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Musterkunde

Projekt

Beispiel-Konzept Rollout-/Remarketing 2018

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Jes Computers GmbH Baumackerstrasse 49 8050 Zürich-Oerlikon

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Musterkunde – Beispiel-Konzept Rollout-/Remarketing-Projekt 2018

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copyright © 2018 Jes Computers GmbH Jes Computers GmbH Baumackerstrasse 49 8050 Zürich-Oerlikon Telefon 079 / 344 47 78



Inhaltsverzeichnis

1. PROJEKTPHASEN-PLAN 4

1.1. PHASE 1: NEUWAREN HANDLING 4

1.2. PHASE 2: GERÄTE LABELING (ETIKETTIERUNG) 5

1.3. PHASE 3: PERIPHERALS HANDLING 7

1.4. PHASE 4: SPEDITION / LIEFERUNG 8

1.5. PHASE 5: ROLLOUT UND ABNAHME 9

1.6. PHASE 6: ABHOLER / TRANSPORTE 11

1.7. PHASE 7: DATENLÖSCHUNG / WIPING 12

1.8. PHASE 8: AUDITIERUNG & DOKUMENTATION 13

1.9. PHASE 9: ANONYMISIERUNG 14

1.10. PHASE 10: MITARBEITERSHOP 15



1. Projektphasen-Plan

Der Auftraggeber gibt den Logistikplan mit allen nötigen Informationen rechtzeitig frei. Der

Logistikplan ist die Basis für die Planung unserer Einsätze. Eine enge Zusammenarbeit mit

dem Projektleiter des Auftraggebers ist als zwingend zu betrachten. Die Logistik-

Dienstleistungen selbst erfolgen im vorliegenden Beispiel in 10 Phasen: Neuwaren Handling,

Geräte Labeling, Peripherals Handling, Spedition / Lieferung, Rollout und Abnahme,

Abholer/Transporte, Datenlöschung, Auditierung & Dokumentation, Anonymisierung und

Mitarbeitershop.

1.1. Phase 1: Neuwaren Handling

Die durch unseren Service-Partner fixfertig betankten Geräte werden in einer zu erwartenden

Gesamtlieferung durch die Logistik-Mitarbeiter der Jes Computers GmbH an unserer

Warenannahme übernommen, entpackt, geprüft und für die zu erwartenden Lieferungen in

Tranchen zwischengelagert. Spezielle Vorgaben werden spätestens zum Zeitpunkt der

Anlieferung durch die Projektleitung des Auftraggebers an unseren Projektleiter

weitergegeben.



Aufgaben

Entladen des anliefernden LKW’s (Gabelstapler) Transport (Paletten-Rollis) ins Sicherheitslager (Wareneingangslager) im Untergeschoss Kontrollzählung der angelieferten Einheiten Bestätigung Lieferschein(e) Spediteur Vorbereitung Audit-Eingangsliste (= Asset-Nummern nach Vorgabe abfüllen) Bereitstellen von 3 Europaletten mit 3-fach-Rahmen für Verpackungsmaterial (Plastik,

Karton, CD’s) Transport (immer nur eine Palette) ins JES-Staging-Center (Erdgeschoss) Barcode-Scanning (SN / LAN-MAC) ab jeweiliger Verpackungseinheit Entpacken der Geräte Verpackungsmaterial nach Kriterien trennen (Plastik, Karton, CD’s, Einwegpaletten, etc.) Optische Kontrolle der Geräte (aussen und auch mit geöffneter Abdeckung) Allfälliger DOA-Rapport in Audit-Eingangsliste erfassen Geräte, welche als „gut“ befunden worden sind, wieder in Original-Schutzhüllen verpacken Schutzhüllen zukleben Geräte in zu definierende Liefereinheiten (Europaletten mit Doppelrahmen) stellen Paletten-Code (Nummer) in der jeweiligen Zeile der Audit-Eingangsliste erfassen

1.2. Phase 2: Geräte Labeling (Etikettierung)

Direkt im Anschluss an den Wareneingangs-Audit (optische Prüfung auf Lieferschäden) wird

für jedes Gerät ein Asset-Tag in zweifacher Ausführung mittels Thermodrucker gedruckt. Der

erste Asset-Tag wird auf das jeweilige Gerät geklebt. Aufgrund eines einfacheren Handlings

bei der Bereitstellung der Liefereinheiten, sowie der vereinfachten Handhabung seitens

Auftraggeber, wird ein zweiter Asset-Tag auf die Schutzhülle geklebt, in welcher jedes

einzelne Gerät an den Auftraggeber weiter geliefert wird.

