FUHRPARK

SPEZIAL

Effi ziente Kostensteuerung

Optimale Tourenplanung

Alternative Zukunftstrends

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Kostenfaktor Fuhrpark

EDITORIAL

Verantwortliche in Pflegediensten und Sozialstationen

wissen sehr genau um den Kostenfaktor Fuhrpark und seine

Bedeutung für die Wirtschaftlichkeit. Aber auch Geschäfts-

führer stationärer Einrichtungen sehen sich immer stärker

mit Themen der Mobilität konfrontiert. Denn spätestens

wenn die angegliederte Tagespflege einen Fahrdienst anbie-

tet, wird das Wort „stationär“ relativ.

Mit dieser Veröffentlichung wollen wir Ihnen, liebe Lese-

rinnen und Leser, einen kompakten Überblick zum Thema

Fuhrpark anbieten: Wirtschaftlichkeit durch Ortungssysteme

und mobile Datenerfassung, Vorteile von Tankkarten, Gäste-

beförderung für die Tagespflege – und natürlich ein Update

zu den Alternativen zum Verbrennungsmotor.

Als Redakteure freuen wir uns natürlich, wenn Sie diese

Ausgabe des „Markt & Partner Spezial“ von der ersten Seite

an mit Interesse durchlesen. Allerdings möchten wir Ihnen

zunächst einmal raten, einen Blick auf die letzten beiden

Seiten zu werfen. Dort gibt es etwas zu gewinnen! Schreiben

Sie uns eine E-Mail und nehmen Sie an einem exklusiven

Fahrsicherheitstraining im Rahmen der Messe ALTENPFLEGE

teil! Den Messetermin notieren Sie sich besser gleich: 8. bis

10. März 2016. Auch dort werden viele Informationen rund

um das Thema Fuhrpark auf Sie warten.Steve Schrader, Chefredakteur der Zeitschrift Altenheim

Lukas Sander, Chefredakteur der Zeitschrift Häusliche Pflege

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INHALT

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Schwerpunkt Fuhrpark Management

06 Einsparpotenziale für Pflegedienste, Tagespflegen und Heime. Entscheider haben es selbst in der Hand. Experten geben Tipps.

Privat-Pkw als Firmenauto

12 Im privaten PKW auf Patienten-Tour? Dann können Sie als Arbeitgeber die Fahrtkosen steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten.

Firmenauto als Privat-Pkw

14 Betriebliche Fahrzeuge werden privat genutzt? Daraus entstehen wirtschaftliche Vorteile, die als Arbeitslohn zu erfassen sind.

GPS-Ortungssystem

16 Optimierte Einsatztouren wirken sich unmittelbar auf das Betriebsergebnis aus. Wie Sie dank GPS Ihre Lohnkosten drastisch senken können.

Mobile Datenerfassung

18 Elektronisches Fahrtenbuch - längst wird mobile Datenerfassung von Finanzämtern anerkannt. Und: es lässt sich kräftig an der Kostenschraube drehen.

E-Mobilität

20 Umweltfreundlich und leise sind Elektroautos. Das ist gut. Wirtschaftlich wird das Projekt E-Mobilität, wenn man Unterstützung in Anspruch nimmt.

Tankkarten

22 Viele Vorteile können Pflegedienste aus dem Besitz einer Tankkarte ziehen: Weniger Administration, mehr Mobilität und Kostentransparenz.

Gästebeförderung

24 In der Tagespflege gehört zur Pflege und Betreuung die Sicherstellung einer angemessenen Beförderung der Gäste in die Einrichtung und zurück.

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Daumen hoch für FuhrparkkostenEinsparpotenziale für Pflegedienste, Tagespflegen und Heime lassen sich bei den Fuhrparkkosten ausmachen. Kosten lassen sich durch vernünftiges Management im Idealfall halbieren. Entscheider haben es selbst in der Hand. Experten geben wertvolle Tipps, was man besonders beachten sollte.

SCHWERPUNKT FUHRPARK MANAGEMENT

Von Uwe Lötzerich

Pflegedienste, Tagespflegen und Pflegeheime, die ihre Fuhrparkkosten als kaum veränderliche Pflichtausga-ben ansehen, kann diese Haltung viel bares Geld kos-ten. Denn Entscheider haben es in der Hand, ob etwa die Kosten der Pkw-Flotte eines ambulanten Dienstes bis zu 18 Prozent des Jahresumsatzes verschlingen oder nur neun Prozent. 90.000 Euro kann ein Pflegedienst mit einem Jahresumsatz von 1.000.000 Euro einsparen, wenn er seinen Fuhrpark vernünftig und bewusst effi-zient managt, meinen Experten.

KOSTEN MANUELL ERRECHNEN

Natürlich gilt es zunächst zu ermitteln, wie viel Prozent des Jahresumsatzes der Fuhrpark eigentlich kostet. Dazu der Unternehmensberater Ralph Wißgott (Win-sen/Aller): „Leider sind zur direkten Ermittlung die Betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA) in der Regel nicht zu gebrauchen, da diese die relevanten Kosten auf mehrere Auswertungspositionen verteilen.“ Daher müssten diese manuell errechnet werden.In die Rechnung einfließen müssten die Leasingkos-ten oder bei Kauf die Abschreibung (nur für Pkw), die Versicherungsbeiträge (nur Pkw), die Steuern (nur Pkw), Treibstoffkosten, Kosten für Kfz-Wäsche und -Pflege, Wartungskosten, Kosten für Reparaturen, Instandset-zung und Ersatzteile sowie die eventuell gewährte Kilo-metergelderstattung bei Nutzung von Privat-Pkw von Mitarbeitern. Wißgott: „Insbesondere die Leasing- oder Abschreibungskosten und Erstattungsbeträge für die Privat-Pkw-Nutzung sind in der BWA oft anderen Posi-

tionen zugeordnet.“ Als guten Wert für die Fuhrpark-kosten sieht Wißgott neun Prozent des Jahresumsatzes eines ambulanten Dienstes an. Alle Werte oberhalb von zwölf Prozent seien dagegen genauer zu prüfen. Einzugsgebiet und Wegstrecken spielten bei den Kosten zwar eine wichtige Rolle. Doch Optimierungspotenziale bei seinen Fuhrparkkosten hätte fast jeder Pflegedienst.

TIPPS VON EXPERTEN

Wenn es um ihren Fuhrpark geht, sollten Pflegedienste, Tagespflegen und Heime folgende Punkte beachten:

• Welcher Hersteller bietet den geringsten Wertver-lust bei der erwarteten jährlichen Laufleistung und gewünschten Gesamtlaufzeit sowie die geringsten kalkulierbaren Wartungskosten?

• Welche Finanzierungsform ist die günstigste? Ent-scheiden sich Verantwortliche für ein Leasing, wird der Wertverlust ohnehin in die Leasingrate einge-rechnet. Händler bzw. Hersteller bieten zudem Bal-lonfinanzierungen mit zugesicherter Rückgabe an, wobei sie einen Restwert bei Fahrzeug-Rücknahme einkalkulieren. Bei Mehr- oder Minderkilometern zur geplanten Laufleistung werden dann Nachzahlungen bzw. Erstattungen vereinbart. Auch Sonderaktionen von Händlern zur Finanzierung können interessant sein. Einzelne Fahrzeuge mit Hilfe von Sponsoren zu finanzieren, ist eine weitere Lösung für Pflegediens-te, Tagespflegen und Heime.

• Welche Versicherung bietet die besten Konditionen? Der Vergleich verschiedener Versicherer und Tarifan-

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SCHWERPUNKT FUHRPARK MANAGEMENT

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9%des Jahresumsatzes eines

ambulanten Dienstes sind ein guter Wert!

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SCHWERPUNKT FUHRPARK MANAGEMENT

DER FAHRZEUGBEAUFTRAGTERegeln nutzen nur, wenn sie kontrolliert und bei Fehlverhalten mit Konsequenzen belegt sind. Durch die Installation eines Fahrzeugbeauftragten lassen sich der optische und technische Zustand der Fahrzeuge permanent überprüfen, wichtige Wartungs- und auch TÜV-Termine können dadurch besser eingehalten werden. Wichtig ist aber auch die jewei-lige Laufl eistung der Fahrzeuge. Wenn für die Fahrzeuge eine jährliche Laufl eistung von z. B. 25.000 Kilometer vorgesehen ist, dann macht es Sinn, diese auch zu überprüfen und Fahrzeuge mit wenig Laufl eistung auf den Touren gegen welche mit viel Laufl eistung aus-zutauschen. Denn Mehrkilometer sind immer teurer, als der Ertrag durch Minderkilometer.

Ralph Wißgott, Inhaber der Unternehmensberatung Wißgott, www.uw-b.de, E-Mail: rw@uw-b.de

Diplom-Ökonom Martin Ludwig rät Tagespfl egen: „Sie sollten ihre Fahrtkosten sauber kalkulieren und bei Bedarf die Schiedsstelle anrufen.“

gebote lohne immer, so Wißgott, wobei Flotten- oder Aktionsverträge für bestimmte Automodelle viel Einsparpotenzial bieten.

