Interne Audits als Managementinstrument der Geschftsfhrung

Denkeler Qualittsmanagement

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In diesem Artikel werden zunchst alle Auditarten kurz vorgestellt. Der weitere Teil beschftigt sich aber hauptschlich mit den internen Audits aus der Sicht von klein- und mittelstn-dischen Unternehmen. Er legt die Wichtigkeit von internen Audits als Ma-nagementinstrument der Geschftslei-tung dar. Der typische Ablauf eines Au-dits wird beschrieben und die Aufga-ben, Verantwortungen und Qualifikationen der Auditbetei-ligten werden benannt. Fr eine mglichst schlanke Dokumen-tation werden zum Schlu Hin-weise auf die notwendigen Vor-gabe- und Nachweisdokumente gegeben.

Was ist ein Qualittsaudit? Ein Qualittsaudit ist eine

unabhngige, systematische Untersuchung, um festzustel-len, ob qualittsbezogene Ttigkeiten und deren Ergebnisse geeignet sind, Ziele zu erreichen, den geplanten An-ordnungen entsprechen und ob sie wir-kungsvoll verwirklicht sind. Audits die-nen intern der Absicherung und Ver-besserung und extern dem Nachweis der Qualittsfhigkeit des Unterneh-mens. Wir unterscheiden drei Arten von Audits: System-, Proze- und Pro-duktaudits.

Beim Systemaudit handelt es sich um eine umfassende Beurtei-lung der Wirksamkeit und der Dokumentation des gesamten Managementsystems, d.h. die gesamte Aufbau- und Ablaufor-ganisation einschlielich deren Ergebnisse. Schwerpunkt des Produktaudits ist die Prfung der bereinstimmung der Pro-duktqualitt mit den Kundenfor-derungen, den technischen Spezifikationen und den Prf- und Fertigungsunterlagen unter Einbeziehung von Systemele-menten. Die Prfung der bereinstim-mung der Prozequalitt mit Arbeits- und Proze-/ Verfahrensanweisungen, Rezepturen, technischen Produktspezi-fikationen und Kundenforderungen un-ter Einbeziehung von Systemelemen-ten sind die wesentlichen Elemente des Prozeaudits. Je nachdem, welche "Parteien" an einem Audit beteiligt sind, wird unterschieden zwischen First-, Se-cond- und Third-Party-Audits.

Interne Systemaudits ("First-Party-Audit") sind Auditierungen des Mana-gementsystems im eigenen Unterneh-men. Interne Audits werden durchge-fhrt, um den derzeitigen Stand und die

vorhandenen Verbesserungsmglich-keiten des QM-Systems zu ermitteln. Bei externen Systemaudits ("Second-Party-Audit") findet die Auditierung durch einen Partner statt. Auditiert der Kunde seinen Lieferanten, wird dies als Lieferantenaudit bezeichnet. Wird das eigene QM-System anhand eines Re-gelwerkes, z.B. ISO 9001, durch neu-trale Dritte auditiert, handelt es sich um

ein Zertifizierungsaudit ("Third-Party-Audit") durch eine unabhngige, akkre-ditierte Stelle. Im weiteren geht es in diesem Artikel hauptschlich um die in-ternen Systemaudits. Sinngem tref-fen die Aussagen aber auch auf die anderen Auditarten zu.

Interne Audits als Managementin-strument der Geschftsfhrung Audits dienen zunchst als Absiche-

rung des Erreichten. Wir wissen aus Erfahrungen, da die Wirksamkeit von Verfahren und Anweisungen im Lauf

der Zeit, bei der Durchfhrung des Ta-gesgeschftes, nachlassen. Anweisun-gen und einmal erreichte Zustnde werden nicht mehr mit der gleichen Aufmerksamkeit verfolgt. Das ist ein menschliches Problem, das nur mit re-gelmigen Audits in den Griff zu be-kommen ist. Es wird die Wirksamkeit des Systems im Hinblick auf die Erfl-lung der Qualittspolitik und das Errei-chen der Qualittsziele berprft. Die Ergebnisse der Audits flieen als Zu-sammenfassung wiederum in die jhrli-chen Unternehmensbewertungen der Geschftsfhrung mit ein.

