REISEKOSTENORDNUNG

für den

VDI Verein Deutscher Ingenieure e.V.

sowie für die

VDI GmbH

VDI Service GmbH

VDI Versicherungsdienst GmbH

VDI Wissensforum IWB GmbH

Stand: August 2007

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INHALT REISEKOSTENORDNUNG Seite

1 Vorbemerkung 22 Geltungsbereiche 23 Verantwortlichkeiten 24 Grundsätze 25 Der Begriff der Dienstreise 36 Voraussetzungen/Genehmigungen 47 Reisekostenvorschuss 48 Wahl des Verkehrsmittels 48.1 Bahnreisen 58.2 Bahn Card 58.3 Flugreisen 58.4 KFZ- Benutzung 68.4.1 Dienstwagen 68.4.2 Mietwagen 68.4.3 Benutzung von Privatfahrzeugen 69 Die Buchung von Reisedienstleistungen 710 Auslagenerstattung bei Dienstreisen 710.1 Fahrtkosten 710.1.1 - bei der Benutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln 710.1.2 - bei der Benutzung von Flugzeugen 710.1.3 - bei der Benutzung von Mietwagen 710.1.4 - bei der Benutzung von privatem PKW/Kombi 710.2 Übernachtungskosten 810.2.1 Übernachtungen im Inland 810.2.2 Übernachtungen im Ausland 910.3 Verpflegungsmehraufwendungen 910.3.1 Verpflegungsmehraufwendungen im Inland 910.3.2 Verpflegungsmehraufwendungen im Ausland 1010.4 Reisenebenkosten 1010.5 Nicht erstattungsfähige Nebenkosten 1111 Die Abrechnung von Dienstreisen 1111.1 Abrechnungsbelege 1111.2 Abrechnungslauf 1212 Versicherungsleistungen 1213 Anlagen 13

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1 Vorbemerkung

Die vorliegende Reisekostenordnung der VDI - Gruppe regelt, in enger Anlehnung an die Vorschriften des Steuerrechtes, die Auslagenerstattungen für Dienstreisen im In- und Ausland. Hierbei stellen die steuerlichen Vorschriften die Erstattungsobergrenze dar. Die Reisekostenordnung gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Aus Vereinfachungsgründen wird im Folgenden nur noch der Begriff „Mitarbeiter“ verwendet. Der verwendete Begriff „Geschäftsführer“ meint in dieser Richtlinie den juristischen Vertreter einer GmbH, nicht aber den „Geschäftsführer einer Fachgesellschaft“.

2 Geltungsbereiche

Die vorliegende Reisekostenordnung gilt für alle Mitarbeiter der nachfolgenden zur VDI- Gruppe gehörenden Gesellschaften, einschließlich der ehrenamtlich tätigen Mitglieder, die mit dienstlichem Auftrag reisen und für die das Bundesreisekostengesetz keine Anwendung findet. Im Einzelnen gilt diese Reisekostenordnung für folgende Mitglieder der VDI-Gruppe: VDI Verein Deutscher Ingenieure e.V. VDI GmbH VDI Service GmbH VDI Versicherungsdienst GmbH VDI Wissensforum IWB GmbH Für die VDI Technologiezentrum GmbH gelten abweichende Bestimmungen. Für ehrenamtlich tätige Mitglieder gilt diese Reisekostenordnung als Rahmen für die maximale Erstattungsfähigkeit. Verpflegungsmehraufwendungen im Inland sind für diesen Personenkreis nicht erstattungsfähig. Die vorliegende Fassung tritt am 01. September 2007 in Kraft und ersetzt alle bisherigen Fassungen der Reisekostenordnung der VDI-Gruppe.

3 Verantwortlichkeiten

Verantwortlich für den Inhalt, die Aktualisierung, Auslegungsfragen und die Beratung ist das Rechnungswesen (CR) der VDI GmbH. Dies gilt ebenso für Sonderregelungen und Abweichungen im Sinne dieser Reisekostenordnung.

4 Grundsätze

Jede Dienstreise verursacht Kosten. Daher muss jeder Mitarbeiter vor Beantragung einer Dienstreise prüfen, ob alternative Möglichkeiten (Telefonkonferenz, Videokonferenz) zur Kommunikation bestehen. Es wird vorausgesetzt, dass jeder Mitarbeiter auf Reisen - in Abwägung der Interessen des jeweiligen Mitgliedes der VDI-Gruppe - eine zieloptimierte Entscheidung hinsichtlich der Kosten trifft.

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Bei der Planung einer Dienstreise sind die Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes (ArbG) hinsichtlich der höchstens zulässigen Arbeitszeit zu beachten. Die Reiseplanung soll so rechtzeitig erfolgen, dass nach Maßgabe aller relevanten Umstände, die günstigsten Tarife gebucht werden können. Die Verbindung einer Dienstreise mit einer Privatreise – auch die private Begleitung durch z.B. Partner – ist aus steuerlichen Gründen ausgeschlossen. Zweifelsfälle sind rechtzeitig vor Reisebeginn mit der jeweiligen Geschäftsführung abzustimmen.

5 Der Begriff der Dienstreise

Eine Dienstreise liegt vor, wenn ein Mitarbeiter zur Erledigung von Dienstgeschäften vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seiner ortsgebundenen regelmäßigen Arbeitsstätte beruflich tätig wird. Eine bestimmte Mindestentfernung von der Wohnung und/oder der regelmäßigen Arbeitsstätte ist nicht erforderlich.

• Die regelmäßige Arbeitsstätte ist der im Arbeitsvertrag vereinbarte Dienstsitz, an dem der Mitarbeiter seiner dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit nachkommt.

• Die Tätigkeit ist vorübergehend, wenn der Mitarbeiter voraussichtlich an die

regelmäßige Arbeitsstätte zurückkehren und dort seine berufliche Tätigkeit fortsetzen wird.

• Bei einer längerfristigen vorübergehenden Arbeitstätigkeit an derselben auswärtigen

Arbeitsstätte liegt nur für die ersten drei Monate eine Dienstreise vor. Danach wird die auswärtige Arbeitsstätte zur neuen regelmäßigen Arbeitsstätte. Für die Zeit, die dann die Dreimonatsfrist überschreitet, gelten die Bestimmungen über Trennungsentschädigungen.

