Software- und Organisations-Service GmbH D OCUMENT F ACTORY für Oscare Automatisierte Verarbeitung...

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DOCUMENT FACTORY für Oscare

Automatisierte Verarbeitung von Oscare-Dokumenten



DOCUMENT FACTORY für Oscare Gliederung

Rollenverteilung & Funktion des Systems

Optimierung der Betriebskosten

Ausfallsicherheit & Skalierbarkeit


DOCUMENT FACTORY für Oscare Rollenverteilung bei der Dokumenterstellung

RedakteurSachbearbeiter Operateure (RZ)

Brieflayout Programmierte Textverarbeitung Überwachen der Dokumenterstellung Konfiguration Second Level Support

Geschäftsvorfälle bearbeiten Briefe (Dokumentaufträge) veranlassen

Bereitstellen der Ressourcen Überwachen der Ressourcen Unterstützung durch Third Level Resource Support

Sachbearbeiter und Redakteur teilen sich die Aufgaben bei der Dokumenterstellung

Antworten vom Redakteur

Fragen der Sachbearbeiter

SOS GmbH Onsite Troubleshooting Unterstützung durch Third Level Support


Drucker-steuerung

DOCUMENT FACTORY für Oscare Komponenten der Dokumenterstellung

Dokumentverfolgung Druckerverwaltung Benutzerverwaltung Überwachung der Brieferstellung Konfiguration

DOCUMENT FACTORY MANAGER

Brieflayout im RTF-Format Mapping der Briefvariablen

DOCUMENT FACTORY WEB Oscare-Web-Oberfläche

Allgemeine Einstellungen Geschäftsnummern-Mapping

Backup

RedakteurSachbearbeiter Operateure (RZ)

fehlende Variablen ergänzen Briefvorschau aufrufen (Option)

DOCUMENT FACTORY DIALOG

Geschäftsvorfall bearbeiten

Überwachen der Server-Komponenten Bereitstellen von Ressourcen

Daten-bank

Oscare DialogBriefe veranlassen

Import überwachen Manueller Abruf der Batch-Briefe Wíederholen von Briefen


DOCUMENT FACTORY für OscareBatch-Druckoutput mit DOCUMENT FACTORY

XSF Format = Rohdaten ohne Layout-Information

Import-Job Erzeugt Abruf für

DOCUMENT FACTORY

(Oscare Web-Oberfläche)

RDI

Abruf nach Geschäftsstelle und Listenart erzeugt Dokumentauftrag

für die DOCUMENT FACTORY

Datenübergabe an ein überwachtes

Verzeichnis

Abteilungs-druckerDruckcenterDrucker im

Rechenzentrum

DOCUMENT FACTORY

DOCUMENT FACTORY MANAGER Brieflayout im RTF-Format Mapping der Briefvariablen

Drucken via Word/Druckertreiber

Archiv


Verzeichnis

Batch-Druckoutput

tif pdf


DOCUMENT FACTORY für OscareOnline-Druck mit DOCUMENT FACTORY

XSF Format = Rohdaten ohne Layout-Information

Abteilungs-druckerDruckzenterDrucker im

Rechenzentrum

Drucken via Word/Druckertreiber

Archiv

Online-Druck-Output

tif pdf

Import-Job Erzeugt Dokumentauftrag für

DOCUMENT FACTORY

(Oscare Web-Oberfläche)


Verzeichnis

OTF Format = Smart Forms mit Formulardesign

DRUCKPROGRAMM

Sachbearbeiter stoßen Dokumentaufträge an

DOCUMENT FACTORY

DOCUMENT FACTORY MANAGER Brieflayout im RTF-Format Mapping der Briefvariablen


Operateure (RZ)


Optimierung von Betriebskosten durch effiziente Arbeitsteilung

Redakteur

Eindeutige Ansprechpartner bedeuten „kurze Wege“ in der Kommunikation Redakteur kann sich um alle Aspekte der Dokumenterstellung kümmern, mit DOCUMENT FACTORY ist der Redakteur z.B. in der Lage Briefvorlagen zu erstellen, dadurch entfällt aufwändige Programmierung im RZ oder durch Dritte Help Desk => First Level Support, Redakteur => Second Level Support, Operateure/SOS GmbH => Third Level Support

Sachbearbeiter

Sachbearbeiter kommunizieren ausschließlich mit dem Redakteur


Redakteur


Optimierung von Personalkosten durch Support-Organisation

Help Desk

Sachbearbeiter kontaktieren Help Desk für den First Level Support Help Desk nimmt Rücksprache mit Redakteur im Second Level Support Operateure greifen nur ein, wenn ein Ressourcen-Problem auftritt SOS GmbH liefert Third Level Support und Troubleshooting

