L+P CONSULT Dr. Latzel Unternehmensberatung

Interne Audits – aller Anfang ist schwer Stand 19.03.2013 Seite 1 von 3

Interne Audits – aller Anfang ist schwer

Soeben mit dem Zertifikat "ISO 9001 Interner Auditor" von BSI, DGQ, TÜV oder sonst woher zurück, schon meint der Chef, nun dürfte das doch kein Problem mehr sein. Wir geben es natürlich nicht zu, aber es ist ein Problem für uns.

Wie kommen wir da raus?

1 Vorbereitung

Zu Anfang wird die ganze Sache besser zu überblicken sein, wenn nur einzelne Bereiche des Unternehmens ins Auge gefasst werden, also jeweils kleine Audits von ca. 1 bis 2 Stunden zu überschaubaren Themen, z.B. Einkauf, Verkauf. Also dort anfangen, wo man zumindest eine gewisse Peilung hat. Auf der anderen Seite muss und kann der Auditor/die Auditorin nicht mit allen Unternehmensbereichen vertraut sein. Dafür hat er/sie ja die "Lizenz zu fragen".

Nun gilt es zu erfahren, was in diesen Bereichen so abläuft. In der Regel gibt es ja ein Handbuch und weitere Verfahrensanweisungen bzw. Prozessbeschreibungen, vielleicht noch Arbeits- und Prüfanweisungen. Hier können wir uns eine erste Richtschnur aufbauen, was zu fragen ist, also Notizen in Stichworten machen entlang der Prozesskette.

Grundsätzliche Fragestellungen zu den Prozessketten sind: wie/womit fängt es an, wie geht es weiter und weiter und ..., wie kommt der Prozess zu einem Ergebnis, d.h. Abschluss, der Eingabe in einen Folgeprozess ist. Beim Einkauf z.B. das beschaffte und im Wareneingang geprüfte Produkt zur weiteren Verwendung, beim Verkauf der bestätigte Auftrag zur Übergabe in die Arbeitsvorbereitung.

Neben diese Prozesse legen wir die ISO 9001, zum Einkauf also Kap. 7.4, zum Verkauf Kap. 7.2. Ergänzend gelten zu allen Prozessen immer

� Lenkung von Dokumenten (4.2.3),

� Lenkung von Aufzeichnungen (4.2.4),

� Überwachung und Messen von Prozessen (8.2.3),

� Überwachung und Messen des Produkts (8.2.4),

� Lenkung fehlerhafter Produkte (8.3),

� Ständige Verbesserung (8.5.1/8.5.2/8.5.3) und

� Personelle Ressourcen (6.2) im Zusammenhang mit Ausbildung und Kompetenz.

Wenn das noch nicht reicht und Zeit übrig ist,

� welche Ziele sind für den Bereich vereinbart/vorgegeben? (5.4.1),

� wie wird die Zielerreichung gemessen? (8.2.3, s.o., und 8.4, Datenanalyse) sowie

� Verantwortung und Befugnis, z.B. Unterschriftsberechtigungen (5.5.1).

Ergebnis wird eine Checkliste sein, in der die wesentlichen Fragen (in Stichworten!) aufgeführt sind. Nach ein paar Audits wird die Checkliste aus der Übung heraus kaum noch gebraucht. Dann sind Sie schon einen Riesenschritt weiter, wenn Sie nur noch den Auditplan mit den zu untersuchenden Themenbereichen als Richtschnur brauchen.

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2 Audit

Zu Anfang wird man als Neuling im Geschäft entlang der Checkliste fragen, bis man irgendwann feststellt, dass diese doch recht einengend ist, da sie eine feste Marschroute vorgibt und ein informatives Auditgespräch eher behindert. Denn ein Auditgespräch lässt sich nicht wirklich planen, da sich spätestens nach der dritten Frage bzw. Antwort ein ungeplantes Thema ergeben kann.

Wenn Sie ein richtiges Gespräch zulassen wollen, verfolgen Sie dennoch Ihre Checkliste. Sie werden sicher feststellen, dass Sie im Gesprächsverlauf z.B. von der zweiten Checklistenfrage unvermittelt z.B. bei der sechsten landen, dann zur dritten uns so fort. Kein Problem. Springen Sie also in der Checkliste so, wie es sich aus dem Gespräch ergibt. Machen Sie sich jeweils Notizen dazu und haken Sie ggf. die Frage ab.

