Fairtrace Handbuch

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• Das Fairtrace-Prinzip

• Wer berichtet bzw. verifiziert was?

• Berichts- und Verifizierungsfristen

• So wechseln Sie die Organisation

• Verwalten Sie Ihre Geschäftspartner

• Berichten – Verifizieren: Ablaufübersicht

• Transaktionen berichten

• Bearbeiten / löschen von berichteten Transaktionen

• Transaktionen verifizieren

• Suchen nach einer Transaktion

• Die Messenger-Funktion

• Fairtrade Standard Verstösse melden: Neuer Kommunikationskanal

• Definition der Berichtsfelder

• Weitere Definitionen

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Seiten Inhalt

Handbuch Inhalt

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Fairtrace ist eine Online-Plattform, die dem Prinzip der Zusammenarbeit und der gegenseitigen

Zusicherung folgt.

• Zusammenarbeit bedeutet, dass Benutzer auf der Plattform miteinander interagieren, indem

sie ihre Geschäftspartner (Lieferanten und Kunden) einladen und Einladungen annehmen.

• Gegenseitige Zusicherung bedeutet, dass für jede Transaktion ein Akteur berichtet und der

andere verifiziert ob die Informationen korrekt sind oder nicht, so dass ein virtueller

Handschlag erfolgt.

Das Fairtrace-Prinzip

Händler

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1. HändlerProduzent Produzent

verifiziert

1. Händler

berichtet

Einkäufe

Händler

verifziert

1. Händler

berichtet

Verkäufe

…

Händler

Händler

berichtet

Verkäufe

Händler

verifiziert

4

Berichten VerifizierenH

ändle

r

• Berichten Sie Einkäufe von Produzenten

(einschließlich Volumen und Preis- und

Prämieninformationen). Berichten Sie keine

getätigten Einkäufe von anderen Händlern.

• Berichten Sie immer alle Ihre Verkäufe,

ausgenommen Verkäufe als Lizenznehmer1.

• Hinweis: Falls Sie als Förderer2 fungieren,

schließen Sie Preis und/oder

Prämieninformationen mit ein.

• Verifizieren Sie Ihre

Einkäufe von

Händlern. Ihre Einkäufe

von Händlern werden

von Ihren Lieferanten

als deren Verkäufe

berichtet.

Pro

duzente

n • Im Allgemeinen besteht keine Notwendigkeit zu

berichten

Außnahme: PC/TC3:

• Direkte Einkäufe von anderen zertifizierten

Produzenten (falls vorhanden) müssen gemeldet

werden.

• Verifizieren Sie alle

von Ihren Kunden

berichteten

Transaktionen

Wer berichtet bzw. Verifiziert was?

1Verkäufe als Lizenznehmer werden nicht an FLOCERT berichtet, sondern an Ihre Lizenzierungsstelle über deren Berichtstool (z.B.

über Connect). Diese Verkäufe beziehen sich auf Produkte, für die das Fairtrade-Label verwendet wird (meist fertige Produkte).2Sie sind ein Förderer, falls Sie Zahlungen (des Fairtrade- Mindestpreises und / oder Prämie) von Ihrem Kunden an den Produzenten

weiterleiten; Falls Sie als Förderer fungieren, sind immer die Preis- und und Prämieninformationen zu melden.3 PC/TC sind Produzenten, die auch eine Fairtrade-Händler Zertifizierung besitzen.

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QuartalAbgeschlossene Käufe und / oder Verkäufe

im ZeitraumBerichtsfristen:

Q1 Januar – März 30. April

Q2 April – Juni 30. Juli

Q3 Juli – September 30. Oktober

Q4 Oktober – Dezember 30. Januar

Berichts- und Verifizierungsfristen

Bitte weisen Sie Transaktionen nach folgenden Kriterien den jeweiligen Quartalen zu:

• Einkäufe (von Produzenten): sobald der Preis und die Prämie an den Produzenten

gezahlt wurden.

• Verkäufe (falls als Förderer agiert wird): sobald der Preis und die Prämie erhalten

wurde (d.h. vom Zahler an den Förderer gezahlt wurde).

• Verkäufe (alle anderen): gemäß dem Rechnungsdatum.

