Implementierung eines Warenwirtschaftssystems als Ergänzung...

Projektdokumentation:

Informatikkaufmann

28. April 2010

Implementierung eines Warenwirtschaftssystems als

Ergänzung der bestehenden Kundenverwaltung zur

Erfassung des Warenflusses

Eingereicht von: Ausbildungsbetrieb:

Jesko Stümpfig Hard- und Software HusseinLudwigstr. 43 Kohlenhofstraße 367547 Worms 67663 Kaiserslautern

Projektbetreuer:

Dipl.- Ing. Andreas Hussein / 0631-15062

Kaiserslautern, den 28.04.2010: ______________________ ______________________ Jesko Stümpfig Dipl.- Ing. Andreas Hussein

Inhaltsverzeichnis

1 Ist-Analyse...................................................................................................................................4 1.1 Einleitung..............................................................................................................................4 1.2 Erfassung des Ist-Zustands:.................................................................................................4

2 Definition des Sollzustands..........................................................................................................4 2.1 Definition der Anforderungen................................................................................................4 2.2 Ausarbeitung der Prioritätenliste (Pflichtenheft)....................................................................4

3 Durchführung................................................................................................................................7 3.1 Recherche und Vorauswahl der WWS..................................................................................7

4 Gegenüberstellung und Bewertung..............................................................................................8 4.1 Erfüllung der Kriterien...........................................................................................................8 4.2 Kosten..................................................................................................................................9 4.3 Aufwand für Installation / Pflege / Wartung..........................................................................10 4.4 Sicherheitsbetrachtung.......................................................................................................10 4.5 Performance / Ausbaufähigkeit / Skalierbarkeit...................................................................11

5 Festlegung..................................................................................................................................11 5.1 Entscheidungsfindung durch Vergleich der Systeme...........................................................11 5.2 Vorstellung gegenüber der Geschäftsleitung.......................................................................11

6 Implementierung.........................................................................................................................12 6.1 Installation und Konfiguration von Lx-Office........................................................................12 6.2 Synchronisation der Kundenstammdaten...........................................................................12 6.3 Test der Umsetzung............................................................................................................13 6.4 Fehlerbehebung..................................................................................................................13

7 Dokumentation ...........................................................13 7.1 Arbeitsanweisungen für Qualitätsmanagement...................................................................13

8 Schlussbetrachtung und Ausblick...............................................................................................13 8.1 Fazit....................................................................................................................................13 8.2 Ausblick...............................................................................................................................13

9 Anhang.......................................................................................................................................14 9.1 Suchergebnisse von heise.de.............................................................................................14 9.2 Zeitplan...............................................................................................................................15 9.3 Lx-Office ERP Installationsanleitung ..................................................................................16 9.4 Präsentation für Geschäftsleitung.......................................................................................18 9.5 Synchronisation der Kunden...............................................................................................20 9.6 Darstellung Workflow..........................................................................................................20 9.7 Glossar...............................................................................................................................25 9.8 Quellenangaben.................................................................................................................25

Jesko Stümpfig Projektdokumentation 28.April 2010

Protokoll über die Beaufsichtigung des betrieblichen Projektauftrages

Arbeitszeit

Der betriebliche Projektauftrag wurde vom Prüfungsteilnehmer in der geplanten Zeit komplettfertiggestellt ( einschließlich eventueller Nacharbeit ):

Ja Nein Wenn nein: um Std. länger gebraucht

Begründung: .......................................................................................................................................

.................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................

Ausführung des betrieblichen Auftrages

Wurde der betriebliche Auftrag selbstständig und ohne fremde Hilfe ausgeführt?

Ja Nein Wenn nein: Begründung und Umfang der Hilfestellung:

.................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................

Dokumentation

Die Dokumentation wurde vom Prüfungsteilnehmer selbstständig und ohne fremde Hilfe erstellt.

Ja Nein Wenn nein: Welche Hilfestellung wurde gegeben:

.................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................

Datum: ................................................................................................................................................

Unterschrift des Prüfungsteilnehmer: ..................................................................................................

Unterschrift des betrieblichen Betreuers : ...........................................................................................

Anlage 9 17.09.2002 IT_Protokoll_Beaufsichtigung.doc

Hard und Software Hussein 3

X

X

X


1 Ist-Analyse

1.1 Einleitung

Firma Hard- & Software Hussein, ein Kleinbetrieb im EDV-Dienstleistungssektor ohne Laden-geschäft beschäftigt acht Mitarbeiter. Davon sind drei im Bereich Telefonannahme, Verwaltung,Planung, Einkauf und Lagermanagement tätig. Hinzu kommen fünf Techniker, deren Hauptauf-gabengebiete telefonische Kundenbetreuung, Netzwerkbetreuung, Vor-Ort-Service, Entwicklungund die Bearbeitung aller laufenden Projekte und Aufträge darstellt. Die Geschäftsleitungbeschäftigt sich hauptsächlich mit Netzwerkbetreuung, Kundenakquise, Entwicklung, Auftrags-planung und telefonischer Kundenbetreuung. Kerngeschäft ist die Betreuung von Geschäfts-kunden aus der Gesundheitsbranche.

Die Firma Hard- & Software Hussein ist Auftraggeber des Projekts und gleichzeitig Ausbildungs-betrieb. Für alle Fragen steht als Ansprechpartner und Projektbetreuer Herr Hussein zur Ver-fügung.

1.2 Erfassung des Ist-Zustands:

Es gibt bisher keine Übersicht über die aktuellen Lagerbestände. Bei jedem Auftrag überprüft derLagerist die angebotenen Posten und ermittelt so die zu bestellende Ware. Jeder fehlende Artikelwird in einer Bestellliste festgehalten. Je nach Dringlichkeit und Menge der benötigten Waren wirdvom Lageristen die Bestellung bei den entsprechenden Lieferanten durchgeführt. Es besteht keineAutomatisierung zwischen Aufträgen, Lagerbestand, Bestellung, Wareneingang und –ausgang.

