertriebskanäle? Wie verknüpfe ich Vertriebssteuerung und

Produktionsplanung? Wie bleibe ich jederzeit auskunftsfähig – gegenüber Kunden sowie Mitarbeitern aus anderen Abtei-lungen? Wie gewährleiste ich schnelle Reaktionszeiten auf Anfragen? Wie kann ich Online-Marketing-Aktivitäten zielge-richtet planen, durchführen und auswerten? Wie digitalisiere ich Prozesse, um die Wirtschaftlichkeit zu verbessern?

Dynamics 365 Customer EngagementDie Antwort auf diese Herausforderungen liefert Microsoft mit Dynamics 365 Customer Engagement. Dabei handelt es sich um eine CRM-Suite, die die gesamte Customer Journey mit quasi allen Berührungspunkten abdeckt. Auf Basis der moder-nen Dynamics 365-Technologieplattform stellt Microsoft ein-zelne Anwendungen für Marketing, Vertrieb, Service und Außendienst bereit. Der Clou: Alle Anwendungen arbeiten mit derselben Datenbasis und lassen sich somit flexibel miteinan-

Das Thema Kundengewinnung und -bindung steht bei vielen Unternehmen ganz oben auf der Agenda. Vertriebsverantwortliche profitieren dabei von einer modernen CRM-Lösung. Unser Technologie-partner Microsoft und wir selbst investieren gezielt in die Entwicklung bzw. Bereitstellung von CRM-Lösungen und bauen unser Beratungsknow-how zur Implementierung weiter aus. Welche Möglich-keiten Dynamics 365 Customer Engagement eröffnet, stellen wir in diesem Beitrag kurz vor.

Mehr Möglichkeiten mit Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement

Dynamics 365 Field Service (Außendienst)

• Alle Informationen an einem Ort

• Mehr Einsätze pro Tag und Techniker

• Service-Einsätze digital dokumentieren und wertvolle Zeit sparen

• Personal- und Routenplanung optimieren

• Außen- und Innendienst vernetzen

• Folgeprozesse bereits vor Ort anstoßen

• IoT-Lösungen anbieten, neue Märkte erschließen

Dynamics 365 Sales (Vertrieb)

• Kunden ganzheitlich betrachten

• Margenträchtige Leads identifizieren

• Terminvorbereitung durch 360°-Sicht vereinfachen

• Umsätze durch Cross-Selling generieren

• Vertrieb transparent steuern und messen

• Überblick durch lückenlose Nachver- folgbarkeit jedes einzelnen Leads gewinnen

• Aktuelle Auswertungen nutzen

Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement

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der kombinieren – ganz nach den jeweiligen unterneh-mensspezifischen Anforderungen. Insellösungen und die damit verbundenen Nachteile wie Informationsverluste und mehrfache Datenpflege gehören damit der Vergangenheit an. Die Integration setzt sich bei der ERP-Software fort: Dynamics 365 CRM arbeitet nahtlos mit Dynamics 365 Business Central sowie neueren Dynamics NAV- Versionen zusammen. Darüber hinaus bindet KUMAVISION auch ältere Dynamics NAV-Versionen sowie Lösungen von Drittanbietern an: Die Band-breite reicht von Dokumentenmanagement (DMS) und Product Information Management (PIM) bis hin zu Content Management Systemen (CMS).