Eine urlaubs- oder krankheitsbedingte Unterbrechung der Auswärtstätigkeit an derselben Arbeitsstätte hat auf den Ablauf der Dreimonatsfrist keinen Einfluss. Andere Unterbrechungen, z. B. durch vorübergehende Rückkehr an die regelmäßige Arbeitsstätte, führen nur zum Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn die Unterbrechung mindestens vier Wochen gedauert hat.

Nicht um Dienstreisen im Sinne dieser Reisekostenordnung handelt es sich, wenn der Mitarbeiter überwiegend eine Fahrertätigkeit oder zur Verrichtung seiner Tätigkeit vorwiegend im Außendienst eingesetzt ist. Sofern bei einer vorübergehenden Tätigkeit an demselben auswärtigen Einsatzort bereits vor Aufnahme der Tätigkeit feststeht, dass diese länger als drei Monate dauern wird, handelt es sich ebenfalls nicht um eine Dienstreise. Die VDI-Gruppe ist am Standort Düsseldorf in Gebäuden an der Robert-Stolz-Straße und der Graf-Recke-Straße untergebracht. Dies wird als ein Dienstsitz betrachtet. Beim dienstlichen Aufsuchen des jeweils anderen Gebäudes handelt es sich nicht um eine Dienstreise im Sinne dieser Reisekostenordnung. Hierfür ist in Abweichung zu den Regelungen dieser Reisekostenordnung keine Genehmigung erforderlich, wenn der Weg zwischen den o. g. Gebäuden zu Fuß zurückgelegt wird.

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6 Voraussetzung / Genehmigung

Dienstreisen dürfen nur gebucht/angetreten werden, wenn dienstliche Gründe sie notwendig machen. Sie bedürfen zu ihrer Durchführung der ausdrücklichen, vorherigen Zustimmung des jeweiligen Vorgesetzten. Für die Büros des VDI e.V. in Berlin und Brüssel können abweichende Regelungen getroffen werden. Der Reiseantrag muss vom Mitarbeiter vor Buchung/Antritt vollständig ausgefüllt werden (bei Auslandsreisen mindestens 5 Werktage vor Reisebeginn). Er enthält Angaben zum Reiseziel, Reisezweck, Reisedauer bzw. Reisezeit sowie zum Verkehrsmittel. Unvollständig ausgefüllte Reiseanträge können nicht genehmigt werden. Nach der Genehmigung des Reiseantrages durch den jeweiligen Vorgesetzten bzw. den Direktor des VDI e.V./die Geschäftsführer der GmbHs kann die Dienstreise gebucht bzw. angetreten werden. Interkontinentalreisen genehmigen alleine der Direktor des VDI e.V. bzw. die jeweiligen Geschäftsführer der GmbHs. Sofern vorhanden erfolgt die Buchung der Dienstreisen über die Sekretariate der Bereiche (Abweichungen hiervon können von den Geschäftsführern der Gesellschaften geregelt werden). Sie unterstützen beim Ausfüllen des Reiseantrages und der späteren Reisekostenabrechnung, und händigen die Reisedokumente aus.

7 Reisekostenvorschuss

In begründeten Einzelfällen kann durch den zuständigen Bereichsleiter/Geschäftsführer ein Reisekostenvorschuss gewährt werden. Ein Reisekostenvorschuss muss bei der Abrechnung der betreffenden Reise verrechnet werden. Ein nicht abgerechneter Reisekostenvorschuss wird wie ein in Anspruch genommener Gehaltsvorschuss behandelt. Mitarbeitern mit häufigen, regelmäßigen Dienstreisen kann ein permanenter Reisekostenvorschuss bis maximal € 1.000,-- über die Gehaltsabrechnung gewährt werden. Der permanente Reisekostenvorschuss ist schriftlich zu beantragen und wird vom jeweiligen Bereichsleiter/Geschäftsführer genehmigt. Ein permanenter Reisekostenvorschuss schließt in der Regel weitere Reisekostenvorschüsse aus. Der permanente Reisekostenvorschuss ist bei der Abrechnung von Dienstreisen, nach ausgesprochener Kündigung ebenfalls in Anrechnung zu bringen.

8 Wahl des Verkehrsmittels

Bei der Wahl des Verkehrsmittels ist grundsätzlich dem öffentlichen, regelmäßig verkehrenden Personenverkehr der Vorrang einzuräumen. Die Benutzung von Mietwagen ist ebenfalls zulässig. Die ausnahmsweise Benutzung von privaten Personenkraftwagen ist nur mit Zustimmung des jeweiligen Vorgesetzten zulässig. Für Mitarbeiter, die einen Dienstwagen nutzen, gelten besondere Vereinbarungen (siehe auch Punkt 8.4.1.). Im Rahmen von Bonusprogrammen dienstlich erworbene Boni dürfen ausschließlich für dienstliche Zwecke (ohne Upgrades) verwendet werden. Es werden die tatsächlich entstandenen Kosten nach vorgelegten Belegen erstattet.

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Wenn mehrere Mitarbeiter das gleiche Ziel haben, ist eine Verringerung der Gesamtreisekosten anzustreben.

8.1 Bahnreisen

Aus Kostengründen ist grundsätzlich die 2. Klasse zu nutzen. Sofern der Mitarbeiter im Besitz einer BahnCard für die 1. Wagenklasse ist, kann durch den jeweiligen Bereichsleiter oder den Direktor des VDI e.V. / Geschäftsführer die Benutzung der 1. Wagenklasse genehmigt werden. Die Kosten für Zuschläge und Sitzplatzreservierungen werden ebenfalls erstattet. Fahrten im Schlafwagen sind nur bei belegter Kosteneinsparung (fehlende Hotelübernachtung) erstattungsfähig. Eine Erstattung zusätzlicher Übernachtungskosten erfolgt dann nicht.

8.2 BahnCard

Für die Übernahme der Kosten einer dienstlich verwendeten „BahnCard“ gilt folgende Handhabe: Sind die hochgerechneten Kosten für Dienstreisen mit der Bahn so hoch, dass sich die Anschaffung der „BahnCard“ rechnet, wird die „BahnCard“ von der jeweiligen Institution oder Gesellschaft übernommen.