Bisher werden bei der Bestellung die Artikel mit Lieferant, Menge und Preis in einer Liste erfasst.Bei Wareneingang werden Lieferscheindatum, die Seriennummern der Liste hinzugefügt. DieEingabe der Seriennummer erfolgt per Handscanner. Verlässt ein Artikel das Lager, muss ihmmanuell der Kunde zugewiesen werden. Dies stellt eine häufige Fehlerursache dar.

2 Definition des Sollzustands

2.1 Definition der Anforderungen

Folgende grundlegende Funktionen sollen von dem Warenwirtschaftssystem erfüllt werden.Gleiche Artikel unterschiedlicher Lieferanten erhalten den selben Schlüssel. Als Basis bietet sichhierfür die EAN an. Gebinde aus mehreren Artikeln können zu Produkten zusammengefasstwerden. Der Warenfluss soll mit Hilfe der Seriennummer nachvollziehbar sein. Ein zentralerBestandteil wird die Abbildung von Artikelbewegungen unter Angabe von Quelle und Ziel. Hier wirdsichtbar welcher Artikel bestellt ist, lagert, verkauft oder reklamiert wurde. Es soll die Festlegungvon Bestandsartikeln mit zugehöriger Sollmenge möglich sein. Die Darstellung von Statistiken überKunden-, Lieferanten- und Artikelhistorie soll gewährleistet sein.

In Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung werden Anforderungen konkretisiert und in Formeines Pflichtenheftes vorgestellt.

2.2 Ausarbeitung der Prioritätenliste (Pflichtenheft)

Das WWS wird nicht speziell für den Auftraggeber entwickelt. Der Markt bietet in diesem Bereicheine große Auswahl. Anhand der Zielbestimmungen soll eine geeignete Lösung gefunden werden.In Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und somit der Projektleitung sind folgende Kriterienfestgelegt.



Zielbestimmungen:

Musskriterien:

• OpenSource zur Realisierung spezieller Funktionen, um mittelfristig das bestehendeKundenverwaltungsprogramm abzulösen

• Abbildung von Artikel- und Warenbewegungen

• Stammdatenverwaltung von Artikeln, Kunden und Lieferanten

• Erfassen und Zusammenstellen von eigenen Produkten

• Erfassen von Dienstleistungen zur Angebot- und Auftragsverwaltung

• Lagerhaltung und Bestandsführung

• Bestellhinweis bei Unterschreitung des Mindestbestands

• Angebots-, Lieferschein- und Rechnungserstellung

• Mehrbenutzerfähigkeit

• Benutzerverwaltung mit Bestimmung verschiedener Zugriffsrechte

• Pro Kunde mehrere Standorte, Ansprechpartner und Kontaktinformationen

• gute Usability

• Export in Textdatei zur Übernahmemöglichkeit von Daten in das bestehendeKundenverwaltungsprogramm

Kannkriterien:

• Finanzbuchhaltung

• Zuweisung mehrerer Lieferanten pro Artikel

• Reklamationsverwaltung

• Terminplaner / Aufgabenverwaltung / Projektmanagement

• Einsatz bei den Kunden angestrebt → Support als Dienstleistung

• Statistiken über Kunden-, Lieferanten- und Artikelhistorie

• keine Lizenzkosten (OpenSource bedeutet nicht, dass keine Lizenzkosten anfallen, nurder Quellcode ist frei erhältlich)

• Plattformunabhängigkeit

Produkteinsatz:

Anwendungsbereich:

Die Software soll innerhalb der Firma Hussein zur Warenflusskontrolle, Lagerhaltung undAuftragsverwaltung genutzt werden.

Zielgruppen

Alle Beschäftigten der Firma Hussein. Diese umfassen die Bereiche Technik, Buchhaltung,Verwaltung, Kundenbetreuung (Auftragssachbearbeitung)

Betriebsbedingungen:

• Die Software kommt während der täglichen Arbeitszeit (ca. 8h) kontinuierlich zum



Einsatz. Hierbei wird es von verschiedenen Anwendern genutzt.

• Lagerhaltung, Artikelverwaltung, Verkauf, Kundenkontakt

• Linux- oder Windows-Server 24/7 System, Betreuung und Überwachung durchAdministrator

Produktfunktionen

• Bearbeitung von Stammdaten: Kunden, Lieferanten und Artikel

• Suchfunktion für Kunden, Lieferanten und Artikel: Nach Eingabe von Name oderBezeichnung Anzeige einer Auflistung zutreffender Suchergebnis.

• Bestellhinweis, sobald der Sollbestand unterschritten wird: Bei Aufträgen undAngeboten werden Lagerbestände automatisch abgeglichen.

• Angebotserstellung: Über die Artikel-, Produkt- und Leistungsdatenbank könnenAngebote erstellt werden

• Verwaltung von Reklamationen

• Artikel-Lieferantenzuordnung: Jedem Artikel können mehrere Bezugsquellen zuge-ordnet werden.

• Statistik nach Kunde, Lieferant und Artikel

• Warenfluss: Artikelbewegungen sind von Bestellung über Wareneingang, Angebot,Auftrag, Lieferschein und Rechnung nachvollziehbar.

• Mehrere Kontaktpersonen bzw. Standorte pro Kunde

Benutzungsoberfläche

Usability

• intuitive Steuerung und Menüführung• übersichtlicher Aufbau• weitestgehend eindeutige Dialoge

ZugriffsrechteDa die Gesamtheit der Benutzer sich aus verschiedenen Abteilungen zusammensetzt, ist die Zuweisung von Benutzerrechten unabdingbar. Techniker z.B. sollen keinen Zugriff auf die Artikelpflege haben.