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Wann zu berichten ist: Beachten Sie die unten angegebenen Zeiträume:

Wann zu verifizieren ist: Sie haben 30 Tage (sobald die Transaktionen von Ihrem

Geschäftspartner berichtet wurden), um diese zu verifizieren. E-Mail-Benachrichtigungen

werden gesendet, sobald neue Transaktionen für Sie zur Verifizierung vorliegen.

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Falls Ihre E-Mail-Adresse mit mehr als einer Organisation verknüpft

ist, überprüfen Sie bitte, ob Sie das Konto der richtigen

Organisation verwenden, bevor Sie berichten/verifizieren.

Um die Organisation zu wechseln:

1. Klicken Sie im Hauptmenü auf den blauen Pfeil.

2. Klicken Sie auf Organisation wechseln.

3. Es wird sich ein neues Fenster öffnen, in welchem Sie

nun die Organisation auswählen können, zu der Sie

wechseln möchten.

So wechseln Sie die Organisation

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1

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So überprüfen Sie, ob Ihr Lieferant ein Produzent

oder ein Händler ist

Sie können im Abschnitt

Geschäftspartner prüfen, ob Ihr

Geschäftspartner (Lieferant oder

Kunde) ein Produzent oder ein

Händler ist.

Dies ist sehr wichtig, da es

bestimmt, ob Sie berichten oder

verifizieren müssen. Siehe Folie 4.

Falls Ihr Lieferant beides ist,

Produzent und Händler, behandeln

Sie ihn bitte als Produzent und

berichten (Sie) Ihre Einkäufe von

ihm.

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4. BESTÄTIGEN, BEARBEITEN oder

LEHNEN Sie die Einladung ab.

Annehmen von Geschäftspartner-Einladungen

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1. Gehen Sie zu GESCHÄFTSPARTNER.

2. Filtern Sie nach ZU ERLEDIGEN um zu

sehen, ob Sie Einladungen von

potentiellen Partnern haben.

3. Wählen Sie eine Einladung aus der

Liste aus.

Bitte beachten Sie, dass Sie um berichten zu können, zuerst Einladungen senden oder annehmen

müssen.

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Gehen Sie zu GESCHÄFTSPARTNER und klicken auf GESCHÄFTSPARTNER

HINZUFÜGEN

So laden Sie Ihre Geschäftspartner ein (Folie 1 von 3)

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So laden Sie Ihre Geschäftspartner ein (Folie 2 von 3)

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Suchen und wählen Sie die Organisation aus, mit der Sie eine Handelsbeziehung haben,

und wählen Sie die entsprechende Rolle aus: KUNDE oder LIEFERANT.

Dann klicken Sie auf WEITER.

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So laden Sie Ihre Geschäftspartner ein (Folie 3 von 3)

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4

Schreiben Sie eine personalisierte Nachricht an Ihren Geschäftspartner (optional) und klicken auf

SENDEN der Einladung.25.06.2020, V.18

Wählen Sie die Produktkategorien aus, die Sie mit dem jeweiligen Partner handeln und klicken

Sie anschließend auf WEITER.

Aktionen:

Keine Aktion

erforderlich

BESTÄTIGEN oder

BEARBEITEN

BEARBEITEN oder

LÖSCHEN

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Transaktion ist

berichtet

Verifizierender AkteurBerichtender Akteur

Transaktionsstatus:

Bestätigt

Aktionen:

BESTÄTIGEN

BEARBEITEN

KORREKTUR

ANFORDERN

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Bitte überprüfen Sie wer berichten muss, auf Folie 4!

Berichten - Verifizieren: Ablaufübersicht

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Überprüfung

ausstehend

Korrektur

ausstehend

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1. Klicken Sie auf den Transaktionstyp, den Sie berichten möchten (EINKÄUFE oder

VERKÄUFE).

2. Klicken Sie auf EINZELNE TRANSAKTION HINZUFÜGEN oder MEHRERE

TRANSAKTIONEN HINZUFÜGEN:

− EINZELNE TRANSAKTION HINZUFÜGEN (online Formular): wenn Sie Ihre

Transaktionen einzeln einreichen möchten.

− MEHRERE TRANSAKTIONEN HINZUFÜGEN (Excel-Vorlage): dies ist die beste

Option, wenn Sie viele Transaktionen auf ein Mal berichten möchten.

