AbAProject

Leistungs- und Projektabrechnung

v o n D e r P l a n u n g b i s z u m r e P o r t i n g a l l e s i m g r i f f

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v o n D e r P l a n u n g b i s z u m r e P o r t i n g a l l e s i m g r i f f

transparenz schafft Synergien

In einem zunehmend komplexer werdenden Umfeld sind umfassende Informationen und eine ganzheitliche

Sicht der Dinge wichtige Erfolgsfaktoren. Betriebswirtschaftliche Software, die diese Anliegen wirksam unter­

stützen soll, muss darum alle Bereiche eines Unternehmens integrieren. AbaProject schafft und nutzt mit seiner

offenen, ausbaufähigen und flexiblen Architektur diese Synergien.

Flexibilität auf den Punkt gebracht

Mit einer Vielzahl von branchenspezifischen Lösungen ermöglicht AbaProject eine gezielte, effiziente Wirt schaft­

lichkeitskontrolle für Projekte und Aufträge, Mitarbeiter und Abteilungen sowie Maschinen. Sämtliche rele­

vanten Informationen stehen jederzeit online zur Verfügung, was erlaubt, schnell und richtig auf veränderte

Gegebenheiten zu reagieren. Erbrachte Leistungen können dem Kunden in jeder Phase eines Projekts in

Rechnung gestellt werden. AbaProject löst auch komplexe Aufgaben auf bestechend einfache, geradlinige

Weise – Know­how und Innovation zum Nutzen der Praxis.

INtRo

m e H r r a u m f ü r D a s W e s e n t l i c H e

5

AbAcUS vi – Design the future

ABACUS vi, und so auch die Leistungs­ und Projektabrechnung, ist vollständig neu in

Internet­Architektur entwickelt. Sie zeichnet sich besonders aus durch ihre Skalierbarkeit,

das rollenbasierte Benutzerkonzept, die Mehrsprachigkeit und die Unterstützung von

Software­as­a­Service (SaaS) bei der Nutzung der Software aus der Cloud. Zudem ist sie

auf verschiedenen Plattformen, Daten banken und Betriebs systemen lauffähig. Die

AbaProject Software in der Version vi kann sowohl auf Einzel platzsystemen als auch in

einer Server­Installation genutzt werden.

Bei Server­Installationen wird die Software vom Anwender via Browser gestartet. Der

Zugriff erfolgt über Internet oder Intranet. Dadurch wird die standortunabhängige

Nutzung der Software insbesondere bei dezentralen Unternehmensstrukturen möglich.

Moderne technologien

Funktionen, die im Rahmen von ABACUS vi auch in der Leistungs­ und Projektabrechnung

zum tragen kommen, sind:

> Leistungsfähige Suchmaschine für schnelles Auffinden von Projekten, Informationen

und Dokumenten, die in Projektdossiers abgespeichert sind.

> Erstellen kundenspezifischer Erfassungsmasken, wie bspw. für den Projekt stamm

> Abfragen von Informationen via Internet und Intranet

> Visualisierung der Daten durch Grafiken

> Einfache und komfortable Vergabe von Zugriffsrechten mittels Rollenkonzepten

Umfassender Service

> Die ABACUS­Hotline unterstützt den Anwender schnell und kompetent.

> ABACUS­Vertriebspartner mit langjähriger Erfahrung verfügen über das betriebswirt­

schaftliche und technische Know­how für die erfolgreiche Einführung und den Unter­

halt der Software.

> Ein umfassendes Schulungsangebot erlaubt ein schnelles, erfolgreiches Erlernen und

den produktiven Einsatz der Programme.

m e H r r a u m f ü r D a s W e s e n t l i c H e

INtRo

Seite 8-11 Integration

Seite 12-17 Definitionen

Seite 20-23 Stammdaten

Seite 24-29 Leistungen erfassen und verrechnen

Seite 30-33 Auswertungen

Seite 34 optionen zu AbaProject

a b a c u s a b a P r o j e c t – f l e x i b e l u n D l e i s t u n g s f ä H i g

Die aktuellen Systemanforderungen finden

Sie auf der ABACUS­Homepage unter dem Link

www.abacus.ch/links/systemempfehlungen

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AbaProject – für die effiziente Verwaltung, Abrechnung

und Kontrolle von Projekten und Leistungen

Eine hohe Flexibilität bei der Leistungsartendefinition, den Erfas­

sungs­ und Abrechnungsvarianten sowie die nahtlose Integration

ins ABACUS­Gesamtsortiment ermöglichen spezifische Lösungen

und Funktio nen für eine Vielzahl von Unternehmen:

> Dienstleistung, Informatik und Beratung, Ingenieure, Planer

> Elektrizitäts­, Gas­ und Wasserwerke, Anlagenbauer

> treuhand­ und Revisionsgesellschaften

> Fürsorgeeinrichtungen, Heime, Schulen

> Bauunternehmen

Moderne technologien, die im Rahmen der ABACUS Version vi

zum Einsatz gelangen, ermöglichen beim Einsatz von AbaProject

einen maximalen Nutzen. So kann die Software standortunab­

hängig übers Internet eingesetzt werden und mit der Möglichkeit

auch über tablet PC wie dem iPad die Stunden­ und Leistungs­

erfassung vorzunehmen, erhält der Anwender eine grösstmög­

liche Flexibilität. Informationen über Pro jekte wie Kennzahlen,

Mitarbeiterauslastungen etc. lassen sich zum Beispiel auch auf

dem iPad, ganz entsprechend den Wünschen und Anforderungen

jedes Unternehmens, in aussagekräftigen Cockpits darstellen.

a b a c u s a b a P r o j e c t – f l e x i b e l u n D l e i s t u n g s f ä H i g

INHALt

i n t e g r at i o n

„So macht arbeiten Spass: Leistungen

erfassen, transparent abrechnen und dabei

jederzeit den Überblick behalten.“

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AbaProject, die Leistungs-/Projektabrechnung von AbAcUS, ist eine Standard software. Sie kann stand-

alone oder integriert mit anderen AbAcUS-Programmen, wie Finanzsoftware, Personalwesen, Lager-

bewirtschaftung und Anlagen buch haltung sowie Adressmanagement, Service-/Vertrags management,

Fakturierung und Informationsmanagement, eingesetzt werden. Zentrale Stammdaten wie Mitarbeiter,

Adressen, Material, Anlagen etc. werden gemeinsam gepflegt und genutzt.