Asset-Tag (Beispiel)



Positionierung

Der Asset-Tag wird nach zu definierenden Vorgaben des Auftraggebers auf dem Gerät

aufgeklebt.

Achtung: Der Auftraggeber muss ebenfalls definieren, von welcher Seite her die Tags

gelesen werden sollen (= Schriftrichtung)

Material Asset-Tags

Die Asset-Tags werden auf „Endlos-Etiketten (Film) weiss“ gedruckt, welche nicht ohne

weiteres wieder ablösbar sind. Bezüglich effektivem Material können seitens Auftraggeber

bis eine Woche vor Anlieferung Wünsche geäussert werden.

Aufgaben

Geräte-Informationen in der entsprechenden Zeile der Audit-Eingangsliste auf Vollständigkeit und Korrektheit prüfen (Geräte-Typen-Kennzeichnung, Geräte-Nr., Serien-Nr. und LAN-MAC-Adresse).

One-Button-Click für das Zweifache Ausdrucken des jeweiligen Asset-Tags Asset-Tag 1 nach Vorgaben auf das jeweilige Gerät kleben Asset-Tag 2 auf die jeweilige Schutzhülle kleben, sobald das Gerät wieder verpackt ist



1.3. Phase 3: Peripherals Handling

Sämtliche Peripherie (Dockingstations, Computer-Mäuse, Computer-Tastaturen, Adaptersets

etc.) werden in einer zu erwartenden Gesamtlieferung, zusammen mit den Geräten, durch die

Logistik-Mitarbeiter der Jes Computers an unserer Warenannahme übernommen, entpackt,

geprüft und für die zu erwartenden Lieferungen in Tranchen zwischengelagert. Spezielle

Vorgaben werden spätestens zum Zeitpunkt der Anlieferung durch die Projektleitung des

Auftraggebers an unseren Projektleiter weitergegeben.

Aufgaben

Entladen des anliefernden LKW’s (Gabelstapler) Transport (Paletten-Rollis) ins Sicherheitslager (Wareneingangslager) im

Untergeschoss Kontrollzählung der angelieferten Einheiten Bestätigung Lieferschein(e) Spediteur Bereitstellen von 3 Europaletten mit 3-fach-Rahmen für Verpackungsmaterial (Plastik,

Karton) Transport (immer nur eine Palette) ins JES-Staging-Center (Erdgeschoss) Entpacken der Peripherie Verpackungsmaterial nach Kriterien trennen (Plastik, Karton, Einwegpaletten, etc.) Optische Kontrolle der Peripherie Peripherie, welche als „gut“ befunden worden ist, wieder in Original-Schutzhüllen

verpacken (Empfehlung Jes Computers) Peripherie nach Art getrennt abzählen (in zu definierende Einheiten) Adaptersets separieren und gemäss Kundendefinition abgezählt verpacken Peripherie in bereitstehenden Liefereinheiten (Kartonboxen in Europaletten mit

Doppelrahmen) legen Peripherie-Paletten separat einlagern (effektive Lieferpaletten werden erst nach

Eingang des jeweiligen Liefer-Avis gerüstet) Separiertes Verpackungs-Material, gemeinsam mit demjenigen aus den Notebook-

Einheiten, laufend verladen und an Recycling-Partner in Hunzenschwil liefern



1.4. Phase 4: Spedition / Lieferung

Sämtliche Transporte werden durch Jes Computers selber, oder aber durch einen Spediteur

ausgeführt, mit welchem der Auftragnehmer regelmässig gute Erfahrungen gemacht hat.

Voraussetzung für einen Speditions-Auftrag unsererseits ist immer, dass der betreffende

Spediteur über eine Fahrzeugführer- UND eine entsprechende Transport-Versicherung

verfügt. Die Liefer-Avis durch den Auftraggeber erfolgen jeweils mindestens 5 Arbeitstage

vor dem gewünschten Liefertermin.

