Die zentrale Plattform für organisationsweite Befragungen

EvaSys Corporate

Hybrid

Papier

Online

Im Handumdrehen: Erstellen der Fragebögen mit dem Editor

Die Phasen der Befragung mit EvaSys Corporate

» Phase 1: Vorbereitung » Phase 2: Befragungen

Organisationsstruktur abbilden und Fragebögen designen

Die Organisationsstruktur wird in Form von Teilbereichen,

Befragungsperioden und Befragungsgegenständen auf-

gebaut. Benutzergruppen und Zugriffsrechte werden

angelegt und Zugänge an beteiligte Personen verteilt.

Mit einer individuellen Ordnerstruktur wird die Grundlage

geschaffen, Umfragen nach bestimmten Kriterien zu

sortieren.

Mit wenigen Klicks zum FragebogenDer Fragebogeneditor erzeugt das Layout der Frage-

bögen automatisch und garantiert eine optimale

Maschinenlesbarkeit. Die Fragen (z. B. Skala, Single- oder

Multiple-Choice, offene Fragen, Matrixfelder) werden

komfortabel mittels eines Assistenten angelegt. Die

Feldeigenschaften für die statistische Auswertung werden

automatisch hinterlegt. Die Fragebögen sind direkt als

Papierfragebogen und Onlineformular einsatzbereit.

Fertiggestellte Fragebögen sind leicht zu ändern und als

Vorlagen verwendbar. In der integrierten Fragenbibliothek

lassen sich wiederkehrende Items verwalten.

Verschiedene Designwerkzeuge Neben dem integrierten Fragebogeneditor steht mit dem

VividForms Designer ein zusätzliches Designwerkzeug zur

Verfügung, das noch mehr gestalterischen Freiraum bietet:

Mehrspaltiges Layout und viele Anpassungsmöglichkeiten

an das Corporate Design eröffnen anspruchsvolle

Gestaltungsmöglichkeiten.

Papier-, Online- und Hybridbefragungen

Das verstehen wir unter Automation: Ganz gleich, ob

ein paar dutzend, hunderte oder tausende Umfragen

durchgeführt werden sollen, EvaSys Corporate

erledigt die Generierung, Produktion und Distribution

individualisierter Fragebögen dank automatisierter

Serienvorgänge mit wenigen Mausklicks.

PapierbefragungenDie Serienfunktion generiert für alle anstehenden

Umfragen eine PDF-Druckdatei, die die Produktion

der Papierfragebögen erleichtert. Alternativ können

die personalisierten Druckvorlagen direkt mit

Organisationsdaten befüllt und für einen Selbstausdruck

per E-Mail verteilt werden.

OnlinebefragungenOnlinebefragungen können anonym oder nicht-anonym

durchgeführt werden. Die Befragung im HTML-Format lässt

sich an das Corporate Design der Organisation anpassen.

Zudem ist es möglich, Fragebögen, die mit dem VividForms

Designer erstellt wurden, in HTML5 als Onlinefragebögen

zu verwenden.

Mit der Zeitsteuerung sind Onlinebefragungen besonders

komfortabel durchzuführen: Vom Start der Befragung

über das Versenden der TANs und einer Erinnerungsmail

bis zum Schließen der Befragung läuft alles automatisch.

Hohe Rücklaufquoten sichern Sie sich durch den Einsatz

verschiedener Werkzeuge und selbstverständlich ist die

Teilnahme für alle barrierefrei möglich.

Hybridbefragungen und mobile GeräteMit einem auf den Papierbögen aufgebrachten QR-Code

können auch Feedbacks, die online abgegeben werden,

der Umfrage zugeordnet werden. Doppelabstimmungen

werden erkannt und ausgeschlossen.

Natürlich ist auch die Teilnahme mit mobilen Geräten wie

Tablet und Smartphone möglich: Die Fragebögen werden

dabei automatisch an die verfügbare Auflösung angepasst.

Befragen mit allen Medien: papierhaft, online und hybrid

» Phase 4: Analyse

» Phase 5: Qualitätsmanagement

Weitere Auswertungen und Berichte erstellen

Zusätzlich zum Sofortbericht können unterschiedliche

Berichte und Auswertungen von Teilgruppen erstellt

werden. Auf Basis der Einzelevaluationen lassen sich

summarische Berichte und Vergleichsauswertungen

erstellen. Eine Serienversandoption erlaubt den

automatischen Versand von Vergleichsdarstellungen

mit aggregierten Mittelwerten oder Zeitreihen. Auch

die Verwendung von Befragungsinstrumenten mit

vorgegebenen oder selbst festgelegten Normdaten ist in

EvaSys Corporate möglich.

