Die Wahl des richtigen Gehaltsabrechnungs-dienstleisters für Ihr UnternehmenADP Interessenten-Leitfaden für die Gehaltsabrechnung

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Inhaltsverzeichnis

Was ist ein Gehaltsabrechnungsdienstleister?3

Selbsteinschätzung8Häufige Fragen 9

Was kann ein Gehaltsabrechnungsdienstleister für mein Unternehmen tun? 4

Abwicklung von Gehaltsabrechnungen4

Compliance5

Meldepflicht bei Neueinstellungen6

Abwesenheitsmanagement6

Mitarbeiterzugriff7

Mobiler Zugang7

Integration7

Berechnung, Einbehaltung und Zahlung von Steuern5

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Die Abwicklung von Gehaltsabrechnungen gehört zu den wichtigsten Verantwortlichkeiten jedes Geschäftsinhabers, aber sie muss nicht unbedingt mit dem meisten Stress verbunden sein. Wenn Sie mit einem Gehaltsabrechnungsdienstleister zusammenarbeiten, können Sie sicher sein, dass Sie über die Ressourcen verfügen, die Ihnen helfen, Ihre Mitarbeiter und Steuern korrekt und pünktlich zu bezahlen. Und Sie können sich auf wichtigere Dinge konzentrieren, wie z. B. das Wachstum Ihres Unternehmens. Das Angebot eines Full-Service-Gehaltsabrechnungsdienstleisters geht weit über die grundlegenden Berechnungen von Gehaltsabrechnungen hinaus. Er kümmert sich um Ein- und Auszahlungen und nimmt alle notwendigen Abzüge vor, einschließlich Steuern und anderer gesetzlicher Zahlungen. In diesem Guide finden Sie die wichtigsten Informationen, die Sie benötigen, um zu entscheiden, ob ein Gehaltsabrechnungsdienstleister für Ihr Unternehmen das Richtige ist und welcher Ihren Bedürfnissen am besten entspricht. Zudem berichten Inhaber kleiner Unternehmen und Manager von ihren Erfahrungen.

Los geht´s.

Was ist ein Gehaltsabrechnungsdienstleister?

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Was kann ein Gehaltsabrechnungsdienstleister für mein Unternehmen tun?Von allen Optionen für die Abwicklung von Gehaltsabrechnungen ist ein Gehaltsabrechnungsdienstleister die beste Wahl für die Auslagerung dieser Aufgabe, wobei Sie weiterhin die maximale Kontrolle über den Prozess behalten. Bei einem Gehaltsabrechnungsdienstleister wird die Bearbeitungszeit der Gehaltsabrechnung drastisch verkürzt, da der größte Teil des Prozesses automatisiert ist.

Was bietet Ihnen ein Gehaltsabrechnungsdienstleister? Diese Dienstleistungen können Sie unter anderen erwarten:.

„Bei unserem vorherigen System war es am Ende des Monats immer stressig mit der Eingabe und Überprüfung der Daten. Dies wurde nun dank ADP gelöst. Die gute Sichtbarkeit eines Online-Systems bedeutet, dass wir mehr Zeit haben, um

sicherzustellen, dass die Daten den ganzen Monat über korrekt sind, was den Stress an Zahltagen minimiert und uns mehr Kapazität gibt, um uns auf andere Aktivitäten zu konzentrieren.“

– Jeni Carr, Finanzdirektorin, Boyes Turner

Ein hochwertiger Gehaltsabrechnungsdienstleister hilft Ihnen, die Zeit für die Durchführung Ihrer Gehaltsabrechnung drastisch zu verkürzen, indem er die arbeitsintensiven Aspekte wie Berechnungen, Steuerabzüge und Zahlungsoptionen, Scheckzahlungen oder digitale Zahlungen wie Direktzahlungen, Lastschrift und mobile Zahlungen automatisiert. Heutzutage bieten die meisten guten Anbieter webbasierte Schnittstellen an, mit denen Sie die Informationen Ihrer Mitarbeiter speichern können: Namen, Löhne, Steuer-Identifikationsnummern (Steuer-IdNr) und andere gesetzlich vorgeschriebene Abzüge. Sie müssen lediglich ihre Stunden für den Abrechnungszeitraum eingeben und auf „Ausführen“ klicken.