Technische Produktumgebung

1. Hard- und Software:

Als EDV-Dienstleister können vom Auftraggeber für alle betrachteten WWS-Lösungen mitgeringem Aufwand die passenden Voraussetzungen auf Hardwareebene bereitgestellt werden. Essind jedoch während der Testphase keine zusätzlichen Kosten für die Beschaffung neuerHardware geplant.

3. Produktschnittstellen:

Um eine Kommunikation mit der bestehenden Kundenverwaltung herzustellen, muss dieMöglichkeit zur individuellen Schnittstellenbildung bestehen. Dies ist durch den vorliegendenQuelltext grundsätzlich möglich.



3 Durchführung

3.1 Recherche und Vorauswahl der WWS

Als oberste Priorität für die neue Software gilt das Muss-Kriterium "OpenSource". Damit bleibtimmer die Möglichkeit durch Änderungen des Programms spezielle Anforderungen umzusetzen.Jedoch sollte der Eingriff in den Quelltext nur als letzte Möglichkeit in Betracht gezogen werden, dajede Änderung bei Updates zu pflegen ist. So kann mittelfristig die Ablösung des bestehendenKundenverwaltungsprogramms umgesetzt werden.

Zur Recherche und Vorauswahl des WWS wird mit der Übersicht auf dem Internetportalwww.heise.de gearbeitet. Hier wird eine Rangliste unterschiedlicher Systeme mit verschiedenenSchwerpunkten zur Verfügung gestellt. Es kommen acht Systeme in Frage (s. Anhang 9.1). Manfindet zu jeder Software eine kurze Beschreibung, wie auch einige Screenshots und Benutzer-kommentare, einschließlich deren Bewertung, wodurch man schnell einen Eindruck vomvorgestellten System gewinnt. Anhand der im Pflichtenheft genannten Kriterien lässt sich dieAuswahl auf wenige in Frage kommende Systeme reduzieren. Es gilt aus den acht Vorschlägendrei zur näheren Ansicht auszuwählen, welche im nächsten Schritt eingehender betrachtet werden.

In der Kurzbeschreibung des ersten vorgeschlagen Systems "Yabs (Yet another BusinessSoftware)" werden zwar einige Voraussetzungen erfüllt, jedoch zeigt sich, dass dieses Systemüber keine Warenwirtschaft bzw. Artikelverwaltung verfügt.

Das nächste System "C.U.O.N." erweist sich erst bei eingehender Betrachtung als ungünstigeLösung, da die Software auf Python basiert und für diese Programmiersprache keineKompetenzen in der Firma vorhanden sind.

Bei "AbanQ-DE" beschreiben zwei Benutzerbeurteilung die Installation als kompliziert, undbezeichnen die Dokumentation als ungenau. Da der Zeitaufwand alle Systeme eingehend zutesten den vorgegebenen Rahmen überschreitet, wird von einer näheren Prüfung abgesehen.Sollte sich keine der noch folgenden Lösungen als interessant erweisen wird “AbanQ-DE“ genauerbetrachtet.

Bei "Lx-Office" gelangt man auf der Herstellerseite über den Downloadbereich zu einer auf einemServer vorinstallierten Version, die sich mittels Gastzugang testen lässt. Die Software scheintumfangreich und es können keine gravierenden Nachteile festgestellt werden, womit "Lx-Office"das erste der im nächsten Schritt näher betrachteten Systeme darstellt.

Die kurze Beschreibung zu "IntarS" läßt auf die Abdeckung der Musskriterien schließen. Auch hierwird internetbasiert ein Demozugang über die Homepage bereitgestellt. Alle wichtigen Punktescheinen erfüllt, wobei die überladenen Menüs die Übersichtlichkeit etwas einschränken. Es sollein eingehender Test durchgeführt werden.

Da laut Beschreibung "GnuAccounting" eher Funktionen der Buchhaltung und des Rechnungs-wesens fokussiert und keine Warenwirtschaft umfasst, wird von einer genaueren Prüfungabgesehen.

"SQL-Ledger" wurde bisher nur teilweise auf deutsch übersetzt. Im Hinblick auf spätere Einsetz-barkeit des Systems bei unseren Kunden wird daher das Produkt nicht weiterverfolgt.

Mit "IMAS" wird eine Komplettlösung vorgestellt, die eine vollständige Warenwirtschaft inklusiveRechnungs- und Mahnwesen umfasst. Im Downloadbereich der Homepage lässt sich erkennen,dass es sich bei dem angebotenen System um eine Client/Serverlösung handelt. "IMAS" zeigtkeine offensichtlichen Nachteile.

Als Ergebnis der Recherche und Vorauswahl stehen drei WWS für die folgende Gegenüberstellungfest. "Lx-Office", "IntarS" und "IMAS" sollen anhand der im Pflichtenheft festgelegten Kriteriengenauer untersucht werden, um schließlich das passende System zu finden.



Da bis zu diesem Meilenstein mehr Zeit als geplant benötigt wurde und der Vergleich der Systemeein Schwerpunkt dieser Arbeit darstellt, hat die Geschäftsleitung beschlossen, an dieser Stelle fürden Vergleich mehr Zeit zur Verfügung zu stellen. Im Gegenzug soll auf die Erstellung der Arbeits-anweisungen und die Inbetriebnahme und Einweisung innerhalb dieses Projektes verzichtetwerden. Damit ist gewährleistet, dass das Projekt den Zeitrahmen von 35 Stunden nichtüberschreitet. Weiterhin ist mit dieser Änderung ein fundierter Vergleich der Systeme durchführbar.Die Gegenüberstellung der Soll- und Ist-Zeiten ist im Anhang 9.1 (Zeitplan) dokumentiert.