Aufgaben

Entgegennahme Liefer-Avis des Auftraggebers durch den Auftragnehmer Auftragserteilung an Spediteur, welcher die Versicherungs-Kriterien erfüllt Bestätigung Liefervolumen, Lieferort und Lieferdatum per E-Mail an Auftraggeber Rüsten der Liefereinheiten (Geräte und Peripherie auf separaten Euro-Paletten) Kontrolle Asset-Nummern pro Liefereinheit Rahmenpaletten mit Deckel verschliessen und fixieren Nach Liefereinheit gefilterte Audit-Eingangsliste ausdrucken und jeweiliger Liefereinheit

beilegen Nach Tranchen-Lieferung gefilterte Audit-Eingangsliste per E-Mail an Auftraggeber

zustellen Transport der betroffenen Liefereinheiten aus Sicherheitslager an Warenannahme Unterstützung des Chauffeurs beim Verladen der Liefereinheiten Optische Kontrolle der Ladungssicherung vor Freigabe durch unseren Logistik-

Mitarbeiter Übergabe Lieferpapiere an Chauffeur Rücksprache mit Chauffeur über vorgesehene Transfer- und voraussichtliche

Ankunftszeit am jeweiligen Zustellort. Information der voraussichtlichen Ankunftszeit per E-Mail an Projektleitung



1.5. Phase 5: Rollout und Abnahme

Die Projektleitung des Auftraggebers gibt den Rolloutplan, welcher in enger Zusammenarbeit

mit Jes Computers erstellt wird, mit allen nötigen Informationen rechtzeitig frei. Der

Rolloutplan ist die Basis für die Planung der vor-Ort Einsätze. Eine enge Zusammenarbeit mit

dem Projektleiter des Auftraggebers ist als zwingend zu betrachten. Der Rollout selbst erfolgt

in 3 Phasen: Planung, vor Ort Installation, Bereitstellung der Alt-Geräte.

Administration

Laufende Absprache mit der Planungsstelle des Auftraggebers Planung der Rollouts (Ressourcen, Material, Fahrzeuge) Koordination

o Auftraggeber - Wann müssen die Geräte für die Lokationen bereit gestellt werden?

o Orientierung der Verantwortlichen in den Lokationen Anlieferung der Geräte Rollout-Termin Rollout-Team (Namen) Bereitstellung der Alt-Geräte (Depot-Standort in den Filialen)

o Update der Rollout-Datenbank Eintrag der ausgerollten Geräte Mailen der aktuelle Liste an die Planungsstelle



Rollout

Abholung der Clients im Logistikcenter der Jes Computers Kontrolle der vorbereiteten Listen Fahrt in die Auftraggeber-Lokation Anmeldung beim Lokations-Verantwortlichen Verteilen der neuen Geräte Demontage der alten Geräte

o System runter fahren o Alte Geräte demontieren o Alte Kabel werden ersetzt o Alte Geräte mit Schutzhülle sichern (von neuen Geräten übernehmen) o Alte Geräte zurück in Transportwagen o Alte Geräte zentral pro Filiale zur Verwertung bereitstellen

Installation der neuen Geräte o Platzieren der neuen Geräte o Montage der neuen Kabel o Kabel schön verlegen und mit Kabelbinder resp. Klettbändern sichern o Starten des Systems o Checkliste (vom Auftraggeber) abarbeiten.

Qualitätskontrolle o Einwandfreies Bild o Eventuelle HW-Schäden à neues Ersatzgerät installieren o Eventuelle DOA-Geräte mit Kleber markieren und an Jes Computers zurück o Saubere Verkabelung

Abnahme durch den Lokations-Verantwortlichen o Zeitlich gemäss Absprache o Unterschreiben der Listen

Abmeldung beim Lokations-Verantwortlichen Rück- / Weiterfahrt Rapportierung

o Rollout-Feedback an Jes Computers Planungsstelle o Abgabe der unterschriebenen Lieferscheine o Folgeaufträge in Empfang nehmen

Bereitstellung zur Verwertung

Die Bereitstellung der deinstallierten Clients hat, sofern möglich, zentral in jeder Filiale zu

erfolgen. Die Bereitstellungen sind wie folgt geplant.

Sammeln der Altgeräte in den Rolloutwägen Geräte werden mit den Schutzhüllen der Neugeräte geschützt (Wertsicherung) Ordentliches und sicheres Stapeln der Altware am durch den Filial-Verantwortlichen

definierten Standort



1.6. Phase 6: Abholer / Transporte

Die Units für den jeweiligen Abholer werden während des jeweils definierten Zeitraums

durch Mitarbeiter des Auftragnehmers übernommen, auf Vollständigkeit geprüft und

verladen. Spezielle Vorgaben werden spätestens zum Zeitpunkt der Avisierung durch den

Auftraggeber an den Projektleiter des Auftragnehmers weiter gegeben.

