Anwenderhandbuch LEISTUNGSERBRINGER

Krankenfahrten-

management mit der Online Geschäftsstelle

Anwenderhandbuch „Krankenfahrten - Management mit der Online Geschäftsstelle“

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Inhaltsverzeichnis

LEISTUNGSERBRINGER – ANWENDERHANDBUCH EBP ......... ...................................... 3

ANMELDUNG AM SYSTEM .......................................................................................................3 STARTSEITE .........................................................................................................................6 E-MAIL EINGANG ..................................................................................................................7 AUSSCHREIBUNGS- UND ANGEBOTSÜBERSICHT ......................................................................8 AUSSCHREIBUNGSDATEN ......................................................................................................9

Grunddaten .................................................................................................................... 9 Notizen und Anlagen (Informationen vom Einkäufer) .....................................................10 Positionsdaten ...............................................................................................................11

ANGEBOT ABGEBEN ............................................................................................................ 12 Grunddaten ...................................................................................................................13 Positionsdaten ...............................................................................................................14 Angebotsabgabe und weitere Aktionen .........................................................................14

WEITERBEARBEITUNG EINES GEMERKTEN ANGEBOTS ........................................................... 15 WAS PASSIERT NACH ANGEBOTSABGABE? ........................................................................... 16

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Leistungserbringer – Anwenderhandbuch EBP

Anmeldung am System Mittels der Ihnen zur Verfügung gestellten Benutzerkennungen und Kennwort erfolgt die Anmeldung an der neuen Ausschreibungsoberfläche.

Abbildung 1: Informationsschreiben für neue Benutze rkennung

Abbildung 2: Informationsschreiben über neues Passw ort

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Bitte ändern Sie umgehend das Passwort und behandeln Sie Ihre Zugangsdaten vertraulich. Durch die Eingabe von Benutzerkennung und Kennwort auf der Anmeldeseite von „AOK24“ (vgl. Abbildung 3) gelangen Sie zu Ihrer Startseite.

Abbildung 3: Anmeldeseite

Hinweis: Besonderheit bei der ersten Anmeldung Bei der erstmaligen Anmeldung bei „AOK 24“ geben Sie die Ihnen vorher mitgeteilte Benutzerkennung und das dazugehörige Kennwort ein. Nach der Anmeldung am System werden Sie aufgefordert, das Kennwort zu ändern. Hierzu ist ein von Ihnen selbst auszuwählendes Kennwort einzugeben und durch nochmalige Eingabe zu bestätigen. Ihr Initialpasswort ist 30 Tage lang gültig.

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Abbildung 4: Kennwort-Änderung

Hinweis : Schon einmal verwendete Kennwörter dürfen nicht erneut benutzt werden. Das Passwort muss aus genau 8 Zeichen bestehen. Eine Kombination von Buchstaben und mindestens 1 Ziffer, sowie einem Sonderzeichen sind zu verwenden. Erst wenn das neue Passwort und die Wiederholung des neuen Passwortes den Vorgaben entsprechen und untereinander identisch sind, werden die „Ampeln“ grün und ein ändern des Passwortes ist möglich.

Abbildung 5: Kennwort-Änderung erfolgreich

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Startseite Nach erfolgreicher Anmeldung am System gelangen Sie zu Ihrer Startseite.

Abbildung 6: Startseite

Über die Registerkarte „Ausschreibung bearbeiten“ erhalten Sie die gewohnten Bearbeitungsmöglichkeiten, wie schon im Portal E-Business.

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Herrn Martin Rother, wir möchten Ihnen folgende Ausschreibung bekanntmachen: Test Auswahl DZ Möglichkeit 4000003862 die AOK Bayern sucht einen Partner für folgende Dienstleistung: Art der Dienstleistung: Dialysefahrt Krankentransport: Mietwagen/Taxi Anzahl der zu befördernden Personen: 1 Vertragslaufzeit von: bis: Behandlungsbeginn: 20:00:00 Behandlungsende: 00:00:00 Abholadresse: Anzahl der Fahrten: Testweg 12 50 Fahrt zur Behandlungsstätte: 95643 Tirschenreuth, Theresienstr. 1-50 Behandlungstage: Mo/Mi/Fr Bitte geben Sie Ihr Angebot bis zum 31.07.2011 00:00:00 Uhr ab. Nähere Informationen zu der Ausschreibung und den Rahmenbedingungen finden Sie im Internet unter www.AOK24.de Wir würden uns freuen, ein Angebot von Ihnen zu erhalten, und verbleiben mit freundlichen Grüßen, Martin Rother AOK Bayern

E-Mail Eingang Sie werden per Email von der Notwendigkeit einer Krankenfahrt verständigt mit der Bitte, ein Angebot dazu abzugeben. Durch Anklicken des in der Email enthaltenen Links (http://...) wird der Internetexplorer geöffnet und die Anmeldeseite von „AOK 24“ aufgerufen. Die E-Mail sieht aus wie folgt:

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Ausschreibungs- und Angebotsübersicht Über die Registerkarte „Ausschreibung bearbeiten“ können Sie Ausschreibungen einsehen und Ihre dazugehörigen Angebote verwalten.