AbaProject

In AbaProject werden geleistete Stunden von Mitarbeitern wie auch Spesen, Fahrzeug­

kilometer etc. erfasst und wahlweise den Projekten zugewiesen. Es können zusätzlich alle

Abwesenheitsstunden wie Krankheit, Ferien oder Weiterbildungen erfasst werden. Für

die Erfassung stehen anpassbare Masken und Funktionen wie Drag & Drop zur Ver­

fügung.

Lohnbuchhaltung

Spesen und Kilometerentschädigungen für Mitarbeiter können via Lohnbuchhaltung

wahl weise im ordentlichen Lohnlauf oder auch in einem separaten Spesenlauf zur Aus­

zahlung gelangen.

Der Nachweis der Ferientage ist direkt in die Lohnabrechnung integrierbar. Arbeitsstunden

lassen sich zum Ausweis der Überstunden oder der Gleitzeit in die Lohnbuchhaltung

übertragen und mit der Lohnabrechnung ausdrucken.

Kreditorenbuchhaltung

Sollen Drittrechnungen einem Projekt zugeordnet werden, kann dies in der integrierten

Variante direkt in der Kreditorensoftware erfolgen. In AbaProject werden diese Buchungen

mit der Lieferantennummer und der Belegnummer der Kreditorenbuchhaltung ange­

zeigt. So ist jederzeit eine einfache und detaillierte Verfolgung jedes Belegs bis zu seinem

Ursprung möglich. Wird die Kreditorensoftware nicht eingesetzt, werden Drittrechnungen

direkt in AbaProject erfasst.

i n t e g r at i o n

INtEGRAtIoN

Interne Verrechnung

Interne Kosten, die nicht geldwirksam sind, wie beispielsweise Farb­ und Plankopien oder

Fahrzeugkilometer von Geschäftsfahrzeugen, lassen sich ebenfalls auf Projekte erfassen.

Wird eine integrierte Kostenrechnung geführt, können diese Buchungen für die Weiter­

verrechnung in die Betriebsbuchhaltung verbucht werden. Gemeinkostenzuschläge wer­

den durch frei definierbare Folgebuchungen automatisch gebucht.

Auftragsbearbeitung

Materialbestellungen für bestimmte Projekte werden in der ABACUS­Auftrags­

bearbeitungs software erfasst und den entsprechenden Projekten direkt zugewiesen.

Wird Material ab Lager bezogen, lässt es sich beim Erfassen des Lagerausgangs in der

Auftragsbearbeitung dem entsprechenden Projekt zuordnen. Die Verbuchung der Mate­

rial positionen kann dabei wahlweise detailliert oder verdichtet erfolgen. Wird kein Beleg

benötigt, können Artikel ohne Chargen­ und Serienummern direkt auch im Leistungs­

erfassungsprogramm von AbaProject erfasst werden.

Service- und Vertragsmanagement

Auf Serviceaufträgen erbrachte Leistungen in Form von Mitarbeiterstunden, Ersatzteilen,

Verbrauchsmaterial etc. werden online in AbaProject verbucht und stehen dort in den

entsprechenden Auswertungen zur Verfügung. Wird kein Serviceauftrag erfasst, kann

der Mitarbeiter für Leistungen, die er im Rahmen eines Vertrags erbringt, eine Service­

vertragsreferenz und das Serviceobjekt zusätzlich erfassen.

Anlagen

In AbaProject ist es möglich, Maschinen­ oder Fahrzeugstunden direkt für Anlagen zu

erfassen, die in der Anlagenbuchhaltung geführt werden. So erfasste Leistungen können

online in der Anlagenbuchhaltung als geleistete Stunden gebucht werden. Dadurch wird

einerseits eine leistungsabhängige Abschreibung dieser Anlagen möglich und anderer­

seits sind in der Anlagenbuchhaltung die erfassten Stunden pro Anlage ersichtlich und

können bis auf jede Buchung aufgeschlüsselt werden.

Für selbst erstellte Anlagen besteht die Möglichkeit, diese selektiv aus AbaProject im

Anlagenstamm zu aktivieren. Zu welchen Werten dies geschieht und welche Leistungen

pro Anlage jeweils aktiviert werden, kann der Benutzer selber definieren.

i n t e g r at i o n

11

H i g H l i g H t s

> Verknüpfung Materialbuchhaltung

Die Integration der Materialbuchhaltung in AbaProject erlaubt auch bei verdichteter

Verbuchung des Materials eine detaillierte Auflösung der Materialleistungen bis auf

die einzelnen Belegpositionen und die erfassten Artikel. Zusätzliche Informationen

zum Artikel, wie technische Bezeichnung etc., können wahlweise in den Auswertungen

integriert werden.

> Fakturierung

Sollen aufgrund der erfassten Leistungen wie Stunden, Drittrechnungen etc. automa­

tisiert Rechnungen erstellt werden, kommt die ABACUS­Fakturierung zum Einsatz. Via

integrierte Schnittstellen werden die in AbaProject vorbereiteten Rech nun gen an die

Fakturierung übertragen. Die Verbuchung bis in die Finanzbuchhaltung erfolgt eben­

falls programmgesteuert.

