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FINANCIAL SERVICES Outsourcing Controlling bei Kapitalverwaltungs- gesellschaften Modelle zur Überwachung und Steuerung der Risiken von Auslagerungsunternehmen Im Zuge der KAGB-Regulierung gewinnt ein effektives Outsourcing Controlling an Bedeutung. Die gesetzlichen Regelungen stellen die Kapitalverwaltungsgesellschaften vor vielfältige Herausforderungen. Die Herausforderung Am 22. Juli 2013 wurde im Zuge der Umsetzung der Richt- linie für Verwalter alternativer Investmentfonds (AIFM) in Deutschland das Investmentgesetz durch das Kapitalan- lagegesetzbuch (KAGB) ersetzt. Kapitalverwaltungsgesell- schaften (KVGs) sind mit vielfältigen Anforderungen kon- frontiert. So haben KVGs bei Vorliegen eines Auslagerungs- sachverhalts die rechtlichen Rahmenbedingungen nach § 36 KAGB zu beachten. Diese beinhalten die wesent- lichen Anforderungen an das Auslagerungsunternehmen, an den Umfang der möglichen Auslagerung sowie an die Prozesse bei den KVGs, die durch ein Auslagerungsverhält- nis ausgelöst werden. Ziel der komplexen Vorgaben ist die Sicherung der Qualität der ausgelagerten Leistung. Die KVG hat dafür zu sorgen, dass die ausgelagerte Leistung eine ebenso hohe Qualität aufweist, als wenn diese von der KVG selbst erbracht werden würde. Die KVG haftet für ein Verschulden des Auslagerungsunternehmens wie für ihr eigenes. Diese Vorschriften – ergänzt um die Anfor- derungen an die Auswahl eines geeigneten Auslagerungs- unternehmens – begründen die Notwendigkeit umfangrei- cher Kontrollen. Diese müssen von der KVG implementiert werden, um die Leistungen der Auslagerungsunternehmen entsprechend zu überwachen. Outsourcing Controlling und das Konzept der „drei Verteidigungslinien“ Das Outsourcing Controlling einer KVG umfasst zum einen das Vendor Management zur Steuerung der Auswahl und der vertraglichen Rahmenbedingungen rund um das Aus- lagerungsverhältnis. Zum anderen muss die Leistungs- erbringung seitens der Auslagerungsunternehmen konti- nuierlich überwacht werden. Zudem gilt es, die Risiken aus dem Auslagerungsverhältnis wirksam zu steuern. Im Gegensatz zum Vendor Management, das üblicherweise von der Organisationseinheit Outsourcing Controlling übernommen wird, können die Aufgaben im Rahmen der laufenden Überwachung und Steuerung der Risiken aus dem Auslagerungsverhältnis auf diverse Organisations- einheiten einer KVG verteilt werden. Diese Verteilung kann in der Praxis anhand des Konzepts der „drei Verteidigungslinien“ erfolgen. Dabei werden die Funktionen in der laufenden Überwachung der Auslage- rungsverhältnisse von drei organisatorischen Ebenen einer KVG übernommen.
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FINANCIAL SERVICES
Outsourcing Controlling bei
Kapital verwaltungsgesellschaften
Modelle zur Überwachung und Steuerung der Risiken von
Auslagerungsunternehmen
Im Zuge der KAGB-Regulierung gewinnt ein effektives Outsourcing Controlling an Bedeutung. Die gesetzlichen Regelungen stellen die Kapitalverwaltungsgesellschaften vor viel fältige Herausforderungen.
Die Herausforderung
Am 22. Juli 2013 wurde im Zuge der Umsetzung der Richt-linie für Verwalter alternativer Investmentfonds (AIFM) in Deutschland das Investmentgesetz durch das Kapitalan-lagegesetzbuch (KAGB) ersetzt. Kapitalverwaltungsgesell-schaften (KVGs) sind mit vielfältigen Anforderungen kon-frontiert. So haben KVGs bei Vorliegen eines Auslagerungs-sachverhalts die rechtlichen Rahmenbedingungen nach § 36 KAGB zu beachten. Diese bein halten die wesent-lichen Anforderungen an das Aus lage rungs unternehmen, an den Umfang der möglichen Auslagerung sowie an die Prozesse bei den KVGs, die durch ein Auslagerungsverhält-nis ausgelöst werden. Ziel der komplexen Vorgaben ist die Sicherung der Qualität der ausgelagerten Leistung. Die KVG hat dafür zu sorgen, dass die ausgelagerte Leistung eine ebenso hohe Qualität aufweist, als wenn diese von der KVG selbst erbracht werden würde. Die KVG haftet für ein Verschulden des Auslagerungsunternehmens wie für ihr eigenes. Diese Vorschriften – ergänzt um die Anfor-derungen an die Auswahl eines geeigneten Auslagerungs-unternehmens – begründen die Notwendigkeit umfangrei-cher Kontrollen. Diese müssen von der KVG implementiert werden, um die Leistungen der Auslagerungsunternehmen entsprechend zu überwachen.