1. Dienstreisen 2. Klasse: Wenn in den nächsten zwölf Monaten mit Bahnreisen in Höhe von mehr als dem vier- fachen des Preises der „BahnCard 25“ gerechnet wird, übernimmt die jeweilige Gesellschaft die Kosten für eine „BahnCard 25“. Übersteigen die hochgerechneten Kosten, das zweifache des Preises der „BahnCard 50“ übernimmt die jeweilige Institution oder Gesellschaft die Kosten für die „BahnCard 50“. * * Berechnungsbeispiele befinden sich in der Anlage 1. 2. Dienstreisen 1. Klasse Für die Mitarbeiter, die privat eine „BahnCard 1. Klasse“ erwerben/erworben haben, gilt für den Fall, dass ihnen nach der vorstehenden Regelung eine „BahnCard 2. Klasse“ zur Verfügung gestellt würde, dass 50 % der Kosten für den Erwerb der „BahnCard 1. Klasse“ erstattet werden. Für die Entscheidung, ob die Kosten einer „BahnCard“ übernommen werden, können die in Travel Line erfassten Umsätze aus den vergangenen zwölf Monaten zugrunde gelegt werden.

8.3 Flugreisen

Die Buchung von Flugreisen soll so frühzeitig erfolgen, dass Sondertarife der Fluggesellschaften genutzt werden können. Es ist generell die zum Zeitpunkt der Buchung günstigste Reisemöglichkeit (Touristen bzw. Economyklasse) zu wählen. Sollte in

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begründeten Einzelfällen die Nutzung der „Businessklasse“ für den betreffenden Flug/die betreffende Reise günstiger sein, so ist diese als günstigste Reisemöglichkeit zu wählen. Es liegt im Ermessen des Direktors des VDI e.V. bzw. des Geschäftsführers der jeweiligen Beteiligungsgesellschaft, bei Interkontinentalreisen die Buchung der „Businessklasse“ zuzulassen. In diesen Fällen muss neben der Genehmigung des Reiseantrages durch den zuständigen Bereichsleiter zusätzlich die Reiseklasse durch den Direktor/Geschäftsführer angewiesen werden (Unterschriftskürzel).

8.4 KFZ - Benutzung

Grundsätzlich dürfen für Dienstreisen keine Motorräder bzw. Motorroller eingesetzt werden.

8.4.1 Dienstwagen

Für Mitarbeiter, die laut Anstellungsvertrag einen Dienstwagen nutzen, gelten besondere Vereinbarungen.

8.4.2 Mietwagen

Sofern durch den Einsatz eines Mietwagens die Reisedauer erheblich verkürzt oder deutlich kostengünstiger gestaltet werden kann, bzw. der Transport umfangreicher Materialien den Einsatz eines Fahrzeuges erforderlich machen, kann anstelle des öffentlichen Personenverkehrs auch ein Mietwagen gebucht werden. Die Mietwagenpartner können bei den jeweiligen Bereichs-/Geschäftsleitungssekretariaten erfragt werden. Hinsichtlich der Versicherung des Fahrzeuges ist grundsätzlich eine Fahrzeugvollversicherung mit der niedrigsten Selbstbeteiligung zu wählen. Bei der Wahl des Fahrzeugs soll die Fahrzeuggröße in einem ausgewogenen Verhältnis zum Nutzungszweck stehen. Aus diesem Grund dürfen bei bis zu zwei Dienstreisenden Fahrzeuge der Kompaktklasse (z. B. VW Golf, Opel Astra) gewählt werden. Bei mehr als zwei Dienstreisenden kann ein Fahrzeug der nächst höheren Klasse (z. B. VW Passat, Opel Vectra) gemietet werden. Die Mietfahrzeuge sind bei Übernahme grundsätzlich auf mögliche Vorschäden zu überprüfen. Eventuelle Vorschäden sind auf dem Übernahmeprotokoll zu dokumentieren. Jedes Protokoll ist im Hinblick auf mögliche Haftungsfragen der Reisekostenabrechnung beizufügen. Nur so können bei Fahrzeugrückgabe Unstimmigkeiten mit den Vermietern hinsichtlich eventueller Vorschäden vermieden werden. Für nicht dokumentierte Schäden können der VDI e.V. und die Gesellschaften der VDI-Gruppe nicht haften. Etwaige Kostenforderungen der Vermieter gehen zu Lasten der betreffenden Mitarbeiter. Die Fahrzeuge sind grundsätzlich vollgetankt zurückzugeben, da die Vermieter hierfür deutliche Zuschläge verlangen. Ausnahmen hiervon sind in der Reisekostenabrechnung zu begründen.

8.4.3 Benutzung von Privatfahrzeugen

Für die Benutzung des privaten PKW/Kombi für Dienstreisen jeglicher Art ist - auch aufgrund der Versicherbarkeit - eine besondere Genehmigung erforderlich. Die Genehmigung muss im VORAUS erteilt werden. Auf dem Reiseantrag muss begründet werden, warum der eigene PKW/Kombi benutzt werden soll.

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Auch die Mitnahme weiterer VDI-Mitarbeiter (als Mitfahrer) muss VOR FAHRTANTRITT schriftlich genehmigt werden.

9 Die Buchung von Reisedienstleistungen

Reisedienstleistungen dürfen erst gebucht werden, nachdem der Reiseantrag genehmigt wurde. Buchungen von Reisedienstleistungen werden – sofern vorhanden - über die Sekretariate der Bereiche oder der Geschäftsleitungen durchgeführt (siehe hierzu auch Punkt 6). Der Mitarbeiter ist verpflichtet, Preisvorteile aufgrund bestehender Rahmenabkommen mit den verschiedenen Reiseanbietern (Fluglinien, Autovermietern, Hotels) zu nutzen.

10 Auslagenerstattung bei Dienstreisen

Den Mitarbeitern werden Fahrtkosten, Übernachtungskosten, sonstige Reisenebenkosten sowie Verpflegungsmehraufwendungen im Rahmen der jeweils gültigen Lohnsteuerrichtlinie erstattet.

