[DE] DMS: Ist-Analyse und Auswertung von Analysen | Dr. Ulrich Kampffmeyer | PROJECT CONSULT |...

Ist-Analyse und Auswertung vonAnalysen

für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen

Beratung

Dr. Ulrich KampffmeyerBarbara Merkel

P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Hamburg 1998

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen

für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen

Von Dr. Ulrich Kampffmeyer

Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH Managing Partner der PROJECT CONSULT International Ltd.Mitglied des Executive Committee und des Board of Directors der AIIM EuropeMitglied des DLM-Monitoring Committee der Europäischen Kommission

Und Barbara Merkel

Beraterin der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr.Ulrich Kampffmeyer GmbH.

InhaltBedeutung von Ist-Analysen

Zweck von Ist-AnalysenDurchführung von AnalysenAufwände für die Durchführung von AnalysenVorgehen

ErfassungslistenAllgemeiner Aufbau der ErfassungslistenDokument-Analyse (Dok_A)Ordnungsmittel-Analyse (Ord_A)Archiv-Analyse (Arc_A)Nutzungs-Analyse (Nutz_A)Organisations-Analyse (Org_A)Vorgangs-Analyse (Vorg_A)Technik-Analyse (Tec_A)

Auswertung der ListenZählwerteSkalierungen oder WertebereicheJa/Nein-Fragen „Document-Life-Cycle“-AnalyseBesondere Ergebnistypen

Übergreifende AuswertungenAuswertungsbereicheZusammenführung der Ergebnisse mit GewichtungKosten/WirtschaftlichkeitZeitverhaltenMengengerüsteRetrieval/Wiederfinden/Klassifikation - Archivsystemstruk-turZugriffsrechte/Zugriffsschutz/DatensicherheitSpeicherformateRechtliche Absicherung / VerfahrensdokumentationOrganisationsstrukturNutzungskomfortAuslegung der InfrastrukturEinbindung vorhandener Systeme

Kunde: Intern Projekt: Autor: Kff/BMThema: DMS-Einführung Topic: Ist-Analyse Status: FertigDatei: dmsist-

analyseulrichkampffmeyer19980112-160819092253.doc

Datum: 12.01.1998 Version: 2.1

© PROJECT CONSULT GmbH 1998 Seite 2 von 50


SonstigesErgebnisAusblick

Nutzung von ToolsStrategien

Anlagen „Erfassungslisten“

Bedeutung von Ist-Analysen

Die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems jeglicher Ausprägung ist aufgrund der Komplexität eines solchen Systems und der mit der Einführung verbundenen notwendigen Anpassung der Arbeitsabläufe eine unternehmenspolitische Entscheidung mit erheblicher Reichweite. Daher muß bereits im Vorfeld der Systemeinführung eine umfassende Planung durchgeführt werden. Zur Bestimmung des Aufbaus und der Auslegung eines zukünftigen Dokumenten-Management-Systems müssen die in einem Unternehmen verwendeten Informationen und Dokumente und die bereits existierenden Ablagen und Archive untersucht werden. Erst aufgrund der in der Ist-Analyse gesammelten und ausgewerteten Daten können Schwachstellen erkannt, die Anforderungen an das zukünftige Dokumenten-Management-System spezifiziert und dessen Auslegung bestimmt werden.

Zweck von Ist-Analysen

Die sorgfältig durchgeführte Ist-Analyse liefert alle Informationen für Anwender und Anbieter, um eine technische Lösung erfolgreich einführen zu können:

• Ermittlung von Schwachstellen und Effizienzpotentialen,

• Mengengerüste für Lösungen,

• Erschließung der Information,

• Planung der organisatorischen Veränderungen,

• Abschätzung der Dimension von Projekten und Erleichterung der Auswahl eines geeigneten Systems,

• Maßstab für den Projekterfolg,

• Planungsgrundlage für Soll-Konzeption und Pflichtenheft,

• Vergleichsdaten für Ist und Soll,

• Planung der Durchführung von Projekten.

Die Ist-Analyse ist somit ein wichtiger Erfolgsfaktor und eine wesentliche Voraussetzung in allen Arten von DMS-Projekten.

Durchführung von Analysen

Bei der Untersuchung des Ist-Zustandes hinsichtlich des Dokumenten-Managements in einem Unternehmen sind viele Fragen zu beantworten, wie beispielsweise:





Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen• Welche Informationen und Dokumente entstehen?

• Wer bearbeitet sie?

• Wann und wo werden sie erstellt?

• Wie oft wird auf Dokumente zugegriffen?

• Wann, wo und von wem werden sie abgelegt, archiviert, geändert, vernichtet?

• Wer darf Dokumente vernichten?

• Wann wird eine Information benötigt und woher kommt sie?

• Welche Infrastruktur wird im Unternehmen genutzt?

• Welche Ablagen und Archive sind vorhanden?

Aus den Antworten auf diese Fragestellungen lassen sich Faktoren ableiten, die Systemarchitektur, Auslegung der Systemkomponenten, Verschlagwortung und Retrieval, Datensicherheit und Datenschutz, geeignete Speichermedien, erforderliche Organisationsanpassungen u.a. bestimmen. Auch die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung leitet sich hieraus ab. Die genannten Fragestellungen bezüglich des Ist-Zustandes sollten mittels verschiedener Detailanalysen beantwortet werden:

• Dokument-Analysen,

• Ordnungsmittel-Analysen,

• Archiv-Analysen,

• Nutzungs-Analysen,

• Organisations-Analysen,

• Vorgangs-Analysen und

• Technik-Analysen.

Bei jeder Detailanalyse können alle notwendigen Informationen am sinnvollsten mit Hilfe von Fragebögen oder Erfassungslisten ermittelt werden. Da die im Rahmen der Ist-Bestandsaufnahme durchzuführenden Detailanalysen nicht isoliert zu betrachten sind und die Analysebereiche Überschneidungen aufweisen, werden Informationen in unterschiedlichen Zusammenhängen auftreten.

Bei bestimmten Unternehmenszielen, wie etwa die Reduzierung des Raumbedarfes, kann die Ist-Analyse auch nur auf eine Analyse, in diesem Fall die Archiv-Analyse, beschränkt werden. Bei aufwendigeren Untersuchungen wie beispielsweise Vorgangs-Analysen kann es sinnvoll sein, die schriftliche Befragung durch Interviewtechniken zu ergänzen.

Aufwände für die Durchführung von Analysen

Der Aufwand für die Durchführung von Analysen mit entsprechender Ergebnisdokumentation ist nicht zu unterschätzen. Vor Beginn der Untersuchung Kunde: Intern Projekt: Autor: Kff/BMThema: DMS-Einführung Topic: Ist-Analyse Status: FertigDatei: dmsist-




Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemensind daher Tiefe und einzusetzende Methodik wie z.B. Datenbanken oder Tabellenkalkulation derart festzulegen, daß vergleichbare Ergebnisse erzielt werden können. Die Qualität der erhobenen Informationen ist ein kritischer Erfolgsfaktor für das Gesamtprojekt, da fehlende Daten bei der Realisierung nur mit erheblichem Zusatzaufwand beschafft werden können und damit Implementierungszeitpläne verzögern. Der Aufwand für die Durchführung einer Ist-Analyse ist von verschiedenen, unternehmensspezifischen Faktoren abhängig. Folgende Faktoren sind bei der Aufwandsabschätzung zu berücksichtigen:

• Schwerpunkte und Zielsetzung der Untersuchung,

• Umfang des zu untersuchenden Bereiches,

• Einbeziehung vorhandener Informationen wie beispielsweise Übersichten über die Infrastruktur, Organigramme oder Stellenbeschreibungen,

• Umfang der durchzuführenden Detailanalysen,

• Tiefe und Detaillierungsgrad der Untersuchung,

• Höhe des Budgets,

• gewünschtes Ergebnis und

• Kenntnisstand der Projektmitarbeiter.

Aufwand und zu erreichendes Ziel müssen dabei in einem gesunden und wirtschaftlich zu vertretenden Rahmen bleiben. Die Aufwände für die Durchführung der Analysen steigen mit der Komplexität des Systems.

Schalenmodell

Workflow

Retrievalund Recherche

Archiv

Nutzen

Integrationsgrad KomplexitätDaten-

sicherung

Kosten

Dokumenten-Management

Synergien mit anderen Anwendungen

Groupware

Abb. 1: Schalenmodell

Die Auswertungen der Detailanalysen ermöglichen die Abschätzung der Komplexität der geplanten Anwendung. Der Anwender kann sich für unterschiedliche Strategien entscheiden wie z.B.





Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen• einfachere technische Lösung - geringerer Implementierungsaufwand - hoher

Organisationsaufwand zur Sicherstellung des Verfahrens - geringere Nutzenpotentiale, oder z.B.

• umfassende technische Lösung - hoher Implementierungsaufwand - geringer organisatorischer Aufwand für den Betrieb durch optimalen Technikeinsatz - höhere Nutzenpotentiale.

Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die Aufwände der verschiedenen Analysen für unterschiedliche Systemkategorien.

Analysen Gesamt-

Dokument

Ordn.

mittel

Nutzung Archiv Org. Vorgang Technik Aufwand

Daten-sicherungssystem

+ + sehr gering

COLD-Archiv

+ + + + gering

Image-Archiv

+++ ++ ++ +++ + + ++ mittel

Gemischtes Archiv

+++ +++ ++ +++ + + ++ mittel

Dynam-isches Dokumen-ten-Management

+++ + ++ ++ ++ ++ ++ hoch

Group-ware ohne Archiv

+ + ++ ++ ++ + mittel

Group-ware mit Archiv

++ ++ ++ ++ ++ ++ ++ hoch

Ad hoc Workflow

++ ++ ++ + + + ++ mittel

Production Workflow

+++ +++ +++ ++ +++ +++ ++ sehr hoch

Integrierte Lösungen aus Workflow, Archiv etc.

+++ +++ +++ +++ +++ +++ +++ sehr hoch

Abb. 2: Aufwände für die Durchführung von Analysen nach Systemkategorien





Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-SystemenVorgehen

Bei der Planung der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems empfiehlt sich im allgemeinen folgendes Vorgehen:

• Grobanalyse

• Eignung der untersuchten Bereiche für die Einführung einer technischen Lösung

• Ermittlung der Dimension des Projektes

• Entscheidung für grundsätzliche Produktstrategien, z.B. Workflow, Groupware, elektronisches Archiv

• Abschätzung der Aufwände für Detailanalysen

• Planung Einführungs- und Realisierungsprojekt

• Ressourcenbindung

• Detailanalysen

• Durchführung der benötigten Analysen

• Auswertung und Bewertung

• Kosten-, Nutzen-, Wirtschaftlichkeitsermittlung

• Betriebskonzept

• Qualifizierungskonzept

• Projektplan

• Soll-Konzept, Pflichtenheft

• Ausschreibung, Auswahl

Nach der Ist-Bestandsaufnahme erfolgt eine Verdichtung und Auswertung der durchgeführten Detailanalysen. Je nach Umfang kommt der Einsatz von manuellen Tabellenkalkulations- oder Datenbankmethoden in Frage. Bei der Dokument- und Archiv-Analyse sind in der Regel Tabellenkalkulationsprogramme ausreichend, bei komplexeren Analysen sollte der Einsatz einer Datenbank vorgezogen werden. Für Vorgangs-Analysen können entsprechende Design- und Simulationstools eingesetzt werden. Es sollte jedoch nach Möglichkeit eine einheitliche Auswertungsmethodik gewählt werden. Aus den Ergebnissen der Analysen und der Bewertung der Schwachstellen ergeben sich die eigentlichen Anforderungen an das DMS.

Die grundsätzlichen Anforderungen und das fachliche Soll-Konzept sollten zusammen mit den Fachabteilungen entwickelt werden. Das fachliche Soll-Konzept bildet die Grundlage für die Erarbeitung des technischen Pflichtenheftes für eine anschließende Ausschreibung oder Angebotseinholung. Grundsätzlich gilt bei einer Ausschreibung, daß der Aufwand für die Auswertung der Angebote, die Herstellergespräche und die Vertragsverhandlungen in einem realistischen Verhältnis zum Gesamtumfang des Projektes stehen müssen. Man kann davon Kunde: Intern Projekt: Autor: Kff/BMThema: DMS-Einführung Topic: Ist-Analyse Status: FertigDatei: dmsist-




Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemenausgehen, daß sechs bis sieben qualifizierte Angebote einen ausreichenden Entscheidungsfreiraum bieten. Eine Vorauswahl der potentiellen Anbieter kann auch durch KO-Kriterien erfolgen.

Die auftragsgemäße Realisierung durch den Systemanbieter kann nur bei exakter Formulierung der geforderten Systemfunktionalität und Arbeitsabläufe gewährleistet sein. Bei einer mangelnden Ausformulierung der Anforderungen besteht die Gefahr, daß der Anbieter zwar die technische Funktionalität bereitstellt, die aber als Gesamtlösung unter Umständen nicht der geforderten Aufgabenstellung gerecht wird und nicht wirtschaftlich eingesetzt ist.






Erfassungslisten

Die hinsichtlich des Ist-Zustandes des Dokumenten-Managements zu untersuchenden Fragestellungen werden mittels verschiedener Detailanalysen beantwortet:

• Dokument-Analyse (Dok_A),

• Ordnungsmittel-Analyse (Ord_A),

• Archiv-Analyse (Arc_A),

• Nutzungs-Analyse (Nutz_A),

• Organisations-Analyse (Org_A),

• Vorgangs-Analyse (Vorg_A) und

• Technik-Analyse (Tec_A).

Im folgenden werden die verschiedenen Erfassungslisten für die Detailanalysen beschrieben. Diese stehen als Excel-Dateien zur Verfügung, so daß sie für jede Anforderung angepaßt werden können (siehe Kapitel 7 Anlagen „Erfassungslisten“).

