Manual Teórico-Práctico del Módulo Autocontenido...

Administración de la Información en la Oficina

PARA LA CARRERA DE PROFESIONAL TÉCNICO-BACHILLER EN

55667312

a:

L M M

ASISTENTE DIRECTIVO

Capacitado por

Conalep

Manual Teórico-Práctico del Módulo Autocontenido

Específico

Administración de la Información en la Oficina 2

PARTICIPANTES

Director General José Efrén Castillo Sarabia

Secretario Académico Marco Antonio Norzagaray Gámez

Director de Diseño Curricular de la Formación Ocupacional Gustavo Flores Fernández

Autores: Consultores Internacionales FORMO, S.C.

Revisor técnico: Hugo Labastida Herrera

Revisor pedagógico: Patricia Toledo Márquez

Revisores de Contextualización: Armando Guillermo Prieto Becerril Agustín Valerio

Comercio y Administración Manual del curso – módulo Autocontenido Específico “Administración de la Información en la Oficina” Asistente Directivo. D.R. © 2006 CONALEP. Prohibida la reproducción total o parcial de esta obra, incluida la portada, por cualquier medio sin autorización por escrito del CONALEP. Lo contrario representa un acto de piratería intelectual perseguido por la Ley Penal. E-CBCC

Av. Conalep N° 5, Col. Lázaro Cárdenas, C.P. 52140 Metepec, Estado de México.

HECHO EN MÉXICO ISBN: EN TRÁMITE


ÍNDICE

Participantes I. Mensaje al alumno. 7 II. Como utilizar este manual. 8 III. Propósito del Modulo. 11 IV. Especificaciones de evaluación. 12 V. Mapa curricular del curso módulo integrador. 13 Capítulo 1 Definición de los procesos de obtención de información 14 Mapa curricular de la unidad de aprendizaje. 15 1.1.1 Clasificación de la información en la unidad organizacional. 16

Técnica. 16 Documenta. 16 De campo. 16

Administrativa. 16 Documenta. 17 De campo. 17

Contable-financiera. 17 Documenta. 17 De campo 17

1.1.2 Detección del tipo de necesidades 18 Micro. 18 Macro. 18

1.1.3 Proceso de obtención de información. 18 Identificación de la información requerida. 18 Estudio de las necesidades de información de la unidad organizacional. 19 Sistematización de las necesidades de información. 19 Presentación de las necesidades de información. 19

1.2.1 Revisión de las variables y elementos de análisis. 20 Detección de fuentes de Información. 20

Primaria. 20 Documental. 20 De campo. 20

Secundaria. 21 Documental. 21 De campo. 21

Utilización de tipos de técnicas e instrumentos. 21 Cualitativas. 21 Cuantitativas. 23

1.2.2 Determinación de fuentes de información. 25 Confiabilidad. 25 Validez. 25 Procesamiento de las variables de análisis. 26

1.2.3 Selección de técnicas e instrumentos de acuerdo con los factores. 27 Tiempo. 27 Recursos. 27 Relación tiempo-recursos. 28

1.3.1 Elaboración de tabla de especificaciones. 29 Categorías de análisis. 30


Variables. 31 Indicadores. 31

1.3.2 Diseño de instrumentos. 32 De levantamiento de información. 32 De recopilación de información. 32

1.3.3 Verificación de instrumentos. 33 Fase de prueba. 33 Fase de rediseño. 34 Redacción del informe 34

Prácticas y Listas de Cotejo. 36 Resumen. 44 Autoevaluación de conocimientos. 45

Capítulo 2 Organización del levantamiento y recopilación de información. 46 Mapa curricular de la unidad de aprendizaje. 47 2.1.1 Proceso de levantamiento de la información 48

Definición de objetivos. 48 Determinación del universo de aplicación. 48 Determinación de fuentes de información. 49 Determinación de técnicas e instrumentos por aplicar. 49 Determinación de estrategias y acciones a realizar. 50 Determinación de los tiempos de ejecución. 50 Definición de los recursos. 51

Humanos. 51 Reclutamiento. 51 Capacitación. 51 Materiales. 51 Financieros. 51

2.2.1 Seguimiento de actividades. 52 Determinación de validez y confiabilidad del procedimiento. 52 Verificación del perfil de los recursos humanos. 53 Verificación de los tiempos programados. 54 Verificación de la aplicación de los recursos. 54

2.2.2 Formatos para el reporte del proceso de levantamiento y recopilación de información. 55 Formas 55 Requisitación. 55

2.3.1 Aplicación de técnicas e instrumentos de acuerdo con programación. 55 Cumplimiento de criterios de validez y confiabilidad. 55

2.3.2 Elaboración de reporte del levantamiento de la información. 56 Elementos. 56

2.3.3 Proceso de recopilación de información. 56 Identificación de fuentes de información. 56 Consulta de fuentes de acuerdo con la información requerida. 56 Verificación de validez y confiabilidad de la información documental recopilada. 57

2.3.4 Elaboración de reporte de recopilación de información. 58 Objetivo 58

Prácticas y Listas de Cotejo. 59 Resumen. 69 Autoevaluación de conocimientos. 71

Capítulo 3 Recepción y procesamiento de información. 72 Mapa curricular de la unidad de aprendizaje. 73


3.1.1 Planeación de la información. 74 La empresa en el medio. 74 Concepto y elementos de planeación de la información. 75 Necesidades de información de la unidad organizacional. 76 Análisis de la información de la unidad organizacional. 76 Identificación de las áreas en el manejo de información. 77

3.1.2 Organización de la información. 77 Concepto y elementos de la organización. 78 Identificación de la información externa. 78 Identificación de la información interna. 78 Clasificación de la información externa. 79 Clasificación de la información interna. 79 Responsable de la custodia contenido y archivo de la información. 79

3.1.3 Concepto y elementos de la dirección. 79 Supervisión de los mecanismos de operación recepción de información. 80 Delegación de la supervisión de la información. 80 Comunicación de los procedimientos de recepción de información a las unidades de la organización.

81

Establecimiento de indicadores y estándares de información. 82 Establecimiento de controles. 82 Evaluación de los mecanismos de recepción de la información. 82

3.2.2 Procesamiento de datos. 83 Sistemas de procesamiento. 83

Manual. 83 Electromecánico. 84 Electrónico. 86

Sistemas de registro de datos. 87 Unitario. 87 Por lotes. 88 En línea. 88

Validación de entrada. 88 Controles de salida. 89 Respaldo de información procesada. 90 Conservación de información procesada. 90

3.2.3 Identificación de insumos de información. 91 Selección de canales de distribución. 91 Selección de equipos para la distribución de la información. 91 Envío de la información. 92 Verificación del destino de la información. 92 Retroalimentación de la información. 92

Prácticas y Listas de Cotejo. 94 Resumen. 123 Autoevaluación de conocimientos. 125 Glosario de Términos de E-CBNC 126 Glosario de Términos Técnicos. 129 Referencias Documentales. 134


I.- MENSAJE AL ALUMNO

¡CONALEP TE DA LA BIENVENIDA AL CURSO-MÓDULO AUTOCONTENIDO ESPECÍFICO ADMINISTRACIÓN DE LA INFRMACIÓN EN LA OFICINA EL CONALEP, a partir de la Reforma Académica 2003, diseña y actualiza sus carreras, innovando sus perfiles, planes y programas de estudio, manuales teórico-prácticos, con los avances educativos, científicos, tecnológicos y humanísticos predominantes en el mundo globalizado, acordes a las necesidades del país para conferir una mayor competitividad a sus egresados, por lo que se crea la modalidad de Educación y Capacitación Basada en Competencias Contextualizadas, que considera las tendencias internacionales y nacionales de la educación tecnológica, lo que implica un reto permanente en la conjugación de esfuerzos. Este manual teórico práctico que apoya al módulo autocontenido, ha sido diseñado bajo la Modalidad Educativa Basada en Competencias

Contextualizadas, con el fin de ofrecerte una alternativa efectiva para el desarrollo de conocimientos, habilidades y actitudes que contribuyan a elevar tu potencial productivo y, a la vez que satisfagan las demandas actuales del sector laboral, te formen de manera integral con la oportunidad de realizar estudios a nivel superior. Esta modalidad requiere tu participación y que te involucres de manera activa en ejercicios y prácticas con simuladores, vivencias y casos reales para promover un aprendizaje integral y significativo, a través de experiencias. Durante este proceso deberás mostrar evidencias que permitirán evaluar tu aprendizaje y el desarrollo de competencias laborales y complementarias requeridas. El conocimiento y la experiencia adquirida se verán reflejados a corto plazo en el mejoramiento de tu desempeño laboral y social, lo cual te permitirá llegar tan lejos como quieras en el ámbito profesional y laboral.


II.- COMO UTILIZAR ESTE MANUAL

Las instrucciones generales que a continuación se te pide que realices, tienen la intención de conducirte a que vincules las competencias requeridas por el mundo de trabajo con tu formación de profesional técnico bachiller.

Redacta cuales serían tus objetivos

personales al estudiar este módulo integrador.

Analiza el Propósito del módulo

integrador que se indica al principio del manual y contesta la pregunta ¿Me queda claro hacia dónde me dirijo y qué es lo que voy a aprender a hacer al estudiar el contenido del manual? si no lo tienes claro pídele al docente que te lo explique.

Revisa el apartado especificaciones de

evaluación, son parte de los requisitos que debes cumplir para aprobar el curso - módulo. En él se indican las evidencias que debes mostrar durante el estudio del módulo integrador para considerar que has alcanzado los resultados de aprendizaje de cada unidad.

Es fundamental que antes de empezar a

abordar los contenidos del manual tengas muy claros los conceptos que a continuación se mencionan: competencia laboral, unidad de competencia (básica, genérica específica), elementos de competencia, criterio de desempeño, campo de aplicación, evidencias de desempeño,

evidencias de conocimiento, evidencias por producto, norma técnica de institución educativa, formación ocupacional, módulo ocupacional, unidad de aprendizaje, y resultado de aprendizaje. Si desconoces el significado de los componentes de la norma, te recomendamos que consultes el apartado glosario de términos, que encontrarás al final del manual.

Analiza el apartado «Normas Técnicas

de competencia laboral Norma técnica de institución educativa».

Revisa el Mapa curricular del módulo

integrador. Esta diseñado para mostrarte esquemáticamente las unidades y los resultados de aprendizaje que te permitirán llegar a desarrollar paulatinamente las competencias laborales.

Realiza la lectura del contenido de cada

capítulo y las actividades de aprendizaje que se te recomiendan. Recuerda que en la educación basada en normas de competencia laborales la responsabilidad del aprendizaje es tuya, ya que eres el que desarrolla y orienta sus conocimientos y habilidades hacia el logro de algunas competencias en particular.

En el desarrollo del contenido de cada

capítulo, encontrarás ayudas visuales, haz lo que ellas te sugieren efectuar. Si no haces no aprendes, no desarrollas habilidades, y te será difícil realizar los


ejercicios de evidencias de conocimientos y los de desempeño.


Imágenes de Referencia

Estudio individual

Investigación documental

Consulta con el docente

Redacción de trabajo

Comparación de resultados con otros compañeros

Repetición del ejercicio

Trabajo en equipo

Sugerencias o notas

Realización del ejercicio

Resumen

Observación

Consideraciones sobre seguridad e higiene

Investigación de campo

Portafolios de evidencias


III.- PROPÓSITO DEL MÓDULO AUTOCONTENIDO

Al término del curso módulo el alumno manejará la información que se genera, recibe, distribuye y destruye en caso de obsolescencia en una unidad organizacional mediante el apoyo de la toma de decisiones del directivo, para satisfacer los requerimientos de información de la empresa.


IV.- ESPECIFICACIONES DE EVALUACIÓN

Durante el desarrollo de las prácticas de ejercicio también se estará evaluando el desempeño. El docente mediante la observación directa y con auxilio de una lista de cotejo confrontará el cumplimiento de los requisitos en la ejecución de las actividades y el tiempo real en que se realizó. En éstas quedarán registradas las evidencias de desempeño. Las autoevaluaciones de conocimientos correspondientes a cada capítulo además de ser un medio para reafirmar los conocimientos sobre los contenidos tratados, son también una forma de evaluar y recopilar evidencias de conocimiento.

Al término del módulo autocontenido especifico deberás presentar un Portafolios de Evidencias1, el cual estará integrado por las listas de cotejo correspondientes a las prácticas de ejercicio, las autoevaluaciones de conocimientos que se encuentran al final de cada capítulo del manual y muestras de los trabajos realizados durante el desarrollo del módulo integrador, con esto se facilitará la evaluación del aprendizaje para determinar que se ha obtenido la competencia laboral.

Deberás asentar datos básicos, tales como: nombre del alumno, fecha de evaluación, nombre y firma del evaluador y plan de evaluación.

1El portafolios de evidencias es una compilación de documentos que le permiten al evaluador, valorar los conocimientos, las habilidades y las destrezas con que cuenta el alumno, y a éste le permite organizar la documentación que integra los registros y productos de sus competencias previas y otros materiales que demuestran su dominio en una función específica (CONALEP. Metodología para el diseño e instrumentación de la educación y capacitación basada en competencias, Pág. 180).


V. MAPA CURRICULAR DEL MÓDULO

1.1 Definir los procesos de obtención de información para el desarrollo de actividades.

6 hrs.

1.2 Seleccionar técnicas e instrumentos de levantamiento y recopilación, así como fuentes de información, de acuerdo con los criterios establecido

6 hrs.

1.3 Diseñar instrumentos de levantamiento y recopilación de información, de acuerdo con variables que concreten las necesidades de información.

12 hrs.

2.1 Preparar el proceso de levantamiento y recopilación de información para eficientar la operación de la oficina.

6 hrs.

2.2 Coordinar el levantamiento y la recopilación de información, de acuerdo con lo programado, para el seguimiento de la operación de la

6 hrs.

2.3 Levantar y recopilar información de campo, de acuerdo con lo programado, para su organización e interpretación.

12 hrs.

3.1 Definir criterios y mecanismos para la recepción, organización y seguimiento de información, para la planeación de sus actividades dentro de la unidad

10 hrs.

3.2 Definir criterios y mecanismos para el procesamiento y distribución de la información de acuerdo con las necesidades de la unidad

14 hrs.

Resultados de Aprendizaje

Módulo

Unidad de Aprendizaje

3. Recepción y procesamiento de información.

24 hrs.

ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN

LA OFICINA

72 HRS.

1. Definición de los procesos de obtención de

24 Hrs.

3. Organización y levantamiento de

24 hrs.


DEFINICIÓN DE LOS PROCESOS DE OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN

Al término de la unidad, el alumno definirá los procesos de obtención de información mediante el establecimiento de mecanismos para eficientar la operatividad de la unidad organizacional.


Mapa Curricular de la Unidad de Aprendizaje

1.1 Definir los procesos de obtención de información para el desarrollo de actividades.

6 hrs.

1.2 Seleccionar técnicas e instrumentos de levantamiento y recopilación, así como fuentes de información, de acuerdo con los criterios establecido

6 hrs.

1.3 Diseñar instrumentos de levantamiento y recopilación de información, de acuerdo con variables que concreten las necesidades de información.

12 hrs.


Módulo


24 hrs.


LA OFICINA

72 HRS.


24 Hrs.


24 hrs.



ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LA OFICINA SUMARIO

Clasificación de la información en la unidad organizacional

Tipos de necesidades Determinación de la información

requerida Análisis de las necesidades de

información de la unidad organizacional

Sistematización de las necesidades de información

Forma de presentación de las necesidades de información

Revisión de las variables y elementos de análisis

Fuentes de información. Tipos de técnicas Tipos de instrumentos Determinación de confiabilidad y

validez Procesamiento de las variables o

elementos de análisis Selección de técnicas e instrumentos

de acuerdo con los factores Elaboración de tabla de

especificaciones Diseño de instrumentos Verificación de instrumentos

RESULTADO DE APRENDIZAJE 1.1. Definir los procesos de obtención

de información para el desarrollo de actividades.

1.1.1 Clasificación de la información

en la unidad organizacional.

• Técnica Se refiere a todos aquellos documentos que sirven para estructurar el funcionamiento y control de una empresa, ya sea estatal, comercial o mixta; grande, mediana o micro-empresa. − Documental

Consta de organigramas, manuales de operación y procedimientos, actas, contratos, convenios, diario oficial, gaceta, legislación, etc. − De Campo

Entrevistas, encuestas, diarios, investigaciones de mercado, etc. • Administrativa Es básicamente aquella que sirve de base para la toma de decisiones, para el establecimiento de objetivos, análisis y optimización del funcionamiento de un ente comercial. − Documental

Son todos aquellos formatos, organigramas, diagramas de flujo, reportes, expedientes, contratos, circulares, memorándums, análisis y controles establecidos requeridos para el planteamiento y consecución de metas en una empresa. − De campo

Son básicamente diarios oficiales, informes de empresas de actividades similares, encuestas y entrevistas. • Contable-Financiera


Es indispensable para el análisis de la funcionalidad y eficiencia de una empresa, su rentabilidad y posibles proyecciones a corto, mediano y largo plazo. − Documental

Aquí tenemos tanto los reportes de bancos, cobranza, estados financieros, balanza de comprobación, inventarios, reportes financieros de la Bolsa Mexicana de Valores, diario oficial, publicaciones financieras, tasas de impuestos, leyes mercantiles, reportes de ventas, de gastos, inversiones, diarios, noticieros financieros, etc. − De campo.

Encuestas y reportes sobre el comportamiento de los mercados en relación a la actividad específica de una empresa, tipos de cambio monetario, tasas de interés, análisis de mercados, estudios realizados en zonas estratégicas para la planeación y expansión de mercados, estudios de factibilidad y viabilidad de comercialización de nuevos productos, y publicidad. Para contextualizar:


Competencias Lógicas Buscar información relevante que

pueda ayudar al mejoramiento de la administración de la información dentro de la oficina.