10.1 Fahrtkosten

10.1.1 bei der Benutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln

Werden für die Dienstreise Busse, Bahnen oder sonstige öffentliche Verkehrsmittel benutzt, werden die durch Belege nachgewiesenen Kosten einschließlich etwaiger Zuschläge erstattet. Während des (mehrtägigen) Aufenthaltes am Veranstaltungsort sind die Mitarbeiter gehalten, Dauerkarten für den ÖPNV (Zehnerkarten, Wochenkarten etc.) zu verwenden.

10.1.2 bei der Benutzung von Flugzeugen

Bei Flugreisen in Deutschland, bei Flugreisen in das europäische Ausland sowie bei Flugreisen in das außereuropäische Ausland werden die Ticketkosten sowie die angefallenen Steuern und Gebühren erstattet.

10.1.3. bei der Benutzung von Mietwagen

Bei der Verwendung von Mietwagen für Dienstreisen werden die reinen Kosten des Vermieters (Miete zzgl. Vollkaskoversicherung) für das Fahrzeug sowie die nachgewiesenen Kosten für Treibstoff und gegebenenfalls Schmiermittel und etwaiger Zustellgebühren (bei Anlieferung oder Abholung durch den Fahrzeugvermieter) erstattet.

10.1.4 bei der Benutzung von privatem PKW/Kombi

Bei einer vorliegenden Genehmigung zur Benutzung des privaten PKW/Kombi für eine Dienstreise werden für die notwendigen, nachgewiesenen, gefahrenen Kilometer je 0,30 € erstattet. In Zweifelsfällen werden die zu erstattenden Kilometer nach Straßenverkehrsunterlagen/Routenplanern ermittelt. Darüber hinaus geltend gemachte Kilometer sind zu begründen. Mit der Erstattung der KM-Pauschale sind sämtliche Fahrzeugkosten abgedeckt.

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Liegt das Ziel einer Dienstfahrt an der Strecke Wohnung – Arbeitsstätte sind lediglich die gefahrenen Mehrkilometer erstattungsfähig. In der Regel sind nur Hin- und Rückfahrten, nicht jedoch die zusätzlichen Bring- bzw. Abholfahrten (bei Flug- oder Bahnreisen die Fahrt zum Flughafen/Bahnhof z. B. durch den Partner) erstattungsfähig. Sollten jedoch die Kosten für das „Einstellen“ (Einstellgebühren am Flughafen/Bahnhof) des Fahrzeugs höher sein, als die Kosten des „Bringens“, kann die Erstattung genehmigt werden. Benutzung des privaten PKW/Kombi aus persönlichen Gründen: Benutzt ein Mitarbeiter für eine genehmigte Dienstreise aus persönlichen Gründen den privaten PKW/Kombi (auch diese Benutzung muss vorab genehmigt sein) so können maximal nur die Kosten erstattet werden, die bei der Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel entstanden wären. Hierbei werden etwaige Preisnachlässe durch den Einsatz einer von der VDI – Gruppe übernommenen „BahnCard 50“ berücksichtigt. Basis ist eine Fahrkarte der 2. Klasse zuzüglich etwaiger Nebenkosten wie An- und Abfahrt zum Bahnhof, Gepäckbeförderung und die öffentlichen Verkehrsmittel des Personennahverkehrs (Bus und Bahn am Zielort der Dienstreise).

10.2 Übernachtungskosten

Wird im Zuge der Reiseplanung klar, dass während der Dienstreise die höchstzulässige Arbeitszeit nach Arbeitszeitgesetz überschritten wird, ist eine Übernachtung zu buchen. Bei mehrtägigen Dienstreisen ist dies in der Regel erforderlich.

10.2.1 Übernachtungen im Inland

Die Preiskategorie für Hotels im Inland sollte maximal im 3 – 4 Sterne Bereich liegen, wobei die Kosten für eine Übernachtung € 130,-- nicht übersteigen sollen. Die Bezahlung der Hotelrechnung erfolgt gegen Rechnung durch den Mitarbeiter (alternativ durch Rechnungsstellung des Hotels an die VDI – Gruppe). Bei der Rechnungsstellung ist unbedingt darauf zu achten, dass diese auf den Namen der entsprechenden VDI-Organisation ausgestellt ist. Der Name des Mitarbeiters muss auf der Rechnung vermerkt sein. Erläuterungen zur Rechnungsausstellung siehe Punkt 11.1 Bei fehlerhaft ausgestellten Übernachtungsrechnungen kann die darin enthaltene Mehrwertsteuer nicht erstattet werden. Die Kosten des Frühstücks im Hotel müssen lt. steuerlichen Vorschriften bei den zu erstattenden Verpflegungsmehraufwendungen gekürzt werden. Soweit der Preis für das Frühstück in der Hotelrechnung nicht separat ausgewiesen ist, ist eine pauschalierte Kürzung (von derzeit € 4,50 im Inland) vorzunehmen. Hierbei ist es unerheblich, ob der Mitarbeiter das Frühstück eingenommen hat oder nicht. Allein das Angebot, ein Frühstück im Hotel einzunehmen, verpflichtet den Arbeitgeber, eine entsprechende Kürzung vorzunehmen. Sofern kein Frühstück im Übernachtungspreis enthalten ist, muss die Rechnung den Vermerk „Übernachtung ohne Frühstück“ tragen. Alternativ zur Erstattung der durch Rechnung nachgewiesenen tatsächlichen Aufwendungen können steuerrechtlich Pauschalbeträge (für das Inland derzeit € 20,--) je Übernachtung gewährt werden, sofern die Übernachtung nicht in einer vom Arbeitgeber gestellten oder bezahlten Unterkunft erfolgt.

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10.2.2 Übernachtungen im Ausland

Ist das Reiseziel im Ausland durch eine Kundenanfrage bedingt, sollte die Buchung mithilfe des ortsansässigen Kunden vorgenommen und möglichst die Zahlung durch diesen gewährleistet werden. Dies erfolgt, um Kosten zu sparen und die örtlichen Gegebenheiten optimal berücksichtigen zu können. Die landestypische Kategorisierung sollte dem inländischen 3 bis 4 Sterne Standard entsprechen. Wird in der Hotelrechnung nur der Gesamtpreis für Unterkunft und Frühstück ausgewiesen, und lässt sich der Preis für das Frühstück nicht feststellen, muss bei Auslandsreisen der für den Ort der Unterkunft maßgebende Tagegeldsatz um 20 % gekürzt werden. Die Rechnungsstellung (Rechnungsempfänger) muss analog zum Inland erfolgen. Die für einzelne Länder geltenden Auslandsübernachtungsgelder entsprechen den in den Lohnsteuerrichtlinien festgesetzten maximal steuerfreien Beträgen. Diese sind der beigefügten Anlage (Nummer 2) zu entnehmen. Für dort nicht erfasste Länder gelten die Sätze für Luxemburg. Für die nicht erfassten Übersee- und Außengebiete eines Landes ist der für das Mutterland geltende Pauschalbetrag maßgebend.