Allgemeiner Aufbau der Erfassungslisten

Alle Erfassungslisten sind einheitlich aufgebaut. Der Aufbau bildet einen einheitlichen, formalen Rahmen für die inhaltlich unterschiedlichen Erfassungslisten der einzelnen Analysen und vereinfacht die Zusammenführung und Auswertung der Listen. Alle Erfassungslisten sind in

• einen allgemeinen Kopfteil,

• einen listenspezifischen Kopfteil, der die gesamte Liste betrifft und

• einen listenspezifischen Hauptteil

gegliedert.

Der allgemeine Kopfteil ist folgendermaßen aufgebaut:

PC-Kunde

Ist-Analyse

Projekt Fachbereich

Thema Ist-Analyse

Datum

Projekt-Nr.

Abteilung Listentyp Version

Autor Listennr.

Stellen-zeich.

Telefon





Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-SystemenIn das Feld „Listentyp“ ist die jeweilige Detailanalyse (Dokument-Analyse, Ordnungsmittel-Analyse, Archiv-Analyse, Nutzungs-Analyse, Organisations-Analyse, Vorgangs-Analyse oder Technik-Analyse) einzutragen. Gibt es zu einer Detailanalyse mehrere Listen, ist auch das Feld „Listennr.“ auszufüllen (lfd. Nummer der Listen). Das Feld Version enthält die unterschiedlichen Überarbeitungsstände der Liste, z.B. „Ersterhebung“ oder „Konsolidiert“.

In dem listenspezifischen Kopfteil werden Angaben zur Identifizierung der jeweiligen Erfassungsliste gemacht. Für die Dokument-Analyse sieht dieser Teil der Liste beispielsweise folgendermaßen aus:Sachgebiet

Ordnungsmittel

Der Hauptteil der Erfassungslisten enthält die auszuwertenden Felder, wobei prinzipiell drei Möglichkeiten für die Auswertungen und Zusammenfassungen der einzelnen Spalten bestehen (siehe auch Kapitel 3 „Auswertung der Listen“):

Beispiel Auswertungsmöglichkeiten

Zählwert oder Meßwert Anzahl Dokumente in einem Ordnungsmittel

Bildung von Summen

Skalierung oder Wertebereiche Scanbarkeit von Dokumenten von 1 bis 9 (1 bedeutet gute Scanbarkeit, 9 bedeutet nicht scanbar)

Qualitative Aussagen Bildung von Mittelwerten

Ja/Nein-Fragen Einseitiges oder mehrseitiges Dokument:

0 bedeutet einseitiges Dokument

1 bedeutet mehrseitiges Dokument

Prozentwerte

Dokument-Analyse (Dok_A)

Bei der Dokument-Analyse wird erhoben, welche Quellen (CI-Dateien, NCI-Dateien, Papier, Fax, Mikrofilm etc.) für Dokumente vorliegen, welche Merkmale und Eigenschaften sie besitzen und welche Dokumentklassen im Unternehmen vorhanden sind. Dokumentklassen werden gebildet, um sinnvolle Gruppierungen von Dokumenten nach physischen, formalen, inhaltlichen oder rechtlichen Kriterien zu ermöglichen.

In Abhängigkeit der einzubeziehenden Daten und Dokumente können bei der Dokument-Analyse

• formale Kriterien, z.B. Aufbau oder Layout,

• inhaltliche Kriterien, z.B. Such- und Ordnungsbegriffe oder identifizierende Merkmale und

• rechtliche Aspekte, z.B. Rechtscharakter oder Aufbewahrungsfristen,

unterschieden werden. Bei Papierdokumenten sind außerdem qualitative Aspekte wie Papierstärken, Farben, Opazität, Beschriftung oder Formate, bei Dateien dagegen Kriterien wie Formate, erzeugende und anzeigende Programme zu erheben.Kunde: Intern Projekt: Autor: Kff/BMThema: DMS-Einführung Topic: Ist-Analyse Status: FertigDatei: dmsist-





Dokumentanalyse

Abspeicherung

Formalanalyse

DatenträgerBestandZuwachsAktualisierungErstellungLayout-Struktur

Inhaltsanalyse

Logische StrukturDatenträgerBestandZuwachsAktualisierungErstellungArtVolumen

Qualitätsanalyse

BeschaffenheitLesbarkeitScannbarkeit

Rechtsanalyse

Aufbewahrungs-pflichtAufbewahrungs-fristArt derAufzeichnung

Wiederfinden

Abb. 3: Dokument-Analyse

Ziele der Dokument-Analyse

Die Dokument-Analyse dient dazu, die Typen, die Redundanzen und den Informationsumfang festzustellen und eine Gruppenbildung bzw. Strukturierung der Informationen im Hinblick auf das zukünftige Dokumenten-Management-System vorzunehmen. Zur Steuerung von Anzeige, Verarbeitung, Zugriff und Speicherung können Dokumente in verschiedene Typen zusammengefaßt werden. Es kann festgestellt werden, welche Informationen und Dokumente überhaupt archivierungswürdig sind. Schwierige Dokumenttypen bezüglich der elektronischen Archivierung werden frühzeitig erkannt. Weiterhin resultieren aus der Dokument-Analyse bereits Anforderungen an das Scannen und an Importprogramme sowie an die Indizierung für den Zugriff auf Dokumente.

Erfassungsliste Dok_A

Bei der Dokument-Analyse ist eine Mustersammlung für alle Dokumente 1 bis n anzulegen, die auch für die späteren Tests verwendet wird.

PC-Kunde Dok_A Dokument-AnalyseProjekt Fachbereich Thema Ist-Analyse DatumProjekt-Nr. Abteilung Listentyp Dokument-Analyse (Dok_A) Version

Autor Listennr.Stellenzeich.Telefon

SachgebietOrdnungsmittel

Lfd. Bezeichnung Dok_A01 Dok_A02 Dok_A03 Dok_A04 Dok_A05 Dok_A06 Dok_A07 Dok_A08 Dok_A09 Dok_A10Nr. Name Typ Form Klasse Merkmale Format Beidseitig Rückseite Eine Seite Vordruck

Datei DOK_A.XLS






Anleitung zur Erfassungsliste Dok_A

Teil 1

Der allgemeine Kopfteil der Erfassungsliste Dok_A ist wie in Abschnitt „Allgemeiner Aufbau der Erfassungslisten“ beschrieben auszufüllen.

Teil 2Feld Ausfüllen

Sachgebiet Zugehöriges Sachgebiet

Ordnungsmittel Zugehöriges Ordnungsmittel aus der Ordnungsmittel-Analyse Ord_A

Teil 3Spalte Ausfüllen

Lfd. Nr. Laufende Nummer

Bezeichnung Dokumentenbezeichnung Dokument 1 bis Dokument n

Dok_A01Name

Name/Bezeichnung (Allgemeine Angabe zur Identifizierung der Dokumente, nicht zur statistischen Auswertung)

Dok_A02Typ Dokumententyp: Vordruck, Brief etc.(Allgemeine Angabe zur Identifizierung der Dokumente, nicht zur statistischen Auswertung)

Dok_A03Form Form des Dokumentes: Papier, Datei etc.(Allgemeine Angabe zur Identifizierung der Dokumente, nicht zur statistischen Auswertung)

Dok_A04Klasse

Dokumentenklasse(Allgemeine Angabe zur Identifizierung der Dokumente, nicht zur statistischen Auswertung)

Dok_A05Merkmale

Besondere Merkmale, z.B. Heftung, Klammerung etc.(Allgemeine Angabe zur Identifizierung der Dokumente, nicht zur statistischen Auswertung)

Dok_A06Format

Format des Dokumentes, z.B. A4(Allgemeine Angabe zur Identifizierung der Dokumente, nicht zur statistischen Auswertung)

Dok_A07Beidseitig

0: einseitig1: beidseitig

Dok_A08Rückseite

0: Rückseite wird nicht benötigt1: Rückseite wird benötigt

Dok_A09Eine Seite

0: mehrere Seiten1: eine Seite

Dok_A10Vordruck

0: kein Durchschreibvordruck1: Durchschreibvordruck

Dok_A11Vordrucknr.

0: keine Vordrucknummer 1: Vordrucknummer eindeutig und auslesbar

Dok_A12Hintergrund

0: Dokumentenhintergrund nicht abziehbar1: Dokumentenhintergrund elektronisch oder beim Scannen abziehbar

Dok_A13Scanbar

Scanbarkeit entsprechend folgender Tabelle1 bedeutet, daß ein Dokument sehr gut scanbar ist,9 bedeutet, daß ein Dokument nicht scanbar ist, z.B. wegen zu kleiner Schrift.Trifft ein Merkmal der Tabelle auf das jeweilige Dokument zu, ist der entsprechende Wert in die Erfassungsliste einzutragen.Treffen mehrere Merkmale auf das Dokument zu, ist jeweils der schlechteste Wert einzutragen, z.B. Computerausdruck und Handschrift in Bleistift bei weißer, dichter Papierqualität bedeutet mittlere Scanbarkeit von „4“

Papierqualität





Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-SystemenSpalte Ausfüllen

Beschriftung weiß, dicht Durchschlagdurchsichtig, dünn

helle Farben(gelb, grün, rosa u.ä.)

Dunkle Farben(rot, grau u.ä.)

Hand, Bleistift 4 8 5 8

Hand, Kugelschreiber oder Filzstift

3 7 4 7

Hand, Durchschlag, blaß

6 9 9 9

Hand, farbige Eintragungen hell (gelb, rosa u.ä.)

5 7 9 8

Hand, farbige Eintragungen dunkel (rot, grau u.ä.)

2 3 4 8

Computereindruck Laser, sauber oder Schreibmasch. gut

1 - 2 6

Computereindruck Matrix, blaß

3 5 7 9

Schreibmaschine sauber

1 4 4 6

gute Kopie 1 - 2 9

schlechte Kopie

4 - 6 9

Schrift > 10 Pkt.

1 2 4 6

Schrift < 10 Pkt.

2 5 6 8

Dok_A14Ränder

0: ausgefranste Ränder 1: glatte Ränder

Dok_A15Farben

0: keine schlecht erkennbaren Stempel oder Unterschriften1: schlecht erkennbare Stempel oder Unterschriften

Dok_A16OCR/ICR

0: OCR/ICR nicht möglich (Scanqualität schlechter „5“)1: OCR/ICR möglich (Scanqualität mindestens „7“ und Maschinenschrift)

Dok_A17Zuordnung

0: keine Zuordnung zu Kunde o.ä.1: Zuordnung zu Kunde, o.ä.

Dok_A18Schlagworte

0: Schlagworte gehen nicht eindeutig aus dem Inhalt des Dokumentes hervor1: Schlagworte gehen eindeutig aus dem Inhalt des Dokumentes hervor

Dok_A19Kopie

0: Original1: Kopie

Dok_A20Original

0: keine Aufbewahrung im Original erforderlich1: Aufbewahrung im Original erforderlich






Dok_A21Aufbew.frist

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Dok_A22Arch.würd.

0: nicht archivierungswürdig1: archivierungswürdig

Dok_A23Signatur

0: keine elektronische Unterschrift möglich1: elektronische Unterschrift möglich

Dok_A24Annotation

0: keine Annotationen, Handzeichen auf Papier 1: Annotationen, Handzeichen auf Papier vorhanden

Dok_A25Status

0: Enddokument 1: Entwurf/In Bearbeitung

Dok_A26Redundanz

0: Einmaliges Dokument1: Redundantes Dokument, z.B. Brief und Fax, Original und Kopie etc.

Ordnungsmittel-Analyse (Ord_A)

Bei der Ordnungsmittel-Analyse wird anhand der Dokumenttypen der Dokument-Analyse der Aufbau vorhandener Papierakten untersucht:

• Ordnungskriterien,

• Zugriffskriterien,

• Laschen und Deckblätter,

• Reihenfolge des Inhalts,

• Anteile des selbsterzeugten und fremderzeugten Schriftgutes.

Ordnungssystem Fallbeispiel

Inhaltlich (Schlagworte, Thesaurus)

Verwaltungs-bezogen

("Aktenplan")

formal(alphabetisch,chronologisch,

numerisch)

Abb. 4: Ordnungssystem, Fallbeispiel

Es ist zu analysieren, welche Ordnungssysteme, -elemente, -merkmale, -dimensionen und -klassen im gegenwärtigen Zustand zur Ablage verwendet Kunde: Intern Projekt: Autor: Kff/BMThema: DMS-Einführung Topic: Ist-Analyse Status: FertigDatei: dmsist-




Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemenwerden. Anhand dieser Informationen können verschiedene Kategorien gebildet werden, die für eine Klassifikation innerhalb des künftigen DMS notwendig sind. Weiterhin werden Zustand und Status von Akten analysiert. Hierzu gehört der Anteil redundanter Informationen wie etwa Kopien. Stati beinhalten abgeschlossene oder in Bearbeitung befindliche Akten oder Handakten. Bezüglich der Nutzung der Akten sind die Zugriffsrechte zu untersuchen und der Anteil von Akten ausfindig zu machen, der nach der Erfassung entnommen und weiterhin als Papieroriginal zu archivieren ist.

Ziele der Ordnungsmittel-Analyse

Aus der Ordnungsmittel-Analyse ergeben sich Ordnungskriterien für die Speicherung, Zugriffsschutzkriterien, erste Hinweise auf die Nutzung der verschiedenen Dokumenttypen, die in der Nutzungs-Analyse zu konkretisieren sind. Unterscheiden sich z.B. die Suchanfragen von den Ablagekriterien, weist dies auf mögliche Verbesserungen des Recherchekomforts hin. Die Ordnungsmittel-Analyse bildet außerdem die Grundlage für die Visualisierung der Dokumente im elektronischen System und beeinflußt die Durchführung des Scannens. Daneben bildet sie die Basis für die Ermittlung der Mengengerüste.