Datenexport und weitere statistische Auswertungen Die Rohdaten lassen sich problemlos in Auswertungs- und

Statistikprogramme wie Excel und SPSS exportieren. Über

den optionalen Data Access Layer (DAL) ist ein direkter Zu-

griff auf die EvaSys-Datenbank möglich. Externe Reporting-

Tools oder Business-Intelligence-Systeme können so in

Echtzeit auf die Befragungsergebnisse zugreifen und z.B.

Kennzahlen in Dashboards darstellen.

» Phase 3: Erfassung

Scannen oder online erfassen

Auch für die Auswertung der Befragungen bietet EvaSys

Corporate größtmögliche Automation. Die ausgefüllten

Fragebögen werden per Scanner erfasst, wobei sowohl

der Scanner als auch die Scanstation mehrfach und an

verschiedenen Standorten vorhanden sein können. Mittels

modernster Lesetechnik werden die Fragebogenseiten

automatisch der richtigen Umfrage zugeordnet und

verarbeitet. Auch Bögen, deren Qualität aufgrund von

Fehlern, die beim Druck, im Handling oder beim Scannen

auftreten können, beeinträchtigt ist, werden problemlos

ausgelesen. Antworten auf offene Fragen werden als

Bildausschnitte zur Verfügung gestellt und können bei

Bedarf mittels einer Erfassungsmaske anonymisiert oder

kategorisiert werden. Auch Daten aus Onlineumfragen

stehen direkt nach der Eingabe im System zur Auswertung

bereit.

Sofort-FeedbackUnmittelbar nach dem Einlesen der Fragebögen bzw.

nach dem Absenden der Onlineumfragen steht die

Auswertung als PDF- oder HTML-Bericht zur Verfügung.

Der PDF-Bericht enthält eine übersichtliche, grafisch

aufbereitete Darstellung der Ergebnisse. Diese beinhaltet

Histogramme, Profillinien, zusammenfassende Indikatoren

oder Qualitätsrichtlinien in Form von Ampeldarstellungen.

Vergleiche mit Normdaten werden übersichtlich als

Profillinien dargestellt.

Überblick und Transparenz durch QM-Views

Mit Hilfe der EvaSys-Qualitätsrichtlinien kann überprüft

werden, ob Produkte oder Dienstleistungen einer vor-

gegebenen Mindestqualität entsprechen. So können

beispielsweise Abteilungsleiter unter einer Vielzahl von

Einzelerhebungen problematische Rückmeldungen direkt

identifizieren. Eine Zugriffssteuerung erlaubt die Definition

flexibler Einsichtsberechtigungen für die Qualitäts-

übersichten. Integrierte, flexibel definierbare E-Mail-

Funktionen ermöglichen zudem die zeitnahe Verteilung der

QM-Reports, auf deren Basis Maßnahmen definiert werden.

So können regelmäßig Qualitätsübersichten in Form eines

PDF-Berichtes an ausgewählte Empfänger versendet

werden. Bei Unterschreitung von definierten Mindest-

Qualitätsstandards kann optional eine automatische

Benachrichtigung der Verantwortlichen erfolgen.

Optimierung des VerfahrensIst eine Evaluationsperiode abgeschlossen, können

Befragungsinstrumente und Qualitätsrichtlinien

angepasst werden. Für die spätere Auswertung sind mit

EvaSys Corporate auch Vergleiche unterschiedlicher

Fragebogenversionen miteinander möglich.

EVASYS-ADMINISTRATOR

BEFRAGUNGS-TEILNEHMER

Erfassung » Fragebogen scannen/

Onlineumfrage » Optionale Verifikation » PDF-Sofortbericht

Vorbereitung » Konfiguration » ■XML-/ CSV-Import » ■Fragebogen erstellen

Befragungen » Umfragen generieren

und produzieren » TANs versenden

Analyse » Ergebnisbericht und

Rohdatenexport » SPSS, Excel

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Qualitäts-management » QM-Ansichten » Normierungen berechnen » Benchmarking

» Automatisierte SerienvorgängeMit wenigen Mausklicks beliebig viele Umfragen generieren und steuern

!