Audits waren frher eine Routine-prfung, ein Element zur Erfllung der ISO 9001. Sie wurden vom Qualitts-beauftragten durchgefhrt und von der Geschftsfhrung zwar zur Kenntnis genommen, aber nicht als Instrument zum Controlling der Unternehmenspro-zesse gesehen. Insbesondere bei den Fhrungsprozessen hatte der Quali-ttsbeauftragte Schwierigkeiten, die

Geschftsleitung von der Wichtig-keit z.B. der Unter-nehmensbewertung und der Fest-legung von konkreten Unterneh-menszielen zu berzeugen. Die Durchfhrung von Audits kosten Zeit und damit Geld. Also sollten sie als Instrument zur berprfung der internen Vorgaben und zur Verbesserungspotential-Analyse verwendet werden. Sie sollten da-zu beitragen, da die Geschfts-

ziele erreicht werden knnen. Audits mssen von der Geschfts-

fhrung als ein wichtiges Instrument zur Unternehmensfhrung angesehen werden. Nur so ist sie sicher, da die festgelegten Prozesse und Ziele er-reicht werden knnen. Nutzt die Ge-schftsleitung die Audits nicht in die-sem Sinne, wird das Auditwesen ein brokratischer Akt werden, der wenig Nutzen fr das Unternehmen bringt.

Praktische Durchfhrung eines internen Audits

Durch die Verffentlichung des Auditplans sind die entsprechen-den Bereiche bereits ber den un-gefhren Auditermin informiert. Die Mitarbeiter, aber insbesondere die Leiter der zu auditierenden Be-reiche bzw. die Proze-verantwortlichen, knnen ihre Terminplanung entsprechend aus-richten. Ca. zwei Wochen vor dem eigentlichen Audit sollte der Audit-leiter aber die Abteilung noch ein-mal ber den bevorstehenden

Termin informieren und mit ihr den Zeitplan und die Auditbeteiligten festle-gen. Der Auditleiter sollte zu Beginn des Audits zur Einfhrung mit den Au-ditbeteiligten, evtl. auch mit allen Mitar-beitern, ein Gesprch ber den Zweck, das Ziel und den Terminplan des Au-dits fhren.

Bei der Prfung vor Ort ermittelt der Auditor in Interviewtechnik ob die Vor-gaben systematisch geplant, den Be-troffenen bekannt sind, ob er sie wirk-sam umgesetzt hat und ob die erfolgte Durchfhrung entsprechend nachge-wiesen werden kann. Der Auditleiter bewertet die Auditergebnisse z.B. nach

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folgendem Schema: Forderung erfllt, Forderung erfllt mit Hinweis, Forde-rung noch nicht erfllt Nebenfehler, Forderung nicht erfllt Hauptfehler. Dabei sind Nebenabweichungen cha-rakterisiert durch Zuflligkeit, verein-zeltes Auftreten, relativ kurzfristige Be-hebbarkeit. Das Auftreten von Haupt-abweichungen ist systematisch, hufig, mit Folgen verbunden.

Korrekturmanahmen knnen ent-weder direkt im Audit oder im Ab-schlugesprch festgelegt werden. Verantwortlich fr die Festlegung von Korrekturmanahmen, fr die Umset-zung und berprfung sind diejenigen Leitungskrfte, in deren Verantwor-tungsbereich die Abweichungen auf-getreten sind. Der Auditleiter sollte sich ber die Wirksamkeit der Verbes-serungsmanahmen Bericht erstatten lassen bzw. ein Nachaudit durchfhren. Das Abschlugesprch hat denselben Teilnehmerkreis wie das Einfhrungs-gesprch. Die Ergebnisse des Audits werden prsentiert, das heit berein-stimmungen bzw. Nicht-bereinstim-mungen mit den Vorgaben, gegebe-nenfalls vermutliche Ursachen fr Ab-weichungen sowie Verbesserungspo-tentiale. Gegebenenfalls bestehende Unklarheiten werden diskutiert, Abwei-chungen erforderlichenfalls anhand der Protokolle erlutert.

