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  • Dokumentenmanagement- u. Vorgangsbearbeitungssysteme in der Verwaltung Teil II,13.05.2009 ► Jörg Homberg, Projektleiter EL.ARCHIV, Brandenburgisches Landeshauptarchiv (BLHA)

    Dokumentenmanagement- u.

    Vorgangsbearbeitungssysteme in der Verwaltung

    Teil 2: Die archivische Anwendung: „XML-basierte Archivschnittstelle“

  • Dokumentenmanagement- u. Vorgangsbearbeitungssysteme in der Verwaltung Teil II,13.05.2009 ► Jörg Homberg, Projektleiter EL.ARCHIV, Brandenburgisches Landeshauptarchiv (BLHA)

    Agenda

    • 1.Rahmenbedingungen

    • 2.Status: dLZA in Deutschland

    • 4.EL-DOK - EL.Archiv

    • 5.OAIS

    • 6.Preservation Planning

    • 7.Langzeitspeicher CENTERA

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    Rahmenbedingungen

    Das Brandenburgische Landeshauptarchiv (BLHA)

    ist das zentrale staatliche Archiv des Landes

    Brandenburg und zuständig für das Archivgut

    aller Stellen des Landes sowie ihrer Rechts- und

    Funktionsvorgänger.

    Gesetzliche Voraussetzungen

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    • Entwicklung einer XML-basierten Archivschnittstelle als Bindeglied zwischen den DMS/VBS der abgebenden Instanzen und einem Langzeitspeicher des Brandenburgischen Landeshauptarchivs.

    • Der Aufgabe gerecht zu werden elektronische Akten zu übernehmen, zu bewerten und der revisionssicheren Archivierung gemäߧ§239, 257 HGB, der Abgabenordnung und dem GoBS (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) zuzuführen.

    • Den gesetzlichen Auftrag nach GGO bzw. der Registraturrichtlinie des Landes zu erfüllen

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    Rahmenbedingungen Prämisse

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    • Im Jahr 2003 wurde beschlossen, konzeptionell an einer Strategie zur dLZA zu arbeiten.

    • Ergebnis der Systemanalyse:

    Es gibt elektronische Akten aus DMS/VBS verschiedener Hersteller in den Brandenburgischen Landesbehörden.

    • Problemstellung:

    Archivierbarkeit der elektronischen Akten und Dokumente; wie, womit

    • Zielstellung:

    • Entwicklung einer produktunabhängigen Schnittstelle zu einem geeigneten Archivsystem

    • Abbildung der Workflows der Anbietung, Bewertung, Aussonderung und Übernahme

    • Nutzen: Einsparung von Entwicklungskosten für spezif. Schnittstellen, Setzen eines Landesstandards.

    • Basistechnologien bzw. Richtlinien: XML als Beschreibungssprache, DOMEA als Konzept.

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    Rahmenbedingungen Infrastrukturelle Voraussetzungen

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    2003/2004: Projektidee wird Sieger im eGovernment-Wettbewerb des Landes

    ab 2004: Bemühungen um Finanzierung über Fördermittel Partnerschaft mit H&T

    Greenline und Microsoft

    2004 – 2006: Erarbeitung einer GGO / Registraturrichtlinie für das Land Brandenburg

    2005 – 2006: Mitwirkung am erfolgreichen Test zum XDOMEA- konformen

    eAktenaustausch

    ab 2006: Beschäftigung mit Standard-Formaten zur Langzeitarchivierung,

    Marktanalyse zu langzeitarchivtauglichen Speichersystemen.

    Festlegung: tiff, pdf/a u. XML als Transfer- u. Archiv- Formate

    Entscheidung für ein „BLACKBOX”- Verfahren als Speichersystem

    Testung und Validierung einer CENTERA

    Mitwirkung bei der Ausschreibung eines „Landes- VBS/DMS“ unter

    Berücksichtigung der Archivschnittstelle / Entwicklung des Moduls

    Aussonderung im Landesreferenzmodell, Prototypisierung der

    Archivschnittstelle

    ab 2007:

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    Rahmenbedingungen Projekthistorie

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    11/2007: “Bewährungstest”:

    Havarie (ein Plaid ausgefallen, Rekonstruktion über Nacht,

    Datensicherheit jederzeit mind. 600%!)‏

    1/2008: Inbetriebnahme einer 2. CENTERA (Spiegelfunktionalität)‏, eines

    Indexservers und Aufrüstung der produktiven CENTERA auf 18 TByte)

    3/2009: Offizielle Inbetriebnahme der revisionssicheren dLZA des Landes

    Brandenburg durch den Staatssekretär auf der CeBIT 2009

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    Rahmenbedingungen Projekthistorie

    Konzeptionelle Arbeiten an den Modulen “Digitales Zwischenarchiv des

    Landes Brandenburg” und Feinkonzeption der Ausbaustufe

    “Urkundsarchiv” (EL.NORM)

    Ab 4/2009:

    Prototypisierung von EL.NORMAb 9/2009:

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    • Verschiedene Institutionen des ABD-Bereichs in Deutschland beschäftigen sich seit einiger Zeit mit der Planung von Lösungen zur revisionssicheren Langzeitarchivierung von elektronischen Daten. Es gibt vereinzelt Teillösungen (Landesarchiv Baden- Württemberg, Stadt Stuttgart u.a.).

    Es gibt aber momentan nur zwei ausgereifte Komplettlösungen die alle Module der Langzeitspeicherung enthalten (Ingest, Storage/Data management, Preservation Planning u. Access):

    1. Das “Digitale Archiv” des BArch

    2. EL.Archiv im BLHA

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    Status dLZA in Deutschland

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    Das 4-stufige Verfahren

    Virtuelle

    Poststelle

    ELVIS

    EL.NORM

    EL.KIS EL.ZA

    VIS/MLUV

    SAP

    PerIS

    EL.ARCHIV M2 (revisionssicheres Langzeitarchiv)‏

    EL.ARCHIV M1 (Langzeitspeicher‏=‏zentrale‏„Altregistratur“,‏Zwischenarchiv)‏

    Pool 1 (FV1)‏ Pool 2 (FV2)‏ Pool 3 (FV3)‏ Pool n (FVn)‏. . . Urkundsarchiv

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    EL.DOK – EL.Archiv Die‏„EL-Welt“‏des‏Landes‏Brandenburg

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    PerIS = Personalinformationssystem

    EL.ZA = Ressortübergreifendes Kollaborations

    (Zusammenarbeits)-Plattform

    EL.VIS = Elektronisches Landtags Vorgangsbearbeitungs

    – u. Informationssystem (Alle parlamentarischen

    Initiativen werden digital eingebracht u. gehandhabt; von

    der Einbringung von Anträgen, über die Protokollierung

    der Plenarsitzungen bis zur Verkündung der Gesetze .

    EL.NORM = Elektronische Verkündung von Rechtsvorschriften und

    Normen

    EL.KIS = Kabinettinformationssystem. Vor- u. Nachbereitung der

    Kabinettsitzungen.

    EL.DOK = Brandenburgisches Dokumentations u. VBS

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    EL.DOK – EL.Archiv Die‏„EL-Welt“‏des‏Landes‏Brandenburg

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    Langzeitspeicher CENTERA Contentmanagement in Brandenburg

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    Konvertierung in

    das Transferformat

    Akte

    + Metadaten aus dem DMS

    eAkte (pdf/A)

    + Metadaten zur Validierung

    pdf/A

    + Metadaten zur Validierung

    + Metadaten zur dLZA

    Content-Adresse

    u. dLZA-Objekt

    Behörde Zentraler IT-Dienstleister Landeshauptarchiv

    Bearbeitung Aufbewahrungsfrist Langzeitarchivierung

    EL.DOK Altregistratur Endarchivz.d.A.

    Transferfrist

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    EL.DOK – EL.Archiv PRODEA, der DMS-Client der abgebenden Behörde:

    Ein Registrator-Account

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    Das 2-stufige Verfahren

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    EL.DOK – EL.Archiv PRODEA, der DMS-Client der abgebenden Behörde

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    Das 4-stufige Verfahren

    EL.DOK – EL.Archiv PRODEA, der DMS-Client der abgebenden Behörde

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    Das 4-stufige Verfahren: Anbieteverzeichnis erstellen

    EL.DOK – EL.Archiv PRODEA, der DMS-Clien