DEINE VORAUSSETZUNGENDIE KRITERIEN ZUR TEILNAHME AM LANDESMARKETING Gültig ab 01.01.2019

Gefördert durch:

DEIN

ERFOLG

Erfolgreiches Business lebt vom

Gedankenaustausch – ob im

Grünen oder umrahmt von Indus-

triekultur. In Nordrhein-Westfalen

finden sich für jeden Anlass und

Anspruch die idealen Locations

und Hotels für Tagungen. Dieser

hohe Standard genießt ein inter-

nationales Ansehen. Als eines der

größten Wirtschaftszentren Euro-

pas, Deutschlands bedeutendster

Messestandort und führender

Standort von Wissenschaft und

Forschung ist Nordrhein-Westfalen

Drehpunkt vieler professioneller

Belange. Gäste aus aller Welt sind

dank der zentralen Lage und der

guten Infrastruktur schnell am

Ziel. Der Weg zum Erfolg führt

über „Dein NRW“.

Die Marke „NRW Business“ wird

über verschiedene Maßnahmen

beworben. Im Fokus der Vermark-

tung steht das Tagungsportal

(www.dein-nrw.de/business),

welches mit Online- und Print-

maßnahmen beworben wird.

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Leistungsübersicht des Online Marketing-Pakets 2019

Online:

- Darstellung des Unternehmens auf der thematischen Webseite des B2C-Auftrittes des Tourismus NRW e. V. unter www.dein-nrw.de/business im landesweiten Tagungsplaner www.dein-nrw.de/tagungsplaner

- Die allgemeine Unternehmenspräsentation umfasst weiterhin Angaben zu Kapazitäten, Räumlichkeiten, Ausstattung sowie Lage/Entfernung der Tagungslocation.

- Einbindung folgender Medien in der Darstellung im Tagungsplaner: Fotos (qualitativ hochwertig und ansprechend), Logo, Video (Youtube) sowie themenbezogener Katalog des Anbieters (PDF).

- Zusätzlich können konkrete Rahmenprogramme und Tagungspauschalen dargestellt werden.

- Darstellung der Locations im landesweiten Tagungsplaner, auf themenspezifischen passenden Detailseiten im Bereich Business, auf den jeweiligen Regionsseiten, rotierend. Die Rahmenprogramme und Tagungspauschalen sind ebenfalls auf jeweiligen themenspezifischen passenden Detailseiten verknüpft.

- Platzierungen auf der Startseite sind je nach Saison und Kampagneninhalt ebenfalls möglich.

Begleitende Marketing-Leistungen:

- Bewerbung der Produktmarke durch begleitende Off- und Online-Marketing-Maßnahmen.

- Die Darstellung der Tagungslocation inkl. Rahmenprogrammen und Tagungspauschalen werden, sofern passend, saisonal und thematisch mit anderen passenden Inhalten auf der Webseite verknüpft. Die Sichtbarkeit und Zugänglichkeit soll damit erhöht werden.

- Präsentation der Produktmarke auf Messen und Veranstaltungen wie Internationale Tourismus Börse Berlin, RDA Köln, sowie auf B2B-Veranstaltungen wie Vertriebs-Workshops.

Preise:

Für die o.g. Marketingleistungen berechnen wir Ihnen jährlich 200,- € zzgl. MwSt. (238,-€ inkl. MwSt.). Laufzeitbeginn der Vereinbarung ist am 1. Januar 2019.

Stand: 02. November 2018

KRITERIEN FÜR TAGUNGSHOTELS

Entweder das Hotel ist DEHOGA-klassifiziert

oder

es ist ein Qualitätsmanage-mentsystem eingeführt (Service Q, EFQM, ISO oder ein hoteleigenes doku-mentiertes System). Bitte tragen Sie das System ein:

Das Hotel verfügt über aus-reichend Parkmöglichkeiten im oder am Haus (max. 5 Min. Fußweg).

In den ö&entlichen Berei-chen ist die Erreichbarkeit über Mobiltelefone gewähr-leistet.

Die Ausstattung der Hotel-zimmer ermöglicht ein angenehmes, reibungs-loses Arbeiten mit dieser Ausstattung: W-Lan Zugang Schreibtisch Stifte & Schreibblock gute Beleuchtung

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Zu dem Gelingen einer Tagung tragen viele Bestandteile bei. Durch unseren Kriterienkatalog haben wir einige davon definiert. Um sich mit einem Angebot zu beteili-gen, müssen alle Basiskriterien erfüllt werden. Darüber hinaus muss die Hälfte der Pluskriterien erfüllt werden.