• Welche Tankstellen offerieren Kunden Sonderkon-ditionen für regelmäßiges Betanken und Waschen ihrer Pkw-Flotte?

• Inwieweit können Mitarbeitende, die häufi g Schäden verursachen, in die Haftung genommen werden? Mit ihnen juristisch geprüfte Nutzungsvereinbarun-gen zu schließen, kann da sinnvoll sein.

TAGESPFLEGE: CHANCE SCHIEDSSTELLE

Besonders schwer haben es Tagespflegeeinrichtungen: Bundesweit reichen ihre mit den Pflegekassen ausge-handelten Transportpauschalen zumeist nicht aus, um kostendeckend zu fahren, ergab eine stichprobenartige Umfrage der Wochenzeitung CAREkonkret (8/2015, Seite 2). Doch auch ambulante Dienste könnten mit den in einigen Bundesländern üblichen Wegepau-schalen die Sach- und Personalkosten ihres Fuhrparks

nicht decken, berichtet Wißgott. In den Verhandlun-gen zu Pauschalen verweisen Pflegekassen häufig auf die angeblich günstigeren Fahrtkosten vergleichbarer Tagespflegen. Leider legten Betreiber dann noch zu häufig keine sauberen Kalkulationen ihrer Fahrtkosten vor oder akzeptierten rasch niedrige Pauschalen, um Ärger mit den Kassen zu vermeiden, wissen Experten. „Tagespflegen sollten ihre Fahrtkosten sauber kalku-lieren und bei Bedarf die Schiedsstelle anrufen“, rät der Diplom-Ökonom Martin Ludwig (Hannover). Erst

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SCHWERPUNKT FUHRPARK MANAGEMENT

Auch der Hamelner Pfl egedienst „Der Pfl egepunkt“ hat die Kosten seines Fuhrparks im Blick, berichtet Geschäftsführer Dirk Wellner, im Bild mit einer Mitarbeiterin.

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durch Schiedssprüche gelang es einigen ambulanten Betreibern, angemessene Transportpauschalen und Zuschläge für den Transport von Rollstuhlfahrern oder Demenzkranken zu erreichen.

„ALTERNATIVE ANTRIEBE“: TESTPHASE

Auch das Thema „alternative Antriebe“ beschäftigt die Pfl egebranche: So testen bundesweit etwa 100 ambu-lante Dienste kleine umweltschonende Elektroautos

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Fuhrpark kosten:

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Seit Oktober 2014 bietet die KfW-Bankengruppe Betrieben zinsgünstige Kredite zur Anschaff ung aller alternativ angetrie-benen Fahrzeuge, Lade- oder Tankinfrastruktur über ihr Programm 240/241 „Umweltschutz in Unternehmen.“

und nutzen Fördermittel von Bund und Ländern. Erste Zwischenbilanz: Für Pfl egedienste in Großstädten lohnen sich kleine E-Autos bei 25.000 km Jahreslaufl eis-tung wirtschaftlich nur, wenn sie die Fördermittel für deren noch teure Anschaffung voll ausschöpfen.

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INTERVIEW

Effizientes Fuhrparkmanage-ment ist ein bedeutender Faktor für Pflegeunternehmen. Welche Chancen bieten sich den Unter-nehmen?Christian Hackerott: Für die Wirt-schaftlichkeit eines Pflegedienstes kommt es darauf an, hohe Mobili-tät zu geringen Kosten zu reali-sieren. Seit vielen Jahren betreut Hackerott große Unternehmen und Organisationen aus dem Pflegesek-tor. Ebenso zählen auch kleinere Dienste mit nur einigen wenigen Fahrzeugen zu unseren Kunden.Wir stehen Ihnen dabei mit einer umfassenden und individuellen Beratung zur Seite: die optimale Ausstattung und Größe Ihres Fuhrparks, Finanzierung und Lea-sing, besondere Service-Leistungen und vieles mehr.Sie profitieren von unserer langjährigen Erfahrung und Praxis, besonders günstigen Konditionen für Sonderab-nehmer und unseren umfassenden Service-Leistungen.

„Moderne Mobilität für Pflegeunternehmen?“ Was bedeutet das für Sie?Christian Hackerott: Gerade im Pflegebereich ist es wichtig, dass auch bei enger Zeitplanung Termine

Nach Maß: Die Fuhrpark- lösung für Ihr UnternehmenIn der ambulanten Pflege sind zuverlässige und wirtschaftliche Fahrzeuge für den Fuhrpark unerlässlich. Christian Hackerott, Geschäftsführer der Autopark

Hackerott GmbH, erläutert die Vorteile maßgeschneiderter Lösungen.

eingehalten werden. Deshalb ist es natürlich sinnvoll, sich beim Fuhrparkmanagement für Marken zu entscheiden, die sich durch Zuverlässigkeit im Betriebauszeichnen. Als Marktführer für SEAT und ŠKODA in der Regi-on Hannover können wir zum Beispiel speziell für den Bereich der ambulanten Pflege den SEAT Mii oder auch den ŠKODA Citi-go empfehlen. Beide Fahrzeuge überzeugen durch hohe Wendig-keit, kompakte Abmessungen, niedrigen Verbrauch und günstige Unterhaltskosten. Sowohl der Mii als auch der Citigo sind perfekt für den Stadtverkehr geeignet und passen in jede noch so kleine Parklücke. Und um einmal ein kon-

kretes Leasing-Beispiel zu nennen: Für Pflegedienste gibt es den SEAT Mii bei Hackerott schon ab 63 Euro im Monat – das rechnet sich!

Mobilgeräte wie Tablets oder Smartphone haben in der Pflege längst einen festen Platz. Welche Vorteile bieten sie im Fuhrparkmanagement?Christian Hackerott: Für die Pflegedienstleitung spielt optimale Erreichbarkeit der Mitarbeiterinnen und Mit-arbeiter eine wichtige Rolle, in den Ballungsgebieten ebenso wie in ländlichen Bereichen. Die Hackerott-Fir-menkundenberater informieren gerne über die innova-tiven Konnektivitätslösungen von SEAT und ŠKODA, die eine perfekte Verbindung zwischen Smartphone und Auto ermöglichen.

Christian Hackerott, Geschäftsführer der Autopark Hackerott GmbH

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„Für die Wirtschaftlichkeit eines Pflegedienstes kommt es darauf an, hohe Mobilität zu geringen Kosten zu realisieren.“

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Kraftstoffverbrauch der abgebildeten Fahrzeuge der SEAT Flotte: kombiniert 8,4–3,3 l/100 km; CNG: 2,9 kg/100 km; CO2-Emission (g/km): kombiniert 196–79. Effizienzklassen: E–A+.

SEAT IBIZA ST REFERENCE 1.0 MPI 55 KW (75 PS) Kraftstoffverbrauch (l/100 km): innerorts 6,6, außerorts 4,5, kombiniert 5,3; CO2-Emission (g/km): kombiniert 120. Effizienzklasse: D.Ausstattung: Lackierung Weiß / Media System Touch mit USB / Klimaanlage / Servolenkung / Fensterheber vorne elektrisch / uvm.

Leasing-Rate: 79 ¤1/Monat oder netto: 12.336,13 ¤3

SEAT Mii REFERENCE 1.0 44 KW (60 PS) Kraftstoffverbrauch (l/100 km): innerorts 5,6, außerorts 3,9, kombiniert 4,5; CO2-Emission (g/km): kombiniert 105. Effizienzklasse: C.Sonderausstattung: Lackierung Weiß / Audiosystem inkl. CD-Player und MP3-Wiedergabe / AUX-In / Klimaanlage / Servolenkung uvm.

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Steuerfreie Erstattung an die MitarbeiterNutzen Ihre mobilen Pflegekräfte den privaten Pkw für Touren zu den Patien-ten? Dann können Sie als Arbeitgeber die Fahrtkosten steuer- und sozialversi-cherungsfrei erstatten. Das Mehr an Flexibilität in der Tourenplanung bedeutet gleichzeitig auch ein Weniger an finanzieller Belastung.

FAHRTKOSTENERSTATTUNG

Autorin: Monika Bohmann-Laing

Mobile Pflegekräfte sind in der Regel auf die Nutzung eines Pkw angewiesen. Für den Pflegedienst bedeutet dies bei der Nut-zung von eigenen Fahrzeugen monatlich

wesentliche Fix-Kosten für Abschreibung der Fahrzeu-ge bzw. Leasing. Bei stärkeren Schwankungen in der Auslastung kann dies eine große finanzielle Belastung bedeuten. Flexibler agieren Sie, wenn Sie in Spitzenzei-

ten auch auf die privaten Fahrzeuge ihrer Mitarbeiter zurückgreifen können. Die Nutzung dieser Fahrzeuge erstatten Sie den Mitarbeitern entweder pauschal mit 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer oder nach einem individuell ermittelten Kostensatz. Hierzu müssen alle privaten Fahrzeugkosten des Mitarbeiters (Abschrei-bung/Leasing, Finanzierungskosten, Versicherung, Wartung, Kraftstoff, Reinigung, etc.) zu den im gesam-

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ten Jahr gefahrenen Kilometern ins Verhältnis gesetzt werden. Hierbei wird sich häufig eine Erstattung von mehr als 0,30 Euro je Kilometer ergeben.