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» Papier einlegen, scannen - fertig!Die Fragebögen werden eingescannt und automatisch zur Auswertung an den Server übertragen.

» Massensteuerung von Befragungsprozessen mit der EvaSys Corporate Suite

EvaSys Corporate

IT-ADMINISTRATOR

Mit der EvaSys Corporate Suite halten Sie alle Fäden in der Hand, wenn es um Befragungen geht – egal ob online, papier-

basiert oder hybrid. Vom Fragebogendesign über automatisierte Erfassung bis zur Auswertung unterstützt EvaSys

Corporate die Befragungsdurchführung im Bildungscontrolling. Die webbasierte Plattform mit Rollenmodell eignet sich für

den unkomplizierten Einsatz in verteilten Organisationen und um organisationsweit verschiedenste Befragungsprojekte

abzuwickeln. Schnittstellen sorgen für eine nahtlose Zusammenarbeit mit anderen Systemen.

» Feedback und Transparenz für alle Interessengruppen

Unerreicht hohe Automation des gesamten Prozesses Papier-, Online- und Hybridbefragungen Anpassung der Darstellung von Onlinebefragungen für Mobile Devices Über Webservice-Schnittstellen in andere Anwendungen integrierbar Datenimport aus Personal- und Veranstaltungsmanagementsystemen (CSV, XML)

Bewährt in verschiedensten Anwendungsszenarien in über 1.000 Organisationen weltweit

Rechtemodell und Organisationsstruktur

Zugänge zu EvaSys werden mit einem Rechtemodell für

verschiedene Nutzer angelegt und in einem mehrstufigen

Organisationsgerüst (z.B. Abteilungen, Standorte, Regionen,

Projekte) gegliedert:

Evaluationskoordinator/Administrator

Teilbereichsadministrator

Befrager

Abteilungsleiter

Berichtersteller

Datenverifikationskraft

Datenerfassungskraft

Datensicherheit, Datenschutz und Verschlüsselung

Die EvaSys Corporate Suite wird auf dem Server des

Kunden installiert, so verbleiben alle Daten innerhalb

der Organisation. Alternativ ist es auch möglich,

dass wir das Hosting des Systems übernehmen. Die

entsprechenden Datenserver stehen in Deutschland und

wir gewährleisten den Datenschutz nach §11 BDSG. Weitere

Sicherheitsmechanismen sind die SSL-Verschlüsselung und

Datenschutzfunktionen wie z.B. die Anonymisierung und das

Pull-Verfahren zur Reportauslieferung.

Flexible Einstellungsmöglichkeiten

So vielfältig die Philosophien und so unterschiedlich die

Organisationsstrukturen, in denen EvaSys weltweit zum

Einsatz kommt, so flexibel ist das System. Bereits in der

Basisinstallation verfügt die Evaluationssoftware über alle

nötigen Werkzeuge und Konfigurationsmöglichkeiten, um

eine erfolgreiche Systemeinführung zu gewährleisten.

Als Feedback- und Monitoringinstrument für systematische

und kontinuierliche Befragungen liefert EvaSys wichtige

Grundlagen für ein erfolgreiches Qualitätsmanagement in

der Personal- und Organisationsentwicklung.

Customizing, Systemintegration und Projektbegleitung

EvaSys kann optimal an die bestehende IT- und Prozess-

landschaft an- bzw. in diese eingebunden werden und ist

problemlos in zahlreiche Lern- und Seminarplattformen

integrierbar. Neben Schnittstellen zu SAP oder Orbis

können weitere automatisierte uni- oder bi-direktionale

Daten-Schnittstellen auf Projektbasis entwickelt werden.

Auf Wunsch entwickeln wir Ihnen spezielle Reports,

Onlineumfragen-Templates oder Datenexporte.

Für ein umfassendes Bildungscontrolling können umfassende

Befragungsketten, die Daten von der Bedarfserhebung bis

zur Erfolgskontrolle liefern, umgesetzt werden.

Damit Sie EvaSys für Ihre Bedürfnisse optimal nutzen können,

geben wir Ihnen unsere Erfahrung in Form von Workshops

und Coachings gerne weiter.

» Messen. Bewerten. Entscheiden.

