Toolbox für Kulturbetriebe

Toolbox für Kulturbetriebe

KProjektKulturHausProf. Herwig PoeschlBritzer Straße 58c12109 BerlinGermanyT +49 30 701 70 368MT +49 151 54 606 [email protected] http://www.projektkulturhaus.eu

TOOLBOX FÜR KULTURBETRIEBE

INHALTSVERZEICHNIS

...................................................I. Bewertung des Kulturbetriebes aus kulturpolitischer Sicht 5

...........................................A. Einordnung der Kultureinrichtung in den allgemeinen Bestand 5

.............................................................................B. Kulturpolitik / Kulturentwicklungsplanung 6

C. Orientierung der Kultureinrichtung an bestehenden kulturpolitischen ..........................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................Leitlinien 6

.......................................................................D. Spezielle Einschätzung der Kultureinrichtung 7

.............................................................E. Budgetpolitische Beurteilung der Kultureinrichtung 8

..............................................................F. Subventionsverwendung laut Förderungsrichtlinien 8

1. Entspricht die Förderung der Kultureinrichtung den ..........................................................................................................................................................

.................................................................................................................Subventionsrichtlinien ? 8

.........................................2. Ist ein effektiver Einsatz von Förderungsmitteln sichergestellt ? 8

3. Ist ein ordnungsgemäßer Verwendungsnachweis sichergestellt, ..........................................................................................................................................................

...............................................................................................................................bzw. erbracht ? 8

.................................................................................................................................G. Verwaltung 8

...................................................................................................II. Kulturpolitische Maßnahmen 9

..........................................................................................A. Förderungspolitische Maßnahmen 9

........................................................................................................B. Organisationsentwicklung 9

...............................................................................................................C. Non-Profit-Marketing 9

................................................................................................D. Kommunikationsverbesserung 9

......................................................................................................E. Kooperationsverbesserung 9

.....................................................................................Betriebswirtschaftliche Betrachtungen 10

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Toolbox für Kulturbetriebe © Prof. Herwig Pöschl 1

..........................................................................................I. Globale Sicht des Kulturbetriebes 10

A. Zieldefinition.......................................................................................................................................................... 10

B. Betriebsmittel.......................................................................................................................................................... 10

C. Betriebsorganisation.......................................................................................................................................................... 14

...........................................D. Gibt es eine Kulturstatistik des Betriebes ? Welche Aussagen trifft sie ?.......................................................................................................................................................... 16

II. Bewertung des Betriebes aus .......................................................................................................................................................... betriebswirtschaftlicher Sicht.......................................................................................................................................................... 17

A. Strategische Planung.......................................................................................................................................................... 18

B. Betriebsstatistik.......................................................................................................................................................... 18

1. Welche Werte bezogen auf die Erlöse sind feststellbar ?.......................................................................................................................................................... 18

2. Aufwandsbezogene Werte.......................................................................................................................................................... 19

3. Werte in Bezug auf die Effektivität der Ausgaben:.......................................................................................................................................................... 19

C. Personalstatistik.......................................................................................................................................................... 19

D. Kennzahlen.......................................................................................................................................................... 20

III. Bewertung Marketing / Werbung.......................................................................................................................................................... 20

A. Umfeld des Kulturbetriebes.......................................................................................................................................................... 21

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B. Marketing-System des Kulturbetriebes.......................................................................................................................................................... 21

8. Kartenverkauf / Persönlicher Kontakt etc........................................................................................................................................................... 23

Anhang.......................................................................................................................................................... 24

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Vorbemerkungen zur Handhabung der Toolbox

Der vorgestellte Text ist ein aus verschiedenen Beratungssituationen zusammengestellte Liste von Fragen, welchen einen Kulturbetrieb

A. in der kulturpolitischen Dimension

B. in der betriebswirtschaftlichen Situation beurteilen lassen.

Der Anspruch ist weder eine Publikation in Kulturpolitik noch in Betriebswirtschaft zu verfassen, sondern einfach die Fragen zu sammeln. welche mich in meinen Beratungsgesprächen, auch mit dem Politikbereich beschäftigt haben.

Die Aufstellung und Formulierung der Fragen ist so entwickelt, dass sich aus der Bearbeitung der Fragen Antworten für die Gestaltung des Betriebes ergeben.

Sollten bestimmte Begriflichkeiten oder Berechnungsmodalitäten unklar sein, empfiehlt es sich weitere Fachbücher zu Rate zu ziehen.

Die kulturpolitischen Fragestellungen wurden für die Einschätzung der Kultureinrichtungen durch die Politik entwickelt, sind aber genausogut für die Entwicklung von Strategien, Zielen und Massnahmen zu gebrauchen, bzw. können sie die eigenen Argumente nachschärfen.