NUR BETRIEBLICHE FAHRTEN ERFASSEN

Für die Erstattung müssen die Mitarbeiter die gefahre-nen Strecken dokumentieren. Hierbei sind aber geringe-re Anforderungen zu beachten als für ein ordnungsge-mäß geführtes Fahrtenbuch, da nur die betrieblichen Fahrten erfasst werden müssen. Im Gegensatz zu betrieblichen Pkw reduzieren Sie als Arbeitgeber damit das Risiko der Lohnbesteuerung in Folge von fehlerhaf-ten oder fehlenden Fahrtenbüchern.

WELCHE FAHRTEN DÜRFEN SIE ERSTATTEN?

Mobile Pflegekräfte sind in der Regel für wechselnde Patienten tätig. Nach der Neuregelung des Reisekosten-rechts zum 1.1.2014 richtet sich die steuerliche Behand-lung von Fahrten zwischen Wohnung, Einrichtung und Patient danach, ob eine sogenannte erste Tätigkeitsstät-te vorliegt. Diese wird regelmäßig nicht bei Patienten oder in der Wohnung des Mitarbeiters begründet, kann aber in der Einrichtung sein.Für Fahrten zwischen Einrichtung und Patient, Woh-nung des Mitarbeiters und Patient oder auch andere Besorgungsfahrten können Sie daher immer 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer oder auch den höheren indivi-duellen Kilometersatz erstatten. Für Fahrten zwischen Wohnung des Mitarbeiters und der Einrichtung ist zunächst zu prüfen, ob eine erste Tätigkeitsstätte für den Mitarbeiter vorliegt. 1. Wenn der Arbeitgeber eine dauerhafte Zuordnung

des Arbeitnehmers zu einer betrieblichen Einrich-tung vornimmt, liegt dort die erste Tätigkeitsstätte vor. Dies kann durch dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung erfolgen und ist zu dokumentieren. Vor-aussetzung dafür ist auch, dass der Arbeitnehmer zu-mindest im geringen Umfang in dieser Einrichtung tätig wird. Es genügen auch Neben- oder Hilfstätig-keiten.

2. Wenn der Arbeitgeber keine dauerhafte Zuordnung vornimmt oder ausdrücklich erklärt, dass eine orga-nisatorische Zuordnung keine steuerliche Wirkung haben soll, ist nach § 9 Abs. 4 EStG von einer ersten Tätigkeitsstätte auszugehen, wenn der Arbeitneh-mer an dieser betriebliche Einrichtung a. typischerweise arbeitstäglich oder b. je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder c. mindestens ein Drittel der vereinbarten regel-mäßigen Arbeitszeit dauerhaft tätig wird. Dauerhaft heißt hier unbefris-tet, für die Dauer des Arbeitsverhältnisses oder über 48 Monate hinaus.

Wenn eine erste Tätigkeitsstätte für den Arbeitnehmer vorliegt, dürfen nur noch 0,30 Euro je Entfernungskilo-

FAHRTKOSTENERSTATTUNG

Monika Bohmann-Laing

Steuerberaterin Dipl.-Betriebswirtin (BA) in Garrel info@bohmann-laing.de www.bohmann-laing.de

TIPP 1Verzichten Sie auf die dauerhafte Zuordnung der mobilen Pflegekräfte zu einer betrieblichen Ein-richtung, liegt in der Regel keine erste Tätigkeits-stätte vor und alle Fahrten mit dem privaten Pkw der Mitarbeiter können nach Reisekostengrund-sätzen erstattet werden!

TIPP 2Liegt keine erste Tätigkeitsstätte vor, ist der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung immer auswärts tätig. Bei mehr als acht Stunden Aus-wärtstätigkeit können Sie zusätzlich noch Verpfle-gungsmehraufwand steuer- und sozialversiche-rungsfrei erstatten.

TIPP 3Auch wenn Sie die Reisekosten erstatten, können Sie Ihren Mitarbeitern einen Tankgutschein von bis zu 44 Euro / Monat als Sachbezug steuer- und sozialversicherungsfrei zukommen lassen.

meter zwischen Wohnung und Einrichtung erstattet werden. Die Erstattung ist also nur für eine gefahrene Strecke (z. B. Hinfahrt) möglich. Da mobile Pflegekräf-te in der Regel für wechselnde Patienten tätig sind, kommt eine erste Tätigkeitsstätte nach Nr. 2 regelmä-ßig nicht in Betracht. Wenn der Arbeitgeber selbst auf eine Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer betrieb-lichen Einrichtung verzichtet, liegt damit keine erste Tätigkeitsstätte für den Arbeitnehmer vor. Als posi-tive Folge daraus können alle betrieblich gefahrenen Kilometer als Reisekosten erstattet werden (Hin- und Rückfahrt).

MEHR ZUM THEMA

Reisekostenrecht: www.bundesfinanzministerium.de

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Wirtschaftliche Vorteile als Arbeitslohn zu erfassen

PRIVATE NUTZUNG

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Häusliche Pflegedienste verfügen regelmäßig über mehrere betriebliche Fahr-zeuge. Oft dürfen diese von Mitarbeitern auch privat und für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (bis 2013: Arbeitsstätte) genutzt werden. Daraus entstehende wirtschaftliche Vorteile sind als Arbeitslohn zu erfassen.

Wird ein Fahrtenbuch geführt, kann der steuerpflichti-ge Vorteil exakt bestimmt werden.

ERMITTLUNG DES VORTEILS

Führt der Pflegedienstmitarbeiter kein Fahrtenbuch, ist der Nutzungsvorteil nach der 1-Prozent-Regelung zu versteuern. Das bedeutet, lohnsteuer- und regelmä-ßig auch sozialversicherungspflichtig sind monatlich

1 Prozent des inländischen Bruttolistenpreises des Fahrzeuges zum Zeitpunkt der Erstzulassung. Unter dem „inländischen Bruttolistenpreis“ ist der Listenpreis des Herstellers zu verstehen. Dabei sind werkseitig eingebaute Sonderausstattungen und ebenfalls die Umsatzsteuer mit zu berücksichtigen. Eine Ausnahme gilt nur für werkseitig eingebaute berufsspezifische Sonderausstattungen des Fahrzeugs, wie z. B. die Sonderlackierung wegen einer besonderen Firmenbe-

Autorin: Martina Becker

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schriftung. Diese erhöhen nicht den steuerpflichtigen Vorteil. Andererseits mindern Rabatte, die Autohäuser beim Neuwagenkauf gewähren, nicht den Nutzungs-vorteil. Auch bei einem Gebrauchtwagen, der für 10.000 Euro erworben wird, ist nicht der Kaufpreis von 10.000 Euro sondern der (meist wesentlich höhere) Brutto-Listenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung relevant. Auch bei Leasingfahrzeugen ist für die 1-Prozent-Regelung der Bruttolistenpreis anzusetzen. Je teurer das Fahrzeug, desto höher ist der lohnsteuer- und sozialabgabenpflichtige geldwerte Vorteil. Gerade beim Gebrauchtwagenkauf kann es daher sinnvoll sein, ein Fahrtenbuch zu führen.

Tipp: Nachträglich eingebaute Sonderausstattungen, z. B. eine Flüssiggasanlage, eine Klimaanlage, eine Standheizung oder ein eingebautes Navigationsgerät erhöhen den zu ermittelnden steuerpflichtigen Vorteil für die private Pkw-Nutzung nicht. Diese zusätzlichen Ausstattungen sind weder werkseitig eingebaut, noch sind sie im Zeitpunkt der Erstzulassung vorhanden.

FAHRT ZWISCHEN WOHNUNG UND ARBEITSSTÄTTE

Darf ein Pflegedienstmitarbeiter das betriebliche Fahrzeug auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nutzen, ist auch dieser geldwerte Vorteil als lohnsteuer- und sozialabgabenpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen. Ohne Fahrtenbuch ist dieser monatlich pauschal mit 0,03 Prozent des Listenpreises pro Entfernungskilometer oder anhand einer Einzelbe-wertung der tatsächlichen Fahrten mit 0,002 Prozent des Listenpreises je Entfernungskilometer zu ermitteln. Bei der monatlichen Pauschale ist es unerheblich, an wie vielen Tagen das betriebliche Fahrzeug tatsächlich für Fahrten zur Arbeit genutzt wird. Die taggenaue Abrechnung spart all den Arbeitnehmern Steuern und Sozialabgaben, die das dienstliche Fahrzeug durch-schnittlich an weniger als 15 Tagen pro Monat für Fahr-ten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzen.