Erfassungsliste Ord_A

Für jedes ‘Archiv’ (alle Arten von Ablagen, Registraturen, Archiven, Belegkeller, Handablagen usw.) der Archiv-Analyse ist folgende Erfassungsliste auszufüllen.

PC-Kunde++++Ord_A Ordnungsmittel-AnalyseProjekt Fachbereich Thema Ist-Analyse DatumProjekt-Nr. Abteilung Listentyp Ordnungsmittel-Analyse(OA)Version


Archivbezeichnung (AA)Sachgebiet(e)

Lfd. Ordnungsmittel- Ord_A01 Ord_A02 Ord_A03 Ord_A04 Ord_A05 Ord_A06 Ord_A07 Ord_A08 Ord_A09 Ord_A10Nr. bezeichnung Typ Beschriftung Klassen Organisation Aufteilung Deckblatt Inhaltsverz. Aktenplan Sortiert Reihenfolge

Datei ORD_A.XLS

Anleitung zur Erfassungsliste Ord_A

Teil 1

Der allgemeine Kopfteil der Erfassungsliste Ord_A ist wie in Abschnitt „Allgemeiner Aufbau der Erfassungslisten“ beschrieben auszufüllen.


Archivbezeichnung Archivbezeichnung aus der Archiv-Analyse (Arc_A)

Sachgebiet(e) Sachgebiet(e) des Archivs



Ordnungsmittelbezeichnung Gleich strukturierte Ordnungsmittel im Archiv, z.B.






Kreditordner

Ord_A01Typ Typ des Ordnungsmittels, z.B. Ordner, Hängeregister, Archivkarton, Hefter(Allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung)

Ord_A02Beschriftung Rückenbeschriftung(Allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung)

Ord_A03Klassen Liste zugeordneter Dokumentenklassen(Allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung)

Ord_A04Organisation Grundsätzliche Organisation: 1: jahrgangsweise2: thematisch 3: kundenbezogen 4: sequentiell5: sonstige

Ord_A05Aufteilung Aufteilung des Ordnungsmittels:1: Laschen2: Register3: Zwischenblätter4: Einhängemappen5: Papierstreifen6: sonstige

Ord_A06Deckblatt 0: kein Deckblatt1: Deckblatt

Ord_A07Inhaltsverz. 0: kein Inhaltsverzeichnis1: Inhaltsverzeichnis

Ord_A08Aktenplan 0: Aktenplan nicht vorhanden1: Aktenplan vorhanden (beilegen)

Ord_A09Sortiert 0: enthaltene Dokumente nicht in Sortierreihenfolge1: enthaltene Dokumente in Sortierreihenfolge

Ord_A10Reihenfolge 0: Sortierreihenfolge muß nicht elektronisch abgebildet werden1: Sortierreihenfolge muß elektronisch abgebildet werden

Ord_A11Aufbau 0: Aufbau nicht bindend1: Aufbau bindend

Ord_A12Min. Seiten minimale Seitenanzahl des jeweiligen Ordnungsmittels im Archiv

Ord_A13Max. Seiten maximale Seitenanzahl des jeweiligen Ordnungsmittels im Archiv

Ord_A14Seiten durchschnittliche Seitenanzahl des jeweiligen Ordnungsmittels im Archiv

Ord_A15Redundanz 0: nicht redundant in anderer Akte1: redundant in anderer Akte

Ord_A16Original 0: Original nicht in dieser Akte1: Original in dieser Akte

Ord_A17Heftung 0: keine Heftung1: Heftung, die vor dem Scannen entfernt werden muß

Archiv-Analyse (Arc_A)

Bei der Archiv-Analyse wird erhoben, wie, wo und welche Mengen an Informationen und Dokumenten abgelegt bzw. archiviert werden und wie das heutige Archiv organisiert ist. Hierbei sind sowohl Handablagen, Abteilungsarchive als auch zentrale Archive zu berücksichtigen. Die verschiedenen Archive sind im Hinblick auf Redundanz, Vollständigkeit, Sicherheit und Aktualität zu analysieren. Weiterhin sind die gegenwärtigen Verfahren zur Kennzeichnung, Bereitstellung, Ersteinstellung und Rücksortierung von Dokumenten aufzunehmen.






Ziele der Archiv-Analyse

Ein Ziel der Archiv-Analyse ist es, das derzeitige Papiervolumen und den Zuwachs festzustellen, um das Nutzenpotential bei Einführung eines Dokumenten-Management-Systems festzustellen. Mit der Archiv-Analyse kann auch die Menge der redundant abgelegten Informationen ermittelt werden. Ziel wird es sein, Kopierarbeiten, die Verteilung der Kopien und damit zusammenhängend Mehrfachablagen zu vermeiden. Bei der Verfügbarkeit eines elektronischen Informationssystems am Arbeitsplatz bringt dies eine Ersparnis von Zeit und Papier mit sich. Ein weiteres Ziel der Archiv-Analyse ist es, die Sortierung, die Aktenverfolgung und die Anzahl der Negativsuchen herauszufinden, um neben dem rechenbaren Nutzen auch den qualitativen Nutzen des DMS darstellen zu können. Dokumenten-Management-Systeme bieten auch Vorteile hinsichtlich Ordnungsmäßigkeit und Vollständigkeit der archivierten Informationen, da keine physikalische Entnahme stattfindet und die richtige Wiedereinsortierung entfällt (nur Reproduktion am Bildschirm). Zusammen mit den Ergebnissen der Dokument-Analyse soll anschließend die Aufbewahrungswürdigkeit der Information festgestellt werden (Zusammenspiel Bedeutung der Information, Zugriffshäufigkeit).

Erfassungsliste Arc_A

Für jedes ‘Archiv’ (alle Arten von Ablagen, Registraturen, Archiven, Belegkeller, Handablagen usw.) ist folgende Erfassungsliste auszufüllen.

PC-Kunde Arc_A Archiv-AnalyseProjekt Fachbereich Thema Ist-Analyse DatumProjekt-Nr. Abteilung Listentyp Archiv-Analyse (Arc_A) Version


ArchivbezeichnungArchivartArchivtypStandortGrößeOrganisationZuständigkeitAufbewahrungstypen

Lfd. Ordnungsmittel Arc_A01 Ars_A02 Arc_A03 Arc_A04 Arc_A05 Arc_A06 Arc_A07 Arc_A08 Arc_A09 Arc_A10Nr. Anzahl Meter Zuwachs Entsorgung Vorgang Aktenkz Temporär Abschluß Zugriff 1T Zugriff 1W

Datei ARC_A.XLS

Anleitung zur Erfassungsliste Arc_A

Teil 1

Der allgemeine Kopfteil der Erfassungsliste Arc_A ist wie in Abschnitt „Allgemeiner Aufbau der Erfassungslisten“ beschrieben auszufüllen.


Archivbezeichnung Bezeichnung des Archivs

Archivart Fachliche Kennzeichnung

Archivtyp CI, NCI, Microfilm, Papier etc.

Standort Ort, Abteilung, Gruppe, Zimmer-Nr. etc.





Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-SystemenGröße qm oder Räume

Organisation zentral / dezentral / Zwischenlager / Abteilung

Zuständigkeit Abteilung, Person, Stelle, Tel.

Aufbewahrungstypen Regale, Schränke, Hängeregister etc.



Ordnungsmittel Jedes im Archiv stehende gleich strukturierte Ordnungsmittel (Ord_A), d.h. zum gleichen Thema und mit gleicher inhaltl. Zusammensetzung

Arc_A01Anzahl Anzahl des jeweiligen Ordnungsmittels im Archiv

Arc_A02Meter Lfd. Meter des jeweiligen Ordnungsmittels im Archiv

Arc_A03Zuwachs Monatlicher Zuwachs in Anzahl Ordnungsmitteln

Arc_A04Entsorgung Entsorgung nach wieviel Jahren

Arc_A05Vorgang 0: Ein Ordnungsmittel pro Vorgang1: Mehrere Ordnungsmittel pro Vorgang

Arc_A06Aktenkennzeichen 0: kein Aktenkennzeichen1: Aktenkennzeichen vorhanden

Arc_A07Temporär 0: tote/fertige Akte1: lebende/temporäre Akte

Arc_A08Abschluß 0: Ordnungsmittel kommt sofort nach Anlage in das Archiv1: Ordnungsmittel kommt erst nach Abschluß Vorgang in das Archiv

Arc_A09Zugriff 1T Anzahl Zugriffe auf das jeweilige Ordnungsmittel am ersten Tag

Arc_A10Zugriff 1W Anzahl Zugriffe auf das jeweilige Ordnungsmittel in der ersten Woche

Arc_A11Zugriff 1M Anzahl Zugriffe auf das jeweilige Ordnungsmittel im ersten Monat

Arc_A12Zugriff 6M Anzahl Zugriffe auf das jeweilige Ordnungsmittel im ersten halben Jahr

Arc_A13Zugriff 1J Anzahl Zugriffe auf das jeweilige Ordnungsmittel im ersten Jahr

Arc_A14Zugriff 7J Anzahl Zugriffe auf jeweiliges Ordnungsmittel in den ersten 7Jahren

Arc_A15Rücksort. 0: Heraussuchen und Rücksortierungen durch Archivfachpersonal1: Heraussuchen und Rücksortierungen durch Sachbearbeiter

Nutzungs-Analyse (Nutz_A)

Bei der Nutzungs-Analyse lassen sich

• Benutzersicht (Anforderung von Dokumenten) und

• Archivsicht (Bereitstellung von Dokumenten)

unterscheiden. Die Nutzungs-Analyse soll zur Bewertung des vorhandenen Dokumentenbestandes beitragen. Gerade bei großen Altbeständen und/oder einem großen Aufkommen an Dokumenten im laufenden Betrieb ist die Frage nach der





Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-SystemenArchivierungswürdigkeit von besonderem Interesse. Damit verbunden ist auch die Frage, inwieweit eine Erfassung der Altbestände notwendig ist.

Bei der Nutzungs-Analyse werden Zugriffsprofile analysiert, das heißt es wird festgestellt, wie die Mitarbeiter im allgemeinen suchen. Hierzu gehört, ob beispielsweise auf komplette Akten oder auf einzelne Dokumente zugegriffen wird. Weiterhin wird untersucht, wo die Mitarbeiter suchen, das heißt, ob sie überwiegend auf ihre private Ablage zugreifen, auf Handakten, auf Abteilungs- oder auf Zentralarchive. Auch Zugriffshäufigkeiten und -zeitpunkte sowie die Effizienz und der Erfolg von Suchvorgängen müssen untersucht werden.

Vorhandene Transport- und Wartezeiten lassen auf mögliche Effizienzpotentiale schließen. Wichtig ist auch die Untersuchung, ob im allgemeinen auch wirklich das oder die gesuchten Dokumente gefunden werden und nicht eine ältere Version oder ein Dokument mit ähnlichem Inhalt. Oftmals erscheint die Suche auch zu mühsam, so daß erst gar nicht gesucht wird. Schließlich sind im Rahmen der Nutzungs-Analyse auch die bestehenden Verfahren zur Rücksortierung von Dokumenten und zur Dokumentation von Ergänzungen und Änderungen aufzunehmen.

Ziele der Nutzungs-Analyse

Ziele der Nutzungs-Analyse sind die Festlegung von Nutzungsprofilen für verschiedene Dokumenttypen, die Abbildung geeigneter Suchen im System mit Eindeutigkeit, Vollständigkeit, Aktualität und Übersichtlichkeit des Suchergebnisses, sinnvolle Strategien zur Erfassung von Informationen sowie die Handhabung von Ergänzungen, Löschungen, Wiedervorlagen etc. Anhand der Zugriffshäufigkeiten können außerdem Speicherorte und Transportstrategien optimiert werden.

Erfassungsliste Nutz_A

Für jedes ‘Archiv’ (alle Arten von Ablagen, Registraturen, Archiven, Belegkeller, Handablagen usw.) der Archiv-Analyse ist folgende Erfassungsliste auszufüllen.

PC-Kunde Nutz_A Nutzungs-AnalyseProjekt Fachbereich Thema Ist-Analyse DatumProjekt-Nr. Abteilung Listentyp Nutzungs-Analyse (Nutz_A) Version


Archivbezeichnung (Arc_A)

Lfd. Dokument Nutz_A01 Nutz_A02 Nutz_A03 Nutz_A04 Nutz_A05 Nutz_A06 Nutz_A07 Nutz_A08 Nutz_A09 Nutz_A10 Nutz_A11Nr. Sicht Referenzen Suchkriterien Zugriffsart Zugriffshäuf. Benutzer

Arb.schritt Dokumente Eindeutig Namen Sachgebiet Jahrgang Sonstige

Datei NUTZ_A.XLS

Anleitung zur Erfassungsliste Nutz_A

Teil 1

Der allgemeine Kopfteil der Erfassungsliste Nutz_A ist wie in Abschnitt „Allgemeiner Aufbau der Erfassungslisten“ beschrieben auszufüllen.






Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-SystemenArchivbezeichnung Archivbezeichnung aus der Archiv-Analyse (Arc_A)



Dokument Dokument aus Dokument-Analyse

Nutz_A01Sicht Verschiedene Sichten der Nutzung von Dokumenten (mehrere Angaben möglich): E: ErfasserQ: QualitätskontrolleA: AnwenderK: KontrolleP: PrüfenV: Verwalten/AdministratorF: Fremdanwender (andere Abteilung etc.)