Aufgaben

Fahrt an den jeweiligen Standort des Auftraggebers Anmeldung beim zuständigen Lokations-Verantwortlichen Übernahme der Units auf Europaletten Umladen der Ware in vorbereitete Rahmenpaletten direkt im Fahrzeug (3.5t

Lieferwagen) Durchzählen der Geräte (nach Artikel) während des Umladens Rapport der Gesamtstückzahlen auf vorbereiteten Jes Computers Lieferscheinen Unterzeichnen der Lieferscheine und Rückgabe dieser an den Lokations-

Verantwortlichen Rückgabe „leerer“ Liefereinheiten (Paletten und evtl. Rähmen) an Auftraggeber Abmeldung beim zuständigen Lokations-Verantwortlichen Rückmeldung an die Jes Computers Planungsstelle Rückfahrt zum Lager der Jes Computers GmbH in Hallwil AG. Entladen des Lieferwagens im Inneren des Gebäudes (Warenannahme / Tor

geschlossen) Pro Palette 1x Lieferschein kopieren und zur Identifizierung an Palette anbringen Einlagerung der Ware auf Euro-Paletten im Sicherheitslager (Untergeschoss) Lieferschein einscannen und elektronisch ablegen Lieferschein zur Bestätigung an den Projektleiter des Auftraggebers senden (per E-

Mail)



1.7. Phase 7: Datenlöschung / Wiping

Die für die Datenlöschung des Auftraggebers vorgesehenen Geräte werden in Tranchen à 100

Einheiten aus dem Sicherheitslager ins Wiping-Center des Auftragnehmers verschoben, und

direkt für die Datenlöschung vorbereitet. Die Datenlöschung für SATA-HDD‘s wird nach der

Norm DoD 5220.22-M (3-fach Überschreiben) durchgeführt. SSD’s werden mittels

SecureErase (HDD Erase) in den Werkszustand zurückversetzt. Der Löschprozess wird sofort

gestartet, nachdem die jeweiligen Geräte mit der Inventarliste abgelöster Hardware nochmals

abgeglichen und als korrekt befunden worden sind (sofern durch Auftraggeber gewünscht).

Im Regelfall dauert der Löschprozess (3-fach-Überschreibung) bis zum Folgetag. Die

gelöschten Geräte werden entweder jeweils am Folgemorgen, oder aber am Folgeabend aus

der Löschstrasse entfernt und im Audit-Bereich zwischengelagert, nachdem zur Erstellung des

Löschrapports sämtliche Seriennummern der gelöschten Einheiten, inklusive den

entsprechenden Löschresultaten, erfasst worden sind. Der verantwortliche Operator hat die

Anweisung, nach dem Starten des Löschprozesses, solange vor Ort zu bleiben, bis dass auch

das letzte Gerät den ersten Löschzyklus abgeschlossen hat (zusätzliche Sicherheit).



Aufgaben

Bereitstellung der Geräte für die Datenlöschung Abgleichen der Inventarlisten abgelöster Hardware mit effektiv eingegangenen

Altgeräten (sofern durch Auftraggeber gewünscht) Verkabeln der Geräte für die Datenlöschung Datenlöschung starten Vor Ort bleiben, bis erster Löschzyklus abgeschlossen ist Seriennummern und Löschresultate der gelöschten Hardware erfassen Abbau der gelöschten Geräte aus der Löschstrasse Bereitstellen im Audit-Bereich des Auftraggebers Löschrapport finalisieren und rechtsgültig unterzeichnen Löschrapport per Post an den Ansprechpartner des Auftraggebers zustellen

(Rechtsgültigkeit der Unterschrift)

1.8. Phase 8: Auditierung & Dokumentation

Alle durch die Jes Computers GmbH übernommenen gebrauchten Geräte durchlaufen

einerseits eine Funktions- und andererseits eine optische Prüfung. Wir ermitteln den

technischen Zustand, die Vollständigkeit des Zubehörs, die Akku-Laufzeit (mindestens 20

Minuten), den oder die Datenträger, das optische Laufwerk, das Display sowie den optischen

Zustand der Ware. Ebenso kontrollieren wir die Lieferungen nach vergessenen CDs, DVDs,

Speicher- und SIM-Karten, welche wir physikalisch zerstören (Shreddern), oder auf Wunsch

dem Auftraggeber retournieren. Im Rahmen des Audits werden sämtliche Geräte, basierend

auf unsere Artikel-Klassifizierung, in drei mögliche Qualitäts-Levels eingestuft. Die

Begründung einer Einstufung als B-Qualität oder C-Qualität wird immer im Prüfrapport

dokumentiert.