> offene Posten zeigen

Material, das für Projekte bestellt, aber noch nicht in Rechnung gestellt wurde, kann

in den Auswertungen dargestellt werden. Somit ist es möglich, offene, gelieferte und

abgeschlossene Bestellungen sowie Materialbezüge auf dem Projekt darzustellen.

Wird ohne Materialbuchhaltung gearbeitet, können die offenen Posten aus der

Kreditorenbuchhaltung dargestellt werden.

> Finanzbuchhaltung

Kassenbelege, die Projekten belastet werden, können in einem einzigen Arbeitsgang

in der Finanzbuchhaltung erfasst und online in AbaProject auf dem Projekt verbucht

werden.

> Kreditorenbuchhaltung

originalbelege resp. Lieferantenrechnungen stehen in den Projektauswertungen auf

Knopfdruck zur Ansicht zur Verfügung. Bei der Verbuchung entsprechender Zahlungen

werden auch Rabatte und Skonti auf dem Projekt berücksichtigt.

i n t e g r at i o n

INtEGRAtIoN

D e f i n i t i o n e n

„Kein Projekt ist wie ein anderes. Umso

wertvoller ist für uns die Flexibilität und

Anpassungsfähigkeit von ABACUS

AbaProject.“

13

Die Stärke von AbaProject zeigt sich insbesondere in der grossen Flexibilität bei

der Definition der verschiedenen Leistungsarten und der Preisfindung, die sich

völlig frei gestalten lassen.

Leistungsarten und -kategorien

Der Leistungsartenstamm wird entsprechend den Bedürfnissen des Unternehmens indivi­

duell aufgebaut oder angepasst. Um die verschiedenen tätigkeiten je nach Branche flexi­

bel abzubilden, können diverse Definitionen erfasst werden. Kategorien ermöglichen

eine zusätzliche freie Gruppierung der Leistungen. Beispiele für Kategorien sind verre­

chenbare und nicht verrechenbare Stunden, Absenzen, Spesen, Fremd leis tun gen,

Fremdmaterial, Lagermaterial etc. In verschiedenen Auswertungen werden Leistungsarten

pro Kategorie auch totalisiert ausgewiesen.

Definitionen pro Leistungsart

Pro Leistungsart können diverse Definitionen erfasst werden.

> Allgemeine Definitionen wie Mengeneinheit, Gültigkeit, Fremdwährung

> Verknüpfungen

­ Verbuchung in nachgelagerte Applikationen wie die Lohnbuchhaltung

­ Felder, die zwingend oder wahlweise pro Zeile erfasst werden können

­ Kontierung für den Übertrag der Buchungen in die Finanzbuchhaltung

> Verrechnung

­ Ansätze für Leistungen, die dem Kunden in Rechnung gestellt werden

­ MWSt­Angaben

­ Interne und externe Ansätze

­ Ansatz zeigen / ausblenden

> Folgebuchungen

­ Abhängig von einer Position lassen sich automatisiert Folgebuchungen auslösen, z.B.

um Gemeinkosten zu verbuchen.

DEFINItIoNEN

trotz der Vielzahl von Möglichkeiten, die bei der Definition einer Leistungsart zur

Verfügung stehen, ist das Programm dank eingebauten Automatismen und Plausibilitäts­

kontrollen einfach zu bedienen. Hilfreich ist auch die Möglichkeit, bestehende Leistungs­

arten auf neue Nummern zu kopieren. In diesen Fällen müssen nur noch die Be ­

zeichnungen erfasst und allfällig nötige Anpassungen vorgenommen werden.

Ansätze und Preisfindung

Der Ansatz resp. der Wert pro Einheit für eine bestimmte Leistung wird abhängig von

verschiedenen Elementen definiert, die auch mehrstufig sein können. Wird auf der ersten

Stufe kein Ansatz gefunden, verwendet das Programm automatisch den Ansatz des

nächsten Elements, das in der Preisfindung zugeordnet ist. Preise können von folgenden

Elementen abhängig gemacht werden:

> Kunden

> Mitarbeiter / Mitarbeitergruppen

> Kostenstellen

> Anlagen

> Abrechnungscodes

> Projekte

> Inventar

> Material

Welches Element den Ansatz massgebend steuert, wird durch die Leistungsart bestimmt.

Bei Ausnahmen können Ansätze auch direkt dem Projekt zugeordnet werden. Sämtliche

Ansätze werden auf der Zeitachse geführt und sind somit datumsgesteuert. So können

Preisänderungen jederzeit vorgenommen werden.

Um sowohl eine interne als auch eine externe Sicht eines Projektes abbilden zu können,

werden zwei verschiedene Ansätze geführt. Der interne Ansatz widerspiegelt die inter­

nen Kosten und mit dem externen Ansatz wird die Leistung dem Kunden in Rechnung

gestellt.

D e f i n i t i o n e n

15

D e f i n i t i o n e n

basisansatz

Als Basis für die Definition von Ansätzen pro Mitarbeiter oder Kunde etc. kann entweder

der Standard­ oder der Basisansatz dienen. Dies hat den Vorteil, dass bei einer Erhöhung

der Ansätze nur der Standard­ resp. Basisansatz geändert werden muss. Alle Ansätze, die

vom Basisansatz abhängig sind, werden vom System in diesem Fall automatisch und im

gleichen Verhältnis angepasst.

Abrechnungscodes

Der Abrechnungscode kann über mehrere Stufen frei gegliedert werden. Damit bildet er

eine zusätzliche Struktur, die eine alternative Gruppierung der Leistungsarten während

der Erfassung erlaubt und eine mehrstufige Verdichtung der Leistungen ermöglicht.

Die Rechnungsstellung kann nach dem Abrechnungscode und dessen Verdichtungsstufen

gegliedert werden und lässt z.B. auch eine Zusammenfassung nach einem vom Kunden

gewünschten Aufbau zu.

Status

Der Status eines Projektes ist frei definierbar. Maximal sind 9 verschiedene Status mög­

lich. Der Status eines Projektes bestimmt die Art von Buchungen, welche zulässig sind,

beispielsweise:

> Geplant: Leistungsarten dürfen budgetiert werden.

