AbaNotifyABACUS Tools

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Werden Stammdaten in der ABACUS-Soft-ware verändert, ist AbaNotify in der Lage,automatisch via E-Mail darüber zu infor-mieren. Zusätzlich können quasi im Hinter-grund die Datenbankänderungen mit demWerkzeug AbaAudit überwacht und proto-kolliert werden. So gibt AbaAudit aufWunsch des Anwenders Auskunft, welcheMutationen von wem und zu welchem Zeit-punkt vorgenommen wurde, wie etwawenn im Personal- oder Lieferantenstammein neuer Zahlweg erfasst, ein bestehendergelöscht oder eine Mutation vorgenom-men wird. Im folgenden Beispiel wird voneiner Mitarbeiterin das Begünstigtenkontoeines Lieferanten geändert:

Informieren und meldenAbaNotify reagiert auf diese Datenbank-änderung unmittelbar und führt den Job”E-Mail mit DB-Informationen senden”aus. Diese Funktion schickt dem Finanz-und Personalverantwortlichen sofort eineE-Mail mit der entsprechenden Datenbank-information als HTML-Datei im Anhang.Davon sind Teile bereits im E-Mail-Textsichtbar.

AbaNotify informiert nur darüber, welcheDatenbankänderung vorgenommen wurde,nicht aber, wer diese Änderung vorgenom-men hat. Ist diese Information auch ge-wünscht,dann besteht die Möglichkeit,diese Transparenz mit AbaAudit herzustel-len.

Kreditorenbuchhaltung: Mutation des Begünstigtenkontos im Lieferantenstamm

Überwachung von DatenbankänderungenAbaNotify und AbaAudit benachrichtigenund protokollieren

Es ist ein Wunsch der Personal- und Finanzverantwortlichen, von ihrer Business-Software sofort informiert zu werden, wenn heikle Stammdaten wie zum Beispiel Begünstigtenkonti oder Zahlwege

im Personal- und Lieferantenstamm abgeändert werden. Mit den ABACUS-Werkzeuge AbaNotify undAbaAudit wird dies auf einfache und kostengünstige Weise realisierbar.

Die Verantwortlichen für das Finanz- und Personalwesen erhalten von AbaNotifyein E-Mail mit den Informationen zur Stammdatenänderung zugestellt.

AbaAudit

Versand von Auswertungen aus AbaAudit via AbaNotify

Die automatisch protokollierten Datenbankänderungen lassen sich mitAbaAudit gezielt auswerten

VerfügbarkeitAbaNotify als Option zum ABACUS Tool-Kit (ATK)

ab Version 2005.0AbaAudit als Option zum ABACUS Tool-Kit (ATK)

ab Version 2005.1

AbaNotify mit neuer Funktion”AbaAudit-Protokoll versenden oder speichern” ab Version 2006.1

KostenAbaNotify Fr. 1'200.–(nicht benutzerskaliert)

AbaAudit Fr. 2’000.–(nicht benutzerskaliert)

Datenbank überwachenDatenbankänderungen können von Aba-Audit mit Angaben zum Datum und derZeit der Mutation sowie zum ABACUS-Be-nutzer, der diese Stammdatenänderungvorgenommen hat, in einem Log-File abge-speichert werden. Sie werden von Aba-Audit geschützt abgelegt, so dass nur derAdministrator in der Lage ist, sich bei Bedarfdie Datenbankänderung gezielt selektiertüber Reports auszuwerten. Diese Daten las-sen sich entweder als Protokoll ausdruckenoder in Form einer XLS- oder PDF-Datei ex-portieren.

AbaAudit und AbaNotify kombiniertAb der Version 2006.1 kann sich der Admi-nistrator oder eine von ihm bestimmte Per-son, Protokolle mit den Informationen zuDatenbankänderungen in einem beliebi-gen zeitlichen Rhythmus von AbaNotify perE-Mail zukommen oder in ein von ihm defi-niertes Verzeichnis speichern lassen. Dabeikann der Report auch die Information ent-halten, welcher Benutzer eine Mutationvorgenommen hat.

FazitMit den Überwachungswerkzeug AbaAuditund dem Informationssystem AbaNotifybleiben Änderungen von wichtigen oderheiklen Daten in der Datenbank nicht mehrunentdeckt. Die Verantwortlichen erhaltendamit die notwendige Transparenz überviele geschäftsrelevante Daten und Infor-mationen. •

ABACUS-Tools

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