Kommunikationsmanagement - w3- · PDF filePMBoK Kapitel 10 Kommunikationsmanagement Projekten...

Projektmanagement

Kommunikationsmanagement

Version: 4.0Stand: 29.04.2018Autor: Dr. Olaf Boczan

© Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München

Lernziel

Sie können die Bedeutung des

Kommunikationsmanagements für das

Projektmanagement erklären!

Sie können Mitteln, Formen und Verfahren der

Kommunikation in Projekten nennen und erläutern!

Sie können erklären mit WEM wird WAS kommuniziert wird!

Sie können erklären, was beider Kommunikation zu

beachten ist!

Referenz:

PMBoK Kapitel 10 Kommunikationsmanagement Projekten

Vorlesung Projektmanagement - Kommunikationsmanagement

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29.04.2018


Kommunikationsmanagement

Kommunikationsmanagement beinhaltet:

die pünktlichen und sachgemäßen Generierung,

die Sammlung, Verteilung, Speicherung,

die Bereitstellung und

die richtige Verwendung

von Projektinformationen.


Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe

Hauptbeschäftigung des Projektmanagers ist die Kommunikation !

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KommunikationsmanagementAufgaben


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Initiierungs-prozesse

Abschluss-prozesse

Ausführungs-prozesse

Planungs-prozesse

Überwachung- & Steuerungs-

prozesse

Planung

• Kommunikations-management planen

Ausführung

• Kommunikation managen

Überwachung und Steuerung

• Kommunikation überwachen

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Kommunikationsmanagement planen(Planungsprozessgruppe)


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Kommunikationsmanagement planenAllgemein

Kommunikationsmanagement planen

ist der Prozess:

Planung der Projektkommunikation

auf Basis

der Informationsbedürfnisse und Anforderungen von Stakeholdern

der verfügbaren Mittel



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Kommunikationsmanagement planenWerkzeuge und Methoden

Fachurteil

Analyse der Kommunikationsanforderungen

Kenntnisse der Kommunikationstechnologie

Nutzung von Kommunikationsmodelle

Nutzung von Kommunikationsmethoden

Soziale Kompetenz

Datendarstellung



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Kommunikationsmanagement planenwichtige Arbeitsergebnisse

Kommunikationsmanagementplan

Kommunikationsanforderungen der Stakeholder

die zu übermittelnden Informationen, einschließlich Sprache, Format, Inhalt und Ausmaß an Detail

Grund für die Verteilung dieser Informationen

Zeitplan und Häufigkeit der Verteilung der benötigten Informationen

die zur Übermittlung der Informationen verantwortliche Person

die für die Freigabe von vertraulichen Informationen verantwortliche Person



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Methoden oder Technologien zur Weitergabe von Informationen wie Memos, E-Mails und/oder Pressemitteilungen

Ressourcen, die für die Kommunikationshandlungen bereitgestellt wurden, einschließlich Zeit und Budget

Zeitrahmen und Managementkette (Namen) zur Identifizierung von Eskalationsprozessen für die Eskalation von Problemen, die auf einer unteren Personalebene nicht gelöst werden können



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Methoden zur Aktualisierung des Kommunikationsmanagementplans

Glossar von häufig verwendeten Begriffen

Ablaufpläne zur Illustration des Informationsflusses

Kommunikationseinschränkungen



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Kommunikationsmanagement planenAnalyse der Kommunikationsanforderungen


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Täglich Wöchentlich Monatlich

Steuerkreis Statusbericht

Geschäftsleitung (intern)

Projektbericht (intern) Leistungsbericht

Geschäftsleitung (Kunde)

Projektmonatsbericht

Kunden PL Abstimmungs-gespräch

Projektbericht (Kunde) Rechnung

Projektteam Entwicklung

Teammeeting

Buchhaltung Stundenabrechnung

Salesmanager Projektbericht (intern)

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Kommunikationsmanagement planenKommunikationstechnologie

Technologie kann sein– E-Mail

– Meeting

– SharePoint

Faktoren zur Auswahl sind:– Dringlichkeit des Informationsbedarfs

– Verfügbarkeit von Technologie

– Erwartete Zusammensetzung des Projektteams

– Dauer des Projekts

– Projektumgebung


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Kommunikationsmanagement planenKommunikationsmodelle


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Sender

Codieren

Decodieren

Empfänger

Decodieren

Codieren

Medium

Nachricht

Feedback

Quelle: eigene Abbildung nach Stuart Hall 1970

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Kommunikationsmanagement planenKommunikationsmodelle


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Nachricht

Sachverhalt

Beziehung

Selb

stku

nd

-ga

be

Ap

ell

EmpfängerSender

Quelle: eigene Abbildung nach Schulz von Thun

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Kommunikationsmanagement planenKommunikationsmethoden

