Einfuehrung Projektmanagement

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Eine Einfuehrung in das Projektmanagement

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  • 1. Seminar / Workshop Projektmanagement Fa. Philipp Moll Bro fr moderne Nhtechnik GmbH&Co KG 17. und 18. Juni 2009

2. Denk-Mal

  • Der Mensch hat dreierlei Wege, klug zu handeln;
  • erstens durch Nachdenken, das ist das Edelste,
  • zweitens durch Nachahmen, das ist das Leichteste
  • und drittens durch Erfahrung, das ist das Bitterste.
  • Konfuzius

3. Teil 1 Projekte und Projektmanagement 4. Was sind Projekte?

  • Projekte werden fr einmalige, zeitlich und sachlich klar abgegrenzte Aufgabenstellungen eingerichtet.
  • Sie sind meistens mit knappen zeitlichen und personellen Ressourcen ausgestattet und von komplexenAnforderungen gekennzeichnet..

5. Projektmanagement Standards

  • Diewichtigsten Standardsdes Projektmanagements sind:
  • PMBOK: Guide to the Projektmanagement Body of Knowledge PMI
  • ICB: IPMA Competence Baseline
  • DIN:DIN 69901/2009
  • PMI = Project Management Institute (USA)
  • IPMA = International Project Management Association (Schweiz) (in D = GPM)

6. Projektdefinition Ein Projekt ist eineeinmaligeGesamtheit von Aktivitten mit bestimmtenAnfangs- und Endpunkten , dievon einer Person oder Organisationmit dem Ziel durchgefhrt werden, bestimmteTermin-, Kosten- und Leistungszielezu erreichen. 7. Warum Projekte genau definieren?

  • Die klare Abgrenzung eines Projekts ist eine wichtige Voraussetzung fr den Erfolg.
  • Schwammig definierte Sonderaufgaben, die an lose zusammengesetzte Arbeitsgruppen oder Arbeitskreise vergeben werden, versanden meist ohne konkretes Ergebnis.
  • Projektionitis vermeiden

8. Die Merkmale eines Projekts

  • Zeitliche Begrenzung
  • Zielausrichtung
  • Einmaligkeit (der Ressourcen Personen, Geld, Materialien, Sachgter)
  • Gliederung
  • Besondere Organisationsform (hilft, Projekte spezifisch zu realisieren)

9. Kategorien von Projekten

  • Investitionsprojekte Bau eines Flughafens, Neubau einer Geschftsstelle
  • Forschungs- und Entwicklungsprojekte Entwicklung neuer Produkte, Software
  • Organisationsprojekte Umorganisation eines Betriebes, Einfhrung ERP-Software, Vorbereitung einer Veranstaltung

10. Warum Projektmanagement? (1)

  • IST-Situation wird ungengend analysiert
  • Ziele sind unklar definiert
  • Statt objektiver Alternativensuche wird Lieblingslsung angesteuert.
  • Projektverantwortlichkeiten sind nicht vollstndig und nicht abgeschirmt
  • Qualifiziertes und ausreichendes Personal fehlt.

11. Warum Projektmanagement? (2)

  • Probleme werden ignoriert und ausgesessen
  • Risiken werden unterschtzt und als Schicksal hingenommen
  • Improvisation steht hher im Kurs als systematische Organisation
  • Fehler aus alten Projekten werden wiederholt

12. Teil 2 Projektziele,Zielfindungsprozess 13. Methoden zur Zielformulierung in Projekten Wenn Du nicht weit wohin Du gehst, wie kannst Du erwarten, dort anzukommen? (Basil S. Walsh) Eine exakte Zieldefinition ist einer der wichtigsten Schritte innerhalb der Projektinitiierung. Alles was hier an Vorarbeit versumt wird, muss hinterher bitter bebt bzw. nachgeholt werden. Nur durch ein eindeutig definiertes Projektziel wird eine realistische Planung erst mglich! 14. Die Zieleigenschaften

  • Zielformulierungen mssen lsungsneutral sein
  • Zielformulierungen mssen operational und erreichbar sein
  • Zielformulierungen mssen prfbar sein

15. Die Zielarten

  • Die direkten Ziele eines Projektes sind immer vom jeweiligen Projekt abhngig. Trotzdem lassen sich verschieden Zielarten unterscheiden:
  • Sachziele
  • Terminziele
  • Kostenziele
  • Sonderziele (Einhaltung von Nebenbedingungen)

16. Projektziele - Zielgrssen Ziele Sachziel Kostenziel Terminziel Sonderziel (Stakeholder Zufriedenheit) 17. Der Zielformulierungsprozess

  • Unterschiedliche Rollen:
  • Der Entscheider: gibt Ziele vor,legt Zielprioritten fest,stellt Mussbedingungen
  • Der Projektmanager: erstellt die Zielpyramide,zeigt Zielkonflikte auf, schlgt Zielprioritten vor und stimmt diese ab

