IT-Projektmanagement, Vorlesung Sommersemester 2013 Prof. Dr. Herrad Schmidt SS 13 Kapitel 5 Folie 2...

Kapitel 5

Der Projektmanagement-Prozess (2)

IT-ProjektmanagementSS 2013Prof. Dr. Herrad Schmidt

IT-Projektmanagement, Vorlesung Sommersemester 2013

Prof. Dr. Herrad SchmidtSS 13

Kapitel 5Folie 2

5.2 Projektkontrolle und –steuerung

Projektkontrolle und –steuerung als Regelkreis

Planung Steuerung

Kontrolle Durchführung

Soll-Werte

Ist-Werte Maßnahmen

Ist-Werte

Entscheidungen

Entscheidungen

Soll-Werte

Störungen (aus Projektablauf):- sachliche Änderungen- Terminüberschreitungen- Kapazitätsprobleme- Mitarbeiterprobleme- sonstige

Soll-Werte (gemäß/Projektauftrag):- sachliches Ergebnis- Zwischen- und Endtermine- zur Verfügung stehende Mitarbeiter-freigegebenes Budget



Kapitel 5Folie 3

Die Planwerte sind als Sollvorgabe für die Durchführungsphase zu verstehen. Sie müssen mit den im Projektablauf zu messenden Istwerten (Projektfortschrittsdaten als Ergebnis eines Rück-meldewesens) verglichen und Planabweichungen aufgedeckt werden. Diese bedingen Reaktionen.

Die Kontrolle bezieht sich sowohl auf das Projektergebnis als auch auf den Projektverlauf (Termine und Kosten).

Ziele des Controllings:

Früherkennung von Planabweichungen

Ableitung von Maßnahmen zur Gegensteuerung

Datenbereitstellung für Projektberichte und Statusmeldungen

Sammlung von Daten zur Verbesserung von Schätzungen

Erkennen von Schwachstellen im Entwicklungsprozess



Kapitel 5Folie 4

Es ist festzulegen, wer für welche Kontrolle zuständig ist: Projektleiter, Auftraggeber, Benutzer, Gremien, ...

Die Kontrolle hat in angemessenen Zeitabständen zu erfolgen. Ein frühzeitiges Erkennen ist die Voraussetzung für eine wirkungsvolle Projektsteuerung. Die Zeitpunkte der Kontrolle sind die Meilen-steintermine mit einem definierten, überprüfbarem Ergebnis. Außerdem dienen regelmäßige Meetings der Kontrolle.

Das Rückmeldewesen muss organisiert werden, d.h. es ist zu regeln,- wer wem meldet,- in welchen Zeitabständen zu melden ist,- in welcher Form die Rückmeldung zu erfolgen hat,- wie die Daten aufzubereiten sind.

Die Projektkontrolle setzt eine Projektdokumentation voraus.



Kapitel 5Folie 5

Der Kontrollprozesses besteht aus 3 Aufgaben:

Messung und Bereitstellung der Istdaten

Soll-/Ist-Vergleich (Abweichungsanalyse)

Bewertung und Ableitung von Maßnahmen



Kapitel 5Folie 6

Mögliche Ursachen für Abweichungen von Planwerten:

Unrealistische Planung

Unvorhersehbare Änderungen im Projektverlauf

Fehler in der Arbeitsausführung

Externe Faktoren

Eine Planabweichung muss entweder zu einer Änderung von

Planwerten oder zu Korrekturmaßnahmen beim Projektverlaufführen.

Kontrollbereiche:

Sachfortschrittskontrolle

Terminkontrolle

Aufwands- und Kostenkontrolle

Qualitätsprüfungskontrolle

Dokumentationskontrolle

Informationskontrolle



Kapitel 5Folie 7

Sachfortschrittskontrolle

Das Ziel der Sachfortschrittskontrolle ist die Feststellung objektiv überprüfbarer Ergebnisse. Es ist also eine inhaltliche Kontrolle.

Es gibt allerdings i.d.R. keine oder nur wenige geeigneten Messgrößen.