Interaktive Kommunikation

Push Kommunikation(Information wird gesendet ob Du willst oder nicht)

Pull Kommunikation(Information wird geholt, wenn sie benötigt wird)


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10.1 Kommunikations

management planen

Projektdokumente

10.1 Kommunikationsmanagement planen

Aktualisierung der Projektdokumente• Projektterminplan• Stakeholderregister

Projektdokumenten• Dokumentation der Anforderungen• Stakeholderregister

Quelle: PMBoK Guide, PMI, 2017, 6. Ausgabe, S. 367

Projektmanagementplan• Ressourcenmanagementplan• Stakeholdermanagementplan

• Faktoren der Unternehmensumwelt

• Prozessvermögen der Organisation

Projekt-managementplanAktualisierung des Projektmanagementplans

• Stakeholdermanagementplan

4.1 Projektauftrag entwickeln

• Projektauftrag

• Kommunikationsmanagementplan

29.04.2018Vorlesung Projektmanagement - Kommunikationsmanagement

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Kommunikation managen(Ausführungsprozessgruppe)


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Abschluss-prozesse


Planungs-prozesse


prozesse

Planung


Ausführung




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Quelle: PMBoK Guide, PMI, 2017, 6. Ausgabe


Kommunikation managenAllgemein

Kommunikation managen

ist der Prozess:

der Erstellung,

Sammlung,

Verteilung,

Speicherung,

Abrufens und

von Projektinformationen gemäß dem Kommunikationsmanagementplan



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Kommunikation managenWerkzeuge und Methoden

Nutzung der Kommunikationstechnologie

Nutzung des Kommunikationsmodelles

Nutzung der Kommunikationsmethode

Soziale Kompetenz

Teambezogene Fähigkeiten



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Kommunikation managenwichtige Arbeitsergebnisse

Informationen



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Kommunikation managenBeispiel Statusbericht


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Kommunikation managenBeispiel Leistungsbericht

PV EV AC CPI SPI

Initiierungsphase 63.000 58.000 62.500 0,93 0,92

PA erstellen 64.000 48.000 46.800 1,03 0,75

Vorkonzept 23.000 20.000 23.500 0,85 0,87

Konzept 68.000 68.000 72.500 0,94 1,00

Testplanung 12.000 10.000 10.000 1,00 0,83

Drehbuch 7.000 6.200 6.000 1,03 0,89

Test 20.000 13.500 18.100 0,75 0,68

Summe 257.000 223.700 239.400 0,93 0,87


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Kommunikation managenEmpfehlung

Folgende Empfehlung:

Berichten Sie die Erfolge, aber auch die Misserfolge.

Formulieren sie klar und deutlich, wo Sie Hilfe im Projekt

benötigen und oder Entscheidungen durch das

Management getroffen werden müssen.


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10.2 Kommunikation

managenProjektdokumente

10.2 Kommunikation managen

Aktualisierung des Projektmanagementplans• Kommunikationsmanagementplan• Stakeholdermanagementplan

Projektdokumenten• Änderungsprotokolle• Problemprotokolle• Register der gesammelten Erfahrungen• Quartalsbericht• Risikobericht• Stakeholderregister


Projektmanagementplan• Ressourcenmanagementplan• Stakeholdermanagementplan• Kommunikationsmanagementplan



Projekt-managementplan

Aktualisierung der Projektdokumente• Problemprotokoll• Register der gesammelten Erfahrung• Projektterminplan• Risikoregister• Stakeholderregister

4.5 Projektarbeit überwachen und steuern

• Arbeitsleistungsbericht

• Projektkommunikation


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Kommunikation überwachen(Überwachungs- und Steuerungsprozessgruppe)


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Abschluss-prozesse


Planungs-prozesse


prozesse

Planung


Ausführung




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Kommunikation überwachenAllgemein

Kommunikation steuern

ist der Prozess

der Überwachung und Steuerung der Kommunikation

mit dem Ziel:

die Informationsbedürfnisse der Projektstakeholder zu erfüllt



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10.3 Kommunikation

überwachenProjektdokumente

10.3 Kommunikation überwachen

Aktualisierung des Projektmanagementplans• Kommunikationsmanagementplan• Stakeholdermanagementplan

Projektdokumenten• Problemprotokoll• Register der gesammelten Erfahrungen• Projektkommunikation


Projektmanagementplan• Ressourcenmanagementplan• Stakeholdermanagementplan• Kommunikationsmanagementplan



Projekt-managementplan

Aktualisierung der Projektdokumente• Problemprotokoll• Register der gesammelten Erfahrung• Stakeholderregister

4.3 Projektdurchführen lenken und managen

• Arbeitsleistungsberichte

4.5 Projektarbeit überwachen und steuern

• Arbeitsleistungsinformationen

4.6 Integrierte Änderungssteuereung

durchführen

• Änderungsanträge


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Weitere Themen der Kommunikation


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Kommunikation ist komplex und subjektiv!