10.3 Verpflegungsmehraufwendungen

Im Rahmen des steuerrechtlich Zulässigen werden die Mehraufwendungen für Verpflegung während einer Inlandsreise grundsätzlich – unabhängig von der Höhe der tatsächlich angefallenen Kosten – durch Pauschalbeträge erstattet.

10.3.1 Verpflegungsmehraufwendungen im Inland

Die Verpflegungspauschbeträge im Inland betragen bei einer täglichen Abwesenheitsdauer von: Abwesenheitsdauer am Kalendertag Erstattungs-

pauschale davon steuerfrei

bei einer Abwesenheit weniger als 8 Stunden 0,00 € 0,00 €bei einer Abwesenheit mehr als 8 aber weniger als 14 Stunden 6,00 € 6,00 €bei einer Abwesenheit mehr als 14, aber weniger als 24 Stunden 12,00 € 12,00 €bei einer Abwesenheit von 24 Stunden 24,00 € 24,00 € Als Reisetag ist jeweils der einzelne Kalendertag zu betrachten. Bei mehreren Dienstreisen an einem Kalendertag sind die Abwesenheitszeiten zusammenzurechnen. Für die gesamte Abwesenheitszeit wird ein entsprechender Pauschalbetrag als Verpflegungsmehraufwand erstattet. Beginnt eine Dienstreise nach 16:00 Uhr, und wird sie bis 08:00 Uhr am nächstfolgenden Tag beendet, ohne dass eine Übernachtung stattfindet, können die Reisezeiten für die Feststellung der Abwesenheitsdauer zusammengerechnet werden. Die gesamte Abwesenheitsdauer ist dem Kalendertag der überwiegenden Abwesenheit zuzurechnen. Sofern ein Mitarbeiter anlässlich einer Dienstreise auf Veranlassung seines Arbeitgebers unentgeltliche Mahlzeiten erhält, so sind von den pauschalen Verpflegungsmehraufwendungen entsprechende Abschläge in Höhe des Sachbezugswertes

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vorzunehmen. Die für das aktuelle Kalenderjahr vom Gesetzgeber festgesetzten Beträge sind in der Anlage 3 aufgeführt. Bei Veranstaltungen mit Vollverpflegung (Verpflegungskosten anlässlich von Weiterbildungen etc.), die komplett vom Arbeitgeber gezahlt werden, entfällt die Vergütung der jeweiligen Verpflegungsmehraufwendungen.

10.3.2 Verpflegungsmehraufwendungen im Ausland

Mehraufwendungen für Verpflegung während einer Auslandsdienstreise werden grundsätzlich als pauschalierte Auslandstagegelder erstattet. Tatsächlich nachgewiesene Verpflegungskosten können nicht abgerechnet werden. Bei eintägigen Auslandsreisen und bei Rückreisetagen aus dem Ausland sind die Pauschbeträge des letzten Ortes, an dem der Tätigkeit nachgegangen wurde, maßgeblich. Schließt sich bei der Rückkehr aus dem Ausland direkt eine Inlandsdienstreise an, ist gleichwohl für diesen Tag das Auslandstagegeld des letzten im Ausland aufgesuchten Ortes maßgebend. Bei Flugreisen gilt das Zielland mit der Landung als erreicht. Erstreckt sich die Flugreise über mehr als zwei Tage, so ist für diesen Zeitraum der Tagessatz für „Österreich“ anzuwenden. Wird bei einer Flugreise am Abflugtag das Ziel bis 24:00 Uhr nicht erreicht, so kommt lediglich der für das Inland geltende Tagessatz zur Anrechnung. Eine Übersicht über die geltenden Ländertagessätze ist in der Anlage 2 beigefügt (gültig ab dem 01.01.2005). Für namentlich nicht erwähnte Länder ist der Tagessatz für „Luxemburg“ anzusetzen. Aufwendungen für Passbilder, Visa, Impfungen, die den Empfehlungen der Gesundheitsämter entsprechen, Atteste und Medikamente (z. B. Malaria) können erstattet werden, wenn sie für das Reiseziel erforderlich sind.

10.4 Reisenebenkosten

Reisenebenkosten können nur bis zur Höhe der im Originalbeleg nachgewiesenen Kosten erstattet werden. Erstattungsfähige Reisenebenkosten sind in der Regel Parkgebühren, Eintrittskarten, Kosten der Gepäckaufbewahrung, Taxikosten, Kosten des Personennahverkehrs sowie dienstliche Telefonate. Werden dienstliche Telefonate ohne Beleg geführt (z. B. aus einer Telefonzelle), ist aufgrund steuerlicher Aufzeichnungspflichten ein Eigenbeleg (siehe Anlage 4) zu erstellen, der folgende Angaben enthalten muss: Name, Anschrift und Telefonnummer des Gesprächspartners und Datum, Dauer und Grund des Gespräches. Gespräche mit dem privaten Mobiltelefon können ausschließlich mit dem Betrag lt. Einzelgesprächsnachweis abgerechnet werden. Anteilige Grundgebühren werden nicht erstattet.

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Kosten für die Nutzung von Taxen können nur in Ausnahmefällen erstattet werden (Behinderung, Gepäck, ungünstige Lage/Uhrzeit, unverhältnismäßig hoher Aufwand oder bei mehreren Reisenden relativ geringere Kosten – Preisvergleich), wenn in der Reisekostenabrechnung der Grund der Nutzung angegeben wird. Abweichungen von dieser Regelung für einzelne Gesellschaften liegen im Ermessen des Direktors des VDI e.V. bzw. der jeweiligen Geschäftsführer.

10.5 Nicht erstattungsfähige Nebenkosten

Generell nicht erstattet werden Kosten, die (steuerlich) der privaten Lebensführung zugerechnet werden müssen (z. B. Kosten für Reinigung und Wäsche).