Wie gesagt, es ist ein 20 JAhre alter Werkzeugkasten, nicht mehr und nicht weniger und mit Gebrauchspuren an den Werkzeugen. Ich habe versucht die Werkzeuge ordentlich einzuräumen, aber auch nicht mehr.

Berlin, 2012

Prof. Herwig Pöschl

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I. Bewertung des Kulturbetriebes aus kulturpolitischer Sicht

A. Einordnung der Kultureinrichtung in den allgemeinen Bestand 1. Entwicklung der Kultureinrichtung a) Gründung (Jahr)

b) Wie waren die finanziellen Mittel zum Zeitpunkt der Gründung beschaffen?

c) Gibt es einen dokumentierten Nachweis zur Existenz der Einrichtung?

d) Ist ein kulturpolitischer Auftrag ausformuliert, vereinbart und schriftlich festgehalten?

e) Gibt es eine Beschreibung der Wirkungsbereiches und der Ziele?

2. Welche Kultur- und Bildungsangebote bestehen im Entscheidungs- bereich (lokal, regional, auch auf europäischer Ebene)? a) Allgemein?

b) Nach Sparten?

c) Welche Kunstsparten sind dominant, bzw. unterrepräsentiert?

3. Welche mitbewerbenden Kultureinrichtungen bestehen im Entscheidungsbereich? a) Allgemein?

b) Nach Sparten?

c) Welche Kunstsparten sind dominant, bzw. unterrepräsentiert?

4. Wo befinden sich die örtlichen Kultureinrichtungen, bzw. wie sind sie regional verteilt (Zentrum / Peripherie, Stadtteil)? 5. Wie ist das künstlerische Niveau einzuschätzen? a) Innerhalb der gesamten Kunstsparte?

b) Bezüglich der einzelnen Einrichtung?

c) Im überregionalen Vergleich?

6. Welcher Befund ist der öffentlichen Kulturstatistik (vergleichend) zu entnehmen?

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B. Kulturpolitik / Kulturentwicklungsplanung

1. Wie hat sich die Kulturlandschaft entwickelt?

2. Welche Schwerpunkte ergeben sich aus der heutigen Situation?

3. Welche Entwicklungslinien sind zu verfolgen?

C. Orientierung der Kultureinrichtung an bestehenden kulturpolitischen Leitlinien

1. Sind die Leitlinien ausreichend formuliert und bekannt?

2. Besteht ein Kulturauftrag an die Einrichtung und wird dieser erfüllt?

3. Deckt die Kultureinrichtung einen öffentlich artikulierten Bedarf, bzw. weckt sie einen solchen?

4. Deckt die Reichweite der Kultureinrichtung den regionalen Bedarf?

5. Deckt das inhaltliche und künstlerische Konzept der Kultureinrichtung die Interessen der Bürger, Nutzer, Zielgruppen?

6. Welche gesellschaftspolitisch wichtige Zielgruppen erreicht die Kultureinrichtung?

a) Kinder

b) Jugendliche

(1) Lehrlinge

(2) Schüler

(3) Studenten

c) Arbeitnehmer

d) Sozial-schwach gestellte Gruppen (Bezieher der Ausgleichszulage)

e) Frauen

f) Senioren

g) Behinderte

h) ausländische Mitbürger / Minderheiten

i) Touristen

j) Landbevölkerung

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7. Welche didaktischen und pädagogischen Maßnahmen setzt die Kultureinrichtung um Teilnahmebarrieren abzubauen?

8. Sieht die Kultureinrichtung Angebote für Eigenaktivität der Bürger vor?

9. Verfügt die Kultureinrichtung über ein ”Unternehmenskonzept”?

10. Welche Maßnahmen setzt die Kultureinrichtung zur Erreichung effektiver Organisation?

a) funktionell

b) personell

c) betriebswirtschaftlich

11. Besteht eine Kooperation mit anderen Kultureinrichtungen, in personeller oder wirtschaftlicher Hinsicht?

D. Spezielle Einschätzung der Kultureinrichtung

1. Erreicht die Kultureinrichtung ihre eigenen Ziele? a) Kulturpolitisch

b) Künstlerisch

c) Betriebswirtschaftlich

2. Stehen die Ziele der Kultureinrichtung in Widerspruch zu den Zielen anderer Kultureinrichtungen, bzw. wo könnten sich Interessenskonflikte ergeben?

