PowerPoint Grundkurs Sommersemester 2008 Rüdiger Grobe.
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PowerPoint Grundkurs
Sommersemester 2008
Rüdiger Grobe
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Was ist PowerPoint ?
• Ein vortragsbegleitendes Hilfsmittel zur Veranschaulichung bestimmter Vortragsinhalte
• Hilfsmittel? Sind rein mündlich gehaltene Vorträge „OUT“?
Griechische RhetorikKreide-Schultafel
DiavorträgeFlipchart
Overhead-ProjektorPC mit Datenbeamer
• PowerPoint = EINES der PC-Programme
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Veranschaulichung
Kein Volltext des Vortrages auf den Folien der Präsentation !
Stattdessen:
• Textinhalt mit wesentlichen Schlagworten visualisieren
• „1 Bild statt 1.000 Worte“
• Zahlen grafisch umsetzen !
• Abstrakte Zusammenhänge als Schaubild– z. B. Organigramme, Teil-Ganzes-Beziehungen, Kausalfolgen, …
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Warum PowerPoint ?
• PowerPoint ist spezialisiert auf den genannten Zweck– anders als Word, Excel, Grafikprogramme, o. a.
• Vorgefertigte Design– und Layoutvorlagen– eigener grafischer Designaufwand ist minimierbar
• Trotzdem: individuelle Gestaltung ist möglich
• Einfacher Import (Eingabe) von vorhandenen Daten – Texte, Tabellen, Grafiken, Bilder, …
• Gezielte Produktion (Ausgabe) für verschiedene Medienformate– PC-Bildschirm, Dia, OHP-Folien, Papier (DIN A4 Handzettel bis Poster), …
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Arbeitsoberfläche: Starten und Beenden
• Starten– Programmaufruf und anschließendes "Datei öffnen" >>> Entwicklungsmodus
oder
– direkter Aufruf via Doppelklick auf das Dokument• mit Endung .ppt >>> Entwicklungsmodus• mit Endung .pps >>> Präsentationsmodus
• Beenden– im Entwicklungsmodus
• Menü: Datei | Beenden• oder Schließsymbol auf Symbolleiste oder Strg+Q ...
– im Präsentationsmodus• Escape-Taste• oder rechte Maustaste >>> Kontextmenü >>> Präsentation beenden
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Arbeitsoberfläche: Elemente im Anwendungsfenster
• Titelleiste / mit Windows-Symbolen• Bildlaufleisten• Menüleiste• Symbolleisten: Standard, Format, evtl. Zeichnen oder andere …• Aufgabenbereich (Strg+F1)• Folienfenster• Notizenfenster• Register: Mini-Folien oder Textgliederung• Statusleiste• Ansichtssteuerung• Teilungsleisten
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Arbeitsoberfläche: Programmeinstellungen
• Zoom-Funktion verwenden– auf Standard-Symbolleiste oder Menü Ansicht | Zoom
• Symbolleisten ein- und ausblenden– Menü Ansicht | Symbolleisten
• Personalisierte Menüs ein- und ausschalten– Menü Extras | Anpassen | Optionen
• Fensteransicht maximieren– Windows-Funktionen in Titelleiste
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Grundlagen: Folien erzeugen
• Symbolleiste Format >>> Neue Folie– oder Menü Einfügen | Neue Folie– oder Strg+M– oder Im Folien- oder Gliederungsregister
– Einfügeposition wählen– rechte Maustaste >>> Kontextmenü >>> Neue Folie
• Folie duplizieren– "Original"-Folie aufrufen / markieren– Menü Einfügen | Folie duplizieren
• Folie(n) importieren aus anderen PowerPoint-Dateien– Menü Einfügen | Folien aus Datei...