4 Gegenüberstellung und Bewertung

4.1 Erfüllung der Kriterien

Die ermittelten Systeme werden nun anhand der Muss- und Kannkriterien verglichen. Einevorherige Installation ist lediglich bei "IMAS" nötig, "Lx-Office" und "IntarS" sind beides webbasierteLösungen, zu welchen auf der Herstellerseite eine vorinstallierte Version zu Testzweckenbereitsteht. Zur besseren Übersicht über die Beurteilung der einzelnen Kriterien an den jeweiligenSystemen, wird an dieser Stelle eine Entscheidungsbewertungstabelle als geeignetes Mittelherangezogen (siehe Abb.1). Hierbei werden alle Kriterien nach einer vorher bestimmtenGewichtung bewertet. Als Ergebnis erhält man einen vergleichbaren Zahlenwert.

Da bei der Formulierung des Pflichtenheftes viele Kriterien Basis eines WWS sind, wird bei derenBeurteilung am getesteten System nicht nur die Umsetzung sondern auch die Handhabung bzw.Benutzerfreundlichkeit bewertet.

Erläuterungen zur Entscheidungsbewertungstabelle:

• Die Gewichtung der Kriterien wird mit der Geschäftsleitung abgesprochen.

• "W" gibt die Gewichtung zum vorangehenden Kriterium an: 10 hoch – 1 niedrig

• "B" steht für die Bewertung: 3 = sehr gute Ausprägung

2 = gute Ausprägung

1 = mäßige Ausprägung

0 = schwache oder keine Ausprägung



Lx-Office IntarS Imas

Kriterien W B G = W x B B G = W x B B G = W x B

10 3 30 3 30 2 20

02. Open Source / Änderbarkeit 10 3 30 3 30 3 3003. Erfassen von Artikeln 10 3 30 3 30 3 30

10 1 10 1 10 1 10

05. Erfassen von Dienstleistungen 10 3 30 3 30 3 30

10 3 30 3 30 2 20

10 3 30 3 30 3 30

08. Angebotserstellung 10 3 30 2 20 1 1009. Mehrbenutzerfähig 10 3 30 3 30 3 30

8 3 24 2 16 3 24

11. Reklamationsverwaltung 2 0 0 0 0 0 0

7 3 21 3 21 2 14

8 3 24 1 8 2 16

14. Einbindung von Artikelbilder 2 1 2 3 6 2 415. Statistische Auswertungen 7 1 7 1 7 2 1416. FiBU 4 3 12 2 8 1 417. Terminverwaltung / -planung 5 2 10 2 10 0 0

7 2 14 1 7 1 77 3 21 1 7 2 14

20. Einbindung von Artikelbilder 2 1 2 3 6 2 4

Summe 387 336 311

01. Abbildung von Artikel- und Warenbewegungen

04. Erfassen und Zusammenstellen von eigenen Produkten

06. Lagerhaltung und Bestandsführung07. Bestellhinweis bei Unterschreitung des Mindestbestands

10. Benutzerverwaltung mit Bestimmung verschiedener Zugriffrechte

12. Zuweisung von Artikeln zu Lieferanten13. Aufnahme mehrer Kontaktadressen und -personen je Kunde

18. intuitive Steuerung und Menüführung

19. Übersichtlicher Aufbau

(Abb.1 Entscheidungsbewertungstabelle)

4.2 Kosten

In diesem Punkt werden lediglich die Kosten für die Anschaffung der Software, eventuellbestehende Erweiterungsmodule und Support bewertet. Alle drei Systeme stehen kostenlos zumDownload bereit, d.h. die erste Anschaffung lässt keine Kosten entstehen. Weitere Kosten fürHardware bedingt durch hohe Anforderungen des neuen Systems sind nicht zu erwarten.

Lx-Office:

Das System ist in zwei sich ergänzende Module unterteilt, die getrennt oder kombiniert genutztwerden können. Dabei handelt es sich um eine CRM und eine ERP Lösung. Der Hersteller bietetkostenlosen Support über eine Mailingliste, eine weitere Hilfestellung bietet ein Forum.Professioneller Telefonsupport bzw. die Umsetzung von weiteren Zusatzmodulen oder individuellenÄnderungen sind kostenpflichtig. Zudem werden Wartungsverträge zu unterschiedlichenKonditionen und Leistungen angeboten.

IntarS:

Diese Lösung wird als komplettes System bereitgestellt. Es sind keine Zusatzmodule erforderlich.Hier laufen alle Supportanfragen direkt über den Hersteller. Laut dessen Angaben werden kleinereAnliegen direkt telefonisch beantwortet. Umfangreichere Problemstellungen lassen sich ebenfalls



lösen, die hierbei einstehenden Kosten von 100€ pro Arbeitsstunde lassen sich bei häufigemAufkommen durch einen Wartungsvertrag reduzieren. Kostenlose Hilfestellungen wie Foren oderein Archiv mit FAQs werden nicht angeboten.

IMAS:

Supportanfragen werden bei IMAS vom Hersteller bearbeitet und sind bei größerem Zeitaufwandkostenpflichtig. Einfache Anliegen werden kostenlos per Email geregelt. Weitere Quellen zureigenständigen Fehlerbehebung sind nicht verfügbar. Es wird ein Wartungsvertrag angeboten.Laut Angaben des Hersteller wird dieser jedoch bei im Haus vorhandener Expertise nicht benötigt.

4.3 Aufwand für Installation / Pflege / Wartung

Es soll der Installationsaufwand und die nötige Pflege und Wartung bewertet werden. Der Umfangder Installation spielt nur eine geringe Rolle, da es sich hier um einen einmaligen Posten handelt.

IntarS und Lx-Office sind beides Web-Anwendungen. Es bietet sich an den vorhandenen Linux-server als Datenbankserver zu verwenden. Alle Funktionen des WWS sind anschließend für jedenBenutzer über den Webbrowser erreichbar. Auf die tatsächliche Installation wird an dieser Stelleverzichtet, da beide Systeme online getestet werden können. Einen Überblick über den Ablaufgewinnt man vorab aus den vorhandenen Dokumentationen.

