Helmut Stefani (Hrsg.)

Datenarchivierung mit SAP

Galileo Press

Inhalt

Vorwort 13

Danksagung 15

Einleitung 17

1 Grundlagen der Datenarchivierung 23

1.1 DieE-Business-PlattformmySAP.com 23 1.1.1 DieKomponentenvonmySAP.com 24 1.1.2 SAP Web Application Server 26

1.2 Datenarchivierung als Teil von mySAP Technology 30 1.2.1 Nutzenbetrachtung 30 1.2.1.1 Systemverfügbarkeit 31 1.2.1.2 Nutzung von Ressourcen 31 1.2.1.3 Antwortzeiten 32 1.2.2 Leistungsumfang 33 1.2.3 Einsatzgebiete 34 1.2.4 Das Archive Development Kit 35 1.2.5 Das Archivierungsobjekt 37

1.3 Ablauf der Datenarchivierung 38 1.3.1 Der Zugriff auf archivierte Daten 40 1.3.2 Die Ablage von Archivdateien 45

1.4 Performance-Aspekte 48

1.5 Archivierungsprojekte 49 1.5.1 Der richtige Zeitpunkt 51 1.5.2 Datenvermeidung 51

1.6 Steuerrechtliche Anforderungen an archivierte Daten 1.6.1 Audit Information System 54 1.6.2 Data Retention Tool 55

2 Prozesse in der Datenarchivierung 57

2.1 Prüfung auf Archivierbarkeit 57 2.1.1 Vernetzte Anwendungsdaten 59 2.1.2 Durchführung der Archivierbarkeitsprüfung 63

2.2 Hauptprozesse in der Datenarchivierung 66 2.2.1 Daten aus der Datenbank ins Archiv schreiben 68

2.2.2 Daten aus der Datenbank löschen 71 2.2.2.1 Löschen nach dem Schreiben 73 2.2.2.2 Löschen parallel zum Schreiben 74

2.2.3 Archivdateien ablegen (optional) 75

2.3 Weitere Prozesse und Tätigkeiten 79 2.3.1 Auf archivierte Daten zugreifen 79 2.3.1.1 Archivdateien auswerten 80 2.3.1.2 Archivierte Einzelobjekte anzeigen 81 2.3.2 Archivierte Daten zurückladen 82 2.3.3 Vor- und Nachlaufprogramme ausführen 84

3 Ablage von archivierten Daten 87

3.1 Kriterien zur Wahl der Ablagestrategie 87 3.1.1 Sicherheit 88 3.1.1.1 Wie sicher ist der Weg in die Ablage? 89 3.1.1.2 Wie sicher ist die Ablage selbst? 89 3.1.1.3 Welche Sicherungsmöglichkeiten bietet das Ablagesystem? 91 3.1.2 Kosten 92 3.1.2.1 Anschaffungskosten 92 3.1.2.2 Betriebskosten 93 3.1.3 Integration 94 3.1.3.1 Wie passt das Ablagesystem in die bestehende IT-Landschaft? 94 3.1.3.2 Welchen Zusatznutzen hat die verwendete Ablage neben der

Datenarchivierung? 94 3.1.4 Performance 95 3.1.4.1 Parallele Auftragsabarbeitung 95 3.1.4.2 Blockweiser Zugriff 96 3.1.5 Langfristigkeit 96

3.2 Ablage auf einem zertifizierten Ablagesystem 98 3.2.1 Begriffsdefinitionen: ArchiveLink, KPro, CMS 99 3.2.2 Was ist ArchiveLink? 102 3.2.2.1 Zentrale Aufgabe von ArchiveLink 103 3.2.2.2 Der Begriff Dokument 105 3.2.2.3 Dokumentenrecherche 107 3.2.3 Dokumentenszenarien 113 3.2.3.1 Workflow-basierte Dokumentenszenarien 114 3.2.3.2 Barcodeszenario 116 3.2.3.3 Ausgehende Dokumente 118 3.2.3.4 Drucklisten 120 3.2.4 Schnittstelle zu externen Systemen 121 3.2.4.1 Kommunikation 121 3.2.4.2 Zertifizierung von Ablagesystemen 124 3.2.4.3 Zertifizierte Systeme und SAP Content Server 125 3.2.5 Ablage von Archivdateien 126 3.2.5.1 Asynchrone Ablage 127 3.2.5.2 Synchrone Ablage 127 3.2.6 Bekannte technische Probleme bei der Ablage von Archivdateien 128 3.2.6.1 Synchronproblem 129

6 Inhalt

3.2.6.2 Sicherheitslücke 129 3.2.6.3 Performance-Problem 130 3.2.7 Zugriff auf Archivdateien 130 3.2.8 Bekannte technische Probleme beim Zugriff auf

Archivdateien über ArchiveLink 131 3.2.9 Vorteile des Einsatzes von ArchiveLink 131

3.3 Ablage über HSM-Systeme 132 3.3.1 Was ist HSM? 132 3.3.2 Ablage von Archivdateien 135 3.3.3 Zugriff auf Archivdateien 136 3.3.4 Typische technische Probleme 137 3.3.5 Vorteile des Einsatzes von HSM-Systemen 138