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Grundlagen: Mit Folien arbeiten
• Zwischen den Folien wechseln– Doppelpfeile der Bildlaufleiste– Positionszeiger der Bildlaufleiste (mit Anzeige der Seitentitel)– Register Folien– Pfeiltasten: Pos1, Ende, Bild+, Bild-
• Mehrere Folien markieren– Seriell: mit Umschalt-Taste beim nächsten Mausklick– Selektiv: mit Strg-Taste beim nächsten Mausklick
• Folien löschen– Folie(n) markieren– Menü Bearbeiten | Folie löschen
• oder Kontextmenü …
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Grundlagen: Folienlayout zuweisen
• Folie(n) auswählen (gfs. im Registerfeld)
• Aufgabenbereich Folienlayout aufrufen– z. B. über das Menü Format | Folienlayout
• Layout auswählen
• Voreingestellt: „Titel und Text“
• Layout für neue Folie vorab bestimmen– Einfügeposition im Register markieren
>>> Im Aufgabenbereich Folienlayout den kleinen Pfeil nach unten wählen
>>> Neue Folie einfügen
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Grundlagen: Entwurfsvorlage (Foliendesign) zuweisen
• Folie(n) auswählen (gfs. im Registerfeld)
• Aufgabenbereich Foliendesign aufrufen– z. B. über das Menü Format | Foliendesign
• Design auswählen– gfs. mit rechter Maustaste: Große Vorschau anzeigen
• alternativ:– im Aufgabenbereich Foliendesign - über den Befehl ganz unten - eine andere
externe Datei mit einem gewünschten Design auswählen
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Grundlagen: Mit Textplatzhaltern arbeiten (1)
• Formatierung wie Vorlage / Anzeige des Aufforderungstextes
• Neue Zeile / neuer Absatz– mit Aufzählungszeichen: Return-Taste– ohne Aufzählungszeichen: Umschalt-Taste + Return-Taste („weiches“ Return)
• Ein- und Ausrückungen– nach rechts: Tab-Taste nach links: Umschalt-Taste + Tab-Taste– oder Ein- / Ausrückungssymbole auf der Symbolleiste
• Mehr Text als Platz?– Schriftgrößenanpassung im Menü Extras | Autokorrektur-Optionen | ...
• ... Titeltext anpassen• ... Untertiteltext anpassen
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Grundlagen: Mit Textplatzhaltern arbeiten (2)
• Markierungen im Text– Doppelklick– Mausbewegung
• mit / ohne Ganzwortmarkierung: Menü Extras | Optionen | Bearbeiten– Mausklick mit Umschalttaste– Mausklick auf Aufzählungssymbol– Strg+A im Platzhalter– aber: Strg+A „auf“ Folie (ohne Platzhalterauswahl) markiert alle Objekte!
• Position und Größe der Textplatzhalter– Mausaktionen auf dem Rand und den „Ziehpunkten“ des Platzhalter-Rahmens– resp. im Dialogfeld nach Doppelklick auf den Rahmen
• Text resp. Textplatzhalter löschen– Textrahmen markieren (!!!), dann wie üblich löschen (z. B. Entf-Taste)– Stufe 1: Text verschwindet Stufe 2: Textplatzhalter verschwindet
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Grundlagen: Elemente verschieben resp. kopieren
• Mit Drag & Drop– Verschieben: einfache Mausbewegung mit dem markierten Element– Kopieren: Mausbewegung mit gedrückter Strg-Taste– … von Textteilen: zwischen allen Platzhaltern einer Folie– … von Folien:
• im Register• in der Ansicht Foliensortierung
• Alternativ: Über die Zwischenablage (folienübergreifend!)
• Befehle im Menü Bearbeiten• oder Tastaturbefehle: Strg+X, ... oder rechte Maustaste >>> Kontextmenü• Aufgabenbereich Zwischenablage
• Smarttags beachten !