Zu Lx-Office wird eine ausführliche Installationsanleitung bereitgestellt (s. Anhang 9.3). Im erstenSchritt gilt es die benötigten Pakete zu überprüfen. Da auf dem Linux Server bereits verschiedeneWeb-Applikationen genutzt werden, sind die Pakete bereits installiert. Das Vorgehen ist derAnleitung detailliert beschrieben. Abschließend wird die Erreichbarkeit von Lx-Office über denBrowser sichergestellt. Nach Eingabe der Adresse http://localhost/lx-erp/login.pl gelangt man zumLogin. Die Anmeldung für die Administration erfolgt separat über http://localhost/lx-erp/admin.pl.

IntarS ist in verschiedenen Ausführungen erhältlich. Es gibt die „IntarS-Box”. Dies ist einebootfähige USB Platte mit vorinstalliertem Betriebssystem, Datenbank, Applikationsserver undIntarS. Diese wird an einen PC angeschlossen, welcher davon bootet und anschließend dieServeraufgaben übernimmt. Aus dem Netzwerk ist IntarS über den Browser aufhttp://intars/GSWeb/Aprica2000130 erreichbar. In einer weiteren Variante wird IntarS als VirtualAppliance angeboten. Dabei handelt sich um ein lauffähiges Virtual Image, welches von einervirtuellen Maschine gestartet werden kann. Die detaillierte Konfiguration ist der Anleitung zuentnehmen (s. Anhang). Die letzte Möglichkeit dieses System zu nutzen, ist die manuelleInstallation auf einer Linux-Distribution.

IMAS steht bisher nur zur Anwendung auf Windows-Plattformen zur Verfügung. Die Installation isteinfach. Die benötigten Dateien werden in Form eines Archivs heruntergeladen und auf demServer in den gewünschten Pfad extrahiert, womit die Installation als solche bereits abgeschlossenist. Das Verzeichnis besteht aus 3 Ordnern: der Datenbank, dem Datenbank Server und demClient. Der Server-Dienst verwaltet die mitgelieferte Datenbank und wird als erstes separatgestartet. Nun kann direkt am Arbeitsplatz der Client gestartet werden, über den sich jederBenutzer anmeldet.

In den Bereichen Pflege und Wartung ist bei keinem der Systeme ein besonderer Aufwanderforderlich. Die Herstellerseiten sind regelmäßig auf eventuelle Updates zu überprüfen.

4.4 Sicherheitsbetrachtung

Auf Dateisystemebene wird bei den beiden linuxbasierten Systemen die Zugriffssicherheit dadurchgewährleistet, dass sich die Datenbanken auf dem Server befinden, zu deren Zugriff nur derAdministrator autorisiert ist. Die Pfade zu den Datenbanken werden jeweils im Administrations-bereich der WWS konfiguriert und sind für den Benutzer nicht sichtbar.



Im WWS sind Benutzerrechte definierbar. Bei IntarS werden verschiedene Benutzergruppen mitunterschiedlichen Rechten definiert, welche allen angelegten Benutzer zugeordnet werden. BeiIMAS und Lx-Office lassen sich bei jedem Benutzer die Zugriffsrechte einzeln zuweisen. JederBenutzer erhält ein eigenes Passwort.

Um Datenverluste zu minimieren werden die Daten im Rahmen der täglichen Sicherungmitgesichert.

4.5 Performance / Ausbaufähigkeit / Skalierbarkeit

Die Performance der ausgewählten drei Systeme dürfte im geplanten Umfeld ausreichendgegeben sein. Bei der Verwendung moderner Hardware werden sich keine Ressourcenproblemezeigen.

Alle drei Systeme bieten den Leistungsumfang einer vollständigen Warenwirtschaft. Mit IntarS undLx-Office ist zusätzliche ein CRM verwirklicht.

Es handelt sich bei den vorausgewählten Systemen um OpenSource Lösungen. IMAS wurdekomplett in C/C++ verfasst. Lx-Office basiert auf Perl und PHP. Bei IntarS hat man nichtkonsequent gearbeitet, es kreuzen sich verschiedene Programmiersprachen. Individualisierungenund spezifische Anpassungen können firmenintern entwickelt oder beim Hersteller in Auftraggegeben werden. Demnach sind in Puncto Ausbaufähigkeit praktisch keine Grenzen gesetzt.

Betreffend der Skalierbarkeit ist letztlich nur die Benutzeranzahl interessant. Bei den Web-Anwendungen ist diese nach oben offen. IMAS erlaubt pro Server 250 Anmeldungen und eskönnen beliebig viele Server parallel laufen. Da es sich hier um den Einsatz in einem Kleinbetriebhandelt, besteht auch auf längere Sicht keine Problematik.

5 Festlegung

5.1 Entscheidungsfindung durch Vergleich der Systeme

Im Punkt "Erfüllung der Kriterien" liefert die Zusammenstellung aus der Entscheidungsbewertungs-tabelle (Abb. 1) ein eindeutiges Ergebnis. Lx-Office deckt die geforderten Eigenschaften am bestenab. Alle Systeme sind kostenlos in der Anschaffung. Lx-Office bietet als einziges System dieMöglichkeit über ein Forum kostenlose Hilfestellung zu bekommen. In den verbleibenden PunktenLeistungsumfang, Ausbaufähigkeit und Skalierbarkeit schließen alle drei Kandidaten gut ab. Dasich im Unternehmen Kompetenzen für die Anwendungsentwicklung mit PHP und Perl befinden,bietet Lx-Office die besten Voraussetzungen zur Umsetzung anstehender Anpassungen an dielaufenden Geschäftsprozesse.

Als Ergebnis dieser Untersuchungen lässt sich Lx-Office als das System für den zukünftigenEinsatz empfehlen. Außerdem schneidet es bei der Beurteilung der Anwenderfreundlichkeit ambesten ab.