3. Reicht die öffentliche Förderung zur Verwirklichung der von der Kultureinrichtung gesteckten Ziele aus?

4. Sind kulturpolitische Kennzahlen für die Kultureinrichtung verfügbar?

a) Subventionsentwicklung

b) Subvention pro Besucher

c) Subvention pro Beschäftigtem

d) Besucher pro Beschäftigten

e) Eigenfinanzierungsgrad

5. Welche Bedeutung hat die Kultureinrichtung? a) Als Standortfaktor

b) Als arbeitsmarktpolitischer Faktor

c) Als Qualifizierungsfaktor

d) Als Imagefaktor

e) Als Fremdenverkehrsfaktor

f) Als Steuerfaktor

g) Bezogen auf die regionale Wertschöpfung

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E. Budgetpolitische Beurteilung der Kultureinrichtung

1. Welchen Anteil am Kulturbudget beansprucht die Kultureinrichtung? a) Anteil bezogen auf die Gesamtausgaben für die jeweilige Sparte?

b) Anteil bezogen auf andere Kultureinrichtungen der jeweiligen Sparte?

2. Welche Förderungsmittel werden angesprochen und sind diese Budgets bedeckt?

3. Welche zusätzlichen Budgets können angesprochen werden?

4. Wie ist die Förderung innerhalb der mittelund langfristigen Budgetentwicklung einzuschätzen?

F. Subventionsverwendung laut Förderungsrichtlinien

1. Entspricht die Förderung der Kultureinrichtung den Subventionsrichtlinien? a) inhaltlich

b) formal

2. Ist ein effektiver Einsatz von Förderungsmitteln sichergestellt?

3. Ist ein ordnungsgemäßer Verwendungsnachweis sichergestellt, bzw. erbracht?

G. Verwaltung

1. Entspricht die Organisationsstruktur und personelle Ausstattung der Verwaltung den Anforderungen?

2. Ist die Verwaltung in der Lage, die Förderung der Kultureinrichtung qualifiziert durchzuführen?

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II. Kulturpolitische Maßnahmen A. Förderungspolitische Maßnahmen 1. Welche direkten Förderungsmaßnahmen sind zu treffen?

2. Welche indirekten Förderusmaßnahmen sind möglich?

B. Organisationsentwicklung 1. Welche organisatorischen Umstrukturierungen der Kultureinrichtung wären angebracht?

a) Rechtsform

b) ”Unternehmensorganisation”

2. Welche personalpolitischen Maßnahmen sind zu setzen?

C. Non-Profit-Marketing 1. Welche marketingpolitischen Maßnahmen könne die Situation verbessern?

a) Maßnahmen der Kultureinrichtung selbst

(1) Marketingkonzept

(2) Zusätzliche didaktische und pädagogische Maßnahmen

b) Maßnahmen der Kulturpolitik

(1) Imagepolitik

(a) Für Kultur

(b) Für die Kulturarbeit der öffentlichen Hand

(c) Für die Arbeit der Kulturverwaltung

(2) Kann das Umfeld der Kultureinrichtung verändert, verbessert werden?

D. Kommunikationsverbesserung 1. Kann der Kommunikationsfluß zwischen Kultureinrichtung und Kulturpolitik verstärkt werden?

2. Ist die Kommunikation der Kultureinrichtung mit anderen Einrichtungen zu verbessern?

E. Kooperationsverbesserung 1. In welchen Bereichen erscheint eine verstärkte Kooperation der Kultureinrichtung mit anderen zielführend?

a) Kulturpolitisch

b) Künstlerisch c) Betriebswirtschaftlich 2. Sind für sinnvolle Kooperationen neue Organisationsstrukturen nötig?

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B. Betriebswirtschaftliche Betrachtungen

I. Globale Sicht des Kulturbetriebes A. Zieldefinition 1. Wer ist der Zielentscheidungsträger?

2. Gibt es eine definierte Ziel - Mittel -Hierarchie, mit welchen Aussagen?

3. Welches sind die kulturpolitischen Ziele?

4. Welches sind die künstlerischen Ziele?

5. Welches sind die betrieblichen Ziele? a) Für den Hauptbetrieb?

(1) Formalziele

(2) Sachziele

(a) Qualitativ

(b) Quantitativ

b) Für die Nebenbetriebe?

(1) Formalziele

(2) Sachziele

(a) Qualitativ

(b) Quantitativ

6. Werden folgende Kriterien beachtet? a) Optimale Kapazitätsausnutzung der Produktionsfaktoren

b) Erhaltung des finanziellen Gleichgewichts

c) Einhaltung des ökonomischen Prinzips

B. Betriebsmittel

1. Über welche Gebäude verfügt die Einrichtung? a) Wie ist der Gebäude-Bestand?

(1) Größe

(2) Alter

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(3) Art

(4) usw.

b) Wie sind die Eigentumsverhältnisse, bzw. der Rechtsbestand?

c) Welchen gesetzlichen Auflagen unterliegen die Gebäude?

(1) Baupolizei

(2) Veranstaltungsbehörde

(3) Feuerpolizei

(4) Sonstige

d) Wie ist der Bestand an Versicherungen?