MEHRERE ARBEITSSTELLEN

Seit Anfang 2014 gelten neue steuerliche Regelungen bei Auswärtstätigkeiten. Sie sind auch für Pflegedienste von besonderer Bedeutung. Entscheidend für den Mit-arbeiter einer häuslichen Pflegeeinrichtung kann die Festlegung einer „ersten Tätigkeitsstätte“ (alt: Arbeits-stätte) durch den Arbeitgeber sein.Der Arbeitgeber ist zwar nicht gesetzlich verpflichtet, die „erste Tätigkeitsstätte“ festzulegen. Er kann jedoch durch die Zuordnung mögliche steuerliche Nachteile vermeiden, indem er beispielsweise die „erste Tätig-keitsstätte“ so festlegt, dass dem Arbeitnehmer keine oder nur kurze Fahrten zwischen Wohnung und „erster Tätigkeitsstätte“ entstehen. Dies kann bei Pflege-dienstmitarbeitern sehr bedeutsam sein. Nur wenn

Martina Becker

Steuerberaterin bei der ADVITAX Steuerberatungsgesellschaft in Gera www.etl.de

Impressum

Verlag: Vincentz GmbH & Co. KG, Postfach 6247, 30062 Hannover, Internet: www.vincentz.net Redaktion: Reinhold Gebhart (V.i.S.d.P.), T + 49 511 99 10-311, reinhold.gebhart@vincentz.netLukas Sander, T + 49 511 99 10-121, lukas.sander@vincentz.netSteve Schrader, T + 49 511 99 10-108, steve.schrader@vincentz.netAnzeigen: Ralf Tilleke (Ltg.), ralf.tilleke@vincentz.net Kirsten Bockting, T + 49 511 99 10-153, kirsten.bockting@vincentz.netHenning Geitmann, T + 49 511 99 10-158, henning.geitmann@vincentz.net Vertrieb: Zeitschriftendienst, T + 49 511 99 10-025, zeitschriftendienst@vincentz.net Grafik & Design: Maik Dopheide (Ltg.), Eugenia Bool Druck: Strube Druck & Medien OHG, Felsberg, Auf chlorfrei gebleichtem Papier

Beiträge, die mit vollem Namen oder auch mit Kurzzeichen des Autors gezeichnet sind, stellen die Meinung des Autors, nicht unbedingt auch die der Redaktion dar. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Warenbezeichnungen und Handelsnamen in dieser Zeitschrift berechtigt nicht zu der Annahme, dass solche Namen ohne Weiteres von jedermann benutzt werden dürfen. Vielmehr handelt es sich häufig um geschützte, eingetragene Warenzeichen.

Titelbild: Daniel Möller

© Vincentz Network GmbH & Co. KGISSN 0341-045511/2015

der Arbeitgeber keine oder keine eindeutigen Zuord-nungsentscheidung trifft, greifen quantitative Zuord-nungskriterien. Die „erste Tätigkeitsstätte“ wird dann dort begründet, wo der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich, mehr als zwei volle Arbeitstage pro Woche oder mindestens ein Drittel seiner Arbeitszeit dauerhaft tätig werden soll.

Tipp: Die 1-Prozent-Regelung ist nicht anwendbar, wenn der Pflegedienstmitarbeiter ein betriebliches Fahrzeug lediglich für betriebliche Zwecke sowie für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzt. Ohne echte Privatnutzung entfällt die pauschale Versteuerung auch, wenn kein Fahrtenbuch geführt wird. Allerdings muss nachgewiesen werden, dass die private Nutzung vertraglich ausgeschlossen ist und das Verbot auch eingehalten wird. Steuerpflichtig ist dann nur der geldwerte Vorteil aus der Nutzung des Dienst-wagens für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.

MEHR ZUM THEMA

Reisekostenrecht:www.bundesfinanzministerium.de

PRIVATE NUTZUNG

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Auf der günstigsten StreckeJede optimierte Einsatztour wirkt sich unmittelbar auf das Betriebsergebnis eines ambulanten Dienstes aus. Die Procura Ambulante Pflege aus Essen setzt zur Tourenoptimierung auf ein GPS-Ortungssystem und beziffert ihre Kostener-sparnis auf jährlich rund 200.000 Euro.

GPS-ORTUNGSSYSTEM

Autor: Martin Ortgies

Beim Einsatz der Fahrzeuge gibt es viele Ein-sparpotenziale“, erläutert Frank Gaertner, Geschäftsführer der Procura Ambulante Pflege. Als Beispiel nennt er zwei Mitarbeiter, die für

das gleiche innerstädtische Ziel ganz unterschiedliche Strecken nutzen. Sie unterscheiden sich um volle 30 Minuten Fahrzeit. Im ambulanten Außendienst rechnet Gaertner die Fahrtkosten zu den indirekten Lohnkosten. Die Durchschnitt anfahrtszeit pro Einsatz wirkt sich daher maßgeblich auf die Stückkostenrechnung aus.Das Ortungssystem liefert anhand der GPS-Positions-daten laufend Informationen über Fahrzeugposition

und Fahrtverlauf: Datum, Uhrzeit, Fahrzeugposition, Geschwindigkeit und Entfernung vom Startpunkt. Die Daten werden gespeichert und können z. B. alle 30 Sekun-den abgerufen werden. Damit kann die Anfahrt-Logistik verbessert und die Tour optimiert werden.

ANSATZPUNKT TOURENOPTIMIERUNG

„Der ortsunkundige Mitarbeiter hat beim Streckenver-gleich gesehen, dass nicht die Hauptverkehrsstraße die schnellste Verbindung bringt, sondern die Nutzung aus-gewählter Nebenstrecken“, berichtet der Geschäftsführer.

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Im ambulanten Pfl egedienst von Procura sind alle 30 Fahrzeuge mit einem GPS-Ortungssystem ausgestattet. Das Unternehmen nutzt die Daten stichprobenartig, um die gefahrenen Touren nochmals zu checken. Dafür liefert das System eine Tageshistorie. Die gefahrenen Strecken und gespeicherten Haltepunkte können dann anhand der Karte mit den Wohnorten der Patienten abgeglichen werden. Ungünstige Strecken werden so schnell erkannt, ein permanenter Verbesserungsprozess.

ABRECHNUNG PRIVAT- UND GESCHÄFTSFAHRTEN

Die korrekte Abrechnung von Privat- und Geschäfts-fahrten ist bei Procura heute kein Thema mehr. Früher hatte es immer wieder Konfl ikte gegeben, wie der letzte Kilometerstand zu interpretieren sei. Die GPS-Daten und die automatisch erstellten Berichte liefern jetzt die korrekten Informationen. Der größte wirtschaftliche Faktor liegt für das Unternehmen allerdings nicht in der Verrechnung der Kilometer-Pauschalen für private Fahrten, sondern in der exak-ten Abrechnung der Dienstzeiten am Monatsende.Der Geschäftsführer berichtet, dass jeder Mitarbeiter im Vorstellungs-gespräch über den Einsatz des GPS-Systems für die Routenoptimierung und für die Abrechnung der Fahrten informiert wird. Nach Einbau der Ortungssysteme sei der Umfang der Privat-Kilometer um den Faktor vier gestiegen. „Für uns geht es dabei nicht um die Kontrolle der Mitarbeiter, sondern um de-ren optimalen Einsatz. Wenn wir uns weiter die gleiche Zeit für unsere Patienten nehmen, aber die Tourenzeiten mini-mieren können, senken wir unmittelbar die Einsatzkos-ten. Reduzieren wir die durch-schnittliche Anfahrtszeit nur um eine Minute, sparen wir pro Jahr Lohnkosten in Höhe von 242.000 Euro ein“, bilanziert der Geschäftsführer.

JEDERZEITIGE ORTUNG

Auch die jederzeitige Ortungsmöglichkeit des Fahr-zeugs hat sich als hilfreich erwiesen. Im Fall einer er-krankten, aber nicht erreichbaren Mitarbeiterin konnte das Fahrzeug für die Ersatzkraft schnell gefunden und abgeholt werden. Bei einem ungeplanten Pfl egeeinsatz konnte das örtlich am nächsten verfügbare Fahrzeug gefunden und kurzfristig umgeleitet werden. Von der Zentrale aus kann auch eine Echtzeitverfolgung der Fahrzeuge eingeleitet werden. Das Ortungssystem sendet dann permanent Positionsinformationen und

die aktuelle Position jedes Fahrzeugs wird auf einer Straßenkarte angezeigt. Das hatte sich bei Gesprächen mit neuen Kunden als recht eindrucksvoll erwiesen.