360-Grad-Sicht schafft VorteileDynamics 365 CRM stellt alle Kundendaten, Aufgaben, Infor-mationen und Auswertungen an einem zentralen Ort bereit. Die tägliche Arbeit der Mitarbeiter wird dadurch erheblich vereinfacht. Die nahtlose Outlook-Integration und die bekannte Microsoft-Oberfläche schaffen eine hohe Benut-zerfreundlichkeit und schlanke Prozesse. Dank mobiler Apps für Smartphone und Tablet greifen Mitarbeiter an jedem Ort und zu jeder Zeit auf alle relevanten Informationen zu – sogar, wenn sie offline sind. Auch Geschäftsleitung und Management profitieren: Dynamics 365 CRM ermöglicht es, Vertrieb, Marketing und Service miteinander zu verknüpfen. Damit lässt sich nicht nur der interne Informationsfluss ver-bessern und beschleunigen, sondern auch wertvolle Erkennt-nisse gewinnen. Das Resultat: Bessere Entscheidungen auf Basis besserer Informationen. So fließt z. B. die Rückmel-dung aus dem Service direkt an das Produktmarketing. Das Beispiel der Turck-Gruppe (S. 30) zeigt, wie der Schulter-schluss von Vertrieb und Marketing ein automatisiertes Leadmanagement etabliert, das weltweit neue Leads gene-riert, diese systemgestützt bewertet und erst ab einem bestimmten Reifegrad aufbereitet an den Vertrieb übergibt.

Digitale TransformationDigitalisierung bietet gerade im Bereich Customer Relation-ship Management ein enormes Potenzial, um Abläufe einer-seits zu beschleunigen bzw. zu automatisieren und anderer-seits transparenter zu gestalten. Vier Beispiele zeigen exem-

AKTUELL

Sie haben Fragen zur CRM-Integration? Wir beraten Sie gern: Heike Klecha, heike.klecha@kumavision.com

plarisch die Möglichkeiten: Interaktive Serviceberichte mit Foto-dokumentation, Aufgabenverfolgung, Ersatzteilbestellung und digitaler Signatur reduzieren administrative Tätigkeiten und ver-bessern die Zusammenarbeit von Außen- und Innendienst. Im Vertrieb ermöglicht die Integration des LinkedIn Sales Naviga-tors die gezielte Kontaktsuche und Kontaktpflege über Social Media. Im Bereich Service schafft das Internet der Dinge (IoT) die Möglichkeit, neue Geschäftsmodelle wie vorausschauende Wartung (Predictive Maintenance) auf Basis von Telemetrie -daten zu etablieren, die im CRM bei drohenden Ausfällen Service-aufträge auslösen. Der Einsatz von künstlicher Intelligenz, den Microsoft stetig ausbaut, erlaubt es neue – bisher unbekannte – Zusammenhänge zu identifizieren und Kunden maßgeschnei-derte Angebote zu erstellen oder auch durch Service- Bots ein-fache Fragen automatisch zu beantworten.

Kompetente BeratungKUMAVISION sieht im Bereich CRM eine große Chance Kunden, mit gleichermaßen flexiblen wie innovativen Lösungen die Effizi-enz und Transparenz und damit letztlich die Wettbewerbs-fähigkeit zu stärken. Wir haben daher unsere Kompetenzen weiter ausgebaut und unser CRM-Team verstärkt. Auf Basis unserer langjährigen Erfahrung mit über 1.700 ERP- und CRM- Projekten beraten wir Sie gern.

Dynamics 365 Customer Service

• Kundenbindung nachhaltig stärken

• Immer auskunftsfähig sein

• Schnell reagieren, Antwortzeiten verkürzen

• Alle Kontaktmöglichkeiten nutzen

• Interaktive Self-Service-Portale aufbauen

• Administrative Tätigkeiten reduzieren

• Neue Technologien wie KI/Service-Bots einsetzen

• Servicequalität durch Kundenfeedback verbessern

Dynamics 365 Marketing

• Alle Kontaktpunkte bespielen

• Social-Media integrieren

• Leadmanagement automatisieren

• Kommunikationskanäle vernetzen

• DSGVO-konform arbeiten (Datenschutz, Double- Opt-In-Verwaltung etc.)

• Kampagnen planen, steuern und auswerten

• Für Kunden interessante Inhalte identifzieren

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Die Fichtner GmbH & Co. KG wurde 1922 als regional tätiges Ingenieurbüro gegründet.

