NVS – Finanzmanagement in der hessischen Landesregierung Günter Weiland ([email protected])...

NVS – Finanzmanagement in der hessischen Landesregierung

Günter Weiland ([email protected])

Hessische Staatskanzlei

Speyer, 10.09.2002

© HMdF 2002 2

Agenda

• Inhalte des Projektes Neue Verwaltungssteuerung (NVS)

• Zeitplanung (Staffelplanung)• Vorgehensweise im Gesamtprojekt• Vorgehensweise im Umsetzungsprojekt • Fazit

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Die gesamte hessische Landesverwaltung soll bis 2008 grundlegend

modernisiert werden. Ziel dabei ist es, die Wirtschaftlichkeit der

Landesbehörden zu verbessern.

dezentrale Ressourcenverantwortung; Zusammenführung von Aufgaben- und Ergebnisverantwortung

Produkt-/ Programmhaushalte produktorientierte Aufbau- und Ablauforganisation

Steuerung des Haushalts über eine ergebnisorientierte Mittelzuweisung (Kontraktmanagement)

Einführung einer mittelfristigen Entwicklungs- und Finanzplanung Einführung eines neuen Rechnungswesen•

Beschränkung der Kameralistik auf das gesetzlich vorgeschriebene Mindestmaß

Was ist das Projekt NVS?

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Einführung eines neuen Rechnungswesen mit:• doppelter Buchführung• Kosten- und Leistungsrechnung• Controllingauf der Basis der Standardsoftware SAP R/3

Steuerung des Haushalts über eine ergebnisorientierte Mittelzuweisung

„Enormer“ Umfang der Umsetzung : • landesweite Einführung • 9 Ressorts • 800 Dienststellen • ca. 15.000 Anwender

Beschränkung der Kameralistik auf das gesetzlich vorgeschriebene Mindestmaß• Haushaltsgrundsätzegesetz

Besonderheiten des hessischen Ansatzes

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Zeitplanung (Staffelplanung)Überblick von 2001 bis 2008

Entwicklung LRM1

LRM 1 und 2 (Kostenstellenrechnung / Kostenträgerrechnung)

2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008

Die Einführung des LRM 1 wird bis 31.12.02 abgeschlossen und danach durch das LRM 2 ersetzt

LRM 1LRM 2Produktivstart Piloten

Produktivstart Staffel 1b

Produktivstart Staffel 1a





Entwicklung LRM 2

Einführung LRM 2

Einführung Landes-

referenzmodell

(LRM)

Entwicklung Produkthaushalt

Einführung Produkthaushalt

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Vorgehensweise im Gesamtprojekt

Phase IV: Produktiv-

betrieb

Phase IV: Produktiv-

betrieb

Technische Infrastruktur

Informations- und AkzeptanzmanagementInformations- und Akzeptanzmanagement

Projektmanagement und QualitätssicherungProjektmanagement und Qualitätssicherung

• Planung undVorbereitung• Delta-Analyse• Anpassung• Test und Datenübern.• Migration

• Planung undVorbereitung• Delta-Analyse• Anpassung• Test und Datenübern.• Migration

Systemausprägung

Aufbauorganisation

Systemausprägung

Aufbauorganisation

Prozess-entwicklung

Prozess-entwicklung

SchulungSchulung

Unterstützung Produktiv-betrieb

Unterstützung Produktiv-betrieb

ÜbergabeÜbergabe

Nutzen-realisierungNutzen-realisierung

Phase III:Einführung/Umsetzung


Phase II:Detaillierung&Entwicklung


Phase I:Planung & Konzeption

Phase I:Planung & Konzeption

Plan-ung und Stra-tegie-entwik-klung

Plan-ung und Stra-tegie-entwik-klung

SAP-Archi-tektur

Betriebs-wirtschaft. Konzeption

Qu

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Geschäftsprozess-analyse als Grundlage



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Basis für die Umsetzung ist das Landesreferenzmodell (LRM)