VIELFÄLTIGE NUTZUNG DES SYSTEMS

Die Angehörigen eines Patienten hatten sich über eine unzureichende Versorgung beschwert. Entgegen der vertraglichen Zusicherung sei die Pfl egekraft nicht regelmäßig erschienen. Die Daten des Ortungssystems konnten das widerlegen: Das Fahrzeug hatte zu den vereinbarten Terminen jeweils rund acht Minuten vor der Tür gestanden. Die Anschuldigungen gegen den Mitarbeiter wurden zurückgenommen und die Be-schwerde konnte gütlich beigelegt werden. In anderen Fällen wurden durch den Tourenabgleich des Ortungs-systems die „Mal-eben-Dienste“ problematisiert. Eine Mitarbeiterin hatte für einen gehbehinderten Patienten „mal eben“ ein Rezept vom Arzt abgeholt und dafür eine

Stunde wartend beim Arzt verbracht. Das ist aus Sicht des Unternehmens für eine ausgebil-

dete Krankenschwester schlecht genutzte Zeit. In einer Dienstbesprechung wurde entschieden, diese Aufgaben zu bündeln und einem preiswerteren Mitarbeiter zu

übertragen. Die Ortungsbox kann optional auch automatisch SMS-Nachrichten senden,

z. B. beim Überschreiten einer eingestell-ten Geschwindigkeit, bei Unterbrechung der

Stromversorgung oder zur Gebiets-, Standort- bzw. Diebstahlüberwachung. Bei eingeschalteter

Gebietsüberwachung als kostenpfl ichtige Zusatzoption sendet die Box eine SMS-Nach-richt beim Verlassen des vorher defi nierten Standortes.

VERTRAUEN GEFESTIGT

„Das GPS-Ortungssystem ist einfach, kostengünstig, mit überschaubarer und leicht zu erlernenden Handhabung

sowie erstaunlich kurzer Amortisationszeit“, fasst Pfl egedienst-Geschäftsführer Gaertner zusammen. Für sein Unternehmen habe es sich gelohnt, zu hinterfra-gen, wie viel Zeit in den Touren steckt und wie sich diese optimieren lassen. So habe man etliche Touren für weitere Patienten geöffnet. Die Abrechnung von Privat- und Dienstfahrten sei jetzt ein entspanntes Thema, und durch die jederzeit überprüfbaren Daten habe sich auch das Vertrauen in die Mitarbeiter gefestigt.

MEHR ZUM THEMA

www.procura.de

www.taskx.de

GPS-ORTUNGSSYSTEM

sei der Umfang der Privat-Kilometer um den Faktor vier gestiegen. „Für uns geht es dabei

Stunde wartend beim Arzt verbracht. Das ist aus

ten Geschwindigkeit, bei Unterbrechung der Stromversorgung oder zur Gebiets-, Standort-

bzw. Diebstahlüberwachung. Bei eingeschalteter

Der größte wirtschaftliche Faktor liegt für das Unter-

nehmen in der exakten Abrechnung der Dienstzeiten

am Monatsende.

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Einfach und effizient: Elektronisches FahrtenbuchDas Führen eines Papierfahrtenbuches können sich Pflegedienste sparen. Elek-tronische Alternativen mit mobiler Datenerfassung werden längst von den Fi-nanzämtern anerkannt. Vieles wird einfacher und so manches führt dazu, dass an der Kostenschraube gedreht wird - das Einsparpotenzial ist groß.

MOBILE DATENERFASSUNG

Autorin: Elena Herrmann

Eines der drängendsten Probleme neben dem Fachkräftemangel ist für ambulante Pflege-dienste das Thema der steigenden Kosten. Eine Aufschlüsselung aller Rechnungsposten ergibt,

dass zwar nach wie vor die Personalkosten den größ-ten Posten bilden. Unmittelbar danach rangiert jedoch bereits der Fuhrpark, der mit Betriebs-, Reparatur- und Wartungskosten an zweiter Stelle steht. Es lohnt sich also, genauer hinzusehen und zu überlegen, wie sich ohne Zusatzaufwand die Ausgaben für den Fuhrpark reduzieren lassen. Anschaffung, Wartung und Verbrauch lassen sich nur bedingt beeinflussen, doch wie Dienst-fahrzeuge konkret in der Praxis verplant und genutzt werden, hat durchaus spürbare Auswirkungen auf die Kosten. Dabei kommt der eingesetzten Verwaltungs- und Planungssoftware eine Schlüsselrolle zu. Je stärker diese auch im Bereich Fuhrpark unterstützt, desto mehr Geld und Ressourcen können letztlich eingespart werden.

UM WELCHE PUNKTE HANDELT ES SICH?

• Zunächst geht es um die simple Erfassung der Fahr-zeugstammdaten. Dabei sollte die Software nicht nur Eingabefelder zur Verfügung stellen, sondern über intelligente Verknüpfungen bereits hier einen Mehrwert bieten. Dadurch wird es möglich, sich mit einem definierten Vorlauf automatisch an anstehen-de Inspektions- oder Wartungstermine erinnern zu lassen. Dies stellt sicher, dass Termine eingehalten werden und Fahrzeuge nicht versehentlich für eine Tour verplant werden.

• Einen Schritt weiter gehen Programme, die „abwesen-de“ Fahrzeuge aus der Tourenplanung herausnehmen. Fahrzeuge, die beispielsweise in der Werkstatt oder zur Inspektion sind, werden dann für diesen Zeitraum von vornherein nicht zur Verplanung angeboten. Beispiel für den Aufbau eines elektronischen Fahrtenbuchs.

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• Zur Hinterlegung wichtiger Dokumente wie Kfz-Brie-fe oder TÜV-Bescheinigungen verfügt eine Software idealerweise über eine Scannerfunktion, um einge-scannte Dokumente direkt ins Programm zu über-tragen und an der entsprechenden Stelle abzulegen. Das langwierige Suchen nach Unterlagen gehört so der Vergangenheit an.

• Wenn die Software es erlaubt, Touren, die sich oft wiederholen, einfach für den nächsten Tag oder die nächste Woche zu kopieren, dann sollte auf jeden Fall automatisch ein Hinweis auf Fahrzeuge in Unterbrechung eingeblendet werden. Fahrzeuge, die bereits verplant sind und erst im Nachhinein in Unterbrechung gehen, werden idealerweise durch eine spezielle Kennzeichnung im Tourenplan hervor-gehoben. Das gibt dem Planer die Chance, selbst zu entscheiden, ob der Kfz-Termin vielleicht verschoben werden sollte, um die Tour nicht zu gefährden.

• Ist eine Anbindung an eine mobile Datenerfassung vorhanden, stehen dem Pflegedienst noch weitere Vorteile zur Verfügung. Kilometerstände lassen sich automatisch an die Zentrale übertragen. Dies ist besonders für Leasingfahrzeuge interessant. Durch einen Blick in die Software sieht die Planungsperson sofort, wie viele Kilometer bereits gefahren wurden und kann das verbleibende Kilometerbudget optimal weiter verplanen, ohne zu überziehen.

• Pflegekräfte erhalten auf ihrem Mobiltelefon vor Einsatzbeginn automatisch eine Mitteilung, welches Fahrzeug ihnen für den Tag zugeteilt ist. Auch die Zentrale sieht im Tourenplan sofort, wer mit wel-chem Fahrzeug unterwegs ist und weiß über den Verbleib sämtlicher Dienstwagen Bescheid.

FINANZAMT: EINFACHER ANTRAG GENÜGT

Durch einen einfachen schriftlichen Antrag beim zuständigen Finanzamt können sich Pflegedienste den Einsatz eines elektronischen Fahrtenbuches zusammen mit der mobilen Datenerfassung offiziell genehmi-gen lassen und ersparen sich dann das Führen eines Papierfahrtenbuches. Kommt es bei der Steuerprüfung zu Nachfragen, kann der elektronisch erfasste Kilome-terstand ganz einfach mit der gespeicherten dazuge-hörigen Tour und der Kilometerangabe dort verglichen werden. So sind steuer- und auch haftungsrechtliche Fragen schnell und einfach zu klären. Falls ein Mitarbei-ter einen Dienstwagen entgegen der Dienstvorschrift privat nutzt, lässt sich dies anhand der zurückgelegten

Entfernung und dem Vergleich mit dem Tourenplan leicht nachvollziehen. Tourbezogene Fahrtenbücher zeigen der Pflegekraft automatisch die Klienten und Adressen der Tour in der richtigen Reihenfolge an. In diesem Fall werden für jeden einzelnen Einsatz Kilome-terangaben hinterlegt und an die Zentrale übertragen.

GPS UNTERSTÜTZT BEI VERSICHERUNGSFRAGEN

Noch detaillierter können Informationen erfasst wer-den, wenn eine Fahrzeugortung per GPS genutzt wird. So können im Falle eines Unfalls Versicherungsfragen zweifelsfrei geklärt oder bei Diebstahl das Kfz sofort geortet werden.Die genannten Funktionen sind in anderen Bereichen wie der Logistik oder den Rettungsdiensten längst zum Standard geworden und sollten der Sozial- und Gesund-heitsbranche nicht länger vorenthalten werden.

MOBILE DATENERFASSUNG

Fuhrpark-Software: Je stärker die Unterstützung, desto mehr kann eingespart werden.