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Kommunikation ist komplex !

„gedacht” ist nicht gesagt...

„gesagt” ist nicht gehört...

„gehört” ist nicht verstanden...

„verstanden” ist nicht gewollt...

„gewollt” ist nicht gekonnt...

„gekonnt und gewollt” ist nicht getan...

„getan” ist nicht beibehalten...

(in anl. Konrad Lorenz (1903-89), österreichischer Verhaltensforscher, 1973 Nobelpreis)


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Subjektive Wahrnehmung


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Aufgabe Kommunikation

Hören Sie zu und Zeichnen Sie !


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Subjektive Wahrnehmung(Das rote Auto)


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Rotes Auto


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Rotes Auto


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Rotes Auto


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Rotes Auto


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Subjektive Wahrnehmung


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Außer Umwelt(Auditiv: „Rotes Auto“)

Filter # 1Sinnes-wahrnehmung

Neurologische Schwelle

V isuellA uditivK inästhetischO lfaktorischG ustatorisch

Filter # 2Bewertung

ErfahrungenWerteWissenErinnerungenGlaubenPersönlichkeit……

Quelle: in Anlehnung an Dr. Maren Franz http://www.nlp-hh.de/NLP-Artikel/Wahrnehmung/wahrnehmung_psychophysik.htm

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Selektive Wahrnehmung


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Selektive Wahrnehmung


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Grundmerkmale der Kommunikation


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Man kann nicht nicht kommunizieren


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Quelle: Watzlawick und Schulz von Thun

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Kommunikationstechnologie


Inhalt7%

Sprechtechnik38%Körpersprache

55%

ANTEILE AN DER KOMMUNIKATION

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Quelle: Studie von Mehrabian und Ferris "Inference of Attitude from Nonverbal Communication in Two Channels”

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Emotionen in Gesichtern


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Quelle: Robert Körner - http://www.mimikresonanz-dresden.de/

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Der Thatcher Effekt


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Quelle: Klaus Wolschner- http://www.medien-gesellschaft.de

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Kommunikation ist auch immer nonverbal


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Kommunikation ist auch immer nonverbal

In Gesprächssituationen erleben wir unser eigenes Verhalten meistens als Reaktion auf das Verhalten des anderen


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Kommunikationsmodelle4 Seiten einer Nachricht


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4 Seiten einer Nachricht


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Nachricht

Sachverhalt

Beziehung

Selb

stku

nd

-ga

be

Ap

ell

EmpfängerSender

Quelle: eigene Abbildung nach Schulz von Thun

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Das 4-Seiten Modell - Beispiel


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Sie machen aber heute früh Feierabend

Was will der Chef ihnen damit sagen?

Chef

Quelle: eigene Abbildung nach Schmidt , Kommunikationstraining erfolgreich leiten

Sachebene

Appell

Selbstkundgabe

Beziehungsebene

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Das 4-Seiten Modell - Beispiel


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Sie machen aber heute

früh Feierabend

„Es ist früh“

Chef

„Sie arbeiten zu wenig“

„Arbeiten Sie länger“„Ich würde auch gern nach Hause gehen“

Sachebene

AppellSelbstkundgabe

Beziehungsebene


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Das 4-Ohren Modell


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Wie ist der Sachverhalt zu verstehen?

Wie sieht mich mein Gegenüber?

Was soll ich tun?Was ist das für einer?

Sachohr

AppellohrSelbstkundgabeohr

Beziehungsohr


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Das 4-Ohren Modell - Beispiel


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„stimmt“ „Sonst habe ich immer länger gearbeitet.“

Sie bleiben länger„Schade das sie so lange arbeiten müssen.“

Sachohr

AppellohrSelbstkundgabeohr

BeziehungsohrSie machen aber heute

früh Feierabend


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KommunikationDu - / Ich - Botschaft


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Du-/Ich Botschaft

Die Übermittelung einer Botschaft kann auf verschieden Art

und Weise erfolgen.

Man unterscheidet:

– Du/Sie Botschaften

– Ich Botschaften

Beide Formen wirken unterschiedlich !


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Du-/Ich Botschaft

Du/Sie Botschaft

Beispiele Sie machen immer…

Sie sollten mal..

Warum tun Sie das..

Ich Botschaft

Beispiele Mir ist aufgefallen…

Ich habe bemerkt….

Es hat mich geärgert…

Ich wünsche mir…


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Quelle: in Anlehnung an Schmidt , Kommunikationstraining erfolgreich leiten

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Du-/Ich Botschaft

Du/Sie Botschaft

Ist wie ein Anklage ….