Abbildung 7: Ausschreibungs- und Angebotsübersicht

Statt der Registerkarten könnte sich Ihnen die Anwendung auch mit Links präsentieren:

Abbildung 8: Links statt Registerkarten

Über die verschiedenen Links werden die Ausschreibungen unterteilt:

• Alle Zeigt alle Ausschreibungen zu denen Sie ein Angebot abgeben können oder bereits ein Angebot abgegeben haben. Eine weitere Einschränkung der Liste anhand weiterer Kriterien erfolgt hier nicht.

• Veröffentlicht Hier sehen Sie alle veröffentlichten Ausschreibungen zu denen noch ein Angebot abgegeben werden kann (bzw. verändert wenn der aktuelle Status des Angebots „Gesichert“ ist).

• Beendet Zu Ausschreibung die in dieser Registerkarte angezeigt werden, kann kein Angebot mehr abgegeben werden, da die Frist abgelaufen ist.

• Abgeschlossen Es wurde entschieden welches Angebot den Zuschlag erhält. Damit wird die Ausschreibung in den Status „Abgeschlossen“ überführt. Haben Sie ein Angebot abgegeben sehen Sie anhand des Angebotsstatus ob Ihr Angebot angenommen wurde oder nicht.

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Wichtig: Es erfolgt keine automatische Aktualisierung . Um den neuesten Stand zu erhalten, müssen Sie auf die Schaltfläche Aktualisieren oder den Link „Aktualisieren“ rechts unten (vgl. Abbildung 7 ).

Schaltfläche Aktualisieren Link Aktualisieren

Zur Angebotsabgabe wählen Sie eine Ausschreibung im Status „Veröffentlicht“ und einem Enddatum, das nicht in der Vergangenheit liegt. Über die Schaltfläche „Angebot anlegen“ erstellen Sie dann ein neues Angebot.

Ausschreibungsdaten Bevor Sie ein Angebot abgeben, sehen Sie sich die Ausschreibung sorgfältig an. Klicken Sie dazu einfach auf die Ausschreibungsnummer. Es öffnet sich ein neues Fenster mit den Ausschreibungsinhalten, die hier kurz erklärt werden.

Grunddaten Im oberen Bereich der Ausschreibung werden grundlegende Informationen zur Ausschreibung angezeigt (z.B. Nummer, Name, Status der Ausschreibung, Abgabefrist, verbleibende Zeit etc.)

Darunter sehen Sie die Parameter der Ausschreibung:

Feld Erläuterung Zeitzone CET = Mitteleuropäische Zeit Abgabefrist des Angebots (Datum; Uhrzeit) Bis zu diesem Zeitpunkt können Sie ein

Angebot abgeben. Behandlungsfrequenz An diesen Tagen ist die Krankenfahrt

durchzuführen

Vertragslaufzeit von / bis In diesem Zeitraum gelten die vereinbarten

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Feld Erläuterung Bedingungen

Anzahl der Personen So viele Patienten nehmen an der Fahrt teil Behandlungsbeginn Zu diesem Zeitpunkt muß der Patient am Ziel

sein Behandlungsende Zu diesem Zeitpunkt muß der Patient vom

Ziel abgeholt werden Partner u. Lieferinformationen falls nicht sichtbar auf kleines schwarzes

Dreieck links davor klicken Anforderer AOK-Sachbearbeiter, der für diesen

Angebotsprozess zuständig ist. (Hinweis : Markieren Sie die Zeile und klicken auf „Details“, dann sehen Sie die Kontaktdaten des für die Anfrage zuständigen AOK-Sachbearbeiters.)

Anlieferadresse Zieladresse der Krankenfahrt

Notizen und Anlagen (Informationen vom Einkäufer) Achten Sie auf Notizen und Anlagen die vom Sachbearbeiter an der Ausschreibung hinterlegt wurden. Sie können wichtige Detailinformationen beinhalten.

Anlagen und Notizen öffnen Sie einfach über einen klick auf den entsprechenden Link. Beachten Sie auch, dass es mehr als einen Bereich für Notizen und Anlagen gibt:

Auch im Bereich der Positionsdaten können zu Positionsdaten Anlagen und Notizen hinterlegt sein (vgl. nächstes Kapitel).