Viele Anbieter bieten auch Zeit- und Anwesenheitserfassungslösungen an, die mit ihren Gehaltsabrechnungsprogrammen synchronisiert werden, um den gesamten Prozess schnell und reibungslos zu gestalten.

Abwicklung von Gehaltsa-brechnungen

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Fehler bei der Berechnung und Zahlung von Steuern gehören zu den häufigsten – und teuersten – Fehlern bei der Gehaltsabrechnung. Ein professioneller Dienstleister trägt dazu bei, diese Fehler zu vermeiden, indem er automatisch den richtigen Steuerbetrag für Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen berechnet und einbehält und diese Gelder dann zu gegebener Zeit an die zuständigen Behörden weiterleitet. Falls doch etwas schief geht und durch den Gehaltsabrechnungsdienstleister verursacht wird, übernehmen viele Anbieter die Kosten für die Berichtigung.

Steuern berechnen, einbehalten und zahlen

„Durch die Übertragung der Verantwortung für die Gehaltsabrechnung und das Mitarbeiter-Screening an ADP müssen wir uns keine Sorgen um Verzögerungen oder Fehler machen. Wir vertrauen darauf, dass ADP die Arbeit ordentlich erledigt.“

– Dilanka Kalutota, Technischer Projektleiter, American Apparel.

Die Liste an Formularen, die erforderlich sind, um die Einhaltung der geltenden Gesetze seitens Ihres Unternehmens zu gewährleisten, ist lang und verwirrend. Ein hochwertiger Gehaltsabrechnungsdienstleister sorgt dafür, dass alle Ihre Unterlagen vollständig und aktuell sind. Sie erhalten einfachen Zugriff auf obligatorische Formulare und Benachrichtigungen über regulatorische Änderungen, wie z. B. Mindestlohn- oder Steuergesetze.

Compliance

„Wir haben festgestellt, dass die ADP-Lösung Probleme vermeiden kann, die bisher zu Fehlern geführt haben. Der gute Ruf von ADP hinsichtlich der erfolgreichen Implementierung hat uns bestätigt, dass wir ein hohes Maß an

Projektunterstützung erhalten werden.“

– Geoff Evans, Leiter von HR, Rail Safety and Standards Board (Ausschuss für Eisenbahnsicherheit und - normen)

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Lokale Gesetze verpflichten die Arbeitgeber, den zuständigen Behörden bestimmte Informationen über neue und wieder eingestellte Mitarbeiter mitzuteilen. Ein Gehaltsabrechnungsdienstleister sollte sicherstellen, dass die Berichte rechtzeitig bei der zuständigen Behörde eingereicht werden und alle erforderlichen Informationen enthalten.

„Mit der Zeit- und Anwesenheitserfassungslösung von ADP können alle Mitarbeiter ihren Urlaub und ihre Arbeitszeiten selbst eintragen, welche dann direkt in das Gehaltsabrechnungssystem übertragen werden. Diese Lösung kommt

allen Mitarbeitern zugute, egal ob sie von zu Hause aus arbeiten oder nicht, da ihnen dadurch ermöglicht wird, genaue Aufzeichnungen zu führen und ihre eigene Zeit zu verwalten.“

– Christine Stubbs, Personalberaterin, Holophane

Den Überblick über die Abwesenheit Ihrer Mitarbeiter zu behalten – einschließlich Jahresurlaub, krankheitsbedingte Fehlzeiten/Elternzeit und Krankheitstage – kann zeitaufwendig und verwirrend sein. Gehaltsabrechnungsdienstleister können automatisierte und integrierte Systeme anbieten, die Ihnen helfen, die Abwesenheit Ihrer Mitarbeiter zu verfolgen und zu verwalten.