Die Sachfortschrittskontrolle wird in die Kontrollbereiche Produktfortschritt und Projektfortschritt unterschieden.

Mit der Produktfortschrittskontrolle wird der Grad der Zielerreichung ermittelt. Anhand der Detailziele und Aufgabendefinitionen werden die schon erreichten Leistungsmerkmale funktional überprüft. Dabei ist auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu achten.

Bei der Projektfortschritts-Kontrolle steht die Frage nach dem Fertigstellungsgrad im Vordergrund. Dieser wird beim Leistungserbringer erfragt. In der Praxis begegnet man häufig dem in der folgenden Folie verdeutlichten Problematik.



Kapitel 5Folie 8

ZuWAS Die Zukunft bestehen – Wirtschaft, Arbeitswelt, Schule

Projektmanagement Stand 2002 III - 20

Abweichungen

Der Fertigstellungsgrad eines Software-Projektes wird während der Hälfte der Projektlaufzeit mit größer als 95% eingeschätzt !

Subjektive Ein-schätzung der Fertigstellung

20

40

60

80

100 100

10

30

50

75

9095 95 9898 98 99

Quelle:http://w4.siemens.de/knowledge-zone/de/images/aktionen/zuwas/word_pdf/projektmanagement.pptFolie 20 (Seite existiert nicht mehr)

„Gefühlter Fertigstellungsgrad“:



Kapitel 5Folie 9

Gründe für Fehleinschätzungen:

Der Aufwand für die noch zu leistenden Arbeiten wird unterschätzt.

Änderungsanforderungen wurden noch nicht berücksichtigt.

Der Anteil der erbrachten Leistung am Gesamtvolumen der Aufgaben wird unterschätzt.

Der Termindruck „verführt“ zur realitätsfernen Einschätzung.

Bereits eingetretene Verzögerungen werden ignoriert oder als aufholbar eingeschätzt.

Die eigene Effizienz wird falsch beurteilt.

Noch ungelöste Probleme werden übersehen.

uvm.



Kapitel 5Folie 10

Um diesem Phänomen zu begegnen, wird neben der Befragung nach dem Fertigstellungsgrad eine Restschätzung bezüglich Aufwand und Zeit ermittelt. Damit kann die Aussage möglicherweise objektiviert werden.

Der Fokus sollte auf den fertigen Ergebnissen liegen. In vielen Fällen unterliegen diese zunächst einem Freigabeprozess mit QS-Prüfung.

Beispiel:

http://www.sueddeutsche.de/wirtschaft/flughafen-berlin-brandenburg-auszuege-aus-dem-controllingbericht-nr--1.1367541






Kapitel 5Folie 11

Terminkontrolle

Der jeweilige Stichtag wird im Balkendiagramm eingetragen.

Voraussetzung für die Terminkontrolle ist ein regelmäßiges Rückmelden der aktuellen Termine.

Der Abschluss fertiggestellter Arbeitspakete ist terminlich festzuhalten. Für nicht abgeschlossene Arbeitspakete muss in regelmäßigen Abständen festgestellt werden, ob der Termin gehalten werden kann oder nicht.

Quelle: http://www.innovationsmanagement.de/projektmanagement/controlling.html

http://www.innovationsmanagement.de/projektmanagement/controlling.html





Kapitel 5Folie 12

Meilensteintrendanalyse:

Quelle: http://www.imn.htwk-leipzig.de/~weicker/pmwiki/pmwiki.php/Main/Meilensteintrendanalyse

http://www.imn.htwk-leipzig.de/~weicker/pmwiki/pmwiki.php/Main/Meilensteintrendanalyse



Kapitel 5Folie 13

Die Meilensteintrendanalyse dient der Terminüberwachung auf der Grundlage der Terminplanung und der Meilensteine.

Im Projektverlauf werden zu festen Terminen alle Plantermine für Meilensteine neu eingeschätzt.

Der neue Schätztermin wird im Diagramm vermerkt und die Punkte verbunden, so dass ein Polygonzug entsteht.

Ein waagerechter Verlauf symbolisiert Termineinhaltung, ein steigender Terminüberschreitung, ein sinkender Terminunterschreitung.