Die Notizen sollten die gesehene Unterlage (oder den Bildschirminhalt) eindeutig kennzeichnen, z.B. Bestellung 450 1234567 an Meier GmbH & Co. KG vom 10.10.2012 über 100 kg Schrauben M10x50 mm, dazu Lieferschein 778899 vom 15.10.2012 mit Prüfvermerk des Wareneingangs (Datum, Namenzeichen).

Nun gibt es auch bei Ihnen möglicherweise Gesprächspartner, die in ihrem Redeschwall kaum zu bremsen sind. Wenn es ausufert und zum von Ihnen gewünschten Auditthema nun wirklich nicht mehr passt, bremsen Sie ihn aus und kehren Sie zu Ihren Fragen zurück. Wer fragt, der führt!

Ziel Ihrer Befragung ist es, in der vorgesehenen Zeit,

1. den jeweiligen Vorgang/Prozess lückenlos nachzuvollziehen,

2. zu prüfen, ob er den Vorgaben entspricht,

3. er mit den zugehörigen Normforderungen übereinstimmt und

4. er wirksam/effektiv zur Erfüllung der jeweiligen Anforderungen umgesetzt ist.

Die geltenden Vorgaben sind zumeist in der QM-Dokumentation, z.B. Prozessbeschreibungen, hinterlegt. Ob das tatsächlich so ist und Ihr Gesprächspartner die Vorgaben auch kennt, lässt sich elegant mit der Frage ermitteln, etwa so: "Wo ist das, was Sie mir gerade geschildert haben, festgelegt?" Damit können Sie zunächst prüfen, ob Ihr Gesprächspartner die Vorgaben kennt und auch findet ("Lenkung von Dokumenten"). Zum Zweiten können Sie gemeinsam diese Vorgabe durchgehen und so den dargelegten Sachverhalt noch einmal nachvollziehen. Das entlastet auch Sie als Auditor. Auswendig müssen Sie nichts kennen, nur wissen, dass es so eine Unterlage gibt. Es reicht daher in Ihrer Auditvorbereitung zu notieren, dass es z.B. für den Einkauf die VA 4711 gibt.

Sind Sie mit dem, was Sie fragen wollten, durch, geben Sie ein kurzes Feedback: Was war gut und was sollte ggf. verbessert/geändert werden. Dabei ist es ratsam, Verbesserungsmöglichkeiten, insbesondere aber Abweichungen von festgelegten Vorgaben mit dem Auditierten sachlich und mit einer positiven Grundhaltung zu erörtern und zu einem gemeinsam getragenen Ergebnis zu kommen.

Eigentlich nicht Ihre Aufgabe als Auditor ist, Korrektur-/Verbesserungsmaßnahmen mit Ihrem Gegenüber zu überlegen oder zu beschließen. Beim internen Audit verkürzt es jedoch den Verbesserungsprozess, siehe unten im gezeigten Maßnahmenplan. Bei einem externen Audit (Lieferanten- und Zertifizierungsaudit, 2nd und 3rd-Party-Audit) gehören mögliche Beratungen zu Maßnahmen zumindest nicht in den Auditbericht. Ein 3rd-Party-Auditor darf nicht beraten! Er hat nur festzustellen. Als interner Auditor sind Sie hier freier.

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3 Auditbericht

Halten Sie Ihren Bericht kurz und präzise. Auf dem Deckblatt sollten z.B. angegeben werden:

1. Datum des Audits

2. Auditierte(r) Bereich(e)

3. Auditor(en), Auditierte Personen

4. Kurze Zusammenfassung dessen, was Sie auditiert haben

5. Zusammenfassende Bewertung.

Sofern es Feststellungen gegeben hat, ist es zweckmäßig, diese in einem "Maßnahmen-Terminplan" kurz und prägnant zu notieren, etwa wie in der nachfolgenden Excel-Liste. Neben solchen Feststellungen, die Folgemaßnahmen nach sich ziehen, sind natürlich auch bloße Befunde ohne weitere Maßnahmen möglich, etwa so: "Mit der Beauftragung des neuen externen Dienstleisters sind die Maschinenwartungen nunmehr vollständig ausgeführt und dokumentiert, u.a. an Maschine XYZ vom 18.03.2013." Bei externen Audits ist es die Regel, aus Datenschutz-gründen weder Kunden- noch Lieferantennamen, schon mal gar nicht Mitarbeiternamen (außer in der Teilnehmerliste) im Auditbericht zu nennen. Hierzu sollten Sie für die internen Audits eine Übereinkunft mit der Leitung treffen.