5.2 Vorstellung gegenüber der Geschäftsleitung

Nachdem nach eingehender Prüfung eine Entscheidung getroffen wurde, gilt es in diesem Schritt,der Geschäftsleitung das Ergebnis zu präsentieren. Hierzu wurde eine Powerpoint Präsentationzusammengestellt (s. Anhang 9.4). Als Einleitung werden noch einmal die festgelegten Kriterienaufgezeigt und anschließend anhand der Gegenüberstellung mit Hilfe der Entscheidungs-bewertungstabelle erläutert.

Die Geschäftsleitung bestätigt den Vorschlag dieser Arbeit und beschließt Lx-Office zu installieren.



6 Implementierung

6.1 Installation und Konfiguration von Lx-Office

Wie schon bei der Gegenüberstellung im Punkt Installation angesprochen, gibt es zu Lx-Officeeine ausführliche Installationsanleitung (siehe Anhang 9.3). Die für Lx-Office benötigten Paketewurden vom Linuxadministrator bestätigt. Der gesamte Installationsverlauf wird nach der Vorgabeschrittweise befolgt und geschieht unter Aufsicht des Administrators.

Ergänzung zum Punkt “Datenbank anlegen“: Beim ersten Versuch erscheint eine Fehlermeldung.Die Datei "authentication.pl" kann nicht gefunden werden. An dieser Stelle trifft dieInstallationsanleitung nicht exakt zu. Nach einem Wechsel in das Verzeichnis ist der Fehler schnellzu finden. Die gesuchte Datei liegt als "authentication.pl.default" vor und muss demnach erstumbenannt werden. Danach ist ein erfolgreiches Login mit dem in zuvor festgelegten Passwortüber den Browser möglich.

6.2 Synchronisation der Kundenstammdaten

Als Schnittstelle zur Synchronisation verschiedener Datensätze, wie Adressen oder Waren wirdder Import über "CSV" angeboten. Aus der Adressverwaltung der aktuellen Kundenverwaltungwerden alle Datensätze exportiert und nach Lx-Office importiert. Dabei wird zwischen Waren,Adressen und Kontakten unterschieden.

Eine Artikelverwaltung besteht bisher nicht, lediglich eine Auflistung mit den aktuellen Waren zurAngebotserstellung. Es gibt keine effektive Möglichkeit diese zu exportieren. Zum Test von Lx-Office werden einige Artikelsätze eingegeben. Das Anlegen der kompletten Waren ist zu einemspäteren Zeitpunkt geplant und nicht Bestandteil dieses Projekts.

Aus Datenschutzgründen können nicht die reellen Datensätze zur Darstellung der Übernahmeverwendet werden. Deshalb wird die Übernahme mittels “CSV“ anhand von Musterdatensätzengezeigt.

Kundenimport

Als erstes werden die Stammdaten aus der Kundenverwaltung im CSV Format ausgelesen.

"IB Andreas Hussein","Kohlenhofstr. 3","67663","Kaiserslautern"

"Monika Musterfrau","Musterstr. 98","67663","Kaiserslautern"

"Max Mustermann","Musterstr. 99","67663","Kaiserslautern"

In Lx-Office müssen die Daten in die richtigen Spalten der Datenbanktabelle zugewiesen werden.Dazu werden in die erste Zeile der CSV Datei die entsprechende Reihenfolge der vorliegendenDatensätze eingegeben:

name,street,zipcode,city

"IB Andreas Hussein","Kohlenhofstr. 3","67663","Kaiserslautern"

"Monika Musterfrau","Musterstr. 98","67663","Kaiserslautern"

"Max Mustermann","Musterstr. 99","67663","Kaiserslautern"

Nun kann die CSV Datei in Lx-Office importiert werden (s. Anhang 9.5 Adressimport in Lx-Office).Zur Überprüfung des korrekten Imports wechselt man in den Bereich „Stammdaten“ zumUnterpunkt „Kunden“ (s. Anhang 9.5 Kundenliste aus Lx-Office).

Der Import für Kontaktdaten wird analog zur oben gezeigten Vorgehensweise durchgeführt unddeshalb nicht im einzelnen beschrieben.



Als nächstes müssen alle Benutzer mit ihrem Zuständigkeitsbereich entsprechenden Rechtenangelegt werden. Nach der erfolgreichen Installation müssen vor der Nutzung alle im Betrieberforderlichen Einstellungen vorgenommen werden. Die genaue Konfiguration des Systems wurdejedoch nach Rücksprache mit der Geschäftsleitung innerhalb dieses Projekts gestrichen. NähereErläuterung dazu im überarbeiteten Zeitplan (s. Anhang).

6.3 Test der Umsetzung

Nach erfolgreicher Installation und Import der Stammdaten wird die Darstellung des Warenflussesgetestet. Beispielhaft soll dies vom Angebot bis hin zur Rechnung gezeigt werden (s. Anhang 9.6).Artikelbewegungen werden abgebildet und die Lagerbestände automatisch angepasst.

6.4 Fehlerbehebung

Die Installation nach den Vorgaben der Anleitung verläuft bis auf die bereits in Punkt 6.1 erwähnteDateiumbenennung problemlos. Die Stabilität im Betrieb kann erst nach längerem Einsatz imGeschäftsalltag beurteilt werden. Alle auftretenden Probleme konnten sofort gelöst werden.

7 Dokumentation

7.1 Arbeitsanweisungen für Qualitätsmanagement

Das zu Lx-Office erworbene Handbuch ist lizenzpflichtig. Aus diesem Grund können keineDokumente beigefügt werden. Das Handbuch liegt für alle Mitarbeiter zugänglich vor.Arbeitsanweisungen wie z.B. zur Angebots- oder Rechnungserstellung bzw. zum Speichern neuerDatensätze sind daraus zu entnehmen. Das Erstellen von Arbeitsanweisungen wurde inAbstimmung mit der Geschäftsleitung auf einen späteren Zeitpunkt außerhalb dieser Arbeitverschoben.