- El Alumno Investigara la siguiente la documentación:

• Oficios • Memorando. • Cartas. • Volantes.

1.1.2 Detección de tipo de

Necesidades. Es evidente que las necesidades de información para la operación de una empresa, varían dependiendo de su estructura comercial, giro, magnitud y capacidad económica. • Micro La información a nivel micro se refiere la información que deberá de estar disponible y ser manejadas por cada uno de los integrantes de un área específica; así, un chofer repartidor deberá de disponer de las rutas a seguir en su recorrido, mapas para ubicación, horarios de recibo, manual de operaciones para distribución, devolución y reemplazo de mercancías. • Macro Aquí se tomará en cuenta no sólo la información generada en la empresa para cada área, la cual al procesarse y distribuirse contribuirá a la eficiencia; los informes, reportes, noticias, publicaciones, análisis comparativos, estudios realizados en empresas similares servirán como medios de análisis y control de los procesos de una empresa. Para contextualizar:


Observación

Competencias Analíticas Analizará como el la

administración ayuda a agilizar los procesos de información

- El Alumno Analizará en una oficina ya sea micro o macro de su lo calidad la importancia que tiene la documentación.

1.1.3 Proceso de obtención de

información. • Identificación de la información

requerida. Deberá ser veraz, oportuna y suficiente. Se realizará con base en los objetivos planteados, dependerá del área específica a la que esté dirigida. Por ejemplo; un comprador deberá disponer de listas de precios de los productos que debe adquirir, especificaciones, contar con un listado de calificación de proveedores, descuentos que ofrece cada proveedor, tiempos de entrega, materiales sustitutos, etc. lo que le permitirá seleccionar sus fuentes de información. • Estudio de las necesidades de

información de la unidad organizacional.

Dado que la información se clasifica por objetivos, el análisis de las necesidades de información en una organización, dependerá del área de aplicación, de los

recursos que maneje y la jerarquía a la cual va dirigida. Así, la información financiera y contable ya procesada por esos departamentos, conjuntamente con la generada en área de producción, ventas, distribución y comercialización, permitirán la toma de decisiones adecuadas para la determinación de objetivos a corto, mediano y largo plazo. • Sistematización de las

necesidades de información. Debido a la gran cantidad de información y control de la misma que en la actualidad se debe de utilizar en cualquier empresa, surge la necesidad de implantación de sistemas de clasificación, recopilación, interpretación y transmisión de información; para lo cual se requiere saber la frecuencia con que se requiere actualizar. • Presentación de las necesidades

de información. Estas pueden ser a través de formatos, de diagramas, de informes escritos, videos, publicaciones, catálogos, etc. Para contextualizar:

Trabajo en equipo

Competencias de calidad Utilizar correctamente las técnicas

y procedimientos dentro de la administración de la información de la oficina.

- El Alumno Realizar un estudio acerca de la información ocupada dentro de las


oficinas el cual incluya: • Objetivo. • Características. • Contenido. • Graficas o imágenes.

1.2 Seleccionar técnicas e instrumentos

de levantamiento y recopilación, así como fuentes de información, de acuerdo con los criterios establecidos.

1.2.1 Revisión de las variables y

elementos de análisis. Una variable es una propiedad que puede variar y cuya variación es susceptible de medirse. Ejemplos de variables son: el sexo, la motivación intrínseca hacia el trabajo, el atractivo físico, el aprendizaje de conceptos, la religión, la agresividad verbal, la exposición a una propaganda política, etc. La variable se aplica a un grupo de personas u objetos los cuales pueden adquirir diversos valores respecto a la variable por ejemplo, la inteligencia ya que no todas las personas poseen el mismo nivel de inteligencia las variables adquieren valor para una investigación cuando pueden ser relacionadas con otras. La mayoría de los gerentes entienden mejor los datos estadísticos cuando se nos presentan en forma de cuadros o gráficas permitiendo hacer comparaciones con algún estándar como es el incremento o descenso en las ventas o costos, quien es el responsable. Además es importante que se muestren las tendencias hacia donde van las cosas obtenidas por promedios para excluir las variaciones debidas a los periodos de contabilidad, factores

estaciónales, ajustes de contabilidad y otras variaciones. • Detección de fuentes de

Información. Son los manuales de operación, documentos técnicos, publicaciones, videos, legislación, formatos, reportes etc. • Primaria. Se refiere a la información básica a la que debe acceder una persona para poder orientar sus acciones en la realización de una actividad específica. En este punto podemos ejemplificarlo de la siguiente manera: Para poder planear la producción de un producto, el responsable del área deberá de tener comunicación e información tanto de los inventarios, insumos, equipo con el que cuenta, personal capacitado disponible, tiempo de fabricación y finalmente control de calidad. − Documental.

Se refiere a especificaciones, técnicas, planes y manuales de producción y/o operación, políticas y estándares. − De campo.

Esto es, la información que se recibe del análisis e interpretación de las funciones realizadas en cada área en que se desarrolla un proceso específico. • Secundaria. Las fuentes de información secundaria son aquellas que si bien, no se generan dentro


de la empresa tienen relevancia para el seguimiento, análisis y control de los objetivos preestablecidos de una organización. − Documental.

Tales como diario oficial, libros, legislaciones, reportes de investigación, revistas, etc. − De campo.

Son encuestas y entrevistas, así como sugerencias realizadas a consumidores, usuarios finales, clientes, etc. • Utilización de tipos de técnicas e

instrumentos. Es el conjunto de acciones sistematizadas para la realización de un proceso, éstas se dividen en: − Cualitativas.

Entrevistas, cuestionarios y la observación. − Cuantitativas.

Estadísticas. • Cualitativas − Entrevista

La entrevista consiste en obtención de información oral de parte de una persona, (el entrevistado recabada por el entrevistador directamente) en una situación cara a cara. La información no se transmite en un solo sentido, sino en ambos. Por ejemplo; entrevista de empleo, entrevista de investigación de mercado, entrevista terapéutica, etc.

Tipos de entrevistas: Entrevista libre: en ésta no existe un orden preestablecido a seguir en la obtención de la información. La ilación entre los temas surge espontáneamente. Entrevista dirigida: aquí el entrevistador selecciona de antemano algunos temas de interés para él, y hacia ellos dirige la conversación. Entrevista estandarizada: para reducir algunos de los peligros de la subjetividad se ha empleado la formulación de preguntas previamente establecidas, es decir, el entrevistador lee un formato, del cual no puede salirse. Limitaciones de las entrevistas: a) Conducta del entrevistador. b) Introspección del entrevistador. c) Cooperación. d) Reducción. e) Costo. f) Validez de la entrevista. g) Confiabilidad de la entrevista. − Cuestionarios

Los cuestionarios, denominados a veces también cédulas, consisten en formas impresas en las cuales los sujetos proporcionan información escrita al investigador. Tal vez el instrumento más utilizado para recolectar los datos es el cuestionario que consiste en un conjunto de preguntas respecto a una o más variables a medir. Las preguntas pueden ser abiertas donde no delimitan de antemano las alternativas de respuesta; o


cerradas que contienen categorías o alternativas de respuestas que han sido delimitadas. Es recomendable hacer solamente las preguntas necesarias para obtener la información deseada o medir la variable. Tipos de cuestionarios: Cuestionarios de respuestas abiertas: en este tipo de cédula no existe mayor limitación que la capacidad de expresión y la personalidad del sujeto, así como su disposición para contestar. Cuestionarios de elección forzosa: bajo este encabezado tiene cabida un conjunto numeroso de métodos, cuya idea principal es ofrecer dos o más alternativas al interlocutor, quien debe escoger, solamente entre ellas, aquella igual o más semejante a su propia forma de respuesta. Cuestionarios dicotómicos: este tipo de cuestionarios, la persona se encuentra únicamente entre dos alternativas: afirmativas o negativas. Cuestionarios tricotómicos: en algunas ocasiones también se ofrece la oportunidad de abstenerse, por desconocimiento del asunto o por no haberse formado una opinión al respecto. Comparación por pares: en este método se formula una serie de proposiciones, cada una de las cuales debe ser comparada una vez con todas las restantes. Alternativas múltiples: se ofrecen varias alternativas entre las cuales pueden optar los sujetos.

Limitaciones de los cuestionarios: a) Falta de profundidad. b) Problema por baja escolaridad. c) Muestras. d) Carencia de anonimato. e) Validez de los cuestionarios. f) Confianza en los datos. Precauciones en las redacciones de cuestionarios: a) Empleo de términos con más de un

significado. b) Empleo de términos técnicos o poco

usuales. c) Empleo de cuestiones organizadoras

de estereotipos. d) Solicitud de datos desconocidos. e) Planteamiento de dos preguntas en

una. f) Utilización de preguntas inadecuadas. g) Falta de categorías. h) Fórmulas gramaticales inadecuadas. i) Sugerencia de la respuesta. − Observación

A fin de recolectar datos suficientes para verificar las hipótesis formuladas se hace necesario, precisamente, observar los fenómenos en cuestión, con objeto de determinar una adecuación entre ellos y la hipótesis emplea la palabra observación porque en última instancia, los sentidos del investigador deben percibir los eventos directamente o a través de los registros realizados por algún aparato o los efectuados por el propio sujeto. • Cuantitativas Procesamiento estadístico


El tratamiento estadístico acertado es un problema que implica mucho más que hacer algunas observaciones, y realizar algunas operaciones y llegar a cierto tipo de conclusión; se requiere de la face de planeación y diseño pasando por la face de recolección, análisis e interpretación de los datos las cuales deben llevarse a cabo con reglas bien definidas ya existentes. Análisis de series de tiempo: es la interpretación de variaciones en los volúmenes de hechos, costos de producción, rotación de personal, etc. En periodos iguales y subdivididos en unidades homogéneas de tiempo. Correlación: para determinar el grado de influencia o repercusión mutua entre dos o más series por ejemplo, incremento en las percepciones con incremento en unidades o volumen de personal. Modelos de inventarios: los modelos simples no suponen receso en la entrega y en el mando si es conocido, los modelos probables mantienen modelos de riesgo o de incertidumbre. Muestreo: investigación de mercados, muestreo de trabajo, control y auditoria. Números índices: los factores importantes incluyen la retención del periodo base, del método de ponderación y la selección de los componentes cuando sean incluidos en el índice. Pert: planeación y control de un conjunto complejo de actividades funcionales y relaciones.

Programación lineal: los factores clave incluyen una función objetiva, la elección entre varias alternativas, los límites establecidos en símbolos y las variables que se suponen lineales. Simulación: son largos periodos simulados en pruebas cortas. Grupos complejos de variables que pueden ser manejadas cuando no se dispone de un método matemático. Teoría de colas o líneas de espera: la mayoría de los modelos suponen una distribución específica de las llegadas y los tiempos de salida. Teoría de las decisiones: usada para seleccionar el mejor curso de acción, cuando la información se da en forma probable. Para contextualizar:


Competencia científico-teórica. Aplicar las técnicas administrativas

para el mejoramiento de la administración de la información en la oficina.

- El Alumno Investigar en Internet acerca de revisión de las variables y elementos de análisis ya sean cualitativa y cuantitativas. Entregará un reporte escrito acerca de esta actividad.

Para contextualizar:

Estudio individual

Competencia Emprendedoras


Incorporar nuevas técnicas para el mejoramiento de la administración de la información de la oficina.

- El Alumno Realizará un informe con algunas medidas de mejora acerca de revisión de las variables y elementos de análisis

1.2.2 Determinación de fuentes de

información. • Confiabilidad Se aglutinan bajo esta denominación todas aquellas evidencias tendientes a determinar la consistencia de la prueba: el grado de aproximación con el cual se mide, sin importar aquello que mide. Por ende se refiere al grado con el cual las aproximaciones contendrán errores de medición únicamente, con verse contaminadas por errores de muestreo. Se establecen básicamente tres índices de consistencia: a) Consistencia interna: se refiere a una

medición basada en el análisis interior de datos obtenidos en una ocasión, en la cual se ha aplicado el instrumento a un grupo de personas.

b) Equivalencia: pueden construirse

formas paralelas de la prueba, con objeto de aplicar una, en una ocasión, y la otra en la siguiente, a los mismos sujetos.

c) Estabilidad: cuando se aplica un

instrumento, se deja correr cierto tiempo y vuelve a aplicarse sobre los mismos sujetos, se está en posibilidad

de calcular el coeficiente de estabilidad.

• Validez Por la validez se entiende el grado en el cual el instrumento mide o aprecia aquello que pretende medir o apreciar. No basta que un instrumento se denomine “de inteligencia”, para que realmente mida esa función. Deberá pues, partirse de una definición del atributo en cuestión, estableciendo después el método a seguir en la verificación. Los procedimientos para determinar la validez están en íntima relación con el tipo de la misma. Validez de contenido: se emplea frecuentemente en instrumentos tendientes, a apreciar el aprovechamiento del individuo en una materia escolar o en el dominio de una actividad específica. Validez predicativa: la validez se refiere a la efectividad del instrumento, para indicar por anticipado el nivel de ejecución o de realización de una persona en un determinado tipo de conducta. Validez concurrente: en algunas ocasiones no es posible o no se desea esperar establecer la comparación, entre la puntuación de un instrumento y la conducta futura apreciada mediante un criterio. Validez de construcción: desde el punto de vista investigador y de su tarea, este tipo de validez es el que enmarca inicialmente su labor. • Procesamiento de las variables de

análisis.


El procesamiento de las variables o elementos de análisis en la investigación, debe comprender tanto la recopilación de antecedentes como de datos relativos a la situación actual. Por lo que respecta a la situación actual, se recomienda que para el estudio de un sistema administrativo cubra la información que le permita lo siguiente: a) Definir los objetivos de la unidad del

sistema o área afectada. b) Estudiar la estructura orgánica

actual. c) Revisar las políticas y las normas

administrativas relacionadas con el problema de estudio.

d) Analizar las funciones de cada área y las operaciones asignadas a cada puesto y que tengan relación con el problema.

e) Estudiar los trámites de operación, instructivos contables, instructivos por puestos, manuales de control interno, circulares, reglamentos, etc.

f) Analizar el flujo de operaciones o de la documentación y de las formas de oficina utilizadas.

g) Analizar las estadísticas sobre el volumen de trabajo y de costos de operación.

h) Analizar el equipo de oficina en uso. i) Examinar las condiciones de trabajo:

medio ambiente, relaciones humanas, comunicaciones, grupos informales, etc.

j) Precisar las relaciones o contactos con otras unidades de trabajo.

k) Diseñar nuevos sistemas y procedimientos.



Competencia Tecnológica Utilizar herramientas técnico-

administrativas para el mejoramiento de la administración de la información en la oficina.

- El Alumno Realizará un trabajo acerca de la confiabilidad de la documentación que contenga: • Documentación • Datos de aceptación • Fuente de información. • Lugar Comparará la información en grupo.

1.2.3 Selección de técnicas e

instrumentos de acuerdo con los factores.

• Tiempo El tiempo es una posesión invaluable; no puede comprarse, almacenarse o reabastecerse, y para cada individuo su existencia es limitada. La cantidad de tiempo que se utilice es un factor de importancia no sólo para vivir la vida, sino también en el logro de los objetivos. El éxito en el uso efectivo del tiempo por lo general se caracteriza por varios conceptos básicos. Lo primero es poner por escrito todas las actividades que deban hacerse durante la semana. Segundo compruebe las actividades requeridas de su lista semanal, que se


cumplan a medida que las vayan terminando. Tiempos estándar de oficina: a) Se proporciona una base para la

distribución del trabajo. b) Se puede programar el trabajo de la

oficina. c) Puede determinarse la efectividad del

departamento, de la división y del individuo.

d) Se puede ejercer control sobre los costos de mano de obra.

e) Se mejoran las relaciones humanas. • Recursos Se entiende por recurso a todo aquel material ya sea en forma escrita, equipo, cantidad de dinero o personas de las que se dispone para la realización de un trabajo; en este caso para la utilización de la información. En el caso de los recursos humanos la utilización del tiempo considera la siguiente secuencia de pasos: a) Conocer la situación que se analiza. b) Describir esa situación. c) Descomponerlo a fin de conocer

todos sus detalles y aspectos. d) Examinarlo críticamente y

comprender cada elemento. e) Ordenar cada elemento haciendo

comparaciones y buscando analogías o discrepancias.

f) Definir las relaciones entre cada elemento considerando individualmente y en conjunto, tomando en cuenta que los fenómenos administrativos no se

comporten en forma aislada sino que son producto del mismo ambiente.

g) Identificar y explicar las deficiencias y sus causas formulando un diagnóstico de la situación.

• Relación tiempo-recursos La información es necesaria por dos razones principales: a) como disciplina y b) como base para la toma de decisiones. La información fluye en forma bidireccional lo que incluye el informe de los resultados y el trabajo de una persona, lo que motiva a la integración de esfuerzos para el logro de objetivos predeterminados. Con respecto a la toma de decisiones de la información depende en gran parte el éxito de las metas propuestas pues si la información es la correcta y se transmite a tiempo permite tomar las decisiones mas adecuadas. Para contextualizar:

Sugerencias o notas

Competencia de sustentabilidad Crear un ambiente armónico

dentro de una organización para el pleno desarrollo de actividades administrativas.

- El Alumno Visitará una empresa de su localidad en la cual observe lo siguiente: • Recursos • Relación tiempo-recursos Realizará un informe acerca de las características observadas tratando de ser objetivo en su análisis.


1.3 Diseñar instrumentos de

levantamiento y recopilación de información, de acuerdo con variables que concreten las necesidades de información.