Referenzen(Nutz_A02-Nutz_A03) allgemeine Angaben, nicht zur statistischen Auswertung

Nutz_A02Arbeitsschritt Zugehöriger Arbeitsschritt der Vorgangs-Analyse (Vorg_A)

Nutz_A03Dokumente Bezeichnung(en) der referenzierten Dokumente der Dokument-Analyse (Dok_A)

Suchkriterien(Nutz_A04-Nutz_A08)

Nutz_A04Eindeutig 0: Zugriff auf Dokument nicht über eindeutige Kennzeichnung1: Zugriff auf Dokument über eindeutige Kennzeichnung

Nutz_A05Namen 0: Zugriff auf Dokument nicht über Namen1: Zugriff auf Dokument über Namen, z.B. Kunde

Nutz_A06Sachgebiet 0: Zugriff auf Dokument nicht über Sachgebiet1: Zugriff auf Dokument über Sachgebiet

Nutz_A07Jahrgang 0: kein jahrgangsweiser Zugriff auf Dokument1: jahrgangsweiser Zugriff auf Dokument

Nutz_A08Sonstige 0: Zugriff auf Dokument nur über genannte Kriterien (Nutz_A04-07)1: Zugriff auf Dokument über sonstige Kriterien

Nutz_A09Zugriffsart 1: Zugriff auf komplette Akte2: Zugriff auf Einzeldokument3: Zugriff auf Einzelseiten (Auszug des Dokumentes)

Nutz_A10Zugriffshäuf. Zugriffshäufigkeit innerhalb des Arbeitsschrittes

Nutz_A11Benutzer 0: Zugriff eines Benutzers auf das Dokument1: Zugriff mehrerer Benutzer gleichzeitig auf das Dokument

Nutz_A12Alternative 0: Zugriff auf das Dokument zwingend1: alternativer Zugriff auf andere Dokumente

Nutz_A13Status 0: Statisches Dokument1: Dokument in Bearbeitung

Nutz_A14Zeitpunkt Häufige Zugriffszeitpunkte1: Zugriff vor 8.00 Uhr2: Zugriff von 8.00 bis 10.00 Uhr3: Zugriff von 10.00 bis 12.00 Uhr4: Zugriff von 12.00 bis 14.00 Uhr5: Zugriff von 14.00 bis 16.00 Uhr6: Zugriff nach 16.00 Uhr7: nicht spezifiziert

Nutz_A15Suchzeit Heutige Suchzeit für das Dokument in Minuten

Nutz_A16Transportzeit Heutige Transportzeit für das Dokument in Minuten

Nutz_A17Liegezeit Liegezeiten, in denen das Dokument nicht






bearbeitet wird, in Minuten (z.B. durch Informationsanforderung von einem Dritten)

Nutz_A18Bearb.zeit Zeit für die eigentliche Bearbeitung des Dokumentes in Minuten

Nutz_A19Ablagezeit Zeit für die Ablage des Dokumentes in Minuten

Nutz_A20Abl.zeitpkt. 1: Ablage des Dokumentes zu Beginn des Arbeitsschrittes2: Ablage des Dokumentes während des Arbeitsschrittes3: Ablage des Dokumentes nach Abschluß des Arbeitsschrittes4: Ablage des Dokumentes nach Abschluß des Vorgangs5: keine Ablage des Dokumentes

Nutz_A21Versionen 0: eine Version des Dokumentes1: Ablage verschiedener Versionen des Dokumentes

Nutz_A22Wiedervorlage 0: keine Wiedervorlage1: Wiedervorlage

Bearbeitung(Nutz_A23-Nutz_A30)

Nutz_A23Lesen 0: Dokumernt wird nicht nur gelesen / angezeigt1: Dokument wird nur gelesen / angezeigt

Nutz_A24Annotation 0: keine Annotationen1: Anbringen von Annotationen

Nutz_A25Ändern 0: Dokument wird nicht geändert1: Dokument wird geändert

Nutz_A26Erstellen 0: Dokument wird nicht neu erstellt / erzeugt1: Dokument wird neu erstellt / erzeugt

Nutz_A27Abzeichnen 0: Dokument wird nicht abgezeichnet1: Dokument wird abgezeichnet

Nutz_A28Löschen 0: Dokument wird nicht gelöscht / vernichtet1: Dokument wird gelöscht / vernichtet

Nutz_A29Kopieren 0: Dokument wird nicht kopiert1: Dokument wird 1 mal kopiert2: Dokument wird 2 mal kopiert3: Dokument wird 3 mal kopiert4: Dokument wird 4 mal kopiert5: Dokument wird 5 mal kopiert6: Dokument wird 6 mal kopiert7: Dokument wird 7 mal kopiert8: Dokument wird 8 mal kopiert9: Dokument wird 9 mal oder mehr kopiert

Nutz_A30Sonstiges 0: keine sonstige Bearbeitung des Dokumentes1: sonstige Bearbeitung des Dokumentes

Nutz_A31Hilfsmittel Hilfsmittel zur Bearbeitung des Dokumentes1: dezentrale Anwendungen2: Officepakete3: Host-Anwendungen4: manuell (Schreibmaschine u.ä.)5: Sonstige6: keine

Nutz_A32Weiterleit. Weiterleitung1: Verbleib des Dokumentes beim Mitarbeiter2: Ablage3: Weiterleitung

Organisations-Analyse (Org_A)

Im Rahmen der Organisations-Analyse sind alle Abteilungen eines Unternehmens zu untersuchen, die in das System involviert sind. In diesem Zusammenhang sind die Kommunikationsbeziehungen zwischen den Mitarbeitern des Unternehmens, insbesondere der Quellen, Wege, Ziele und Medien für den Austausch von Dokumenten zu untersuchen, aber ebenso auch Kommunikationsbeziehungen zu Kunde: Intern Projekt: Autor: Kff/BMThema: DMS-Einführung Topic: Ist-Analyse Status: FertigDatei: dmsist-




Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemenexternen Stellen. Weiterhin sind die Qualifikationen der Mitarbeiter je Abteilung im fachlichen, technischen und sozialen Bereich sowie deren Aufgaben zu erheben. Anhand der Stellenbeschreibungen der Mitarbeiter vor der DMS-Einführung kann festgestellt werden, welche Mitarbeiterrollen es gibt und welche Systemkomponenten für den jeweiligen Mitarbeiter zugänglich sein müssen. Daneben müssen im Rahmen der Organisations-Analyse die Rechte und Kompetenzen der einzelnen Mitarbeiter sowie die personellen Verflechtungen innerhalb der Unternehmung aufgedeckt werden. Zu diesem Zweck können Organigramme erstellt werden, die Auskunft über die hierarchischen Positionen und die damit verbundenen Kompetenzen geben.

Ziele der Organisations-Analyse

Ziel der Organisations-Analyse ist es, verschiedene Profile einschließlich der durch ein DMS neu entstehenden Profile für zusätzliche Funktionen wie Scannen, Indizieren, Fach- und Systemadministration und eventuell erforderliche neue Organisationsanweisungen festzuhalten. Außerdem werden die Auswirkungen eines DMS auf Hierarchien, Arbeitsverträge u.ä. ersichtlich. Anhand der Ergebnisse der Organisations-Analyse können bei der DMS-Einführung auch die Rechte- und Zugriffsstrukturen abgebildet werden. Basierend auf den Ergebnissen der Organisations-Analyse kann weiterhin für jeden involvierten Mitarbeiter der Qualifizierungsbedarf ermittelt werden. Aufgrund der unterschiedlich ausgeprägten Fach- und DV-Wissen einerseits und den Anforderungen andererseits können schon während der Systemeinführung gezielte Schulungsmaßnahmen vorgenommen werden. Durch diese Zeitplanung wird es möglich, daß mit der Systemrealisierung die sofortige Nutzung gewährleistet ist.

Erfassungsliste Org_A

Für jede Abteilung, die in das System involviert ist, ist folgende Erfassungsliste auszufüllen.

PC-Kunde : Org_A Organisations-Analyse Projekt Fachbereich Thema Ist-Analyse DatumProjekt-Nr. Abteilung Listentyp Organisations-Analyse (OrgA)Version


Abteilung

Lfd. Funktion Org_A01 Org_A02 Org_A03 Org_A04 Org_A05 Org_A06 Org_A07 Org_A08 Org_A09 Org_A10 Org_A11Nr. Vorges. Nach Neben Archiv Rechte A. Zugriff DV Rechte DV Fax Ablage Suchen Ext.Empf.

Datei ORG_A.XLS

Anleitung zur Erfassungsliste Org_A

Teil 1

Der allgemeine Kopfteil der Erfassungsliste Org_A ist wie in Abschnitt „Allgemeiner Aufbau der Erfassungslisten“ beschrieben auszufüllen.


Abteilung Bezeichnung der Abteilung





Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-SystemenTeil 3Spalte Ausfüllen


Funktion Funktion/Rolle

Org_A01Vorges. Vorgesetzte Stelle(allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung)

Org_A02Nach Nachgeordnete Stelle(n)(allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung)

Org_A03Neben Nebengeordnete Stelle(n)(allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung)

Org_A04Archiv Archiv(e) der Archiv_Analyse (Arc_A), auf die zugegriffen wird(Referenzen auf Archiv-Analyse Arc_A,allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung)

Org_A05Rechte A. Zugriffsrechte auf Archiv(e)0: kein Zugriff1: Zugriff nur auf Extrakt nach Anforderung2: nur Lesen3: Lesen und Ändern von Informationen4: Lesen und Erstellen von Informationen 5: Lesen, Ändern und Erstellen von Informationen6: Lesen, Ändern, Erstellen, Entnahme und Vernichtung von Inf.7: Berechtigung zur Vergabe von Zugriffsmöglichkeiten

Org_A06Zugriff DV Zugriff auf elektronische Informationen0: kein Zugriff auf elektronische Informationen1: überwiegend auf dem Großrechner2: überwiegend auf dezentralen Systemen (lokaler PC, PC-Netz)3: überwiegend E-Mail4: überwiegend CD-ROM

Org_A07Rechte DV Zugriffsrechte auf elektronische Informationen0: kein Zugriff auf elektronische Informationen1: nur Lesen2: Lesen und Ändern von Informationen3: Lesen und Erstellen von Informationen 4: Lesen, Ändern und Erstellen von Informationen5: Lesen, Ändern, Erstellen und Vernichtung von Inf.6: zusätzlich Berechtigung zur Vergabe von Zugriffsrechten

Org_A08Fax 0: kein Zugriff auf Informationen über Fax1: direkter Zugriff auf Informationen über Fax2: Fax-Zugriff über Hauspost

Org_A09Ablage durchschnittliche Arbeitszeit (in Minuten) pro Tag für Ablage von Informationen (z.B. Vorbereitung Ordnungsmittel, Sortieren, Rücksortieren, Ablegen usw.)

Org_A10Suchen durchschnittliche Arbeitszeit (in Minuten) pro Tag für die Suche nach Informationen

Org_A11Ext. Empf. Informationsempfang von externen Stellen0: keine Informationen von externen Stellen1: überwiegend Papier2: überwiegend Fax3: überwiegend elektronisch

Org_A12Int. Empf. Informationsempfang von anderen Mitarbeitern/Abteilungen0: keine Informationen von anderen Mitarbeitern/Abteilungen1:






überwiegend Papier2: überwiegend Fax3: überwiegend elektronisch

Org_A13Ext. Weiterg. Informationsweitergabe an externe Stellen0: keine Informationsweitergabe an externe Stellen1: überwiegend Papier2: überwiegend Fax3: überwiegend elektronisch

Org_A14Int. Weiterg. Informationsweitergabe an andere Mitarbeiter/Abteilungen0: keine Informationsweitergabe an andere Mitarbeiter/Abteilungen1: überwiegend Papier2: überwiegend Fax3: überwiegend elektronisch

Vorgangs-Analyse (Vorg_A)

Im Rahmen der Vorgangs-Analyse werden alle im Unternehmen vorkommenden Vorgänge untersucht, bei denen Informationen und Dokumente erstellt, geändert, gelesen oder gelöscht werden. Zu unterscheiden ist dabei zwischen Tätigkeiten, die aufgrund sachlicher Notwendigkeit der Zielerreichung dienen und solchen, die sich aus den bisherigen organisatorischen und technischen Gegebenheiten ableiten und eigentlich nicht zur Zielerreichung beitragen. Die Vorgangs-Analyse soll die notwendigen Tätigkeiten und Arbeitsschritte eines Mitarbeiters zur Erfüllung seiner Aufgaben ermitteln. Neben den Arbeitsschritten sind auch die Regeln für die einzelnen Arbeitsabläufe sowie die Kommunikation und Interaktion mit anderen Mitarbeitern oder Abteilungen zu erfassen. Ebenso sind die zeitlichen Reihenfolgen und Beziehungen zwischen den Vorgängen, die durchschnittliche Bearbeitungsdauer der jeweiligen Geschäftsprozesse und die Nutzung von internen und externen Ressourcen zu dokumentieren.

Vorgangsanalyse und Informationsbedarf

Arbeitspakete

- Name, Bezeichnung- Häufigkeit- Einzelmodul mit Wiederholung oder- Einzelbestandteil Arbeitsfluß

Wer Bearbeitungs-zeit

interne Lieferzeit

VorgangAusgang

Wegezeit Art desErgebnisses

Wege Weitergabeentsprechend Ergebnis

Richtlinien- Formell

Hilfe?- Kollege- Muster- Erfahrung

HierarchischePosition- Qualifikation- Rolle- Kompetenz

VorgangEingang

Dokumentez.B. - Eingang

- Hinzuziehung- Ausgang

DateneingabeDatenausgabe

DateneingabeDatenausgabe

Sonstige Werkzeuge

Anstoß Weitergabe- wenn fertig- wenn abgefordert

WelcheAnwendungen?

