LB VP 6.4 - Klopotek · InfoMaker, PowerDesigner und S-Designor sind Warenzeichen der Sybase Inc....

Stand: März 2016

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VerlagsProfi (VP)

Die Software zur Unterstützung des Anzeigenmarketings und der Anzeigenverwaltung für Zeitschriften

Leistungsbeschreibung, Version 6.4

Inhalt

Klopotek & Partner GmbH Seite 2

Copyright 2016 by Klopotek & Partner GmbH

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systemen reproduziert oder übertragen werden.

Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter

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eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernommen.

Windows, Windows NT, Windows 95, Windows 2000, Windows XP, Windows

Vista, Windows 7, WinWord, Excel, Windows Messaging, WinHelp, Access und NotePad, sind Warenzeichen der

Microsoft Corporation in den Vereinigten Staaten und/oder anderen

Ländern. Oracle ist ein Warenzeichen der Oracle Corporation. Fuzzy!-

Informatik, Fuzzy!-Post, Fuzzy!-Double und Fuzzy!-Logik sind Warenzeichen der

Fuzzy! Informatik GmbH. PowerBuilder, InfoMaker, PowerDesigner und S-Designor sind Warenzeichen der

Sybase Inc. Pagemaker ist ein Warenzeichen der Adobe Systems

Incorporated. Infopost ist ein Warenzeichen der Deutschen Post AG.

QuarkXpress ist ein Warenzeichen der Quark Inc. Q ist ein eingetragenes

Warenzeichen der Voyager Systems Inc.

INHALT

1 Einführung ...................................................................................4

2 Über Klopotek .............................................................................7

3 Über VerlagsProfi ........................................................................8

4 Kunden ......................................................................................11

4.1 Zugeordnete Informationen und Merkmale ................ 11

4.2 Agenturen ............................................................................ 13

4.3 Funktionen ........................................................................... 13

4.4 Kundendossier .................................................................... 13

5 Kontaktberichte ........................................................................15

5.1 Funktionen ........................................................................... 15

5.2 Übersicht zu Kontaktberichten ........................................ 16

5.3 Übersicht zu Kunden/Agenturen .................................... 17

6 Wiedervorlagen ........................................................................18

7 Buchungsübersichten ...............................................................19

7.1 Buchungen nach Umsätzen, Fakturierung ................... 19

7.2 Abfragemöglichkeiten ...................................................... 19

7.3 Buchungen für Dispolisten, Blattplanungssysteme und die Druckunterlagenverwaltung ................................................ 21

7.4 Funktionen ........................................................................... 21

8 Selektion von Adressen und Ansprechpartnern, Serienbriefe23

8.1 Zielgruppen erreichen ...................................................... 23

8.2 Weitere Funktionen............................................................ 24

9 Konkurrenzbeobachtung .........................................................25

10 Redaktionelle Beiträge.............................................................26

11 Kennziffern ................................................................................27

12 Chiffre-Verwaltung ...................................................................28

13 Auftragsverwaltung, Fakturierung ...........................................29

13.1 Auftragserfassung .............................................................. 29

13.2 Auftragsbestätigungen ..................................................... 31

13.4 Fakturierung, Rechnungen .............................................. 32

13.5 Übergabe von Rechnungen an die Buchhaltung ..... 32

Inhalt


14 Rabattabschlussverwaltung .....................................................33

15 Manuelle Gutschriften/Nachbelastungen ..............................34

16 Vertreter-Provisionen ................................................................35

17 Druckunterlagen-Anforderung ................................................36

18 Statistiken ..................................................................................37

19 Benutzeroberfläche ..................................................................38

20 Zusätze ......................................................................................39

20.1 Hilfsfunktionen und Dokumentation .............................. 39

21 Technologie ..............................................................................40

21.1 Software ............................................................................... 40

21.2 Netzwerke ............................................................................ 40

21.3 Mindestanforderungen an Hard- und Software ......... 40

Einführung


1 Einführung

Produkt/Software VerlagsProfi (VP) Die Software zur Unterstützung des Anzeigenmarketings und der Anzeigenverwaltung von Zeitschriften für Verlage und Verlagsvertretungen.

Kurzbeschreibung VerlagsProfi präsentiert sich als komplettes System, das alle Geschäftsvorfälle von der Akquise bis zur Anzeigenabrechnung in Anzeigenabteilungen abdeckt.

Entwicklung VerlagsProfi wurde 1992 unter Mitarbeit namhafter Verlage aus der WEKA-Gruppe konzipiert. Seitdem wird die Software permanent weiterentwickelt und den Anforderungen der Verlagsbranche angepasst.

Komponenten Das Grundsystem besteht aus der Komponente "Anzeigen-marketing und Anzeigenverwaltung", die jederzeit durch weitere Komponenten ergänzt werden kann.