1.3.1 Elaboración de tabla de

especificaciones. Un sistema es una red de procedimientos relacionados y eslabonados en tal forma que logren un propósito determinado. De igual forma un procedimiento es una serie de pasos seleccionados en el trabajo de oficina, por lo general ejecutados por mas de una persona que constituyen una forma reconocida de ejecutar toda una fase principal de la actividad de una oficina; a su vez, un método corresponde a la tarea de un individuo y a una serie de métodos que acumulados e integrados forman un procedimiento: Así, varios procedimientos repetidos, relacionados e integrados forman un sistema. Para elaboración de tablas de especificaciones será necesario describir los procedimientos establecidos en la empresa para analizar si éstos pueden optimizarse. En la tabla de especificaciones se registrará la secuencia de los procedimientos mencionados así como las posibles mejoras a dichos procedimientos. Como ejemplo en la simplificación del trabajo de oficina es el sentido común organizado para eliminar desperdicios de material, de equipo, de tiempo, de energía y de espacio en el desempeño de las actividades de la oficina. Lo anterior implica no sólo la simplificación de los procedimientos y los

métodos sino también a las formas de oficina y el arreglo y disposición del equipo. En un proyecto de simplificación del trabajo se utilizan gráficas que sirven para proporcionar los hechos en una forma clara y comprensible, en general sirven para: a) Ayudar a lograr la organización y

visualización de los hechos. b) Ayudar al análisis y evaluación de estos

hechos. c) Ayudar a formular un procedimiento o

método mejorado. d) Ayudar a convencer a otros del valor

del medio mejorado. El trabajo del diseño de un sistema de información puede dividirse en cuatro partes: a) Ejecución de las tareas administrativas, b) Determinación de las bases del sistema, c) Ejecución de la fase de diseño y d) Evaluación de la fase de diseño. La primera tarea es establecer los objetivos en términos amplios, inclusivos y generales; posteriormente surge la necesidad de búsqueda de información requerida por quién, cuándo y en qué forma. • Categorías de análisis Todo enunciado de las fronteras del sistema depende de los objetivos que se busquen ya que depende de la definición y contenido del sistema propuesto; los requisitos se clasifican en legales, operacionales y contractuales. Las fuentes para la recopilación de hechos pueden ser:

- Organigramas y manuales, que

indican las actividades agrupadas,


la responsabilidad y el trabajo desempeñado.

- Sistema y flujo de información, revela la forma de desempeño del trabajo en el presente y en el pasado.

- Observación del trabajo, para propósitos de verificación.

- Estudio de los datos contables, aplicable a los costos y controles financieros.

- Pláticas con empleados administrativos y operacionales.

- Cuestionarios para todo el personal implicado, útil en un grupo grande de personas y disperso.

- Posibilidades de la automatización de gran parte del trabajo de la oficina.

Toda esta información es importante que sea representada en forma gráfica para su análisis, por lo que se utilizan instrumentos gráficos tales como: a) Organigramas. b) Sociogramas. c) Cuadros de distribución del trabajo. d) Diagramas de flujo. e) Diagramas de programación de

computación. f) Diagramas de distribución de espacio. Una vez organizados los datos éstos son evaluados; el sistema diseñado debe justificarse en términos de los beneficios, de manera que la evaluación del costo de los hechos sea apropiado en la etapa del trabajo de diseño del sistema. • Variables Las variables a considerar para el diseño de un sistema de información son:

- La aplicación de técnicas aceptadas para proporcionar información conforme a especificaciones dadas.

- Generación de un nuevo arreglo para expresar una idea o concepto en particular.

- El sistema debe dar énfasis a la necesidad de la información que se proporciona, a quién se proporciona y para qué propósito.

- Deben cubrirse a satisfacción los requisitos de fecha de cierre adecuados para la información además de los periodos críticos y volumen de trabajo.

- En igual forma deben conocerse las limitaciones de equipo, sobre todo; el sistema propuesto debe ser práctico y económico.

• Indicadores Esta última actividad principal en el diseño de un sistema practica la evaluación para determinar si es satisfactorio; consistente en un repaso cuidadoso del arreglo general y una comparación detallada de las áreas críticas. Se analizará si cumple con los planes a largo plazo de la empresa, si se registra una ampliación o restricción del trabajo. Las futuras áreas problema deberán conocerse como futuros objetivos del problema y evitar la duplicidad de trabajo mediante provisiones. Se deberá investigar la posibilidad de que el sistema pueda ser utilizado en alguna sucursal de la empresa. Finalmente, deberá tomar en cuenta las necesidades de información individuales de cada


gerente; para ello se utilizarán instrumentos tales como: - Árbol de decisiones. - Redes para el análisis lógico de

problemas. - Tablas de decisiones. - Otras técnicas de investigación de

operación. Para contextualizar:

Trabajo en equipo

Competencia Emprendedoras Incorporar nuevas técnicas para el

mejoramiento de la administración de la información de la oficina.

- El Alumno Realzará en equipo instrumentos acerca de levantamiento y recopilación de información como son: • Cuestionarios. • Actas. • Graficas.

1.3.2 Diseño de instrumentos. Las formas y los registros son necesarios para asentar y transmitir información, son necesarios para la existencia y utilización de todo sistema y procedimiento de oficina; son las herramientas para coordinar el trabajo ejecutado en forma de cadena que transmite información, emite ordenes e instrucciones y proporciona datos para la toma de decisiones cubriendo todas las funciones de una empresa. Las formas deben de ser sencillas, incluir la cantidad y clase de

información requerida, de fácil utilización; ya que es receptora y transmisora de datos, también deberán ser de bajo costo. Por lo general se clasifican por la actividad principal a la que pertenecen; pueden ser solo en original o en forma de block con copias o en forma continua; internas o externas. Las formas deben de ser legibles, contener los espacios necesarios para ser llenadas a máquina, computadora o a mano, sus instrucciones deben ser claras y de fácil comprensión. • De levantamiento de información Se refiere a la formulación y confección de instrumentos para la obtención de la información deseada. La forma más importante de reunir información es la entrevista, la cual debe ser hábil y con una objetividad que produzca resultados de una actitud amistosa, que engendre confianza. Cada entrevista debe de estar diseñada para producir hechos: la segunda forma más importante para reunir información es el cuestionario. • De recopilación de información La recopilación de información se refiere a la búsqueda y reunión de información para la solución de un problema; dicha información puede clasificarse de la siguiente manera: a) Información general o primaria, la

cual es reunida por uno mismo. b) Información no directa o secundaria,

la cual fue recopilada por otra persona con algún propósito; ésta se


obtiene de almanaques, enciclopedias, libros de texto, manuales, legislaciones, publicaciones, etc.

En este tipo de información el

observador sabe muy poco de cómo y porqué la información se recogió y de cómo se usó; por lo cual es difícil hacer interpretaciones o tomar decisiones basadas solamente en estas fuentes de información.

La recopilación de información consiste en técnicas que se utilizan para el acopio de información y que incluye desde las fichas bibliográficas hasta la aplicación de cuestionarios con el empleo de las técnicas de muestreo. Recolectar datos implica tres actividades estrechamente vinculadas entre si: a) Seleccionar un instrumento de

medición (de recolección de datos) que debe ser valido y confiable.

b) Aplicación del instrumento de medición (medir la variable).

c) Preparar las mediciones obtenidas para que puedan analizarse correctamente (codificación de los datos).





- El Alumno Aplacará los instrumentos antes diseñados en una empresa u oficia de la localidad. Comentarán en grupo sus resultados.

1.3.3 Verificación de instrumentos. • Fase de prueba Toda medición de instrumento de recolección de información debe reunir dos requisitos esenciales: validez y confiabilidad. Para comprobar la eficiencia de los instrumentos utilizados se realiza una “Prueba Piloto” en la cual se aplican los cuestionarios, entrevistas y métodos estadísticos previamente diseñados en los cuales se evalúan los puntos siguientes: a) La confiabilidad se refiere a que su aplicación repetida produce los mismos resultados. b) La validez se refiere al grado en que una información realmente se aplica a la variable que se pretende medir. • Fase de rediseño Se pueden presentar modificaciones a medida que se obtenga más conocimiento de las pruebas que implica el rediseño del sistema, por lo general esto se limita a determinadas áreas. Se fija un plazo para que el personal se familiarice con el nuevo plan de trabajo y obtenga la eficiencia necesaria para el desempeño de las tareas asignadas. Luego viene un periodo de vigilancia para asegurar que lo planeado


se utilice en forma adecuada y que funcione satisfactoriamente. Durante esta fase se puede requerir de lo siguiente: a) Eliminar o suprimir procedimientos o

pasos de un procedimiento, reemplazo de formas, registros e informes, supresión de unidades u órganos administrativos, baja de plazas.

b) Adición e introducción de un nuevo sistema, una nueva unidad administrativa dentro de la organización y programas adicionales.

c) Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento, tomando en consideración lugar y secuencia de ejecución, así como su realización.

d) Cambios en los procedimientos o las operaciones, redistribución de unidades administrativas, de funciones o del espacio de trabajo, modificaciones en las formas, etc.

e) Introducción de mejoras en el método mediante el análisis de las operaciones de un procedimiento, simplificar las estructuras orgánicas para agilizar los procesos de comunicación, decisión y coordinación.

• Redacción del informe de validez

y confiabilidad. Las medidas de mejoramiento sugeridas deberán presentarse por escrito, redactándose para ello en un informe que además de exponer las razones que

fundamentan los cambios propuestos, faciliten la toma de decisiones al respecto. Un informe constará normalmente de los siguientes elementos: a) Una introducción que resuma el

propósito, enfoque limitaciones y plan de realización.

b) El cuerpo o parte principal del informe donde se consignan los hechos, argumentos y justificaciones.

c) La parte de conclusiones y recomendaciones.

d) Apéndices y anexos. e) Gráficas y cuadros y demás

instrumentos de análisis. f) Auxiliares necesarios para las

propuestas y recomendaciones. Para contextualizar:


Competencia de información Buscar información relevante que

pueda ayudar al mejoramiento de la administración de la información dentro de la oficina

- El Alumno Investigará en Internet acerca de los instrumentos oficiales para la validación de la información como son las auditorias de calidad.


PRÁCTICAS Y LISTAS DE COTEJO

Unidad de aprendizaje 1 Práctica número: 1 Nombre de la práctica: Clasificación de documentos. Definición de los procesos de

obtención de información. Propósito de la Práctica Al término de la práctica, el alumno realizará la detección de

necesidades de información así como la selección y el diseño de técnicas, mediante el uso de instrumentos de levantamiento y recopilación de la información.

Escenario Taller Duración 7 hrs.

Materiales Maquinaria y Equipo Herramienta • Hojas blancas

tamaño carta.

• Lápices.

• Goma de borrar.

• Computadora.

• Impresora.


Procedimiento

Aplicar las medidas de seguridad e higiene. • Evitar la duplicidad de documentos. • Evitar la duplicidad de información.

1 Definir procesos de obtención de información. Nota: Elaborar tres documentos que cubran necesidades micro y macro e información documental y de campo.

• Precisar la información requerida por el usuario. • Clasificar la información según su tipo: • Técnica

− Documental. − De campo.

• Administrativa − Documental. − De campo.

• Contable-financiera − Documental. − De campo.

• Sistematizar las necesidades micro y macro de información de los usuarios considerando los requerimientos ordinarios y previendo los extraordinarios.

• Definir la forma en que se presentará la información. 2 Seleccionar técnicas e instrumentos de levantamiento y recopilación como de fuentes

de información. Nota: Elaborar tres documentos que cubran las técnicas e instrumentos cualitativos y cuantitativos al igual que de las fuentes primarias y secundarias, tanto documentales como de campo.

• Redactar las variables o elementos de análisis que concreten las necesidades de información.


Procedimiento

• Verificar que las técnicas y los instrumentos guarden congruencia entre sí. • Verificar que las técnicas e instrumentos respondan a los criterios de confiabilidad y

validez. • Verificar que las técnicas e instrumentos sean acordes con las necesidades y las fuentes de

información. • Verificar que las técnicas e instrumentos seleccionados permitan obtener información

estadísticamente representativa, en caso de que se trate de información cuantitativa. • Describir la forma en que las técnicas y los instrumentos seleccionados serán aplicados

para procesar las variables o elementos de análisis. • Verificar la congruencia de las técnicas e instrumentos con el tiempo y los recursos

requeridos y disponibles. • Establecer los tiempos y recursos requeridos

3 Diseñar instrumentos de levantamiento y recopilación de información. Nota: Elaborar cuatro instrumentos que cubran las fuentes de información documental y de campo.

• Verificar que los instrumentos: • Cumplan con criterios de organización de la información. • Contengan los datos de identificación y las variables clasificatorias requeridas. • Sean diseñados de acuerdo con una metodología justificada. • Que incluyan el tiempo establecido para su aplicación. • Elaborar las tablas de especificaciones correspondientes a los instrumentos diseñados, con

categorías de análisis, variables e indicadores. • Verificar que la tabla de especificaciones incluya la desagregación de variables en función

de las necesidades de información. • Verificar que el tipo de reactivo corresponda a la variable y al tipo de instrumento. • Verificar que el tipo de categoría de análisis corresponda a la variable y al tipo de

instrumento. • Someter los instrumentos a una fase de prueba para verificar que sean válidos y

confiables:


Procedimiento

• Verificar que cada variable esté cubierta al menos por un reactivo. • Verificar que cada reactivo cubra uno y sólo un aspecto de la variable. • Verificar que los reactivos estén redactados en enunciados breves y precisos. • En caso necesario, someter los instrumentos a una fase de rediseño. • Elaborar el informe de la prueba de validez y confiabilidad por instrumento de

campo. • Elaborar un informe de la práctica que incluya :

− Observaciones − Conclusiones.

Separar los residuos recuperables realizando el acopio de hojas para reciclaje y el reuso de cartuchos de tonner.

Colocar desechos biológicos contaminados y materiales utilizados en recipientes o lugares específicos para cada caso.


Lista de cotejo de la práctica número 1:

Definición de los procesos de obtención de información.

Nombre del alumno: A continuación se presentan los criterios que van a ser

verificados en el desempeño del alumno mediante la observación del mismo. De la siguiente lista marque con una aquellas observaciones que hayan sido cumplidas por el alumno durante su desempeño.

Instrucciones:

Desarrollo Si No No aplica

Aplicar las medidas de seguridad e higiene • Evitar la duplicidad de documentos. • Evitar la duplicidad de información.

1. Definió procesos de obtención de información • Elaboró tres documentos que cubran necesidades

micro y macro e información documental y de campo.

• Determinó la información requerida por el usuario.

• Clasificó la información según su tipo:

• Técnica - Documental. - De campo.

• Administrativa - Documental. - De campo.

• Contable-financiera



- Documental. - De campo.

• Sistematizó las necesidades micro y macro de información de los usuarios considerando los requerimientos ordinarios y previendo los extraordinarios.

• Definió la forma en que se será presentada la información.

2. Seleccionó técnicas e instrumentos de levantamiento y recopilación así como fuentes de información

• Elaboró tres documentos que cubran las técnicas e instrumentos cualitativos y cuantitativos y las fuentes primarias y secundarias, tanto documentales como de campo.

• Redactó las variables o elementos de análisis que concreten las necesidades de información.

• Verificó que las técnicas e instrumentos fueran acordes con las necesidades y las fuentes de información.

• Verificó que las técnicas y los instrumentos guardaran congruencia entre sí.

• Verificó que las técnicas e instrumentos respondieran a los criterios de confiabilidad y validez.

• Verificó que las técnicas e instrumentos seleccionados permitieran obtener información estadísticamente representativa, en caso de que se tratara de información cuantitativa.



• Describió la forma en que las técnicas y los instrumentos seleccionados fueron aplicados para procesar las variables o elementos de análisis.

• Verificó la congruencia de las técnicas e instrumentos con el tiempo y los recursos requeridos y disponibles.

• Estableció los tiempos y recursos requeridos. 3. Diseñó instrumentos de levantamiento y recopilación

de información.

• Elaboró cuatro instrumentos que cubran las fuentes de información documental y de campo.

• Verificó que los instrumentos: • Cumplieran con criterios de organización de la

información.

• Incorporaran los datos de identificación y las variables clasificatorias requeridas.

• Fueran diseñados de acuerdo con una metodología justificada.

• Que incluyeran el tiempo establecido para su aplicación.

• Elaboró las tablas de especificaciones correspondientes a los instrumentos diseñados, con categorías de análisis, variables e indicadores.

• Verificó que la tabla de especificaciones incluyera la desagregación de variables, en función de las necesidades de información.



• Sometió los instrumentos a una fase de prueba para verificar que fueran válidos y confiables:

• Verificó que cada variable estuviera cubierta al menos por un reactivo.

• Verificó que cada reactivo cubriera uno y sólo un aspecto de la variable.

• Verificó que los reactivos estuvieran redactados en enunciados breves y precisos.

• En caso necesario sometió los instrumentos a una fase de rediseño.

• Elaboró el informe de la prueba de validez y confiabilidad por instrumento de campo.

Separó los residuos recuperables realizando el acopio de hojas para reciclaje y el reuso de cartuchos de tonner.

Colocó desechos biológicos contaminados y materiales utilizados en recipientes o lugares específicos para cada caso.

Observaciones:

PSP:

Hora de inicio:

Hora de término:

Evaluación:


RESUMEN

La información deberá de ser verás, oportuna y suficiente; puede ser documental y de campo. La información se clasifica en técnica, administrativa y contable-financiera, dependiendo de las necesidades de una organización se subdivide en micro (información propia de la organización) y macro (es información externa la cual servirá para enriquecer la información propia de la empresa y/o como asistente para control). Una vez determinados los objetivos a desarrollar, la información se clasificará, recopilará, analizará y se diseñarán las formas apropiadas para su presentación y distribución a las áreas que la requieran. El manejo de información requiere de una sistematización, la cual deberá tomar en cuenta aspectos como los recursos materiales y humanos con que cuenta la

organización, su estructura y capacidad financiera para determinar la viabilidad de las acciones a desarrollar. La recopilación de información se auxilia de técnicas cuantitativas y cualitativas para su desarrollo durante el proceso de recolección, clasificación y análisis de la información, es necesario determinar la validez y confiabilidad de la misma para asegurar la consecución de los objetivos preestablecidos. Los instrumentos para un sistema de información deben pasar por una fase de prueba llamada “prueba piloto”, al finalizar esta fase se llevará a cabo un rediseño de las áreas en donde se hayan localizado problemas con la finalidad de optimizar la funcionalidad del sistema de información.


