Planung + Produktion | Dossier Betrieb

01-10 technica 11

Rollen undRäder Generalvertretung

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Flexibilisierung der Kosten, Beschäftigung der Beleg-schaft bei tiefen Auftragsbe-

ständen und Liquiditäts-Checks auf Tagesbasis: Dies sind für viele KMU-Verantwortliche aktuelle Herausfor-derungen. Damit ist auch gesagt, welche Aktivitäten überlebens sicher sind: rigide Kostenkontrolle und -reduktion, differenzierte Redi-mensionierung (meistens auf das traditionelle Kerngeschäft) und en-ges Finanzcontrolling. Weshalb sich

also zusätzlich mit Führungsinfor-mation beschäftigen? Weil dies Ih-rem Unternehmen den entscheiden-den Konkurrenzvorteil für den Auf-schwung verschaffen kann.

Wettbewerbsvorteile dank der BSCEin Management Informationssystem (MIS) nach der Methodik «Balanced Scorecard» baut darauf auf, dass die Wirkfaktoren des Geschäftsmodells zueinander in Beziehung gesetzt und

in einer sogenannten Strategiekarte dargestellt werden. Dabei unterschei-det man die Dimensionen «Innova-tion», «Prozesse», «Kunden» und «Fi-nanzen». Nur wenn dieses Wirkgefüge über die Führungsstufen beim einzel-nen Mitarbeiter anlangt und von ihm verstanden wird, besteht Gewähr da-für, dass jeder seinen Beitrag zur Stra-tegieumsetzung leistet.Bei der Einführung einer BSC ist dar-auf zu achten, dass sich die ganze Ge-schäftsleitung dafür engagiert und alle relevanten Anspruchsgruppen einbezogen werden. Ein solches MIS eignet sich für KMU darum besonders gut, weil das Geschäftsmodell eines KMU oftmals erst im Rahmen eines solchen Projektes überhaupt intensiv diskutiert, visualisiert und gemeinsam verabschiedet wird. Die Bereitschaft, Führungsstil und -sitzungen zu über-denken, kann ein zentraler Erfolgsfak-tor sein. Last but not least zwingt ein MIS dazu, die gleiche Begriffstermi-nologie über alle Führungsstufen zu verwenden, was (teure) Missverständ-nisse schnell klärt. Die BSC steuert somit die Führungskommunikation auf und zwischen Hierarchiestufen.

BSC-Tool für KMUFür eine schnelle, effiziente, kosten-günstige und qualitativ hochstehende Umsetzung eines MIS für KMU ist es unumgänglich, bei der Einführung mit einem Standardtool zu arbeiten. Aus diesen Gründen haben Martin Schö-nenberger von der e-brains Consulting GmbH und Andreas D. Baumann von

Nutzen einer Balanced Scorecard für KMU

Wie viele Ihrer Führungskräfte und Mitarbeiter können die wich-tigsten Werttreiber des Geschäftsmodells spontan nennen? Alle? Weniger als die Hälfte? Die Konzeption und Umsetzung einer Ba-lanced Scorecard (BSC) erhöhen diesen Anteil deutlich. Ihr Nutzen davon? Ausrichtung der (Führungs-)Arbeit auf die – vor allem in unsicheren Zeiten – zentralen Erfolgs- und Unterscheidungsfak-toren im Vergleich mit den stärksten Wettbewerbern.