Benutzerführung VerlagsProfi ist leicht verständlich und daher einfach zu bedienen. Die Darstellung von Formularen und Daten basiert weitestgehend auf Volltext. Alle Felder und Funktionen sind in Statuszeilentexten erklärt.

Technologie Das System wurde vollständig unter Access 2010 entwickelt und bildet somit eine integrierte 32 BIT Anwendung unter Windows.

Schnittstellen VerlagsProfi verfügt über definierte Exportschnittstellen für Daten nach WinWord und Excel. Weiterhin bietet VerlagsProfi eigene Exportschnittstellen und Konverter für FiBu-Daten an gängige FiBu-Systeme. Weitere Schnittstellen ermöglichen den Import von Adressen (Kunden, Agenturen und Personen), Vertreterberichten und den Austausch von Kontaktberichten zwischen Verlagsvertretung und Verlag. Die Übergabe von Buchungsdaten an das Multi-Channel Publishing-System tango media der Fa. MarkStein Software oder an das Redaktionssystem TIMONE ist ebenfalls möglich. Über eine Katalogschnittstelle können Adressen, Aufträge und Buchungen aus der Katalogsoftware jCatalog in den VerlagsProfi übernommen werden.

Lizenzen Die Lizenzierung des in dieser Leistungsbeschreibung dargelegten Leistungsumfangs durch einzelne Produkte erfolgt nach der aktuellen Preisliste.

Fremdprodukte sind als "optional lizenzierbar" gekennzeichnet und können nach den jeweils gültigen Preislisten der Hersteller über Klopotek & Partner lizenziert werden.

Einführung


Arbeitsplätze K&P-Standardprodukte kommen zur Zeit bei mehr als 350

Verlagshäusern mit ca. 14.000 Anwendern zum Einsatz.

Lizenznehmer VP

AvD Verlag GmbH, Frankfurt a.M.

A.V.I. Allgemeine Verlags- und Informationsgesellschaft mbH,

Isernhagen

B & R MedienService GmbH, Siegburg

Beckmann Verlag GmbH & Co. KG, Lehrte

Berliner Medien Vertrieb e.K., Berlin

Bioland-Verlags GmbH, Mainz

Michael E. Brieden Verlag GmbH, Duisburg

Brinkschulte Medien GmbH, Essen und Arnsberg

Büttner Medien GmbH, Frankfurt a.M.

campushunter media GmbH, Heidelberg

corps. Corporate Publishing Services GmbH, Düsseldorf

dbb verlag GmbH, Berlin

Dom Medien GmbH, Osnabrück

ECV Editio Cantor Verlag für Medizin und Naturwissenschaften

GmbH, Aulendorf

EDEKA Verlag GmbH, Hamburg

Evangelischer Presseverband für Westfalen und Lippe e.V.,

Bielefeld

falkemedia e.K., Kiel

Familienheim und Garten Verlagsgesellschaft mbH, Bonn

Friedrich Verlag GmbH, Seelze

Alfons W. Gentner Verlag GmbH & Co. KG, Stuttgart

Gesellschaft für kirchliche Publizistik Mainz mbH, Limburg a. d.

Lahn

GW-Verlag – Gesellschaft für gastgewerbliche Fachpublikationen

GmbH, Essen

Handelsblatt Fachmedien GmbH, Düsseldorf

Verlag Herder GmbH, Freiburg

Hundemaxx GmbH, Nürnberg

I.G.T. Informationsgesellschaft Technik mbH, München

ipm magazin-verlag GmbH, München

Jaster Medien GmbH & Co. KG, Düsseldorf

kölnerverlagsagentur, Köln

Einführung


Lambda Verlag GmbH, Gars a. Inn

Marbuch Verlag GmbH, Marburg

MedienFusion Verlag Arntzen e.K., Obergriesbach

medienpunkt e.K. Raimund T. Arntzen, Obergriesbach

medien service gmbh, Hilden

MEEDIA GmbH & Co. KG, Hamburg

MuP Verlag GmbH, München

Verlag Natur & Heilen, München

Reiner H. Nitschke Verlags-GmbH, Euskirchen

Oeser Media Service GmbH, Hamburg

Pädagogik & Hochschulverlag, Düsseldorf

pms Plantenberg Media Service GmbH, München

PPVMEDIEN GmbH, Bergkirchen

publimed Medizin & Medien GmbH, München

Quarto Media GmbH, Hamburg

Schattauer GmbH Verlag für Medizin und Naturwissenschaften,

Stuttgart

Spotlight Verlag GmbH, Planegg bei München

Gebr. Storck GmbH & Co. Verlags-oHG, Oberhausen (Rheinland)