Mit Niederlassungen, Projekt büros und Beteiligungsgesell schaften in über 60 Ländern

ist die Fichtner-Gruppe heute eines der führenden Planungs- und Beratungsunter-

nehmen für Infrastruktur-Dienst leister mit Schwerpunkt Ver- und Entsorgungswirt-

schaft. Bei der eigenen IT vertraut Fichtner seit über zwanzig Jahren auf KUMAVISION.

Gemeinsam treiben sie die digitale Transformation im Unternehmen voran.

Fichtner digitalisiert Unternehmens - prozesse mit KUMAVISION

INNOVAT IONS TREIBER INNOVAT IONS TREIBER

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Seit mehr als 25 Jahren berät und unterstützt die Fichtner IT Consulting – kurz FIT – ihre Kunden bei der Auswahl sowie Implementierung von leistungsfähigen IT-Lösungen für technische Netze, Anlagen und Infrastruktur. „Die IT nimmt mit der voranschreitenden digitalen Transformation einen immer höheren Stellenwert ein“, erklärt David Plodek, Senior Consultant Controlling bei FIT. „Mit unserem umfas-senden Know-how im Bereich IT runden wir das umfang-reiche Angebotsportfolio der gesamten Unternehmensgruppe ab und stellen so sicher, dass unsere Kunden mit Blick auf die Herausforderungen und Chancen der Digitalisierung optimal aufgestellt sind.“

Vorreiter im UnternehmenAls IT-Kompetenzzentrum der weltweit agierenden Gruppe mit über 1.500 Mitarbeitern ist die Fichtner-Tochter FIT gleichzeitig Vorreiter bei der Umsetzung innovativer Ideen im Kundenauftrag wie auch im eigenen Unternehmen. „Als Tochterunternehmen haben wir einerseits die Verpflichtung, uns an Systemen und Prozessen des Mutterkonzerns zu ori-entieren, und andererseits die Aufgabe, durch eine kontinu-ierliche Optimierung der IT Effizienz und Transparenz zu steigern – beispielsweise durch die Digitalisierung von Pro-

zessen. Gleichzeitig haben alle Veränderungen, die wir vor-nehmen, direkten Einfluss auf die gesamte Gruppe“, gibt Plodek Einblick. Dementsprechend komplex gestaltet sich die Einführung neuer Lösungen. Umfassende Unterstützung bei dieser Aufgabe findet die Fichtner Consulting beim Business-Software-Spezialisten KUMAVISION.

Projekte im FokusFür die Abwicklung des Projektgeschäfts setzt die Gruppe seit Jahren die speziell für Projektdienstleister konzipierte Softwarelösung von KUMAVISION auf Basis von Microsoft Dynamics NAV ein, an dessen Entwicklung Fichtner als Kunde der ersten Stunde mitgewirkt hat. Die Lösung hat bei der Fichtner-Gruppe inzwischen einen so hohen Stellenwert, dass das Planungs- und Beratungsunternehmen ein international einheitliches Vorgehen entwickelt und bei den deutschen Gesellschaften sowie dem Tochterunternehmen in Indien ein-geführt hat. Perspektivisch ist eine Ausrollung der definierten Prozesse für Gesellschaften im In- und Ausland geplant. „Die Branchenlösung bietet uns zahlreiche Funktionen und Work-flows, mit denen wir die Transparenz und Verlässlichkeit der Projektsteuerung bereits deutlich verbessern konnten“, so Plodek. Die Bandbreite reicht von einer Ressourcen- und

REFERENZ

INNOVAT IONS TREIBER INNOVAT IONS TREIBER

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EINGESETZTE LÖSUNGKUMAVISION ERP für Projektdienstleister auf Basis von Microsoft Dynamics NAVHERAUSFORDERUNGUnterstützung bei der digitalen Transformation BESONDERE EFFIZIENZAutomatisierte Projektbewertung, digitalisierte Eingangsrechnungen, einfache Anbindung von Drittlösungen