8 Schlussbetrachtung und Ausblick

8.1 Fazit

Die Ansprüche und Kriterien sind mit der mit der Einführung des ERP Moduls von Lx-Officeverwirklicht. Das System bietet alle Optionen zur Verwaltung der Warenwirtschaft. Es ermöglichtWarenflüsse darzustellen und eine organisierte Bestandskontrolle durchzuführen. Somit ist eineBasis für einen erfolgreichen Geschäftsalltag geschaffen.

8.2 Ausblick

Mit dem Erweiterungsmodul CRM bietet Lx-Office die Möglichkeit die Funktionen der bestehendenKundenverwaltung zu übernehmen und alle betriebsinternen Aufgaben mit einem zentralenSystem abzudecken.

Durch seine Benutzerfreundlichkeit empfiehlt sich das System für den Einsatz beim Kunden.Dieser Schritt soll nach der Einführung des CRM geplant werden. Mit dieser Arbeit soll nicht nureine suffiziente Lösung für ein WWS ausbaufähig abgegeben, sondern eine Basis für ein neuesProdukt geschaffen werden.



9 Anhang

9.1 Suchergebnisse von heise.de

• YaBS (Yet another Business Software) Linux/Win

Verwaltet Kontakte und Produkte als Stammdaten; ist mehrbenutzerfähig und erzeugtAngebote, Aufträge, Rechnungen und Mahnungen; schreibt PDF- oder ODF-Dokumente;Weiterentwicklung der MP Kunden- und Rechnungsverwaltung.

• C.U.O.N. Linux/Win

Warenwirtschaftssystem für Server- und Clientarchitekturen; mit Adressverwaltung, Group-warefunktionen, Dokumenten-Management- und Expertensystem sowie Artikelverwaltungfür beliebig viele Lager.

• AbanQ-DE Linux/Win

Drei-Komponenten-Plattform für Warenwirtschaft (ERM), Fakturierung, Buchhaltung undKundenmanagement (CRM), ausgerichtet auf die umfassende Verwaltung der Aufgabenund Datenbestände von kleinen und mittleren Unternehmen.

• Lx-Office Linux/Win

Unternehmenssoftware, die aus zwei grundlegenden Modulen besteht: ERP für dieWarenwirtschaft und Finanzbuchhaltung sowie CRM für die Betreuung von Kunden;optional können noch zwei kommerzielle Module (Barverkauf mit Barcodescanner-Unterstützung und Shop-Modul zur Anbindung von verschiedenen Online-Shops an dieWarenwirtschaft) nachgerüstet werden; Hersteller bietet keinen kostenlosen Support.

• IntarS Linux/Win

Webbasiertes ERP-System mit Warenwirtschaft, CRM, CMS, DMS, Projektverwaltung,Zeiterfassung, Schriftverkehr und Buchführung.

• GnuAccounting Linux/Win

Kombiniertes Faktura- und Buchhaltungsprogramm, das unter anderem Rechnungen undGutschriften erzeugt und verwaltet; gestaltet Vorlagen sowie Rechnungen mit OpenOfficeDatenbanken MySQL oder HSQLDB.

• SQL-Ledger Linux/Win

Web-basiertes Warenwirtschaftssystem mit Funktionen für die Finanzbuchhaltung; Datenwerden in einer SQL-Datenbank hinterlegt; benötigt unter anderem einen Apache-Server.



• IMAS Win

Vollständiges Warenwirtschaftssystem zum Erfassen, Pflegen und Verwalten vonProdukten, Kunden, Lieferanten, Angeboten, Aufträgen, Rechnungen sowie Mahnungen;mit Funktionen zur Wiedervorlage und zum Erstellen von Berichten und Auswertungen.

9.2 ZeitplanProjektphasen Stundenzahl

Antrag ProjektIst-Analyse

1. Ist-Analyse Erfassung des Ist-Zustands 1 1Sollkonzept

2. Definition des SollzustandsDefinition der Anforderungen 2 2Ausarbeitung der Prioritätenliste (Pflichtenheft) 1 1Durchführung

3. Auswahl von 3 WarenwirtschaftssystemenRecherche und Vorauswahl der WWS 3 5

4. Gegenüberstellung und Bewertung 10 14Erfüllung der KriterienPreis / KostenAufwand für Installation / Pflege / WartungSicherheitsbetrachtungPerformance / Leistungsumfang / Ausbaufähigkeit / Skalierbarkeit

5. FestlegungEntscheidungsfindung anhand Vergleich 1 1Vorstellung gegenüber der Geschäftsleitung 1 1Implementierung

6. Installation Installation und Konfiguration 2 2Synchronisation der Kundenstammdaten 1 1Test der Umsetzung 1 1Fehlerbehebung 1 1Inbetriebnahme und Einweisung 2 ausgelagert

7. Dokumentation Arbeitsanweisungen für Qualitätsmanagement 4 ausgelagertProjektdokumentation 4 4Schlussbetrachtung und Ausblick 1 1

35 35



9.3 Lx-Office ERP Installationsanleitung

Folgende Pakete müssen installiert sein:

– Webserver (Apache)

– PostgreSQL – Datenbank

– Perl

– DBI

– DBD

Diese Pakete können bei den unterschiedlichen Distributionen anders heißen.

(Debian: apache, postgresql, libdbi-perl, libdbd-pg-perl, libpgperl)

(Fedora: httpd, postgresql-server, perl-DBI, perl-DBD-Pg)

(SuSE: apache2, postgresql-server, perl-DBI, perl-DBD-Pg)

Die PostgreSQL Konfiguration muss angepasst werden.