11 Die Abrechnung von Dienstreisen

Über jede Dienstreise muss innerhalb von sechs Wochen nach deren Beendigung eine Reisekostenabrechnung erstellt und an die Reisekostenstelle gegeben werden. Verspätet erstellte Abrechnungen können nicht mehr erstattet werden. Zur Abrechnung von Dienstreisen ist derzeit das Softwareprodukt „TravelLine“ zu verwenden.

11.1 Abrechnungsbelege

Alle abzurechnenden Reisekosten, die durch extern ausgestellte Originalbelege (Hotelrechnung, etc.) nachgewiesen werden, sowie alle Reisedokumente (Fahrscheine, Flugtickets, Taxi-Quittung, etc.) sind der Reisekostenabrechnung beizulegen. Für Kilometer-Geld und Verpflegungsmehraufwendungen brauchen keine Originalbelege beigebracht zu werden. Sofern kein Originalbeleg beigebracht werden kann, darf in Ausnahmefällen ersatzweise ein Eigenbeleg (siehe Anlage 4) erstellt werden. Dieser muss zwingend folgende Angaben enthalten:

- detaillierte Angaben über die Kosten - Datum der Entstehung der Kosten - Erklärung für das Fehlen des Originalbelegs

- Unterschrift des Mitarbeiters und des genehmigenden Vorgesetzten.

Bei Inlandsbelegen ist auf den ordnungsgemäßen Ausweis der Mehrwertsteuer zu achten: - bei Beträgen unter € 100,-- genügt die Angabe des

Mehrwertsteuersatzes - bei Beträgen ab € 100,-- müssen sowohl die Bemessungsgrundlage

(Nettobetrag) wie auch der Mehrwertsteuerbetrag gesondert ausgewiesen werden.

- bei Beträgen ab € 100,-- muss auf dem Beleg der Empfänger der Rechnung angegeben sein. Grundsätzlich ist dabei die jeweilige Institution / Gesellschaft als Rechnungsempfänger in der ersten

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Zeile der Rechnung einzusetzen. Die Rechnung darf in keinem Fall auf die Privatanschrift des Reisenden ausgestellt werden.

zulässige Rechnungsstellung VDI GmbH z. H. Herrn/Frau Muster Graf-Recke-Str. 84 40239 Düsseldorf

oder VDI GmbH Graf-Recke-Str. 84 40239 Düsseldorf

Unzulässige Rechnungsstellung: Herrn/Frau Muster VDI GmbH Privatstraße 3 49999 Irgendwo

Versäumt es der Mitarbeiter, die Inlandsrechnung auf den Namen der jeweiligen Firma ausstellen zu lassen, kann nur der Nettobetrag (ohne Mehrwertsteuer) erstattet werden. Für die Abrechnung von Belegen in Fremdwährung ist ein Umtauschbeleg (z. B. Kreditkartenabrechnung) zu verwenden.

11.2 Abrechnungslauf

Die Reisekostenabrechnung ist vom Mitarbeiter vollständig auszufüllen, zu unterschreiben und an das zuständige Sekretariat weiterzuleiten. Der zuständige Vorgesetzte prüft die sachliche Richtigkeit und genehmigt die Reisekostenabrechnung. Die Reisekostenstelle/Buchhaltung der Abteilung CR der VDI GmbH ist berechtigt, fehlerhafte Reisekostenabrechnungen zu berichtigen und den korrigierten Betrag zur Auszahlung anzuweisen. Bei größeren Abweichungen erhält der Mitarbeiter einen entsprechenden Hinweis der Buchhaltung. Die Auszahlung des Erstattungsbetrages erfolgt ausschließlich unbar über ein Bankkonto.

12 Versicherungsleistungen

Jeder Angestellte ist während einer genehmigten Dienstreise wie folgt versichert:

1. Arbeitsunfallversicherung durch die zuständige Berufsgenossenschaft

2. Dienstreise-Unfallversicherung (freiwillig und durch den Arbeitgeber widerrufbar)

3. Auslands-Krankenversicherung (freiwillig und durch den Arbeitgeber widerrufbar)

4. Reisegepäckversicherung (freiwillig und durch den Arbeitgeber widerrufbar)

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13 Anlagen

Anlage 1 Berechnungsgrundlage für die BahnCard Anlage 2 Übersicht über die seit 01. Januar 2005 geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland Anlage 3 Sachbezugswerte für das Kalenderjahr Anlage 4 Eigenbeleg 40239 Düsseldorf, 31.August 2007

Anlage 1

zur Reisekostenordnung der VDI-Gruppe

Musterberechnung für die Übernahme der Kosten der „BahnCard 25“ bzw. „BahnCard 50“ (Stand August 2007) BahnCard 25 Der derzeitige Preis für die „BahnCard 25“ beträgt € 53,--. Mit der „BahnCard 25“ werden auf die Fahrpreise 25% Rabatt gewährt. Sofern in den folgenden zwölf Monaten – die „BahnCard 25“ ist immer für einen Zeitraum von zwölf Kalendermonaten gültig – mit Kosten von mehr als € 212,-- (4 * € 53,--) gerechnet wird, lassen sich Einsparungen durch den Einsatz der „BahnCard 25“ realisieren. Die Anschaffung der „BahnCard“ wäre zu befürworten. BahnCard 50 Der derzeitige Preis für die „BahnCard 50“ beträgt € 212,--. Mit der „BahnCard 50 werden auf die Fahrpreise 50% Rabatt gewährt. Sofern in den folgenden zwölf Monaten – die „BahnCard 50“ ist immer für einen Zeitraum von zwölf Kalendermonaten gültig – mit Kosten von mehr als € 424,-- (2 * € 212,--) gerechnet wird, lassen sich Einsparungen durch den Einsatz der „BahnCard 50“ realisieren. Die Anschaffung der „BahnCard“ wäre zu befürworten. 40239 Düsseldorf im August 2007

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Aus-

Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungenbei einer Abwesenheitsdauer je Kalendertag von Pauschbetrag