AUTOEVALUACIÓN DE CONOCIMIENTOS

1. Cita por lo menos tres requisitos que debe reunir la información.

2. ¿Cuál es la función principal de la información?

3. ¿Cuáles son las fuentes de la información?

4. Genéricamente con qué nombre se le reconoce al área responsable de la

recepción y distribución de la información en una empresa.

5. Enumera los puntos que deberá contener la redacción del informe de

validez y confiabilidad.


ORGANIZACIÓN DEL LEVANTAMIENTO Y RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN.

Al término de la unidad, el alumno organizará las actividades para el levantamiento y recopilación de información, mediante el uso de su operatividad en la unidad organizacional de la empresa, para eficientarla.



2.1 Preparar el proceso de levantamiento y recopilación de información para eficientar la operación de la oficina.

6 hrs.

2.2 Coordinar el levantamiento y la recopilación de información, de acuerdo con lo programado, para el seguimiento de la operación de la

6 hrs.

2.3 Levantar y recopilar información de campo, de acuerdo con lo programado, para su organización e interpretación.

12 hrs.


Módulo


24 hrs.


LA OFICINA

72 HRS.


24 Hrs.


24 hrs.



SUMARIO

Definición de objetivos Determinación del universo de

aplicación. Determinación de fuentes de

información. Determinación de técnicas e

instrumentos por aplicar. Determinación de estrategias y

acciones a realizar. Determinación de los tiempos de

ejecución. Definición de los recursos. Seguimiento de actividades. Formatos para el reporte del proceso

de levantamiento y recopilación de la información.

Aplicación de técnicas e instrumentos de acuerdo con la programación

Elaboración de reporte del levantamiento de la información

Identificación de fuentes de información

Consulta de fuentes de acuerdo con la información requerida

Verificación de validez y confiabilidad de la información documental recopilada

Elaboración de reporte de recopilación de información

2.1 Preparar el proceso de

levantamiento y recopilación de información para eficientar la operación de la oficina.

2.1.1 Proceso de levantamiento de la

información • Definición de objetivos

Los objetivos son el por qué de la organización, son las metas a realizar ya sea a corto o largo plazo. Principios para el establecimiento de objetivos: 1.- Se deben fijar los objetivos con

precisión. 2.- Principio de flexibilidad: que tan

congruentes pueden ser. 3.- Principio de participación: se logra en

función a los colaboradores. 4.- Principio de realismo: fijar objetivos

alcanzables y realistas. 5.- Principio de objetividad: clasificación,

corto, mediano o largo plazo. • Determinación del universo de

aplicación Los hechos pueden ser organizados en muchas formas distintas, el método más común es por los objetivos a los que se relacionan, por organización (en forma de informes, registros o memorándums) distribuidos a la organización y personal respectivo; el propósito y quién utilizará la información para cada segmento informativo sirve como la clasificación (revela los datos y niveles de decisión así como lo adecuado de la estructura de la información) para el diseño de un sistema amplio y efectivo. También pueden organizarse los hechos por insumos y productos que sirven de base para modificar sistemas existentes. Otra clasificación depende de los métodos de procesamiento de los datos que se está


siguiendo para determinar el tipo de información que se está obteniendo. Finalmente, se pueden clasificar los hechos debido a los principales problemas o quejas detectados en la fase de recolección, lo que separa la información en grandes grupos pero proporciona información significativa y relacionada. Después de organizar los datos, éstos son evaluados; de ser posible se les debe asignar valores cuantitativos. Para determinar el universo de aplicación también se debe evaluar el ahorro y su efecto sobre las necesidades y conveniencias. Esta dependerá de los objetivos planteados, así si se requiere información del área de ventas, se tomará en cuenta el personal y funciones que estén involucradas, las escalas de evaluación deberán ser conocidas por el personal que realizará la recopilación de la información. • Determinación de fuentes de

información Las fuentes de información técnicas deberán seleccionarse dependiendo del área a la que se enfoque la necesidad de información. La información interna documental la proporcionarán las personas involucradas en cada proceso, y la información externa se obtendrá por medio de encuestas y entrevistas. • Determinación de técnicas e

instrumentos por aplicar Por lo general la evaluación cuantitativa es más útil en el área de costos, de la exactitud y de la evaluación de la

productividad del empleado y sirva para la consolidación adecuada de los esfuerzos para obtener la optimización deseada. También pueden seguirse las técnicas de muestreo para determinar la exactitud de los datos, de las fuentes y la confiabilidad de los informes y registros. Así mismo, deben establecerse algunos índices de productividad de los empleados y compararlos con los logros en cualquier otra parte o con un nivel que parezca razonable. El diseñador cuenta con pruebas tangibles de lo eficiente que sea el actual trabajo de la información. • Determinación de estrategias y

acciones a realizar El primer paso es la revisión del sistema, el paso siguiente es el rediseño del sistema existente o iniciar uno nuevo; como tercera acción se deberá de poner en práctica el sistema nuevo o rediseñado. Para el mejoramiento de un sistema se debe responder a las siguientes preguntas: a) ¿quién necesita la información?; b) ¿qué clase de información se necesita?; c) ¿en qué forma y qué tan actual debe ser la información?; d) ¿con qué restricciones debe proporcionarse la información? Otra estrategia a considerar es la estructura de las acciones, desde el gerente, sus relaciones con la información y con la acción emprendida. En esencia, para mejorar un sistema de información hay que determinar ¿quién decide y que? y esforzarse para proporcionarle la información para que lo haga; principiando con la alta gerencia y


continuando hacia abajo para suministrar la información especialmente útil. El gerente que delega la toma de decisiones requiere información distinta a la del gerente que toma todas las decisiones. Otra faceta en la estructura de las decisiones, qué efectos o la cantidad y tipo de información, su relación con la actividad emprendida que ayude a emplear el tiempo con mayor efectividad. Un aspecto de suma importancia es la identificación de las áreas de influencia y verdadera importancia denominadas “áreas clave”. • Determinación de los tiempos de

ejecución Es importante que el tiempo en la recopilación de información no sea muy prolongada, ya que podría dar como consecuencia la perdida o retraso en los objetivos para los cuales se requiere. • Definición de los recursos − Humanos

Son todos aquellos recursos con los que la empresa cuenta de una forma de incertidumbre ya que estos recursos no son ni pueden ser propiedad de la empresa como lo son otros, éstos representan la fuerza laboral con la que cuenta la empresa, por lo que son de gran importancia ya que son los que le dan vida a la empresa. − Reclutamiento

Proceso técnico que tiene como objetivo abastecer a la empresa del mayor número de solicitudes para contar con las mejores oportunidades de escoger entre los mejores candidatos idóneos. − Capacitación

Proceso que tiene como objetivo el acrecentamiento del esfuerzo, las habilidades, los conocimientos y experiencias de los miembros de la organización, para así alcanzar la eficiencia y eficacia administrativa deseada. − Materiales

Estos recursos son propiedad de la empresa ya que se conforman por la maquinaria y todo el equipo que se requiere para llevar a cabo las diferentes actividades de cada uno de los departamentos de la empresa. − Financieros

Son los recursos monetarios con que cuenta la empresa es decir, es el capital social o contable además de todos los bienes o activos de su propiedad. Estos son necesarios para el fortalecimiento de la empresa. Para contextualizar:


Competencia Tecnológicas Utilizar herramientas técnico-

administrativas para el mejoramiento de la administración


de la información en la oficina. - El Alumno Investigará como se realiza el proceso de levantamiento de información tomando en cuenta lo siguiente: • Recursos humanos • Recursos financieros. • Recursos materiales. • Recursos técnicos.

2.2 Coordinar el levantamiento y la

recopilación de información, de acuerdo con lo programado, para el seguimiento de la operación de la oficina.

2.2.1 Seguimiento de actividades. Éste consiste en verificar que todas las actividades determinadas para la recopilación de la información, se realicen para lograr las metas programadas (en tiempo, cantidad, calidad, etc.) Para la comparación y valorización de los resultados obtenidos, con los objetivos determinados con anterioridad, y en caso de presentarse desviaciones, identificar cuáles son éstas y corregirlas. • Determinación de validez y

confiabilidad del procedimiento. Al revisar los sistemas o procedimientos de cualquier empresa, se debe compenetrar en sus propósitos, así como si están designados para bien de una dirección; un sistema o procedimiento inadecuado, puede resultar costoso y tal vez impida cumplir las reglas para las que fueron diseñados: La evaluación de un sistema o

procedimiento debe cumplir con tres consideraciones. 1ª. ¿Satisfacen los sistemas y procedimientos todas las solicitudes actuales?, 2ª. ¿Están operando eficientemente?, 3ª. ¿Cuál es su grado de efectividad? Para determinar si un sistema o procedimiento satisface las necesidades actuales de una unidad organizacional deberá considerar: a) Si se ha proyectado el procedimiento

para promover el logro de los objetivos de la compañía y si se ha ejecutado de una manera efectiva.

b) Si el procedimiento opera dentro del esquema que se ha organizado.

c) Si éste proporciona, de manera adecuada, los métodos de control para obtener el máximo de rendimiento con el gasto mínimo de tiempo y esfuerzo.

d) Si las rutinas designadas en el procedimiento indican la ejecución en su secuencia lógica.

e) Si el procedimiento estipula los medios para la coordinación efectiva entre un departamento y el otro.

f) Si se han establecido todas las funciones que se requieren.

g) Si ha sido designada la autoridad necesaria para hacer efectiva la responsabilidad.

h) Si es susceptible de modificarse para mejorar la efectividad.

El punto importante es estar seguro de que el sistema o el procedimiento, han sido proyectados para satisfacer los resultados finales que se desean. Se debe determinar lo que realmente se esté ejecutando, así como dónde, cómo,


cuándo y por quién. Debe estudiarse individualmente cada paso del proceso y debe darse atención a su eficacia. Al mismo tiempo, hay que estar siempre alerta para las mejoras que sean posibles. • Verificación del perfil de los

recursos humanos. En todas las empresas hay la necesidad de un escrutinio frecuente y una evaluación de las políticas y prácticas del personal. La evaluación del personal comprende un análisis de sus costumbres y una revisión para determinar las habilidades, potencia o debilidad del personal. Deberá hacerse una estricta investigación de las condiciones de trabajo, la moral de los empleados, los programas de capacitación, las actividades del servicio, los sistemas para llevar los registros, la evaluación de cargos de la calificación de méritos y el progreso de los empleados. Un medio efectivo para obtener una imagen buena y amplia de las cosas que afectan los sentimientos del empleado promedio es valerse de urnas que recojan la opinión del personal. Otros puntos que requieren evaluación, son la descripción de puestos, los métodos de entrevista, los sistemas de colocación y los métodos para la reclasificación de los empleados. Deberán ser revisadas: 1. Las políticas y procedimientos para

verificar si éstas cumplen y reflejan la filosofía de las relaciones industriales de la empresa.

2. Posibles desviaciones de los reglamentos Federales, Estatales o Locales.

3. Las actividades de los servicios para el personal para obtener de éstos los resultados máximos, en el mejoramiento de la moral y comprobar su eficacia.

Se deberá averiguar las causas de inconformidad con el trabajo, la falta de cumplimiento de las políticas y procedimientos de la compañía, la mala coordinación, etc.; con el objeto de descubrir las omisiones, inconsistencias, errores, deficiencias, fallas e irregularidades. • Verificación de los tiempos

programados Para que en una empresa exista un control eficaz de los tiempos programados, deberán definirse una relación entre los objetivos planeados y los tiempos estimados para su realización, intentando identificar en caso de ser necesarias aquellas desviaciones que se presenten de los factores que las ocasionan. • Verificación de la aplicación de

los recursos. En éste se siguen los mismos lineamientos que en los anteriores, verificando que los recursos humanos, materiales, etc. sean aplicados de acuerdo a lo programado y en caso contrario reunir la información necesaria para identificar las discrepancias existentes, realizar los cambios pertinentes para la obtención de los objetivos. Para contextualizar:


Trabajo en equipo

Competencia Lógicas Comprenderá como el uso

correcto de técnicas administrativas ayudan a la gestión de la administración de la información en la oficina.

- El Alumno Realizará en equipo perfiles ocupacionales de mandos medios dentro de cada área sustancial de la empresa: • Recursos humanos • Recursos financieros. • Recursos materiales. • Recursos técnicos.

2.2.2 Formatos para el reporte del

proceso de levantamiento y recopilación de información.

• Formas. Antes de elaborar el reporte del levantamiento de la información debe de definirse al usuario ya que deberá adaptarse a éste; deberá de definirse en un contexto; el contexto determina el formato, naturaleza y extensión del reporte de investigación. Los elementos más comunes en un reporte de levantamiento de información son: • Requisitación. a) Portada b) índice c) Resumen d) Introducción e) Metodología aplicada

f) Resultados g) Conclusiones h) Apéndice Para contextualizar:

Repetición del ejercicio



- El Alumno Realizará individualmente el ejercicio anterior agregándole puestos operativos.

2.3 Levantar y recopilar información de

campo, de acuerdo con lo programado, para su organización e interpretación.

2.3.1 Aplicación de técnicas e

instrumentos de acuerdo con programación.

• Cumplimiento de criterios de

validez y confiabilidad. Las empresas se han organizado tradicionalmente según líneas funcionales. Una función es una acción o proceso para los que se adapta o utiliza específicamente una persona o una actividad. Aún cuando existen aspectos comunes en los sistemas de información para funciones específicas, cada sistema tiene que modificarse y diseñarse de manera que corresponda a la industria en la que opera la empresa. Por ejemplo, un sistema


de información que da apoyo a la función de contabilidad de una compañía de servicio a pozos petroleros difiere en muchos aspectos con relación a un sistema que da apoyo a la función de contabilidad de un hospital. Asimismo, la cantidad y variedad de las transacciones determina el grado de sencillez o complejidad del sistema de información que se necesita. Para contextualizar:

Sugerencias o notas

Competencia Analítica Analizará como el la

administración ayuda a agilizar los procesos de información.

- El Alumno Aplicará técnicas diferentes a las usadas dentro de la organización para el levantamiento de información.

2.3.2 Elaboración de reporte del

levantamiento de la información.

• Elementos. Los elementos más comunes en un reporte de levantamiento de información son: a) Portada b) Índice c) Resumen d) Introducción e) Metodología aplicada f) Resultados g) Conclusiones h) Apéndice

2.3.3 Proceso de recopilación de información.

• Identificación de fuentes de

información. Las fuentes de información técnica deberán seleccionarse dependiendo del área a la que se enfoque la necesidad de información. La información interna documental la proporcionaran las personas involucradas en cada proceso, y la información externa se obtendrá por medio de encuestas y entrevistas. Como se mencionó en los capítulos 1 y 2 en los temas 1.2.2., Las fuentes de información pueden ser documentales, videos, medios magnéticos, etc. • Consulta de fuentes de acuerdo

con la información requerida Las fuentes básicas de información son tres según Darkhe para la revisión de la literatura: a) Primarias o directas: Constituye el

objetivo de la investigación y proporciona datos de primera mano como son los libros, catálogos, documentos oficiales, artículo, reportes de asociaciones, trabajos presentados en conferencias o seminarios, artículos periodísticos, testimonios de expertos, películas, documentales y videocintas.

b) Secundarias: Son compilaciones,

resúmenes, listados de referencias (que procesan información de las fuentes primarias).


c) Terciarias: Información sobre mercadotecnia, publicidad, etc., nombres de instituciones internacionales, agencias informativas, dependencias de gobierno, etc.

• Verificación de validez y

confiabilidad de la información documental recopilada.

Para ello se deberá realizar nuevamente una evaluación del planteamiento de los objetivos preestablecidos, lo cual permitirá saber si éstos deben modificarse, si son susceptibles de modificarse o mejorarse, si es necesario cambiarlos o continuarlos. La confiabilidad se refiere a la consistencia de la información basada en comparaciones de estudios realizados con anterioridad, la repetición de la aplicación de los instrumentos a los mismos sujetos aún después de un tiempo determinado. Ya que la validez es el grado en el cuál un instrumento mide o aprecia aquello que pretende medir o apreciar, se deberá de corroborar el contenido, la efectividad que posee para determinar con anterioridad el nivel de ejecución de un individuo ante determinada conducta. Para contextualizar:


Competencia de información Buscar información relevante que

pueda ayudar al mejoramiento de la administración de la información dentro de la oficina

- El Alumno Investigará los tipos de reportes utilizados dentro de la organización para la comparación de información. Al finalizar la actividad entregará un reporte escrito acerca de los reportes para el levantamiento de información.

2.3.4 Elaboración de reporte de

recopilación de información. • Objetivo. El reporte de recopilación permite comunicar los resultados, los cuales deberán definirse con claridad y de acuerdo a las características del usuario receptor. Los resultados en un contexto no académico se presentan con fines comerciales, a ejecutivos que cuentan con poco tiempo para dedicarlo a algún asunto, a personas con menores conocimientos de investigación. Para contextualizar:

Realización del ejercicio

Competencia Emprendedora Incorporar nuevas técnicas para el

mejoramiento de la administración de la información de la oficina.

- El Alumno Realizará en el salón y por equipos un reporte que contenga las formas de reportes de levantamiento de información.



Unidad de aprendizaje 2 Práctica número: 2 Nombre de la práctica: Organización del levantamiento y recopilación de información. Propósito de la Práctica Al término de la práctica, el alumno preparará y coordinará el

levantamiento y recopilación de la información de acuerdo con las necesidades y con lo programado.

Escenario Aula Duración 9 hrs.


tamaño carta.

• Lápices.

• Goma de borrar.

• Computadora.

• Impresora.