Kapazitätsplanung, die auch bei vielen parallelen Projekten einen gezielten Einsatz der Mitarbeiter erlaubt, über eine integrierte Projektverwaltung mit Grob- und Feinplanung von Projektschritten und Meilensteinen bis hin zu einer transparenten Kalkulation und mitlaufenden Auswertung. Zusätzliche Komfort-Features wie die einfache Erfassung von Arbeitszeiten schaffen nicht nur eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern, sondern auch eine jederzeit aktuelle Datenbasis. „Da die Software eine Projektbetrachtung sowohl aus der Perspektive des Projektmanagements als auch aus der Perspektive des kaufmännischen Control-lings miteinander verknüpft, haben wir auch bei komplexen, lang laufenden Projekten jederzeit durchgängige Transpa-renz.“ Um die Effizienz weiter zu steigern und die Abteilun-gen noch enger zu vernetzen, werden derzeit zahlreiche Aufgaben digitalisiert und bereits im System abgebildete Prozesse automatisiert.

Monatliche ProjektbewertungAufgrund der vielschichtigen Vertragsstrukturen mit Werk-, Dienst- und Kaufverträgen ist die monatliche Projektbewer-tung bei FIT sehr komplex. Um eine einheitliche Beurteilung zu gewährleisten, wurden gemeinsam mit KUMAVISION Projektbewertungsvorlagen für jede Vertragsart definiert und implementiert. Sowohl Ist- als auch Planwerte wie Res-sourcen, Reise- und Sachkosten können so in der Bran-chensoftware direkt verbucht und automatisiert für die Projektbewertung herangezogen werden – und das auf Knopfdruck für wiederkehrende Projekte. Im Controlling ermöglichen die Projektbewertungsvorlagen nicht nur Aus-wertungen auf Projektebene, sondern auch für einzelne Teilaktivitäten. „Dieses neue Vorgehen erleichtert die Infor-mationsbeschaffung deutlich“, freut sich Plodek. „Wir kön-nen Reports für die Geschäftsleitung nun einfacher und schneller erstellen. Dank übersichtlichem Cockpit ist zudem sofort ersichtlich, wo Handlungsbedarf besteht und eventuell Rückstellungen gebildet werden müssen.“ Ein weiterer Vorteil der Projektbewertungsvorlagen: Fichtner kann diese einfach an eigene Wünsche anpassen – ganz ohne Programmierkenntnisse. „Benötigen wir doch einmal Unterstützung, ist KUMAVISION jederzeit für uns da“, kom-mentiert Plodek.

Die Branchenlösung bietet

uns zahlreiche Funktionen und

Work flows, mit denen wir die

Trans parenz und Verlässlichkeit

der Projekt steue rung bereits

deutlich verbessern konnten.