Kommunikationz.B. - muß

- nach Erfordernis - zufällig

Host

Lokal

Abb. 5: Vorgangs-Analyse und Informationsbedarf

Ziele der Vorgangs-Analyse

Ziel der Vorgangs-Analyse ist eine Beschreibung der für das Archivsystem relevanten Geschäftsprozesse und die Aufdeckung bestehender Schwachstellen und Kunde: Intern Projekt: Autor: Kff/BMThema: DMS-Einführung Topic: Ist-Analyse Status: FertigDatei: dmsist-




Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemenkünftiger Effizienzpotentiale. Weiterhin dient die Vorgangs-Analyse zur Aufwandsabschätzung für die Integration vorhandener Anwendungen. Aus den Ergebnissen der Vorgangs-Analyse können auch Erfassungs- und Archivierungszeitpunkte, Nutzungsprofile sowie der erforderliche Qualifizierungsaufwand abgeleitet werden.

Erfassungsliste Vorg_A

Für jeden Vorgang, bei dem Informationen und Dokumente erstellt, geändert, gelesen oder gelöscht werden, ist folgende Liste auszufüllen.





Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-SystemenPC-Kunde : Vorg_A Vorgangs-AnalyseProjekt Fachbereich Thema Ist-Analyse DatumProjekt-Nr. Abteilung Listentyp Vorgangs-Analyse (Vorg_A) Version


VorgangsbezeichnungVorgangsbeschreibung

Lfd. Arbeitsschritt Vorg_A01 Vorg_A02 Vorg_A03 Vorg_A04 Vorg_A05 Vorg_A06 Vorg_A07 Vorg_A08 Vorg_A09 Vorg_A10Nr. Beschr. Vorgänger Nachfolger Dokumente Kommuni. Hilfsmittel

Programme Abfragen Vordruck Textbaust. Mitarbeiter

Datei VORG_A.XLS

Anleitung zur Erfassungsliste Vorg_A

Teil 1

Der allgemeine Kopfteil der Erfassungsliste Vorg_A ist wie in Abschnitt „Allgemeiner Aufbau der Erfassungslisten“ beschrieben auszufüllen.


Vorgangsbezeichnung Bezeichnung des Vorgangs

Vorgangsbeschreib. kurze inhaltliche Beschreibung des Vorgangs



Arbeitsschritt Arbeitsschrittbezeichnung

Vorg_A01Beschr. kurze inhaltliche Beschreibung des Arbeitsschrittes(allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung)

Vorg_A02Vorgänger Bezeichnung des/der Vorgängerarbeitsschritte(s) (allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung)

Vorg_A03Nachfolger Bezeichnung des/der folgenden Arbeitsschritte(s) (allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung)

Vorg_A04Dokumente Liste der benutzten Dokumente aus der Dokument-Analyse (Dok_A) (allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung)

Vorg_A05Kommunikation Liste der Mitarbeiter/Abteilungen, die in diesen Arbeitsschritt involviert sind(allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung)

Hilfsmittel(Vorg_A06-Vorg_A10)

Vorg_A06Programme 0: keine unterstützenden Programme zur Ausführung des Arbeitsschrittes1: unterstützende Programme zur Ausführung des Arbeitsschrittes

Vorg_A07Abfragen 0: keine Abfragen an Datenbanken und andere Informationssysteme1: Abfragen an Datenbanken und andere Informationssysteme

Vorg_A08Vordruck 0: kein Vordruck1: Papiervordruck2:






elektronischer Vordruck

Vorg_A09Textbaust. 0: keine Textbausteine1: Textbausteine

Vorg_A10Mitarbeiter 0: keine Anfragen an andere Mitarbeiter / Abteilungen1: Anfragen an andere Mitarbeiter / Abteilungen

Benutzte Programme(Vorg_A11-Vorg_A13)

Vorg_A11Inf.Anzeige 0: keine Anwendungen für die Anzeige von Dokumenten1: Anwendung 1 für die Anzeige von Dokumenten2: Anwendung 2 für die Anzeige von Dokumenten3: Anwendung 3 für die Anzeige von Dokumenten

Vorg_A12Inf.Erstellen 0: keine Anwendungen für die Erstellung von Dokumenten1: Anwendung 1 für die Erstellung von Dokumenten2: Anwendung 2 für die Erstellung von Dokumenten3: Anwendung 3 für die Erstellung von Dokumenten

Vorg_A13Dateneingabe 0: keine Anwendungen für die Dateneingabe1: Anwendung 1 für die Dateneingabe2: Anwendung 2 für die Dateneingabe3: Anwendung 3 für die Dateneingabe

Vorg_A14Richtlinien 0: keine Richtlinien für die Ausführung des Arbeitsschrittes1: Richtlinien in Papier2: Richtlinien in elektronischer Form

Technik-Analyse (Tec_A)

Im Rahmen der Technik-Analyse werden die in einem Unternehmen bestehenden Hard- und Softwarekomponenten zusammengestellt. Bei der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems sollte die vorhandene technische Infrastruktur aus Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkten weitgehend genutzt werden können. Die frühzeitige Erhebung der technischen Randbedingungen erleichtert das generelle Verständnis der Arbeitsumgebung und Organisation, da diese letztendlich durch die bestehende technische Infrastruktur geprägt wurden.

Relevante technische Rahmenbedingungen ergeben sich vor allem aus den folgenden Gegebenheiten:

• IT-Strategie (z.B. unternehmensinterne Standards),

• vorhandene Hardware (Netze, Server- und Host-Systeme, PCs, Drucker),

• vorhandene Software (Datenbanken, Büroautomatisierungsanwendungen, fachspezifische Anwendungen),

• Arbeitsplätze (Ausstattung und Aufteilung),

• Sicherungssysteme (Software, Hardware, Räume).

Ziele der Technik-Analyse

Ziel der Technik-Analyse ist die Untersuchung von Integrationsmöglichkeiten vorhandener Hard- und Softwarekomponenten sowie die Spezifikation der Anforderungen an neue Arbeitsplätze wie Scannen oder Großbildschirme. Auch Kunde: Intern Projekt: Autor: Kff/BMThema: DMS-Einführung Topic: Ist-Analyse Status: FertigDatei: dmsist-




Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemenerforderliche Sicherungs- und Sicherheitsmaßnahmen werden aus der Technik-Analyse ersichtlich. Die Ergebnisse der Technik-Analyse bilden weiterhin die Grundlage für die technischen Pflichtenhefte.

Erfassungslisten Tec_A

Die vorhandenen Hard- und Softwarekomponenten werden unter Verwendung verschiedener Listen erfaßt.

Erfassungsliste Tec_A für Arbeitsplatzrechner

Für die Erfassung vorhandener Arbeitsplätze ist folgende Liste auszufüllen.

PC-Kunde: Tec_A Technik-Analyse (Arbeitsplatzrechner)Projekt Fachbereich Thema Ist-Analyse DatumProjekt-Nr. Abteilung Listentyp Technik-Analyse (Tec_A) Version


ArbeitsplatzrechnerLfd. PC Tec_A01 Tec_A02 Tec_A03 Tec_A04 Tec_A05 Tec_A06 Tec_A07 Tec_A08 Tec_A09 Tec_A10Nr. Masch.nr. Standort Prozessor RAM SCSI Netzanschl. HD Gesamt HD Frei Monitor Farbe

Datei TEC_A_AP.XLS

Die Spalten dieser Liste sind folgendermaßen auszufüllen:Spalte Ausfüllen


PC Bezeichnung

Tec_A01Masch.nr. Maschinennummer des PC(allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung)

Tec_A02Standort Standort des PC(allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung)

Tec_A03Prozessor Prozessor0: < 486er1: 486er2: Pentium

Tec_A04RAM RAM ausbaubar bis (MB)0: 32 MB1: > 32 MB

Tec_A05SCSI 0: keine SCSI-Schnittstelle1: SCSI vorhanden

Tec_A06Netzanschluß 0: kein Netzanschluß1: Netzanschluß

Tec_A07HD Gesamt Gesamtkapazität der Festplatte

Tec_A08HD Frei freier Festplattenspeicher

Tec_A09Monitor Größe Bildschirmgröße in Zoll0: 15“1: 17“2: 19“3: 21“

Tec_A10Farbe 0: Schwarzweißmonitor1: Farbmonitor

Tec_A11Auflösung Monitorauflösung0: 800 * 6001: 1.024 * 7682: 1.600 * 1.200

Tec_A12Tastatur 0: normale Tastatur1: ergonomische Tastatur

Tec_A13Maus 0: keine Maus1: Maus vorhanden






Erfassungsliste Tec_A für Drucker

In die folgende Liste sind nur vorhandene Laserdrucker aufzunehmen.

PC-Kunde: Tec_A Technik-Analyse (Drucker)Projekt Fachbereich Thema Ist-Analyse DatumProjekt-Nr. Abteilung Listentyp Technik-Analyse (Tec_A) Version


DruckerLfd. Drucker Tec_A01 Tec_A02 Tec_A03 Tec_A04 Tec_A05 Tec_A06 Tec_A07 Tec_A08 Tec_A09 Tec_A10Nr. Masch.nr. Standort Video-Int. Auflösung Skalierbar Geschwind. Netzanschl. Speicher Aufrüst

Datei TEC_A_DR.XLS



Drucker Druckerbezeichnung

Tec_A01Masch.nr. Inventar-Nummer des Laserdruckers

Tec_A02Standort Standort des Laserdruckers

Tec_A03Video-Int. 0: kein Video-Interface / Image-Beschleunigerkarte 1: Video-Interface / Image-Beschleunigerkarte vorhanden2: Video-Interface / Image-Beschleunigerkarte nachrüstbar

Tec_A04Auflösung Auflösungsstufen0: 300 dpi1: 600 dpi2: 1200 dpi

Tec_A05Skalierbar 0: Auflösung nicht frei skalierbar1: Auflösung frei skalierbar

Tec_A06Geschwindigkeit Druckgeschwindigkeit in Seiten pro Minute

Tec_A07Netzanschluß Netzwerkanschluß Typ0: keiner1: Ethernet2: TokenRing

Tec_A08Speicher Interner Speicher vorhanden (MB)

Tec_A09Aufrüst. Interner Speicher aufrüstbar (MB)

Netzwerke

Die Erfassung der bestehenden Netzwerk-Komponenten ist mit der entsprechenden Abteilung abzustimmen bzw. gemeinsam zu erarbeiten.

Server- und Host-Systeme

Die Erfassung der bestehenden Server- und Host-Systeme ist mit der entsprechenden Abteilung abzustimmen bzw. gemeinsam zu erarbeiten.






Erfassungsliste Tec_A für Software

Die installierte Software wird mit Hilfe der folgenden Liste erfaßt.

PC-Kunde: Tec_A Technik-Analyse (Software)Projekt Fachbereich Thema Ist-Analyse DatumProjekt-Nr. Abteilung Listentyp Technik-Analyse (Tec_A) Version


SoftwareLfd. Installierte Software Tec_A01 Tec_A02 Tec_A03 Tec_A04 Tec_A05 Tec_A06 Tec_A07 Tec_A08 Tec_A09 Tec_A10Nr. Installat. Speichern Sichern Sp.bedarf

Datei TEC_A_SW.XLS



Installierte Software Bezeichnung der Software

Tec_A01Installat. Installierte Software0: lokal1: dezentral2: zentral

Tec_A02Speichern Verzeichnisse für Datenspeicherung:0: lokal1: dezentral2: zentral

Tec_A03Sichern Datensicherung0: lokal1: dezentral2: zentral

Tec_A04Sp.bedarf Speicherbedarf der Programme auf Festplatte (MB)

Auswertung der Listen

Nach der Ist-Bestandsaufnahme erfolgt eine Verdichtung und Auswertung der durchgeführten Detailanalysen. Für die Auswertung und Zusammenfassung der einzelnen Spalten im Hauptteil der Erfassungslisten sind je nach Merkmalsart der Spalte

• Zähl- oder Meßwert,

• Skalierung oder Wertebereich,

• Ja-/Nein-Frage

verschiedene Auswertungsmöglichkeiten gegeben, die in den folgenden Abschnitten kurz erläutert werden.

Zählwerte

Bei Zähl- oder Meßwerten in den Spalten im Hauptteil der Erfassungslisten können Summen, minimale und maximale Werte sowie Durchschnittswerte einer Spalte gebildet werden.

Muster einer Auswertung von ZählwertenLfd. Nr Bezeichnung Merkmal 1 Merkmal 2 Merkmal 3 ... Merkmal n

1 Bezeichnung 1

100 800 0 ... 1.000

2 Bezeichnung 10 20 4 ... 10






2

3 Bezeichnung 3

100 10.000 11 ... 1.000

...

X Bezeichnung x

20 16 1 ... 7

Summe 407 100.560 108 ... 16.031

Min. 10 16 0 ... 10

Max. 100 10.000 11 ... 1.000

∅ 20 4732 5 ... 780

Erläuterung zur Auswertung von Zählwerten

• SpaltenSpalte Erläuterung


Bezeichnung Bezeichnung aus der entsprechenden Detailanalyse (z.B. Dokument, Ordnungsmittel, Arbeitsschritt )

Merkmal 1 bis n Merkmale der entsprechenden Detailanalysen

• AuswertungszeilenZeile Erläuterung

Summe Summe der entsprechenden Spalten

Min. minimaler Wert der verschiedenen Spalten

Max. maximaler Wert der verschiedenen Spalten

∅ (Durchschnitt) jeweiliger Durchschnittswert der Spalten

• BeispielArchiv-Analyse, Merkmal Arc_A01: Anzahl Ordnungsmittel in einem Archiv

Lfd. Nr Ordnungsmittel Arc_A01

Anzahl

1 Ordner Kredit 50

2 Handakte Kredit 100

3 xxx 50

4 xxx 10

5 xxx 40

Summe 250

Min. 10

Max. 100

∅ 50

Skalierungen oder Wertebereiche

Bei Skalierungen oder Wertebereichen in den Spalten im Hauptteil der Erfassungslisten können Durchschnittswerte und Häufigkeiten eines Merkmals ermittelt werden.






