Neues Kommunales Finanzmanagement in NRW – Das E nde der Gemeindekasse ?

NKF in Nordrhein-Westfalen – Das Ende der Gemeindekasse ?

HIDDENHAUSEN

Neues KommunalesNeues KommunalesFinanzmanagement in NRW –Finanzmanagement in NRW –DasDas EEnde der Gemeindekasse ?nde der Gemeindekasse ?

Martina HackländerMartina HackländerGem. Hiddenhausen, Leiterin der Finanzbuchhaltung

Fachtagung der Verbände der Kämmerer undKassenverwalter in Schleswig-Holstein

Neumünster, 20.09.2005

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NKF in Nordrhein-Westfalen – Das Ende der Gemeindekasse ? 2

Die Vorbehalte der Die Vorbehalte der Kommunalkassen vs. NKFKommunalkassen vs. NKF

. . . Die Gemeindekasse ist im NKF . . . Die Gemeindekasse ist im NKF nicht mehr existent . . .nicht mehr existent . . .

. . . dafür spricht, dass die GemKVO aufgehoben worden und die Bestellung des Kassenverwalters und seines Stellvertreters künftig nicht mehr vorgesehen ist . . .

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. . . aber:. . . aber: Wille des Gesetzgebers war die Zusammen-fassung aller Belange des Haushalts- und Rechnungs-wesens in einer Verordnung und die Stärkung der Spielräume für kommunale Selbstverwaltung !

. . . Es stimmt, dass die GemKVO mit Art. 23 des NKFG NRW aufgehoben worden ist und die Belange der Kassen künftig in den §§ 27, 30 – 31, 58 GemHVO und örtlich nach § 31 Abs. 2 GemHVO geregelt werden . . .

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. . . aber:. . . aber: Intention des Gesetzgebers ist es, die bisherige Gemeindekasse zu einer an das kauf-männische Rechnungswesen angelehnten Finanz-buchhaltung weiterzuentwickeln !

. . . Es stimmt, dass die Bestimmungen zur Bestellung des Kassenverwalters nach § 91 GO NW (alt) nunmehr für den Verantwortlichen der Finanzbuchhaltung gelten (§ 93 Abs. 2 GO NW) . . .

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. . . aber:. . . aber: Die Praxis zeigt, dass sich die Form der zentralen Finanzbuchhaltung allg. durchsetzen wird.In Kommunen mit bisher dezentraler HÜL-Führung werden die Vorteile der zentralen Kasse zum Aufbau der Buchhaltung i.d.R. genutzt !

. . . NKF ist ein Projekt der Kämmereien, . . . NKF ist ein Projekt der Kämmereien, das die Kassen unzureichend beteiligt das die Kassen unzureichend beteiligt und von den Überlegungen zum Aufbau und von den Überlegungen zum Aufbau der Finanzbuchhaltung ausschließt . . .der Finanzbuchhaltung ausschließt . . .

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Die Buchführung im NKFDie Buchführung im NKFWas ändert sich ?Was ändert sich ?

Aufbau der FinanzbuchhaltungAufbau der FinanzbuchhaltungTrennung in Geschäftsbuchführung und

ZahlungsabwicklungErforderlich wg. der Fülle „neuer Buchhaltungs-

aufgaben“Dezentralisierung für funktional begrenzte

Aufgabenbereiche ist zulässig (§ 93 III GO)

Abschaffung der GemKVOAbschaffung der GemKVORegelung der Belange des Haushalts- und

Rechnungswesens in einer VerordnungErsetzt u.a. durch örtliche Regelungen im

Rahmen des § 31 II GemHVO

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Bestellung eines für die FiBu – Verantwort-Bestellung eines für die FiBu – Verantwort-lichen und seines Stellvertreterslichen und seines Stellvertreters (§ 93 II GO)

Löst die Bestellung des Kassenverwalters und seines Stellvertreters nach § 91 Abs. 1 GO -alt- ab

Auch erforderlich bei dezentraler Organisations-struktur für zentrale Jahresabschlussarbeiten

Hintergrund:Hintergrund:Einhaltung der GrundsätzeEinhaltung der Grundsätzeordnungsmäßiger Buchführungordnungsmäßiger Buchführung

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Unterschrift des Anordnungsberechtigten Unterschrift des Anordnungsberechtigten ist nicht mehr erforderlichist nicht mehr erforderlich

Alternativ:Alternativ:Hausinterne Regelungen sind denkbar, die Amtsleiter etc. schon im Zeitpunkt der Bestellung beteiligen (z.B. Abzeichnung der Bestellung oder Systemfreigabe der Bestellung)

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Die Buchführung im NKFDie Buchführung im NKFWas bleibt ?Was bleibt ?