Eine Ortungsfunktion macht es möglich, die aktuelle Fahrzeugposition einzusehen.

Über die Detailansicht der Route lässt sich verifizieren, ob die im Fahrtenbuch hinterlegte Kilometerzahl mit der Länge der geplanten Tour übereinstimmt.

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E-MOBILITÄT

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Umweltfreundlich und leisezu den Kunden stromernElektroautos sind leise und umweltfreundlich. Wirtschaftlich wird ihr Einsatz in ambulanter Pfl ege, Tagespfl egen und Heimen, wenn man Unterstützung in Anspruch nimmt. In Form von Fördermitteln von Bund, Ländern und Kommu-nen. Als Alternative bietet sich Sponsoring an.

Autor: Uwe Lötzerich

Der Einsatz von Elektroautos lohnt sich vor allem für ambulante Pfl egedienste, aber auch für Tagespfl egen und Heime mit Transport-service wirtschaftlich nur bei hohen Fahr-

leistungen und Nutzung bestehender Förderchancen. Pfl egetaugliche E-Fahrzeuge und die nötigen Lademög-lichkeiten sind ohne Fördermittel von Bund, Ländern, Kommunen oder Sponsoren noch zu teuer, um als kos-tengünstige Alternative zu herkömmlichen Kleinwagen oder Personen-Transportern im Fuhrpark zu taugen. In den acht Modellregionen Elektromobilität im Bundes-gebiet testen etwa 100 ambulante Pfl egedienste kleine, wendige Stromer im Alltag. Einige Ergebnisse zeigte das

Symposium „Erfolgreicher Einsatz von E-Fahrzeugen in Pfl ege- und Gesundheitsunternehmen“ im Februar in Hannover auf.

MODELLREGIONEN ZIEHEN BILANZ

• Einen dreijährigen Test von BMW E-Mini hat das BRK Bayern bereits hinter sich: Zuverlässig, ohne Verspä-tungen oder Ausfälle hätten seine Pfl egekräfte in München mit den Stromern ihre Kunden besucht, so das BRK. Mit den E-Autos hatten sie 300.000 km bei 82 Prozent ihrer täglichen Fahrten bewältigt.Die Modellregion Elektromobilität Bayern-Sachsen

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förderte die Erprobung. Alle acht Modellregionen en-gagieren sich für das ambitionierte Ziel der Bundes-regierung, bis 2020 eine Million E-Autos auf Deutsch-lands Straßen zu bringen. Mit geringem Erfolg, denn das Kraftfahrtbundesamt zählte Ende Juni 2015 bundesweit gerade einmal 23.611 reine E-Fahrzeuge.

• „Ambulante Pflegedienste mit ihren vielen Einsätzen im Kurz- und Mittelstreckenbereich eignen sich gut als Nutzer von E-Mobilität“, meint Raimund Nowak, Geschäftsführer der Metropolregion Hannover Braunschweig Göttingen Wolfsburg GmbH. Dieser Verbund von über 60 Kommunen koordiniert das niedersächsische „Schaufenster Elektromobilität“ mit über 30 Projekten und 48 Millionen Euro Förder-mitteln von Bund und Land.

• Ambulante Dienste, deren Fuhrparks etwa 18 Pro-zent der Ausgaben verschlingen, wollen natürlich ihre Transportkosten möglichst niedrig halten. Etwa die Sozialstationen Nord und Ost der ASB Ambulan-te Pflege GmbH in Bremen haben mit drei eigenen E-Smarts und zwei Pedelecs (Fahrräder mit unter-stützendem E-Motor) ihre Fuhrparkkosten kräftig gesenkt. Zu 40 Prozent förderte die Unternehmens-initiative Elektromobilität der Modellregion Bremen-Oldenburg die Anschaffung der E-Autos. Geschäfts-führer Stefan Block: „Bei einer Vollkostenrechnung schlagen unsere E-Smarts mit nur 15 bzw. 18 Cent pro Kilometer zu Buche, während unsere herkömmli-chen Toyota Aygo mindestens 26 Cent pro Kilometer kosten.“ Doch in seine Rechnung flossen die nötige Anschaffung und Montage zweier Lade-Wallboxen für je 2.000 Euro und einer Ladesäule für rund 10.000 Euro nicht mit ein. Gut geplant haben die ASB-Pflegedienste die Einsätze von E-Mobilen. Fallen vormittags besonders viele Fahrten zu Kunden an, erhalten die Pflegekräfte zu

Sonderkonditionen weitere E-Autos des Bremer E-Carsharing-Unternehmens Move about GmbH. Block: „Unsere Pflegekräfte fahren die wendigen umwelt-freundlichen E-Autos genauso gern wie im Sommer die Pedelecs, für die sie überall Parkplätze finden.“

• Sogar mit einer 80-prozentigen Landesförderung hat die Sozialstation Wolfsburg des Paritätischen Wohlfahrtsverbandes Niedersachsen sechs VW E-Up geleast und testet sie seit Februar 2014 für drei Jahre im Pflege- und mobilen Dienst. Gemischt fällt die Zwischenbilanz von Udo Porsch aus, der das Projekt „Elektro-Flotten in der Erprobung“ leitet: „Die Verbrauchskosten eines E-Ups bei jährlich 25.000 Kilometern Laufleistung liegen nur bei rund 60 Prozent von denen eines normalen Skoda Citigo. Die Anschaffung eines E-Ups für fast 27.000 Euro und einer Lade-Wallbox ist aber weit teurer als der Kauf unseres Vergleichswagens.“

• Ganz ohne Förderung haben Kai Warneke und Frank Perschke, Inhaber und Pflegedienstleiter des Lüne-burger pmk-Pflegedienstes, ihren Fuhrpark auf alternative Antriebe umgestellt. Ihre drei Renault E-Zoe laden die Pflegekräfte oft mittags an der firmen-eigenen 22 kW-Photovoltaik-Anlage. „Mit Solarstrom fährt unsere E-Flotte wirklich umweltfreundlich, ohne Strom aus Gas-, Kohle- oder Atomkraftwerken. Unsere Elektroautos sind inzwischen zu Image för-dernden Markenzeichen geworden“, betont Warne-ke. Auch 14 Erdgas-getriebene Citroen C1 steuern pmk-Pflegekräfte.

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EineÜbersichtallerFörderprogrammezurAnschaffungvon

E-AutosdurchBetriebefindenSiehier:

http://www.foerderinfo.bund.de/elektromobilitaet

E-MOBILITÄT

FINANZIERUNGZurFinanzierungvonE-Fahrzeugenbietetsichz.B.Sponsoringan.EinenkomplettvonlokalenFirmengesponsortenFiatE-FiorinoschafftesichetwaderASBSasbachwaldeninMittelbadenan.DieCommunitasSozialholdingGmbHhalfbeiderSponsorensuche.Zinsgünstige Darlehen oder Fördermittel sind weitereFinanzierungsalternativen:SeitOktober2014könnenauchPflegebetriebeeinzinsgünsti-gesDarlehenzurBeschaffungalternativangetrie-benerFahrzeuge,Lade-oderTankinfrastrukturausdemKfw-Förderprogramm Nr.240/241„UmweltschutzinUnternehmen“nutzen.Aktuel-lerZinssatz:1,41Prozent.

Eine Flotte von sechs E-Ups testen die Pflege- und Betreu-ungskräfte der Sozialstation Wolfsburg des Paritätischen Niedersachsen seit Februar 2014 im Alltagsbetrieb.

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Alles auf eine KarteWer meint, dass Tankkarten nur etwas für große Fahrzeugfl otten sind, liegt falsch. Auch Pfl egedienste profi tieren von den vielfältigen Vorteilen der kleinen Plastikkärtchen. Mehr Kostentransparenz, weniger Administration und ein um-fassendes Fuhrpark-Controlling. Das gilt schon ab nur einem Fahrzeug.

TANKKARTEN

Autor: Lars Weber

Ihre Pflegekräfte sind mit Ihrem Pflegedienst-Fahrzeug un-

terwegs und hängen den Zapfhahn an die Zapfsäule, betreten die Tankstelle, wollen bezahlen, öffnen Ihr Portemonnaie – und haben kein Bargeld dabei. Diese Situation kommt Ihnen bekannt vor? Tankkarten können hier Abhilfe schaffen. Neben der bequemen und bargeldlosen Bezahlung bieten sie an der Tankstelle deutlich mehr Vorteile als herkömmliche Kredit- oder EC-Karten. Besonders Pflegedienste, die in einem intensiven Kos-tenwettbewerb stehen, müssen stets die Kosten des Unternehmens im Blick behalten. Da die Mitarbeiter in der häuslichen Pflege vor allem auf ihre Mobilität angewiesen sind, um reibungslose Arbeitsabläufe zu schaffen, zählen die Einsatzfahrzeuge zu den größten Kostentreibern. Dazu gehört aber nicht nur die Be-schaffung der Fahrzeuge. Insbesondere der Betrieb der Pkw-Flotte ist für einen bedeutenden Teil der Ausga-ben verantwortlich. Besonders stark ins Gewicht fällt dabei der Kraftstoffverbrauch mit mehr als 30 Prozent an den so genannten Total Cost of Mobility (Quelle: Institut für Automobilwirtschaft, IFA). Durch den Einsatz von Tankkarten lassen sich diese Kosten optimieren, kontrollieren und damit transpa-renter gestalten.