David Plodek, Senior Consultant Controlling bei FIT

Digitales RechnungswesenNeben der automatisierten Projektbewertung setzt FIT auch bei den Eingangsrechnungen auf digitalisierte Prozesse: „Mit dem Rechnungsmonitor in Dynamics können wir Belege von Lieferan-ten voll automatisiert erfassen und so unsere Abläufe deutlich beschleunigen“, berichtet Plodek. Das Einlesen der PDF-Doku-mente sowie den Freigabe-Workflow übernimmt eine Drittanbie-terlösung, die in die ERP-Branchensoftware von KUMAVISION integriert ist. „Bei der Auswahl war uns dieser Punkt besonders wichtig, denn alle Informationen laufen direkt in der Business-Software zusammen, die als zentrales Steuerungsinstrument fungiert.“ Nach dem Einlesen wird die Rechnung mittels Share-Point an die Branchensoftware übergeben, wo alle benötigten Felder automatisch angelegt sowie befüllt werden. Zeitintensive Aufgaben wie das Kopieren, Scannen und Stempeln der Rech-nungen entfallen. „Statt fünf Tagen Durchlaufzeit benötigen wir heute meist nur noch einen einzigen Tag vom Eingang der Rech-nung über die Genehmigung bis hin zur Verbuchung im System. Das freut natürlich unsere Lieferanten, aber auch intern profitie-ren wir vielfach davon: Wir sparen Kosten bei der Bearbeitung, arbeiten weitestgehend papierlos und wissen jederzeit, welche Rechnungen im Umlauf sind“, fasst Plodek zusammen. Ein weite-rer Vorteil, von dem vor allem das Controlling profitiert: Durch die digitale Erfassung entstehen weniger Fehler, fehlende Daten kön-nen zudem durch die automatisierte Prüfung gemäß § 14 UstG schneller gefunden werden. Transformation aktiv gestaltenAuch für die Zukunft sind bereits weitere Projekte in Zusammen-arbeit mit KUMAVISION geplant, welche die digitale Transformation im Unternehmen sowie der Gruppe weiter vorantreiben sollen: „Aktuell arbeiten wir daran, den zur Verfügung stehenden Funktions-umfang der Branchenlösung noch besser zu nutzen“, erklärt Plodek. „Neben der Implementierung des Reiseantrags bereiten wir die Datenübergabe über die offenen NAV-Schnittstellen zur quartals-weisen Konzernkonsolidierung vor.“ Dafür nutzt das Unternehmen die sich aus der Zusammenarbeit mit dem Mutterkonzern ergeben-den Synergieeffekte. „In unserem monatlichen Meeting kommen Power-User aus der gesamten Gruppe zusammen, um über mögli-che Themen zu diskutieren und innovative Ideen umzusetzen. Dabei greifen wir auch gern auf Denkanstöße von KUMAVISION zurück“, zieht Plodek ein ausgesprochen positives Fazit.

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NEWS

Award für erfolgreiche Entwicklung von Cloud-ERP-Lösungen

Zukunftssicher aufgestellt: KUMAVISION gewinnt Auszeichnung auf Microsoft-Partnerkonferenz

KUMAVISION wurde auf der europäischen Microsoft-Partner-konferenz Directions EMEA 2019 in Wien mit dem Award für den erfolgreichen Aufbau eines SaaS-Geschäftsbereichs mit Microsoft-Technologien und das darauf aufbauende Cloud-Geschäft ausgezeichnet. Die Community der Microsoft-Part-ner honorierte damit die Leistung, als weltweit einer der ersten Anbieter ERP-Branchenlösungen auf Basis der neuen Techno-logieplattform Microsoft Dynamics 365 Business Central ent-wickelt und erfolgreich am Markt platziert zu haben.

Die Auszeichnung würdigt zudem den Erfolg des Cloud-Geschäfts der KUMAVISION, die Strategie der Business-Unit sowie die Vorteile, die sich für die Kunden aus dem Betreiber-modell Software as a Service (SaaS) ergeben: mehr Zukunfts-sicherheit durch eine führende Technologie, vereinfachtes Zusammenspiel von ERP, CRM, BI und Office 365 sowie die direkte Integration von Trendthemen wie IoT, KI oder Big Data.

„Für uns ist diese Auszeichnung eine besondere Ehre, da sie von anderen Microsoft-Partnern vergeben wird. Wir dürfen uns daher mit Fug und Recht als Vorreiter der Branche sehen“, freut sich KUMAVISION-Vorstand Markus Birk. Für ihn ist das jedoch kein Grund, sich auszuruhen: „Das ist lediglich eine Bestätigung, auf dem richtigen Weg zu sein. Aber wir stehen erst am Anfang und werden unsere Bemühungen weiter intensivieren, die Vorteile der neuen technologischen Basis für unsere Kunden nutzbar zu machen.“ Neben dem Erfolg der SaaS-Lösungen würdigte die Jury insbeson-dere die strategische Ausrichtung des langjährigen Microsoft-Partners KUMAVISION: „Durch die Übernahme des gesamten Microsoft-Cloud-Portfolios und die Etablierung eines innovativen Teams, das alle tradi-tionellen Denkweisen von der Organisation über die Prozesse bis hin zum Produkt infrage stellt, hat KUMAVISION beeindruckende Kennzah-len, beeindruckendes Wachstum, neue Märkte und zufriedene Kunden geschaffen“, sagte der Laudator, Michael Hartmann, CEO QBS Group, anlässlich der Preisverleihung in Wien.