Procedimiento


1. Preparar el proceso de levantamiento y recopilación de información. • Elaborar tres documentos, un estudio documental, uno censal y uno muestral que

establezcan el proceso de levantamiento y recopilación de información, que contemplen:

• Definir objetivos. • Precisar universo de aplicación y la muestra de interés así como las fuentes de

información. • Precisar técnicas e instrumentos por aplicar. • Precisar las estrategias y acciones. • Verificar que las estrategias y acciones diseñadas permitan obtener la información

prevista. • Verificar que las estrategias diseñadas consideren medidas alternativas. • Precisar los tiempos de ejecución. • Realizar el reclutamiento y capacitación de los responsables del levantamiento y

recopilación de la información. • Establecer los recursos necesarios para cumplir en tiempo y forma con las

actividades programadas. • Verificar que los componentes del proceso guarden correspondencia entre sí. • Verificar que las acciones programadas correspondan a los tiempos en que se

requiere la información. 2. Coordinar las actividades de levantamiento y recopilación de información. Nota: Elaborar dos reportes de recopilación y levantamiento de información.

• Realizar el seguimiento de las actividades para garantizar la confiabilidad y validez de la información obtenida o en su caso, realizar los ajustes necesarios para el logro de los objetivos.


Procedimiento

• Verificar que se cubra el universo de aplicación o la consulta de las fuentes de información en los tiempos programados.

• Verificar que el reclutamiento y la capacitación de los recursos humanos corresponda al perfil requerido para el levantamiento y la recopilación de la información.

• Verificar que la aplicación de los recursos corresponda a la asignación programada.• Elaborar el reporte de recopilación y levantamiento de información que contenga. • Objetivos logrados y estrategias aplicadas en relación con el universo de aplicación.

• Descripción general de la información obtenida. • Actividades realizadas. • Recursos aplicados.

3. Elaborar un informe de la práctica.





Organización del levantamiento y recopilación de información.



Instrucciones:



1. Preparó el proceso de levantamiento y recopilación de información.

2. Coordinó las actividades de levantamiento y recopilación de información.

3. Elaboró un informe de la práctica.

Separó los residuos recuperables realizando el acopio de hojas para reciclaje y el reuso de cartuchos detonner.



Observaciones:

PSP:

Hora de inicio:

Hora de término:

Evaluación:


Unidad de aprendizaje 2 Práctica número: 3 Nombre de la práctica: Levantamiento y recopilación de información. Propósito de la Práctica Al término de la práctica, el alumno realizará el levantamiento

y recopilación de información, de acuerdo con lo programado y mediante las técnicas e instrumentos cualitativos.

Escenario Aula. Duración 14 hrs.


tamaño carta.

• Lápices.

• Goma de borrar.

• Computadora.

• Impresora.


Procedimiento


1. Realizar el levantamiento de información de campo conforme a la programación establecida.

Nota: Elaborar tres reportes que cubran las técnicas y los tipos de información y no exceder tres jornadas de trabajo.

• Aplicar las técnicas e instrumentos de obtención de información: • Conforme a lo programado. • De acuerdo con la naturaleza del objeto de estudio. • Cumpliendo con los criterios de validez y confiabilidad establecidos. • Verificar que se cumplan con las metas de aplicación establecidas en el

levantamiento de la información. • Elaborar tres reportes de levantamiento de información que cubran las técnicas y

los tipos de información. • Especificar la cantidad de instrumentos aplicados. • Verificar la oportunidad en la aplicación y entrega de la información. • Describir la forma en que se atendieron las contingencias. • Verificar que la entrega de la información obtenida cumpla con los criterios de

ordenamiento y codificación establecidos. 2. Realizar la recopilación de información documental conforme a la programación

establecida. Nota: Elaborar dos reportes, uno por cada fuente de información.

• En caso necesario, utilizar los medios electrónicos para la recopilación de la información.

• Reconocer las fuentes de información en función del objeto de estudio. • Verificar que las fuentes consultadas sean acordes con la información requerida.


Procedimiento

• Verificar que la información recopilada: • Cumpla con los requisitos de validez y confiabilidad. • Esté acorde con el objeto de estudio. • Elaborar dos reportes de información, uno para fuentes primarias, y otro para

fuentes secundarias. • Realizar la descripción general de la información, en función de lo programado. • Describir el proceso de recopilación. • Describir las fuentes consultadas.

• Verificar que la información recopilada cumpla con los criterios de ordenamiento y

codificación establecidos. • En caso necesario, utilizar un software adecuado a las necesidades de la

información. 3. Elaborar un informe de la práctica.





Levantamiento y recopilación de información.



Instrucciones:



1. Acató las medidas de seguridad e higiene. 2. Realizó el levantamiento de información de campo

conforme a la programación establecida.

3. Realizó la recopilación de información documentalconforme a la programación establecida

4. Elaboró un informe de la práctica.




Observaciones:

PSP:

Hora de inicio:

Hora de término:

Evaluación:


RESUMEN Con el objeto de eficientar la operatividad de una unidad organizacional, las actividades del levantamiento y recopilación de información deberán estructurarse de tal manera que los resultados obtenidos al finalizar su análisis se puedan alcanzar los objetivos para los cuáles fueron diseñadas.

Como primer paso se deberán definir los objetivos, a continuación, se determinará el universo de aplicación (hacia qué o quiénes está enfocada la investigación). Para la determinación de las fuentes de técnicas se seleccionarán dependiendo del área a la que se enfoque la necesidad de información. La información interna documental, la proporcionarán las personas involucradas en cada proceso, y la información externa se obtendrá por medio de encuestas y entrevistas.

Para las estrategias, se asegura que los recursos de planeación están clarificados e identificados, la información deberá ser la adecuada para cada uno de los participantes. La discusión será continua y coordinada y Finalmente, la distribución de la información se hará en forma individual, satelital o lineal para asegurar su fluidez

Como objetivo relevante tenemos a la determinación de la validez y confiabilidad de la información, para evitar errores o desviaciones que eviten alcanzar los objetivos de la organización.

La información se clasifica en documental y de campo, en una organización existen de índole técnica, administrativa y

contable-financiera. Las necesidades de información en un ente comercial pueden ser micro (información propia de la organización) y macro (información externa que sirve para enriquecer y de ayuda para control de los objetivos específicos).

La presentación de la información se realizará a través de formatos, diagramas, informes escritos, videos, publicaciones, catálogos, etc.

Los elementos de análisis de la información en una organización comprenden la definición de los objetivos, determinación de la fuentes de información, el estudio de la estructura organizacional, análisis de las funciones de cada área que requiere información, análisis estadístico, volumen y costos de operación así como las condiciones de trabajo que influyen en las formas de comunicación.

Una vez recolectada, clasificada y analizada la información se requiere determinar su confiabilidad (el grado de aproximación y comprobación con pruebas anteriores), así como la validez que es el grado en el cual un instrumento mide o aprecia aquello que pretende medir.

La selección de las técnicas e instrumentos deben ser concordantes con los factores tiempo y recursos tanto humanos como materiales con que cuenta la organización, para asegurar la consecución de sus objetivos.



1. Señala algunos criterios que puedan emplearse para organizar la información.

2. ¿Qué es un documento?

3. Señala una clasificación genérica de los documentos.

4. Señala algunas especialidades en el área de administración de la información.

5. ¿Cuáles son los criterios que pueden emplearse para calificar la recepción de

información?

6. Define los métodos del procesamiento de datos.

7. Describe algunos criterios que deben considerarse para la distribución de la

información.

8. ¿Cuáles son los elementos que conforman el esquema general de la administración

de la información?

9- ¿Cuáles son las funciones de la unidad responsable de manejar la información?

10- Define qué son los recursos y cómo se clasifican


RECEPCIÓN Y PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN.

Al término de la unidad, el alumno, elaborará un plan para la recepción de la información mediante el establecimiento de mecanismos para eficientar la operatividad de la unidad organizacional.



3.1 Definir criterios y mecanismos para la recepción, organización y seguimiento de información, para la planeación de sus actividades dentro de la unidad

10 hrs.

3.2 Definir criterios y mecanismos para el procesamiento y distribución de la información de acuerdo con las necesidades de la unidad

14 hrs.

Módulo


3 Recepción y procesamiento de informació

24 hrs.


LA OFICINA

72 HRS.


24 Hrs.

2 Organización y levantamiento de

24 hrs.



SUMARIO

Planeación de la información Organización de la información Concepto y elementos de la dirección Procesamiento de datos Identificación de insumos de

información 3.1 Definir criterios y mecanismos para la recepción, organización y seguimiento de información, para la planeación de sus actividades dentro de la unidad organizacional. 3.1.1Planeación de la información La planeación es la fase en la cual van a fundamentarse lógicamente los problemas, las hipótesis y los métodos de estudio. • La empresa en el medio. Los componentes esenciales de una organización pueden verse en función del área de trabajo, la cultura, la base de sus activos y los interesados y afectados. Para que una organización funcione sin obstáculos, estos componentes deben estar orientados hacia los mismos objetivos y estar sincronizados entre sí. La información es el ingrediente clave que le permite a una organización lograr y mantener un estado de unidad y armonía. Los factores organizacionales juegan un papel principal en determinar la clase de información que se produce y la forma en que se comunica. Estos factores son la

naturaleza, las categorías, el tamaño, la estructura y el estilo gerencial. a) La naturaleza El propósito de una organización es uno de los factores principales que contribuyen a los requerimientos de información de la organización. Todas las organizaciones son en cierta forma similares en áreas como la nómina, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, y compras, sin embargo, incluso en estas áreas existen características como la orientación al mayoreo o al menudeo, al estar sindicalizados con la orientación hacia productos o servicios, que implican diferencias substanciales en los requerimientos de información. Para identificar o entender los requerimientos de información de una organización específica, primero es necesario entender su naturaleza y la relación inherente entre los datos y el procesamiento de información. b) Categorías La organización se puede clasificar en tres formas: − La organización funcional − La organización divisional − La organización matricial

En la primera, cada gerente es responsable de un área especializada, mientras que en la segunda cada gerente de división está a cargo de todas las funciones de dicha división. En la organización matricial, en


cambio, existen dos formas de arreglo, una en base a las funciones y otra en base a los proyectos y programas. c) Tamaño Este es un factor que afecta los requerimientos de información. Entre más grande sea una organización, mayores serán sus requerimientos de información. A medida que una organización es mayor, las funciones tradicionales de la empresa se segmentan, surgen niveles gerenciales con alcances variables de responsabilidad, y autoridad y la comunicación rutinaria se vuelve más formal. d) Estructura Aún cuando la estructura está en cierta forma relacionada con el tamaño, es un factor separado, debido a que dos organizaciones exactamente del mismo tamaño en términos de ventas, capital y personal pueden diferir radicalmente en su estructura. e) Estilo gerencial También llamada filosofía gerencial, afecta también a los requerimientos de información. Una filosofía gerencial que incorpora conceptos de presupuestos o de costos estándar por lo general requiere más datos y procesamiento de información, que aquellos que consideran que sólo vale la pena medir los costos reales. • Concepto y elementos de

planeación de la información.

A fin de manejar una empresa con gran satisfacción, en la actualidad la administración debe especificar, sus objetivos, establecer los planes y el sistema de procedimientos para ejecutarlos, delegar responsabilidades y autoridades, establecer los métodos adecuados y las normas para su ejecución, aplicar una actitud científica y valorizar los resultados. La tarea de la administración de gobernar, coordinar y controlar las numerosas funciones de un negocio no es una tarea fácil. Su propósito es que las cosas se hagan de la manera más eficiente, es aquí donde la información toma un papel primordial, ya que es en base a ella, que la organización toma las decisiones pertinentes en las diferentes áreas que la componen, de tal suerte que sin ella la unidad económica caminaría sin rumbo y dirección. • Necesidades de información de la

unidad organizacional De acuerdo con el concepto de sistemas totales estaría disponible un receptáculo de información para todo miembro de la empresa en el momento que lo necesitara. Podría averiguarse rápida y seguramente el impacto posible en toda la empresa de una acción en cualquier segmento de la misma. Así, los datos de compras, mercadotecnia e ingeniería podría combinarse para los costos de materiales, inventarios, calidad e información para el flujo de producción; la investigación y el progreso del desarrollo servirían para pronosticar ¿cómo y cuándo realizar


cambios técnicos en una línea de productos? En resumen, se incluirán y relacionarán datos históricos, fiscales y operacionales. • Análisis de la información de la

unidad organizacional. Lo que constituye un sistema o un sistema total de información está determinado por los objetivos que se persiguen, estableciendo sus límites y utilización. El concepto de sistemas totales facilita la planeación y el control administrativo, minimiza los costos y maximiza la eficiencia. Además, la información se mantiene en una sola corriente de datos asegurando la mayor precisión y formato de la información. Como se menciono anteriormente, los componentes esenciales de una organización pueden verse en función del área de trabajo, la cultura, la base de los activos, los interesados y afectados. Para que una organización funcione sin obstáculos, estos componentes deben estar orientados hacia los mismos objetivos y estar sincronizados entre sí. La información es el ingrediente clave que le permite a una organización lograr y mantener un estado de unidad y armonía. Una vez determinadas las necesidades de información se procederá a analizar los resultados (información requerida), comparándolos con la nueva información obtenida para verificar si se obtuvo la información requerida. Normalmente para facilitar este proceso es conveniente determinar o establecer los estándares de

información que reflejen la eficiencia de la unidad organizacional. • Identificación de las áreas en el

manejo de información La información es generada en todos y cada una de las diferentes áreas que componen una organización. Según sea el departamento, la información que proporciona a la empresa, le permite una toma de decisiones correcta y le permite encaminarse a los objetivos planeados con anterioridad. Para contextualizar:


Competencias científico – teóricas Aplicar las técnicas administrativas


- El Alumno Investigara todo los relacionado con el proceso administrativo en el cual encontrará la etapa de planeación, ayudándose de libro de administración y pe páginas Web:

3.1.2 Organización de la información Para organizar la información con base a los objetivos formulados, se requiere de una serie de operaciones lógicas, que nos permitan adecuarla a los mismos pero, cada uno tiene sus problemas para lo cual se requiere de una dirección. La base principal de la observación histórica controlada, está constituida por los documentos que se refiere a cualquier


registro realizado en papel, cinta magnetofónica, película, cinta o tarjeta perforada, diskette, disco compacto y disco duro de computadora. Al consultar documentos es necesario tomar en cuenta su validez y confiabilidad; pero los documentos en sí no son sino un resumen de otros fenómenos; por lo tanto, la lógica de la medición de las transacciones es parte integrante del estudio de los documentos. • Concepto y elementos de la

organización. Se refiere a todos aquellos documentos que sirven para estructurar el funcionamiento y control de una empresa, ya sea estatal, comercial o mixta; grande, mediana o micro-empresa, éstos pueden ser de dos tipos: a) Documental: Consta de organigramas,

manuales de operación y procedimientos, actas, contratos, convenios, diario oficial, gaceta, legislación, etc.

b) De Campo: Entrevistas, encuestas, diarios, investigaciones de mercado, etc.

• Identificación de la información

externa. Esta no es generada dentro de la unidad organizacional y varía según el tamaño de la unidad organizacional. Micro La información a nivel micro se refiere la información que deberá de estar disponible y ser manejadas por cada uno

de los integrantes de un área específica; así, un chofer repartidor deberá de disponer de las rutas a seguir en su recorrido, mapas para ubicación, horarios de recibo, manual de operaciones para distribución, devolución y reemplazo de mercancías. Macro Aquí se tomará en cuenta no sólo la información generada en la empresa para cada área, la cual al procesarse y distribuirse contribuirá a la eficiencia; los informes, reportes, noticias, publicaciones, análisis comparativos, estudios realizados en empresas similares servirán como medios de análisis y control de los procesos de una empresa. • Identificación de la información

interna. Es regularmente generada dentro de la empresa, puede ser documental (manuales de procedimientos, memorándums, formatos, reportes, etc. y de campo; en este caso se refiere a los cuestionarios y entrevistas aplicados al personal que labora en la entidad económica. • Clasificación de la información

externa. Es de 2 tipos: a) Documental que incluye legislaciones,

reportes de investigación, resúmenes de conferencias, libros de temas diversos, manuales, diario oficial, reportes de finanzas, etc.


b) De campo la cual se refiere a las entrevistas y cuestionarios realizados a los consumidores de productos y servicios.

• Clasificación de la información

interna. Se clasifica en: a) Información técnica b) Información Administrativa c) Información contable d) Información financiera • Responsable de la custodia

contenido y archivo de la información.

De acuerdo a la jerarquía que exista en la organización, la custodia y archivo de la información debe de estar dada de acuerdo a las políticas existentes en la unidad económica, pudiendo variar de una persona a otra, de acuerdo a su clasificación contenido, confidencialidad, utilidad, etc. Para contextualizar:

Trabajo en equipo



- El Alumno Clasificará la información utilizando algunos sistemas administrativos de archivo como son: • Alfanumérico.

• Numérico. • Pormenorizado. • Geográfico.

3.1.3 Concepto y elementos de la

dirección. La dirección es el nivel más alto de una unidad organizacional, es quien encabeza la línea de mando, las funciones de la dirección son: a) Planeación, implica la selección de

misiones y objetivos y las acciones para lograrlas.

b) Organización, es la estructura de los papeles que las personas desempeñan en una organización, asigna las tareas necesarias para lograr las metas asignadas en la mejor forma posible.

c) Integración del personal, debe identificar los requerimientos de la fuerza laboral para realizar las tareas de manera más eficiente.

d) Dirección, consiste en influir en los seres humanos para que contribuyan a la obtención de las metas organizacionales y del grupo.

e) Control, es la medición y corrección de las actividades de sus subordinados.

f) Coordinación, es armonizar los esfuerzos individuales en la consecución de las metas del grupo.

• Supervisión de los mecanismos

de operación recepción de información.