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Grundlagen: Präsentationen erzeugen
• Menü Datei | Neu
– Aufgabenbereich Neue Präsentation
• Leere Präsentation
• Von einer Entwurfsvorlage (=> Foliendesign, .pot-Datei)
• Vom AutoInhalts-Assistenten (=> Exkurs)
• Aus bestehenden Präsentationen
• oder Symbol auf Standard-Symbolleiste
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Exkurs: AutoInhalts-Assistent
• Nicht nur fertige Layouts sind verfügbar …• … sondern auch inhaltliche Gliederungen (Themengerüste)
stehen zur Verfügung
• Beispiel: – Menü Datei | Neu
>>> Aufgabenbereich Neue Präsentation >>> Vom AutoInhalt-Assistenten…
>>> Präsentationstyp auswählen (z.B. Projekte >>> Zwischenbericht)
>>> Präsentationsformat auswählen (z. B. Bildschirm oder Dia, …)
>>> Präsentationstitel und Folien-Elemente (Seiten-Nr., …) festlegen
• Nachbearbeitung jederzeit möglich
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Grundlagen: Seitenformate / Drucken, Speichern
• Seitenformatierung– Menü Datei | Seite einrichten mit Wahl des Ausgabe(medien)formates– Voreinstellungen: Bildschirmpräsentation / Querformat
• Drucken– Menü Datei | Drucken mit Wahl von Folien, Handzettel, Notizblätter– resp. Drucksymbol
• Speichern– Menü Datei | Speichern unter mit Wahl des Dateityps .ppt, .pps, .pot !– resp. Menü Datei | Speichern– resp. Speichersymbol auf Symbolleiste
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Objekte: Diagramme
• Diagramm und Datentabelle erstellen– Menü Einfügen | Diagramm
• Datentabelle nachträglich bearbeiten– Diagramm mit Doppelklick markieren– rechter Mausklick in
Zeichnungsfläche > Datenblatt
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1. Qrtl. 2. Qrtl. 3. Qrtl. 4. Qrtl.
Ost
West
Nord
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Objekte: Schematische Darstellungen
• Organigramm (und andere Grafiken) erstellen– Menü Einfügen | Schematische Darstellung
• Organigramm (…) formatieren– Doppelklick auf das Objekt
asdf
qwer ghjk zuio
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Objekte: Bilder
• Bilder einfügen– Menü Einfügen | Grafik | Aus Datei…
• Bilder "formatieren"– Doppelklick auf das Bild
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Objekte: Eigene Grafik-Elemente / Autoformen
• Grafik-Elemente einfügen– Menü Einfügen | Grafik | Autoformen
• Grafik-Elemente formatieren– Doppelklick auf das Grafik-Element
Zylinder
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Objekte: Tabelle
• Tabelle einfügen– Menü Einfügen | Tabelle
• Tabelle formatieren– Doppelklick auf den Tabellenrand
asdf ghjk löä#
123 456 789
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Objekte: allgemein (1)
• Nach Markierung mit Einfach-Klick– Verschieben mit gedrückter Maustaste– Größenänderung mit den weißen Ziehpunkten– Proportionale Größenänderung mit zusätzlicher Umschalttaste– Drehen mit dem grünen Drehpunkt (bei Grafiken und Bildern)– Löschen mit Entf-Taste
• Doppel-Klick auf das Objekt– diverse Formatierungsmöglichkeiten im
zugehörigen Formatierungsfenster
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Objekte: allgemein (2)
• Ausrichten von Objekten– Menü Ansicht | Raster und Führungslinien ?????
• Objekte am Raster ausrichten– Raster <=> ein- oder ausgeblendete "magnetische" Linien– Rasterlinienabstand => bestimmt mögliche Objektpositionen!
• Führungslinien / Zeichnungslinien– einblenden / ausblenden im Dialogfenster– verschieben: mit Maus bewegen– weitere Linien erzeugen: mit Strg-Taste und Maus– löschen: mit Maus von der Folie ziehen
• Objekte aneinander ausrichten– zwei oder mehr Objekte markieren– Symbolleiste Zeichnen– .................