Land

gangs-wert nach

BRKG

mindestens24 Stunden

weniger als 24,aber mindestens

14 Stunden

weniger als 14,aber mindestens

8 Stunden

für Übernach-tungskosten

I € € € €

100% 120% 80% 40%

Ägypten 25 30 20 10 50Äquatorialguinea 32 39 26 13 87Äthiopien 25 30 20 10 110Afghanistan 25 30 20 10 95Albanien 25 30 20 10 90Algerien 40 48 32 16 80Andorra 26 32 21 11 82Angola 35 42 28 14 110Antigua und Barbuda 35 42 28 14 85Argentinien 35 42 28 14 90Armenien 20 24 16 8 90Aserbaidschan 25 30 20 10 140Australien 32 39 26 13 90Bahamas 32 39 26 13 100Bahrain 35 42 28 14 75Bangladesch 25 30 20 10 75Barbados 35 42 28 14 110Belgien 35 42 28 14 100Benin 27 33 22 11 75Bolivien 20 24 16 8 65Bosnien-Herzegowina 20 24 16 8 70Botsuana 27 33 22 11 105Brasilien 25 30 20 10 70 - Rio de Janeiro 30 36 24 12 140 - Sao Paulo 30 36 24 12 90Brunei (Darussalam) 30 36 24 12 85Bulgarien 18 22 15 8 72Burkina Faso 25 30 20 10 70Burundi 34 41 28 14 93Chile 29 35 24 12 67China 30 36 24 12 80 - Hongkong 60 72 48 24 150 - Peking 35 42 28 14 90 - Shanghai 35 42 28 14 100(China) Taiwan 35 42 28 14 120Costa Rica 25 30 20 10 90Côte d'Ivoire 30 36 24 12 90Dänemark 35 42 28 14 70 - Kopenhagen 35 42 28 14 140Dominica 30 36 24 12 80Dominikanische Republik 25 30 20 10 100Dschibuti 32 39 26 13 120Ecuador 32 39 26 13 70El Salvador 30 36 24 12 100Eritrea 22 27 18 9 130Estland 22 27 18 9 85Fidschi 26 32 21 11 57Finnland 35 42 28 14 120Frankreich 32 39 26 13 100 - Paris *) 40 48 32 16 100 - Straßburg 32 39 26 13 75Gabun 40 48 32 16 100Gambia 15 18 12 6 70Georgien 25 30 20 10 140Ghana 25 30 20 10 105Griechenland 25 30 20 10 85 - Athen 30 36 24 12 135Grenada 30 36 24 12 105Guatemala 25 30 20 10 90Guinea 20 24 16 8 90Guinea-Bissau 25 30 20 10 60Guyana 30 36 24 12 90

*) einschl. der Departements Haute-Seine, Seine-Saint Denis und Val-de-Marne

Übersicht über die ab 1. Januar 2005 geltenden Pauschbeträgefür Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten

Anlage 2 zur RKO

Seite 2

Aus-

Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungenbei einer Abwesenheitsdauer je Kalendertag von Pauschbetrag

Land

gangs-wert nach

BRKG

mindestens24 Stunden

weniger als 24,aber mindestens

14 Stunden

weniger als 14,aber mindestens

8 Stunden

für Übernach-tungskosten

I € € € €

100% 120% 80% 40%

Haiti 35 42 28 14 90Honduras 25 30 20 10 100Indien 27 33 22 11 90 - Bombay 27 33 22 11 140 - Kalkutta 20 24 16 8 140Indonesien 32 39 26 13 110Irak 32 39 26 13 87Iran, Islamische Republik 20 24 16 8 100Irland 35 42 28 14 130Island 60 72 48 24 190Israel 27 33 22 11 75 - Tel Aviv 37 45 30 15 110Italien 30 36 24 12 100 - Mailand 30 36 24 12 140 - Rom 30 36 24 12 108Jamaika 40 48 32 16 110Japan 35 42 28 14 90 - Tokio 60 72 48 24 140Jemen 15 18 12 6 105Jordanien 27 33 22 11 70Jugoslawien (Serbien/Montenegro) 20 24 16 8 85Kambodscha 27 33 22 11 70Kamerun 27 33 22 11 60 - Duala 27 33 22 11 100Kanada 30 36 24 12 100Kap Verde 25 30 20 10 55Kasachstan 25 30 20 10 110Katar 37 45 30 15 100Kenia 32 39 26 13 110Kirgisistan 15 18 12 6 70Kolumbien 20 24 16 8 55Komoren 32 39 26 13 87Kongo 47 57 38 19 113Kongo, Demokratische Republik(früher: Zaire) 50 60 40 20 180Korea, Demokratische Volksrepublik 35 42 28 14 90Korea, Republik 55 66 44 22 180Kroatien 24 29 20 10 57Kuba 35 42 28 14 90Kuwait 32 39 26 13 130Laotische Demokratische Volksrepublik 22 27 18 9 60Lesotho 20 24 16 8 70Lettland 15 18 12 6 80Libanon 30 36 24 12 95Liberia 34 39 26 13 87Libyen 35 42 28 14 60Liechtenstein 39 47 32 16 82Litauen 22 27 18 9 100Luxemburg 32 39 26 13 87Madagaskar 25 30 20 10 65Malawi 22 27 18 9 80Malaysia 22 27 18 9 55Malediven 31 38 25 12 93Mali 32 39 26 13 80Malta 25 30 20 10 90Marokko 35 42 28 14 90Mauretanien 30 36 24 12 85Mauritius 40 48 32 16 140Mazedonien 20 24 16 8 100Mexiko 30 36 24 12 110Moldau, Republik 15 18 12 6 90Monaco 34 41 28 14 52

Seite 3

Aus-

Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungenbei einer Abwesenheitsdauer je Kalendertag von Pauschbetrag