Existe un flujo de información continuó en las organizaciones, incluso en aquellas que se mantienen relativamente cerradas,


desde el ambiente hacia la organización y viceversa que involucra a los afectados e involucrados de una organización. En la mayoría de las organizaciones, la información y las actividades de procesamiento de la misma se consideran como funciones de apoyo al propósito general de la organización; por lo tanto para identificar y en tender las necesidades de información de una organización específica, es necesario conocer su naturaleza y la relación inherente entre datos y el procesamiento de la información. En una organización la supervisión de los mecanismos de operación y recopilación de información estará a cargo del departamento de sistemas de información, en concordancia con los jefes de departamento, gerentes, directores, etc. • Delegación de la supervisión de

la información. Existen tres clases de trabajadores de la información, que son usuarios primarios de la información, como los gerentes que utilizan la información para el control, planeación y toma de decisiones. Los que son proveedores y usuarios de información como los contadores y finalmente el personal de soporte de la información como las secretarias, programadores, especialistas en informática, administradores de bases de datos y analistas de sistemas. • Comunicar los procedimientos de

recepción de la información a las unidades organizacionales.

La comunicación de la información en una unidad organizacional se compone de los siguientes elementos: − Emisor del mensaje, codifica la

información para que lo comprenda tanto el emisor como el receptor (también puede hacerlo por computadora).

− Uso de un canal de transmisión, la información puede ser oral o escrita, se transmite mediante memorándums, computadora, teléfono, telegrama o la televisión; en ocasiones se usan dos o más canales.

− Receptor de la información, decodifica el mensaje a través de una serie de claves preestablecidas.

Un gerente debe hacer discriminación de la información para evitar la sobrecarga. En una organización la información fluye hacia arriba, hacia abajo y de manera cruzada; la comunicación eficiente fluye de abajo hacia arriba, horizontalmente en niveles organizacionales iguales o similares y diagonalmente y comprende a personas de diferentes niveles que no tienen relaciones directas de autoridad o subordinación. La comunicación escrita tiene la ventaja de ofrecer registros, referencias y defensas legales. Es posible preparar una información y difundirla en forma masiva; la comunicación escrita promueve la uniformidad de políticas y procedimientos reduciendo los costos en algunos casos.


Todas las organizaciones requieren niveles variables de información de control entendido, éste como el medio de comparación de la información con otra anterior o ya existente. A nivel de organización se debe considerar, el elemento táctico donde el procesamiento eficiente de las transacciones es el éxito, el seguimiento de una transacción permitirá conocer el estado de la misma así como los recursos afectados. El elemento estratégico, se refiere a los recursos que se verán afectados por una transacción, de esta forma, una información apropiada de status refleja la disponibilidad de máquinas, habilidades del personal; cuentas por pagar, cuentas por cobrar, pedidos de clientes en proceso, órdenes de compra en proceso, el dinero presupuestado, espacio de almacenamiento y los materiales. • Establecimiento de indicadores y

estándares de información. Considera la calidad y utilidad de la información, la información deriva de las necesidades del usuario. Un usuario puede requerir un estado de flujo de efectivo, otro conoce las ventas por territorio y las ventas por cliente en un mes determinado, otro desea hacer varias consultas al sistema de inventarios, otro desea formular varias preguntas. En la medida que se puedan identificar los requerimientos de información de un individuo ésta deberá orientarse en forma exacta y oportuna para asegurar la obtención de sus objetivos. • Establecimiento de controles.

El componente estructural de controles asegura la protección de la información contra errores y permite la eficacia y eficiencia de operación, en situaciones extremas asegura su integridad. Los controles deberán ser de bajo costo. Los controles son formatos que permiten el vaciado de información, para su seguimiento, análisis e interpretación de la información recopilada puede auxiliarse de diagramas e informes. • Evaluación de los mecanismos de

recepción de la información. Para la evaluación de los mecanismos de recopilación de información se requiere de sus análisis e interpretación, de las acciones que deberá realizarse en forma continua durante todo el proceso de recopilación de información ya que de esta manera se podrán identificar las posibles fallas en la información y corregirse las estrategias para su obtención. Un mecanismo adecuado de recopilación de información adecuado permitirá verificar la validez y confiabilidad de la información y conducirá al éxito de sus objetivos. Para contextualizar:


Competencias científico – teóricas Aplicar las técnicas administrativas


- El Alumno


Investigara en el Internet acerca del proceso de recepción y despacho de la documentación.

3.2 Definir criterios y mecanismos para

el procesamiento y distribución de la información de acuerdo con las necesidades de la unidad organizacional.

3.2.1 Procesamiento de datos. • Sistemas de procesamiento De acuerdo con los mecanismos operativos y tecnológicos utilizados existen 3 tipos básicos de sistemas de procesamientos de información: a) Manual b) Electromecánico c) Eléctrico − Manual

En este tipo de sistemas los datos se registran manualmente, con lápiz o bolígrafo, sobre documentos, empleando para ello caracteres numéricos y/o alfabéticos. Estos documentos por lo general se transfieren manualmente de un lugar a otro; pueden almacenarse temporalmente en casillas o casilleros y, en forma permanente, en archiveros con carpetas, archiveros alfabéticos especiales y otros. Para manejar estos archivos deben establecerse procedimientos de búsqueda manual que permitan localizar con eficiencia los documentos que se requieren en un momento dado.

Los documentos tiene que ser almacenados, arreglados, editados manualmente. Sucede con frecuencia que cierta información debe asentarse sobre varios documentos a la vez; en este caso el auxilio de papel carbón, nos permite acelerar nuestros procesos. Si algún tipo de cálculo es necesario, se hará a mano y posteriormente se registrará sobre los documentos idóneos. Por lo general la escritura de los reportes se realiza después de que el proceso y el cálculo de los datos han sido desarrollados. Estos reportes normalmente se vacían sobre registros que han sido actualizados para reflejar condiciones corrientes. Los sistemas de procesamiento manual resultan engorrosos y lentos. Cuando en un sistema de información, solo se utilizan procedimientos manuales, los errores pueden presentarse fácilmente, sin embargo, los requerimientos de información en muchas organizaciones no precisan el uso de un sistema más complejo que no sea el manual. Es conveniente implantar los sistemas manuales de procesamiento cuando los volúmenes de ésta son reducidos y las operaciones poco repetitivas y cuando, además los cálculos no son excesivamente complejos. Como ventaja de estos sistemas podemos resaltar el aspecto económico, la flexibilidad en cuanto a sus operaciones y su fácil adaptación a posibles cambios. Por otra parte una de las desventajas es que encuadran a las personas en rutinas que una vez conocidas y manejadas por largo tiempo, enajenan la actividad humana,


convirtiendo al individuo en una máquina y anulan su función primaria; la creatividad a través del intelecto. Cuando aumenta el volumen de datos por procesar y el aumento de registros en archivos, el sistema manual se vuelve menos eficiente y más costoso de operar. Las grandes cargas de trabajo requieren un tiempo considerable de proceso y, por tanto el costo de éste aumentará bruscamente en proporción al aumento del número de datos procesados. − Electromecánico

Estos sistemas permiten el proceso de datos con mayor velocidad y exactitud que el anterior sistema, ya que las operaciones del proceso pueden realizarse rápida y eficazmente. Asimismo el volumen de operaciones puede ser incrementado sin aumentar excesivamente los costos, es decir, cuando utilizan equipos electromecánicos, un aumento de volumen de archivos no necesariamente producirá aumentos iguales de personal y costos; una vez que los datos han sido registrados, pueden usarse muchos modos. El proceso de salida es más rápido que en los sistemas mecánicos y los resultados del proceso resultan más legibles, uniformes y exactos que con el método manual. Algunas limitaciones de los sistemas electromecánicos son: a) El proceso no es continuo, ya que

partes del trabajo deben ser pasadas manualmente de máquina en máquina.

b) Los errores no pueden detectarse fácilmente como pueden hacerse en los sistemas manuales.

c) Algunas excepciones de rutina normal tiene que manejarse manualmente.

Muchas veces, la información no es tan rápidamente accesible como pudiese serlo en un sistema manual; esto por lo general sucede cuando se trata de rescatar algún registro en especial o muy poca información. Los datos manejados en sistemas electromecánicos deben, por regla ser manejados en forma secuencial, lo cual es una limitación si nos percatamos de que existen otros mecanismos que pueden dar acceso a la información en forma directa. La principal característica de estos sistemas es la utilización de una codificación diferente a la escritura normal para manejar información; es decir, simbolizar la información ya sea por marcas sensibles, por marcas perforadas o caracteres ópticos o magnéticos. Para ello los datos deben ser manejados por sistemas electromagnéticos, deben convertirse en una codificación que permita su lectura en máquinas electromecánicas. En la mayoría de los casos, los datos contenidos en documentos fuente, deben convertirse en una forma propia que permita su lectura y manejo por estas máquinas, esto es posible con el uso y manejo de equipo de perforadoras de tarjetas y perforadoras de cinta de papel que pueden archivarse para su uso posterior.


La información archivada en tarjetas puede moverse con un sistema electromecánico de registro unitario, de la misma forma en que se haría con documentos en un sistema manual; para ello se cuenta con máquinas: intercaladora, reproductora, tabuladora, reproductora sumaria, calculadora, intérprete; además de una clasificadora, la perforadora y la verificadora. Con las máquinas descritas anteriormente, una vez que los datos han sido perforados sobre tarjeta, éstas pueden usarse para procesar una variedad de diferentes aplicaciones, sin necesidad de hacer una conversión o perforación. Sin embargo un sistema de tarjetas es necesario que un operador lleve manualmente las tarjetas de una máquina a otra. − Electrónico

Para los casos en que haya muchos datos por procesar, los procesos serán más complejos. La velocidad de obtención de información requiere ser muy alta y el sistema, por sus dimensiones demande estar totalmente integrado, la solución radica en el uso de un equipo electrónico. Los diversos pasos que deberían darse con otro tipo de sistema se integran con el uso de uno electrónico, es decir en los sistemas manuales y electromecánicos las operaciones tales como clasificar, reducir, intercalar, calcular o tabular, requieren de la participación de varios hombres o de varias máquinas según sea el caso, además de que deben llevarse a cabo

como procesos independientes y por separado. En cambio en un sistema de cómputo electrónico estas mismas operaciones pueden realizarse en forma integrada y muchas veces más rápido. Asimismo estos sistemas requieren menos espacio físico y menos personal operativo que cualquier otro, y precisan que los datos sean traducidos en impulsos que puedan ser captados por circuitos eléctricos los cuales están articulados por dispositivos magnéticos que los leen y los graban. Los datos en estos sistemas pueden recopilarse de varias maneras: dispositivos que no requieren conversión externa, como los lectores de caracteres ópticos y magnéticos y las terminales de acceso directo; también es posible usar tarjetas perforadas o cintas de papel perforado para capturar información. La información en estos sistemas puede almacenarse en archivos contenidos en cintas magnéticas, tarjetas magnéticas, discos, tambores magnéticos o memorias masivas de núcleos magnéticos. También es posible usar tarjetas perforadas o cintas de papel perforado sólo que como son medios lentos en el sistema eléctrico se usan en forma limitada o en equipos diseñados para tarjetas o para cintas perforadas. Para contextualizar:


Competencias tecnológica Identificar las innovaciones

tecnológicas que ayudan a la


administración de información en la oficina.

- El Alumno Investigará acerca de cuales son los centros de procesamiento de información más importantes en México. Realizará un reporte escrito acerca de esta actividad y lo entregará al PSP.

• Sistema de registro de datos. − Unitario

Entendemos por registro unitario un sistema en el cual uno o más documentos contienen los datos relativos a una sola transacción. Este concepto representó un gran avance en la tecnología del manejo de la información ya que permitió: a) Estandarizar los datos y registrarlos

con una codificación específica, pudiendo así operar sobre ellos de manera uniforme.

b) Usar el mismo archivo varias veces. c) Reacomodar las transacciones en

diferentes formas: • Por número de pedido • Por cliente • Por artículo, etc. • Correlacionar diferentes archivos. d) Diseñar máquinas que realizarán

operaciones rápida y eficazmente. Los documentos más conocidos dentro de este sistema son las tarjetas perforadas. Cuando se decide mecanizar una operación por medio del registro unitario,

es de capital importancia diseñar las tarjetas que usará el sistema. El diseño de las tarjetas se refiere a dos aspectos diferentes: 1. El diseño físico; que indica como serán

las tarjetas en su apariencia. A este respecto existen varias posibilidades:

Color: Pueden obtenerse las tarjetas en cartulina de diversos colores lo cual facilita la identificación de archivos. Esquinas: Las tarjetas perforadas tienen un corte diagonal en una de las esquinas, que sirve para identificar el frente de la tarjeta la parte superior o inferior de la misma. 2. Contenido de la información;

considerando que se utilicen para miles de aplicaciones diversas, es obvio que contienen varias en cada caso y no solo eso sino que para la misma aplicación es muy raro que se usen tarjetas iguales en dos organizaciones diferentes.

− Por lotes

Los datos representan objetos físicos en la vida real. Una entidad tiene ciertos atributos que desea registrar; cada atributo tiene un valor que podría asociarse con él y una representación física de los datos de dicho valor del atributo. Un analista identifica todos los atributos de los datos para una entidad, los cuales proporcionaran información a los usuarios. En algunos casos los datos se calcularán a partir de los atributos ya existentes, anticipándose a las necesidades de los


usuarios. El analista debe conocer la entidad para sugerir a los usuarios, atributos adicionales al definir la descripción de los datos de un sistema. − En línea

Significa que los datos referentes a un evento o transacción, se introducen al sistema en el momento en el que ocurren, su uso depende de los requerimientos de los usuarios y de la oportunidad de la salida producida. Por ejemplo, los datos de un control de inventario requieren de una entrada directa. Además, debido a los procedimientos adicionales de validación y prueba automática insertos en los sistemas directos, la exactitud aumenta de manera significativa. • Validación de entrada. La función de entrada de datos tiene por objeto alimentar el sistema de información con datos requeridos para obtener información que debe generar el sistema. La función de entrada también puede denominarse de captación ya que es la que permite obtener y captar los datos. La función de captación tiene cuatro actividades fundamentales: a) Detección de las fuentes de datos b) Recolección de los documentos c) Conversión de datos d) Validación de los mismos La detección o definición de las fuentes es una actividad de diseño, que a diferencia de otras no se realiza en forma rutinaria; sin embargo resulta de gran importancia para una adecuada operación del sistema.

La recolección implica la obtención, en forma rutinaria de aquellos aspectos que se consideren de interés para plantear, controlar, analizar y conocer mejor la realidad y su dinámica. La conversión consiste en transformar los datos captados a un formato y un código adecuado para su manejo posterior. Se requiere una función de conversión que permita realizar las transformaciones de formato necesarias. La validación implica un filtrado o selección de la información que va entrar al sistema. Esto tiene dos aspectos: a) La necesidad de limitar la entrada de

una cantidad excesiva de datos, de modo que los costos y la operación del sistema no resulten excesivos o sobre cargados.

b) Resulta indispensable cuidar que sólo entren en el sistema los datos que no contengan errores o fallas, pues éste es uno de los elementos básicos para obtener información confiable y adecuada.

• Controles de salida. La función de salida también recibe el nombre de distribución y su objetivo es asegurar que la información requerida sea suministrada a quien la necesite, de modo que resulte útil. Esto implica que el tiempo de respuesta, el formato y el contenido sean adecuados y lleguen a las partes del sistema que lo requieran. La distribución generalmente abarca una función de conversión a un código y a un


formato adecuado, así como una función de transmisión para hacer llegar la información a su destinatario. Es de gran importancia la incorporación de mecanismos que filtren la información de modo que se suministre únicamente la necesaria y evitar sobrecargar al usuario de la información con una cantidad abrumada de ésta. Algunas posibilidades son las que permite condensar y comprimir la información. Cabe mencionar como ejemplo una especificación del usuario que indica a grandes rasgos sus áreas de interés. El concepto de filtrado o de selección de salida del sistema, también tiene aspectos que se relacionan con el carácter confidencial de la información y con la pertinencia de los datos involucrados. Por otros motivos y debido ha que es la parte visible del sistema, la distribución resulta una función delicada de la actividad operativa de un sistema de información. • Respaldo de información

procesada. Cuando se realiza un proceso de levantamiento y recopilación de información es común la cantidad excesiva de documentos y registros con un alto costo de producción, los cuales deberán simplificarse, establecerse y mejorarse. La revisión periódica de los registros en forma periódica permite eliminar aquellos que han perdido relevancia o utilidad. Sin embargo, es necesario que aquellos registros de suma importancia y

trascendencia dentro de una organización como son documentos oficiales sean protegidos utilizando medios tales como la microfilmación para su almacenamiento en bóvedas especiales; la información vital puede protegerse con micropelícula. Muchos registros pueden almacenarse en dispositivos especiales electrónicos en los cuales se almacenan y respaldan con contenidos grandes de información, lo que permite su procesamiento en forma automática en dispositivos electrónicos del tipo de códigos de barras, identificadores visuales personalizados, etc. • Conservación de información

procesada. Un programa de periodos de retención establecidos para cada tipo de registro, es el mejor modo de hacer una limpia continua en la sección de archivo. Cada serie de registros se estimará en términos de su importancia relativa a las funciones y objetivos de la organización. Los registros que trasmitan información que ya no tenga relación con alguna operación actual o futura de la empresa, deberían destruirse después de anotar su contenido. Aquellos otros que contengan información activamente relacionada con la empresa, serán conservados en las áreas de operación hasta que no sea necesario por más tiempo recurrir a ellos. Los registros que contengan información a la que se recurra ocasionalmente, se guardarán en áreas de almacenamiento económicas o centros de registro. 3.2.3 Identificación de insumos

de información.