> In Arbeit: Es können alle Leistungen erfasst und verbucht werden.

> Zum Fakturieren frei: Das Projekt darf in diesem Status fakturiert werden.

> Abgeschlossen: Es dürfen keine weiteren Leistungsarten mehr erfasst werden.

Jede Statusänderung wird protokolliert und der Status kann bei Bedarf auch zurückge­

setzt werden.

DEFINItIoNEN

tarife für Kundengruppen

Für eine bestimmte Kundengruppe, z.B. Grosskunden, oder einen einzelnen Kunden

kann ein spezieller tarif definiert werden. Dafür werden die Ansätze pro Mitarbeiter,

Projekt oder Anlagen abweichend von den allgemein gültigen Ansätzen erfasst.

Projektspezifische Ansätze

Sollen abweichend von den Standardansätzen für bestimmte Projekte individuelle

Ansätze gelten, können für diese Projekte eigene Ansätze für gewisse Mitarbeiter oder

Mitarbeitergruppen erfasst werden.

Umlagen

Indirekte Kosten aus der Kostenrechnung lassen sich via Umlagebuchungen auf die

Projekte verteilen. Dafür kann der Verteilschlüssel frei definiert werden, zum Beispiel:

> Im Verhältnis der angefallenen direkten Kosten pro Projekt

> Im Verhältnis der gearbeiteten Stunden pro Projekt

> Im Verhältnis der geplanten Stunden pro Projekt

D e f i n i t i o n e n

17

H i g H l i g H t s

> Projektart

Die Projektart ermöglicht eine zusätzliche Gruppierung von Projekten und dient als

Selektionskriterium bei der Fakturierung sowie in allen Auswertungen. Das Feld Pro­

jektart muss nicht zwingend verwendet werden, denn es stehen weitere freie Gruppie­

rungen zur Verfügung, nach denen in den Auswertungen sortiert werden kann.

> buchungssets

Abhängig von einer Leistungsart kann automatisiert eine weitere Leistungsart ausge­

löst werden. So können beispielsweise Personal­ und Verwaltungsgemeinkosten oder

ein Lagerzuschlag auf Materialkosten im Verhältnis der erfassten Stunden gerechnet

und entsprechend auf den Projekten belastet werden.

> Vertragsbuchungen

Für die Verrechnung wiederkehrender Leistungen gemäss Vertrag können einem Pro­

jekt in seinen Stammdaten direkt „Ver trags buchungen“ zugewiesen werden. Für jede

von ihnen wird definiert, ob sie automatisch oder auf Grund einer manuellen Eingabe

verrechnet werden soll.

> Firmenkalender

Im Firmenkalender können unterschiedliche Arbeitszeitmodelle definiert und den Mit­

arbeitenden auf der Zeitachse zugewiesen werden. Die Soll­Arbeitszeit pro Mitarbeiter

wird vom Programm aufgrund dieser Definitionen berechnet.

> Ablaufsteuerung

Damit die Projekte prozessorientiert geführt werden können, kann wahlweise die

Ablaufsteuerung eingesetzt werden. Der Ablauf ist mit beliebigen Prozessschritten frei

definierbar und kann beispielsweise den Projektstatus steuern, E­Mails aus Vorlagen

versenden oder Aktivitätseinträge generieren.

D e f i n i t i o n e n

DEFINItIoNEN

a b a c u s l e i s t u n g s - u n D P r o j e k ta b r e c H n u n g – e i n e o f f e n e a r c H i t e k t u r s c H a f f t n e u e D i m e n s i o n e n

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a b a c u s l e i s t u n g s - u n D P r o j e k ta b r e c H n u n g – e i n e o f f e n e a r c H i t e k t u r s c H a f f t n e u e D i m e n s i o n e n

s ta m m D at e n

„Dass alle Mitarbeitenden in jeder Phase

eines Projekts auf die gleichen Stammdaten

zugreifen, ist für einen reibungslosen Ablauf

unerlässlich.“

21

In den Stammdaten werden alle Informationen verwaltet, die für die Leistungs-

erfassung und die Verrechnung von Projekten benötigt werden. Für ein effizi-

entes Arbeiten lassen sich Projekterfassungsmasken völlig frei an individuelle

Wünsche und bedürfnisse des Unternehmens, des Sachbearbeiters oder abhängig

von der Art eines Projektes anpassen.

Projektstamm flexibel anpassen

Der Begriff „Projekte“ kann unterschiedlich verwendet werden: für einmalige und wie­

derkehrende Kundenprojekte, interne Entwicklungsprojekte oder geplante Projekte. Je

nach Branche kann ein Projekt auch in einem weiteren Sinn verstanden und verwendet

werden. Zum Beispiel als Leistungen für Bewohner von Fürsorge einrichtungen, Gäste,

Schüler, objekte oder Mandate. Vorgegebene Eingabefelder lassen sich aus der Erfas­

sungs maske entfernen oder durch zusätzliche individuelle Felder erweitern, was die

Abbildung aller Arten von Projekten mit den dazugehörenden Informationen erlaubt.

Projektstruktur für Haupt- und Unterprojekte

Die Gliederung der Projekte in Vorgabe­, Haupt­ und Unterprojekte erlaubt auch die

Abbildung komplexer Projektstrukturen. Projekte lassen sich kunden­ oder spartenorien­

tiert in einer Baumstruktur anlegen. Diese wird aus verschiedenen Projekttypen mit ent­

sprechenden Eigenschaften gebildet. Das Unterprojekt stellt die unterste Stufe der

Hierarchie dar und kann über mehrere Stufen in Hauptprojekte verdichtet werden. Die

oberste Stufe bilden die Vorgabeprojekte.