Land

gangs-wert nach

BRKG

mindestens24 Stunden

weniger als 24,aber mindestens

14 Stunden

weniger als 14,aber mindestens

8 Stunden

für Übernach-tungskosten

I € € € €

100% 120% 80% 40%

Mongolei 22 27 18 9 55Mosambik 20 24 16 8 80Myanmar (früher Burma) 32 39 26 13 75Namibia 25 30 20 10 80Nepal 26 32 21 11 72Neuseeland 35 42 28 14 100Nicaragua 25 30 20 10 100Niederlande 32 39 26 13 100Niger 25 30 20 10 55Nigeria 35 42 28 14 100 - Lagos 35 42 28 14 180Norwegen 55 66 44 22 155Österreich 30 36 24 12 70 - Wien 30 36 24 12 93Oman 30 36 24 12 90Pakistan 20 24 16 8 70 - Islamabad 20 24 16 8 150Panama 37 45 30 15 110Papua-Neuguinea 30 36 24 12 90Paraguay 20 24 16 8 50Peru 30 36 24 12 90Philippinen 25 30 20 10 90Polen 20 24 16 8 70 - Warschau, Krakau 25 30 20 10 90Portugal 27 33 22 11 95 - Lissabon 30 36 24 12 95Ruanda 22 27 18 9 70Rumänien 15 18 12 6 55 - Bukarest 22 27 18 9 120Russische Föderation 30 36 24 12 80 - Moskau 40 48 32 16 135 - St. Petersburg 30 36 24 12 110Sambia 25 30 20 10 85Samoa 24 29 20 10 57San Marino 34 41 28 14 77Sao Tomé und Principe 35 42 28 14 75Saudi-Arabien 40 48 32 16 80 - Riad 40 48 32 16 110Schweden 50 60 40 20 160Schweiz 40 48 32 16 89Senegal 35 42 28 14 90Sierra Leone 27 33 22 11 90Simbabwe 20 24 16 8 120Singapur 30 36 24 12 100Slowakische Republik 15 18 12 6 110Slowenien 25 30 20 10 95Somalia 32 39 26 13 100Spanien 30 36 24 12 105 - Barcelona, Madrid 30 36 24 12 150 - Kanarische Inseln 30 36 24 12 90 - Palma de Mallorca 30 36 24 12 125Sri Lanka 20 24 16 8 60St. Kitts und Nevis 30 36 24 12 100St. Lucia 37 45 30 15 105St. Vincent und die Grenadinen 30 36 24 12 110Sudan 27 33 22 11 110Südafrika 25 30 20 10 75Suriname 25 30 20 10 75Swasiland 32 39 26 13 87Syrien, Arabische Republik 22 27 18 9 100Tadschikistan 20 24 16 8 50

Seite 4

Aus-

Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungenbei einer Abwesenheitsdauer je Kalendertag von Pauschbetrag

Land

gangs-wert nach

BRKG

mindestens24 Stunden

weniger als 24,aber mindestens

14 Stunden

weniger als 14,aber mindestens

8 Stunden

für Übernach-tungskosten

I € € € €

100% 120% 80% 40%

Tansania 27 33 22 11 90Thailand 27 33 22 11 100Togo 27 33 22 11 80Tonga 26 32 21 11 36Trinidad und Tobago 30 36 24 12 100Tschad 35 42 28 14 110Tschechische Republik 20 24 16 8 97Türkei 25 30 20 10 60 - Ankara, Izmir 25 30 20 10 70Tunesien 27 33 22 11 70Turkmenistan 20 24 16 8 60Uganda 25 30 20 10 95Ukraine 25 30 20 10 120Ungarn 20 24 16 8 80Uruguay 20 24 16 8 50Usbekistan 30 36 24 12 70Vatikanstadt 30 36 24 12 108Venezuela 25 30 20 10 120Vereinigte Arabische Emirate 40 48 32 16 70 - Dubai 40 48 32 16 120Vereinigte Staaten 30 36 24 12 110 - Boston, Washington 45 54 36 18 120 - Houston, Miami 40 48 32 16 110 - San Francisco 30 36 24 12 120 - New York Staat, Los Angeles 40 48 32 16 150Vereinigtes Königreich und Nordirland 35 42 28 14 110 - London 50 60 40 20 152 - Edinburgh 35 42 28 14 170Vietnam 20 24 16 8 60Weißrussland 20 24 16 8 100Zentralafrikanische Republik 24 29 20 10 52Zypern 30 36 24 12 110

Anlage 3

zur Reisekostenordnung der VDI-Gruppe

Sachbezugswert für das Kalenderjahr 2007 (Stand 29. Dezember 2006) BMF - Schreiben IV C 5 – S 2334 – 92/06 Mit dem oben angegebenen Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen wurde die „Lohnsteuerliche Behandlung von unentgeltlichen oder verbilligten Mahlzeiten für Arbeitnehmer ab dem Kalenderjahr 2007“ neu geregelt. Sofern ein Mitarbeiter anlässlich einer Dienstreise auf Veranlassung seines Arbeitgebers unentgeltlich Mahlzeiten erhält, so sind von den pauschalen Verpflegungsmehraufwendungen entsprechende Abschläge in Höhe des Sachbezugswertes vorzunehmen, Diese sind für das Kalenderjahr 2007 mit dem oben angeführten Schreiben vom Gesetzgeber wie folgt festgelegt worden:

Frühstück € 1,50 * Mittagessen € 2,67 Abendessen € 2,67

Diese Beträge sind bei der Reisekostenabrechnung von den Erstattungsbeträgen abzusetzen.

* Hiermit ist nicht die Kürzung um € 4,50 für das „Frühstück im Hotel ohne separaten Ausweis in der Übernachtungsrechnung“ gemeint. Es handelt sich bei dieser Kürzung um ein Frühstück, das vom Arbeitgeber unentgeltlich bereitgestellt wird.

40239 Düsseldorf im August 2007

Anlage 4

zur Reisekostenordnung der VDI-Gruppe

EIGENBELEG als Anlage zur Reisekostenabrechnung (Stand August 2007)

Name: ……………………………………………………………………………… Vorname: ………………………………………………………………………….. Personalnummer:…………………………………………………………………. Anlage zur Reisekostenabrechnung vom: …………………………………….. Dienstreise von ………………………. nach …………………………………… Reisezweck: ………………………………………………………………………. Datum Kostenentstehung:……………………………………………………… Art der Kosten: ……………………………………………………………………. Höhe der Kosten: …………€ ……………………………………………………. Begründung: ……………………………………………………………………….. NUR bei der Abrechnung von Telefonkosten: Gesprächspartner: ………………………………………………………………… Grund des Gespräches: ……..…………………………………………………… __________________ ___________________ _________________________ Unterschrift Mitarbeiter/in Unterschrift Vorgesetzte/r Unterschrift Geschäftsführung