STROBEL VERLAG GmbH & Co. KG, Arnsberg

Verlagsvertretungen Schmöde GmbH, Lübeck

Verlag W. Wächter GmbH, Bremen und Berlin

WIN-Verlag GmbH & Co. KG, Vaterstetten bei München

WMV Werbung Media Verlagsservice e.K., Düsseldorf

Dr. Rolf M. Wolf Media GmbH, Düsseldorf

Wolters Kluwer Deutschland GmbH, Neuwied

Über Klopotek


2 Über Klopotek

Klopotek ist internationaler Marktführer für Verlagssoftware. Für mehr als 350 Verlage unterschiedlicher Spezialisierung ist Klopotek Software die erste Wahl. Mehr als 14.000 Verlagsmitarbeiter arbeiten täglich weltweit mit Klopotek Standardsoftware. Die klare Ausrichtung auf die Bedürfnisse der Verlagsindustrie hat uns international zum Marktführer gemacht. Klopotek bietet Unterstützung in allen Phasen der Produkt-einführung und beim laufenden Betrieb der Software. Verlage, die mit Klopotek Software arbeiten, sparen messbar Aufwand ein, senken ihre IT-Ausgaben und konzentrieren die Arbeitsprozesse in allen Unternehmensbereichen. Mit den Klopotek Verlagslösungen setzen Verlage auf Erfahrung, Professionalität und Zukunft.

Über VerlagsProfi


3 Über VerlagsProfi

Der VerlagsProfi unterstützt als komplettes System zur Abwicklung von Anzeigen alle Arbeitsschritte einer Anzeigenabteilung. Da in dieser Leistungsbeschreibung nicht alle Funktionen ausführlich beschrieben werden können, soll die nachfolgende Aufzählung zunächst eine Übersicht bieten. Anschließend werden einige Themen etwas näher, auch mit Darstellung von Beispielen und Formularen, erläutert.

Leistungsmerkmale des VerlagsProfi:

� Ganzheitliche Sicht auf den Kunden, da alle relevanten Informationen zum Kunden an zentraler Stelle verfügbar sind.

� Zielgerichtete Unterstützung des Anzeigenverkaufs durch Kontaktberichte mit Wiedervorlagefunktion, Verwaltung von Ansprechpartnern, Adressqualifizierung durch Branchen und Produktcodes, Selektion von Adressen und Ansprechpartnern nach unterschiedlichen Kriterien für Mailingaktionen, Verwaltung von redaktionellen Beiträgen und Freieinweisungen, Auswertung von Konkurrenzdaten.

� Unterstützung der Anzeigenverwaltung durch effiziente Auftragserfassung unter Berücksichtigung von Rabattabschlüssen, Versand von Auftragsbestätigungen und Rechnungen per Email, Verwaltung von Druckunterlagen, Abrechnung von Vertreterprovisionen, Buchungsübersichten, Statistiken.

� Leichte Integration in die bestehende Infrastruktur durch Export-Schnittstellen zu Buchhaltungs- und Redaktionssystemen sowie durch Import-Schnittstellen für Adressen und Vertreterberichte.

� Einführung innerhalb kürzester Zeit. Bereits nach wenigen Tagen sind die Anwender in der Lage, mit dem VerlagsProfi sicher und effizient zu arbeiten.

� Geringe Anforderungen an die bestehende Hardware, einfache Installation und Administration des Systems. Damit sind günstige Einführungskosten sowie kalkulierbare und niedrige Betriebskosten garantiert.

Funktionsübersicht des VerlagsProfi:

� Verwaltung von Kunden, Agenturen, Konzernen und Personen

� Klassifizierung von Adressen und Personen durch selektierbare Branchen und Produktcodes

� Verwaltung und Zuordnung eines individuellen Produktthesaurus

� Selektion von Adressen und Personen nach zahlreichen Merkmalen

Über VerlagsProfi


� Übergabe selektierter Adressen zu Serien-Brief oder Serien-Email

� Export von Adressen und Personen für Einzelbriefe

� Import von Adressen (Kunden, Agenturen, Personen) mittels Schnittstelle

� Individuelle Matchcodeverwaltung für Suchbegriffe

� 360 Grad Sicht auf Kunden aus dem Kundenformular heraus

� Kontaktberichte mit Wiedervorlagefunktion

� Import von Vertreterberichten

� Austausch von Kontaktberichten und Vertreterdaten zwischen Verlagsvertretung und Verlag

� Verwaltung von Freieinweisungen

� Eigene Konkurrenzbeobachtung

� Verwaltung von redaktionellen Beiträgen

� Komplette Abwicklung von Kennziffern oder Leserdienstkartenservice

� Auftragsverwaltung und Erfassung von Anzeigenbuchungen und Reservierungen

� Spezielle Funktionen zur Verwaltung von Online-Werbeformen unter Berücksichtigung von Laufzeiten und Impressions

� Druckunterlagenanforderung

� Auftragsbestätigungen, Rechnungen, separate Agentur-Provisionsgutschriften

� Automatischer Versand von Auftragsdokumenten per Email

� Verwaltung von Mengen-, Mal-, Millimeter- und Umsatzstaffeln

� Kunden- und Konzernrabattabschlüsse mit automatischer Ermittlung des Rabatts

� Fakturierung unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben zu SEPA