Projektinformationen

> Personalstammdaten

Jedem Projekt werden ein Projekt­ oder Mandatsleiter, externe Mit arbeiter, team­

mitglieder und Kontakt personen des Kunden zugewiesen. Der Personal stamm umfasst

Daten wie Name, Adresse, Geburtsdatum usw., ergänzt durch fakultative Informationen

wie telefon, Zivilstand und Ähnliches. Da AbaProject denselben Personalstamm ver­

wendet wie die Lohnbuch haltung, beinhaltet er auch diverse für sie relevante natio­

nale Informationen wie Sozialversicherungsummer, BIGA­Code, Wohn­ und Arbeits­

kanton.

StAMMDAtEN

s ta m m D at e n

> Abrechnungsart

Sie bestimmt, ob gemäss erfassten Stunden, Budget oder pauschal und nach welchem

Rhythmus (monatlich, quartalsweise, jährlich oder am Ende des Projekts) verrechnet

werden soll. Jedem Projekt wird auch das Fakturaformular für die Rechnungsstellung

zugewiesen. Dabei wird auch die Akontofakturierung mit Vorauszahlungen unter­

stützt.

> Leistungsarten

Nicht allgemein gültige Leistungsarten können in Abhängigkeit des Projektes aktiviert

werden. So lassen sich Fehler bei der Erfassung von vornherein ausschliessen.

> Gruppierungen

Mehrere Projektklassierungen mit frei definierba ren Gruppierungs ebenen erlauben die

Abbildung nach Kriterien wie Firmenstruktur, Regionen, Auf trags art oder Sparten.

Projektübergreifende Auswertungen können nach Gruppierungs ebenen selektiert und

verdichtet werden.

> Adressstamm

Sämtliche Adressen werden in einer zentralen Adressdatei gespeichert. Wird AbaProject

„stand­alone” eingesetzt, werden die Kundendaten im zentralen Adressstamm

geführt. Beim Einsatz von AbaProject zusammen mit der Debitoren buchhaltung wird

als Kunden stamm der Debitorenstamm verwendet. Für alle Kunden werden damit

neben den Adress informationen auch die Konditionen, Mahn infor mationen und

weitere Daten wie Gruppierungen etc. verwaltet.

> Listen

Die Auswertung der Stammdaten erfolgt über eine Auswahl standardmässig vordefi­

nierter Listen mit verschie denen Gestaltungsmöglichkeiten wie Projektstammblatt und

Pro jektliste sowie Personalstamm­, telefon­, Geburtstags­, Adress­ und Kunden listen.

Für individuelle Auswertungen steht zusätzlich der Report Writer AbaReport zur

Verfügung, der Daten aus allen ABACUS­Applikationen auswertet.

> Dossiers

Mit der Dossierverwaltung lassen sich den Projekten beliebige Dokumente wie Kor­

respondenz, Verträge, Pläne, Bilder, Animationen etc. zuordnen, die einen schnellen

und auch vollständigen Überblick über das Projekt oder den Kunden ermöglichen.

23

s ta m m D at e n

H i g H l i g H t s

> Kostenstellen

Für jedes Projekt kann die Verknüpfung zur Kostenrechnung definiert werden. Dabei

ist es möglich, ein Projekt auf verschiedene Kostenstellen / Kostenträger zu verteilen.

Diese Zuordnung kann in der Stundenerfassung vom Benutzer geändert werden.

> Aktuelle Zahlen

In der Saldomatrix des Projektstamms können beliebige Zahlen – Ist, Budget, bereits

fakturiert etc. – oder auch eine verdichtete Auswertung im Projektstamm als Infor­

mation angezeigt werden. Die Zahlen werden für den gewählten Zeitraum für das

selektierte Projekt berechnet, womit eine schnelle Übersicht gegeben ist.

> Flexibel anpassbare Projektstammtabellen

Projektstammtabellen lassen sich durch zusätzliche Register mit frei definierbaren

Feldern erweitern. Spezifische Eigenschaften von Projekten, die sich im Laufe der Zeit

verändern, werden auf zeitabhängigen Benutzerfeldern datumsbezogen geführt. So

sind Änderungen jederzeit nachvollziebar.

> Zugriffsrechte

Für die Anwender wird der Zugriff auf Projekte festgelegt. Somit ist sichergestellt, dass

beispielsweise in Übersichts­ oder Detaillisten nur diejenigen Projekte gezeigt werden,

die der Anwender, zum Beispiel der Projektleiter, einsehen darf.

> Notizen

Pro Projekt lassen sich mehrere Notizblöcke erfassen. Diese können z.B. als Kopftext

auf der Rechnung ausgedruckt werden. Die Bedienung der Notizblöcke entspricht

einer einfachen textverarbeitung mit vordefinierten text bausteinen.

StAMMDAtEN

l e i s t u n g e n e r f a s s e n u n D v e r r e c H n e n

„Die Möglichkeit, Daten für geleistete

Arbeit direkt vor Ort beim Kunden zu

erfassen und via Internet zu übertragen,

vereinfacht meinen administrativen

Aufwand ganz erheblich.“

25

Die benutzerfreundlichkeit von AbaProject zeigt sich besonders bei den verschie-

denen erfassungsmasken und ihrem Aufbau. Dabei wurde beim Design der

erfassungsbildschirme viel Wert auf eine effiziente Arbeitsweise gelegt. Das

resultat sind verschiedene gestaltbare Masken, die sich für unterschiedliche

erfassungsarten und -rhythmen anbieten.

Wochenansicht für Leistungserfassung

Sämtliche Leistungen werden wöchentlich für jeden Mitarbeiter in tabellarischer Form

erfasst und dargestellt. Neben der Projektnummer und ­bezeichnung, der Leistungsart

und ­bezeichnung können pro Wochentag geleistete Stunden, Spesen, Abwesenheiten

etc. erfasst werden. Pro tag und pro Woche wird für jede Mengeneinheit ein total gebil­

det, das dem Mitarbeiter eine einfache Kontrolle über die gearbeiteten Stunden, die

Spesen etc. ermöglicht.