Sachlich-rechnerische FeststellungSachlich-rechnerische Feststellung(§ 30 Abs. 2 GemHVO – alt: § 11 Abs. 1 GemKVO)

Wer sachl.-rechn. feststellt, darf nicht den Zahlungsverkehr abwickeln.(§ 93 Abs. 4 GO – alt: Umkehrschluss aus § 11 Abs. 3 GemKVO)

Beschäftigte in Buchführung und Zahlungsabwicklung dürfen die sachl.-rechn. Richtigkeit nur in Ausnahmefällen bescheinigen.(§ 30 Abs. 3 GemHVO – alt: § 11 Abs. 3 GemKVO)

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SicherheitsaspekteSicherheitsaspekteZahlungsabwicklung und Geschäftsbuchführung

sind nicht in Personalunion zulässig.(§ 30 Abs. 3 GemHVO – alt: § 5 Abs. 2 GemKVO u. Nr. 5 VV)

Zahlungsaufträge sind von zwei Bediensteten freizugeben.(§ 30 Abs. 3 GemHVO – alt: § 5 Abs. 3 GemKVO u. Nr. 6 VV)

Mahnung - VollstreckungMahnung - VollstreckungAufgabe der Zahlungsabwicklung

(§ 30 Abs. 3, letzter Satz GemHVO – alt: § 1 Abs. 1, letzter Satz GemKVO)

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Die Regelungen zu AufsichtDie Regelungen zu AufsichtDie Aufsicht über die Finanzbuchhaltung obliegt

dem Bürgermeister. Übertragung auf einen Beigeordneten oder sonstigen Beschäftigten, der keine Zahlungen abwickelt, ist möglich. Ist ein Kämmerer bestellt, hat er die Aufsicht.(§ 31 Abs. 4 GemHVO – alt: § 5 Abs. 5 GemKVO)

EinschränkungEinschränkung: gilt nur, wenn der Kämmerer nicht nach § 93 Abs. 2 GO für die Finanzbuchhaltung verantwortlich ist.(§ 31 Abs. 4 letzter Satz GemHVO)

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Organisationsaufbau NKF:Organisationsaufbau NKF: Modell Zentrale FinanzbuchhaltungModell Zentrale Finanzbuchhaltung

Verantwortlicher FiBu

Geschäfts-buchführung

zentral

Zahlungs-abwicklung mitVollstreckung

zentral

Ggf.Vorarbeiten

durchFachämter

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Organisationsaufbau NKF:Organisationsaufbau NKF:Modell Dezentrale Geschäftsbuchführung- Modell Dezentrale Geschäftsbuchführung-

Zentrale ZahlungsabwicklungZentrale Zahlungsabwicklung

Verantwortlicher FiBu

Ges

chäf

tsbu

chfü

hrun

g A

mt

I

Zahlungs-abwicklung mitVollstreckung

zentral

Ges

chäf

tsbu

chfü

hrun

g A

mt

II

Ges

chäf

tsbu

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hrun

g A

mt

III

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Zweiteilung der FinanzbuchhaltungZweiteilung der Finanzbuchhaltung- mögliche Aufgaben Geschäftsbuchführung -- mögliche Aufgaben Geschäftsbuchführung -

Erfassung/Vormerkung von Aufträgen/Bestellungen

Buchen von Forderungen und Verbindlichkeiten Gutschriften

in Personenkonten (Debitoren/Kreditoren) –NebenbuchführungNebenbuchführung

Vorprüfung und Kontierung von Eingangs-/ Ausgangsrechnungen

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Zweiteilung der FinanzbuchhaltungZweiteilung der Finanzbuchhaltung- mögliche Aufgaben Geschäftsbuchführung -- mögliche Aufgaben Geschäftsbuchführung -

Buchen von Geschäftsvorfällen auf Bestands-/ ErgebniskontenHauptbuchführungHauptbuchführung