Die Basiskriterien

Printwerbemittel und Internet

Tagungsbetreuung

Tagungsverpflegung

Ihr Hotel verfügt über mind. 2 Tagungsräume.

Ihr Hotel verfügt über Gruppenarbeitsräume für Rückzugsmöglichkeiten (kein Restaurant o.ä., sondern separate Räume).

Die Tagungsräume müssen über folgende Größen verfügen: 1x mind. 50 m²; 1x mind. 30 m² (Ausnahme: z.B. historische Gebäude).

Im Eingangsbereich sind die Tagungsräume ausge- schildert. Auf dem Schild

steht der Namen der jeweiligen Tagung und des Raumes.

In allen Tagungsräumen muss sich eine Internetver-bindung herstellen lassen.

Aussagekräftige Tagungs-mappe mit Angaben zum Hotel, Grundrissplänen der Tagungsräume inkl. Längenangaben (B/H/T), Bestuhlungsvarianten, Bilder der Tagungsräume, technische Ausstattung, Preisliste, Tagungspauscha-len, Rahmenprogramme

Tagungsräume verfügen über eine Klimaanlage, ei-nen Temperaturregler oder eine Lüftungsanlage.

Die Beleuchtungs- und Ver- dunkelungstechnik (Vor- hänge, Rollos, dimmbares

Licht) ist steuerbar.

Standardtechnik muss kostenlos und in einem einwandfreien & sauberen Zustand zur Verfügung gestellt werden: 1 Flipchart mit Papier und Stiften pro Tagungsraum

2 mobile Pinnwände pro Tagungsraum

1 Leinwand pro Tagungs- raum (fix oder mobil)

Stifte & Schreibblöcke Papierkorb Telefon pro Tagungsraum mit entsprechenden Nummern des Hotels

Rednerpult ausreichend gesicherte Steckdosen

Professioneller Internetauf-tritt in Deutsch unter der Rubrik „Tagungen“.

Folgende Zusatzaus- stattung muss dem Tagungsgast durch Eigen- bedarf oder Partnerunter- nehmen zur Verfügung

gestellt werden können (ggf. kostenpflichtig): Beamer Moderationsko&er Drucker Laptop Videokamera TV CD-, DVD-Anlage Mikrofonanlage

Die Tagungsräume müssen verschließbar sein und dem Veranstalter muss ein Schlüssel zur Verfügung gestellt werden.

Das Hotel handelt nach einer internen Richtlinie zur standardisierten Angebotsabwicklung. Dazu gehört z.B. eine Vorgabe zur Antwortfrist und das Nachfassen.

Für die administrative Veranstaltungsbetreuung setzen Sie einen Mitar-beiter ein, der über eine Ausbildung in der Hotellerie verfügt und zusätzlich ei-nen tagungsfachbezogenen Abschluss oder mehrjähri-ge Erfahrung hat.

Für die Dauer der Ver-anstaltung steht dem Tagungsleiter ein quali-fizierter Mitarbeiter bei

Die Verpflegung der Tagungsteilnehmer findet im Gebäudekomplex des Hotels statt.

Pausenverpflegung in Verbindung mit vitamin-reichen, regionalen & abwechslungsreichen Produkten.

evtl. Rückfragen/Proble-men zur Verfügung. Sollte dieser erkrankt/verhin-dert sein, muss ein Ersatz sichergestellt werden, der über alle relevanten Informationen verfügt.

Tagungsraum muss dem Veranstaltungsleiter mind. 1 Stunde vor Veranstal-tungsbeginn zur Verfü-gung stehen.

Lunchbuffet oder 3-Gän-ge Menü (wahlweise mit vegetarischem Gericht).

Abendessen in Buffetform oder als 3-Gänge Menü (wahlweise mit vegetari-schem Gericht).

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Tagungsräume und deren Ausstattung Angebotsprozess

Anhand eines Function-Sheet wird geprüft, ob die Dienstleistung den ge-orderten Leistungen des Vertrages entspricht.

Alle technischen Geräte werden überprüft und dem Veranstaltungsleiter bei Bedarf erklärt.

Auf spezielle Ernäh-rungsgewohnheiten des Tagungsgastes (z. B. Allergien, kulturelle/religi-öse Besonderheiten) wird Rücksicht genommen.