Relevante Führungsinfor-mation in unsicheren Zeiten

BSC Krankenhaus XYZ - Übersicht StrategiekarteBSC Krankenhaus XYZ - Übersicht StrategiekarteMonat: Jun Jahr: 2009 BSC Admin

Strategiekarte:

K4 – Mitarbeiterzu-f i d h it t i

F5 – Betriebs-ergebnis gestattetNeuinvestitionen

F4 – AuslastungInf rastrukturoptimieren

F2 – Patienten-zunahme

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F5 – Betriebs-ergebnis gestattetNeuinvestitionen

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K3 – Patientenzu-f riedenheit steigern

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F2 – Patienten-zunahme

P5 – Einführung

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P4 – Ausbau Work-f low ManagementP1 – Verkürzung

der Wartezeiten

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I1 – Förderung Mitarbei-terqualif ikation

I3 – OptimierungFehlermanagement

I4 – EinführungVorschlagswesen

K1 – AufbauKompetenzzentrum

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sierung der Abläufe

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F2 – Patienten-zunahme

P5 – EinführungLieferanten-management

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I2 – UnterstützungForschungsarbeiten

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Mission: Vision:

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Mission: Vision:Krankenhaus XYZ ist ein modernes, kundenorientiertes Privatspital mit Krankenhaus XYZ soll das führende Privatspital in der Region werden mit

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Krankenhaus XYZ ist ein modernes, kundenorientiertes Privatspital mitöffentlichem Leistungsauftrag. Schwerpunkt unseres Angebotes sindO ti i d th ädi h Chi i d S t di i i it

Krankenhaus XYZ soll das führende Privatspital in der Region werden miteiner erstklassigen Qualität bei der Leistungserbringung und einer

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Operationen in der orthopädischen Chirurgie, der Sportmedizin sowie weitererchirurgischer Disziplinen wie z.B. der Gefässchirurgie und der plastisch-

ausgewiesenen Fachkompetenz und Erfahrung in den Bereichenorthopädische Chirurgie, Sportmedizin und plastisch-wiederherstellende

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chirurgischer Disziplinen wie z.B. der Gefässchirurgie und der plastisch-wiederherstellende Chirurgie. Unseren Patienten bieten wir eine ärztliche und

orthopädische Chirurgie, Sportmedizin und plastisch-wiederherstellendeChirurgie. Über das regionale Umfeld hinaus soll die internationale

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pflegerische Leistung auf höchstem Qualitätsniveau, Spitzentechnologie sowiehochstehende Serviceleistungen

Bekanntheit von Krankenhaus XYZ als ausserordentlichesKompetenzzentrum für Sportmedizin weiter ausgebaut werden

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hochstehende Serviceleistungen. Kompetenzzentrum für Sportmedizin weiter ausgebaut werden.

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© 2009 e-brains CONSULTING GmbH

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I5 – Kostenbewusst-sein fördern

I2 – UnterstützungForschungsarbeiten

F3 – Reduktionlaufende Kosten

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Abb. 1: BSC-Tool-Strategiekarte mit strategischen Zie-len am Beispiel der Führung eines Krankenhauses.

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12 technica 01-10

der Consultingworld AG ein BSC-Tool entwickelt, das speziell auf die Be-dürfnisse von KMU abgestimmt ist. Ausgangspunkt bildet die Strategie-karte mit den vier Dimensionen «Inno-vation», «Prozesse», «Kunden», «Fi-nanzen» und den definierten strategi-schen Zielen sowie deren Ursache-/Wirkungsbeziehungen (siehe Abbil-dung 1).Die aus den strategischen Zielen ab-geleiteten Kennzahlen (KPIs) zur Leis-tungsmessung werden in der Score-card-Ansicht übersichtlich dargestellt (siehe Abbildung 2). Neben den Ist- und Planzahlen werden absolute und relative Abweichungen, Trends und Ampeln automatisiert berechnet.In der Detailansicht zur einzelnen Kennzahl finden sich alle notwendi-gen Angaben und Analysemöglichkei-ten für Vergleiche zwischen Geschäfts-bereichen oder über verschiedene Zeitperioden (siehe Abbildung 3). Ein weiteres wichtiges Führungsinstru-ment ist der Statusbericht zu den stra-tegischen Initiativen mit Informatio-nen zur Projektsituation betreffend Termin, Kosten, Qualität und Ausblick.