18. Problemlsungszyklusmethode Ansto fr ein Projekt ist hufig ein Problem.Die P. ist ein Leitfaden, um schrittweise und systematisch an den Zielkatalog zu kommen. Was muss/soll sein? Was ist denkbar? Muss- und Wunschziele Kriterien Alternativen Problem Situationsana-lyse Zielformu-lierung Lsungs- suche Lsungs- bewertung Lsungs- konzept Ziel 19. Zielhierarchie Jedes Ziel ist Teil einer Zielhierarchie. Durch die Frage warum? findet man das jeweils bergeordnete Ziel, durch die Frage wie? das jeweils untergeordnete Ziel. Gewinn steigern Kosten senken Material- kosten Lohn- kosten Gemein- kosten Wie ? Konzeptphase Warum? 20. Induktives Vorgehen (Bottom-Up-Methode) Wie? Warum?Kundenzufriedenheit erhhen Verfgbarkeit verbessern Bestand erhhen Zu wenig von Artikel X auf LagerGewinn sichern Kosten senken Transportkosten senken Hohe Transportkosten Gewinn sichern Kosten senken Preise senken Steigende Preise Gewinn sichern Kosten senken Anzahl der Neuanschaffungen begrenzen Zu viele Neuanschaffungen bergeord- nete Ziele bergeord-nete Ziele Ziele Probleme 21. Deduktives Vorgehen (Top-Down-Methode) Geht von einem bergeordneten Ziel aus, fragt nach untergeordneten Teilzielen. Kundenzufriedenheit verbessern Wodurch beeinflusst? Manahmen:z.B.: verbesserter Kundenservice, Freundlichkeit / Kompetenz der Mitarbeiter Ziele:Z.B. Qualittsmanagement einfhren, Mitarbeiter schulen, Online-Support einfhren 22. Zielkategorisierung

  • Zur Schaffung von Transparenz Ziele kategorisieren z.B.:
  • Festlegung eines globalen Zieles (z.B.: Einfhrung eines neuen Bestellerfassungssystemes)
  • Beschreibung nach Zielkategorien: Finanzielle Ziele (Kostenbudget < 1 Mio ) Personelle Ziele (gemischtes Projektteam interne / externe) Betriebliche/Organisatorische Ziele (Reduzierung Lagerbestand um 15 %) Externe Beziehungen (Kundenzufriedenheit steigern) Gesellschaftliche Ziele (Firmenimage verbessern)
  • Bildung von Zielunterkategorien Quantitative Przisierung (Senkung der Reklamationen bis zum 31.10. um 10 %. Steigerung des Bestelleingangs bis zu 31.12. um 20%.Messbar!

23. Zielkonflikte Bei der Kategorisierung knnen Konflikte auftreten. Wettbewerbsfhigkeit verbessern Kosten senken Verfgbarkeit erhhen Bestand senken Bestand erhhen Konzeptphase 24. Kundenerwartungen Analyse der Kundenerwartungen Wer ist in unserem Fall der Kunde? Kunde tritt hufig in verschiedenen Rollen mit unterschiedlichen Erwartungen auf. Produktionsleiter, Vertriebschef, Finanzvorstand 25. Wer sind die Mitspieler? Stakeholderanalyse Stakeholder sind Personen oder Personengruppen, die am Projektablauf beteiligt, interessiert oder von den Auswirkungen des Projekts betroffen sind. Sie haben ein begrndetes Interesse am Projekterfolg und am Nutzen fr das Projektumfeld. Es gibt auch Projektinteressenten, die ein Projekt zum Scheitern bringen wollen. 26. Teil 3 Vorgehensmodelle, Phasenplanung 27. Projektphasen Initialisierung Planung Durchfhrung & Controlling Abschluss

  • Grndung des Projekts
  • Definition des Projekts
  • Phasenplanung
  • Organisation des Projekts
  • Organisation des Prozesses
  • Strukturplanung
  • Ablaufplanung
  • Terminplanung
  • Kostenplanung
  • Einsatzmittelplanung
  • Umfeldanalyse
  • Stakeholderanalyse
  • Risikomanagement
  • Projektabnahme
  • Projektabschluss-analyse
  • Erfahrungssicherung
  • Projektauflsung
  • Termin-, Kosten- und Aufwandsontrolle
  • Qualittssicherung
  • Konfigurations-management
  • Informationsfluss steuern
  • Projektdokumentation
  • Projektberichterstellung

Projektauftrag Planung Aktueller Projektplan Projektabsicherung 28. Die Konzeptphase Alle Projekte beginnen mit einer Idee.Diese wird formlos oderfrmlich in ein Projekt berfhrt. Die beiden entscheidenden Fragen: Soll das Projekt durchgefhrt werden? Wiegt der Nutzen die Kosten auf? Kann das Projekt durchgefhrt werden? Ist das Projekt technisch machbar? Stehen die notwendigen Ressourcen zur Verfgung? 29. Die Konzeptphase Eine Kosten Nutzen Analyse durchfhren Vergleichende Bewertung aller Kosten, die anfallen, um ein Projekt zu realisieren und aller mglichen Vorteile, die das Projekt mit sich bringen kann. Problem der monetren Bewertung. Problem der Bewertung zuknftigen Nutzens Problem der Unsicherheit der Annahmen 30. Die Abgrenzungsphase

  • Einen Plan aufstellen
  • Klrung der Grnde, die zu dem Projekt gefhrthaben
  • Beschreibung der Ergebnisse, die erreichtwerden sollen
  • Eine Auflistung aller Arbeiten, die erledigtwerden mssen (WBS)
  • Die Rollen des PM und der Team Mitglieder
  • Ein detaillierter Projektzeitplan
  • Ressourcenplanung
  • Annahmen und Voraussetzungen formulieren