Muster einer Auswertung von Skalierungen oder WertebereichenLfd. Nr Bezeichnung Merkmal 1 Merkmal 2 Merkmal 3 ... Merkmal n

1 Bezeichnung 1

1 8 2 ... 1

2 Bezeichnung 2

5 9 4 ... 2

3 Bezeichnung 3

7 9 5 ... 5

...

x Bezeichnung x

9 9 4 ... 2

∅ 4 3,5 4 ... 3,1

Ausprägung „1“ 20 30 0 ... 1

Ausprägung „2“ 10 20 10 ... 30

Ausprägung „3“ 10 5 20 ... 30

Ausprägung „4“ 10 5 30 ... 11

Ausprägung „5“ 5 5 10 ... 1

Ausprägung „6“ 10 5 5 ... 2

Ausprägung „7“ 5 5 1 ... 4

Ausprägung „8“ 5 0 2 ... 1

Ausprägung „9“ 5 10 2 ... 0

Erläuterung zur Auswertung von Skalierungen oder Wertebereichen






∅ (Durchschnitt) jeweiliger Durchschnittswert der Spalten

Ausprägung „0“ bis „9“ jeweilige Häufigkeit Ausprägung „0“ bis „9“

Beispiel

Dokument-Analyse, Merkmal Dok_A13:

Scanbarkeit von 1 (gut scanbar) bis 9 (nicht scanbar)Lfd. Nr

Bezeichnung Dok_A13

Scanbar

1 Lieferschein Vordruck 1 2


3 Rechnung 1 7

4 Rechnung 2 8Kunde: Intern Projekt: Autor: Kff/BMThema: DMS-Einführung Topic: Ist-Analyse Status: FertigDatei: dmsist-





5 Mahnung 1 2

4,4

Ausprägung „1“ 0









Ja/Nein-Fragen

Bei Ja/Nein-Fragen in den Spalten im Hauptteil der Erfassungslisten können Prozentangaben eines Merkmals ermittelt werden.

Muster einer Auswertung von Ja/Nein-FragenLfd. Nr Bezeichnung Merkmal 1 Merkmal 2 Merkmal 3 ... Merkmal n

1 Bezeichnung 1

1 0 1 ... 1

2 Bezeichnung 2

0 0 0 ... 1

3 Bezeichnung 3

0 1 0 ... 1

...

x Bezeichnung x

1 0 0 ... 1

Prozent 50% 25% 10% ... 80%

Erläuterung zur Auswertung von Ja/Nein-Fragen






Prozent Prozentwert der entsprechenden Spalten

• Beispiel

Dokument-Analyse, Merkmal Dok_A14: Ränder (ausgefranst: 0, glatt: 1)Lfd. Nr Ordnungsmittel Dok_A14

Ränder





Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen1 Lieferschein Vordruck 1 1


3 Rechnung 1 1

4 Rechnung 2 0

5 Mahnung 1 1

Prozent 80%

80% der Dokumente des Ordnungsmittels haben glatte Ränder.

„Document-Life-Cycle“-Analyse

Die Nutzungsprofile von Dokumenten pro Tag spiegeln die Zugriffshäufigkeit der Anwender auf Dokumente wider. Wie in der folgenden Abbildung dargestellt, ist die Zugriffshäufigkeit über den Tag gesehen sehr unregelmäßig. Erfahrungswerte und Statistiken belegen, daß sich die Zugriffe in den Zeiten von 09.00 bis 11.00 Uhr und zwischen 13.30 und 15.30 Uhr häufen. Hohe Zugriffshäufigkeiten bedeuten gleichzeitig auch eine erhöhte Belastung des Netzwerkes, die bei den technischen Vorgaben zu berücksichtigen ist.

Der Kurvenverlauf zeigt die typische Arbeitsweise der Anwender. Mit Beginn des Arbeitstages werden abgelegte Dokumente zur Bearbeitung von Vorgängen benötigt, bis zur Mittagszeit erfolgt die restliche Abarbeitung, und die Anforderung weiterer Dokumente reduziert sich. Dies wiederholt sich nach der Mittagspause.

Nutzungsprofil an einem Tag in einer Abteilung

8.00 Uhr 10.00 Uhr 12.00 Uhr 14.00 Uhr 16.00 UIhr

Zugriffshäufigkeit

5

10Zugriffe

Abb. 6: Zugriffsprofile pro Tag

Die folgende Abbildung zeigt das Nutzungsprofil eines Dokumentes über seine Lebensdauer hinweg. Ab dem Zeitpunkt der Verfügbarkeit im System wird auf ein Dokument im Mittel etwa eine Woche lang regelmäßig zugegriffen. Danach verringern sich die Zugriffe, und nach 30 Tagen sind kaum noch Anforderungen zu verzeichnen. Die Nutzungsprofile bestimmen zusammen mit den Dokumentenmengen die Speicherkapazität der Ablage-Ebene (Festplatten zur Zwischenspeicherung) für den direkten Dokumentenzugriff ohne den Umweg über optische Speicher, auf denen die archivierungswürdigen Dokumente abgelegt sind.






Zugriffe

1 Tag 10 Tage 1 Monat 6 Monate 5 Jahre

Zugriffshäufigkeit

10

Nutzungsprofil eines Dokumentes über seine Lebensdauer

Abb. 7: Zugriffsprofile über die Lebensdauer eines Dokumentes

Besondere Ergebnistypen

Für die anschließenden übergreifenden Auswertungen sind verschiedene Übersichten zu bilden:

• Dokumentenklassen,

• Ordnungskriterien,

• Zugriffsmerkmale (identifizierende und klassifizierende),

• Zugriffs- und Rechteprofile.

Übergreifende Auswertungen

Die übergreifenden Auswertungen zeigen die Zusammenhänge der Erfassungslisten untereinander. Für die übergreifenden Auswertungen der Ergebnisse der Detailanalysen ist Voraussetzung, daß alle wichtigen Informationen vollständig, konsolidiert, ohne Varianten, in gleicher Tiefe und gleichem Detaillierungsgrad vorliegen. Die Verdichtung der Einzelanalysen muß bereits erfolgt sein. Bei den übergreifenden Auswertungen werden nicht mehr einzelne Analysen oder Fragen, sondern das Ergebnis in Form von Übersichten und Kategorien (Informationstypen, Zugriffstypen, gemittelte Zugriffszeiten u.a.) berücksichtigt.

Auswertungsbereiche

Auswertungen können nach verschiedenen Bereichen sinnvoll oder erforderlich sein. Die verschiedenen Kriterien der Detailanalysen können folgenden elf Auswertungsbereichen zugeordnet werden:

• Kosten / Wirtschaftlichkeit,

• Zeitverhalten,

• Mengengerüste,

• Retrieval/Wiederfinden/Klassifikation,





Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen• Zugriffsrechte/Zugriffsschutz/Datensicherheit,

• Speicherformate,

• rechtliche Absicherung,

• Organisationsstruktur,

• Nutzungskomfort,

• Auslegung der Infrastruktur und

• Einbindung vorhandener Systeme.

Zusammenführung der Ergebnisse mit Gewichtung

Für jeden Auswertungsbereich werden im folgenden die wichtigsten Ergebnisse der Analysen in Form von Checklisten mit potentiellen Schwachstellen aufgezeigt. Diese ergeben sich sowohl aus der übergreifenden Auswertung der Einzelanalysen als auch aus grundsätzlichen, zum Teil bereits bekannten Problemfeldern. Die Bewertung der Schwachstellen erfolgt unabhängig voneinander durch die betroffenen Fachabteilungen, die Organisation und die Geschäftsführung. Aus dem Vergleich der unterschiedlichen Einschätzungen wird der Bedarf für ein elektronisches Archivsystem und dessen Auslegung ermittelt, es werden Schwerpunkte bei der Einführung gelegt und Entscheidungen vorbereitet bzw. getroffen.

Die Checklisten sind folgendermaßen aufgebaut:

• die erste Spalte enthält die Beschreibung der Schwachstelle;

• in der zweiten Spalte wird die Ist-Situation dargestellt (Vorhandensein mit 5 Werten von niedrig bis hoch; Auszufüllen vom Projektteam, das die Analysen durchgeführt hat);

• die dritte Spalte dient der Bewertung der Schwachstelle (Bewertung mit 5 Werten von unwichtig bis sehr wichtig; Auszufüllen unabhängig voneinander durch die betroffene Fachabteilung/en, die Organisation und die Geschäftsführung).

Kosten/Wirtschaftlichkeit

Durch den Auswertungsbereich Kosten/Wirtschaftlichkeit werden die Kostenaspekte des bisherigen Ablage-/Archivierungsverfahrens für eine spätere Auswertung im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung ermittelt. Dabei handelt es sich um die Kostenaspekte des Ist-Zustands, die dann den erwarteten Kosten des Soll-Zustandes bei Nutzung eines elektronischen Archivsystems gegenübergestellt werden.Schwachstellen vorhanden

niedrig-hochbewertetunwichtig-sehr wichtig

Zeit- und Kostenaufwand durch Suche nach Unterlagen und Papierkopien

Raumkosten durch Papierablage

Erstellung von Kopien vom Mikrofilm- aufwendig- teuer-





Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemenlangwierig

Lizenzkosten

Ressourcenbedarf (Sachmittel und Personal)

Zeitverhalten

Unter Zeitverhalten werden die Aufwände für das Ablegen, Wiederfinden, Bereitstellen, Rücksortieren und andere archivsystemrelevante Zeiten verstanden. Die Zeiten ergeben sich zum einen aus Sicht des Anwenders am Arbeitsplatz und zum anderen aus Sicht des Archivs, das Informationen bereitstellt und entgegennimmt. Diese Zeiten können erheblich voneinander abweichen, da Anforderungs-, Transport-, Liege- und Wartezeiten zu berücksichtigen sind. Schwachstellen der bei der Ist-Analyse ermittelten Zeiten sollen durch die Einführung eines Archivsystems behoben werden.Schwachstellen vorhanden


Lange Suchzeiten in- DV- Papierarchiv- Mikrofilmarchiv

Anteil der Ablage- und Suchzeiten an der Tagesarbeitszeit

Liegezeiten verlängern die Bearbeitungszeit

Wartezeiten auf ein angefordertes Dokument verlängern die Bearbeitungszeit

Aus dem Archiv angeforderte Unterlagen sind nicht am gleichen Tag verfügbar

Archiv nicht ständig während der Arbeitszeit zugänglich

Informationen gelangen zu spät in das allen zugängliche Archiv (z. B. erst nach abgeschlossener Bearbeitung)

Das Archiv ist nicht in der Lage, zeitgerecht Akten bereitzustellen

Keine Regelung für zeitgerechte Ablage

Lange Suchzeiten, wenn der Ablageort nicht mehr ’in Erinnerung’ ist

Nichtverfügbarkeit aufgrund von ‘Benutzung’

Mengengerüste

Die Mengengerüste einschließlich der Zugriffsprofile sind ausschlaggebend für die Dimensionierung von Archivsystemen, die Einrichtung dezentraler und/oder zentraler Lösungen, die Auslegung von Servern und Clienten sowie für Art und Wege der Informationstransporte. Auf Basis der erhobenen Informationen sind Entscheidungen für die Wahl geeigneter Speichersysteme, deren Erweiterungs- und Ausbaufähigkeit sowie Abschätzungen bezüglich der Lebenszeit des Archivs möglich.Schwachstellen vorhanden


Informationsvolumen: - Papier- elektronisch- Informationsklasse 1- Informationsklasse 2

Doppelablage / doppelte Speicherung (Original und Kopien, Fax





Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-SystemenSchwachstellen vorhanden


und Brief mit unterschiedl. Annotationen)

Unterlagen werden mehrfach kopiert, um sie gleichzeitig mehreren Mitarbeitern zur Verfügung stellen zu können

Hilfsmittel und Richtlinien liegen mehrfach in Papierform vor

Anteil von in Papier aufzubewahrenden Urkunden, für die eine elektronische Archivierung keinen Sinn macht

Informationen haben einen geringen Informationsgehalt

Retrieval/Wiederfinden/Klassifikation - Archivsystemstruk-tur

Für das Retrieval gespeicherter Informationen ist die Indizierung besonders wichtig. In der Regel lassen sich die Strukturen der Papierablage nicht 1:1 in ein elektronisches System überführen, da sonst erhebliche Effizienzpotentiale des übergreifenden Zugriffs verloren gehen. Die Vergabe von Zugriffskriterien stellt ein wesentliches Nutzenmerkmal eines Archivsystems dar. Die Organisation bestehender Papierarchive muß aufgrund der ermittelten Schwachstellen in eine geeignete Systematik für ein elektronisches Archiv überführt werden.Schwachstellen vorhanden


Unterschiedliche Systematiken der Ablage

Zugriffshäufigkeit auf Informationen

Monostrukturierte Ablagesystematik (es kann nur nach einem einzigen Ordnungsbegriff gesucht werden)

Individuelle Ablagestrategien (z. B. personenabhängig)

Unterschiedliche Retrievalsysteme am Arbeitsplatz (z.B. Mikrofilm, Datenbank, Karteikasten)

Fehlende inhaltliche Erschließung

Unterschiedliche Ablagekriterien / Suchbegriffe

Ordnung im Archiv unzureichend (z. B. Ablageplan nicht eingehalten)

Unzureichender Aktenplan (jeder legt ab, wie er will)