In diesen Schritten läuft die Einführung abEine BSC-Einführung, wie auch je-des andere MIS-Projekt, darf nicht auf die Einführung eines Systems oder einer Standardsoftware be-schränkt werden. Zentraler und wichtigster Ausgangs-punkt ist die betriebswirtschaftliche Konzeption mit der strategischen Analyse der Unternehmenssituation und der Strategieformulierung sowie der Definition aller relevanten Inhalte.Um einen effizienten Projektablauf sicherzustellen, haben Andreas D. Baumann und Martin Schönenberger ein schrittweises Vorgehen entwickelt (siehe Abbildung 4). Dieses umfasst zunächst die Definition der strategi-schen Unternehmensziele, die aus der Strategie abgeleitet werden, und die Ausarbeitung der Strategiekarte mit dem Wirkungsgefüge. In weiteren Schritten werden die entsprechen-den Kennzahlen und die strategi-schen Initiativen definiert.Die standardisierte Vorgehensweise beinhaltet auch die technische Um-setzung im BSC-Tool, um so eine möglichst schnelle Realisierung und eine qualitativ hochstehende Sys-temlösung zu erzielen. Nur durch die optimale Abstimmung zwischen dem BSC-Konzept und dem BSC-Tool können verschiedene Aktivitäten und Schritte parallel ausgeführt werden, wodurch sich die gesamte Einfüh-rungszeit auf zwei bis vier Monate re-duzieren lässt.

Für diese Unternehmen ist das Tool geeignetGrundsätzlich ist das neue BSC-Tool für Unternehmen geeignet, die ein einfaches, modernes Informations-system suchen, das relevante und verdichtete Führungszahlen liefert. Ebenso können Unternehmen profi-tieren, die eine Optimierung oder ein Redesign ihrer Führungsinformation anstreben. Ideale Einsatzmöglichkei-ten bietet das BSC-Tool auch dann, wenn ein Projekt «Neues Führungsin-formationssystem» geplant oder be-reits in Umsetzung begriffen ist. (aa)

Quelle: KMU Magazin 9/09

Interessenten gesucht

Die Autoren suchen drei Unter-nehmen aus der Maschinen-, Elektro- oder Metallindustrie, die daran interessiert sind, das neue BSC-Tool kennenzulernen (zu ein-maligen Sonderkonditionen). Die-sen drei Unternehmen werden Be-ratungs- und Einführungsleistungen im Wert von insgesamt Fr. 4000.– kostenlos erbracht. Pro Branche ist nur ein Angebot verfügbar.

1F)IPK(lhaznneKesylanaliateD-ZYXsuahneknarKCSB y ( )

Monat: Jahr: Bereich:Jun 2009 AlleMonat: Jahr: Bereich:Jun 2009 Alle

% Abw:Ist-Plan Abw:Ist: :dnerT:nalPAnz.

Strategisches Ziel:%5-281-053'3861'3

Strategisches Ziel:Zunahme erbrachte LeistungenVerantwortlich:

4'200Verantwortlich:H. Meier

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Kennzahl (KPI):Anzahl der Pflegetage 3'800

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Anzahl der PflegetageEinheit:Anz

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Anz.Erfassungsperiode:

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g pMonat

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Kommentar:

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4'000

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Die Leistungen für den Juni sind deutlichunter dem Planwert geblieben. Dennoch

2'600

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4'000

4'200

unter dem Planwert geblieben. Dennochresultiert für das erste Halbjahr insgesamtein zufriedenstellendes Ergebnis dank der 2'400

2'600

2'800

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3'400

3'600

3'800

4'000

4'200

ein zufriedenstellendes Ergebnis dank derausserordentlich guten Zahlen im Februar.