Berichten von Transaktionen (Folie 1 von 3)

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1. Bitte füllen Sie alle

Pflichtfelder* so aus

wie sie auf Ihren

Handelsunterlagen

verzeichnet sind,

damit Ihr

Geschäftspartner die

Transaktion korrekt

identifizieren und

verifizieren kann.

2. Klicken Sie auf

EINREICHEN um

Ihre Eingabe

abzuschließen (dies

sendet die

Transaktion an Ihren

Geschäftspartner).

* Weitere Erläuterungen zu

den einzelnen Berichts-

feldern finden Sie auf Folie 25

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Option 1. EINZELNE TRANSAKTION HINZUFÜGEN

Berichten von Transaktionen (Folie 2 von 3)

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Option 2. MEHRERE TRANSAKTIONEN HINZUFÜGEN (Excel)

1. Laden Sie die Excel-Vorlage

herunter und füllen diese

aus. Die benötigten

Produktcodes finden Sie auf

der Anmeldeseite:

https://www.flocert.net/fairtrac

e-login/

2. Laden Sie anschließend die

ausgefüllte Datei hoch.

1

2

Berichten von Transaktionen (Folie 3 von 3)

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Sie können von Ihnen berichtete Transaktionen bearbeiten, um Korrekturen an Ihren Informationen

vorzunehmen. Beispiele hierfür könnten folgende sein:

Hinweis: Falls Ihre berichtete Transaktionen bereits vor Korrektur von Ihrem Geschäftspartner

verifiziert wurden, wird Ihr Geschäftspartner erneut benachrichtigt, um auch die Änderungen zu

verifizieren.

Sie können von Ihnen berichtete Transaktionen auch löschen, falls die Informationen, die Sie ändern

möchten, nicht bearbeitet werden können. Bitte beachten Sie, dass ein Löschvorgang nicht rückgän-

gig gemacht werden kann, obwohl er sichtbar bleibt (schreibgeschützt).

Falls Sie versehentlich eine Transaktion gelöscht haben, müssen Sie die Transaktion erneut

eingeben. Einige Beispiele, wann eine Transaktion gelöscht werden sollte:

Bearbeiten / Löschen von berichteten Transaktionen

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− Falls es Volumenanpassungen gab, nachdem das Produkt bei Ihnen eingegangen ist.

− Falls Qualitätsansprüche bestehen, die zu Änderungen an der Transaktion führen.

− Falls Sie eine falsche FLO ID Ihres Geschäftspartners eingegeben haben

(Bearbeitung nicht möglich).

− Falls Sie die Transaktion versehentlich eingegeben haben.

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Allgemeine Hinweise

1. Bitte füllen Sie alle Pflichtfelder aus (Pflichtfelder sind mit einem * gekennzeichnet)

2. Stellen Sie sicher, Informationen zu verwenden, die Ihre Geschäftspartner leicht verstehen

können (d.h. gemeinsame Vertrags- / Rechnungsnummern usw.) um eine einfache Identifizierung

und korrekte Überprüfung der Transaktion zu gewährleisten.

3. Bitte füllen Sie die Felder wie sie auf Ihren kommerziellen Handels-Dokumenten auftauchen

aus und vermeiden Sie zusätzliche Berechnungen. Beispiel: Bitte geben Sie die Prämien- und

Preisbeträge in der auf der Rechnung angegebenen Währung an.

4. Falls Sie für ein bestimmtes Produkt und Quartal keine Transaktionen zu berichten haben

(Verkäufe oder Einkäufe), gehen Sie bitte zur Liste der ausstehenden Berichte auf der Startseite

und klicken auf “Aktion” und dann auf “Nichts zu berichten”. Siehe Bild unten:

Tipps und Tricks zur Berichterstattung

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1. Klicken Sie auf den Transaktionstyp, den Sie verifizieren möchten (EINKÄUFE oderVERKÄUFE).

2. Lassen Sie ZU ÜBERPRÜFEN im Feld Anzeige ausgewählt. In ZU ÜBERPRÜFEN findenSie alle Transaktionen, die Sie noch bearbeiten müssen. Sie finden die Transaktionen mit dem Status “Bitte Überprüfen”.