Monatsansicht für Leistungserfassung

Diese Variante zeigt in tabellarischer Form in der Vertikalen die erfassten Leistungen und

Projekte und in der Horizontalen die tage des selektierten Monats. Im tabellenfuss wer­

den individuelle Infor mationen wie Gleitzeitsaldo, Ferienkontrolle, total gearbeitete

Stunden etc. dargestellt.

tagesansicht für Leistungserfassung

Werden Leistungen täglich und sehr detailliert erfasst, eignet sich der tagesrapport

besonders gut. Die Erfassung und Darstellung der Leistungen erfolgt ebenfalls in einer

tabelle. Neben der Projektnummer und ­bezeichnung, der Leistungsart und ­bezeich­

nung werden geleistete Stunden, Spesen, Abwesenheiten etc. und ein kurzer text

erfasst. Alle Leistungen mit derselben Mengeneinheit werden für den jeweils aktiven tag

totalisiert.

In der Wochen­ und in der tagesansicht können für wiederkehrende Erfas sungen eigene

Aufgaben – Leistungsarten, Projekte und texte – definiert werden. Diese bleiben stehen

und müssen nur noch mit geleisteten Stunden pro tag und wahlweise einem Kommentar

ergänzt werden.

LEIStUNGEN ERFASSEN UND VERRECHNEN

l e i s t u n g e n e r f a s s e n u n D v e r r e c H n e n

Kalenderansicht

In der Kalenderansicht können die Leistungen pro Woche und Mitarbeiter erfasst wer­

den. Dabei lassen sich erfasste Stunden auf komfortable Weise mit der Maus auch gra­

fisch verlängern, verkürzen oder verschieben.

Projektleiteransicht

In dieser Übersicht werden die Leistungen für sämtliche Projekte eines Projektleiters dar­

gestellt. Damit erhält der Projektleiter einen schnellen Überblick über seine Projekte und

kann diese somit effizient kontrollieren.

Detaillierte Wochenansicht

Diese Erfassungsmaske ist in zwei teile gegliedert: Im Journalteil werden die letzten

Zeilen angezeigt und für den ausgewählten Mitarbeiter alle Leistungen der gewählten

Woche dargestellt. Der Erfassungsteil ist auf die zentrale Aufnahme der Mitarbeiterstunden

ab Papierbeleg ausgerichtet.

Detailliertes journal

Diese Maske eignet sich vor allem zur Kontrolle und Korrektur bereits erfasster Buchun­

gen. Ihre Reihenfolge im Journalteil ist nach Kriterien, die auch zum schnellen Auffinden

einzelner Buchungen genutzt werden, vom Benutzer frei wählbar:

> Buchungsnummer und ­datum

> Leistungstyp

> Projekt und Datum

> Projekt und Leistungsart

> Benutzer, der die Leistung erfasst hat

> Herkunft der Buchung

Neben den effektiven Leistungen der Mitarbeiter wie geleistete Stunden, Abwesenheiten,

Spesen gemäss Belegen und Kilometern des Privatfahrzeugs können auch Maschinen

und Fahrzeugleistungen in speziellen Masken erfasst werden.

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l e i s t u n g e n e r f a s s e n u n D v e r r e c H n e n

Interne und externe textbausteine

Für jede Erfassungszeile kann neben dem normalen text ein zusätzlicher mehrzeiliger

text erfasst werden. Dabei lässt sich nach internen und externen Informationen unter­

scheiden. Externe Informationen können auf der Rechnung ausgewiesen werden.

Listen mit Suchfunktionen

Strukturierte Listen garantieren auch bei umfangreichen Leistungskatalogen und Projekt­

stämmen einen schnellen Zugriff auf einzelne Leistungsarten und Projekte.

erfassungshilfen

Wird beim Erfassen eine vordefinierte Anzahl Stunden pro tag und Mitarbeiter über­

schritten, warnt das System den Benutzer. Soll die Buchung trotzdem gespeichert wer­

den, markiert das System diese, was spätere Kontrollarbeiten erleichtert.

Kontrolltotale pro Mengeneinheit ermöglichen den Mitarbeitern die Kontrolle der erfass­

ten Stunden, Spesen und Kilometer pro tag und Woche.

journale

Für die Erfassung von Budgets steht ein separates Journal zur Verfügung, in dem Leis­

tungen in demselben Detaillierungsgrad budgetiert werden wie die effektiven Leistungen.

Weitere Journale dienen der Erfassung von Akontobeträgen, Pauschalen wie Wartungs­

beträge, Honorare etc. Diese Journale können in der Fakturierung selektiert werden.

berechtigungen

Erfassungsperioden lassen sich sperren, damit keine neuen Buchungen erfasst oder

bestehende korrigiert werden können.

Im Weiteren kann pro Benutzergruppe die Berechtigung gezielt für folgende tätigkeiten

erteilt werden:

> Leistungen erfassen

> Leistungen kontrollieren und freigeben

> Budgetieren

> Erfassen von Akontobeträgen

> Erfassen von Pauschalbeträgen

> Zugriff auf alle Mitarbeiter

LEIStUNGEN ERFASSEN UND VERRECHNEN

Die Rechte für den Zugriff auf Informationen bestimmter Mitarbeiter lässt sich für jeden

Benutzer beliebig festlegen. Damit kann zum Beispiel die Kontrolle der Leistungserfassung

auf eine bestimmte Mitarbeitergruppe limitiert werden.

Zeitkontrolle

In der Zeitkontrolle werden die Kommen­/Gehen­Zeiten pro tag eingegeben. Der Be ­

nutzer hat so die Kontrolle über seine Präsenzzeit und sieht die Differenz zwischen

bereits erfassten Leistungen und effektiver Präsenzzeit. Arbeitet man mit der Zeitkontrolle,

wird diese Differenz automatisch gemäss den vordefinierten Standard ein stel lungen

gebucht.