Bei den ersten Audits nach dem erstmaligen Aufbau des QM-Systems liegt der Schwerpunkt natrlich auf der Prfung der Normenkonformitt. Dazu fhrt man ein Delta-Audit durch. Unter der Leitung des Qualittsbeauftragten vergleicht man in einem Workshop die erstellte Unternehmens-Dokumentation mit den Forderungen der ISO 9001. Dieser Workshop kann dazu genutzt werden, den erweiterten Fhrungskreis nach einer Grundschulung zum Aufbau eines QM-Systems ausfhrlicher mit den Normenforderungen vertraut zu machen. Sind die Normforderungen in der Vorgabe-Dokumentation erfllt, prft man vor Ort, ob die Unterneh-mens-Dokumentation wirkungsvoll um-gesetzt und fortlaufend angewandt wird. Bei diesen Audits nimmt man am besten die Auditfragenliste der ausge-whlten Zertifizierungsgesellschaft als Grundlage. Bei weiteren Audits sollte der Schwerpunkt mehr auf dem Erken-nen von Verbesserungsmglichkeiten liegen.

Aufgaben, Verantwortung und Qualifikation der Auditbeteiligten

Auditoren mssen unabhngig sein und frei von Einflssen objektiv urteilen knnen, Audits wirkungsvoll und ratio-nell planen und ausfhren, Audits l-ckenlos dokumentieren und Bericht an die Geschftsfhrung erstatten sowie die Wirksamkeit der Korrekturma-nahmen berprfen. Die Aufgaben ei-nes Auditors sind die berprfung der Manahmen durch Befragung und Be-obachtung, das Sammeln von Nach-weisen und Belegen, die Begutachtung der getroffenen Manahmen, die Fest-stellung von Abweichungen und deren Gewichtung, die Feststellung der Ziel-erfllung und das Erstellen eines Audit-Protokolls.

Qualifikationskriterien fr Auditoren sind die Kenntnisse der QM-Regel-werke, das Fachwissen zu Audits, gute Kenntnisse der Gesprchs- und Inter-viewtechnik, Fertigkeiten fr die Ge-sprchsleitung, entsprechende Berufs-erfahrung, Fhrungseigenschaften und Branchenkenntnisse. Aber auch fr den Auditierten gibt es Regeln. Die Au-ditierten sollten keine "Show" abzie-hen, sollten sich auf den Auditor ein-stellen, die Auditfragen kurz und sach-lich beantworten, festgestellte Abwei-chungen bzw. Fehler zugeben und an-erkennen, keine Ausreden oder Notl-gen vorbringen, nur typische Beispiele zeigen und keine Sonderflle, die Ab-lufe und Prozesse kennen und be-herrschen und den Auditor als Partner sehen.

Der Auditleiter sollte mindestens die Ausbildung zum "Qualittsbeauftrag-ten/ Interner Auditor" absolviert haben. Besser ist jedoch die Weiterbildung zum "Externen Auditor". Aber auch hier werden zwar typische Auditsituationen besprochen und gebt, allerdings kn-nen sie nicht die Praxis ersetzen. Bes-ser ist die Zusammenarbeit mit einem externen Qualittsfachmann. Dieser sollte als Auditleiter, zusammen mit dem Qualittsbeauftragten als weiterer Auditor, dann die ersten Audits im Un-ternehmen durchfhren. Vorgabe- und Nachweisdokumente

fr den Proze "Interne Audits" Der Proze "Interne Au