Sachbearbeiter

Problemmeldung an Help Desk

Help Desk liefert Lösung

Help Desk kontaktiert Redakteur

bzw. Operateure

SOS GmbH

First Level Support

Third Level Support

Redakteur

kontaktiert

SOS GmbH

Second Level Support


Operateure (RZ)


Optimierung von Betriebskosten durch Automation

Redakteur

Sachbearbeiter bearbeiten selbstständig die Geschäftsvorfälle Bei fehlenden Briefdaten sendet DOCUMENT FACTORY eine Benachrichtigung Sachbearbeiter ergänzen fehlende Briefdaten, die Dokumenterstellung kann anschließend automatisch fortgesetzt werden

Sachbearbeiter

Benachrichtigung

DOCUMENT FACTORY automatische Benachrichtigung

Korrektur von Briefdaten


DOCUMENT FACTORY für OscareOptimierung von Betriebskosten - Detail

Datenstrom Import Dokumentauftrag Dokumente

Sachbearbeiter werden sofort benachrichtigt wenn Briefdaten fehlen Sachbearbeiter kann steuernd eingreifen (analog DOCUMENT FACTORY DIALOG) Dokumentauftrag wird erzeugt und automatisch weiterverarbeitet

Automatische Verarbeitung mit manueller Eingabe zusätzlicher Briefdaten

Automatische Vorverarbeitung durch Integration mit Oscare (Import der Datenströme) Manuelle Ergänzungen von Briefvariablen durch die Sachbearbeiter Automatische Forsetzung der Dokumentverarbeitung


Oscare: Batch-BriefeOptimierung von Betriebskosten - Detail

Datenstrom Import Dokumentauftrag Dokumente

Dokumente werden nach Geschäftsstellen und Briefart gruppiert zum Abruf bereitgestellt. Briefdaten können zu Kontrollzwecken in der Web-Oberfläche eingesehen werden. Dokumentaufträge werden nach Abruf erzeugt und automatisch weiterverarbeitet.

Automatische Verarbeitung mit manuellem Abruf


DOCUMENT FACTORY für OscareOptimierung der Betriebskosten

Reduzierte Personalkosten durch „kurze Wege“ in der Kommunikation.

Reduzierte Personalkosten durch effiziente Rollenverteilung.

Reduzierte Personalkosten, da wenige Redakteure viele Sachbearbeiter betreuen. Bei der AOK Bremen wird z.B. nur ein Mitarbeiter als Redakteur eingesetzt.

Reduzierte Personalkosten, da das System automatisierte Abläufe unterstützt.


DOCUMENT FACTORY für Oscare Ausfallsicherheit

Per Monitoring werden im RZ die Systeme überwacht Im Fehlerfall erfolgt ein automatischer Failover vom primären Job Scheduler zum Backup Job Scheduler Der Backup Scheduler übernimmt die Jobs, wenn der primäre Scheduler ausfällt Tritt ein Problem auf, dann werden automatisch eMails an die verantwortlichen Personen versendet

Operateure (RZ)

Backup

Drucker-steuerung

Daten-bank

Primär

Monitoring

Drucker

Im Problemfall wird ein eMail versandt

Redakteur

eMail


DOCUMENT FACTORY für OscareSkalierbarkeit

Anzahl der Server und Job Scheduler Systeme skalierbar

Anzahl der parallelen Aufbereiter- und Druckjobs skalierbar

Verteilte Verarbeitung der Jobs für beliebige Anzahl von Job Schedulern


DOCUMENT FACTORY für OscareSkalierbarkeit – Verteilte Verarbeitung von Jobs

1. SchrittJob Scheduler prüft ob neue Dokumentaufträge ausgelöst wurden

2. SchrittDatenaufbereitung wird vom Job Scheduler gestartet.

3. SchrittAufträge werden in der Warteschlange eingereiht

4.SchrittVerteilung der Aufträge auf die Server (Load-balancing)

5.SchrittDie Scheduler konkurrieren um die Aufträge zur Verarbeitung

6.SchrittVerarbeitete Jobs (gedruckte Dokumente) sind versandfertig

Verarbeitete Jobs

Warteschlange

Versand

Dokumentaufträge aus Oscare

Eine beliebige Anzahl von Job Schedulern kann zur Verarbeitung der Jobs eingesetzt werden

Datenaufbereitung



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