Wirkung:

Ärger, Verletzung

Rechtfertigung

Wiederspruch, Widerwillen

Ich Botschaft

Ist eine Gefühlswahrnehmung

Wirkung:

Betroffenheit

Bereitschaft


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Quelle: in Anlehnung an Schmidt , Kommunikationstraining erfolgreich leiten

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Die vollständige Ich-Botschaft

1. Die Situation bzw. das störende Verhalten aus eigener Sicht konkret beschreiben

2. Die Auswirkungen auf mich schildern

3. Die eigenen Gefühle ausdrücken

4. Eigene Wünsche und Erwartungen formulieren


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Quelle: Schmidt , Kommunikationstraining erfolgreich leiten

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KommunikationFeedback


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Feedback

auch Rückmeldung

ein zentraler Punkt der Kommunikation

fundamentale Voraussetzung für die Entwicklung


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Feedback - Regeln

Feedback geben

Die eigene Wahrnehmung beschreiben, nicht den Anderen

bewerten

Konkret bleiben, nicht verallgemeinern

Immer auch Positives zurückmelden

Den Feedbacknehmer direkt ansprechen

Feedback erhalten

Nur zuhören, nicht rechtfertigen

Nachdenken !


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KommunikationGute Besprechungen


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Gute Besprechungen

Nur so viele Besprechungen wie nötig

Moderator bestimmen

Zweck der Besprechung festlegen

Agenda festlegen

Unterlagen rechtzeitig verteilen

gutes Zeitmanagement

erreichte Ergebnisse dokumentieren


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Gute Besprechungen

Maßnahmen und offene Punkte mit Verantwortlichkeiten

und Terminen festlegen

Protokoll zeitnah erstellen und verteilen

Nur Teilnehmer einladen die einen aktiven Beitrag leisten

können


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KommunikationGute E-Mail Kommunikation


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Gute E-Mail Kommunikation

aussagekräftiges Betreff formulieren

E-Mail nur an die Mitarbeiter richten, die direkt betroffen

sind (keine AnAlleMails)

sparsamer Verteiler

Dem Empfänger muss klar sein, was er tun soll

CC Feld: klar formulieren was der Empfänger hier tun soll


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Gute E-Mail Kommunikation

Die E-Mail ist kein Medium um Probleme und Konflikte zu

lösen!

Stehlen sie Anderen nicht ihre Zeit, durch das sinnlose

verteilen und weiterleiten von E-Mails!


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Kommunikation ist komplex !

„gedacht” ist nicht gesagt...

„gesagt” ist nicht gehört...

„gehört” ist nicht verstanden...

„verstanden” ist nicht gewollt...

„gewollt” ist nicht gekonnt...

„gekonnt und gewollt” ist nicht getan...

„getan” ist nicht beibehalten...

(in anl. Konrad Lorenz (1903-89), österreichischer Verhaltensforscher, 1973 Nobelpreis)


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Lernziel

Sie können die Bedeutung des

Kommunikationsmanagements für das

Projektmanagement erklären!

Sie können Mitteln, Formen und Verfahren der

Kommunikation in Projekten nennen und erläutern!

Sie können erklären mit WEM wird WAS kommuniziert wird!

Sie können erklären, was beider Kommunikation zu

beachten ist!

Referenz:

PMBoK Kapitel 10 Kommunikationsmanagement Projekten


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Copyright

Alle Texte und Bilder in dieser Präsentation stehen, sofern nicht anders angegeben, unter der Creative CommonsNamensnennung - Nicht kommerziell - Keine Bearbeitungen 4.0 International Lizenz.

Ich mache weiterhin darauf aufmerksam, dass die genannten Firmen- und Markennahmen sowie Produktbezeichnungen in der Regel marken-, patent- oder warenzeichenrechtlichen Schutz unterliegen.

Die Vorlesung beruht auf den Büchern :

Project Management Institute: A guide to the project management body of knowledge. (PMBOK® guide). 4. Ausg. (2008) , 5. Ausg. (2013) und 5. Ausg. (2013) . Newtown Square, Pa.: PMI (PMI global standard) und

Basiszertifikat im Projektmanagement (GPM) / Hrsg. GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement;Hrsg. Michael Gessler ; spm swiss project management association

Auf den Folie sind Teile der Bücher übernommen. Um die Lesbarkeit der Präsentation sicherzustellen sind stellenweise Zitate nicht als solche eindeutig gekennzeichnet sondern durch eine Quellenangabe am Ende der Folie verdeutlicht. Es handelt sich dabei aber ausdrücklich um Zitat aus diesen Büchern, dessen geistige Eigentümer das Project Management Institute (PMI) und die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement sind.

"PMI", "PMP", PgMP", "CAPM", "PMBOK" are marks of the Project Management Institute (PMI) which are registered in the United States of America and in other nations.


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