SaaS型⽂書管理サービスDocument Management Serviceご紹介資料

日本電気株式会社

2 © NEC Corporation 2015

Document Management Serviceとは？

▌情報管理の徹底と業務効率化の両⽴l情報管理の徹底による内部統制強化l情報の⼿軽な公開・伝達による業務効率向上

単なる⽂書ファイリングではなく、内部統制強化とビジネス効率化の両⽴を実現する

情報共有基盤です。

SaaS型⽂書管理システムDocument Management Service

迅速な情報伝達・公開

情報のセキュリティ強化

膨大な情報の検索性向上

拠点・パートナーとの

情報共有

相反する課題を一挙に解決することが必要！

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情報の統合管理

機密⽂書の⼀元管理

チーム別のISO⽂書管理

海外ODMとの設計書共有

関係業者との図⾯出図管理

業種や業務を問わず、あらゆる電⼦ドキュメントを⼀元管理し組織・会社間の情報共有を実現！

商品企画部商品企画部

提案書や契約書の共有 営業部営業部

新商品アイディアの管理

プロジェクト内の仕様書共有

業者間での画像共有

経営監査室経営監査室

品質保証チーム品質保証チーム

機器製造ディベロッパー

機器製造ディベロッパー

建築ディベロッパー

建築ディベロッパー

ITプロジェクトマネージャ

ITプロジェクトマネージャ

編集業者編集業者

⼯事進⾏基準対応の確証管理

⽂書登録、更新、参照検索（属性、全⽂）

アクセス権設定操作履歴の管理

版管理承認採番

多言語対応（日・英・中）重要度・活⽤度表⽰

保管期限管理登録ポリシー管理

掲⽰板絞り込み検索授受管理機能

大容量ファイル転送

Document Management Service

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利⽤形態

■ ブラウザだけあればインターネット経由でサービスを利⽤できる■ 外出先からのアクセスや、パートナー企業との情報共有にも利⽤できる■ セキュリティ確保やシステム管理はNECにお任せ

NEC（データセンター）

NEC（データセンター）

セキュリティ確保やシステム管理はデータセンター側で実施

インターネット経由でサービスを利⽤

オフィス

外出先でも利⽤できる企業間の情報共有も可能

パートナー企業パートナー企業

外出先

必要なのはブラウザだけ

1.特徴

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メイン業務に集中

▌ 弊社が万全の体制でシステムを管理します。▌ お客様は、システム管理のノウハウや技術者の確保が不要で、メインの

業務に集中して頂けます。

システム増強

セキュリティ OSのアップデート

アプリケーションのアプリケーションのバージョンアップ

・機能強化

データバックアップ 運⽤管理障害対応

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海外や外出先からも安全な⽂書管理

▌ インターネット経由で海外や外出先からもご利⽤頂けます。▌ 堅牢なデータセンタとアプリケーションのセキュリティ機能で安全な⽂

書管理ができます。ハードウェアのセキュリティ機能

アプリケーションのセキュリティ機能

l 強固な地盤に⽴地l 24時間運⽤監視l 厳重な⼊隊室管理l 不正接続対策l ISMS(ISO27001)取得l プライバシーマーク取得l ネットワーク、サーバは冗⻑構成l ファイル登録時にウィルスチェックl 通信はSSLで暗号化l GUI経由以外のファイルアクセスは遮断

l アクセス(操作)ログの管理l ⽂書の保管場所のURL通知l アカウントロックl IPアドレス制限

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⽂書管理パッケージをベースにサービス提供

▌使い勝⼿の良い多彩な機能で効率のよい⽂書管理ができます。l⽂書のライフサイクルマネージメントl操作性の高いユーザインターフェース(GUI)l最近アクセスしたファイル⼀覧lブックマークl検索条件の保存lゴミ箱l版管理l運⽤ポリシーl重要度・活⽤度･保管期限