Abwesenheits-management

Meldepflicht bei Neuein-stellungen

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Die Gehaltsabrechnung weist viele variable Elemente auf und die Zusammenarbeit mit einem Gehaltsabrechnungsdienstleister ist der beste Weg um diese zu synchronisieren. Durch die Integration verwandter Funktionen wie Zeit- und Anwesenheitserfassung, Gehaltsabrechnung, Rentenbeiträge und anderen Leistungszahlungen erspart Ihnen Ihr erfahrener Anbieter die wiederholte Eingabe derselben Informationen, was zur deutlichen Verringerung von Fehlern führt.

Integration

“Wenn ich die Gehaltsabrechnung selbst machen müsste, würde ich vielleicht Geld sparen, aber es würde mich verrückt machen. Wofür ich jetzt fünf Minuten brauche, würde ich vielleicht eine Stunde brauchen, und ich wäre immer unsicher, ob

ich es richtig gemacht habe.“

– Adrienne Fudge, Inhaberin, 40 Dreams Catering

Mitarbeiter-zugriff

„Die Self-Service-Option war für uns perfekt, da sie nicht nur den Verwaltungsaufwand für die Personalabteilung reduziert, sondern auch dazu

beiträgt, die Mitarbeiter zu motivieren, indem sie ihnen mehr Kontrolle über ihre persönlichen Daten gibt. Diese Option stellt auch eine wertvolle Lösung für mobile Mitarbeiter dar, indem sie ihnen jederzeit einfachen Zugriff auf ihre Personaldaten

ermöglicht.“

– Rachael Merrett, Financial Controller, Yankee Candle

Bei einem Gehaltsabrechnungsdienstleister sollten Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit haben, jederzeit auf ihre Gehaltsdaten zuzugreifen, ihre Abzüge zu verwalten und ihre Gehaltsinformationen von ihren mobilen Geräten aus abzurufen. Auf diese Weise müssen sie nicht warten, bis Sie ihre Fragen beantworten. Und Sie verbringen weniger Zeit damit, die Anfragen Ihrer Mitarbeiter zu bearbeiten und haben mehr Zeit für Ihr Unternehmen.

Egal, ob Gehaltsabrechnungen erledigt, Arbeitszeittabellen erstellt oder Steuerzahlungen überprüft werden, ein führender Partner für die Gehaltsabrechnung sollte diese Dienste über eine mobile App anbieten. Viele Anbieter bieten auch mobile Zeit- und Anwesenheitserfassungslösungen an, die es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Arbeitszeiten über ihre mobilen Geräte einzugeben, sofern sie sich innerhalb einer von Ihnen festgelegten geografischen Grenze befinden.

„Die Leute kamen ständig zu mir und fragten mich: ,Wie viele Tage habe ich noch?’ Jetzt können sie es selbst überprüfen, jederzeit und überall, dank der mobilen App. Es ist

einfach wunderbar.“

– Lyn Dyer, Büro- und Gehaltsabrechnungsleiterin für McStain Home Builders

Mobiler Zugang

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SelbsteinschätzungBevor Sie sich entscheiden, ob ein Full-Service-Gehaltsabrechnungsdienstleister das Richtige für Ihr Unternehmen ist, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um sich Ihre Prioritäten bewusst zu machen. Hier sind fünf Fragen, die Ihnen dabei helfen, Ihre Bedürfnisse hinsichtlich Gehaltsabrechnung, Compliance und Zusatzleistungen zu beurteilen.

Q: Welche ist Ihre knappste Ressource bei der Gehaltsabrechnung?

A Zeit B Sicherheit C Personal D Geduld

Das Auslagern der Gehaltsabrechnung kann Zeit und Geld sparen: Unternehmen, welche die Lohnbuchhaltung auslagern, sparen im Durchschnitt 18 % mehr als Unternehmen, welche die Gehaltsabrechnungen intern bearbeiten.1

Q: Welcher der folgenden Punkte stellt für Ihr Unternehmen die größte Schwierigkeit in Bezug auf die Abwicklung von Gehaltsabrechnungen dar?