2'400

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3'000

3'200

3'400

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Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez

Ist Plan Ausblick Vorjahr Ist

2'400

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Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez

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Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez

Ist Plan Ausblick Vorjahr Ist

p g pIst 2'994 3'612 3'639 3'699 3'291 3'168Plan 3'000 3'300 3'600 3'750 3'300 3'350 3'750 3'900 3'400 3'850 3'600 2'850

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Plan 3 000 3 300 3 600 3 750 3 300 3 350 3 750 3 900 3 400 3 850 3 600 2 850

I t Pl Ab 6 312 39 51 9 182

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Ist-Plan Abw -6 312 39 -51 -9 -182% Abw 0% 9% 1% -1% 0% -5%

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Ausblick 3000 3400 3600 3750 3300 3330 3450 3600 3450 3900 3450 3000

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Ausblick 3000 3400 3600 3750 3300 3330 3450 3600 3450 3900 3450 3000

V j h I t 2925 3358 3768 3633 3012 3350 3609 3768 3024 3945 3615 2862

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Vorjahr Ist 2925 3358 3768 3633 3012 3350 3609 3768 3024 3945 3615 2862

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Projektliste:

Projekt: Verantwortlich: Zeitdauer: Budget: Ist-Kosten: Termin: Kosten: Qualität: Ausblick:

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Projekt: Verantwortlich: Zeitdauer: Budget: Ist-Kosten: Termin: Kosten: Qualität: Ausblick:

Optimierung Belegungsplanung 850 kCHF 617 kCHFrellüM.K 9002guA-naJ

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Aufgrund erweiterter Anforderungen an das neue System werden die Ist-Kosten das ursprüngliche Gesamtbudget um ca. 34'000 CHF (resp. 4%) überschreiten. Die

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Ist Plan Ausblick Vorjahr Ist

Aufgrund erweiterter Anforderungen an das neue System werden die Ist-Kosten das ursprüngliche Gesamtbudget um ca. 34 000 CHF (resp. 4%) überschreiten. DieEinführung wird gemäss geplantem Termin stattfinden.

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Projekt: Verantwortlich: Zeitdauer: Budget: Ist Kosten: Termin: Kosten: Qualität: Ausblick:

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Projekt: Verantwortlich: Zeitdauer: Budget: Ist-Kosten: Termin: Kosten: Qualität: Ausblick:

Imagekampagne in regionalen Medien 150 kCHF 45 kCHFreieM.H 9002voN-zrM

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Kommentar Status:

Wegen Engpässen bei den internen Ressourcen konnten wichtige Termine nicht eingehalten werden wodurch sich eine Verzögerung der Kampagne um etwa 3 Wochen

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Ist Plan Ausblick Vorjahr Ist

Wegen Engpässen bei den internen Ressourcen konnten wichtige Termine nicht eingehalten werden wodurch sich eine Verzögerung der Kampagne um etwa 3 Wochenergeben hat.

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© 2009 e-brains CONSULTING GmbH

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ProjektmanagementProjektmanagement

1 3 5Strategische Schlüssel- Bereichs-

1 3 5Strategische

ZieleSchlüssel-

KennzahlenBereichs-

ScorecardsZiele Kennzahlen Scorecards2 4 6

Strategische Führungs-2 4 6

BSCStrategiekarte

StrategischeInitiativen

Führungs-prozesse

BSCKonzept

StrategiekarteInitiativen prozesseKonzept

7 9 11Bericht- System- System- &

7 9 11Bericht-

erstattungSystem-

spezifikationSystem- &

Abnahmetesterstattung spezifikation Abnahmetest

Daten-8 10 12

BSC Daten-strukturen

EinführungCustomizing

8 10 12BSCTool strukturen

EinführungCustomizingTool strukturen

Veränderungsmanagement / Kommunikation

Tool

Veränderungsmanagement / KommunikationVeränderungsmanagement / Kommunikation

Entwicklungs- und Einführungszeit: 2 – 4 MonateEntwicklungs- und Einführungszeit: 2 – 4 Monate© 2009 Consultingworld AG / e-brains CONSULTING GmbH

Abb. 3: BSC-Tool-Detailanalyse-Kennzahl mit Projektstatus.