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Markdorfer Team gewinnt RoboCup WMBei der RoboCup Junior Weltmeisterschaft in Sydney gewann die L.o.C Robotics, das fünfköpfige Team der Roboter AG Mark-dorf, als erste deutsche Mannschaft den Titel. Mit ihrem 1,2 kg schweren, autonomen Fußballroboter haben die Schüler des Bildungszentrums Markdorf in der Königsklasse Soccer 2vs2

Open gegen die internationale Konkurrenz gesiegt. Zuvor hatte sich das von KUMAVISION gesponserte Team bei der Europa-meisterschaft in mehreren Runden gegen Fußballroboter in der leichten Gewichtsklasse durchgesetzt und sich so die Teil-nahme an der Weltmeisterschaft in Australien gesichert.

A.M.I. GmbH, Feldkirch (A)AH Aktiv-Haus GmbH, Stuttgart (D)Albert Kerbl GmbH, Buchbach (D)ALSO Enterprise Services GmbH, Berlin (D)ASSEMBLIFY® GmbH, Nürnberg (D)ASW+W GmbH, Offenburg (D)ATM Tornau Motoren GmbH & Co. KG, Oldenburg (D)Beauty-Lab GmbH, München (D)BioCer Entwicklungs-GmbH, Bayreuth (D)Caritasverband e.V. Pforzheim, Pforzheim (D)CoMot Europe GmbH, Götzis (A)DiaExpert GmbH, Liederbach (D)DIALAB Produktion u. Vertrieb von chemisch-technischen Prod. und Laborinstrumenten GmbH, Wiener Neudorf (A)DoPchoice GmbH, München (D)Druckerfachmann.de GmbH & Co. KG, Berlin (D)Elatec GmbH, Puchheim (D)GAUX GmbH, Dornhan (D)Gebetsroither International GmbH, Weißenbach/Liezen (A)Genesis Import GmbH, Schwarzach (D)Hans Hagemann GmbH, Eppingen (D)Hügler GmbH, Aulendorf (D)IHK Gesellschaft für Informationsverarbeitung mbH, Dortmund (D)INTEGA GmbH, Kirchheim (D)Interim Manager Purchasing, Mühltal-Nieder-Ramstadt (D)

joimax GmbH, Karlsruhe (D)Kandou Bus SA, Lausanne, CHKARL STORZ NDTec GmbH, Walsdorf (D)Kocher & Beck GmbH + Co., Pliezhausen (D)LGA Landesgewerbeanstalt Bayern, Nürnberg (D)LOTTO24 AG, Hamburg (D)Neuromedex GmbH, Hamburg (D)Novum Märkte GmbH, Bielefeld (D)Paragon Customer Communications Korschenbroich GmbH, Korschenbroich (D)PI-SM GmbH Holding, Ehringshausen (D)provita medical GmbH & Co. KG, Wermelskirchen (D)Pumpwerk 51, Frastanz (A)REKO Fensterbau GmbH, Oberhofen am Irrsee (A)REKORD Franchise GmbH, Villach (A)Reuter Baumanagement GmbH, Niederkrüchten (D)Robert Bosch GmbH, Karlsruhe (D)Rodday Wundmanagement GmbH, Eichstetten (D)SCHEMA GmbH, Nürnberg (D)STRUSSNIG Ges.m.b.H., Einöde bei Villach (A)SUYIN GmbH, Pfarrkirchen (D)Teppich-Kibek GmbH, Elmshorn (D)TOBSTEEL GmbH, Öhringen (D)Werner Sobek Holding GmbH, Stuttgart (D)ZF SACHS MICRO MOBILITY GmbH, Ravensburg (D)ZOLL CMS GmbH, Köln (D)