2. Über welche Räume verfügt die Einrichtung? a) Wie ist der Raumbestand?

(1) Größe

(2) Alter

(3) Art

b) Wie ist der Rechtsbestand?

c) Welchen gesetzlichen Auflagen unterliegen die Räume?

(1) wie oben

(2) Arbeitsinspektorat

d) Gibt es ein Nutzerkonzept, mit welchen Aussagen?

e) Gibt es ein Raumund Funktionskonzept, mit welchen Aussagen?

3. Ausstattung a) Wie ist der Verwaltungsbereich beschaffen?

b) Wie gestaltet sich der Publikumsbereich?

(1) Innenbereich

(a) Eingangsbereich / Kassa

(b) Foyer

(c) Sanitäre Einrichtungen

(d) Kommunikationsbereiche

(2) Außenbereich

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(a) Fassade etc.

(b) Werbeund Informationsflächen

(c) Veranstaltungsflächen oder Veranstaltungsorte außerhalb der Einrichtung

(d) Kommunikationsflächen

c) Wie ist der Veranstaltungsbereich / Bühne / Ausstellungsraum etc ,,,,gestaltet?.

(1) Beleuchtung

(2) Elektroakustik

(3) Bühnentechnik

d) Über welche Werkstätten verfügt der Betrieb?

(1) Eigennutzung

(2) Fremdnutzung (Kooperation mit anderen Kulturbetrieben)

(3) Könnte diese Leistungen durch einen anderen Betrieb effizienter und/oder kostengünstiger erbracht werden?

e) Verfügt der Betrieb ausreichend über Proberäume, sind diese hinreichend ausgestattet, schallisoliert usw.?

(1) Eigennutzung

(2) Fremdnutzung

f) Verfügt der Betrieb ausreichend über Räumlichkeiten für Nebenbetriebe

(1) Cafeteria etc.

(2) Shop

g) Sind Personal/ Sozialräume im vorgeschriebenen Ausmaß vorhanden, entsprechen diese den Bedürfnissen der Mitarbeiter?

h) Gibt es Lagerräume, Depots? In entsprechender Anzahl, Gliederung, Größe?

4. Wie werden die unterschiedlichen Räumlichkeiten beheizt, bzw. klimatisiert? Gibt es Klimazonen, bzw. getrennte Heizbereiche?

5. Wie sind die Standortfaktoren beschaffen? a) Lage

(1) Günstig für Zielgruppen?

(2) Sicherheit in bezug auf Umweltfaktoren?

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b) Erreichbarkeit

(1) Öff. Verkehrsmittel

(2) Parkplätze

(3) für Behinderte

(4) Für Transporte

(a) Beladung

(b) Entladung

c) Wie sieht das Umfeld der Kultureinrichtung aus?

(1) Welche anderen Kultureinrichtungen sind in der Nachbarschaft? (Agglomeration)

(2) Welche Infrastruktur ist vorhanden (auch Gastronomie)?

6. Personal / Mitarbeiter a) Wie baut sich die Personalstruktur qualitativ und quantitativ auf?

(1) künstlerisches Personal

(2) technisches Personal

(3) Verwaltung und Management

(4) ehrenamtliche Mitarbeiter

(5) Hilfskräfte

b) Gibt es einen Stellenplan und eine Stellenbeschreibung, mit welchen Aussagen?

(1) Sind die Mitarbeiter speziell ausgebildet?

(2) Sind die Tätigkeitsbereiche der Mitarbeiter klar abgegrenzt?

(3) Bestehen klare Richtlinien für eine Arbeitsdelegation?

(4) Ist der tatsächliche Personalbedarf hinreichend durch Mitarbeiter abgedeckt?

(5) Besteht die Möglickeit einer Mitarbeiterfortbildung?

(6) Bestehen Engpässe im Personalbereich?

(7) Verfügt der Betrieb über ein Organisationshandbuch?

c) Auf welcher Art von Arbeitsverträgen beruhen die Dienstverhältnisse der Mitarbeiter?

(1) Dienstverträge

(a) Vollzeit

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(b) Teilzeit

(2) Werkverträge

(3) AMV-Lösungen

d) Welche Möglichkeiten der Personalentwicklung sieht der Betrieb vor?

e) Auf welchen Kriterien beruht die Personalführung bzw. der Führungsstil d. Kultureinrichtung?

C. Betriebsorganisation

1. Welche Rechtsform hat der Kulturbetrieb? Wie setzt sich die Trägerstruktur zusammen? Aufgrund welcher Überlegungen wurde diese Rechtsform gewählt? Werden Änderungen in Erwägung gezogen?

2. Wie sieht die Aufbauorganisation aus? Gibt es ein im Betrieb kommuniziertes Organigramm ? Nach welchen Kriterien bauen sich die Arbeitsbereiche auf?