Fertigmelden

Ist diese Funktion aktiv, müssen die Mitarbeiter jeweils eingeben, bis wann sie ihre

Leistungserfassung abgeschlossen haben. Wird in der abgeschlossenen Periode gebucht,

erscheint eine Warnung. Für Kontrollen zeigt die tabelle „Fertigmeldungen“ eine

Übersicht aller Mitarbeiter mit den Abschlussdaten für „Visum fertig melden“ und

„Leistungserfassung fertig melden“.

Übersicht

In einer tabelle können individuelle Informationen pro tag totalisiert werden, wie zum

Beispiel die Soll­ und Überzeit, das Spesenguthaben etc.

l e i s t u n g e n e r f a s s e n u n D v e r r e c H n e n

29

H i g H l i g H t s

> Gestaltung der erfassung

Erfassungsmasken lassen sich an die Bedürfnisse des Benutzers anpassen: Er kann für

die Leistungserfassung die Darstellung des tages­, Wochen­ oder Projektrapports

selbst gestalten und definieren, welche Spalten dargestellt werden sollen und in wel­

cher Reihenfolge. Um Fehler zu vermeiden kann er jedoch zwingende Spalten nicht

löschen.

> Gleitzeitkontrolle

Gleitzeitsaldo und ­vorträge lassen sich automatisch buchen. Die Vorträge können

dabei mit einer Regel verknüpft werden – zum Beispiel „Nie mehr als 80 Stunden vor­

tragen”. Manuelle Überarbeitungen können selektiv vorgenommen werden. Auf

Wunsch werden die laufende Gleitzeit und Gleitzeitvorträge beim Rapportieren oder

auf Auswertungen angezeigt.

> Freigabe

Für jede Leistungsart lässt sich eine maximal 3­stufige Freigabepflicht definieren.

Damit sind alle Buchungen dieser Leistungsart erst nach dem Visieren zur weiteren

Verarbeitung freigegeben. So erfassen z.B. alle Projektbeteiligten ihre Leistungen im

System selbst; der Abteilungsleiter kontrolliert diese und gibt sie frei.

> eigene Aufgaben

Für wiederkehrende tätigkeiten können Leistungserfassungszeilen als Aufgaben ge ­

speichert und dem Anwender bei jedem Start des Programms vorgeschlagen werden.

l e i s t u n g e n e r f a s s e n u n D v e r r e c H n e n

LEIStUNGEN ERFASSEN UND VERRECHNEN

a u s W e r t u n g e n

„Per Mausklick abrufbare Transparenz

in jeder Phase eines Projekts. So sollte

ein Management-Informationssystem

sein.“

31

Die AbAcUS Leistungs-/Projektabrechnung unterstützt optimal die unterschied-

lichsten Informationsbedürfnisse durch eine Vielzahl von Standardauswertungen.

Diese lassen sich durch den Anwender mit Definitionen so konfigurieren, dass die

gewünschten Informationen auf einfache Weise gewonnen werden können.

Freie Gestaltung

Bei sämtlichen Listen kann der Anwender die Darstellung der Auswertung durch vielfäl­

tige Funktionen zusätzlich gestalten. Dabei lässt sich der Inhalt der Spalten oder der

Zeilen weitgehend frei bestimmen. Diverse Sortiermöglichkeiten erlauben Auswertungen

von Projekten nach unterschiedlichen Reihenfolgen und die Auswertungsperiode kann

vom Benutzer frei bestimmt werden.

Durch individuell definierbare Systemvorschläge, die der Anwender selbst erfasst und als

Vorgabe speichert, ist es möglich, auf tastendruck die gewünschte Auswertung sofort

und ohne Parametrisierungen zu erstellen und am Bildschirm anzeigen zu lassen oder via

Mail zu versenden.

journale und Auswertungen

Diverse Auswertungen geben einen schnellen Überblick über die erfassten Leistungen.

Listen, nach unterschiedlichen Reihenfolgen aufbereitet, ermöglichen so eine detaillierte

Darstellung von Projekten, Kunden, Lieferanten, Leistungen und Mitarbeitern.

Mitarbeiterliste

Mit dieser Liste lässt sich für den Mitarbeiter ein Arbeitsnachweis pro Periode detailliert

nach Projekten darstellen. Welche Leistungen in den Spalten dargestellt werden ist vom

Unternehmen abhängig und kann deshalb vom Anwender selbst bestimmt werden. Im

Weiteren lassen sich die Leistungen getrennt nach fakturierten und nicht fakturierten

Leistungen darstellen. Dies ermöglicht auch die Berechnung von Produktivitätskennzahlen

auf Basis der in der Auswertung ausgewiesenen Daten.

AUSWERtUNGEN

a u s W e r t u n g e n

Kombinierte Auswertungen

Projektinformationen lassen sich gezielt nach bis zu drei der folgenden Kriterien auswer­

ten: Projekt, Mitarbeiter, Leistungsart, Abrechnungscode, Kunde und Lieferant.

Verdichtete Projektlisten

Der Benutzer kann die Verdichtung und die Darstellung der Buchungen pro Leistungsart

frei definieren. Dabei stehen drei Auswertungsreihenfolgen zur Verfügung: nach Projekt

und Projektgruppierung, nach Kunde und Gesamtunternehmung oder nach Kontakt­

person.

Die Auswertungen lassen sich selektiv für geplante, laufende und abgeschlossene

Projekte erstellen.