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Positionsdaten

Reiter Positionsdaten

Hier werden alle Positionen aufgeschlüsselt, die zur Ausschreibung gehören. Selektieren Sie eine Zeile und klicken Sie auf Details um mehr Informationen wie „Fragen“ oder „Notizen und Anlagen“ zu sehen.

Details zu einer Position

Feldbeschreibung Positionsdaten

Feld Erläuterung Beschreibung hier steht die Abholadresse des/der Patienten Menge Anzahl der Fahrten in der gesamten

Vertragslaufzeit Mengeneinheit Fahrt Nettopreis 0,00, da von Ihnen noch kein Angebot

abgeben wurde. Währung EUR (Europäische Einheitswährung)

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Angebot abgeben Um ein Angebot zu einer Ausschreibung abzugeben gibt es 2 Möglichkeiten:

1. Verwenden Sie den Link aus der Informations-E-Mail (vgl. E-Mail Eingang). Sie gelangen nach der Anmeldung direkt in die Ausschreibung und können von dort ein Angebot erstellen über die Schaltfläche „Angebot anlegen“.

Angebot anlegen direkt aus der angezeigten Ausschre ibung

2. Um ein neues Angebot anzulegen gehen Sie in Ihre persönlichen Übersicht,

markieren die gewünschte Ausschreibung (vgl. Bild unten) und klicken auf die Schaltfläche „Angebot anlegen“:

Angebot anlegen aus der Übersicht

In beiden Fällen öffnet sich ein neues Fenster für Ihre Angebotsdaten.

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Grunddaten

Abbildung 9: Angebots Grunddaten

In den Grunddaten müssen sie die Angebotene Fahrzeugkategorie auswählen.

Dazu F4 drücken oder auf das Symbol (weißes Quadrat) rechts klicken. In der Auswahlmaske die gewünschte Kategorie auswählen und mit OK bestätigen. Der Wert wird in die Grunddaten übernommen.

Auswahlmaske Fahrzeugkategorie

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Positionsdaten

Feld Erläuterung Positionsübersicht Beschreibung, Material, Produktkategorie, benötigte Menge, angebotene Menge, Einheit, Währung

Diese Felder sind vorbelegt und bleiben unverändert

Preis Hier den Nettopreis je einzelne Fahrt!! eingeben

Angebotsabgabe und weitere Aktionen Nach Eingabe der Angebotsdaten haben Sie mehrere Möglichkeiten:

1. Angebot senden : die AOK sieht den Angebotspreis im System, Sie können Ihr Angebot nicht mehr ändern.

2. Angebot sichern : das Angebot wird gespeichert und kann von Ihnen noch geändert werden. Die AOK hat keinen Einblick in die Angebotsdaten.

3. Angebot prüfen : Ihre Eingabedaten werden auf die Richtigkeit geprüft und ggf. eine Fehlermeldung erscheint. (Tipp: Angebot vor dem Senden immer prüfen !!)

Überprüfen Sie Ihr Angebot bevor Sie es abgeben. Die Meldung „Angebot ist vollständig und fehlerfrei erscheint, wenn das Angebot bereit zu senden ist. Oben rechts sehen Sie den Netto-Gesamtbetrag ihres Angebots.

Sie können das Angebot nun senden. ACHTUNG: eine Bearbeitung ist dann nicht mehr zulässig.

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Wurde das Angebot vom System korrekt versendet geht es in den Status „Abgegeben“ über und Sie erhalten folgende Meldung:

Weiterbearbeitung eines gemerkten Angebots Gesicherte Angebote können weiterbearbeitet werden. Aktualisieren Sie zunächst Ihre persönliche Liste indem Sie auf die Schaltfläche „Aktualisieren“ klicken. Status der Ausschreibungen und Angebote werden somit aufgefrischt.

Selektieren Sie einen Eintrag im Angebotsstatus „Gesichert“ und wählen Sie die Schaltfläche „Angebot anzeigen“ oder klicken Sie auf die Angebotsnummer. Das Angebot öffnet sich und nach einem klick auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ können Sie Ihr Angebot für Änderungen eingabebereit machen. Folgen Sie dann den üblichen Schritten zur Angebotsabgabe. Das Angebot kann auch ohne Änderungen direkt versendet werden. Ein erneutes Sichern des Angebots ist selbstverständlich möglich.

Hinweis: Ein gemerktes Angebot muss vor Ende der Abgabefrist abgeben werden, wenn es Berücksichtigung finden soll.

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Was passiert nach Angebotsabgabe? Nach Ablauf der Angebotsfrist trifft das Fahrtenteam der AOK Bayern eine Auswahl, welches der abgegebenen Angebote am besten zur Ausschreibung passt. Es wird per Email mitgeteilt, ob Ihr Angebot angenommen oder abgelehnt worden ist. Dies können Sie auch jederzeit anhand des Status in der Angebotsdetailsicht überprüfen.