M. von der Heyde / R. Maly 1Ergebnisse und Thesen aus dem IT-Strategieforum des ZKI

21. September 2010ZKI Herbsttagung in Cottbus

Ergebnisse und Thesen aus dem IT-Strategieforum des ZKI

M. von der Heyde / R. Maly 4Ergebnisse und Thesen aus dem IT-Strategieforum des ZKI

• Was tun wir gut?

• Wie trägt IT zum Erfolg bei?

• Wer trifft Entscheidungen?

• Wie werden Entscheidungen kommuniziert?

Was ist IT-Governance?

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• Nein, denn…– Entscheidungen zur Strategie kommen „von oben“….– über die grundsätzlichen Ziele entscheidet nicht die

Technik….– grade unliebsames muss doch durch die Leitung vertreten

werden…

• Ja, denn…– es mangelt an Vorgaben „von oben“….– das RZ muss die Innenwerbung selbst

in die Hand nehmen…– wir benötigen Werkzeuge, um Hilfe

zur Selbsthilfe zu nutzen…

Ist Governance Thema des RZ ?

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Vision ITSF

Steigerung der Relevanz von IT in

der Hochschulstrategie über eine

in der Hochschule verankerte und

mit allen Beteiligten vereinbarte

IT Governance.

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ITSF Fahrplan

1. - Gemeinsames Ziel – mit / ohne Industrie

2. - Gemeinsames Bild – Nutzen & Risiken

3. - Entscheidungsmatrix (BSC & Lösungswege)

4. & ff - Austausch (Good & Best Practice)

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HS – Ziel

Service (Nutzen & Risiko)

Investition (HW/SW/HC)

Strategisch (HS Ltg / CIO)

Operativ (RZ / Abtlg.)

Modell für IT & HS Strategie

benötigt unterstützt

benötigt unterstützt

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Werkzeuge aus dem Forum:

• Strategische Ziele Nutzenfelder

• Entscheidungsmatrix nach ISO 38800 IT-Governance

Weitere Werkzeuge:

• z.B. Cobit, IT-Service-Management, Reifegrade

Kurzvorstellung der Werkzeuge

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ITSF 2 - Nutzenfelder

HS – Ziel

Service

Investition

Integrierte Versorgungskonzepte

Prozessoptimierung

Unterstützung Kernaufgaben

Positionierung

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IT Investition und Prioritäten

Input Decision Realisisch

Leadership Monarchy

Gruppe (inkl. CIO) oder individuelle Mitglieder der HS-Leitung

? ? ?

IT Monarchy

Gruppe oder individuelle Mitglieder von IT Verantwortlichen

? ? ?

FeudalLeiter von zentralen Struktureinheiten, Inhaber von Kernprozessen

? ? ?

FederalHS Leitung und mindestens ein Leiter zentraler aus Einheit, optional IT-Leitung

Ltg+FB ? ? ?

“ + IT ? ? ?

IT DuopolyIT Leitung und eine der anderenGruppen (HS Leitung oder Prozessinhaber)

IT+Ltg. ? ? ?

IT+FB ? ? ?

Anarchy Jeder Endnutzer ? ? ?

ITSF 3 - Entscheidungsmatrix

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kein Ziel

klares Ziel

generisches Ziel

Resumé

EntscheidermatrixNutzen-/Handlungsfelder

Avalon

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• Vereinfachenmax. 10 Produkte Integrierte Versorgungskonzepte, Unterstützung der Kernprozesse

• Vernetzen Kommunikation zwischen IT und Fachabteilung bzw. Fachbereichen Koordination der Abläufe Prozessoptimierung

• Vermitteln 10 GBit sind 2000 Bibeln pro Sekunde Öffentlichkeitsarbeit Positionierung

• Verantworten Entscheidungsmatrix

ITSF 4 – die vier V

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Wohin entwickeln sich RZ in HS?

Profitcenter

• Professionalisierung und Kostenumlage

• Hohe Standardisierung führt zum Verlust von Flexibilität

Costcenter

• Solidarmodell für Basisdienste ohne Verrechnung

• Hohe Flexibilität, da „Hey Joe“ den Alltag bestimmt.

M. von der Heyde / R. Maly 16Ergebnisse und Thesen aus dem IT-Strategieforum des ZKI

Warum sind HS keine Unternehmen?

Weil…

• wir keinen Gewinn machen müssen

• keine Aktionäre uns im Nacken sitzen

• wir ein Stück Freiheit für Kreativität brauchen

Und dennoch:

• wirtschaften wir mit beschränkten Ressourcen

• steigern unsere Effektivität und Effizienz

• optimieren wir Prozesse durch Standards und Zentralisierung

• professionalisieren wir IT-Management?

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• Der „Thinktank“ der in ungeordneten Strukturen echte Kreativität befördert.

• Keine von oben hierarchisch gesteuertes System, dass Vorgaben folgt und sich durch Kennzahlen leiten lässt.

• Ein loses gekoppeltes System von Entscheidungsträgern mit hoher Individualität und uneinheitlichen Zielen.

Was sind wir dann?

M. von der Heyde / R. Maly 18Ergebnisse und Thesen aus dem IT-Strategieforum des ZKI

• Großen Einrichtungen, da Übersicht wesentlich erschwert ist.

• Dezentralen Einrichtungen, da zentrale Systeme ja bereits „gesteuert“ werden.

• Stark Gremien orientierten Einrichtungen, da Fokussierung auf wenige Köpf Entscheidungen befördert.

• Suboptimal kommunizierenden Einrichtungen, da dann endlich alle Wissen, warum etwas passiert.

Wem hilft IT-Governance?

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• Nein, da strategische Steuerung nur von oben kommen kann.

• Evtl. , da in bestimmten Fällen die Leitung auf Defizite von unten hingewiesen werden muss, um dann von oben Strategie zu erlangen.

• Ja, da trotz guter Hinweise die Leitung keine Vorgaben macht.

IT-Governance „bottom up“?

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• Wenn der Wille zur Struktur und Offenheit beim RZ vorhanden ist.

• Wenn Kommunikation als wichtig und zentral angesehen wird.

• Wenn ein „Promoter“ in der HS Leitung existiert.

• Wenn die Mehrwerte von Anfang an im Blick behalten werden.

Wie startet die solide IT-Strategie?

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• Gibt es innerhalb einer Institution EINE IT Governance? D.h. EIN Selbstverständnis der Leitung, wie IT Fragen / Entscheidung / Verantwortung generell zu regeln sind?

• Wie ist eine erfolgreiche IT Governance messbar? Sind Reifegradmodelle anwendbar?

• Versorgung mit IT Produkten / Services ist Unterschiedlich in den Bereichen Lehre, Forschung und Verwaltung, aber ein CIO muss übergreifend wirken können. Der Anspruch an Innovation ist dort hoch, wo IT selbst Gegenstand von Forschung und Entwicklung ist.

• Wie können dezentrale IT Versorger besser einbezogen („vernetzt“) werden?

Themen von ITSF 5 ff

M. von der Heyde / R. Maly 22Ergebnisse und Thesen aus dem IT-Strategieforum des ZKI

• Kommende Treffen: Ergebnisse, good practice

- IT Governance (Kanzler, Rektorat, Präsidium)

- Projekte (Dekanat, Fachbereiche, Studenten)

- Industrie & Internationaler Austausch

• IT SF 5 am 9. und 10. Novemberan der HS München

• 6te Lokation (Bielefeld oder FU Berlin) – 1Q2011

Ausblick