� Rabattgutschriften und -nachbelastungen

� Ausgeprägte Buchungsübersichten, Dispo- und Umbruchlisten

� Übergabe von Buchungsdaten an Redaktions- und Umbruchsystem REDLINE oder tango media des Herstellers MarkStein Software

� Übergabe von Buchungsdaten an Redaktions- und Umbruchsystem TIMONE

� Belegversand

� Kennziffernverwaltung

� Chiffreverwaltung

Über VerlagsProfi


� Vertreterprovisionsabrechnungen

� Inserentenstatistiken, Stichtagsvergleiche, TopDown-Listen

� Umsatzstatistiken

� Statistiken aus Konkurrenzdaten

� Statistiken zu Kennziffern und redaktionellen Beiträgen

� Verwaltung von Preislisten in unterschiedlichen Währungen

� Import von externen Grafiken in die Auftragsdokumente

� Außendienstanbindung via Terminalserver

� Telefonie

� Import von Adressen, Aufträgen und Buchungen aus der Katalogsoftware jCatalog

� Schnittstellen zu Finanzbuchhaltungs-, Redaktions-, Katalog- und Umbruchsystemen

� Schnittstellen zu Word und Excel

� Mandantenfähigkeit

� Mehrsprachigkeit

� Individuelle Benutzerberechtigungen, Steuerung von Schreib-, Lese- und Löschberechtigungen auch objektspezifisch

Kunden


4 Kunden

Das Kundenformular bietet eine ganzheitliche Sicht auf den Kunden. Neben den Adress- und Kommunikationsdaten können Sie eine Reihe weiterer Informationen und Merkmale zuordnen, im Auswahlfenster ablesen oder direkt bearbeiten. Damit stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden optimal qualifiziert und betreut werden.

4.1 Zugeordnete Informationen und Merkmale

Folgende Informationen und Merkmale können in der Kundenmaske und im Auswahlfenster in der unteren Hälfte der Kundenmaske angezeigt und bearbeitet werden:

� Priorität

� Konzern-Zuordnung

� Separates Sortierkriterium

� Anrede

Kundenmaske mit Auswahlfenster „Personen“

Kunden


� Aktiv-Kennzeichen

� Mailing-Verteiler

� Personen und Ansprechpartner beim Kunden

� Objektinteresse und Verkäuferzuständigkeit

� Bevorzugte Kommunikationsart

� Kontaktberichte

� Kundenrabattabschlüsse

� Bankinformationen, Zahlungskonditionen, SEPA-Daten

� Agenturverbindungen

� Personifizierte Produkte (Produktcodes)

� Freieinweisungen

� Buchungen

� Konkurrenzdaten

� Ränge oder Rangstufen (werden aus Konkurrenzdaten ermittelt)

� Kategorien oder Branchen

� Redaktionelle Beiträge

Personenmaske mit zugeordneten Produktcodes

Kunden


4.2 Agenturen

Die Agenturen können, ähnlich wie die Kunden, ausführlich qualifiziert und systematisiert werden. Einem Kunden können beliebig viele Agenturen und einer Agentur beliebig viele Kunden zugeordnet werden.

� Kunden-Agenturen Relationen

� Übersicht der Ansprechpartner in der Agentur in Bezug zum Kunden

4.3 Funktionen

� Exportmöglichkeiten in Zwischenablage (Einzelbrief)

� Matchcode- und Teilwortsuche

� Eigene Matchcodeverwaltung

4.4 Kundendossier

Mit dem Kundendossier erhalten Sie Ihre kundenrelevanten Informationen auf einen Blick. Sie können den Bericht durch individuelle Auswahl der anzuzeigenden Daten Ihren Informationsbedürfnissen anpassen. Damit haben Sie für Kundenbesuche alle Daten präsent.

Auswahlkriterien für die Zusammenstellung eines Kundendossiers

Kunden


Seite 1 eine Dossiers

Kontaktberichte


5 Kontaktberichte

Die Kontaktberichte erlauben eine lückenlose Historie über Ihre Kontakte zu Kunden und Agenturen und bieten eine integrierte Wiedervorlagefunktion. Sie können einen Kontaktbericht direkt aus der Kunden- oder Agenturmaske heraus erfassen und bearbeiten.