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PLUSKRITERIEN FÜR TAGUNGSHOTELS

Das Hotel hat mind. 10 Bewertungen bei Holiday-check und eine Weiteremp-fehlungsrate >75%.

Die Rezeption Ihres Hauses ist 24 h erreichbar.

Die letzte Renovierung des Hauses hat innerhalb der letzten zwei Jahre stattgefunden.

Ihr Hotel bietet Freizeit- möglichkeiten im Haus (Schwimmbad, Fitness- center).

In unmittelbarer Nähe zu Ihrem Hotel gibt es ein Angebot an Freizeit-möglichkeiten, welche in Tagungsprogramme inte-griert werden können (z.B. Hochseilgarten).

Die Parkplätze am Haus sind kostenfrei für Tagungsgäste.

Das W-Lan in den ö&entli-chen Bereichen ist kosten-frei.

Tagungsbereich ist barrie-refrei zugänglich.

Insgesamt gibt es 30 Pluskriterien, für die Sie max. 30 Punkte bekommen können. Insgesamt sind mindestens 15 Punkte erforderlich.

Allgemeine Merkmale des Tagungshotels

Ihr Hotel ist Träger einer speziellen Auszeichnung im Tagungs- & Geschäfts-reisebereich: Certified Business Hotel

(Jahr: ) Certified Conference

Hotel (Jahr: )

Certified Green Hotel (Jahr: )

Top 250 Tagungshotel (Jahr: )

Weitere:

Umwelt

Tagungsangebote

Tagungsräume und deren Ausstattung

Printwerbemittel und Internet

Träger eines Umweltgüte-siegels (bitte nennen:

)

Angebot einer regionsspezi-fischen Tagungspauschale.

Angebot einer themenspe-zifischen Tagungspauscha-le (gesund, fit etc.).

Tageslicht in allen Tagungs-räumen.

Die Fenster in den Tagungs-räumen lassen sich ö&nen.

Professioneller Internetauftritt in Englisch unter der Rubrik „Tagungen“.

Das DB-Veranstaltungs-ticket kann für Tagungen angeboten werden.

Angebot der kostenfreien Nutzung des ÖPNVs (im

Das Tagungshotel bietet Bausteine und Rahmen-programme an.

Das Tagungshotel bietet ein Rahmenprogramm mit regionalem Bezug an.

Dem Tagungsveranstalter wird auf Bestellung ein abschließbarer Raum als Lagerfläche sowie der dazugehörige Schlüssel zur Verfügung gestellt.

Übernachtungspreis ent-halten).

Es werden Green Meeting-Pauschalen angeboten.

Angebot von Lunchpaketen für Ausflüge/Rahmenpro-gramme mit regionalem Einfluss.

Technischer Fortschritt: Dem Tagungsgast steht in diesem Bereich ein techni-scher Mehrwert zur Verfü-gung (z. B. durch I-Pad, 3-D Fernseher, LD- Lichttechnik, aktuelle Tagungstechnik etc.)

KRITERIEN FÜR TAGUNGS- LOCATIONS

Toiletten

Garderobe

Ausreichend Parkplätze am Haus oder in der Umgebung (alternativ Organisation von Transfer).

Gute Anbindung an ÖPNV (alternativ Organisation von Transfer).

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Allgemeine Ausstattung des Veranstaltungsortes

Ob Tagen im Hotel oder auf einer Halde, Tagen im Schwimm- bad oder Schloss, Tagen im Grünen – die Möglichkeiten sind vielfältig. Für diese Angebote sind folgende Mindest-kriterien zu erfüllen.

Zur Unterstützung von Veranstaltungen befindet sich ein Business Center / Tagungssekretariat in Ihrem Haus.

Ein Techniker steht bei Veranstaltungen zur Verfü-gung und kann bei Proble-men zügig agieren.

Hier haben Sie die Möglichkeit anzugeben, welche besonderen Leistungen Sie speziell Ihren Tagungsgästen bieten.

VIP-Service für den Tagungsleiter (Zimmer- Upgrade, kostenfreies Wasser & Obst etc.)

Tagungsbetreuung

Sonstiges

Ansprechpartner

KRITERIEN FÜR KONGRESS- UND VERANSTAL-TUNGSZENTREN

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Location verfügt über mind. einen Tagungsraum (Grund-riss erhältlich).

Der Tagungsraum verfügt über mind. 25 qm Größe (3,5 m Breite, 2,5 m Höhe).

Separate Räumlichkeiten für Pausen.

Heizung

Tagungsraum ist verschließbar.