3. Wie sehen die Betriebszeiten aus?

4. Welche Öffnungszeiten sieht die Einrichtung für die Besucher vor? Welche strukturellen Regelungen, Planungen gibt es? Wie wird geplant? Auf Grund welcher Annahmen?

a) Veranstaltungsbereich

b) Nebenbetriebe

c) Kassa

5. Wie gestaltet sich die Betriebsführung? Wer sind die Entscheidungsträger? Sind Kompetenzen klar geregelt?

6. Wie ist das innerbetriebliche Kommunikationssystem gestaltet? Wie fließt Information innerhalb des Betriebes? Gibt es stereotype Kommunikationsflüße? Wer kommuniziert nicht?

7. Wie ist der betriebliche Ablauf organisiert , bzw. wie sind die unterschiedlichen Arbeitsprozesse gestaltet? Wie wird geplant? Gibt es eine Arbeitsbewertung? Gibt es Netzpläne?

a) Arbeitsinhalte

b) Arbeitszeiten

c) Arbeitsraum

d) Arbeitszuordnung

8. Welche Aussagen trifft der Finanzplan? Für welche Zeiträume? a) kurzfristig

b) mittelfristig

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c) langfristig

9. Wie baut sich das betriebliche Rechnungswesen auf? a) Welche Form hat die Buchhaltung und Bilanzierung (Jahresabschluß)? Welche Anforderungen stellt die Finanzbehörde? Welchen Anforderungen genügt sie?

(1) EDV

(2) Wird ein Steuerberater beigezogen?

(3) Ist da verfügbare Know How ausreichend?

b) Wie wird die Kostenrechnung erstellt? Welche Kosten werden erfaßt?

Lassen sich die Kosten aufteilen in:

(1) Kostenstellen (Ort wo die Kosten anfallen)?

(2) Kostenarten?

(3) Kostenträger (Aufteilung der Kosten auf erbrachte Leistungen, zB. Projekte, Veranstaltungen, Produktionen)?

(4) Gibt es eine Deckungsbeitragsrechnung?

Aufspaltung der Kosten

a) Fixkosten

b) Variable Kosten

Break-Even-Point = Summe der erzielten Deckungsbeiträge zu Fixkostenblock

10. Wie sieht das Controlling der Kultureinrichtung aus? Ist die Funktion der internen Revision organisatorisch verselbstständigt? Wird die Leistungserbringung überwacht? Wie regelmäßig finden Überprüfungen statt?

a) In Hinblick auf die kulturpolitischen Ziele und Aufgaben?

b) In Hinblick auf die künstlerische Leistung?

c) In Hinblick auf alle betriebswirtschaftlichen Belange?

11. Beschaffenheit der EDV?

a) Gibt es ein Anforderungsprofil an die EDV? Nach welchen Kriterien wird über Investitionen oder Mieten entschieden?

b) In welchen Bereichen wird EDV eigesetzt?

(1) Personalinformation

(a) Beschäftigte

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(b) Lieferaten

(c) Kunden

i) Besucher

ii) Mitglieder

iii) Presse

iv) Sponsoren

v) Sonstige

(2) Lagerhaltung

(3) Finanzmanagement

(a) Kostenrechnung

(b) Buchhaltung

(4) Planung

(5) Controlling

(6) Außenkommunikation

(a) andere Kultureinrichtungen

(b) Fremdenverkehrseinrichtungen

(c) Bibliotheken

(d) Universität / Hochschule

(e) Behörden etc.