Änderungs- und Verbesserungsmaßnahmen zu Auditbericht 01/11 vom 26.10.2011

Verantw. Verantw. Termin Datum

Durchführung Überwachung Erledigung erledigt

1 (++) Ziele 2010 und Managementbewertung 2010 vom 29.10.2010 sind wie immer vorbildlich, die Ergebnisse zu den Zielen 2011 sind monatlich aktualisiert, Stand 18.10.2011.

E Die den Mitarbeitern kommunizierte Auswahl von Zielen in "Ziele 2011 short" wird offenbar kaum zur Kenntnis genommen. In den regelmäßigen Betriebsversammlungen wird ohnehin über Ziele und Ergebnisse gesprochen. Das ist auf alle Fälle besser als ein Aushang

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2 A Im Deckblatt des Handbuchs (MH00) ist als Stand 12.2009, Rev. 2, ausgewiesen (noch von der Umstellung auf ISO 9001:2008). Aktueller Stand ist aber 10/2011 (Version des zuletzt geänderten Firmen-profils). So zeigt es die Dokumentenmatrix an.

Im MH00 Rev. und Stand löschen. Anzeige in der Dokumentenmatrix (links oben) ist maßgebend. Diese Anzeige wird aus den Dateinamen der Handbuchkapitel extrahiert. Der neueste Stand wird angezeigt.

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3 A Die Liste der externen Dokumente ist mit Stand 02.09.2011 noch nicht vollständig überprüft.

Überprüfung abschließen, u.a. BGV A2 ersetzen durch DGUV Vorschrift 2, Stand 01.01.2011.BGV A2 wird auch noch im "Versorgungsvertrag" mit Fa. XXX vom 05.01.2010 zitiert.

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PrioPos. Feststellung (A = Abweichung) Maßnahme (E = Empfehlung)

Priorisierung "Prio" entsprechend der Wichtigkeit: Prio 1 = sofort (bis zum externen Audit) Prio 2 = möglichst bald, nach Möglichkeit bis zum externen Audit Prio 3 = hat Zeit, nicht wirklich zertifizierungsrelevant, aber mögliche Verbesserung.

In der Spalte "Maßnahme" können Sie unmittelbar im Audit mit dem Auditierten geeignete Maßnahmen verabreden, ggf. werden diese auch später vom Auditierten ergänzt. In den Spalten 7 bis 9 verabreden Sie mit dem Auditierten Verantwortung für die Durchführung und den Zieltermin. Nach Prüfung der Wirksamkeit der Maßnahme wird in "Datum erledigt" das zugehörige Datum der Prüfung eingetragen (bedingte Formatierung, wird dann grün). Die Maßnahme ist erst dann "erledigt", wenn die Fehlerursache(n) tatsächlich behoben ist/sind, so dass das festgestellte Ereignis nicht mehr eintreten wird. Im Sprachgebrauch von ISO 9001 ist dann die Maßnahme wirksam.

Bisweilen sind vorlaufend zu den bisweilen länger dauernden Korrekturmaßnahmen Sofortmaß-nahmen zur Schadensbegrenzung erforderlich, "Korrekturen" im Wortlaut der ISO 9001.

Ob Sie im Rahmen von internen Audits im Falle von Abweichungen auch Abweichungsberichte schreiben wollen, bleibt Ihnen überlassen. ISO 9001 fordert dies nicht. Sie bringen einen höheren Verwaltungsaufwand mit sich. Ob dies dem internen Verbesserungsprozess wirklich dienlich ist, sei dahingestellt. Bei externen Audits sind Abweichungsberichte bei Abweichungen von festgelegten Forderungen verpflichtend.