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Neuer KUMA-Blog online Rund um die Welt der Business-Software gibt es viel Interes-santes zu zeigen und zu erzählen. Der neu geschaffene KUMA-Blog bietet dafür den idealen Raum: Von Wissenswertem zu ERP, CRM und Co. über neueste Trends wie digitales Retrofit bis hin zu Tipps und Tricks für ein erfolgreiches Projektmanage-ment finden Interessierte unter https://kumavision.com/blog regelmäßig neue Artikel. Das vielfältige Themenspektrum bie-tet dabei für jeden etwas – vom Projektmanager bis hin zum Produktionsleiter.

Die KUMAVISION AG übernimmt die Mehrheit an der akquinet business solutions GmbH mit Sitz in Hamburg, einem Tochter-unternehmen der akquinet AG. Mit der Partnerschaft bündeln die Unternehmen ihre Kompetenz im Bereich Customer Rela-tionship Management (CRM) und treiben das Thema Kunden-management vor dem Hintergrund der Plattformstrategie von Microsoft voran. Denn auf Basis von Microsoft Dynamics 365 rücken auch ERP- und CRM-Welt näher zusammen und eröff-nen neue Möglichkeiten insbesondere in den Bereichen Marke-ting, Service und Kundenbindung. Kunden profitieren von der Zusammenarbeit gleich mehrfach: Gemeinsam mit den Spezia-listen in Markdorf wächst das CRM-Team der KUMAVISION- Gruppe auf rund 20 Mitarbeiter. Zudem verdichtet sich mit dem neuen Standort in Hamburg das Niederlassungsnetz der KUMAVISION in Deutschland. Die akquinet business solutions GmbH betreut bereits zahlreiche namhafte Unternehmen im

CRM-Bereich. Für sie ändert sich durch die neuen Mehrheits-verhältnisse nichts. Denn das komplette Team bleibt erhalten und Thomas Urban wird – wie in den vergangenen zehn Jahren – weiterhin als Geschäftsführer fungieren.

Auszeichnung für bestes Qualitäts- management

Im Rahmen des jährlichen Audits für die Norm DIN ISO 9001:2015 hat der Bereich Healthcare-Solutions der KUMAVISION die Auszeichnung für die „beste Umsetzung“ gewonnen. Der Preis der akkreditierten Zertifizierungsstelle H+S dokumentiert das gelebte Qualitäts management des ERP-Spezialisten, das alle Prozesse von der Entwicklung über die Einführung bis hin zum Support der ERP-Branchenlösungen für das Gesundheitswesen und die Medizintechnik umfasst. Dass sich KUMAVISION erneut den ersten Platz sichern konnte, zeigt das kontinuierliche Engagement des Busi-ness-Software-Anbieters, das sich auch für die Kunden bezahlt macht: Neben hohen Qualitätsstandards können sich diese bei der unternehmenseigenen Validierung auf die zertifizierten und dokumentierten Prozesse der KUMAVISION berufen und sparen so Zeit und Geld.

NEWS

Dynamics 365 CRM

Marketing

Sales

Customer Service

Field Service

Gestärkte CRM-Kompetenz

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5 FRAGEN ZU:

ABGEFRAGT

1. WAS IST MICROSOFT TEAMS? Kurz: der zentrale Ort für Teamarbeit in Office 365. Teams stellt Funktionen für Gruppen-chats, Onlinemeetings, Videokonferenzen, Kalender, Aufgabenverwaltung, Dateifrei gaben, Telefonanrufe und vieles mehr in einem gemeinsamen Arbeitsbereich bereit. Informations-austausch und Zusammenarbeit werden mit Teams und Kanälen erheblich vereinfacht.