Outsourcing Controlling und das Konzept der „drei Verteidigungslinien“
Das Outsourcing Controlling einer KVG umfasst zum einen das Vendor Management zur Steuerung der Auswahl und der vertraglichen Rahmenbedingungen rund um das Aus-lagerungsverhältnis. Zum anderen muss die Leistungs-erbringung seitens der Auslagerungsunternehmen konti-nuierlich überwacht werden. Zudem gilt es, die Risiken aus dem Auslagerungsverhältnis wirksam zu steuern. Im Gegensatz zum Vendor Management, das üblicherweise von der Organisationseinheit Outsourcing Controlling übernommen wird, können die Aufgaben im Rahmen der laufenden Überwachung und Steuerung der Risiken aus dem Auslagerungsverhältnis auf diverse Organisations-einheiten einer KVG verteilt werden.
Diese Verteilung kann in der Praxis anhand des Konzepts der „drei Verteidigungslinien“ erfolgen. Dabei werden die Funktionen in der laufenden Überwachung der Auslage-rungsverhältnisse von drei organisatorischen Ebenen einer KVG übernommen.
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3. VerteidigungslinieRegelmäßige, prozessunabhängige Prüfung des Governance-Systems
2. VerteidigungslinieRegelmäßige, prozessintegrierte Überwachung der operativen Bereiche
Interne Revision und Compliance-
Funktion1. VerteidigungslinieDurchführung von Kontrollen in risikobehafteten Prozessen
Portfolio Management
Risiko-manage-
ment
Admin is-tra tion
Out sour-cing Con-
troll ing
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Das Konzept der „drei Verteidigungslinien“Die „erste Verteidigungslinie“ ist im Portfolio Manage ment beziehungsweise in anderen operativen Bereichen ange-siedelt, die im Tagesgeschäft den unmittelbaren Kontakt mit dem Auslagerungsunternehmen pflegen. Hier wird die Leistungserbringung des Auslagerungsunternehmens direkt überwacht und gesteuert. Das Risiko management, die Administration und das Outsourcing Controlling stellen die „zweite Verteidigungslinie“ dar. Auf dieser Ebene erfolgt die übergreifende Steuerung der wesentlichen Auslagerungsrisiken anhand der im Vorfeld definierten Kontrollen. Die „dritte Verteidigungslinie“ wird durch den Bereich Interne Revision abgedeckt. Sie führt dabei eine unabhängige Beurteilung durch, inwieweit die Auswahl und Überwachung der Auslagerungsverhältnisse ordnungs-gemäß sind. Dabei werden auch die Funktionen des Outsourcing Con trollings der „ersten“ und der „zweiten Verteidigungslinie“ entsprechend beurteilt.
Der Vorteil des Konzepts der „drei Verteidigungslinien“ besteht darin, dass die einzelnen Aufgaben des Outsour-cing Controllings den Verantwortungsbereichen der orga-nisatorischen Einheiten direkt zugeordnet werden können. Letztere sind somit in der Lage, die jeweilige Aufgabe mit hoher Effizienz und Effektivität durchzuführen. Damit werden Doppelarbeiten vermieden und die aufsichtsrecht-lich geforderten Prozesse möglichst aufwandschonend abgebildet.
Unsere Leistungen
KPMG bietet Kapitalverwaltungsgesellschaften zur Bewäl-tigung der komplexen Herausforderungen im Zusammen-hang mit der Auslagerung von Aufgaben unter anderem folgendes Leistungsspektrum:
• Erstellung einer Risikomatrix auf Basis einer umfassen-den Analyse der Risiken aus den bestehenden Auslage-rungsverhältnissen
• Screening der bestehenden Prozesse im Outsourcing Controlling
• Unterstützung bei der Durchführung einer GAP-Analyse unter Berücksichtigung der KAGB-Anforderungen
• Entwicklung eines wirksamen Ansatzes für ein Outsour-cing Controlling auf Basis des Konzepts der „drei Vertei-digungslinien“
• Begleitung der Umsetzungsmaßnahmen
• Einbeziehung von Best Practice-Ansätzen aus unseren umfangreichen Projekterfahrungen
Bestens für Sie aufgestellt
Wir unterstützen Sie bei der Konzeption eines für Sie ge eigneten Ansatzes im Outsourcing Controlling sowie beim Aufbau der entsprechenden Prozesse. Wir beraten Sie gerne bei allen pro zessualen, organisatorischen und regulatorischen Fragen.
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