Ablage der Informationen- dezentral- zentral- individuell

Konkurrierende Zugriffe

Parallelzugriffe

Anteil erfolgloser Recherchen

Eindeutiges Wiederfinden (Informationen werden nicht oder zu spät gefunden)

Fehlerhafte Rücksortierung

Akten sind nicht vollständig (es wird z.B. anhand unvollständiger Aktenlage entschieden)

Unzureichende Aktenverfolgung

Bei Rückgabe von Akten erfolgt keine Prüfung auf Vollständigkeit und ordnungsgemäße Ergänzung mit neuen Dokumenten







Bereitstellung von Informationen erfolgt nur auf schriftliche oder mündliche Anforderung durch andere Mitarbeiter

Unvollständige Suchergebnisse

Trennung von formalen und inhaltlichen Kriterien

Rückfragen / Recherchen bei anderen Mitarbeitern notwendig

Kein übergreifender Zugriff auf Informationen aus verschiedenen Ablagen / Archiven

Vermengung von temporären und endgültigen Informationen

ungeeignete Ordnungsmittel

Kein Zugriff auf eine gesuchte Einzelinformation (immer nur auf ein Ordnungsmittel)

Unterschiedliche Versionen von Informationen sind vorhanden

Mehrfachablage mit unterschiedlicher Vollständigkeit und Originalität

Probleme beim Feststellen, wer eine Information erstellt hat

Probleme beim Zugriff auf Informationen aus unterschiedlichen Quellen oder unterschiedlicher Art, die zusammengehörig bearbeitet werden sollen

Zuordnungsprobleme, insbesondere wenn Mehrfachablage unter verschiedenen Gesichtspunkten erforderlich ist

Unzusammenhängende Ablagen / Archive

Weit entfernte Archivstandorte

Ungleichmäßige Auslastung der vorhandenen Ablagen / Archive

Kopien werden abgelegt, wo Originale erforderlich sind

Kopien werden durch manuelle Ergänzungen zu Originalen

Generationswechsel, Versionswechsel

Zugriffsrechte/Zugriffsschutz/Datensicherheit

Vorhandene Zugriffsberechtigungssysteme müssen daraufhin geprüft werden, ob sie um die Besonderheiten von elektronischen Archivsystemen ergänzt werden können oder ob eine eigene Benutzerverwaltung für das Archivsystem erforderlich ist. Die Vorgaben des Datenschutzes und zur Datensicherheit in Bezug auf personenbezogene und vertrauliche Informationen sind technisch abzubilden. Für eine revisionssichere Archivierung sind besondere Anforderungen an die Protokollierung von Aktionen und Veränderungen erforderlich. Schwachstellen vorhanden


Unzureichende Berechtigungsprofile

Falsche Verteilung der Berechtigungsprofile

Zuständigkeit von Mitarbeitern nicht eindeutig

Keine Berechtigung auf die erforderlichen- Anwendungen- Informationen







Restriktive Zugriffsrechte behindern erforderlichen Informationszugriff

Gleichzeitiger Zugriff mehrerer Benutzer nicht möglich

Keine Prüfung der Zugriffsberechtigung auf das Archiv

Aus dem bestehenden Archiv können unkontrolliert Dokumente und Akten entnommen werden

Mehrmaliges Anmelden für die verschiedenen Anwendungen erforderlich

Vertraulichkeit von abgelegten Dokumenten im Archiv nicht gewährleistet

Zugriff auf Informationen im Archiv von einer bestimmten Person abhängig

Kopien werden nicht als Kopie gekennzeichnet

Vertretungsregelung nicht eindeutig

Sicherungen erfolgen in langen Zeitabständen

Speicherformate

Die Auswertung nach Speicherformaten beinhaltet die derzeitigen physikalisch vorliegenden Informationen sowie deren mögliche Umsetzung in digitale Formate für das auszuwählende Archivsystem. In Abhängigkeit des Informationseingangs aus verschiedenen Quellen (Scanner, Fax, Datei, Host-Anwendung etc.) sind unterschiedliche Aufzeichnungsformate und Zugriffsarten zu berücksichtigen. Diese beeinflussen z.B. Mengengerüste, Datenbankdesign, Netzwerkauslegung und Migration.Schwachstellen vorhanden


Unterschiedliche Speicherformate auf unterschiedlichsten Datenträgern

Rechtliche Absicherung / Verfahrensdokumentation

Für die rechtliche Absicherung eines elektronischen Archivsystems ist zu klären, für welche Informationen die Papierform vorgeschrieben ist und für welche eine elektronische Aufbewahrung ausreicht. Maßgeblich hierfür sind gesetzliche Bestimmungen und hausinterne Richtlinien, die auf einzelne Informationen und gesamte Akten angewendet werden müssen. Dies beeinflußt ebenfalls Mengengerüste und Zugriffskriterien. Die rechtlichen Anforderungen haben insbesondere auf die Speicherung von Informationen als Brutto- oder Nettobild, auf die Behandlung des Löschens personenbezogener Daten und die Kennzeichnung von Originalen bei der Erfassung Auswirkungen. In der Auswertung bezüglich der rechtlichen Absicherung werden alle Informationen zusammengeführt, die hierfür von Bedeutung sind.Schwachstellen vorhanden


Revisionssichere Archivierung (bestehendes Papierarchiv nicht abgesichert - Zugang, Ergänzung, Verlust)







Aufbewahrungszeitraum ist höher als die Lebensdauer der Speichermedien

Regelungen zur Löschung personenbezogener Daten gemäß § 5 BDSG fehlen

Verfahrensbeschreibung bezüglich Datensicherheit nicht vorhanden

Fehlende hausinterne Regelungen zum Aufbewahren und Vernichten von Akten

Organisationsstruktur

Durch diesen Auswertungsbereich werden alle Informationen berücksichtigt, die Rückschlüsse auf Veränderungen der Organisation erlauben. Anpassungen in der Organisationsstruktur betreffen insbesondere den übergreifenden Zugriff auf Informationen. Neben den Zugriffsrechten der Mitarbeiter sind auch Änderungen der Aufgabengebiete erforderlich. Durch Archivsysteme entstehen neue Aufgaben wie Scannen, Qualitätssicherung, Indizierung, Jukebox-Operating, Administration und Pflege des Verfahrens, die durch frei werdendes Personal (z.B. aus Posteingang oder Datenerfassung) oder zusätzliches Personal durchzuführen sind.Schwachstellen vorhanden


Unzureichende Regelungen für die Ablage / Archivierung

Doppelarbeiten werden durchgeführt

Mangelnde Transparenz bei Arbeitsabläufen

Individuelles Arbeiten

Mitarbeiter beschäftigen sich mit Aufgaben (Suchen, Transportieren, Ablegen), die nicht zu ihrem Aufgabenbereich gehören

Unzureichende ad hoc-Informationsbereitstellung (Verteilung z. B. vom hausinternen Postweg abhängig)

Posteingangs- / Postausgangsübersicht (nicht vorhanden oder mühsam zu erstellen)

Bei Aktentransporten gehen einzelne Dokumente, Akten oder Laufzettel verloren

Postlaufzeit (dauert zu lange)

Verteilungsproblem (Verteiler nicht eindeutig)

Wiedervorlage (manuell, ohne Kontrolle)

Fristenproblem (Termine werden nicht eingehalten)

Mangelnde Unterstützung von Standardaufgaben (z.B. Briefe werden jedes Mal individuell neu geschrieben)

Prüfung von Informationen erfordert Papierumlauf (z.B. Vier-Augen-Prinzip)

Historie einer Bearbeitung nicht nachvollziehbar

Herkömmliche, papiergestützte Arbeitstechniken

Verteilungs- und Zuordnungsprobleme

Keine Vergleichs- und Auswertungsmöglichkeiten zur







Arbeitsplanung

Nur wenige Abläufe sind standardisierbar

Überlastung der Mitarbeiter

Häufige Abwesenheit von Entscheidern

Unzureichende Regelung für ‘Entsorgung’ alter Archivbestände

Ungenaue betriebliche Aufbewahrungszeiten

Nutzungskomfort

Zum Thema Nutzungskomfort werden alle Informationen zu Restriktionen gesammelt, die derzeit eine effektive, zeitnahe, benutzerfreundliche und aufgabengerechte Bearbeitung behindern. Für den Nutzungskomfort des geplanten Systems sind Informationen über die Informationsbereitstellung, das Zusammenspiel heute genutzter Softwareanwendungen sowie sich hieraus ergebende Schwachstellen festzustellen.Schwachstellen vorhanden


Erfüllungsgrad der ergonomischen Anforderungen an Arbeitsplätze

Anwender muß in unterschiedlichen DV-Anwendungen mit verschiedenen Oberflächen und Retrievalmöglichkeiten arbeiten

Benutzungs-Ergonomie (keine einheitliche, übergreifende Benutzungsoberfläche)

Auslegung der Infrastruktur

Die Beschreibung der Infrastruktur ist besonders dann von Bedeutung, wenn vorhandene Komponenten in dem künftigen Archivsystem weiterverwendet werden sollen. Hier ist entsprechend den Anforderungen an die Bereitstellung von Informationen zu unterscheiden, welche Komponenten weiterbenutzt, welche erweitert und welche neu beschafft werden müssen. Diese Angaben sind im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung zur Bemessung der Investitionssummen notwendig.Schwachstellen vorhanden


Heterogene Hardware-Umgebung

Heterogene Software-Umgebung

Einsatz von ähnlichen Softwareprodukten (z. B. mehrere Textverarbeitungsprogramme)

Pflege von Layout-Versionen

EDV-Unterstützung bei der Ablage- / Archivierung

Fehlende Speicherplatzkapazität

Unzureichende Performance

Archivraumproblem (Räume nicht ausreichend oder zu teuer)

Archivräume in verschiedenen Stockwerken oder Gebäudeteilen

Lange Wege zwischen Arbeitsplatz und Archiv







Unzureichende Räume und Raumausstattung, um Archivsystem-PC-Arbeitsplätze aufzunehmen

Parallelbetrieb von Speichermedien

Einbindung vorhandener Systeme

Die Einbindung vorhandener Systeme bezieht sich im wesentlichen auf die direkte Integration bestehender Anwendungen in das geplante Archivsystem. Eine genaue Definition der Anforderungen und Schnittstellen ist insbesondere erforderlich, wenn neben dem Archiv auch andere Systeme eingeführt werden sollen (z.B. SAP, Groupware, Workflow, Mail).Schwachstellen vorhanden


Medienbruch durch Einsatz unterschiedlicher Systeme

Eigenständige Archivsysteme sind vorhanden

Die Einführung einer DV-Anwendung ist geplant, die in jedem Fall eine digitale Ablage benötigt

Ein vorhandenes älteres Mikrofilm-Archiv muß kurz- oder mittelfristig durch eine Ersatzbeschaffung erneuert werden

Unzureichender direkter Zugang an ein Faxgerät

Unzureichende termingerechte Bereitstellung von Faxmitteilungen

Faxkopien im Archiv sind nach längerer Lagerung nicht mehr lesbar

Sonstiges

Schwachstellen vorhanden niedrig-hoch

bewertetunwichtig-sehr wichtig

Qualität- des Papiers- des Aufdrucks- der Vordrucke- der Bilder- der Videoaufzeichnungen- der Sprachaufzeichnungen

Verwendung kleiner Schriftarten

Geringe Auflösung von Bildern

Bearbeitungsvermerke auf Informationen

Belege werden separat von anderen Informationen gehalten

Umfangreiche Kommunikation mit externen Gremien

Qualifikation der Mitarbeiter, Information in elektronischer Form zu bearbeiten

Motivation der Mitarbeiter, Information in elektronischer Form zu bearbeiten

Ergebnis

Aus den Ergebnissen der Auswertungen und der Schwachstellenbewertung ergeben sich die eigentlichen Anforderungen an das künftige Archivsystem, die die Grundlage Kunde: Intern Projekt: Autor: Kff/BMThema: DMS-Einführung Topic: Ist-Analyse Status: FertigDatei: dmsist-




Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemenfür das fachliche Soll-Konzept bilden. Die fachlichen Anforderungen an ein Soll-Archiv beeinflussen z.B. den Zugriff auf Informationen (inhaltliche Erschließung, Versionsmanagement, Performance, Zugriffsprofile, Richtlinien für übergreifenden Zugriff, Zugriffsschutz) oder die Erfassung von Informationen (Codierte Informationen, Scannen, Faxen, DateiImport, Altarchivbestandserfassung).

Die Auswertungen dienen zudem als notwendige Planungsgrundlage für verschiedene Bereiche wie:

• Budget für Systemrealisierung,

• Entscheidungsvorlage für die gewünschte Systemkategorie

• Ressourcen,

• Termine,

• Erfassung von Altbeständen,

• aufbau- und ablauforganisatorische Veränderungen,

• Qualifikationsmaßnahmen,

• Integration vorhandener und künftiger Anwendungen.

Entsprechend aufbereitete Auswertungen werden zur Beurteilung und Kenntnisnahme an verschiedene Stabsstellen (Personalabteilung, Revision u.a.) und zur Entscheidung und Genehmigung an den oder die Entscheidungsträger weitergegeben. Die Auswertungen beinhalten daneben die Grundvoraussetzungen für Anbieter und Produkte.Ein Beispiel veranschaulicht eine mögliche Auswertung. Für die Schwerpunkte bei der Einführung des Archivsystems wird ein Entscheidungsfaktor bestimmt, der sich aus Multiplikation und Addition der Spalten berechnet. Die Bewertung kann je nach Bedarf durch unterschiedliche Gewichtungen sowohl auf Zeilen- als auch auf Spaltenebene erweitert werden.