Aufgaben

Geräte aus Lagereinheiten herausnehmen und auf Arbeitstisch aufstellen Geräte optisch auf Bruchstellen im Gehäuse und/oder Display prüfen Geräte optisch auf gebrochene Tastaturen oder herausgebrochene einzelne Tasten

prüfen Geräte auf Vollständigkeit prüfen (Akku, RAM, optisches Laufwerk, Netzteil, Netzkabel,

OEM Lizenzkleber, etc.) Geräte starten (ab Akku) à Stoppuhr starten zur Ermittlung der Akkulaufzeit Display auf Reihenpixelfehler prüfen. Seriennummer auf entsprechende Zeile im Prüfrapport scannen Testresultate und Qualitäts-Level elektronisch dokumentieren Geräte in A- und B-Qualität für die Anonymisierung bereitstellen Geräte in C-Qualität separat in beschriftetem Paletten-Rahmen für eine mögliche

Einsichtnahme durch den Auftraggeber einlagern Prüfrapport finalisieren und als PDF per E-Mail dem Projektleiter des Auftraggebers

zustellen

1.9. Phase 9: Anonymisierung

Während des Audits wird auch die Neutralisierung der Geräte vorgenommen. Sämtliche

Artikel werden komplett anonymisiert und alle Herkunftshinweise (Inventar-Tags, Service-

Kleber, CD’s, DVD’s, SIM-Karten, etc.) entfernt. Dadurch stellen wir sicher, dass garantiert

kein Rückschluss auf die Herkunft der Geräte mehr möglich sein wird. Vergessene

Datenträger (CD’s, DVD’s, SIM-Karten, etc.) werden gesammelt und vernichtet (Shredder),

oder auf Wunsch dem Auftraggeber retourniert.

Aufgaben

Feststellen, ob und welche Identifikations-Merkmale (z.Bsp. Asset-Tag) auf den Geräten angebracht sind.

Sämtliche Kleber mit Heissluftföhn erwärmen und entfernen. Optisches Laufwerk auf mögliche CD’s resp. DVD’s prüfen und solche gegebenenfalls

entfernen. Card Reader auf mögliche Speicherkarten prüfen und solche gegebenenfalls entfernen SIM-Karten-Slots auf vergessene SIM-Karten prüfen und solche gegebenenfalls

entfernen. Gefundene CD’s, DVD’s, Speicher- und/oder SIM-Karten mit Seriennummer beschriften

und auf entsprechender Zeile im Prüf- und Löschrapport dokumentieren. Beschriftete Fundgegenstände in Sammelbox legen und Shreddern lassen (begleitet) Optische Nachkontrolle, ob Gerät komplett neutralisiert ist Anonymisierung im internen Prüf- und Löschrapport dokumentieren



1.10. Phase 10: Mitarbeitershop

Für den Mitarbeiter-Abverkauf werden sämtliche dafür freigegebenen Geräte in unserem

Mitarbeiter-Onlineshop erfasst (Modelle, Spezifikationen, Qualität, Preis, Bild) und den

Mitarbeitern des Auftraggebers, während eines zu definierenden Zeitraums, exklusiv zur

Verfügung gestellt. Zusätzlich zu den Geräten wird ein Zubehörkatalog erstellt, über welchen

die Besteller auf einfachste Weise zusätzliche Netzteile, externe Mäuse, externe Tastaturen

und passende Dockingstationen, aus dem Bestand des Anbieters, mitbestellen können. Die

Mitarbeiter des Auftraggebers definieren während des Bestell-Vorgangs, in welcher Sprache

das Betriebssystem installiert werden soll (Deutsch, Französisch oder Englisch). Verpackung

und Versand werden mittels einer separaten Versandkosten-Pauschale in Rechnung gestellt,

welche dem Online-Besteller im CheckOut-Prozess transparent kommuniziert wird. Die

Bezahlung der Geräte durch die Mitarbeiter des Auftraggebers erfolgt via Vorauszahlung oder

in bar bei persönlicher Übergabe. Für die im Mitarbeitershop angebotenen Geräte gewähren

wir auf technische Defekte eine Austauschgarantie von 30 Tagen ab Lieferdatum – davon

ausgeschlossen sind Notebook-Akkus.

Aufgaben

Mitarbeitershop-Shop-Verkaufslager erstellen Konsequent 100 Geräte mit entsprechendem Zubehör im Mitarbeiter-Shop-Lager

einbuchen (es sollen jeden Morgen 100 Geräte zur Verfügung stehen) Artikel online erstellen (Artikelnummern, Modell, Spezifikationen, Qualität, Preis, Bild) Zubehör in Optionen-Katalog zusammenfassen und den Geräten zuordnen Link für Zugang Mitarbeitershop an den Projektleiter des Auftraggebers senden (Link kann

beispielsweise über Intranet publiziert werden) Abwicklung Online-Aufträge und Inkasso

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