D. Gibt es eine Kulturstatistik des Betriebes? Welche Aussagen trifft sie? 1. Besucher insgesamt

2. Besucherdifferenzierung

a) demografisch

b) regionale Herkunft

c) Zahlend, Nichtzahlend

3. Besucher im Jahresverlauf (Aufteilung der Besucher auf Monate)

a) saisonale Schwankungen

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4. Gesamtauslastung

5. Auslastung differenziert (nach Produktion , Veranstaltung, Tätigkeitsfeld)

6. Zahl der Aufführungen / Veranstaltungen

7. Art und Anzahl der Veranstaltungen (Diffenernzierung nach Art)

8. Dokumentationstätigkeit

a) Presse

b) Produktion

c) Betrieb

9. Archiv und Bibliothek f. Publikationen, Kataloge, Plakate, Videos etc.

a) Nutzung

b) Zugänglichkeit

10. Ausbildungstätigkeit, Workshops a) Betriebsintern

b) als Angebot für Dritte

11. Mitglieder a) Zahl

b) Mitgliederstruktur

c) Fördernde Mitglieder

d) Höhe und Einhebung der Mitgliedsbeiträge

e) Mitgliederbetreuung

f) spezielle Leistungen für Mitglieder

g) Fluktuation

II. Bewertung des Betriebes aus betriebswirtschaftlicher Sicht

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A. Strategische Planung

1. Gibt es eine strategische und langfristig genug konzipierte (”Unternehmens”-) planung?

Wenn ja,

2. Sind die Aktivitäten des Kulturbetriebes in strategische Geschäftsfelder aufgeteilt? (Portfolio-Analyse)

3. Sind die Wege der Zielerreichung ausreichend erkannt und formuliert? Welche Aussagen?

4. Gibt es eine Stärken / Schwächenanalyse? Welche Konsequenzen ergeben sich daraus?

5. Ist für die erforderlichen Schritte ein Zeitplan und eine Prioritätenliste erstellt?

6. Ist die strategische Planung auch im Finanzplan (mittelund langfristig) umgesetzt?

7. Wie sieht die Abweichung des Budgetwerts zum tatsächlichem Wert aus?

B. Betriebsstatistik

1. Welche Werte bezogen auf die Erlöse sind feststellbar? a) Nach Erlösarten:

(1) Anteil Kartenverkauf aus Veranstaltungen an Eigenerlösen

(2) Anteil Gastspielerlöse an Eigenerlösen

(3) Anteil Nebenbetriebe an Eigenerlösen

(4) Anteil Erlöse aus Vermietung an Eigenerlösen

(5) Anteil Werbeerlös an Eigenerlösen

(6) Anteil Sponsoring an Eigenerlösen

(7) Anteil Publikationserlöse an Eigenerlösen

b) Nach Erlösstruktur:

(1) Gesamtentwicklung der Eigenerlöse

(2) Kartenerlös pro Veranstaltung

(3) Erlöse nach Publikumsstruktur (Vollzahler, Ermäßigungen, Freikarten, Regiekarten)

(a) gesamt

(b) pro Veranstaltung

c) Nach der Effektivität der Erlöse:

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(1) Erlösanteil einer Produktion / Veranstaltung am Erlös aus allen Veranstaltungen

(2) Deckungsbeitrag der unterschiedlichen Produktionen, Veranstaltungen

(3) Gewinn bzw. Verlust

(a) aus Veranstaltungen

(b) Gastspielen

(c) Nebenbetrieben

(d) Werbung

(e) Vermietung

(f) Publikationen

2. Aufwandsbezogene Werte a) Nach Aufwandsarten:

(1) Produktionsaufwand am Gesamtaufwand

(2) Gastspielaufwand am Gesamtaufwand

(3) Betriebskosten am Gesamtaufwand

(4) Nebenaufwand am Gesamtaufwand

(5) Werbeaufwand am Gesamtaufwand

(6) Verwaltungsaufwand am Produktionsaufwand

(7) Verwaltungsaufwand am Gesamtaufwand

(8) Instandhaltung/Reparaturen am Gesamtaufwand

(9) Investitionen am Gesamtaufwand

3. Werte in Bezug auf die Effektivität der Ausgaben: a) Aufwand einer Produktion / Veranstaltung zum Aufwand für alle Produktionen/Veranstaltungen

b) Aufteilung der Produktionsfixkosten auf die Projekte /Stücke

c) Differenz Werbeaufwand zu Werbeerlös (Werbeergebnis)

d) Werbeergebnis pro Besucher

e) Werbeaufwand pro Besucher

f) Differenz Kartenerlös pro Besucher zu Werbeergebnis

C. Personalstatistik 1. Anteil künstlerisches Personal am Gesamtpersonal

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2. künstlerisches Personal zu Verwaltungspersonal

3. Zu/ Abgänge

4. Lohnniveau

5. Lohngefälle

6. Überstunden

7. Aufwand für soziale Leistungen am Gesamtaufwand

D. Kennzahlen Welche Kennzahlen verwendet der Kulturbetrieb, bzw. welche Werte ergeben sich? 1. Eigenerlöse pro Besucher

2. Eigenerlöse pro Produktion / Veranstaltung

3. Erlöse pro Beschäftigten

4. Auslastung

a) insgesamt (Saison)

b) pro Produktion

5. Fremdfinanzierungsgrad

6. Eigenfinanzierungsgrad

7. Fixkosten :zu Gesamtkosten

8. Verschuldungsgrad

9. Liquidität

10. Cash Flow

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III. Bewertung Marketing / Werbung A. Umfeld des Kulturbetriebes 1. Welche auf die Bevölkerungsentwicklung, auf die allgemeinwirtschaftlichen Trends, die Technologie, die Gesetzgebung und auf kulturelle Faktoren bezogene Entwicklungen werden sich vermutlich auf den Kulturbetrieb auswirken?