Schwachstellen Abteilung 1 Abteilung 2 Entsch.

vorhanden niedrig-hoch



faktor

Retrieval/ Wiederfinden/

Klassifikation

Unterschiedliche Systematiken der Ablage

5 Punkte

5 Punkte 3 Punkte

40 Punkte

Speicherformate

Unterschiedliche Speicherformate auf unterschiedlichsten Datenträgern

5 Punkte

4 Punkte 2 Punkte

30 Punkte

Einbindung vorhandener Systeme

Medienbruch durch Einsatz unterschiedlicher Systeme

3 Punkte

4 Punkte 2 Punkte

18 Punkte





Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-SystemenAusblick

Wie aus den vorangehenden Abschnitten deutlich wurde, ist der Aufwand der Ist-Analyse nicht zu unterschätzen. Der Umfang läßt sich erfahrungsgemäß abschätzen, wenn die Vorbereitung für die Ausgabe der Fragebögen oder Erfassungslisten durchgeführt wird. Die Ist-Analyse erfordert ein zielgerichtetes Vorgehen und ist als eigenes kleines Vorprojekt zu betrachten.

Nutzung von Tools

Zur Unterstützung der Ist-Analyse bietet sich je nach Projektgröße der Einsatz verschiedener Tools an, wobei sich jeweils nur die Daten auswerten lassen, die auch vorher sinnvoll und sorgfältig erfaßt wurden.

„A fool with a tool is still a fool!“

Für PCs sind Projektmanagement-Tools verschiedener Anbieter verfügbar. Der Aufwand beim Einsatz derartiger Tools darf jedoch nicht unterschätzt werden. Nur eine ständige Pflege und Aktualisierung macht den Einsatz solcher Tools erst sinnvoll, in der Regel ist zu diesem Zweck eine eigene Projektassistenz erforderlich. Der Einsatz von Projektmanagement-Tools ist aus den genannten Gründen nur bei relativ großen Projekten mit mehr als sechs Monaten Laufzeit und mehr als sechs Projektmitarbeitern oder verschiedenen Arbeitsgruppen sinnvoll. Da die Mitarbeiter im allgemeinen neben den Aktivitäten im Projekt weiterhin ihre üblichen Tätigkeiten auszuüben haben, darf jeweils nicht die volle Kapazität der Mitarbeiter verplant werden. Eine Alternative zu Projektmanagement-Tools für kleinere Projekte stellen mit Hilfe von Tabellenkalkulationsprogrammen angefertigte Projektpläne oder ein systematisches Berichtswesen mit Verwendung geeigneter Protokollvordrucke dar.

Bei größeren Workflow- und Groupware-Projekten bietet sich der Einsatz von Tools zum Business Process Design oder Redesign an. Diese Tools zeichnen sich durch visuelle Darstellungs- und Modellierungsmöglichkeiten für Geschäftsprozesse aus und besitzen im allgemeinen Möglichkeiten zur Simulation und Ressourcenplanung. Sie bieten die Grundlage für Diskussionen mit den Anwendern. Der Nachteil solcher Tools ist, daß der Einsatz sehr aufwendig ist. Es ist eine kontinuierliche Rückführung von Echtzeitdaten in den Lebenszyklus der Analyse erforderlich. Geachtet werden sollte bei BPR-Tools auf Möglichkeiten zur Generierung aussagekräftiger Dokumentationen. Außerdem sind Schnittstellen zu Workflow-Tools sehr wichtig, damit die Geschäftsprozesse und Arbeitsflüsse mit diesen nicht noch einmal generiert werden müssen. In diesem Zusammenhang sollten die Schnittstellen den Spezifikationen der Workflow Management Coalition (WfMC) entsprechen, die die Standardisierung im Workflow-Bereich vorantreibt. Für die Einführung von Production Workflow sind BPR-Tools auf jeden Fall zweckmäßig.

Für die Erstellung von Auswertungen eignen sich Tabellenkalkulation oder PC-Datenbanken. Für kleinere Vorhaben sind im allgemeinen Spreadsheets ausreichend. Diese können jedoch Probleme bereiten, wenn Antworten und Daten nicht entsprechend „flach“ strukturiert sind. Bei größeren Vorhaben erlauben PC-Datenbanken auch die Abbildung komplexerer Strukturen, wie die Zusammenführung der Ergebnisse verschiedener Fragebögen und Listen. Mit Hilfe von Auswertungen





Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemenkönnen die Daten auf einer hohen Ebene zusammengefaßt und dokumentiert werden, z.B. in Form einer Management-Summary. Soll- und Ist-Daten können anhand verschiedener Szenarien verglichen werden.

Für ein strukturiertes Vorgehen bieten sich Vordrucke an. Bei der Entwicklung von Vordrucken ist auf eine einheitliche und zweckgerechte Gestaltung, Informationstiefe und Begrifflichkeit zu achten und die Anzahl der Vordrucke sinnvoll zu begrenzen. Für das Ausfüllen der Vordrucke sind die einzelnen Felder unmißverständlich zu erklären. Damit die Ergebnisse vergleichbar sind, ist ein einheitliches Ausfüllen der Fragebögen zu kontrollieren. Textaussagen sollten vermieden und statt dessen Werte oder Multiple-Choice-Angaben bevorzugt werden. Anstelle von Einzelfragebögen sind für kleinere Vorhaben auch Listen geeignet. Ebenso können Listen für die Zusammenführung der Ergebnisse einzelner Fragebögen verwendet werden.

Strategien

„Buy experience instead of reinventing the wheel!“

Erfahrene Berater oder Mitarbeiter eines Anbieters sollten bereits in der Vorbereitungsphase in ein DMS-Projekt einbezogen werden. Im allgemeinen sind bei Anbietern und Beratern schon Vergleichsmuster und Systematiken für die Ist-Analyse vorhanden, und es können Erfahrungen für den späteren Betrieb genutzt werden. Externe Berater haben im Gegensatz zum eigenen Unternehmen eine erweiterte Sichtweise und können Ergebnisse realistisch einschätzen. Zudem kann auf diese Weise die Umsetzung in die Soll-Konzeption unterstützt und vereinfacht werden.

„Just do it, then fix it!“

Der Trend geht zum Prototyping, das heißt ein System zunächst in einem kleinen Bereich einzusetzen und ein Konzept erst nach einer anschließenden Auswertung zu entwickeln. Dann erst erfolgt die Systemrealisierung. Parallel dazu muß der „Normalbetrieb“ jeweils sichergestellt sein. Mit einem solchen Vorgehen kann ein Projekt zu jeder Zeit risikolos abgebrochen und wieder zum alten Zustand zurückgekehrt werden. Die Phase des Prototyping darf jedoch nicht zu lang angelegt sein, die Aufgaben müssen auch hier wohl definiert sein.

„Flexibility versus predefined structure!“

Im Bereich Workflow kommt Ad hoc Workflow anstelle einem aufwendigen Prozeßdesign und Production Workflow vermehrt zum Einsatz. Im Gegensatz zu Production Workflow ist das Routing bei Ad hoc Workflow nicht vordefiniert, sondern geschieht zur Laufzeit durch den Benutzer. Ad hoc Workflow erfordert somit keine aufwendige Modellierung der Geschäftsprozesse, der Anwender muß sich nicht an Vorgaben halten und die Vorgänge „automatisieren“ sich durch Wiederholung seitens des Anwenders.

„Pull is easier than Push!“

Eine Alternative zur automatisierten Bereitstellung und aufwendigen Prozeßautomatisierung in Workflow-Systemen ist die schnelle und vollständige





Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-SystemenInformationsbereitstellung in dynamischen Dokumenten-Management-Systemen mit aktiven Suchen seitens der Anwender. Diese Systeme sind einfacher und schneller zu implementieren als Workflow-Systeme und erfordern keine Anpassung der Arbeitsabläufe.

Anlagen „Erfassungslisten“

Die Erfassungslisten zur Aufnahme des Ist-Zustandes stehen als Excel-Dateien zur Verfügung und sind in der Anlage als Ausdruck beigefügt:

• Erfassungsliste „Dok_A Dokument-Analyse“Datei Dok_A.XLS

• Erfassungsliste „Ord_A Ordnungsmittel-Analyse“Datei Ord_A.XLS

• Erfassungsliste „Arc_A Archiv-Analyse“Datei Arc_A.XLS

• Erfassungsliste „Nutz_A Nutzungs-Analyse“Datei Nutz_A.XLS

• Erfassungsliste „Org_A Organisations-Analyse“Datei Org_A.XLS

• Erfassungsliste „Vorg_A Vorgangs-Analyse“Datei Vorg_A.XLS

• Erfassungslisten „Tec_A Technik-Analyse“Dateien Tec_A_AP.XLS, Tec_A_DR.XLS, Tec_A_SW.XLS






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Profile der Autoren

Dr. Ulrich Kampffmeyer, Jahrgang 1952, ist Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, eine der führenden produkt- und herstellerneutralen Beratungsgesellschaften für Dokumenten-Management, elektronische Archivierung, Büroautomation, Groupware, Intranet und Workflow in Deutschland. Er ist Gründer und Managing Partner der PROJECT CONSULT International Ltd., London.

Er entwickelte das Systemdesign für mehrere Dokumenten-Management-Produkte und beriet zahlreiche Anwender, Hersteller und Systemhäuser bei der Planung, Organisation und Implementierung solcher Systeme. Zu den von ihm betreuten Anwendern gehören namhafte deutsche und internationale Organisationen, Konzerngruppen und Unternehmen.

Dr. Kampffmeyer ist anerkannter Kongreßleiter, Referent und Moderator zu Themen des Dokumenten-Management-Umfeldes. Seine Vortragsaktivitäten erstrecken sich auf Veranstaltungen wie z.B. AIIM, AWV, datakontext, dc, DMS, DLM-Forum, Documation, EUROFORUM, IMC, IIR EDOK, IIR Interflow, Online, VOI etc. Er gehört zu den wenigen deutschen Beratern und Analysten, die auch international anerkannt sind, wie zahlreiche Moderations-, Keynote- und Vortragseinladungen aus dem Ausland zeigen. Seine Keynote-Vorträge “Document Management as IT-Infrastructure” (1995), “The Future of Document Management” (1997), “Paradigm Shifts in Document Management” (1998), “The Electronic Documents Management Market in Europe: Technologies and Solutions” (1999), “Market Transitions: DRT Document Related Technologies” (1999) und “Dokumenten-Management im Wandel – und wo bleibt der Mensch?” (1999) gelten als richtungsweisende Beiträge für die gesamte DRT-Branche.

Dr. Kampffmeyer ist einer der Direktoren der AIIM Europe, Association for Information and Image Management International. Als Mitglied des Executive Committee und Vice Chair des Board of Directors der AIIM gilt er als eine der führenden Persönlichkeiten der Branche in Europa. Für seine erfolgreiche Tätigkeit im Dokumenten-Management-Umfeld wurden ihm vom IMC 1992 der “Award of Excellence”, 1994 der Award “Fellow of IMC” und 1997 der “Award of Merit”, sowie von der AIIM International 1999 der Award „Fellow of AIIM“ und 2000 die Auszeichnung „Master of Information Technology“ verliehen. Er ist Mitglied des Beirat der europäischen Ausgabe der der AIIM-Zeitschrift “e-doc”.

Als langjähriger Vorsitzender des VOI Verband Optische Informationssysteme e.V. (1991-1998) verfügt er über detaillierte Marktkenntnisse in den Bereichen Dokumenten-Management, Workflow, Groupware, elektronische Archivierung, Intranet, digitale Signatur, Knowledge Management und digitale optische Speicher. Er gilt nach Einschätzung der Zeitscvhrift Computerwoche als der Mentor der DRT-Branche in Deutschland.

Als Autor für Zeitschriften wie Info21, DoQ, Document World, e-doc, Office Management, Bit, Document Manager, Computerwoche, Markt & Technik, Information Week, Password, ComputerZeitung, Management Berater, INFOdoc und zahlreiche andere deutsche und internationale Publikationen hat er in den vergangenen Jahren über 230 Beiträge zu Themen des Dokumenten-Managements veröffentlicht. Er ist Autor regelmäßiger Kolumnen in Fachzeitschriften, Herausgeber des PROJECT CONSULT Newsletter und zahlreiche seiner Publikationen werden auf WebSites referenziert.

Er ist Autor des Buches “Grundlagen und Zukunft des Dokumenten-Managements” sowie Ko-Autor der deutschen Codes of Practice “Grundsätze der elektronischen Archivierung” und “Grundsätze der Verfahrensdokumentation nach GoBS”.

Dr. Kampffmeyer engagiert sich in Standardisierungsgremien wie der AIIM Association for Information and Image Management International, WfMC Workflow Management Coalition, DMA Document Management Alliance, ODMA Open Document Management API und anderen Standardisierungsgremien. Er ist Mitglied des DLM Forums der Europäischen Kommission und Mitarbeiter an den europäischen “Codes of Practice” und Rechtsgrundlagen zum Einsatz von Dokumentenmanagement-Technologien.

Barbara Merkel (Dipl. Informatikerin) ist seit 1994 Beraterin der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr.Ulrich Kampffmeyer GmbH.

Zu ihren Aufgabengebieten gehören Market Research, Pressearbeit, Projektmitarbeit und Qualitätssicherung. Daneben hat sie als Autorin für Zeitschriften wie Info21, INFOdoc, Office Management, Computerwoche u.a. zahlreiche Beiträge zu Themen des Dokumenten-Managements veröffentlicht. Zusammen mit Dr.Kampffmeyer ist sie Autorin des Buches „Grundlagen des Dokumenten-Managements - Einsatzgebiete • Technologien • Trends“.

[DE] DMS: Ist-Analyse und Auswertung von Analysen | Dr. Ulrich Kampffmeyer | PROJECT CONSULT |...

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