5.1 Funktionen

� Verweis auf zugeordnete Kunden oder Agenturen und Ansprechpartner

� Wiedervorlagedatum

� Drucken und Export eines Kontaktberichts

� Kopierfunktionen

� Blätterfunktion durch alle Kontaktberichte eines Kunden oder einer Agentur

� Einbinden von externen Dokumenten

� Selektion nach selbst definiertem „Betreff“

� Zuordnung zu beliebig vielen Objekten

Geöffneter Kontaktbericht

Kontaktberichte


� Austausch von Kontaktberichten zwischen einzelnen „VerlagsProfis“ (z.B. zwischen Verlagsvertretung und Verlag)

� Import von Vertreterberichten

5.2 Übersicht zu Kontaktberichten

Kontaktberichte können aus der Übersicht heraus geöffnet und bearbeitet werden. Nach folgenden Kriterien können Kontaktberichte für die Übersicht zusammengestellt werden:

� Kunde / Agentur

� Verkäufer, dem der Kontaktbericht zugeordnet ist

� Kontaktart

� Objekt, dem der Kontaktbericht zugeordnet ist

� Anlage-Datum von / bis

� Wiedervorlage-Datum von / bis

Auswahlkriterien und Übersicht zu Kontaktberichten

Kontaktberichte


� Export-Datum von / bis

� Erledigt ja / nein

5.3 Übersicht zu Kunden/Agenturen

Diese Übersicht erlaubt die Durchleuchtung und gesamte Bearbeitung des Adressbestandes mittels leicht bedienbarer Selektionen:

� Mailingverteiler

� Prioritäten

� Produktcodes

� Kontakte

� Objektinteresse

� Verkäufer

Mit der Selektion Kunden/Agenturen ohne aktuelle Kontakte können sog. „Schläfer-Adressen“ in Ihrem Datenbestand selektiert werden. Kunden/Agenturen, die keinen Kontakt zum Verlag haben, können pro Verkäufer identifiziert und direkt bearbeitet werden.

Kunden / Agenturen ohne Kontakte in einem bestimmten Zeitraum

Wiedervorlagen


6 Wiedervorlagen

� Selektion von Kontaktberichten nach Firma, Verkäufer, Kontaktart, Anlage- und Wiedervorlage-Datum, erledigt-Kennzeichen

� Ausgabe am Bildschirm oder als Bericht

Schnellübersicht zu Wiedervorlagen für einen frei wählbaren Zeitraum

Buchungsübersichten


7 Buchungsübersichten

7.1 Buchungen nach Umsätzen, Fakturierung

Die Buchungsübersicht nach Umsätzen bietet Ihnen die Möglichkeit, jederzeit über das aktuelle Seiten- und

Umsatzvolumen eines Kunden, einer Ausgabe oder eines Objekts informiert zu sein. Sie können Buchungsübersichten am Bildschirm anzeigen lassen und sortieren oder als Bericht ausdrucken. Für Online-Werbeformen werden zusätzlich die gebuchten Laufzeiten angezeigt.

Sie können einzelne Buchungen aus der Übersicht heraus öffnen, ansehen und bearbeiten. Außerdem können beliebig oft Auftragsbestätigungen für einzelne oder mehrere Buchungen erzeugt werden.

Rechnungen für einzelne Buchungen oder Rechnungsläufe für alle Buchungen einer Ausgabe werden ebenfalls aus der Übersicht heraus aufgerufen.

7.2 Abfragemöglichkeiten

� Kunde und Agentur

� Objekt und Ausgabe

Buchungen nach Umsätzen



� Erstverkaufstag

� Laufzeit von Online-Werbeformen

� Rubrik

� Format

� Print / Online

� Platzierung

� Verkäufer

� Vertreter

� Anzeigengruppen

� Gegengeschäft

� Faktursperre

� Buchungsstatus

� Status der Auftragsbestätigung und Rechnung

Abfragemöglichkeiten



7.3 Buchungen für Dispolisten, Blattplanungssysteme und die Druckunterlagenverwaltung

Für die Platzierungskontrolle und die Erzeugung von Umbruch- und Dispolisten verwenden Sie die Übersicht „Buchungen nach Druckunterlagen“.

Die selektierten Daten können Sie in Form verschiedener Dispo- und Umbruchlisten ausdrucken oder zur Weiterverarbeitung nach Excel oder Word exportieren oder an ein externes Blattplanungssystem übergeben.

Für die Anforderung fehlender Druckunterlagen können Sie alle Buchungen anzeigen lassen, für die Sie noch keine Druckunterlagen erhalten haben. Zu diesen Buchungen lässt sich eine Druckunterlagen-Anforderungsliste erzeugen, anhand der Sie die Lieferanten der fehlenden Druckunterlagen zielgerichtet kontaktieren können.

7.4 Funktionen

� Druckunterlagen-Anforderung

� Umbruchlisten

� Dispolisten

� Belegversand via Etiketten oder per Datei

� Inserenten-Verzeichnis

Dispoliste



� Versand von Korrekturabzügen

� Ablauflisten

� Export der Buchungsdaten an Umbruch- und Blattplanungssysteme

Liste für die Druckunterlagen-Anforderung

Selektion von Adressen und Ansprechpartnern, Serienbriefe


8 Selektion von Adressen und Ansprechpartnern, Serienbriefe

Vielfältige Abfragemöglichkeiten ermöglichen die zielgerichtete Ermittlung von Kunden und Agenturen inkl. der gewünschten Personen. Das Ergebnis wird Ihnen zuerst als Bildschirmübersicht zur Verfügung gestellt, in der Sie einzelne Kunden und Agenturen noch ausschließen können. Anschließend übergeben Sie die Daten in eine Datei, die Sie zum Beispiel als Datenquelle für Ihren Serienbrief verwenden können.