2. ”Märkte” und Interessensgruppen des Kulturbetriebes

a) Politik

b) Sponsoren

c) Publikum

d) Stellung in der Fachwelt

e) Medien

3. Aufteilung in strategische Marktsegmente (Zielgruppenformulierung)

4. Gegenwärtige und zukünftige Größe , Charakteristika eines jeden genannten Marktes, bzw. -segmentes?

5. Welche sind die hauptsächlichen ”Konkurrenten” des Kulturbetriebes? Welche konkurrenzbezogenen Trends lassen sich voraussagen?

6. Wie sehen Besucher/Teilnehmer, bzw. andere Interessentengruppen den Kulturbetrieb; welche Einstellung sind auffindbar? (Besucherbefragung)

7. Bekanntheitsgrad Sponsoring (Bedeutung Besucherbefragung)

8. Wie fällen die Besucher/Teilnehmer ihre Annahmeentscheidung? ( (Besucherbefragung)

9. Was läßt sich über den gegenwärtigen und erwarteten zukünftigen Stand der Besucher/Teilnehmerbedürfnisse und der Besucher/Teilnehmerzufriedenheit aussagen? (Besucherbefragung)

B. Marketing-System des Kulturbetriebes 1. Marketing-Ziele

a) Welche sind die langfristigen und kurzfristigen allgemeinen Ziele und welche sind die Marketing-Ziele?

b) Sind die Ziele in einer hierarchischen Ordnung klar formuliert und so präzis, daß sowohl Planung, als auch Erfolgskontrolle möglich ist?

c) Sind die Chancen realistisch eingeschätzt?

2. Marketing-Programm

a) Wie sieht die Kernstrategie des Kulturbetriebes aus? Wie aussichtsreich?

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b) Werden genügend Mittel zur Erfüllung der Strategie bereitgestellt?

c) Sind die Marketing-Mittel den verschiedenen Märkten, gebieten und Produkten des Kulturbetriebes optimal zugeteilt?

d) Sind die Mittel dem "Marketing-Mix" optimal zugeteilt?

3. Verwirklichung des Marketing-Programmes

a) Gibt es einen jährlichen Markting-Plan?

b) Gibt es regelmäßig Fortschrittskontrollen?

c) Werden Wirksamkeits-, bzw. Effizienzanalysen durchgeführt?

d) Entspricht das Marketing-Informationssystem den Bedürfnissen der mit den Aktivitäten betrauten Personen?

4. Organisatorische Aspekte

a) Verfügt der Kulturbetrieb über einen Marketingspezialisten?

b) Sind die direkten Mitarbeiter kompetent? Weiterbildungsbedarf?

c) Sind die Marketing-Verantwortungsbereiche optimal strukturiert?

d) Verstehen und praktizieren die Mitarbeiter die Marketing-Konzeption?

5. ”Produkt-/aktivitätsbezogene Marketing-Aktivitäten

a) Welche sind die hauptsächlichen Produkte/Aktivitäten des Kulturbetriebes? Strategische Geschäftsfelder?

b) Sollten einige ”Produkte” / Aktivitätsfelder eliminiert werden?

c) Sollten einige ”Produkte” / Aktivitätsfelde zusätzlich aufgenommen werden?

d) Wie "gesund" ist jedes Produkt und das Produktmix als ganzes?

6. Preisbezogene Marketing-Aktivitäten

a) In welchem Ausmaß werden die Preise auf der Basis von kosten-, nachfrage und/oder konkurrenzbezogenen Kriterien festgelegt

b) Wie sieht die vermutliche Nachfragereaktion auf höhere oder niedrigere Preise aus?

c) Wie wird das Preisniveau von den Besucher/Teilnehmern psychologisch interpretiert?

d) Macht die Organisation Gebrauch von Absatzförderungsmaßnahmen? Wie wirksam?

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7. Interessenten-bezogene Aktivitäten

a) Sind alternative Distributionsmethoden denkbar, die einen besseren Dienst am Besucher/Teilnehmer ermöglichen

b) Ist das ”Produkt” / die Kulturaktivität mit einem ausreichenden Besucher/Teilnehmerdienst gekoppelt?

c) Ist die Anzahl / Qualifikation der für Marketing und Publikumsbetreuung zuständigen Mitarbeiter groß genug, um die Ziele Kulturbetriebes zu erfüllen?

8. Kartenverkauf / Persönlicher Kontakt etc.

a) Ist der Verkauf / Karten (vor-)verkauf richtig organisiert? (Spezialisierung nach Verkaufsgebieten, Märkten, Produkten ?)

b) Sind die dafür zuständigen Aktiven richtig motiviert und ausreichend ausgebildet?

c) Sind die formalen Verfahren für das Festlegen von Verkaufsquoten und die Bewertung von Verkaufsleistungen ausreichend gut?