KOSTENTRANSPARENZ: MONATLICHE REPORTINGS

Fuhrparks, die Tankkarten nutzen, haben nicht nur mehr Komfort, den das bargeldlose Bezahlen bietet, sondern auch einen Informationsvorsprung. Denn bei vielen Anbietern steht den Unternehmen ein monat-liches und kostenloses Reporting zur Verfügung. Eine Excel-Tabelle oder ein Reporting fasst die wichtigsten Daten rund um alle Flottenfahrzeuge zusammen. So behalten Flottenverantwortliche den Überblick über Kraftstoffverbrauch und -kosten, können Fahrleistungs-abweichungen rechtzeitig erkennen und somit optimie-ren. Sofern die Fahrzeuge über eine Leasinggesellschaft geleast sind, können weiterhin Vertragsart, Laufzeiten sowie bei Leasingfahrzeugen die voraussichtliche Endfahrleistung und eventuelle Abweichungen von der vertraglich vereinbarten Fahrleistung – kurz alle rele-vanten Vertragsdaten – übersichtlich dargestellt wer-den. Einige Anbieter zeigen sogar je nach Abweichung an, ob der Fuhrpark mit einer Nachbelastung oder

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Gutschrift rechnen kann und in welcher Höhe. Damit haben die Nutzer des Reportings zu jedem Zeitpunkt die umfassende und detaillierte Kostenkontrolle, da eine transparente Darstellung der bezogenen Leistun-gen zur Verfügung steht. Unerwartete Kosten für den Fuhrpark sind damit passé.

WENIGER ADMINISTRATION, MEHR MOBILITÄT

Außerdem geht es dem Papierkrieg im Unternehmen an den Kragen, denn Tankkarten reduzieren die auf-wändig abzurechnenden Tankbelege der Mitarbeiter. Kein Sammeln, Abheften und Ausrechnen der einzel-nen Tankrechnungen mehr. Durch eine in regelmäßi-gen Abständen versendete Sammelrechnung wird die Abwicklung und der Aufwand der Buchhaltung stark verringert – und weniger Aufwand für die Buchhaltung bedeutet mehr Zeit für die Kunden. Neben der komfortablen Bezahlmöglichkeit beim Kraft- und Schmierstoffbezug kann die Tankkarte häufig auch als Serviceausweis in der Werkstatt genutzt werden und wird damit zur Multifunktionskarte. Zu den diversen Zusatzleistungen und Services gehört bei Vertragseinschluss in den Leasingvertrag zum Beispiel auch die bequeme und bargeldlose Inanspruchnahme

von Wartungs- und Verschleißservices. Auch betriebs-notwendige Produkte der Tankshops können über die Karte erworben werden. Für einzelne Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen lassen sich dafür unterschiedliche Warenberechtigungsgruppen hinterlegen.

FUHRPARK-CONTROLLING

Neben dem hohen Komfort, die eine Tank- und Service-karte mit sich bringt, lässt sich zusätzlich das Fuhrpark-Controlling ausbauen. Somit haben Sie nicht nur den vollen Überblick über den Kraftstoffverbrauch Ihrer Flottenfahrzeuge, sondern auch über die in Anspruch genommenen Serviceleistungen. Ein weiterer Gewinn sind die attraktiven Cent-Nach-lässe pro getanktem Liter Kraftstoff, den viele Anbieter gewähren. Bei jedem getankten Liter lässt sich so bares Geld sparen – und bei vielen Anbietern das Ganze ohne Mindestumsatz. Einige Multifunktionskarten ermögli-chen noch weitere Nachlässe, beispielsweise in Wasch-straßen, denn auch die Pflege der Fahrzeugflotte ist sowohl ein Kosten- aber auch ein Repräsentationsfaktor eines jeden Fuhrparks.

VORTEILE NUTZEN MIT NUR EINEM FAHRZEUG

Die umfassenden Vorteile von Tankkarten werden in zahlreichen mittleren und großen Fuhrparks eingesetzt und sind auch für Handelsbetriebe und Unternehmen mit nur wenigen Fahrzeugen sinnvoll. Die Vorteile kön-nen bereits mit nur einem Fahrzeug genutzt werden, denn Tankkarten sind meistens unabhängig von der Größe des Fuhrparks erhältlich.

TANKKARTEN

WIE BEKOMMT MAN EINE TANKKARTE?Sie schließen mit Ihrem Wunschanbie-ter einfach einen Kraftstofflieferver-trag ab und nutzen sofort die umfas-senden Vorteile. Dabei haben Sie nicht nur die Möglichkeit, auf die Tankkarten der Mineralölgesellschaften zurückzu-greifen. Auch Leasinggesellschaften bieten ihren Kunden mittlerweile umfassende Lösungen für Multifunkti-onskarten im Rahmen von Full-Service-Verträgen an, die dann aus einer Hand abgewickelt werden. Bei den zahlrei-chen Konzepten von Tank- oder Multi-funktionskarten ist garantiert auch das Richtige für Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihren Fuhrpark dabei.

Durch den Einsatz von Tankkarten lassen sich Kosten optimieren, kontrollieren und transparenter gestalten.

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Tagespflege: Fahrdienst wirtschaftlich betreibenZur Pflege und Betreuung in der Tagespflege gehört die Sicherstellung einer notwendigen und angemessenen Beförderung der Gäste in die Einrichtung und zurück. Die angemessene Beförderung kann sowohl durch einen eigenen wie auch einen externen Fahrdienst sichergestellt werden.

GÄSTEBEFÖRDERUNG

Autor: Udo Winter

Je nach Größe der Einrichtung und Struktur ver-fügen Träger über einen eigenen Fahrdienst oder kooperieren mit externen Anbietern. Es gibt auch Einrichtungen mit beidem. Die Entscheidung für

eine Variante hängt von verschiedenen Faktoren ab: Finanzkraft des Trägers, regionale Gegebenheiten, Höhe der Fahrtkosten-Erstattung durch den Kostenträger und rechtliche Bewertung der Gästebeförderung durch Straßenverkehrsämter der Städte und Landkreise.

EIGENER FAHRDIENST?

Ein eigener Fahrdienst rechnet sich selten. Besonders bei Tagespflegeeinrichtungen im Verbund mit kleineren ambulanten Pflegediensten oder bei Solitäreinrichtun-gen stößt der Aufbau eines eigenen Fahrdienstes oft an wirtschaftliche Grenzen. Hinzu kommt, dass Tagespfle-geeinrichtungen mit mehr als +18 Plätzen bis zu vier Fahrzeuge, darunter mindestens einen behinderten-

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gerecht ausgestatteten Bus benötigen. Die Wirtschaft-lichkeit hängt oft auch von der Höhe der Vergütung der Fahrtkosten durch die Pflegekassen ab. Die Fahrtkosten werden über die Pflegekasse finanziert und separat verhandelt. In den meisten Bundesländern werden sie nach SGB XI § 85 einzelfahrtbezogen ausgewiesen. Je nach Bundesland betragen die Fahrtkosten pro Fahrt zwischen zwei Euro (Entfernung bis drei Kilometer pro Gast und Tag in Baden-Württemberg) und teilweise 40 Euro pro Gast und Tag (Rollstuhlfahrer) in NRW. Neben den hohen Anschaffungskosten für ein Fahrzeug kom-men zusätzlich Wartungskosten und Ausfallzeiten des Fahrzeugs. Um die Fahrzeugkosten möglichst gering zu halten, müssten die eigenen Fahrzeuge optimal ausge-nutzt werden. Zusätzliche Angebote für u. a. Patienten des ambulanten Pflegedienstes wären notwendig. UNTERSCHIEDLICHE ANWENDUNG

Das Personenbeförderungsgesetz wird in einzelnen Landkreisen sehr unterschiedlich angewandt, das gilt auch bei der Erteilung einer Freistellung. In der letz-

ten Zeit ist allerdings zu beobachten, dass das PBefG häufiger angewandt wird. Es ist somit eine rechtliche Genehmigung erforderlich. Die rechtliche Einordnung dieser Verkehrsart erfolgt als Mietwagenverkehr. Die Beantragung einer Genehmigung ist mit erhöhten An-forderungen und zusätzlichen Kosten verbunden. Neben der Genehmigung nach dem PBefG durch den Träger müssen alle Fahrer über eine Fahrerlaubnis zur Fahrgastbeförderung, den Personenbeförderungsschein verfügen. Auch hier gilt wieder die entgeltliche und geschäftsmäßige Beförderung und wenn eine Geneh-migung nach dem PBefG erforderlich ist. AKTUELLE PROBLEME

• Der Fahrdienst wird in der Praxis von einem Fahrer sichergestellt. Dieser muss jeden Gast, der auf Hilfe angewiesen ist, bis zur Wohnungstür begleiten. In keinem Fall darf ein Gast sich selbst überlassen werden (strafbare „Aussetzung“). Das Fahrzeug darf nicht abgeschlossen werden, der Pflegebedürftige sich nicht unbeaufsichtigt im Fahrzeug aufhalten.