Sammlung der zahlungsbegründenden Unterlagen

Erstellung von Anweisungen

Jahresabschlüsse der Ergebnisrechnung und der Bilanz

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Zweiteilung der FinanzbuchhaltungZweiteilung der Finanzbuchhaltung- mögliche Aufgaben Zahlungsabwicklung -- mögliche Aufgaben Zahlungsabwicklung -

Abwicklung des Zahlungsverkehrs(Einzahlungen/Auszahlungen)

Buchen der Einzahlungen und Auszahlungen auf Debitoren/ Kreditoren und in der Finanzrechnung

Verwaltung der Finanzmittel(ggf. auch Liquiditätsplanung)

Offene-Posten-Verwaltung einschl. Mahnung und Vollstreckung

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Zweiteilung der FinanzbuchhaltungZweiteilung der Finanzbuchhaltung- mögliche Aufgaben Zahlungsabwicklung -- mögliche Aufgaben Zahlungsabwicklung -

Fazit:Fazit:Die Aufgaben der Zahlungsabwicklung entsprechen i.d.R. denen der Gemeindekasse

Abstimmung der Bankkonten/ Bankverrechnungskonten und der Finanzrechnung (täglich und zum Stichtag 31.12.)

Abstimmung/ Abschluss der Finanzrechnungskonten zum Stichtag 31.12.

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Änderungen in der Buchführung Änderungen in der Buchführung im Überblickim Überblick

KameralistikKameralistik• Buchführung erfolgt

vollständig in der Kasse (ggf. unter Rückgriff auf HÜL – Daten und Vorverfahren)

NKFNKF• Trennung der

Buchführung in Geschäftsbuch-führung und Zahlungsabwicklung

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Änderungen in der Buchführung Änderungen in der Buchführung im Überblickim Überblick

KameralistikKameralistik• Beschränkung der

Buchführung auf zahlungswirksame Geschäftsvorfälle– Vermögen/ Verbind-

lichkeiten und Wert-verzehr werden i.d.R. nur in Nebenrechnungen dargestellt

NKFNKF• Einführung des Drei-

Komponenten- Systems– Ergebnisrechnung

(Aufwand - Ertrag)– Finanzrechnung

(Ein-/ Auszahlungen)– Bilanz (Vermögen,

Eigenkapital, Schulden)

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Wechselbeziehung Bilanz –Wechselbeziehung Bilanz – Finanz- und Ergebnisrechnung Finanz- und Ergebnisrechnung

FinanzrechnungFinanzrechnung

Einzahlungen

Auszahlungen___________

Veränderung des Bestandesan Zahlungs-mitteln

ErgebnisrechnungErgebnisrechnung

Aufwendungen

Erträge___________

Jahres-Überschuss/ Fehlbetrag

Aktiva

Anlagevermögen

UmlaufvermögenForderungenliquide Mittel

Akt. RAP

Passiva

Eigenkapital

Sonderposten

Rückstellungen

Verbindlichkeiten

Pass. RAP

BilanzBilanz

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Die Buchungslogik nach NKFDie Buchungslogik nach NKFForderung - Ertrag - EinzahlungForderung - Ertrag - Einzahlung

Direkte Bebuchung der Finanzrechnung – Direkte Bebuchung der Finanzrechnung – statistische Mitführung der Bankkontenstatistische Mitführung der BankkontenForderung (Debitor) an ErtragEinzahlung an Forderung

Bankbuchung statistisch

Direkte Bebuchung der Bankkonten – Direkte Bebuchung der Bankkonten – statistische Mitführung der Finanzrechnungstatistische Mitführung der FinanzrechnungForderung (Debitor) an ErtragBank an Forderung

Finanzrechnung statistisch

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Buchung eines GeschäftsvorfallsBuchung eines GeschäftsvorfallsForderung - Ertrag - EinzahlungForderung - Ertrag - Einzahlung

Forderung (Debitor) an Ertrag

Einzahlung an Forderung (Debitor)

Bank (statistisch)

Geschäftsbuch-führung

Zahlungs-abwicklung

Vorkontierung

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Änderungen in der Änderungen in der Rechnungsabgrenzung im ÜberblickRechnungsabgrenzung im Überblick

KameralistikKameralistik• Kassenwirksam-

keitsprinzip– Hilfsmittel:

Übertrag von Haushalts- und Kassenresten und Beständen in das Folgejahr

NKFNKF• Periodengerechte

Darstellung der Aufwendungen und Erträge je HH-Jahr– Hilfsmittel:

AfA, Forderungen/ Verbindlichkeiten, Rückstellungen, RAP

• Abbildung der Kassenwirksamkeit in der Finanzrechnung

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UnterschiedeUnterschiedeKamerale Kasse – NKF-KasseKamerale Kasse – NKF-Kasse

Kamerale KasseKamerale Kasse• Geschlossener

Buchungskreis– Übernahme ins

Folgejahr von Beständen, Resten und Fehlbeträgen nurnur in die Bücher der Kasse

NKF-KasseNKF-Kasse• Ein- und Auszah-

lungen bedienen die Finanzrechnung und Bilanzkonten– Schließen von

Forderungen- und Verbindlichkeiten

– Veränderungen der liquiden Mittel

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UnterschiedeUnterschiedeKamerale Kasse – NKF-KasseKamerale Kasse – NKF-Kasse

Kamerale KasseKamerale Kasse• Tagesabschluss

– Gegenüberstellung Kassensollbestand – Kassenistbestand (Girokonten nach Kontogegenbuch)

NKF-KasseNKF-Kasse• Tagesabstimmung

– Abstimmung zwischen „buchmäßigen“ Geldbeständen = Finanzrechnungs-saldo und Kontoständen lt. Bankauszügen/ Zahlungsmittel

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Der Hiddenhausener Weg:Der Hiddenhausener Weg:Ausgangslage in der KameralistikAusgangslage in der Kameralistik

Haushaltsüberwachung- zentral -

besetzt m it 26,5 S td ./W oche

Kassebesetzt m it rd . 3 Vollzeitstellen

- ohne Vollstreckung -

Buchhaltungm it Haushaltsüberw achung

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Der Hiddenhausener Weg:Der Hiddenhausener Weg:Zentrale Geschäftsbuchführung, weilZentrale Geschäftsbuchführung, weil

wir unserem Anspruch an die Qualität des Rechnungswesens nur so gerecht werden könnenSpezialisierung – hohe Fachkompetenz –

einheitliche Buchungsabläufe

die Abstimmungs- und Jahresabschluss-arbeiten so besser koordiniert werden können

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Der Hiddenhausener Weg:Der Hiddenhausener Weg:Zentrale Geschäftsbuchführung, weilZentrale Geschäftsbuchführung, weil

sich die zentrale Struktur in der Vergangenheit bewährt hat

eine flächendeckende Schulung über alle Ämter im Hinblick auf betriebswirtschaftliche Kenntnisse

und im Umgang mit den verschiedenen Modulen des

Buchungsverfahrens wirtschaftlich nicht zu vertreten war

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Der Hiddenhausener Weg:Der Hiddenhausener Weg:Zentrale Zahlungsabwicklung, weilZentrale Zahlungsabwicklung, weil

sich die Kasse mit zentraler Zahlungsabwicklung und Vollstreckung in der Vergangenheit als effizient erwiesen hat

Zentrale Geldmittelbewirtschaftung in Zeiten „knapper Kassen“

Integration der Eigenbetriebe in den gemeindlichen Liquiditätsverbund

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Geschäfts-buchführung

[aufgebaut auf HÜL]

Anlagen-buchhaltung

[neu]

Zahlungs-abwicklung

[alt : Kasse]

Vollstreckung

[alt : Kasse]

Leitung[neu]

Der Hiddenhausener WegDer Hiddenhausener Weg::Organigramm FinanzbuchhaltungOrganigramm Finanzbuchhaltung

1 MA 38,5 Std./W ~0,5 MA 38,5 Std./W unverändert unverändert

1 MA 26,25 Std./W ggf. auf Dauer Reduzierung um ½ Stelle durch vereinfachtes Mahnverfahren (Personenkonten)

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. . . Nutzen Sie die Chance !. . . Nutzen Sie die Chance !

Neues KommunalesNeues KommunalesFinanzmanagement –Finanzmanagement –

Eine Chance zur Weiterentwicklung Eine Chance zur Weiterentwicklung der Gemeindekasse . . .der Gemeindekasse . . .

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