3.4 Manuelle Ablage 138 3.4.1 Direkte Integration 138 3.4.2 Indirekte Integration 139 3.4.3 Vor-und Nachteile der manuellen Ablage 139

3.5 Resümee 140

4 Zugriff auf archivierte Daten 141

4.1 Einführung 141 4.1.1 Was in diesem Kapitel nicht behandelt wird 142 4.1.1.1 Drucklistenablage 142 4.1.1.2 Dokumentenablage 142 4.1.1.3 Rückladen 143 4.1.1.4 DART 143 4.1.1.5 Kontenschreibung in der Finanzbuchhaltung 143 4.1.1.6 Zugriffe auf abgelegte Archivdateien 143

4.2 Grundlagen 144

4.3 Sequenzielle Leseprogramme 145

4.4 Direktzugriffe 147

4.5 Archivinformationssystem 149

4.5.1 Anlegen einer Infostruktur 151 4.5.2 Aktivieren einer Infostruktur 153 4.5.3 Aufbau einer Infostruktur 154 4.5.4 Auswerten einer Infostruktur 154 4.5.5 Abbau einer Infostruktur 156 4.5.6 Anlegen eines Feldkatalogs 157 4.5.6.1 Anlegen eines Feldkatalogs mit einer Quelltabelle 158 4.5.6.2 Anlegen eines Feldkatalogs mit mehreren Quelltabellen 159 4.5.6.3 Typische Fallstricke beim Anlegen von Feldkatalogen 161

4.6 Auf dem Archivinformationssystem basierende Archivzugriffe 162

4.7 Document Relationship Browser 164 4.7.1 Angebundene Objekttypen im Detail 167

Inhalt 7

4.7.1.1 Buchhaltungsbeleg 169 4.7.1.2 Kostenrechnungsbeleg 170 4.7.1.3 Kundenauftrag 171 4.7.2 Konfiguration des Document Relationship Browser 173 4.7.2.1 Vorbelegung der Einstiegsprogramme 174 4.7.2.2 Auswahl der Felder der Einstiegslisten 175 4.7.2.3 Auswahl der anzuzeigenden Objekttypen 175 4.7.2.4 Auswahl der Felder im DRB 177

Technologie und Administration 179

5.1 Basistechnologie der SAP-Archivierungslösungen: Das Archive Development Kit 179

5.1.1 Einordnung und Komponenten des ADK 179 5.1.2 ADK als Laufzeitumgebung 180 5.1.3 ADK als Entwicklungsumgebung 182 5.1.3.1 Entwicklung neuer Archivierungsobjekte 183 5.1.3.2 Erweiterung von SAP-Archivierungsobjekten 184 5.1.4 Datenarchivierung und Unicode 186

5.2 Aufgaben des Datenarchivierungsadministrators 188 5.2.1 Die Rolle »Datenarchivierungsadministrator« 188 5.2.2 Überwachung von Archivierungsläufen 192 5.2.2.1 Archivverwaltung 192 5.2.2.2 DA-Monitor 196 5.2.3 Sicherheit versus Performance 199 5.2.3.1 Verifikation von Archivdateien 199 5.2.3.2 Dateizugriffsprüfung bei Archivauswahl 200 5.2.3.3 Umstellung der Reihenfolge: Ablegen vor Löschen 200 5.2.4 Statistiken der Datenarchivierung 202 5.2.5 Reorganisation der Datenbank nach einer Datenarchivierung 206

5.3 Automatisierter Produktivbetrieb 209 5.3.1 Periodisches Archivieren 210 5.3.2 Einplanung von Datenarchivierungsjobs 211 5.3.2.1 Jobtypen 211 5.3.2.2 Benutzung von Servergruppen 212 5.3.3 Unterbrechen und Fortsetzen 213 5.3.4 Möglichkeiten zur Automatisierung abhängiger Prozesse 214 5.3.5 Steuerung von Datenarchivierungsjobs durch externe Job-

Scheduler 216 5.3.5.1 Einplanung von Schreibjobs 216 5.3.5.2 Einplanung von Löschjobs 217 5.3.5.3 Ausblick 218

5.4 Anwendungsunabhängige Fehler und ihre Beseitigung 218 5.4.1 Verhalten bei Abbruchen 218 5.4.1.1 Abbruch während der Schreibphase 219 5.4.1.2 Abbruch während der Löschphase 221

Inhalt

5.4.2 Typische Fallstricke 222 5.4.2.1 Kein Zugriff auf Dateisystem möglich 222 5.4.2.2 Speicherplatz im Dateisystem unzureichend 223 5.4.2.3 Überlauf der Protokolldateien für Datenbankänderungen 223 5.4.2.4 Datenbankfehler ORA-1555 - Snapshot too old (nur auf