• Der verwaltungsmäßige Aufwand und die recht-lichen Bestimmungen für die Beförderung von Gästen der Tagespflegeeinrichtungen werden immer umfangreicher. Sinnvoll wäre eine einheitliche Re-gelung im Rahmenvertrag oder zumindest eine Emp-fehlung der Pflegesatzkommission, des Landespflege-ausschusses nach § 92 SGB XI. Es besteht die Gefahr, dass der Fahrdienst für die Träger zunehmend unwirtschaftlicher und irgendwann für die Gäste aufgrund steigender Kosten unattraktiver wird.

Logische Konsequenz: bis zu einer praktikablen Lösung sollten Tagespflegeeinrichtungen mit externen Fahrdiensten Kooperationen eingehen. Externe Fahr-dienste können je nach Angebot Behindertentrans-porte, Busunternehmen oder auch Taxiunternehmen sein. Häufig empfiehlt sich eine Zusammenarbeit mit Taxiunternehmen. In Gemeinden und kleinen Städten übernehmen Taxiunternehmen kostengünstige Fahrten von Behinderten und Dialysepatienten. Die Fahrer verfügen über genügend Erfahrungen im Umgang mit hilfebedürftigen Menschen. Auch sind die Kosten wesentlich geringer als z. B. bei Kooperationen mit Be-hindertenfahrdiensten oder Busunternehmen.

GÄSTEBEFÖRDERUNG

Udo Winter

Dipl. Sozialgerontologe info@winterplanung.de www.winterplanung.de

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PERSONENBEFÖRDERUNGS-GESETZDie Beförderung der Tagespflegegäste unterliegt dem Personenbeförderungsgesetz (PBefG), da es sich hierbei um eine entgeltliche Beförderung im Sinne des § 1 Abs. 1 PBefG handelt. Näheres wird in § 1 PBefG geregelt. Eine Freistellung ist möglich. Auszug aus dem Schreiben des Bayerischen Staatsministerium für Wirtschaft, Infrastruktur, Verkehr und Technologie vom 08.06.2005. Az.: 7428b-VII/2d-11114 zu einer Anfrage des Bayeri-schen Staatsministerium für Arbeit und Sozialord-nung, Familie und Frauen: „Nach § 1 Nr. 3 der Freistellungsverordnung werden Beförderungen mit Personenkraftwagen, die nach ihrer Bauart und Ausstattung zur Beför-derung von nicht mehr als 6 Personen (einschl. Führer) geeignet und bestimmt sind, von den Vor-schriften des PBefG freigestellt, es sei denn, dass für die Beförderungen ein unmittelbares Entgelt zu entrichten ist. Es dürfen somit weder die Beför-derten selbst noch Dritte hierfür etwas zahlen. Bei den Beförderungen des ambulanten Dienstes und den Beförderungen im Rahmen der Tagespflege übernimmt entweder die Pflegekasse die Beför-derungskosten oder der Pflegebedürftige kommt selbst dafür auf, d. h. Entgeltlichkeit ist gegeben und somit § 1 Nr. 3 der Freistellungs-Verordnung nicht anwendbar.“

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INTERVIEW

Gibt es Erkenntnisse darüber, wie viele Beschäftigte in der ambu-lanten Pflege bei Verkehrsunfäl-len zu Schaden kommen?Welk: Der Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW) sind im vergangenen Jahr 2.454 Straßen-verkehrsunfälle von Beschäftigten in der ambulanten Pflege gemeldet worden, die sich auf dem Weg zur Arbeit oder zurück nach Hause be-ziehungsweise während der Arbeit ereignet haben und mehr als drei Tage Arbeitsunfähigkeit zur Folge hatten.

Dabei entsteht sicherlich – über den Materialschaden weit hinaus – ein wirtschaftlicher Schaden für die Unternehmen!Welk: Unfälle bringen nicht nur für die unmittelbar Betroffenen teils großes Leid mit sich. Fehlzeiten von Beschäftigten stellen auch die Betriebe vor Heraus-forderungen: Jeder Fehltag kostet, der Personalausfall muss organisatorisch abgefangen werden und die rest-liche Belegschaft oft Mehrbelastungen schultern.

Was lernen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer bei einem Fahrsicherheitstraining?Welk: Die BGW bezuschusst für ihre Versicherten die Teilnahme an Fahrsicherheitstrainings, die nach den Richtlinien des Deutschen Verkehrssicherheitsrates (DVR) durchgeführt werden. Diese eintägigen Trai-nings fördern das sicherheitsbewusste Verhalten im Straßenverkehr und zielen unter anderem darauf, dass die Teilnehmerinnen und Teilnehmer in riskanten

Das Fahrverhalten überprüfen

Sicherheit und Gesundheit gehören unmittelbar zusammen. Pflegeunternehmen sollten ihre Mitarbeiter entsprechend schulen. Lars Welk

von der Berufsgenossenschaft BGW rät zu Fahrsicherheitstrainings.

Interview: Lukas Sander

Situationen am Steuer schnell und angemessen reagieren. Dabei sind die DVR-Trainings integrativ konzipiert. Das heißt: Es gibt keine strikte Trennung von Theorie und Praxis. Die Teilnehmenden erfahren Wissenswertes über die Fahrphy-sik, aber auch über das Vermeiden und Erkennen von Gefahren. Sie be-schäftigten sich mit der Sitzpositi-on im Fahrzeug, mit dem richtigen Lenken und dem Fahrzeughandling. Und dann werden natürlich auch Dinge wie das Bremsen an sich, Notbremsungen, Kurvenfahren und Ausweichmanöver auf unterschied-lichen Fahrbahnbelägen geübt.

Was berichten die Teilnehmerin-nen und Teilnehmer in der Regel

nach solch einem Training?Welk: Die Teilnehmenden sind vom Training und den Inhalten in der Regel sehr angetan. Sie fühlen sich si-cherer, da sie ihr eigenes Fahrverhalten hinterfragt und im Schonraum des Trainingsgeländes unter professio-neller Anleitung für den echten Verkehr geübt haben.

Wie oft empfiehlt es sich für ambulante Schwestern und Pfleger, an einem solchen Training teilzunehmen?Welk: Das lässt sich sicher nicht pauschal beantwor-ten. Eine erneute Bezuschussung eines Trainings für einunddieselbe Person ist bei der BGW nach drei Jahren möglich. Manche Betriebe wiederholen Trainings auch unabhängig von individuellem Förderbedarf einzelner, wenn sie ihre Fuhrparkflotte erneuern und auf andere Fahrzeuge umsteigen, mit denen die Beschäftigten noch nicht vertraut sind.

Lars Welk, Präventionsexperte der Berufsgenossenschaft BGW.

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Die Redaktion der Zeitschrift Häusliche Pflege verlost mit freundlicher Unterstützung des azh Abrechnungs- und IT-Dienstleistungszentrums für Heilberufe ein Sicherheitstraining im Fahr-sicherheitszentrum des ADAC in Laatzen/Hannover, in unmittelbarer Nähe des Messegeländes.

Gewinnen Sie zwei Karten und nehmen Sie im Rahmen der "ALTENPFLEGE – die Leitmesse" an dem zertifizierten Training teil! Außerdem erhalten die Gewinner Freikarten für den Besuch der ALTENPFLEGE vom 8. bis 10. März 2016 in Hannover.

Wo? Im Fahrsicherheitszentrum Hannover-Messe des ADAC (www.fsz-hannover.de)

Wann? Am 10. März 2016 von 12.00 bis 18.00 Uhr

Unter dem Motto „Ihre Sicherheit ist uns wichtig – sowohl bei der Abrechnung als auch im Stra-ßenverkehr“ fördert die azh GmbH das Fahrsicherheitstraining. Das Abrechnungs- und IT-Dienstleistungszentrum unterstützt ambulante Pflegedienste bei der Abrechnungsabwicklung mit den gesetzlichen Krankenkassen, Pflegekassen und sonstigen Sozialversicherungsträgern.

Das Gewinnspiel findet vom 1. November bis 31. Dezember 2015 statt.

Zur Teilnahme senden Sie einfach eine E-Mail an die Redaktionsassistentin Martina Hardeck: martina.hardeck@vincentz.net

Die Gewinner werden nach Ende der Ausschreibungsfrist ausgelost und von der Redaktion informiert.

Weitere Informationen: www.haeusliche-pflege.net/sicherheit

Fragen zur Bewerbung: T +49 511 9910-135

Der Rechtsweg im Rahmen der Verlosung ist ausgeschlossen.

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haben wir unser Konzept weiterentwickelt,

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