Personalwesen

Rechnungswesen

Te

ilprojekt 1

Te

ilprojekt 2

Te

ilprojekt 3

Te

ilprojekt n

Personalwesen

Rechnungswesen

Te

ilprojekt 1

Te

ilprojekt 2

Te

ilprojekt 3

Te

ilprojekt n

Personalwesen

Rechnungswesen

Te

ilprojekt 1

Te

ilprojekt 2

Te

ilprojekt 3

Te

ilprojekt n

Personalwesen

Rechnungswesen

Te

ilprojekt 1

Te

ilprojekt 2

Te

ilprojekt 3

Te

ilprojekt n

Umsetzungs-projekt n

Umsetzungs-projekt 3

Umsetzungs-projekt 2

Umsetzungs-projekt 1Rechnungswesen

Landesreferenz-modell

Entw

icklungsprojekt 1

Entw

icklungsprojekt 2

Entw

icklungsprojekt 3

Entw

icklungsprojekt n

Personalwesen

Das Landesreferenzmodell bildet einheitliche, landesweit gültige Verwaltungsprozesse ab. Im Rahmen der Einführung wird das LRM den Ressortspezifika angepasst.



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Ablauf eines

Einführungsprojektes

Monate vor Produktivstart -18 0 -16 -14 -10 -8 -6 -4 -2 -20 -12 2 -22

Verifikation der BWL-

Vorarbeiten

Verifikation der BWL-

Vorarbeiten

Durchführung Umsetzungsprojekt (UP)Durchführung Umsetzungsprojekt (UP)

ProduktivstartStart Umsetzungsprojekt

Vorarbeiten in den Ressorts / DienststellenVorarbeiten in den Ressorts / Dienststellen

SAP- Schulung:UP-Team,

SAP- Schulung:UP-Team,

Grundlagen-schulung:

SAP-Anwend.

Grundlagen-schulung:

SAP-Anwend.

SAPSchulung:

SAP-Anwend.

SAPSchulung:

SAP-Anwend.

Start Einführungsprojekt

Grundlagen-schulung

UP-Mitarbeiter

Grundlagen-schulung

UP-Mitarbeiter

Schulung:Führungs-

kräfte

Schulung:Führungs-

kräfte



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Vorarbeiten in den

Ressorts/DienststellenFür eine effiziente und termingerechte Einführung ist eine detaillierte Planung und Vorbereitung bis zur Produktivsetzung erforderlich.

Monate vor Produktivstart

Start Umsetzungsprojekt

-17 -13 -16 -15 -14 -12 -11 -10 -9 -8 -18 -19

Gen. organisatorische Vorbereitungen

Gen. organisatorische Vorbereitungen

Vorbereitungen im Bereich Kostenstellendefinition

Vorbereitungen im Bereich Kostenstellendefinition

Anlagenbuchhaltung, Bilanz VKR, Kosten- u. Leistungsartenplan

Anlagenbuchhaltung, Bilanz VKR, Kosten- u. Leistungsartenplan

Materialwirtschaft-LogistikMaterialwirtschaft-Logistik

Vorbereitungen im Bereich Organisation-AufbauVorbereitungen im Bereich Organisation-Aufbau

Vorbereitungen im Bereich Organisation-AblaufVorbereitungen im Bereich Organisation-Ablauf

IT-SystemeIT-Systeme

Kostenträger- und Zieldefinition/IBLV (LRM2)Kostenträger- und Zieldefinition/IBLV (LRM2)

Vorarbeiten im Bereich Personalentwicklung

Vorarbeiten im Bereich Personalentwicklung

-7

Vorbereitungen im Bereich IBLV Vorbereitungen im Bereich IBLV



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Organisation des Umsetzungsprojektes

Lokale IT Finanz-/Anlagen-buchhaltung

(FI/AA)

Material-

wirtschaft/

Vertrieb (MM/SD)

Controlling

(CO)

Finanz-management (FM)

Umsetzungsprojektleitung Vertretung

OrganisationOrganisation

Projekt-controlling

Projekt-controlling

InfomanagementInfomanagement

Nach Bedarf:weitere Fach-spezialisten

Nach Bedarf:weitere Fach-spezialisten

KLRKLR

Projektbegleitung



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Checkliste - Kostenstellendefinition

Ausprägung Muss Verantwortlich Status Quo Geplante Schritte Bis

wann?Unterstützungs-

bedarf?Kommentar

KriteriumKostenstellendefinitionDefinition von Kosten- und Leistungsstellen durchführen

