Quadriga-IT Neuerungen Version 8.10

Neue Funktion Ausgabe/Rückgabe

Neben Komponenten, die bei den Mitarbeitern dauerhaft im Einsatz sind, gibt es in jeder größeren Organisation auch solche, die nur für einen vorübergehenden Gebrauch ausge-geben, sozusagen "verliehen", werden. Beispiele dafür sind der Beamer für eine Präsentation im Außendienst, das Fir-menhandy für den Messeeinsatz oder ein PC, der einen re-paraturbedürftigen PC kurzzeitig ersetzen soll.

Es lohnt sich, diese vorübergehend ausgegebenen Kom-ponenten gesondert und etwas anders zu verwalten als die "stationär" bei den Mitarbeitern befindlichen Komponen-ten. Denn auf der einen Seite ist es aufgrund der ständig wechselnden Einsatzorte nicht leicht, einen Überblick über ihren Verbleib zu behalten.

Auf der anderen Seite macht es einen Unterschied, ob der Arbeitsablauf für die Aus- und Rückgabe gut organisiert ist oder nicht. Es geht dabei z.B. um den Nachweis, was an wen ausgegeben wurde, dafür zu sorgen, dass die Komponenten bis zum vorgesehenen Datum wieder zurückgegeben wer-den, und um Maßnahmen für den Fall, dass die Rückgabe nicht rechtzeitig erfolgt.

Zur Unterstützung der Aus- und Rückgabe von Komponen-ten und der Verwaltung speziell dieser Komponenten gibt

Im Navigationsbereich lBildschirm können Sie einen Assistenten für die neue Funktion "Ausgabe/Rückgabe" aufrufen. Da der Navigationsbereich anpassbar ist, können Sie diese Funktion auch ausschalten oder z.B. weiter unten im Navigationsbereich platzieren.

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Der Assistent besteht aus 4 aufeinander folgenden Fenstern, mit denen Sie durch die einzelnen Arbeitsschritte der Ausgabe bzw. Rückgabe einer Komponenten geleitet werden. Im 1. Schritt wäh-len Sie, ob Sie die Ausgabe einer Komponente vorhaben oder die Rückgabe einer ausgegebenen Komponente dokumentieren wo-llen. Außerdem bestimmen Sie, ob es um die Ausgabe an einen Mitarbeiter (Anwender) oder die Ausgabe (in der Regel ist es ein Versand) an einen Lieferanten geht.

Wenn Sie im 1. Schritt die Ausgabe an einen Anwender gewählt haben, müssen Sie im 2. Schritt bestimmen, an welchen Anwender Sie ausgeben wollen. Dazu erhalten Sie eine Liste der Anwender, in der Sie auch komfortabel suchen können. Haben Sie im 1. Schritt eine Ausgabe an einen Lieferanten gewählt, erhalten Sie dement-sprechend eine Liste der Lieferanten zur Auswahl.

es in Quadriga-IT nun die Funktion "Ausgabe/Rückgabe". Neben der Ausgabe an Mitarbeiter können Sie mit dieser Funktion auch den Versand von Komponenten an Liefer-anten verwalten. Damit ist der Fall abgedeckt, dass eine Komponente zum Zweck der Prüfung oder Reparatur an den Lieferanten oder an einen Dienstleister geschickt wird. Der Arbeitsablauf in diesen Fällen ist ganz ähnlich wie bei der Ausgabe an Mitarbeiter. Auch in diesen Fällen wird die Komponente vorübergehend sozusagen "verliehen".

Im 3. Schritt geht es nun um die Bestimmung der Komponente, die aus- oder rückzugeben ist. Die Auswahllisten unten im Fenster sind je nach Arbeitssituation andere: Bei einer Rückgabe werden z.B. nur die Komponenten angezeigt, die an den vorher gewählten Anwender ausgegeben wurden. Wenn es bei Ihnen ein "Lager" mit Komponenten gibt, die für eine vorübergehende Ausgabe bereit-stehen, dann erhalten Sie auf Wunsch eine Tabelle zur Auswahl, die nur die Komponenten dieses Lagers zur Auswahl stellt.

Zum Abschluss ist in einem 4. Schritt dann noch das geplante Rückgabe-Datum zu bestimmen und die Schaltfläche "Ausgabe durchführen" zu klicken. Vorher sehen Sie auch noch, was auf-grund der einmalig vorgenommenen Einstellungen bei der Aus-gabe alles passiert: Dabei wird im HelpDesk ein Vorfall für die Ausgabe erstellt und gegebenenfalls eine Wiedervorlage als Hinweis auf die anstehende Rückgabe. Auch eine automatisch erzeugte E-Mail-Bestätigung für die Ausgabe an den Anwender ist möglich.

Merkmale der Ausgabe-/Rückgabe-Funktion:

Praxisgerechter Workflow für den "Verleih", d.h. die vorübergehende n

Ausgabe von Komponenten an Mitarbeiter.

Ebenso Workflow für den Versand von Komponenten an Lieferanten n

bzw. Dienstleister zum Zwecke der Reparatur oder Prüfung.

Bei jeder Komponente ist in Form einer Historie hinterlegt, wann n

Ausgaben im Laufe ihrer Nutzungsdauer stattgefunden haben.

Ausgaben und Rückgaben können darüber hinaus als Vorfälle im Help n

Desk dokumentiert werden.

Im Help Desk lassen sich außerdem auf einfache Weise n

Wiedervorlage-Tickets anlegen, die an anstehende Rückgaben erinnern. Für diese Tickets und für die Vorfälle im Zusammenhang mit einer Ausgabe können Sie sich Standardvorlagen erstellen.

Mitarbeitern können Sie automatisiert E-Mail-Bestätigungen zu n

Ausgaben und E-Mail-Benachrichtigungen zu anstehenden Rückgaben schicken. Auch auf Basis von vorab definierten "Standard-Emails".

Übersicht über alle gerade ausgegebenen Komponenten, wahlweise n

sortiert nach Datum der fälligen Rückgabe. Sie sehen darin, wo sich welche Komponente befindet.

In dieser Übersicht farbliche Unterlegung der Komponenten, deren n

Rückgabe demnächst fällig (gelb) oder überfällig (rot) ist.

Enthalten in der Version BASIS. Sie können die Funktion also in jeder n

Ausbaustufe von Quadriga-IT und unabhängig von den lizenzierten Optionen nutzen.