Drohende Terminabweichungen werden frühzeitig erkannt.

Kommt es zu Terminabweichungen, ist zu beurteilen, ob dadurch der Endtermin des Projektes gefährdet ist und wer evtl. notwendige Terminverschiebungen zu verantworten hat.

Eventuell ist eine erneute Risikoanalyse vorzunehmen.



Kapitel 5Folie 14

Gründe für Terminabweichungen:Probleme in der Personalkapazitätzusätzliche Leistungsanforderungenunrealistische PlanzeitenProbleme bei der LösungsfindungLieferengpässemangelnde Qualifikation, uvm.

Steuernde Maßnahmen:Verringerung des LeistungsumfangsErhöhung der ArbeitszeitZusätzlicher Personaleinsatz (aber: siehe Brooks (The Mythical Man-Month): „Adding manpower to a late software project makes it later.“, s. z.B. http://search.barnesandnoble.com/The-Mythical-Man-Month/Frederick-P-Brooks/e/9780201835953?r=1,%201)

verbesserter MethodeneinsatzVerbesserung der ArbeitsprozesseVerbesserung der RahmenbedingungenFremdvergabe, uvm.

http://search.barnesandnoble.com/The-Mythical-Man-Month/Frederick-P-Brooks/e/9780201835953?r=1,%201





Kapitel 5Folie 15

Kostenkontrolle

Die Erfassung des Personalaufwands erfolgt über die Stundenkontierung, die vollständig und korrekt erfolgen muss.Die aufgewendeten Stunden werden mit den Stundenverrech-nungssätzen gemäß Qualifikation bewertet.

Die Erfassung muss verursachungsgerecht erfolgen. Es ist darauf zu achten, dass keine Fremdleistungen (z.B. zwischenzeitliche Dienstleistungen für andere) oder „Linienaufgaben“ verrechnet werden.

Die Erfassung aller Kosten sollte möglichst auf der Ebene der Arbeitspakete erfolgen.

Es ist anzustreben, die Istkosten möglichst schnell und regelmäßig zu erfassen, um Abweichungen zu den Planzahlen aufzudecken und rasch zu reagieren. Die Kostenkontrolle muss sich allerdings nach den Zeitintervallen des betrieblichen Rechnungswesens richten (ungleichmäßiger Verlauf des Kostenanfalls, ausstehende Rechnung,…)



Kapitel 5Folie 16

Beim Vergleich zwischen Plan- und Istkosten muß im Falle der Verspätung des Projekts der Verzug auf der Zeitachse berücksichtigt werden.

Quelle: Litke [1995], S. 164

Kosten

Zeit

Berichts-termin

geplant 70%

erledigt 60%Verspätung

P2

P1

Kosten-überschreitung

Soll

Ist

P1 und P2 beinhalten gleiche erledigte Tätigkeiten

Graphische Darstellung

zur Überwachung

von Termin- und

Kostenabweichungen

eines Teilprojektes



Kapitel 5Folie 17

Gründe für Kostenabweichungen:

unklare Projektdefinition oder Projektabgrenzung

höhere Aufwendungen, die durch Verspätungen bedingt sind

unrealistische Schätzungen

Änderungen der Anforderungen

uvm.

Steuernde Maßnahmen:

Budgeterhöhung

Änderung der Planwerte

Anpassung des Leistungsumfangs

Verbesserung der Rahmenbedingungen

etc.



Kapitel 5Folie 18

Qualitätssicherung

Die Sicherung der Produktqualität über den ganzen Entwicklungs-prozess hinweg ist ein wichtiger Bestandteil des Projektmanage-ments.

Der Projektleiter muss vor allem die vorgegebenen Qualitätsverfahren kontrollieren (weniger die Qualität des Produkts).

Zur Kontrolle des Qualitätssicherungssystems gehören folgende Untersuchungsgegenstände:

Qualitätskonzept und dessen Einsatz

Werkzeuge

Einsatz von Normen und Richtlinien

Organisatorische Regelungen zur Qualitätsplanung und-prüfung

Dokumentation und Bericht

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