Projektübersicht

Diese Auswertung bietet eine verdichtete Übersicht über ein bestimmtes oder mehrere

Projekte. In den Spalten können die Leistungen frei gruppiert dargestellt werden und in

den Zeilen werden verschiedene totalisierungen wie fakturierte Beträge, noch zu faktu­

rierende Beträge, nicht verrechenbare Beträge etc. gezeigt. So kann beispielsweise auch

eine Spalte mit der Über­ oder Unterdeckung pro Projekt definiert werden. Die Liste kann

nach folgender Reihenfolge erstellt werden, wobei pro Sortierkriterium ein total gebildet

wird: nach Projekt und Projektklassierung, nach Kunde und Gesamtunternehmung oder

nach Kontaktperson.

Projektübergreifende verdichtete Auswertungen nach Abteilung, Filiale etc. lassen sich

mit der Standardklassierung oder einer alternativen Klassierung erstellen.

Saldoliste

Für einen schnellen Überblick über Kunden, Mitarbeiter, Projekte und das gesamte

Unternehmen steht eine Saldoliste zur Verfügung, welche direkt auf die online geführten

Saldodaten zugreift. Damit werden Kostenkontrollen resp. Budgetvergleiche auf der

Stufe Projekt/Leistungsart und Mitarbeiter/Leistungsart möglich. Ergänzend besteht die

Möglichkeit, mit AbaReport individuelle Listen zu erstellen.

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a u s W e r t u n g e n

H i g H l i g H t s

> Kontrollliste

Diese Liste erbringt den Nachweis, welcher Mitarbeiter für die selektierte Monatsperiode

seine Sollzeit oder eine gewisse Anzahl Stunden noch nicht erfasst hat. Diese Aus­

wertung kann mittels AbaNotify automatisch erstellt und verschickt werden.

> Projektübersicht

Sämtliche wesentlichen Informationen werden pro Projekt zusammengefasst und aus­

gewiesen. Besonders sind dies: eine frei definierbare Deckungsbeitragsrechnung, alle

am Projekt beteiligten Mitarbeiter mit Anzahl gearbeiteter Stunden und bereits faktu­

rierte Rechnungen. Auswertungen lassen sich auch auf der Stufe der Klassierung vor­

nehmen.

> Kennzahlen

Frei definierbare Kennzahlen ermöglichen im Anschluss an die Auswertung die Dar­

stellung unterschiedlicher Prozentzahlen auf der Basis von Mitarbeitern und beliebigen

Klassierungsstufen. Basis für die Kennzahlenberechnung sind sämtliche Daten, die in

der Auswertung angezeigt werden können.

> Fakturaliste

Eine schnelle Übersicht über die fakturierten Belege und deren offene Posten nach

Gruppierung, Kunde, Projekt, Hauptprojekt und Kontaktpersonen gibt die Fakturaliste.

Die MWSt­Informationen der Rechnung oder auch Fakturadetails können wahlweise

ausgedruckt werden. ob die Auswertung auf definitiven und/oder provisorischen

Rech nungen basiert, definiert der Anwender selber.

> Zentrales Auswertungsprogramm

Alle Auswertungen, welche AbaProject bietet, sind über ein zentrales Auswertungs­

programm verfügbar. Dies erleichtert dem Anwender den Zugang zu Informationen.

AUSWERtUNGEN

o P t i o n e n z u r a b a c u s a b a P r o j e c t- s o f t W a r e

Die AbAcUS Leistungs-/Projektabrechnung ist als modulares Gesamtsystem auf-

gebaut und lässt sich entsprechend Grösse und Anforderungen eines Unter-

nehmens beliebig skalieren:

> Grundversion inkl. Definitionen, Stammdaten, Leistungen erfassen und verrechnen,

Auswertungen

> optionale Module:

­ Projektfakturierung

­ Fremdwährungen

­ Geschäftsbereiche

­ Mandanten

­ Projektplanung

­ Fristen / Aktivitätenkontrolle

­ Materialverrechnung

­ Kostenstellenverteilung

­ Projektindividualisierung

­ AbaProject­Server / Synchronisation

­ Import­Schnittstelle / Business object

­ Report Writer AbaReport

Die detaillierten Beschreibungen dieser kostenpflichtigen optionen sind verfügbar auf

www.abacus.ch

Programm Auftragsbearbeitung

als ergänzung zur Leistungs-/Projektab rechnung

Ein integriertes Gesamtsystem für die Lagerbewirtschaftung unterstützt effizient die viel­

fältigen Prozesse in den Bereichen Einkauf, Lagerbewirtschaftung und Verkauf.

Das Programm Auftragsbearbeitung bietet Funktionen wie:

> flexibel anpassbarer Produktestamm

> Lagerverwaltung

> automatiersierbare Ablaufsteuerung

> automatische Verbuchung in die Debitorenbuchhaltung und AbaProject

Weiterführende Informationen zur ABACUS Auftragsbearbeitung sind in der separaten

Dokumentation enthalten.

Fremdprodukte / Individual-Lösungen

Mail-ProgrammeIntranet / Internet

e-businessAbaNet

Workflow

Zeiterfassungs-Systeme

e-business AbaShop

SuchmaschineMeldesystem

Standard-Schnittstellen

AbaImmoAbabau

Auftragsbearbeitung Produktionsplanung und -steuerung

Debitorenbuchhaltung

Finanzbuchhaltung / Kostenrechnung Adressmanagement

Anlagenbuchhaltungelectronic banking

Lohnbuchhaltung

Leistungs-/Projekt abrechnung Service- und Vertragsmanagement

Human resources

Kreditorenbuchhaltung

Informationsmanagement Archivierung / Scanning

oPtIoNEN

i n t e g r i e r t e s o f t W a r e f ü r a l l e a n s P r ü c H e

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ABACUS Research AG, Betriebswirtschaftliche Software

CH­9300 Wittenbach­St.Gallen, www.abacus.ch info@abacus.ch

ABACUS Research SA, Business Software

CH­1052 Mont­sur­Lausanne, www.abacus.ch info@abacus.ch

ABACUS Business Solutions GmbH

D­80336 München, www.abacus­solutions.de info@abacus­solutions.de Eck

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