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EDV- Umstrukturierung

in der Stiftung Jugendhilfe aktiv

Ausgangslage

Ziele & Wünsche

Situation

Neue Struktur

Ablauf

Ausgangslage

Ziele & Wünsche

Situation

Ablauf

Ausgangslage – Notwendigkeit

Auf Grund vieler verschiedener Faktoren wird die IT-Struktur derzeit von Mitarbeitern als überwiegend nicht zufriedenstellend beschrieben

Immer wieder sind schnell Investitionen zu tätigen um den “Kollaps“ zu verhindern. (z.B. Festplattenerweiterungen vor dem großen Serverausfall)

Eine “historisch gewachsene IT-Struktur“ lässt kaum Spielraum für Optimierungen in der Ablauforganisation und Kommunikation der Stiftung

Datenschutz, Datensicherheit und Unterstützung sind auf Grund der Struktur nahezu ausgeschlossen- hauptsächlich bei „Satelliten“

Wenn Hardware ausfällt (Laptop geht kaputt) ist die Datenwiederherstellung nur begrenzt und nur mit hohem Aufwand möglich

Neue Struktur

Ausgangslage

Ziele & Wünsche

Situation

Situation:

• Sensible Daten sind in vielen Bereichen ungeschützt (z.B. Außengruppen, Außenstellen, Erziehungsstellen)

• Arbeitsschritte müssen oft mehrfach ausgeführt werden

• (Aufwändige) Einzelplatzinstallationen kosten Zeit und Geld

• Der Außenauftritt der Stiftung ist nicht durchgängig

• Fehlerquellen durch unterschiedlichste Installationen/Komponenten

• Unterstützung in Administration und Handling ist nur mit hohem Aufwand (Zeit, Fahrt,..) möglich

Neue Struktur

Ablauf

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Ziele & Wünsche

Situation

Ziele & Wünsche:

• Einfacher, standortunabhängiger Zugriff auf gemeinsame Dokumente, Vorlagen, Daten, etc.

• Möglichkeit zur Bearbeitung ohne Ausdruck und Hauspost- Wege und Abläufe verbessern

• Verbesserung der Kommunikation

• Workspace für Schulen, Regionalbereiche usw.

• Gemeinsame Verwaltung von Plänen und Belegungsplänen (Räume, Fahrzeuge)

• Arbeitsabläufe verbessern z.B. Fahrtkostenabrechnung, Gruppengelder

• Einfache und zentrale Kalenderverwaltung

• Einfacher mobiler Abgleich

• Gemeinsame Kalender

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Ablauf

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Situation

Neue Struktur

Die neue Struktur

(Resultierend aus den Informationen und dem Angebotsvergleich mehrer IT- Firmen und den Erfahrungswerten der Administration sowie den Ergebnissen des AK-IT)

• Eine zentrale Serverfarm, die alle für die Arbeit erforderlichen Daten bereitstellt

• Standortübergreifende Vernetzung und Verwaltung

• Eine Gewährleistung der Sicherheit durch Profis

• Eine dedizierte Rechtvergabe und einfache Administration

• Ein funktionelles System für eine zentrale Verwaltung als Dienstleister

• Eine kontrollierte Einführung des neuen Systems und Schulung der Mitarbeiterschaft zur Schaffung von Know-How

Ablauf

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Ziele & Wünsche

Situation

Neue Struktur

Die neue Struktur bedeutet für Sie konkret:

• Alle Mitarbeiter/innen greifen auf den selben Server zu - egal von wo

• Alle Mitarbeiter/innen arbeiten mit Outlook auf einem Exchange-Server

• Alle Mitarbeiter/innen erhalten Office 2010

• Alle Mitarbeiter/innen werden auf Wunsch geschult

• Alle Mitarbeiter/innen erhalten Zugang zu einem Intranet

Ablauf

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Ziele & Wünsche

Situation

Neue Struktur

Die zentrale Serverfarm:

Server 1 Server 2

Ablauf

Ausgangslage

Ziele & Wünsche

Situation

Neue Struktur

Die zentrale Serverfarm aus Sicht eines “Satelliten“:

Ablauf

Ausgangslage

Ziele & Wünsche

Situation

Neue Struktur

Vorteile:

• Arbeiten mit aktuellem Datenbestand- egal von wo

• Alle Updates / Neuerungen werden einmalig eingepflegt (Abweichungen bleiben möglich)

• Einfacheres Handling für Anwender und Administratoren

• Key User können unterstützen

• Kostenersparnis durch effizienteren Einsatz von Manpower

• Kontrollierte Datensicherung und Datensicherheit

• Zeitgemäß und Vielseitig – Neue Möglichkeiten

• Zeitersparnis (Reaktionszeit / Einrichtungszeit / Durch Workflows)

• Eine Infrastruktur mit bereits vielen bekannten Parametern

• Gemeinsame Zeitpläne / Terminverwaltung / Kalender / Raumpläne

Ablauf

Ausgangslage

Ziele & Wünsche

Situation

Neue Struktur

Mögliche Nachteile der neuen Struktur:

• Abhängigkeit von Internetanbindung

• Daten sind auf dem Server statt auf dem “persönlichen“ Notebook

• Bilder / Grafikdateien Ablauf

Ausgangslage

Ziele & Wünsche

Situation

Neue Struktur

Ablauf

Ablauf der Umstrukturierung:

Im Moment: Anpassung der Tools für Datensicherheit und Datensicherung

Im Mai: Umstellung der Domain

Juni / Juli: Umstellung der Software (Einführung Exchange/ Office 2010) in Plieningen

September – Oktober: Anbindung weiterer Hauptstandorte

November – Dezember: Anbindung der Außenstellen / Außenklassen

Unser EDV-Blog hält Sie auf dem Laufenden !!

Ab Juni /Juli 2012:

• Schulungen für Mitarbeiter/innen der Stiftung

• in Office 2010 (Word / Excel / Power Point / Outlook)

• und auf Wunsch weiteren Inhalten

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Ziele & Wünsche

Situation

Neue Struktur

Ablauf

Ihre Unterstützung:

• Mitteilung von Wünschen und Bedürfnissen der Schulungsinhalte, des Vorgehens bei der Umstrukturierung

• Meldung zum Key- User bei Interesse / Affinität zur IT um Kolleginnen und Kollegen als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen

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Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !

Weitere Informationen finden Sie unter:

http://edv.jugendhilfe-aktiv.de