A Einhaltung der Steuervorschriften B Lohnbuchhaltung C Berechnung der Abzüge

D Zeit- und Anwesenheitserfassung E Einhaltung des Arbeitsrechts

Nutzen Sie sowohl die Gehaltsabrechnungstechnologie als auch das lokale Know-How eines Full-Service-Anbieters, um sicherzustellen, dass Sie stets die Datensicherheits- und Compliance-Anforderungen erfüllen.

Q: Wie sollen die Mitarbeiter auf ihre Gehaltsinformationen zugreifen können?

A Geschäftsinhaber beantwortet Anfragen B Lohnbuchhalter beantwortet Anfragen

C Mitarbeiter sollten direkten Zugriff haben D Personalabteilung oder Spezialist kontrolliert den Zugang

Mitarbeiter erwarten zunehmend, dass sie Zugriff auf ihre eigene Daten haben. Erwägen Sie, ein Self-Service-Portal bereitzustellen, damit Ihre Mitarbeiter Gehalts- und andere personalbezogene Informationen einsehen können.

1 PWC 2011

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Q: Bei welchen der folgenden Dienstleistungen benötigen Sie über die Gehaltsabrechnung hinaus weitere Hilfe?

A Zeit- und Anwesenheitserfassung B Compliance

C Personaleinstellung D HR/Personalmanagement

Laut EY lagern 74 % der Unternehmen ihre Zeit- und Anwesenheitserfassungssysteme aus und 79 % lagern ihr HR-Aufzeichnungssystem aus.2

Q: Wie sicher fühlen Sie sich bei der Ermittlung, Berechnung und termingerechten Einreichung aller Steuern?

A Sehr sicher B Sicher

C Einigermaßen sicher D Überhaupt nicht sicher

Erleben Sie keine böse Überraschung bei der tatsächlichen Höhe der zu zahlenden Steuern! 58 % der kleinen Unternehmen sagen, dass die Verwaltung der anfallenden Steuern eine größere Belastung darstellt, als die eigentliche Zahlung der Steuern. 3

2 http://www.ey.com/Publication/vwLUAssets/ey-2017-global-payroll-survey/$FILE/ey-2017-global-payroll-survey.pdf3 http://www.nsba.biz/wp-content/uploads/2017/04/Tax-Survey-2017.pdf

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Häufige Fragen Bevor Sie sich für einen Gehaltsabrechnungsdienstleister entscheiden, ist es wichtig, sicherzustellen, dass dieser die Dienstleistungen anbietet, die Ihr Unternehmen benötigt. Hier sind einige Fragen, die Sie einem potentiellen Gehaltsabrechnungsdienstleister stellen sollten:

Was kostet das alles?Verschiedene Gehaltsabrechnungsdienstleister bieten unterschiedliche Preisstrukturen an, aber bestimmte Faktoren – wie die Häufigkeit der Abrechnung, wie viele Personen Sie bezahlen, wie oft Sie Zahlungsempfänger hinzufügen oder entfernen, welche Dienstleistungen Sie benötigen – beeinflussen die Kosten. ADP arbeitet mit Ihnen zusammen, um die optimale Konfiguration für die Gehaltsabrechnung Ihres Unternehmens zu finden, egal wie einfach oder komplex die Lösung ist.

Kann ein Gehaltsabrechnungsdienstleister meine Buchhaltungssoftware integrieren?Die Partnerschaft mit einem Gehaltsabrechnungsdienstleister sollte Sie nicht dazu zwingen, Ihr internes Verfahren zu verändern. ADP arbeitet mit vielen gängigen Buchhaltungssoftwareprodukten, um eine reibungslose Übertragung Ihrer Daten zu gewährleisten. Klären Sie mit einem Gehaltsabrechnungsdienstleister ab, ob er mit Ihrem bevorzugten Programm arbeitet.