Organisationseinheiten XGrundstücke und Gebäude

X

ggf. weitere Kostenstellen

X

Abrechnungs-systematische Kategorisierung der Kostenstellen vornehmen

X

Festlegung statistischer Kennzahlen je Kostenstelle vornehmen

X



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Checkliste - Kostenträgerdefinition



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Bsp. – Kostenstellen-struktur (1)

Top-Knoten Lande Hessen



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Bsp. – Kostenstellen-struktur (2)



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Bsp.- Kosten-trägerstruktur

SAP-Innenauftrag Produkt Leistung



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-10 -6 -9 -8 -7 -5 -4 -3 -2 -1 +1

Produktiv-unterstützung

Produktiv-unterstützung

Delta-AnalyseDelta-Analyse

Migration / Datenübernahme in SAPMigration / Datenübernahme in SAP

Anpassung LRMAnpassung LRM

ProduktivtestProduktivtest

SAP-Schulung AnwenderSAP-Schulung Anwender

Schulungen Führungskräfte

Schulungen Führungskräfte

SAP-SchulungUmsetzungsprojekt-

mitarbeiter

SAP-SchulungUmsetzungsprojekt-

mitarbeiter

Monat

PlanungPlanungVorbereitungVorbereitung

Grundlagenschulungen Anwender

Grundlagenschulungen Anwender

Servicevereinbarung HCC Servicevereinbarung HCC

GrundlagenschulungUmsetzungsprojekt-

mitarbeiter

GrundlagenschulungUmsetzungsprojekt-

mitarbeiter

Produktivstart

Durchführung

Umsetzungsprojekt

Akzeptanz- und InformationsmanagementAkzeptanz- und Informationsmanagement

Technische VorbereitungTechnische Vorbereitung

12 Monate vor Produktivstart



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VorbereitungVorbereitung

Schulungen

Die Schulung der Umsetzungsprojektmitarbeiter sowie der zukünftigen SAP-Anwender soll unter Berücksichtigung der Aufgaben bei der Umsetzung den Vorkenntnissen und Verfügbarkeiten entsprechend erfolgen.

Monat

ProduktivstartProduktivstart

Schulung Umsetzungprojektmitarbeiter

Schulung Umsetzungprojektmitarbeiter

Schulung Anwender/ FührungskräfteSchulung Anwender/ Führungskräfte

Anwender: Grundlagenschulung, SAP-Schulung Führungskräfte (Informationsnutzer): SAP-Schulung

• Grundlagenschulung• SAP-Schulung

Datenübernahme in SAP-System (Migration)

Datenübernahme in SAP-System (Migration)

PlanungPlanung




UnterstützungProduktivbet.UnterstützungProduktivbet.

-9 -5 -8 -7 -6 -4 -3 -2 -1 +1

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Für eine effiziente und termingerechte Umsetzung in den Dienststellen ist eine detaillierte Planung aller Arbeitsschritte bis zur Produktivsetzung erforderlich.

-8 -4 -7 -6 -5 -3 -2 -1

ProduktivstartPlanung/

UmsetzungPlanung/

Umsetzung

Monate vor Produktivstart

0 +1


Arbeitsschritte:

• Detailarbeitsplan, Detailterminplan und Meilensteine erstellen

• Mitarbeiterzuordnung zu Aufgaben, Projektorganisation, Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten im Umsetzungsprojekt

• Kommunikationsstruktur festlegen und Projektberichtswesen definieren

• Projekt Kick-Off durchführen

• Vorbereitung und Durchführung von Informationsveranstaltungen

-9

Kick Off

Kick Off

Durchführung Umsetzungsprojekt: Planung

© HMdF 2002 20Monate vor Produktivstart

-8 -4 -7 -6 -5 -3 -2 -1

Produktivstart

Planung/UmsetzungPlanung/

Umsetzung

0 +1


-9

Arbeitsschritte:

• Bestandsaufnahme und Fortschrittskontrolle der Vorarbeiten anhand von Checklisten

• Stammdaten aufbereiten

• Migrationspläne detaillieren

• Innerbetriebliche Leistungsverrechnung festlegen

• Bewertung des Anlagevermögens

• Aufbauorganisation festlegen / Ablauforganisation analysieren und festlegen

Kick Off

Kick Off

Vorbereitung Umsetzung


Wichtige Vorbereitungsarbeiten müssen durchgeführt werden.