3. Wählen Sie die Transaktion aus, die Sie verifizieren möchten. Überprüfen Sie alle Felder (wieVolumen, Preis und Prämie) und verwenden Sie die Schnellaktion-Taste um zu bestätigenoder Korrektur anzufordern . Falls Sie bearbeiten möchten, klicken Sie auf oderverwenden die Lupentaste so dass Sie die Transaktion im Detail überprüfen können.

(siehe nächste Seite)

Verifizieren von Transaktionen (Folie 1 von 2)

Option 1: Verifizieren einer einzelnen Transaktion

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4. Falls Sie oder ausgewählt haben und die Transaktionsinformationen ändern möchten, klickenSie auf BEARBEITEN; Sie können folgende Bestandteile einer Transaktion bearbeiten

-Transaktionsdeteils: Volumen, Jahr und Quartal und Referenzdokumente-Preis-Prämie.

5. Sie können eine ganze Transaktion auch direkt bestätigen, in dem Sie auf BESTÄTIGEN klicken, oder Sie können eine Transaktion ablehnen, in dem Sie auf KORREKTUR ANFORDERN kicken.

Hinweis: Bitte geben Sie einen erläuternden Kommentar ein, falls Sie die Korrektur einer Transaktionanfordern

Verifizieren einer Transaktion (Folie 2 von 2)

Option 1: Verifizieren einer einzelnen Transaktion

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1. Gehen Sie zu EINKÄUFE oder VERKÄUFE. Lassen Sie ZU ÜBERPRÜFEN im Feld Anzeigeausgewählt. In ZU ÜBERPRÜFEN finden Sie alle Transaktionen, die Sie verifizieren/ überprüfen müssen.

− Mit der Option FILTER können Sie nach bestimmten Parametern suchen – weitereInformationen finden Sie auf der Seite 21.

2. Klicken Sie auf ALS EXCEL EXPORTIEREN.

3. Öffnen Sie das heruntergeladene Dokument. Diese Datei enthält die zur Überarbeitungextrahierten Transaktionen.

Verwenden Sie diese Vorlage NUR zum Verifizieren von Transaktionen– niemals zum Berichten neuer Transaktionen

Verifizieren einer Transaktion (Folie 1 von 2)

Option 2: Verifizieren mehrerer Transaktionen (Excel)

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4. Überprüfen Sie den Status in Spalte B. Je nach Status haben Sie die Möglichkeit, zu bestätigen, bearbeiten, Korrektur anzufordern oder löschen. Gehen Sie zu Spalte X und wählen Sie die gewünschte Aktion aus:

− Um die Transaktionen zu bestätigen, wählen Sie bitte bestätigen.− Falls Sie bearbeiten wählen, dann können Sie die Informationen ändern, indem Sie neue

Werte eingeben (Sie können nicht die grauen Felder bearbeiten). − Falls Sie Korrektur anfordern auswählen, fügen Sie bitte einen Kommentar in die Spalte Y,

in dem der Grund erklärt wird.

5. Nachdem Sie Ihre Transaktionen überprüft haben, kehren Sie zu Fairtrace zurück und laden die Revision hoch, in dem Sie auf HOCHLADEN ÜBERPRÜFTER TRANSAKTIONEN klicken.

− Die in der Spalte X ausgewählte Aktion, wird vom System ausgeführt. Transaktionen, für die Sie keine Aktion ausgewählt haben, bleiben unverändert.

Verifizieren einer Transaktion (Folie 2 von 2)

Option 2: Verifizieren mehrerer Transaktionen (Excel)

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1. Klicken Sie auf den Transaktions-

typ, nachdem Sie suchen

(EINKÄUFE oder VERKÄUFE).

2. Wählen Sie in der Ansichtsauswahl

zwischen:

− ZU ÜBERPRÜFEN:

Transaktionen, die von Ihnen

verifiziert werden müssen.

− ALLE: listet alle Transaktionen

auf, einschließlich derer, die an

Ihren Geschäftspartner zur

Überprüfung gesendet wurden.

3. Sie können die Suchleiste verwen-

den, um nach Transaktionen zu

suchen, durch Eingabe von:

Name des Unternehmens

FLO ID

Vertragsnummer

Rechnungsnummer

4. Sie können auch den Filter nutzen

um nach weiteren Parametern zu

suchen, wie: Jahr, Quartal und

Produkt Kategorie.