Ésta está compuesta de datos, imágenes, texto documentos y voz, a menudo entrelazados en forma inextricable, pero siempre organizados en un contexto significativo. La información es el ingrediente clave que le permite a una organización lograr y mantener un estado de unidad y armonía. • Selección de canales de

distribución. Es de acuerdo a las características propia de la empresa, tamaño, estructura, giro, cultura, etc. que los canales de distribución son asignados a todos y cada uno de los diferentes departamentos que la componen. También debe tomarse en cuenta la cantidad de información que será trasmitida y la gente a la que debe de llegar dicha información, de tal suerte que los canales de distribución utilizados deben permitir que la información, no sufra cambio alguno en su estructura y que llegue a su destino de manera oportuna. • Selección de equipos para la

distribución de la información. La tecnología es la caja de herramientas del trabajo en sistemas de información, captura la entrada, activa los modelos, almacena y accesa datos, produce y trasmite salida, y ayuda a controlar todo el sistema. La tecnología consta de tres componentes principales, la computadora y el almacenamiento auxiliar, las telecomunicaciones y el software.

Las telecomunicaciones comprenden el empleo de medios electrónicos y de transmisión de luz para la comunicación de nodos a lo largo de una distancia, el software comprende a los programas que hacen que funcione el hardware de la computadora, el hardware está compuesto de una variedad de dispositivos que proporcionan el soporte físico para los componentes estructurales, de tal manera, que es la tecnología la que proporciona los canales mas apropiados para la distribución de la información en la organización. • Envío de información. Existen una gran cantidad de medios por los cuales es posible la transmisión de la información desde aquellos que son por medio de memorándums, reportes, folletos, audiovisuales etc. o de medios electrónicos, los cuales de acuerdo a la modernidad de nuestros tiempos, es tal vez la más confiable y rápida, ya que permite en cuestión de segundos, trasmitir grandes cantidades de datos a uno o varios usuarios, permitiendo a su vez una respuesta casi inmediata a través del mismo medio, permitiendo una retroalimentación a todos y cada uno de los niveles de la empresa. • Verificación del destino de la

información. La utilidad es la última prueba de la salida, ésta puede asegurarse mediante el contenido suficiente de información y presentación en forma audiovisual para el usuario final. Si la salida es en forma de reporte, deberán aplicarse las normas de diseño para hacerlo más atractivo y


legible, llamando la atención del usuario hacia los aspectos de mayor relevancia, presentar todos los aspectos de un proyecto, medir el rendimiento, evaluar, hacer comparaciones y mostrar relaciones. La salida puede presentar diagramas y gráficas como son de líneas, barras, pastel y pictóricas, enfatizando la información para una toma de decisiones más rápida. • Retroalimentación de la

información. Una vez que el destinatario de la información la recibe, la clasifica y analiza con respecto a la labor que desempeña, ésta puede ser complementada, comentada y regresada o reenviada a otros departamentos con la finalidad de aportar nuevos datos a los procesos que se desarrollan en el área pertinente, dando por resultado un flujo continuo de información que permitirá reevaluar

aspectos relevantes en la consecución de los objetivos de un ente comercial. Para contextualizar:




- El Alumno Comentará en grupo acerca de la investigación realizada con anterioridad.



Unidad de aprendizaje 3 Práctica número: 4 Nombre de la práctica: Planeación de la recepción de información Propósito de la Práctica Al término de la práctica, el alumno elaborará una propuesta

de planeación de la recepción de información, mediante la aplicación de criterios administrativos.

Escenario Empresa. Duración 7 hrs.


tamaño carta.

• Lápices.

• Goma de borrar.

• Máquina de escribir.

• Computadora.

• Impresora.


Procedimiento


1. Acatar las medidas de higiene y seguridad establecidas por la empresa, así como las

relativas a la conservación del medio ambiente y de protección civil. 2. Realizar esta práctica en equipos cuando menos a 2 empresas de sectores distintos

de la localidad. 3. Elaborar grupalmente, bajo la orientación del un guión de entrevista que permita

reconocer: • Áreas funcionales de la empresa y el tipo de información que manejan. • La existencia o no de delegación de la supervisión de información por parte de los

directivos para los subordinados. • El tipo de controles o mecanismos establecidos para la recepción de la

información. • Los formatos empleados para la recepción y control de la información.

4. Entrevistar por equipo al responsable del área funcional de la empresa visitada, asignada por el PSP.

5. Organizar la información recabada. 6. Elaborar un formato para el registro de la información recabada en la entrevista. 7. Registrar la información recabada. 8. Elaborar un cuadro resumen con los datos obtenidos en la guía de entrevista de las

áreas funcionales de la empresa, el tipo de información que manejan, los tipos de controles o mecanismos utilizados para la recepción de información, así como de los formatos empleados para el control y manejo de información.

9. Examinar los resultados obtenidos. 10. Elaborar una propuesta para mejorar la planeación y recepción de la información.

• Conclusiones.


Procedimiento 11. Elaborar un reporte escrito de la práctica realizada que incluya:

• Propuesta para el mejoramiento de la planeación y recepción de la información. • Formatos empleados. • Observaciones.





Planeación de la recepción de información

Nombre del alumno: Instrucciones: A continuación se presentan los criterios que van a ser

verificados en el desempeño del alumno mediante la observación del mismo. De la siguiente lista marque con una aquellas observaciones que hayan sido cumplidas por el alumno durante su desempeño



1. Realizó la práctica en dos empresas. 1. Elaboró un guión de entrevista. 2. Entrevistó por equipo al responsable del área

funcional de la empresa visitada.

3. Organizó la información recabada. 4. Elaboró un formato para el registro de la información

recabada en la entrevista.

5. Registró la información recabada. 6. Elaboró un cuadro resumen con los datos obtenidos. 7. Analizó los resultados obtenidos. 8. Elaboró una propuesta para mejorar la planeación y

recepción de la información.

9. Elaboró un reporte escrito de la práctica realizada de acuerdo con lo solicitado.

10. Realizó la práctica en dos empresas.





Observaciones:

PSP:

Hora de inicio:

Hora de término:

Evaluación:


Unidad de aprendizaje 3 Práctica número: 5 Nombre de la práctica: Control de los procedimientos de recepción de información Propósito de la Práctica Al término de la práctica, el alumno diseñará los

procedimientos y formatos que respondan de manera óptima a las necesidades de la unidad organizacional, mediante una adecuada recopilación de la información.

Escenario Empresa

mediana y grande.

Duración 7 hrs.


tamaño carta.

• Lápices.

• Goma de borrar.


• Computadora.

• Impresora.


Procedimiento


1. Acatar las medidas de higiene y seguridad establecidas por la empresa, así como las relativas

a la conservación del medio ambiente y de protección civil. 2. Realizar la práctica visitando cuando menos dos empresas de sectores distintos de la

localidad. 3. Elaborar, grupalmente, bajo la orientación del PSP un guión de entrevista que permita

reconocer: • Los medios de recepción de información más comúnmente empleados en la empresa. • Los criterios empleados para la selección de mecanismos de recepción de información. • Las áreas críticas del proceso de recepción de información. • Los formatos empleados en la recepción de información. • Los procedimientos de recepción de información empleados en la empresa.

4. Entrevistar por equipo al responsable del área funcional de la empresa visitada. 5. Elaborar un formato para el registro de la información recabada. 6. Registrar la información recabada. 7. Elaborar un inventario de los formatos empleados por el área funcional para la recepción de

información. 8. Elaborar un inventario de los procedimientos empleados por el área funcional para la

recepción de información. 9. Diseñar o rediseñar, cuando proceda, los formatos necesarios para la recepción de

información. 10. Describir los procedimientos necesarios para la recepción de información. 11. Ordenar los formatos y los procedimientos de recepción de información de acuerdo con su

uso. 12. Seleccionar los formatos y los procedimientos más relevantes. 13. Precisar la proporción en que se usa cada formato así como los procedimientos más

importantes. 14. Establecer medidas de control para garantizar el cumplimiento efectivo de la recepción de

información.


Procedimiento 15. Elaborar un reporte escrito de la práctica realizada que incluya:

• Inventario de formatos y procedimientos empleados en la recepción de la información • Formatos y procedimientos diseñados o rediseñados • Relación de los formatos y procedimientos más utilizados • Medidas de control para la recepción de la información • Formatos empleados





Control de los procedimientos de recepción de información.



Desarrollo Si No No

aplica Aplicar las medidas de seguridad e higiene. • Evitar la duplicidad de documentos.

• Evitar la duplicidad de información. 1. Realizó la práctica al menos a dos empresas. 2. Elaboró un guión de entrevista. 3. Entrevistó por equipo al responsable del área funcional

de la empresa visitada.


recabada.

6. Registró la información recabada. 7. Elaboró un inventario de los formatos empleados por

el área funcional para la recepción de información

8. Elaboró un inventario de los procedimientos empleados por el área funcional para la recepción de información


Desarrollo Si No No

aplica 9. Diseñó o rediseñó los formatos necesarios para la

recepción de información

10. Describió los procedimientos necesarios para la recepción de información.

11. Ordenó los formatos y los procedimientos de recepción de información de acuerdo con su uso.

12. Seleccionó los formatos y los procedimientos más relevantes.

13. Determinó la proporción en que se usa cada formato así como los procedimientos más importantes.

14. Estableció medidas de control para garantizar el cumplimiento efectivo de la recepción de información.

15. Elaboró un reporte escrito de la práctica realizada de acuerdo con lo solicitado




Observaciones:

PSP:

Hora de inicio:

Hora de término:

Evaluación:


Unidad de aprendizaje 3 Práctica número: 6 Nombre de la práctica: Procesamiento de la información. Propósito de la Práctica Al término de la práctica, el alumno elaborará una propuesta

para el procesamiento de la información de acuerdo con los requerimientos de operación de la unidad organizacional.

Escenario Empresa mediana y grande. Duración 6 hrs.


tamaño carta.

• Lápices.

• Goma de borrar.


• Computadora.

• Impresora.


Procedimiento


1. Acatar las medidas de higiene y seguridad establecidas por la empresa, así como las relativas a la conservación del medio ambiente y de protección civil.

2. Realizar esta práctica en equipos, visitando cuando menos dos empresas de sectores distintos de la localidad.

3. Elaborar, grupalmente, bajo la guía del facilitador un guión de entrevista que permita reconocer: • El tipo de sistema empleado para el procesamiento de datos en una empresa. • El tipo de registro utilizado. • La forma de respaldar la información procesada. • Los medios empleados para conservar la información. • Los formatos utilizados para el procesamiento de la información. • Los criterios considerados para la elección del método de procesamiento de datos.

4. Entrevistar al responsable del área funcional de la empresa visitada, asignada por el PSP. 5. Organizar la información recabada. 6. Elaborar un formato para el registro de la información recabada en la entrevista. 7. Registrar la información recabada. 8. Describir el procedimiento empleado para el procesamiento de información en la empresa. 9. Examinar los resultados obtenidos. 10. Elaborar una propuesta para el mejoramiento del procesamiento de información. 11. Elaborar un reporte escrito de la práctica realizada que incluya:

• Propuesta para el mejoramiento del procesamiento de información. • Formatos empleados. • Observaciones. • Conclusiones.





Procesamiento de la información



Desarrollo Si No No


• Evitar la duplicidad de información. 1. Realizó la práctica al menos en dos empresas. 2. Elaboró un guión de entrevista. 3. Entrevistó al responsable del área funcional de la

empresa visitada.



6. Registró la información recabada. 7. Describió el procedimiento empleado para el

procesamiento de información en la empresa.

8. Analizó los resultados obtenidos. 9. Elaboró una propuesta para el mejoramiento del

procesamiento de información.


Desarrollo Si No No

aplica 10. Elaboró un reporte escrito de la práctica de acuerdo

con lo solicitado.



Observaciones:

PSP:

Hora de inicio:

Hora de término:

Evaluación:


Unidad de aprendizaje 3 Práctica número: 7 Nombre de la práctica: Diseño de un procedimiento para el procesamiento de la

información. Propósito de la Práctica Al término de la práctica, el alumno diseñará un

procedimiento que agilice y eficiente el procesamiento de información, mediante la utilización actual y futura que se emplea en la unidad organizacional.



tamaño carta.

• Lápices.

• Goma de borrar.


• Computadora.

• Impresora.


Procedimiento



2. Realizar esta práctica, en equipos, visitando cuando menos dos empresas de sectores distintos de la localidad.

3. Elaborar, grupalmente, bajo la orientación del PSP un guión de entrevista que incluya: • Necesidades que pretende resolver el actual mecanismo de procesamiento de información. • Soporte y asistencia técnica requeridos. • Equipo e instalaciones requeridos para la operación del mecanismo. • Procedimiento aplicado para la elección del mecanismo de procesamiento de información. • Capacidad de operación del mecanismo. • Áreas críticas del procesamiento de información. • Procedimientos y formatos para el procesamiento de información. • Medidas preventivas y de control para el procesamiento de información. • Formas y procedimientos empleados para el procesamiento de información.

4. Entrevistar al responsable del procesamiento de información. 5. Organizar la información recabada. 6. Elaborar un formato para el registro de la información recabada en la entrevista. 7. Registrar la información recabada. 8. Elaborar un cuadro sinóptico con información más significativa obtenida durante la visita

realizada, se sugiere incluir la siguiente: • Áreas críticas del procesamiento de información. • Formas y procedimientos actuales para el procesamiento de la información. • Capacidad de operación del mecanismo empleado para el procesamiento de datos. • Medidas preventivas para el control y mantenimiento del mecanismo para el procesamiento de

información 9. Elaborar, por equipos, una propuesta para el mejoramiento del procesamiento de información

que incluya: • Indicadores para medir la operación del procesamiento de la información.


Procedimiento

• Medidas de control para la operación del mecanismo. • Diseño y rediseño de los formatos y procedimientos para optimizar los resultados del

procesamiento de información. • Plano de distribución de las áreas involucradas en el procesamiento de información. • Estadísticas probables de operación del mecanismo del procesamiento de la

información. 10. Exponer, por equipos, la propuesta y sus conclusiones derivadas del punto anterior. 11. Elaborar un reporte escrito que contenga:

• Requerimientos del punto 8. • Observaciones. • Conclusiones.





Diseño de un procedimiento para el procesamiento de la información.



Desarrollo Si No No


• Evitar la duplicidad de información. 1. Realizó la práctica a cuando menos dos empresas. 2. Elaboró un guión de entrevista. 3. Entrevistó al responsable del procesamiento de

información en la empresa visitada.



6. Registró la información recabada. 7. Elaboró un cuadro sinóptico con información más

significativa obtenida durante la visita realizada

8. Elaboró una propuesta para el mejoramiento del procesamiento de la información considerando:

9. Expuso por equipos la propuesta y sus conclusiones derivadas del trabajo realizado.


Desarrollo Si No No

aplica 10. Elaboró un reporte escrito de la práctica realizada de

acuerdo con lo solicitado.



Observaciones:

PSP:

Hora de inicio:

Hora de término:

Evaluación:


Unidad de aprendizaje 3 Práctica número: 8 Nombre de la práctica: Distribución de la información. Propósito de la Práctica Al término de la práctica, el alumno elaborará una propuesta

destinada a mejorar los mecanismos de distribución de la información de la unidad organizacional, mediante la utilización de la infraestructura, recursos, medios y volumen de la información con que cuenta una empresa.



tamaño carta.

• Lápices.

• Goma de borrar.


• Computadora.

• Impresora.


Procedimiento



2. Realizar esta práctica en equipos, visitando cuando menos dos empresas de sectores distintos de la localidad.

3. Elaborar, grupalmente, bajo la guía del PSA un guión de entrevista que permita reconocer: • Los principales usuarios de la información generada por la empresa. • Los canales más comunes empleados para distribuir la información. • Los formatos utilizados en la distribución de la información • Los principales problemas, si los hubiera, en la distribución de la información. • Los factores clave para la eficiente administración de la distribución de información. • Los procedimientos mas comunes empleados para distribuir la información.

4. Entrevistar por equipo al responsable del área funcional de la empresa visitada, asignada por el PSP.

5. Organizar la información recabada. 6. Elaborar un formato para el registro de la información recabada en la entrevista. 7. Registrar la información recabada. 8. Elaborar un cuadro sinóptico que contenga: usuarios principales de la información, canales

empleados para distribuir la información, formatos utilizados y los principales problemas de la distribución de información.

9. Examinar los resultados obtenidos. 10. Elaborar una propuesta viable para optimizar los resultados de la distribución de la información. 11. Elaborar un reporte escrito de la práctica realizada que incluya:

• Propuesta para el mejoramiento de la distribución de la información. • Formatos empleados. • Observaciones. • Conclusiones.





Distribución de la información.



Desarrollo Si No No


• Evitar la duplicidad de información. 1. Realizó la visita cuando menos a dos empresas. 2. Elaboró un guión de la entrevista. 3. Entrevistó al responsable del área funcional de la

empresa visitada.



6. Registró la información recabada. 7. Elaboró un cuadro sinóptico 8. Analizó los resultados obtenidos. 9. Elaboró una propuesta viable para optimizar los

resultados de la distribución de la información.

10. Elaboró un reporte escrito de la práctica realizada.


Desarrollo Si No No

aplica Separó los residuos recuperables realizando el acopio de hojas para reciclaje y el reuso de cartuchos de tonner.


Observaciones:

PSP:

Hora de inicio:

Hora de término:

Evaluación:


Unidad de aprendizaje 3 Práctica número: 9 Nombre de la práctica: Plan para la administración de la información de una unidad

organizacional. Propósito de la Práctica Al término de la práctica, el alumno diseñará un plan y los

procedimientos respectivos en la recepción, procesamiento y distribución de la información, de acuerdo con el funcionamiento del sistema de administración.

Escenario Empresa

mediana y grande.

Duración 8 hrs.


tamaño carta.

• Lápices.

• Goma de borrar.


• Computadora.

• Impresora.