Was ist, wenn ich Hilfe benötige?Wenn Sie ein Problem mit der Gehaltsabrechnung haben, können Sie nicht tagelang warten, bis sich jemand mit der richtigen Antwort an Sie wendet. ADP bietet einen direkten Kontakt zu geprüften und erfahrenen Gehaltsabrechnungsexperten und bei Nutzung unserer Managed Services übernehmen wir viele der Prozesse für Sie.

Wie bezahlen Sie Mitarbeiter im Katastrophenfall?ADP-Produkte befinden sich in der Cloud, sodass die Gehaltsabrechnung von überall aus durchgeführt werden kann und es unseren Kunden ermöglicht wird, ihre Mitarbeiter unabhängig davon, was vor Ort passiert, zu bezahlen. ADP kann Ihnen dabei helfen, die Abwesenheit von Mitarbeitern während und nach einer Katastrophe zu verfolgen und Sie über Versorgungsleistungen, Richtlinien und Programme informieren, die Ihre Mitarbeiter bei ihrer Erholung unterstützen.

Wie viel Zeit sollte ich für die Gehaltsabrechnung mit einem Dienstleister einplanen?Es macht nicht viel Sinn, mit einem Gehaltsabrechnungsdienstleister zusammenzuarbeiten, der Ihnen keine Zeit spart. Wenn Sie die Gehaltsabrechnung derzeit manuell durchführen, können Sie damit rechnen, dass Sie für den Prozess deutlich weniger Zeit benötigen werden. Wie viel Zeit Sie sparen hängt davon ab, welche Dienste Sie wählen. Benötigen Sie Hilfe bei der automatisierten Online-Gehaltsabrechnung? Integration der Gehaltsabrechnung mit Zeit- und Anwesenheitserfassung? Ein ADP-Mitarbeiter kann Ihnen Ihre Optionen erklären und Ihnen bei der Auswahl des Pakets behilflich sein, das am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

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Was ist, wenn ich bereits mit einem Buchhalter oder Rechnungsführer zusammenarbeite?Wenn Sie derzeit mit einem Buchhalter zusammenarbeiten, wird dieser die Nutzung eines vertrauenswürdigen Gehaltsabrechnungsdienstleister zu schätzen wissen, da dies eine nahtlose Integration von Daten, Berichten und Verfahren ermöglicht. Dadurch haben Buchhalter die Möglichkeit, mehr Arbeit effizienter zu erledigen, sodass sie mehr Zeit haben, an Strategien zur Verbesserung Ihrer Geschäftsführung zu arbeiten.

Spielt es eine Rolle, zu welcher Jahreszeit ich anfange?Während einige Leute mit dem Wechsel zu einem neuen Gehaltsabrechnungsdienstleister bis zum Beginn eines neuen Quartals oder eines neuen Jahres warten müssen oder wollen, kann ADP Ihren Wechsel das ganze Jahr über unterstützen. Stellen Sie sicher, dass jeder Anbieter Ihnen eine klare Liste mit den Informationen zur Verfügung stellen kann, die Sie für einen reibungslosen Übergang benötigen.

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ADP sowie ADP Always Designing for People und das ADP Logo sind eingetragene Marken der ADP, LLC in den Vereinigten Staaten von Amerika (USA) und anderen Ländern. Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Inhaber. Copyright © 2019 ADP, LLC. Alle Rechte vorbehalten.WF420510 | OMG40648 | 08/2019

Über ADPMit innovativen Produkten und mehrfach ausgezeichneten Services gestalten wir eine zukunftsfähige Arbeitswelt, die Arbeitnehmer und Arbeitgeber dabei unterstützt, ihr volles Potenzial auszuschöpfen. HR, Talentmanagement, Benefits, Payroll und Compliance – datengestützt und für Menschen entwickelt. ADP – Always designing for people. Weitere Informationen finden Sie unter www.de-adp.com.