Datenbanksystem Oracle) 224 5.4.2.5 Probleme mit Datenbanksperren 224

6 Datenarchivierung in verschiedenen Komponenten von

mySAP.com 227

6.1 SAP R/3 Enterprise 227 6.1.1 Archivierung in der Finanzbuchhaltung (Fl) 227 6.1.1.1 Datenvermeidung 228 6.1.1.2 Customizing 229 6.1.1.3 Datenarchivierung 233 6.1.1.4 Zugriff auf archivierte Daten 237 6.1.2 Archivierung in der Kostenrechnung (CO) 240 6.1.2.1 Die Tabelle COEP im Zusammenhang 241 6.1.2.2 Objektnummer und Objektart 242 6.1.2.3 Analyse der Tabellen des Gemeinkosten-Controllings 242 6.1.2.4 Datenvermeidung-Einzelpostenverdichtung 243 6.1.2.5 Auswahl der Archivierungsobjekte 244 6.1.2.6 COJTEM: zentrales Archivierungsobjekt 247

6.2 CRM Server 248 6.2.1 Der CRM Server in der Lösung mySAP CRM 248 6.2.2 Besonderheiten der Datenarchivierung im CRM Server 250 6.2.3 Die Beziehung zwischen Business-Objekt und Archivierungsobjekt 252 6.2.4 Das Dreiphasenmodell der Datenarchivierung 254 6.2.5 Rahmenprogramme für eine kontinuierliche Datenarchivierung 256 6.2.6 Das Datenmodell des CRM-Geschäftsvorgangs 257 6.2.7 Das Archivierungsobjekt CRM_ACT_ON 258 6.2.8 Resümee und Ausblick 262

6.3 SAP Business Information Warehouse 263 6.3.1 SAP BW in mySAP.com 263 6.3.1.1 Technische Grundlagen 263 6.3.1.2 Überlegungen zur Datenarchivierung 266 6.3.2 Datenarchivierung in SAP BW 268 6.3.3 Modellierung von Archivierungsobjekten 270 6.3.4 Der Datenarchivierungsprozess 273 6.3.4.1 Daten ins Archiv schreiben 273 6.3.4.2 Daten in der Datenbank löschen 275 6.3.5 Typische Fehler und ihre Beseitigung 277 6.3.6 Zugriff auf archivierte Daten 278 6.3.7 Ausblick 278

Inhalt 9

7 Planung und Durchführung von Archivierungsprojekten 281

7.1 Einführung 281 7.1.1 Frühzeitiges Aufsetzen eines Archivierungsprojekts 282 7.1.2 Spätes Aufsetzen eines Archivierungsprojekts 283 7.1.3 Überlegungen im Vorfeld der Datenarchivierung 283

7.2 Vorgehen nach ASAP-Einführungsphasen 283

7.3 Projektphasen 286 7.3.1 Projektvorbereitung 286 7.3.1.1 Zusammenstellung des Projektteams 287 7.3.1.2 Analyse der Datenbank 290 7.3.1.3 Erstellen des Grobkonzepts 300 7.3.2 Business Blueprint: Design und Konzeption 303 7.3.2.1 Erstellung eines Detailkonzepts 304 7.3.3 Realisierung 312 7.3.3.1 Konfiguration und Customizing 312 7.3.3.2 Integrationstest 315 7.3.4 Produktionsvorbereitung 315

7.3.4.1 Überprüfung der Einstellungen und Hinweise 316 7.3.4.2 Testphase 316 7.3.4.3 Schulung der Endanwender 316 7.3.4.4 Freigabe für das Produktivsystem 317 7.3.5 Co-Live & Support 317 7.3.5.1 Produktivsetzen 317 7.3.5.2 Aufstellung eines langfristigen Archivierungsplans 319 7.3.5.3 Projektende-Workshop 319

7.4 Qualitätssicherung im Projekt 320

7.5 Durchführung eines Archivierungsprojekts am Beispiel des Vertriebs (SD) 321

7.5.1 Einführung 321 7.5.2 Projektvorbereitung 322 7.5.2.1 Zusammenstellung des Projektteams 322 7.5.2.2 Analyse 323 7.5.2.3 Grobkonzept 323 7.5.3 Business Blueprint 324 7.5.3.1 Detailkonzept 324 7.5.4 Realisierung 328 7.5.5 Produktionsvorbereitung 329 7.5.6 Go-Live & Support 329 7.5.6.1 Vorbereitung und Durchführung der Datenarchivierung 329 7.5.7 Beispiel: Archivierungeines Verkaufsbelegs 329

7.6 Kritische Erfolgsfaktoren in einem Archivierungsprojekt 333

7.7 Wahl der richtigen Residenzzeiten 334

7.8 Wahl der richtigen Archivierungsreihenfolge 336

10 Inhalt

A Beispiel einer Objektbeschreibung für das Detailkonzept 339

В Checkliste für Archivierungsprojekte 343

С Weitere Informationen und Services 347

C.1 Informationen 347

C.2 Services 347

C.3 Schulungen 348

D Glossar 351

E Verzeichnis der verwendeten Abkürzungen 357

F Literaturverzeichnis 359

С Die Autoren 361

Index 365