8.1 Zielgruppen erreichen

Sie wollen Kunden aus verschiedenen PLZ oder Nielsen-Gebieten in Verbindung mit einer bestimmten Priorität anschreiben. Von diesen Kunden wünschen Sie nur die Personen, die für bestimmte Produktbereiche zuständig sind. Zusätzlich zu den Kunden wollen Sie auch noch die verknüpften Agenturen mit den Ansprechpartnern erreichen, die für die ermittelten Kunden zuständig sind.

Auswahlkriterien für die Zusammenstellung von Adressen

Selektion von Adressen und Ansprechpartnern, Serienbriefe


Auch alle Daten der Konkurrenzbeobachtung stehen zur Verfügung. Sie können z.B. Inserenten aus Konkurrenzmedien anschreiben, dazu automatisch einen Kontaktbericht beim Kunden anlegen, eine Erfolgskontrolle per Serienfax durchführen und eine Liste zum Nachtelefonieren erzeugen.

8.2 Weitere Funktionen

� Verwaltung von Selektionsprofilen: regelmäßige Abfragen können als eigenes Profil abgespeichert werden

� Automatische Anlage von Kontaktberichten und Wiedervorlagen aus der Serienbrieffunktion

� Export der selektierten Adressen nach Word oder Excel zur weiteren Verarbeitung

Konkurrenzbeobachtung


9 Konkurrenzbeobachtung

Im VerlagsProfi können Sie Anzeigen aus Objekten Ihrer Mitbewerber mit Formatgröße, Farbigkeit, Produktbereich und Motiv erfassen. Die Statistiken lassen Betrachtungen nach diesen und weiteren Merkmalen zu.

Zusätzlich können Sie Wertigkeiten für Kunden auf Basis der erfassten Konkurrenzdaten errechnen lassen. Diese Informationen stehen Ihnen dann in der Kundenmaske als sogenannte Rang-stufen zur Verfügung.

Erfassung von Konkurrenzdaten

Redaktionelle Beiträge


10 Redaktionelle Beiträge

Die redaktionellen Beiträge können eine wichtige Argumentationshilfe bei Akquisegesprächen mit Ihren Anzeigenkunden darstellen. Redaktionelle Beiträge werden pro Objekt und Ausgabe erfasst und stehen als Information in der Kundenmaske oder als Grundlage für Statistiken zur Verfügung.

Folgende Daten können erfasst werden:

� Kunde

� Kennziffer

� Seitenumfang

� Farbe

� Redaktionsgruppe

� Seite

� Motiv

� Produkt

Erfassung von redaktionellen Beiträgen

Kennziffern


11 Kennziffern

Die Kennziffernverwaltung oder der Leserdienstkartenservice bildet ein optionales Modul im VerlagsProfi. Alle anfallenden Arbeitsschritte werden unterstützt.

� Vergabe von Kennziffern für redaktionelle Beiträge und Anzeigenbuchungen

� Zuordnung eines Leserdienstkarten-Empfängers

� Erfassung von Rücklaufadressen

� Abruf und Export von Rücklaufadressen an definierte Leserdienstkarten-Empfänger auf Etiketten oder als Datei

� Wiederholung von Exportläufen

� Statistische Auswertung von Rückläufern

Leserdienstkarte (Rückläufer)

Chiffre-Verwaltung


12 Chiffre-Verwaltung

Chiffre-Anzeigen dienen dazu, den Auftraggeber einer Anzeige nicht öffentlich zu machen, z.B. bei Stellenanzeigen. Der Leser schreibt an den Verlag unter Angabe der Chiffre-Nummer. Anhand der Chiffre-Nummer identifiziert der Verlagsmitarbeiter den Inserenten und leitet die Leserzuschrift an diesen weiter.

� Die Bearbeiter der Chiffreverwaltung bekommen eigene Berechtigungen

� Es gibt einen Chiffre-Nummernkreis pro Verlag

� Einer Buchung kann genau eine Chiffrenummer zugeordnet werden

� Der Empfänger einer Chiffrezuschrift kann im Auftrag angegeben werden

� Erfassung, Versand und Übersicht von Chiffrezuschriften werden unterstützt

Übersicht zu Chiffrebuchungen

Auftragsverwaltung, Fakturierung


13 Auftragsverwaltung, Fakturierung

13.1 Auftragserfassung

Grundlage für die Auftragserfassung ist die Auftragsmaske:

Die Auftragsverwaltung bietet folgende Möglichkeiten:

� Erfassung beliebig vieler Buchungen in einem Auftrag

� Erfassung von Seitenformaten und Waren

� Erfassung von Laufzeiten für Online-Werbeformen, Preisfindung anhand von Laufzeiten oder Impressions