Procedimiento



2. Realizar esta práctica, en equipos, visitando cuando menos dos empresas de sectores distintos de la localidad.

3. Elaborar, grupalmente, bajo la orientación del PSA un guión de entrevista que permita reconocer: • Necesidades de información de la empresa. • Los mecanismos para la recepción, el procesamiento y la distribución de la información. • Los criterios empleados para la selección de los mecanismos para la recepción, el

procesamiento y la distribución de la información. • Las áreas funcionales de la empresa y el tipo de información que manejan. • Las áreas críticas de la administración de recepción, procesamiento y distribución de la

información. • Soporte o asistencia técnica requeridos. • Equipo e instalaciones requeridos para la administración de la información. • Capacidad de operaciones del mecanismo para administrar la información. • Los formatos empleados para la recepción, el procesamiento y la distribución de la

información. • Los procedimientos utilizados para la recepción, el procesamiento y distribución de la

información. • El tipo de controles o mecanismos establecidos para la administración de la información. • Medidas preventivas para la administración de la información. • Estándares para evaluar la operación del mecanismo de la recepción, procesamiento y

distribución en la administración de la información. 4. Entrevistar por equipo al responsable de administrar la información de la empresa, o bien al

responsable de alguna de las áreas funcionales. 5. Organizar la información recabada. 6. Elaborar un formato para el registro de la información recabada. 7. Registrar la información recabada. 8. Elaborar un cuadro resumen que contenga:

• Usuarios principales de la información.


Procedimiento

• Medios principales para la administración de la información. • Formatos utilizados para la administración de la información. • Procedimientos utilizados para la administración de la información. • Áreas críticas de la administración de la información. • Equipo e instalaciones requeridos para la administración de la información. • Controles o mecanismos establecidos para la administración de la información. • Estándares para evaluar la operación del mecanismo para la administración de la

información. • Medidas preventivas para la administración de la información.

9. Examinar los resultados obtenidos. 10. Elaborar una propuesta viable para el mejoramiento del mecanismo en la

administración de información. 11. Elaborar un reporte escrito de la práctica realizada que incluya todos los

requerimientos indicados en el punto 1 de este procedimiento, y: • Propuesta para optimizar la operación de la administración de la información. • Premisas y medidas para darle seguimiento y hacer la evaluación correspondiente. • Observaciones. • Conclusiones.





Plan para la administración de la información de una unidad organizacional.



Desarrollo Si No No


• Evitar la duplicidad de información. 1. Realizó la visita al menos de dos empresas. 2. Elaboró un guión de entrevista que permitiera

reconocer:

11. Entrevistó al responsable de administrar la información de la empresa, o bien, al responsable de alguna de las áreas funcionales.

3. Organizó la información recabada. 4. Clasificó la información recabada. 5. Elaboró un formato para el registro de la información

recabada.

6. Registró la información recabada. 7. Elaboró un cuadro resumen 8. Analizó los resultados obtenidos.


Desarrollo Si No No

aplica 9. Elaboró una propuesta viable para el mejoramiento del

mecanismo en la administración de información.

10. Elaboró un reporte escrito de la práctica realizada de acuerdo con lo solicitado



Observaciones:

PSP:

Hora de inicio:

Hora de término:

Evaluación:


RESUMEN

Sin información de calidad las organizaciones se encuentran a la deriva, flotando con dificultad en un mar de incertidumbre. La información de calidad es, de hecho, un recurso crítico y se obtiene siguiendo varias etapas y asegurándose que la información producida sea exacta, oportuna y relevante.

Todas las organizaciones están formadas por factores organizacionales clave que ayudan a describir a la organización. Sin embargo, la esencia de todas las organizaciones está compuesta del lugar de trabajo, la cultura, la base de los activos y los interesados y afectados. El ingrediente principal que aglutina a estos componentes para obtener una organización coordinada y que funcione fluidamente es la información de calidad. El receptor principal de la información es la gerencia, que la necesita para planear, controlar y tomar decisiones. Sin embargo, los gerentes que se encuentran en los niveles tácticos y estratégicos aún no están recibiendo suficiente información para satisfacer sus necesidades.

En un mundo competitivo el arma más poderosa es la información. La información ayuda a los gerentes a desempeñarse mejor, a combatir a los competidores, a innovar, a reducir el conflicto y a adaptarse a las vicisitudes del mercado. La información mejora la diferenciación de productos y servicios ofreciendo a los clientes productos y servicios actualizados y más baratos, un mejor y más fácil acceso a los productos y servicios, etc.

La información que recibe una empresa es variada, por lo que de acuerdo a sus necesidades, deberá utilizar sistemas de procesamientos manuales y un registro sobre los controles idóneos, aunque el proceso es lento, mismos que utilizan algunas empresas que son pequeñas y reciben poca información, una de las desventajas es que pueden existir errores mas fácilmente y sus ventajas es que son económicas, flexibilidad en cuanto a sus operaciones, pero cuando existe necesidad en un aumento en sus volúmenes de las operaciones podemos utilizar sistemas de procesamiento electromecánico, este permite el proceso de datos con mayor velocidad y exactitud que el sistema manual y no necesariamente producirá aumento en el personal y costos, o bien se podrá utilizar el sistema de procesamiento electrónico, este es utilizado en forma integral y mas rápido que los anteriores y requieren de un espacio físico y menos personal operativo, articulados por dispositivos captados por dispositivos magnéticos.

Es necesario se cuente con un registro de datos, así como alimentar el sistema de información con controles de salida o sea la distribución de salida asegurándose que la información requerida llega a su destinatario, para que se cumpla con estas actividades debe existir un control y distribución de la información captada; además debe existir una retroalimentación de la información que permita contar con un flujo continuo para revelar aspectos relevantes. La distribución interna y externa de la información deberá contar con un proceso en forma eficiente y


oportuna, logrando con ello se cuente con una toma de decisiones adecuada.

.



1. ¿Qué beneficios pueden derivarse del manejo eficiente de la información?

2. Enuncia algunos criterios que pueden emplearse para regular el manejo de la

información.

3. Enuncia los tipos de información que pueden manejarse en una empresa pública o

privada.

4. ¿Cómo están clasificadas las categorías de la organización?

5. ¿Cómo se identifican las necesidades de información de una organización?

6. Describe los tres tipos básicos de sistema de procesamiento de información.

7. Señala la clasificación de los sistemas de registro de datos.

8. Explica en que consisten los controles de salida.

9. Explica en que consiste el respaldo de información procesada.

10. Explica en que consiste el envío de la información.


GLOSARIO DE TÉRMINOS DE E-CBNC

Campo de aplicación

Parte constitutiva de una Norma Técnica de Competencia Laboral que describe el conjunto de circunstancias laborales posibles en las que una persona debe ser capaz de demostrar dominio sobre el elemento de competencia. Es decir, el campo de aplicación describe el ambiente laboral donde el individuo aplica el elemento de competencia y ofrece indicadores para juzgar que las demostraciones del desempeño son suficientes para validarlo

Competencia laboral

Aptitud de un individuo para desempeñar una misma función productiva en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad esperados por el sector productivo. Esta aptitud se logra con la adquisición y desarrollo de conocimientos, habilidades y capacidades que son expresados en el saber, el hacer y el saber-hacer.

Criterio de desempeño

Parte constitutiva de una Norma Técnica de Competencia Laboral que se refiere al conjunto de atributos que deberán presentar tanto los resultados obtenidos, como el desempeño mismo de un elemento de competencia; es decir, el cómo y el qué se espera del desempeño. Los criterios de desempeño se asocian a los elementos de competencia. Son una descripción de los requisitos de calidad para el resultado obtenido en el desempeño laboral; permiten establecer si se alcanza o no el resultado descrito en el elemento de competencia.

Elemento de Competencia.

Es la descripción de la realización que debe ser lograda por una persona en al ámbito de su ocupación. Se refiere a una acción, un comportamiento o un resultado que se debe demostrar por lo tanto es una función realizada por un individuo. La desagregación de funciones realizada a lo largo del proceso de análisis funcional usualmente no sobrepasa de cuatro a cinco niveles. Estas diferentes funciones, cuando ya pueden ser ejecutadas por personas y describen acciones que se pueden lograr y resumir, reciben el nombre de elementos de competencia.

Evidencia de conocimiento.

Parte constitutiva de una Norma Técnica de Competencia Laboral que hace referencia al conocimiento y comprensión necesarios para lograr el desempeño competente. Puede referirse a los conocimientos teóricos y de principios de base científica que el alumno y el trabajador deben dominar, así como a sus habilidades cognitivas en relación con el elemento de competencia al que pertenecen.

Evidencia por producto

Hacen referencia a los objetos que pueden usarse como prueba de que la persona realizó lo establecido en la Norma Técnica de Competencia Laboral. Las evidencias por producto son pruebas reales, observables y tangibles de las consecuencias del desempeño

Evidencia de Parte constitutiva de una Norma Técnica de Competencia Laboral, que hace


Desempeño. referencia a una serie de resultados y/o productos, requeridos por el criterio de desempeño y delimitados por el campo de aplicación, que permite probar y evaluar la competencia del trabajador. Cabe hacer notar que en este apartado se incluirán las manifestaciones que correspondan a las denominadas habilidades sociales del trabajador. Son descripciones sobre variables o condiciones cuyo estado permite inferir que el desempeño fue efectivamente logrado. Las evidencias directas tienen que ver con la técnica utilizada en el ejercicio de una competencia y se verifican mediante la observación. La evidencia por desempeño se refiere a las situaciones que pueden usarse como pruebas de que el individuo cumple con los requerimientos de la Norma Técnicas de Competencia Laboral.

Evidencia de actitud

Las Normas Técnicas de Competencia Laboral incluyen también la referencia a las actitudes subyacentes en el desempeño evaluado

Formación ocupacional

Proceso por medio del cual se construye un desarrollo individual referido a un grupo común de competencias para el desempeño relevante de diversas ocupaciones en el medio laboral.

Módulo ocupacional

Unidad autónoma integrada por unidades de aprendizaje con la finalidad de combinar diversos propósitos y experiencias de aprendizaje en una secuencia integral de manera que cada una de ellas se complementa hasta lograr el dominio y desarrollo de una función productiva.

Norma Técnica de Competencia Laboral

Documento en el que se registran las especificaciones con base en las cuales se espera sea desempeñada una función productiva. Cada Norma Técnica de Competencia Laboral esta constituida por unidades y elementos de competencia, criterios de desempeño, campo de aplicación y evidencias de desempeño y conocimiento.


GLOSARIO DE TÉRMINOS TÉCNICOS Sistema de archivo Alfabético

Es el sistema más frecuente de clasificación, se basa en el orden normal de las letras del alfabeto.

Sistema de archivo Numérico

Se usa cuando la naturaleza de lo que se archiva es similar y los corresponsales son numerosos, se asigna a cada individuo, firma o asunto un número y todos los documentos se archivan de acuerdo al número asignado.

Sistema de archivo por Asunto

Es el asunto bajo el cual se archiva la correspondencia se determina por el tema. Los asuntos pueden ordenarse alfabéticamente o numéricamente

Sistema de archivo Geográfico

Consiste en ordenar los documentos de acuerdo a la procedencia local o extranjera, en vez de atender a los nombre de las personas físicas o razones sociales.

Rotulación de guías y carpetas

Son los títulos que identifican las guías detrás de las cuales se colocan los expedientes

Organización de gavetas

Cada gaveta debe identificarse apropiadamente. Esto permite determinar rápidamente su contenido y facilita localizar la información

Índices de procesos de archivo

Son aquellos archivos de referencia relativa a dónde localizar los expedientes o cierta información

Campo de aplicación

Parte constitutiva de una Norma Técnica de Competencia Laboral que describe el conjunto de circunstancias laborales posibles en las que una persona debe ser capaz de demostrar dominio sobre el elemento de competencia. Es decir, el campo de aplicación describe el ambiente laboral donde el individuo aplica el elemento de competencia y ofrece indicadores para juzgar que las demostraciones del desempeño son suficientes para validarlo.

Competencia laboral

Aptitud de un individuo para desempeñar una misma función productiva en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad esperados por el sector productivo. Esta aptitud se logra con la adquisición y desarrollo de conocimientos, habilidades y capacidades que son expresados en el saber, el hacer y el saber-hacer.


Criterio de desempeño

Parte constitutiva de una Norma Técnica de Competencia Laboral que se refiere al conjunto de atributos que deberán presentar tanto los resultados obtenidos, como el desempeño mismo de un elemento de competencia; es decir, el cómo y el qué se espera del desempeño. Los criterios de desempeño se asocian a los elementos de competencia. Son una descripción de los requisitos de calidad para el resultado obtenido en el desempeño laboral; permiten establecer si se alcanza o no el resultado descrito en el elemento de competencia.

Elemento de Competencia

Es la descripción de la realización que debe ser lograda por una persona en al ámbito de su ocupación. Se refiere a una acción, un comportamiento o un resultado que se debe demostrar por lo tanto es una función realizada por un individuo. La desagregación de funciones realizada a lo largo del proceso de análisis funcional usualmente no sobrepasa de cuatro a cinco niveles. Estas diferentes funciones, cuando ya pueden ser ejecutadas por personas y describen acciones que se pueden lograr y resumir, reciben el nombre de elementos de competencia.

Evidencia de Conocimiento

Parte constitutiva de una Norma Técnica de Competencia Laboral que hace referencia al conocimiento y comprensión necesarios para lograr el desempeño competente. Puede referirse a los conocimientos teóricos y de principios de base científica que el alumno y el trabajador deben dominar, así como a sus habilidades cognitivas en relación con el elemento de competencia al que pertenecen.

Evidencia por producto

Hacen referencia a los objetos que pueden usarse como prueba de que la persona realizó lo establecido en la Norma Técnica de Competencia Laboral. Las evidencias por producto son pruebas reales, observables y tangibles de las consecuencias del desempeño.

Evidencia de actitud

Las Normas Técnicas de Competencia Laboral incluyen también la referencia a las actitudes subyacentes en el desempeño evaluado.

Formación ocupacional

Proceso por medio del cual se construye un desarrollo individual referido a un grupo común de competencias para el desempeño relevante de diversas ocupaciones en el medio laboral.


Módulo ocupacional

Unidad autónoma integrada por unidades de aprendizaje con la finalidad de combinar diversos propósitos y experiencias de aprendizaje en una secuencia integral de manera que cada una de ellas se complementa hasta lograr el dominio y desarrollo de una función productiva.

Norma Técnica de Institución Educativa

Norma Técnica de Competencia Laboral que adopta una institución educativa en forma transitoria como base para el desarrollo de sus programas y para fines de validación del proceso de capacitación basado en Normas de Competencia Laboral.


Evidencia por Desempeño

Parte constitutiva de una Norma Técnica de Competencia Laboral, que hace referencia a una serie de resultados y/o productos, requeridos por el criterio de desempeño y delimitados por el campo de aplicación, que permite probar y evaluar la competencia del trabajador. Cabe hacer notar que en este apartado se incluirán las manifestaciones que correspondan a las denominadas habilidades sociales del trabajador. Son descripciones sobre variables o condiciones cuyo estado permite inferir que el desempeño fue efectivamente logrado. Las evidencias directas tienen que ver con la técnica utilizada en el ejercicio de una competencia y se verifican mediante la observación. La evidencia por desempeño se refiere a las situaciones que pueden usarse como pruebas de que el individuo cumple con los requerimientos de la Norma Técnicas de Competencia Laboral.

Resultado de aprendizaje

Formulaciones explícitas de habilidades cognitivas, actitudinales y psicomotoras que en el proceso de capacitación se pretenden crear en los sujetos que se encuentran en una situación de aprendizaje. En E-CBNC el referente para su formulación está dado por las evidencias de desempeño, sean éstas de producto, directas, cognoscitivas o circunstanciales.

Unidad de aprendizaje

Organización lógica-secuencial de los temas, prácticas y ejercicios que interviene en el proceso de enseñanza-aprendizaje, a fin de facilitar en un tiempo determinado el desarrollo de una habilidad, la administración de recursos en un tiempo productivo, la adquisición de un marco conceptual o bien, la precisión de destrezas motoras, cada uno de ellos integrados en un resultado de aprendizaje.


Unidad de competencia

Referida a las habilidades consideradas como mínimo para la realización de cualquier trabajo.

Norma Técnica de Competencia Laboral

Documento en el que se registran las especificaciones con base en las cuales se espera sea desempeñado una función productiva. Cada Norma Técnica de Competencia Laboral esta constituida por unidades y elementos de competencia, criterios de desempeño, campo de aplicación y evidencias de desempeño y conocimiento. Asimismo, cada Norma Técnica de Competencia Laboral expresa el área y el nivel de competencia. Son la expresión estandarizada de una descripción de competencias laborales identificadas previamente. Es importante considerar la norma en su acepción de estándar, de patrón de comparación, más que de instrumento jurídico de obligatorio cumplimiento. La norma está conformada por los conocimientos, habilidades, destrezas, comprensión y actitudes, que se identificaron en la etapa de análisis funcional, para un desempeño competente en una determinada función productiva. En este sentido, es un instrumento que permite la identificación de la competencia laboral requerida en una cierta función productiva.

Unidad de competencia Básica

Se refiere a funciones o actividades comunes a un número significativo de áreas de competencia.

Unidad de competencia específica

Se refiere a conocimientos, habilidades y destrezas propios de una función que se identifica generalmente con una ocupación.


Referencias Documentales

• Boccino, William A. Sistemas de información para la administración. Técnicas e

instrumentos, 6ª. Ed., México, Trillas, 1999. • Cohen, Daniel. Sistemas de información para negocios, 3ª Ed., México, McGraw Hill,

1999. • Correa, Carmen M y Abigail Díaz Colón. Administración de documentos, México,

McGraw Hill Interamericana, 1998. • Rodríguez, Valencia, Joaquín. Estudio de Sistemas y Procedimientos Administrativos. Ed.

ECASA, México, 1994. • Terry, George R. Administración y control de oficinas, México, Continental, 1985. • Thierauf, Robert, J. Sistemas de Información Gerencial para Control y Planificación. ED

LIMUSA NORIEGA, Editores. México, 1994.

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