9. Werbung

a) Sind die Werbeziele des Kulturbetriebes angemessen formuliert?

• b) Wird für die Werbung eine adequate Summe eingesetzt? (s.a. Betriebskennzahlen)

c) Sind die Werbethemen und ist der Werbetext wirksam? Zielgruppenansprache)

d) Sind die zum Einsatz kommenden Medien die richtigen?

10. Publicity: besteht ein sorgfältig erarbeitetes PublicityProgramm?

11. Macht die Organisation Gebrauch von Verkaufsförderungsaktionen? Sind diese wohldurchdacht?

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Anhang

Tabelle Eigenerlöse Gesamtentwicklung über 3 Jahre

20... 20... 20..

GesamtsummeEigenerlöse

Summe Eigenerlöse aus Kartenverkauf

Summe Eigenerlöse aus KartenverkaufEigenveranst.

Summe Eigenerlöse aus KartenverkaufFremdveranst.

Summe Eigenerlöseaus Nebenbetrieben

Summe Eigenerlöseaus Vermietung

Summe Eigenerlöseaus Werbung

Summe Eigenerlöseaus Sponsoring

Summe Eigenerlöseaus Publikationen

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Formeln zur Berechnung der prozentuellen Anteile der Eigenerlöse

Anteil Kartenverkauf aus allen = S Kartenverkauf * 100Veranstaltg. an Eigenerlösen S Eigenerlöse

Anteil Kartenverkauf aus = S Kartenverkauf Eigenveranst. * 100Eigenveranst.an Eigenerlösen S Eigenerlöse

Anteil Kartenverkauf aus = S Kartenverkauf Fremdveranst. * 100Fremdveranst.an Eigenerlösen S Eigenerlöse

Anteil aus Nebenbetriebserlöse = S Erlöse Nebenbetriebe * 100an Eigenerlösen S Eigenerlöse

Anteil aus Vermietungserlösen = S Vermietungserlöse * 100an Eigenerlösen S Eigenerlöse

Anteil aus Werbeerlösen = S Werbeerlöse * 100an Eigenerlöse S Eigenerlöse

Anteil aus Sponsorerlösen = S Sponsorerlöse * 100an Eigenerlösen S Eigenerlöse

Anteil aus Publikationserlösen = S Publikationserlöse * 100an Eigenerlösen S Eigenerlöse

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Tabelle der Anteile Erlöse aus Kartenverkauf nach Publikumsstruktur

Betrag ÖS Erlöse Vollzahler Erlöse Ermäßigungen Erlöse Freikarten Erlöse Regiekarten Summe Kartenverkauf

Diese Tabelle kann für den gesamten Betrieb für eine Periode erstellt werden, aber auch nur für eine einzelne Produktion.

Formeln zur Erlösstrukturanalyse

durchschnittlicher Kartenerlös = S Kartenerlöse aller Veranstalt. aller Veranstaltungen S aller Veranstaltungen

Dieser Wert gibt Auskunft über den durchschnittlich erreichten Kartenerlös einer Periode ( z.B. Jahr/ Monat.....)

Anteil der Kartenverkaufserl. = S Kartenerl. einer Veranst. * 100 einer Veranst. an den Gesamt- S Kartenerl. aller Veranst. kartenverkaufserlösen

Dieser Wert gibt Auskunft über den prozentuellen Beitrag des Kartenverkaufes einer Produktion/Veranstaltung an der Gesamt- summe aller Veranstaltungen

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Kostenarten! (verteilt auf Monate 1 -12)

Personalkostenz.B.Löhne, Gehäl-ter, Provisionen,Tantiemen,soz.Abgaben

Sachkostenz.B. Roh-, Hilfs-material, Betriebs-stoffe,Abschreib.auf Gebäude, Ma-schinen, WerkzeugEinrichtung

Kapitalkostenz.B. Kalkulat.Kosten

Kosten für Dienst-leistungen Dritterz.B. Transportkost.Rechtskosten, Strom, Gas, WasserTelefon, Miete, Versicherung

Kosten für Steuern, Ge-bühren und Ab-gaben

Kosten des Ab-satzesWerbung, PR, Druckkosten etc.

Entnehmen Sie das nötige Zahlenmaterial aus der Finanzbuchhaltung und grenzen Sie neutrale Aufwende (betriebsfremde, periodenfremde und außerordentliche Aufwende) bzw. Zusatzkosten

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(kalkulator. Abschreibung, kalkulatorische Zinsen und kalkulatorische Wagnisse) mit einem Betriebsabrechnungsbogen ab.

Berechnungshinweise zur Effektivität der Erlöse

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Aufwandsbezogene Werte

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Betriebliche Kennzahlen

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Toolbox für Kulturbetriebe

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