» Anwendungsszenarien Befragungen in der Aus- und Weiterbildung

Befragungen zu Trainings- und Dienstleistungsqualität

Seminarevaluation

Qualitätsmanagement

Organisations- und Personalentwicklung

Bildungsbedarfsanalysen

Wenn Sie sich für die EvaSys Corporate Suite interessieren,

sprechen Sie mit unseren Vertriebsmitarbeitern über

Ihre genauen Vorstellungen und Wünsche und klären

Sie alle Fragen zu unserem Produkt. Wir beraten Sie

gerne im persönlichen Gespräch und erstellen Ihnen ein

unverbindliches Angebot!

So erreichen Sie uns:

Sprechen Sie uns an!

Electric Paper

Evaluationssysteme GmbH

Konrad-Zuse-Allee 13

21337 Lüneburg

Deutschland

Tel.: +49 4131 7360-0

Fax: +49 4131 7360-60

vertrieb@evasys.de

Electric Paper Ltd.

E1 Business Centre, Unit 2N

2-10 Osborn Street

London

E1 6TD

United Kingdom

Phone: +44 203 145 3258

Telefax: +44 207 192 4059

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(Schweiz) GmbH

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8853 Lachen

Schweiz

Tel.: +41 55 410 70 75

Fax: +41 55 410 70 77

info@electricpaper.ch

Herausgeber: Electric Paper Evaluationssysteme GmbH Konrad-Zuse-Allee 13 21337 Lüneburg, Deutschland Tel.: +49 4131 73 60-0 Fax: +49 4131 73 60-60 www.evasys.de

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Namentlich genannte Anwender bieten unabhängige

Informationen und Erfahrungen

Durch regelmäßigen Austausch von Erfahrungen, z.B. auf

der jährlichen Anwendertagung, lassen sich viele neue

Möglichkeiten und Einsatzgebiete entdecken

» Referenzen und Austausch

■ Unsere Supportabteilung garantiert kurze Reaktionszeiten

Der Status von Support-Tickets kann live verfolgt werden

Präsenzschulungen und webbasierte Trainings ermöglichen

einen schnellen und unkomplizierten Einstieg in die Arbeit

mit EvaSys Corporate

Über neue Funktionen und Anwendungsmöglichkeiten

informieren kostenfreie, webbasierte Schwerpunktwebinare

Im geschützten Supportbereich stellen wir Webinare und

Tutorials für unsere Kunden bereit

» Schulungen und Support

Unsere Hosting-Services umfassen:

Leistungsfähige Server mit aktuellen Prozessoren und

großzügigem Arbeitsspeicher

Ständige Bereitschaft eines Ersatzsystems

Tägliche Backups mit 14-tägiger Historie

■Direkte Betreuung durch die Supportabteilung von

Electric Paper Evaluationssysteme

■Rundum-Service aus einer Hand mit direktem Zugriff

durch unsere EvaSys-Experten

Installation von Patches, Service Packs, Updates und

Upgrades in enger Abstimmung mit den Kunden

■Vertragsgrundlage auf Basis §11 Bundesdatenschutzgesetz

mit Service Level Agreement

» Optional: Hosting-Service

Die EvaSys Cloud ist als Mietmodell die kostengünstige

Alternative zur EvaSys Corporate Suite

Keine eigene IT-Infrastruktur erforderlich

Keine Installation erforderlich

Als webbasierte Anwendung flexibel und schnell

einsatzbereit

Sicheres Serverhosting mit Service Level Agreement

» EvaSys auch als Mietmodell

Wir sind führender Anbieter von Softwarelösungen zur Durchführung von Befragungen, die automatisiert erstellt, absolviert und ausgewertet werden - egal ob die Durchführung papierhaft, online oder hybrid erfolgt. Anwendung finden unsere Befragungslösungen überall dort, wo das Feedback von Lernenden, Lehrenden, Seminarteilnehmern, Mitarbeitern, Patienten oder Kunden systematisch erfasst und im Rahmen eines Qualitätsmanagements ausgewertet wird.

Als Marktführer im Bereich der medienübergreifenden Befragungsautomation blicken wir auf über 17 Jahre Erfahrung in der Massenverarbeitung von Papierfragebögen zurück.

Über 1.000 zufriedene Kunden weltweit sind gleichermaßen Bestätigung und Ansporn für uns. Profitieren Sie von unserer Erfahrung - und lassen Sie uns gemeinsam erfolgreich sein.

» Vorsprung durch Kompetenz