In der Datei postgresql.conf (/var/lib/pgsql/data/ oder /etc/postgresql/) muß folgender Wertverändert werden:

TCPIP_SOCKET = 1

In der Datei pg_hba.conf (/var/lib/pgsql/data/ oder /etc/postgresql/) müssen die Berichtigungen fürden Zugriff geändert werden:

alte Eintragung:

local all ident sameuser

host all 127.0.0.1 255.0.0.0 ident sameuser

Änderung:

local all trust

host all 127.0.0.1 255.0.0.0 trust

Installation des Programmpaketes

Die Lx-Office ERP Installationsdatei (lxoffice-erp-2.0.0.tgz) in den DocumentRoot des Webservers(/var/www/html/ oder /srv/www/htdocs oder /var/www/) entpacken.

tar xvzf lxoffice-erp-2.0.0.tgz

Verändern Sie evtl. noch den Namen des Verzeichnisses

mv lxoffice-erp/ lx-erp/

Das Verzeichnis muss dem Webserverbenutzer (Debian: www-data, Fedora: apache, SuSE:wwwrun) übergeben werden:

chown apache: -R lx-erp/

Datenbankbenutzer anlegen

Es sollte zum Zugriff auf die PostgreSQL Datenbank ein Datenbankbenutzer angelegt werden.Führen Sie dazu folgende Befehle nacheinander aus.



su – postgres

createuser -d lxoffice (ohne Passwort)

oder createuser -d -P lxoffice (mit Passwort)

Wenn Sie später einen Datenbankzugriff konfigurieren, verändern Sie den evtl. voreingestelltenBenutzer „postgres“ auf „lxoffice“.

PostgreSQL - Datenbank erweitern

In der Datenbank „template1“ sollte bevor die restliche Konfiguration von Lx-Office ERP erfolgtnoch folgende Funktion hinzugefügt werden:

psql template1 postgres (Zugriff über Admintool auf die Datenbank)

create function plpgsql_call_handler ()

returns opaque

as '/usr/lib/pgsql/plpgsql.so'

language 'c';

create language 'plpgsql' handler plpgsql_call_handler

lancompiler 'pl/pgsql';

Bitte beachten Sie, das der Pfad zur Datei plpgsql.so von Distribution zu Distribution verschiedensein kann.

Apache Konfiguration

Der Zugriff auf das Programmverzeichnis muß in der Apache Webserver-konfiguration httpd.conf(/etc/httpd/conf/) [bei SuSE evtl. httpd2.conf] konfiguriert werden:

AddHandler cgi-script .pl

Alias /lx-erp/ /var/www/lx-erp/

Options +ExecCGI Includes FollowSymlinks

Order Deny,Allow

Deny from All

Datenbank anlegen

Das Administrationsmenü finden Sie unter:

http://localhost/lx-erp/admin.pl

Zuerst muß eine Datenbank angelegt werden. Anschließend ein Benutzer. Verwenden Sie für denDatenbankzugriff den eben angelegten Benutzer

lxoffice.



Lx-Office ERP verwenden

Einloggen können Sie sich unter:

http://localhost/lx-erp/login.pl

9.4 Präsentation für Geschäftsleitung



9.5 Synchronisation der Kunden

(Abb.

(Adressimport in Lx-Office)

(Abb. Kundenliste aus Lx-Office)



9.6 Darstellung Workflow

Angebot verfassen:

Angebot bearbeiten:



Kundenauftrag erfassen:

Kundenauftrag bearbeiten:



Lieferantenauftrag erfassen:

Lieferschein (Einkauf) bearbeiten:



Lieferschein (Verkauf) bearbeiten:

Rechnung (Kunde) erfassen:



9.7 Glossar

9.8 Quellenangaben

(1) http://www.heise.de/software/download/o0g0s3l11k43?f=5

(Übersicht über OpenSource WWS)

(2) www.Lx-Office.de Herstellerhomepage von Lx-Office

(3) http://steiding.eu/ Herstellerhomepage von IMAS

(4) http://openyabs.org/index.php?lang=de Herstellerhomepage von YABS

(5) http://www.cuon.biz/Cuon/Cuon.html Herstellerhomepage von C.U.O.N.

(6) http://abanq-de.dyndns.org/abanq/ Herstellerhomepage von AbanQ-DE

(7) http://www.seat-1.com/ Herstellerhomepage von IntarS

(8) http://www.gnuaccounting.de/ Herstellerhomepage von Gnuaccounting

(9) http://www.sql-ledger.com/ Herstellerhomepage von SQL-Ledger

(10) Lx-Office Handbuch Ausgabe V2.6 (beim Hersteller für ca. € 40.00 erhältlich)


Begriff Erläuterung

CRM Customer Relationship Management - Software zur Verwaltung von KundenbeziehungeERP Enterprise Resource Planning - System zur Ressourcenplanung eines UnternehmensWWS WarenwirtschaftssystemFAQ Frequently Asked Questions

CSV

SQL DatenbankformatPERL plattformunabhängige Programmiersprache (Skriptsprache)

PHP

C/C++ Programmiersprache

Apache HTTP oder Webserverpostgresql ist ein freies, objektrelationales Datenbankmanagementsystem

libdbi-perl

libdbd-pg-perl DBD (Database Driver) Treiber-Modul für DBIlibpgperl Linuxpaket für Perl

Ubuntu Linux Ditribution

Putty

Comma Separated Value - Dateiformat beschreibt den Aufbau einer Textdatei zur Speicherung oder zum Austausch einfach strukturierter Daten

ist eine Skriptsprache mit einer an C angelehnten Syntax.Hauptsächlich zur Erstellung dynamischer Webseiten oder Webanwendungen verwendet wird

DBI (DataBase Interface) ist ein Perlgerüst, welches eine gemeinsame Schnittstelle zum Ansprechen Verschiedener Backend-Datenbanken auf eine einheitliche Weise bietet.

Client-seitiges freies Secure Shell- und Telnet-Programm für Microsoft Windows, Unix und Symbian OS.

Implementierung eines Warenwirtschaftssystems als Ergänzung...

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