� Erfassung von Stückzahlen z.B. bei Beilagen, Preisfindung anhand von Stückzahlen

� Erfassung von Millimeter- oder Zeilen-Anzeigen, Preisfindung anhand von Millimetern, Zeilen und Spalten

� Eingabe beliebig vieler Zuschläge

� Verwendung von Abschlussrabatten und weiterer Rabatte

� Erfassen von internen und externen Platzierungen

� Auswahl von Textbausteinen für immer wiederkehrende Texte in den Auftragsbestätigungen

Auftragskopf



� Erfassen von „Text intern und extern“ (auf Auftragsbestätigung und / oder Rechnung)

� Auswahl beliebig vieler Belegadressen aus dem Adressstamm sowie Nutzung freier Adressen

� Zuordnung beliebig vieler Vertreter mit automatischer Provisionsermittlung

� Umsatz-Verteilung auf beliebig viele Verkäufer

� Auswahl einer Adresse zur Druckunterlagen-Anforderung und -Rücksendung und für Korrekturabzüge (selektierbar => Serienbrief)

� Druckunterlagenverwaltung

� Faktur-Sperre

� Kennzeichnung von Gegengeschäften

� Kopiermöglichkeit einer Buchung in verschiedene Ausgaben

� Kopiermöglichkeit eines Auftrags

� Drucken von Auftragsbestätigungen und Rechnungen sofort aus der Auftragsmaske oder später aus der Übersicht „Buchungen nach Umsätzen“

� Verwendung alternativer Versandadressen

Buchung



13.2 Auftragsbestätigungen

13.3

Auftragsbestätigung



Sie können Auftragsbestätigungen entweder direkt nach der Erfassung eines Auftrags aus der Auftragsmaske heraus erzeugen oder zu einem späteren Zeitpunkt aus der Übersicht „Buchungen nach Umsätzen“ heraus. Das gleiche gilt für Auftragsstornos. Je nach Kundenwunsch können Sie Auftragsdokumente drucken und per Post verschicken oder automatisiert per E-Mail versenden. Die Auftragsdokumente werden im VerlagsProfi gespeichert und können jederzeit wieder aufgerufen und nochmals gedruckt oder per E-Mail versendet werden.

13.4 Fakturierung, Rechnungen

Sie können Rechnungen entweder direkt nach der Erfassung eines Auftrags aus der Auftragsmaske heraus erzeugen oder zu einem späteren Zeitpunkt aus der Übersicht „Buchungen nach Umsätzen“ heraus. Dabei können auch Rechnungsläufe für mehrere Buchungen erzeugt werden, so dass Sie z.B. alle Buchungen einer Ausgabe auf einmal berechnen können. Je nach Kundenwunsch können Sie Rechnungsdokumente drucken und per Post verschicken oder automatisiert per E-Mail versenden. Die Rechnungen werden im VerlagsProfi gespeichert und können jederzeit wieder aufgerufen und nochmals gedruckt oder per E-Mail versendet werden.

13.5 Übergabe von Rechnungen an die Buchhaltung

Über die Buchhaltungsschnittstelle des VerlagsProfis können Sie alle Rechnungen digital an die Buchhaltungssoftware übergeben. Das erspart Ihnen die manuelle Erfassung und Verbuchung Ihrer Belege in der Buchhaltung.

Rabattabschlussverwaltung


14 Rabattabschlussverwaltung

Rabattabschlüsse verwalten aktive Buchungen eines Kunden innerhalb einer definierten Laufzeit. Für die Rabattierung greift der VerlagsProfi auf die hinterlegten Rabattstaffeln des Objekts zu. Die korrekte Rabattierung gemäß Mal-, Mengen-, Millimeter- oder Umsatzstaffel vollzieht der VerlagsProfi bei Bedarf somit automatisch.

Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:

� Mal-, Mengen-, Millimeter- und Währungsstaffel

� Zuordnung von Konzernrabattabschlüssen

� Automatische Ermittlung des Maximalrabatts aus Kunden- und Konzernrabatt

� Vorgabe von Beleg- und Dokumentenempfängern im Rabattabschluss

� Ermittlung von erfüllten und nicht erfüllten Rabattabschlüssen

� Erstellung von Rabattgutschriften und –nachbelastungen

Kunden-Rabattabschluss

Manuelle Gutschriften/Nachbelastungen


15 Manuelle Gutschriften/Nachbelastungen

� Erstellung von individuellen Gutschriften und Nachbelastungen zu bestehenden Rechnungen

� Änderungen auch außerhalb der prozentualen Mengen- und Malstaffel

� Änderungsübersichten pro Kunde, Agentur, Objekt und Rechnungszeitraum

� Durchgängige Berücksichtigung der geänderten Rechnungswerte bei Kunden- und Buchungsübersichten, Statistiken und Vertreterprovisionsabrechnungen