Abb. 4: Entwicklungs- und Einführungsschritte.

BSC Krankenhaus XYZ ScorecardBSC Krankenhaus XYZ - ScorecardMonat: Jun Jahr: 2009 Bereich: AlleMonat: Jun Jahr: 2009 Bereich: Alle

Kennzahl (KPI): Ist: Plan: Ist-Plan Abw: % Abw: Trend:Kennzahl (KPI): Ist: Plan: Ist-Plan Abw: % Abw: Trend:F1 Anzahl der Pflegetage / Monat 3'168 3'350 Anz. -182 -5%a de ege age / o a 3 68 3 350 8 5%F2 Anzahl der Fälle / Monat 599 600 Anz. -1 0%F3 Kosten medi inischer Bedarf / Monat 1'235 1'050 kCHF 185 18%F3 Kosten medizinischer Bedarf / Monat 1'235 1'050 kCHF 185 18%F4 Auslastung Radiologiegeräte / Monat 96 95 % 1 1%F4 Auslastung Radiologiegeräte / Monat 96 95 % 1 1%F5 Betriebsergebnis / Monat -3 50 kCHF -53 -106%

K1 Anzahl Publikationen / Quartal 8 10 Anz. -2 -20%K2 Anzahl neue Zuweiser / Quartal 11 10 Anz 1 10%K2 Anzahl neue Zuweiser / Quartal 11 10 Anz. 1 10%K3 Beschwerden pro Gesamtzahl Patienten / Monat 3 5 % -2 -40%K3 Beschwerden pro Gesamtzahl Patienten / Monat 3 5 % 2 40%K4 Mitarbeiterzufriedenheit / Jahr 77 75 % 2 3%K5 Zufriedenheit Zuweiser / Quartal 83 85 % -2 -2%

P1 Durchschnittliche Wartezeit Patientenaufnahme / Monat 23 16 Min 7 44%P1 Durchschnittliche Wartezeit Patientenaufnahme / Monat 23 16 Min. 7 44%P2 Anzahl überprüfte Pflegestandards / Quartal 5 5 Anz. 0 0%P2 Anzahl überprüfte Pflegestandards / Quartal 5 5 Anz. 0 0%P3 Anzahl neu eingeführte SOPs / Quartal 8 10 Anz. -2 -20%

f 2 2 0 0%P4 Anzahl Abteilungen mit Workflow Mgmt. / Jahr 2 2 Anz. 0 0%P5 Neue strategische Lieferanten mit Vertrag / Quartal 4 8 Anz -4 -50%P5 Neue strategische Lieferanten mit Vertrag / Quartal 4 8 Anz. -4 -50%

I1 Fort- und Weiterbildungstage pro Mitarbeiter / Jahr 8 10 Tage -2 -20%I1 Fort und Weiterbildungstage pro Mitarbeiter / Jahr 8 10 Tage 2 20%I2 Anzahl Forschungsprojekte / Jahr 6 6 Anz. 0 0%I3 A hl ld t F hl / Q t l 7 7 A 0 0%I3 Anzahl gemeldete Fehler / Quartal 7 7 Anz. 0 0%I4 Anzahl eingereichte Verbesserungsvorschläge / Quartal 17 15 Anz 2 13%I4 Anzahl eingereichte Verbesserungsvorschläge / Quartal 17 15 Anz. 2 13%I5 Anzahl Mitarbeiter an Info-Veranstaltungen / Quartal 61 50 Anz. 11 22%g

© 2009 e brains CONSULTING GmbH© 2009 e-brains CONSULTING GmbH

Abb. 2: BSC-Tool-Scorecard mit Kennzahlen.

AutorenDr. rer. pol. Martin Schönenber-ger, e-brains Consulting GmbH, www.e-brains.chAndreas D. Baumann, lic. oec. HSG, MA, Consultingworld AG, www.consultingworld.ch