2. WIE UNTERSCHEIDEN SICH TEAMS UND KANÄLE? Sie können beliebig viele Teams anlegen und Mitarbeiter sowie sogar externe Kontakte dazu ein laden. Innerhalb eines Teams können Sie Kanäle für bestimmte Themen oder Projekte erstellen. Haben Sie z. B. ein Team für eine Markteinführung, er stellen Sie einfach Kanäle für Produktmanagement, Marktforschung, Entwicklung, Produktion und Marketing. Damit findet jeder Mitarbeiter sofort diejeni-gen Informationen, die für ihn wirklich relevant sind.

3. WIE VEREINFACHT TEAMS DIE ZUSAMMENARBEIT? Teams stoppt die E-Mail-Flut. Mitarbeiter können sich einfach zu The-men oder Dokumenten per Chat austauschen. Informationen und Dateien müssen nicht mehr umständlich hin und her geschickt werden, sondern stehen an einem zentralen Ort für alle Teammitglieder bereit. Sie können z. B. Dateien gemeinsam bearbeiten und so die interne Abstimmung beschleunigen und Probleme durch veraltete Versi-onen vermeiden. Durch die integrierte Telefonie ist es sehr einfach, Teammitglieder anzurufen bzw. Onlinemeetings aufzusetzen.

4. LÄSST SICH TEAMS ERWEITERN? Ja. Sie können Microsoft-Anwendungen wie z. B. Planner für die Aufgabenverwaltung, OneNote für Notizen, SharePoint für die Dokumentenablage oder Power BI-Dashboards sowie Dritt-anbieter-Tools über Dutzende Konnektoren einfach integrieren.

5. WIE ERHALTE ICH TEAMS? Wenn Sie sich für Office 365 entscheiden, ist Teams automa-tisch mit dabei. Übrigens: Teams hat Skype for Business als Telefonie- und Chatlösung in Office 365 abgelöst.

MICROSOFT TEAMS

Microsoft Teams bildet als Nachfolger von Skype for Business ein zentrales Element in der Modern-Workplace-Strategie von Microsoft. Ralf Riethmüller, Leiter Service und verantwortlich für Cloud und Office 365 zeigt, wie Unter -nehmen mit Microsoft Teams die Zusammenarbeit im Team verbessern und damit die E-Mail-Flut eindämmen.

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INTERESSE? Weitere Informationen erhalten Sie bei Ralf Riethmüller: kontakt@kumavision.com

KUMA INFO

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STANDORTE KUMAVISION GRUPPE

VERANSTALTUNGEN

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Bestandskunden und Interessenten. Themen und Termine finden Sie auf www.kumavision.com/webcast-kunden

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Markdorf (Zentrale)

KUMAVISION Kundenforum 2020

17. und 18. März 2020, Stuttgart„Die Zukunft der Business-Software“ – unter diesem Motto geht die bereits 17. Ausgabe des KUMAVISION-Kundenforums der Frage nach, wie Unternehmen mit modernen Softwarelösungen die Herausforderungen der digitalen Transformation erfolgreich meistern. Im Fokus stehen neben den ERP-Branchenlösungen von KUMAVISION die zahl-reichen Möglichkeiten, die die Technologieplattform Microsoft Dynamics 365 mit Geschäftsanwendun-gen für ERP, CRM, Business Intelligence, IoT, KI und Kollaboration bietet. In zahlreichen Vorträgen, User-Groups und Praxis-Workshops werden auch 2020 wieder aktuelle IT-Trends sowie die Weiterentwicklung unserer ERP-Branchenlösungen vorgestellt und gemeinsam dis-kutiert. Daneben bietet das Kundenforum selbstver-ständlich auch wieder viel Platz für den Austausch mit unseren Experten und Branchenkollegen.

kumavision.com/kundenforum

MICROSOFT TEAMS

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