Übersicht zu manuellen Gutschriften / Nachbelastungen

Vertreter-Provisionen


16 Vertreter-Provisionen

Jedem Auftrag können beliebig viele Vertreter oder Personen zugeordnet werden, die Provisionen für den Auftrag erhalten sollen. Nach der Rechnungsstellung können dann entsprechende Vertreter-Provisions-Abrechnungen erzeugt werden. Vertreter-Provisionen im Auftrag können jederzeit geändert werden, auch nach der Rechnungsstellung oder wenn die Vertreter-Provisions-Abrechnung bereits abgerufen wurde. Bei nachträglichen Änderungen werden Änderungsdatensätze zu den Vertreter-Provisionen erstellt. Buchungsübersichten zu Vertreter-Provisionen bieten bereits vor der Fakturierung alle wichtigen Informationen und dienen z.B. der Kontrolle, ob für alle berechtigten Buchungen Provisionen eingetragen wurden.

Übersicht Vertreterprovisionen

Druckunterlagen-Anforderung


17 Druckunterlagen-Anforderung

Ein einfacher Befehl ermittelt die Buchungen, zu denen die Druckunterlagen noch nicht vorliegen. Sie können die Daten zum Serienbrief exportieren oder sich eine Telefonliste ausgeben lassen.

Liste für die Druckunterlagen-Anforderung

Statistiken


18 Statistiken

Damit Sie immer aktuell über Heftumfänge, Anzeigenumsätze und Ihre Mitbewerber informiert sind, bietet der VerlagsProfi zahlreiche Statistiken an. Diese können als Bericht angezeigt oder nach Excel zur weiteren Bearbeitung exportiert werden.

Folgende Statistiken stehen im VerlagsProfi zur Verfügung:

� Objektumsätze mit IST-SOLL-Bewertung

� Kumulierte Umsätze

� Tagesumsätze, Stichtagsvergleiche

� Top-Down-Listen

� Inserentenvergleiche aus bis zu drei frei definierbaren Zeiträumen

� Heft- und Kundenbewertung zum Vergleich des Grundpreises mit dem tatsächlichen Netto-Erlös

� Gewinn- und Verluststatistiken von eigenen und Konkurrenzobjekten

� Objektstatistik nach Inserenten (Eigen- und Fremdobjekte)

� „Streupläne“ von Inserenten aus Eigen- und/oder Konkurrenzobjekten

� Statistik zu Kennziffern

� Statistik zu redaktionellen Beiträgen im Vergleich zu gebuchten Anzeigen

TopDown-Statistik

Benutzeroberfläche


19 Benutzeroberfläche

� Das System arbeitet auf der Basis von Windows

� Jederzeit vollständige Darstellung von Daten und Verarbeitungen

� Daten, die an einer Stelle bereits erfasst sind, können an anderer Stelle sichtbar gemacht und durch Mausoperationen weiterverwendet werden. Die rechte Maustaste dient Sortierfunktionen

� Sichtbarmachen aller im System verfügbaren und für die Arbeit benötigten Daten. Verzeichnisse außerhalb des Systems werden nicht länger benötigt.

� Telefonie

Zusätze


20 Zusätze

20.1 Hilfsfunktionen und Dokumentation

� Verwendung von Statuszeilentexten für alle Daten- und Funktionsfelder

� Ausführliches Anwendungshandbuch

� Installationsanleitung

Technologie


21 Technologie

21.1 Software

Die Basissoftware (Windows-Betriebssystem) muss vorhanden sein und ist nicht im Lieferumfang enthalten.

Der VerlagsProfi wird als Run-Time-Version von Access 2010 ausgeliefert. Access ist somit nicht erforderlich. Sollten Sie dennoch parallel zum VerlagsProfi Access nutzen, muss die Access-Version ebenfalls 2010 sein.

Der VerlagsProfi kann auch auf einem Terminalserver installiert werden. Die Terminalserversoftware (z.B. von Microsoft) ist nicht im Lieferumfang enthalten.

21.2 Netzwerke

Es werden alle von Microsoft empfohlenen Lösungen unterstützt.

21.3 Mindestanforderungen an Hard- und Software

Die vorliegenden Beschreibungen können nur einen Überblick geben. Im Zweifel sind die technischen Spezifikationen maßgeblich.

� PC mit Microsoft Windows, Prozessor mind. 1 GHz, Arbeitsspeicher (RAM) mind. 2 GByte, 3 GByte verfügbarer Speicherplatz

� Bedarf Plattenplatz Server: Mind. 200 MB. In der Folge abhängig von der Größe der Datenbank PROFIDAT.ACCDB

� Betriebssysteme:

Windows Vista Service Pack 1 (nur 32 Bit) Windows 7 (32-Bit und 64-Bit) Windows 8 (32-Bit und 64-Bit) Windows Server ab 2008

� Eine Installation unter Office 64-Bit ist nicht möglich

� Bildschirmauflösung: Höhe mindestens 1.024 Pixel

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