Suchen nach einer Transaktion

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1. Klicken Sie auf MESSENGER auf der linken Seite im Menü.

2. Wählen Sie die Organisation aus, an die Sie eine Nachricht senden möchten. Falls

die Organisation noch nicht aufgeführt ist, klicken Sie auf Eine Konversation

hinzufügen.

3. Geben Sie Ihre Nachricht in das Textfeld ein und klicken auf SENDEN.

Die Messenger-Funktion

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Vertrauliches Feedback an FLOCERT – innerhalb jeder gemeldeten Transaktion verfügbar

Neu: Fairtrade Standard Verstösse melden

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Falls Sie befürchten, dass Ihr Geschäftspartner die Fairtrade-Standards nicht einhält (z.B. in Bezug auf

Preis-/Prämienzahlungen, Rückverfolgbarkeit, Geschäft mit Nichtmitgliedern, unlauteren

Handelspraktiken usw.), zögern Sie bitte nicht, uns darauf aufmerksam zu machen.

Das Feld sollte nicht für Korrekturen an der Transaktion verwendet werden. Bitte verwenden Sie dieses

Feld NUR wenn Sie vertrauliche Informationen mit FLOCERT teilen möchten (dieses Feld ist für Ihren

Geschäftspartner nicht sichtbar)

Über diesen Kanal eingereichte Anschuldigungen werden von der FLOCERT Credibility Assurance

Abteilung bearbeitet. Falls Sie mehr über den Prozess erfahren möchten, lesen Sie bitte die Allegations

SOP https://www.flocert.net/wp-content/uploads/2017/08/anschuldigung-standardverfahren.pdf

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Definitionen der Berichtsfelder

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• Jahr und Quartal: Das Jahr und Quartal, in dem die Transaktion abgeschlossen wurde, weisen Sie die Transaktion dem

Rechnungsdatum zu.

• Verkäufer FLO ID: Falls Sie Verkäufe melden, geben Sie bitte Ihre eigene FLO ID hier ein, da Sie der Verkäufer sind.

Falls Sie Einkäufe melden, geben Sie bitte die FLO ID Ihres Lieferanten hier ein, da Ihr Lieferant der Verkäufer ist.

• Einkäufer FLO ID: Falls Sie Verkäufe melden, geben Sie bitte die FLO ID Ihres Kunden hier ein, da Ihr Kunde der Käufer

ist. Falls Sie Einkäufe melden, geben Sie bitte Ihre eigne FLO ID hier ein, da Sie der Käufer sind.

• Rechnungsnummer: Bitte geben Sie die Rechnungsnummer der Transaktion ein, die Sie berichten.

• Invoice Date: Falls kein Rechnungsdatum vorhanden ist, geben Sie das Vertragsdatum oder das Bestelldatum ein, geben

jedoch in der Spalte “Zusätzliche Informationen“ einen Hinweis an, mit dem Verweis, welches Datum verwendet wurde.

• Vertragsnummer (optional): Bitte geben Sie die Vertragsnummer oder eine andere wichtige Referenz ein.

• Interne Referenznummer (optional): Sie können eine Referenznummer aus Ihrem eigenem System hinzufügen. Dies ist

für Ihren Partner nicht sichtbar.

• Produktcode: Bitte laden Sie unsere "Produktcode-Tabelle" herunter und wählen Sie den Code aus, der das gemeldete

Volumen am besten beschreibt. Weitere Details können unter der Spalte “Zusätzliche Informationen“ eingegeben werden.

• Konventionell/ Bio : Bitte wählen Sie aus, ob das Produkt konventionell oder Bio ist.

• Gesamtvolumen: Bitte stellen Sie sicher, dass nur Fairtrade Volumina berichtet werden. Verwenden Sie keine

Tausendertrennzeichen; überprüfen Sie, ob Sie das richtige Dezimalzeichen verwenden.

• Gesamtpreis (exkl. FT Prämie): Dies ist der Gesamtrechnungsbetrag, nach Abzug der Fairtrade-Prämie und Steuern.