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⼿軽に、スピーディーに利⽤開始

▌初期費⽤は頂きません。利⽤開始⽉から⽉額料⾦だけで利⽤できます。

追加ストレージ

⽉額料⾦⽉額料⾦

追加ユーザ０円

基本サービス

20ID

1GB

初期費⽤初期費⽤

▌お申込後⼀週間程度で利⽤できます。▌解約時にデータを媒体に保存してお送りするサービスもあります（オプション）

▌⼀ヶ⽉の無料トライアル好評受付中です。本番環境へデータをそのまま移⾏できます。

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オンラインストレージとの機能比較

▌ バージョンや⽂書番号の管理、詳細なアクセス権設定などファイルサーバに対してプラスαで⽂書をしっかり管理できるのが特徴。

Document Management Service ⼀般的なオンラインストレージサービス

属性管理・検索 ◎保管期限や備考などの属性を管理でき、また属性で検索も可能 △ 大半はファイル名での検索

機能 バージョン管理 ◎ 旧版を更新日時、更新者などの情報とともに管理し、過去版の参照が可能 △ 無いサービスも多い

⽂書番号管理 ◎ ⽂書番号フォーマットを任意に設定でき、自動採番が可能 ×

ワークフロー ○ 最大５段階のワークフローの設定が可能（分岐は無し） △ あっても公開の承認程度

クォーター管理 × ○ゲストとのファイル共有 △ ゲスト⽤ユーザの作成が必要 ○

セキュリティ

アクセス権 ◎ ファイル単位、個人単位で5段階のアクセス権設定が可能

△ フォルダ単位やユーザグループ単位までしか設定できないものが多い

アクセスログ◎ 管理者は各メンバのログインや⽂書管理などほぼ全ての操作を検索しCSV出⼒が可能

△ 無いサービスや、あっても有料であるサービスが多い。検索ができないものもある

料⾦ ⽉額 初期費⽤：0円50,000円/⽉（20 ID、1GB） 〜 ◎ 機能が少ない分、比較的安価なものが多い

2.ご利⽤イメージ

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ご利⽤イメージ 〜社内情報共有〜

▌アクセス権設定によって、部内メンバ専⽤の共有フォルダ、又は全社員がアクセスできるフォルダを作成できます。

NECDocument Management Service

営業部

データセンター部内の情報共有

営業部フォルダ

開発部フォルダ

総務部フォルダ

全社の情報共有

全社共有フォルダ

開発部

総務部

インターネット

サービス提供お客様

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ご利⽤イメージ 〜関係会社情報共有〜

▌ご契約単位に占領領域を利⽤し、さらにアクセス権を設定することで、社内だけではなく社外との情報共有も可能になります。

NECDocument Management Service

本社

関係会社・Ｂ社

海外法人・Ｃ社

データセンター各社での情報共有

本社フォルダ

Ｂ社フォルダ

Ｃ社フォルダ

グループ会社間の情報共有

グループ共有フォルダ

サービス提供お客様

インターネット

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Document Management Service活⽤事例

＜お客様業務概要＞合併予定の複数企業が、インフラ設備の統合プロジェクトを協⼒ソフトハウスと進めていた。複数の企業が合併プロジェクトに携わり、膨大なドキュメントの発⽣・更新が⾏われていた。

複数企業間のドキュメント共有に約3,000名で利⽤！！

l 複数企業間のドキュメント共有場所が無かった

l 膨大なドキュメントを更新するため、正式版の取り間違いが多発

l 未発表情報も含まれる機密ドキュメントを扱うため、メール添付等のやり取りではセキュリティが心配

システム導⼊の背景・課題

l インターネット経由でドキュメント共有場所にアクセスができるが、IPアドレス制限にてセキュアに運⽤が可能

l ドキュメント管理機能（版数管理等）により、正式版の取り間違いを抑制

l 海外現地法人も利⽤可能l サーバの維持・管理はNECに任せ、合併

プロジェクトに専念l リアルタイムにユーザの追加と削除が⾏

え、急なPJメンバー追加に対応

実現イメージＡ社

B社協⼒ソフトハウス協⼒ソフトハウス

システム導⼊効果

クラウドサービスDocument Management Service

3.価格とサービスレベル

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価格

メニュー ⽉額利⽤料⾦(税別) 備考

基本サービス 50,000円ユーザID数：20ディスク容量：1GBヘルプデスク：3インシデント※/⽉最低契約期間：6ヶ⽉

追加ユーザ 1,000円/1ID追加：任意削減：申請制最低契約期間：3ヶ⽉

追加ディスク 3,000円/5ＧＢ 追加：申請制削減・解約：申請制最低契約期間：3ヶ⽉IPアドレス制限は会社単位で設定

IPアドレス制限 100円/1ID追加ヘルプデスク 100,000円/10インシデント※

⽉額料⾦

メニュー 希望小売価格（税別） 備考

データの媒体保存サービス 100,000円/10GB サービス解約時にデータを媒体に保存してお送りします。

スポット料⾦

※ インシデント＝使い方に関する問い合わせの件数

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サービスレベル

注２ お客様の契約部門に対する窓口機能です。お客様のエンドユーザ様からのお問い合わせは、まず契約部門にて受け付けて頂いて、必要に応じてヘルプデスクにお問い合わせください。日本語での対応に限ります。

注１ 下記はサービス提供時間に含まれません。・定期メンテナンスのためのサービスの停止・セキュリティ問題対応などの緊急メンテナンスのためのサービスの停止・ネットワークの障害など外部提供サービスの影響によるサービスの停止

サービス提供時間 ※注１ 24時間 365日

ヘルプデスク ※注２

■問い合わせ受付時間：・ 電話：9:00〜12:00、13:00〜17:00

（日本時間。土日祝日・弊社休業日を除く）・ Web：24時間365日

■問い合わせに対する回答時間：弊社営業日の9:00〜17:00受付分は2営業日以内に⼀次回答

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海外からの利⽤について

① 日本法人様がご契約し、その契約下で海外法人様が利⽤される場合l 以下の条件でご利⽤いただけます。

• お客様が、本サービスに登録するデータについて各国の法令（例えば輸出管理など）を遵守される

② 海外法人様（中国以外）がご契約いただく場合l 別途、ご相談ください

③ 中国法人様がご契約いただく場合l 中国法規制によりサービスのご提供ができません。ご了承ください。

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