Durchführung Umsetzungs-projekt: Vorbereitung


-8 -4 -7 -6 -5 -3 -2 -1


UmsetzungPlanung/

Umsetzung

0 +1


-9

Kick Off

Kick Off


Arbeitsschritte:• spezielle Anforderungen der Dienststellen aufnehmen• Organisationsstrukturen (z.B. Kostenstellenstruktur) abgleichen• Prozesse abgleichen• Konfiguration abgleichen• Analyse und Design der Schnittstellen, Berichte, Formulare und Zusatzentwicklungen

• Infrastruktur prüfen• Berechtigungen abgleichen

Ziel der Delta-Analyse ist es, die neuen Prozesse in geeigneter Weise in die Organisation der Dienststellen zu integrieren und Anpassungsanforderungen des LRM zu identifizieren und zu spezifizieren.



Durchführung Umsetzungs-projekt: Delta-Analyse


-8 -4 -7 -6 -5 -3 -2 -1


UmsetzungPlanung/

Umsetzung

0 +1


-9

Kick Off

Kick Off


Arbeitsschritte:

• Funktionale Anpassungs-erfordernisse an das LRM-Entwicklungsteam weiterleiten

• Technische Anpassungs-erfordernisse an das HCC weiterleiten

• Koordination und Bereitstellung von Fertigmeldungen

Die erforderlichen Anpassungen aus der Delta-Analyse werden durch das Umsetzungsteam kommuniziert und koordiniert. Die Durchführung der Anpassung erfolgt durch die Entwicklungsteams (LRM, HCC, etc.).




Durchführung Umsetzungs-projekt: Anpassung LRM


-8 -4 -7 -6 -5 -3 -2 -1


UmsetzungPlanung/

Umsetzung

0 +1


-9

Kick Off

Kick Off

Nach dem die Anpassungen durchgeführt und im Entwicklungsteam bereits modular und integrativ getestet wurden, wird unter Produktivbedingungen getestet.


Arbeitsschritte:

• Testplan aufstellen

• Testumgebung vorbereiten

• Test durchführen

• Fehler verfolgen und beheben





Durchführung Umsetzungs-projekt: Produktivtest


-8 -4 -7 -6 -5 -3 -2 -1


UmsetzungPlanung/

Umsetzung

0 +1


-9

Kick Off

Kick Off



Arbeitsschritte:

• Migrationsplan detaillieren

• Altdaten übernehmen

• übernommene Daten testen und abnehmen (Test- und Produktiv-migration)

Die Migration beinhaltet die vollständige Datenübernahme, sowie die Bereitstellung und Fertigmeldung des Systems für den Produktiveinsatz.





Durchführung Umsetzungsprojekt: Migration / Datenübernahme in SAP


-8 -4 -7 -6 -5 -3 -2 -1

Produktivstart

Planung/UmsetzungPlanung/

Umsetzung

0 +1


-9

Kick Off

Kick Off



Nach Freigabe des Systems und der Produktivsetzung für die Dienststellen erfolgt die Betreuung des Produktivbetriebs.

Produktiv-unter-

stützung

Produktiv-unter-

stützung

Arbeitsschritte:

• Vor-Ort-Unterstützung durch das Projektteam

• Anwenderunterstützung bei der Systembedienung durch Key-User und User-Helpdesk

• Bearbeitung und Dokumentation aufgelaufener Problemfälle





Durchführung Umsetzungs-projekt: Produktivunterstützung

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Fazit: Kritische Erfolgsfaktoren

Detaillierte Einführungsplanung Intensive Mitarbeit der Ressorts und Dienststellen

(Freistellung von Mitarbeitern)Rechtzeitige Schulung der AnwendergruppenFrühzeitige Information und Einbeziehung der BetroffenenBeibehaltung der Referenzfunktion des

LandesreferenzmodellsFachliche und organisatorische Beratung der DienststellenDirekte und schnelle Lösung von ProblemenDefinition von Abnahmekriterien

Für eine erfolgreiche und schnelle Einführung der Neuen Verwaltungssteuerung in der Landesverwaltung Hessen ist die Beachtung von Erfolgsfaktoren unerlässlich.

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