• Incoterm: Bitte wählen Sie den Incoterm aus, der sich auf den angegebenen Preis bezieht.

• Gesamt-Fairtrade-Prämie: Dies ist die gesamte Fairtrade-Prämie, die für das berichtete Volumen bezahlt wurde.

• Zusätzliche Informationen (optional): Für zusätzliche Informationen wie Produktdetails oder Dokumentinformationen;

falls das gemeldete Volumen retro-zertifiziert ist oder einer ergänzenden Information bedarf, um Volumenanpassungen

etc. zu erklären.

• Vertrauliches Feedback (online): Bitte verwenden Sie dieses Feld NUR, falls Sie Vorwürfe gegen Ihren

Geschäftspartner haben (Ihr GP sich nicht an den Fairtrade Standard hält).

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• Producer Trader (PC-TC): Es handelt sich um einen Produzenten, der auch im Besitz eines Händlerzertifikats ist, das

es ihm erlaubt, Produkte von einem anderen zertifizierten Produzenten zu beziehen. Bitte beachten Sie, dass mit einem

Produzent ein Anbauer/ Produzent von Rohwaren gemeint ist, und kein Hersteller/ Verarbeiter (diese sind als Händler

zertifiziert).

• Zahler: Sie fungieren als Zahler, falls Sie ein Händler sind, der für Zahlung des Fairtrade Preis und/oder Prämie

verantwortlich ist. Diese Zahlungen können direkt an den Produzenten geleistet werden oder über einen anderen

Händler erfolgen, der für die Überweisung dieser Zahlungen an den Produzenten verantwortlich ist.

• Förderer: Sie sind ein Förderer, falls Sie zwar nicht direkt für die Zahlung des Fairtrade-Preises und/oder Prämie

verantwortlich sind, diese aber von Ihrem Kunden an den Produzenten (welcher Ihr Lieferant ist) weiterreichen.

• Nicht-Zahler: Sie sind ein Nichtzahler, falls Sie keine direkte Verantwortung für den Fairtrade-Preis und/oder Prämie

gegenüber dem Produzenten Ihres Fairtrade-Produkts haben.

• Zahler und Nicht-Zahler: Sie können gleichzeitig als Zahler und Nichtzahler zertifiziert werden. Dies bedeuted, dass Sie

für einige Transaktionen Zahlungsverantwortungen haben, und für andere nicht.

• Lizenznehmer: Der Lizenznehmer ist ein Händler, der einen Lizenzvertrag mit einer NFO zur Verwendung des

Fairtrade-Labels auf dem Fairtrade-Produkt (meist ein fertiges Produkt) hat. Die Lizenz wird von einer Nationalen

Fairtrade Organization und nicht von FLOCERT erteilt.

Weitere Definitionen

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Änderungshistorie

Version Autor Datum der

Genehmigung

Änderungen

10 Luis Pastor 12.10.2017 Erste Version

11 Luis Pastor 06.12.2017 Informationen zu Folie 11 hinzugefügt.

12 Luis Pastor 01.03.2018 Geringfügige Aktualisierungen in den meisten Folien.

Folie 5 mit 6 vertauscht, Änderungen an Folie 5-6,

Folie 7 hizugefügt.

13 Luis Pastor 19.04.2018 Folien aktualisiert, andere kleinere Änderungen und

neue Folie (17).

14 Milena Freitas 11.02.2019 Geringfügige Änderungen/ Aktualisierungen in den

meisten Folien und zwei neue Folien (4-5).

15 Milena Freitas 15.02.2019 Kleinere Änderungen an den Folien: 2, 10, 12-13 & 15-

17. Neuer Inhalt auf Folie 5 hinzugefügt.

16 Milena Freitas 08.04.2019 Änderungen an den Folien 2, 4 und 16. Folien 18 und

19 hinzugefügt.

17 Paola Alvarado Prince 28.06.2019 Änderungen / Aktualisierungen in den meisten Folien.

18 Paola Alvarado Prince 25.06.2020 Änderungen / Aktualisierungen auf Folie 4,

Informationen auf Folie 5, Folie 16 hinzugefügt,

geringfügige Änderungen auf Folie 19 und 24,

Informationen auf Folie 25 hinzugefügt, Folie 26

hinzugefügt. Layout leicht verändert.

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