Tische und Mobiliar ist ausreichend vorhanden.

Standardtechnik* wird in einem einwandfreien und sauberen Zustand zur Ver- fügung gestellt.

* Flipchart mit Papier und Stiften, Metaplanwand, Leinwand, Inter-netanschluss, Moderationsko&er, Verlängerungskabel, Rednerpult, ausreichend gesicherte Steckdo-sen, Licht- und Tonanlage

Vorhandensein eines kompe- tenten Ansprechpartners für die Betreuung der Tagung.

Liste mit wichtigen Dienst- leistern rund um die Veran- staltung (Catering, Hotels, Rahmenprogramm).

Informationsmaterial wird nach Abforderung binnen zwei Tagen versendet.

Alle Erfordernisse von Cate- ringunternehmen sind er-füllt (z. B. Wasseranschluss).

Ein qualifizierter Ansprech-partner und Vertreter für alle Leistungen (Qualifikation: tagungsfachbezogener Ab-schluss, Berufserfahrung und/oder Schulungen).

Tagungsräume und deren Ausstattung

Tagungsbetreuung

Auch für Kongress- und Veranstaltungszentren gelten be-stimmte Kriterien zur Sicherstellung der Qualität. Aus dem folgenden Katalog sind alle Kriterien zu erfüllen. Zusätzlich gibt es zwei optionale Kriterien, über deren Erfüllung wir uns besonders freuen.

Aussagekräftige Unterlagen in Deutsch (Werbemittel bzw. Angebotsmappe für den Kon- gress- und Veranstaltungs-bereich; Gastronomiebereich; Übernachtungsangebot innerhalb der Stadt).

Bei Anfragen erfolgt die Ge- sprächsführung auf Basis einer strukturierten Check-liste.

Kongresszentrum verein-bart vor Vertragsabschluss einen Termin zur Detailab-sprache.

Erster Anruf: max. 4 Werk-tage nach Erstellung/Ver- sendung des Angebots erfolgt beim Kunden ein Anruf, ob Angebot in Ord-nung ist. Zweiter Anruf: Erfolgt mit Ablauf des Optionstermins.

Eigener Internetauftritt mit der Darstellung des gesamten Kongress- und Veranstaltungsangebotes, inkl. Tagungspauschalen und aller nachfolgend ge-forderten Informationen auf Deutsch.

Vollständigkeit des Ange-bots inkl. Nennung des Ansprechpartners sowie Beilage der AGB/Storno-bedinungen und Options-termin; das Anschreiben sollte individuell gestaltet sein.

Persönliches/telefonisches Gespräch zur Detailabspra-che mit dem Kunden.

Angebot einer Site-Inspec-tion für den Kunden.

Auf Anfragen wird inner-halb von 24 Stunden ge-antwortet.

Erfolgt in Schriftform.

Persönliche Begrüßung des Veranstaltungsleiters durch den Betreuer im Haus.

Klare Budgetabsprache; Klärung bezüglich der Über- nahme weiterer Nebenkos-ten wie z. B. Tagungsgeträn-ke, Übernachtungsleistung.

Weitergabe eines Infopa-ketes zum Haus an den Veranstaltungsleiter.

Abklärung der Kompetenz bei Sonderwünschen; wer ist vor Ort Ansprechpartner für den Kunden.

Tagungsraum steht dem Veranstaltungsleiter mind. 1 Stunde vor Veranstal-tungsbeginn zur Verfügung, ggf. früher, je nach Größe der Veranstaltung.

Aussagekräftige Unter-lagen (Werbemittel bzw. Angebotsmappe für den Kongress- und Veranstal-tungsbereich, Übernach-tungs- und Gastronomie-bereich in Englisch).

Eigener Internetauftritt mit der Darstellung des gesamten Kongress- und Veranstaltungsangebotes, inkl. Tagungspauschalen und aller nachfolgend ge- forderten Informationen auf Englisch.

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Kontaktphase

Anreise/Begrüßung der Teilnehmer/des Veranstaltungsleiters

Vertragsvereinbarung

Angebotserstellung

Nachfassaktion

Detailabsprache

Optionale Kriterien (müssen spätestens ein Jahr nach Vertragsabschluss erfüllt sein)

Bei Fragen sind wir jederzeit für Sie da.

Veit Lawrenz Produktmanager Business

Telefon: +49 (0) 211 – 91 32 05 25 Telefax: +49 (0) 211 – 91 32 05 55 E-Mail: lawrenz@nrw-tourismus.de

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