Version 2.2 Dezember 2017 - bursped.de · Alle Angaben und Informationen des IFS erfolgen nach...

Version 2.2

Dezember 2017

Alle Angaben und Informationen des IFS erfolgen nach bestem Wissen und Gewissen.IFS übernimmt jedoch keine Haftung für fehlende Informationen in seinen Publikationen.Dies gilt insbesondere für dieses Dokument.

Standardeigner des vorliegenden Dokumentes ist:

IFS Management GmbHAm Weidendamm 1A10117 BerlinDeutschland

Geschäftsführer: StephanTrompAG Charlottenburg HRB 136333 BVAT-N°: DE278799213

Konto: Berliner SparkasseBLZ: 10050000Kontonummer: 190029765IBAN: DE96100500000190029765BIC-/Swift-Code: BE LA DE BE

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Die englischeVersion ist das originale Referenzdokument.

Der IFS Logist ics ist im Internet erhält lich unter:www.ifs-certiƂcation.com

oder per Post , Fax und E-mail zu bestellen unter:IFS Management GmbHAm Weidendamm 1A10117 BerlinDeutschland

Tel.: +49-(0)30-726250-74Fax: +49-(0)30-726250-79E-Mail: info@ifs-certiƂcation.com

IFS Logist ics

Standard zur Beurteilung logistischer Dienstleistungen

hinsichtlich der Produktqualität und -sicherheit

Version 2.2Dezember 2017

© IFS, Dezember 2017

Internat ional Featured Standards · IFS Logist ics ·Version 2.2 3

DANKSAGUNGEN

Der IFS bedankt sich bei allen Teilnehmern, die sich an der internationa-len Befragung zum IFS im Jahr 2009 beteiligt haben. Anhand dieserBefragung wurde die neue Version des IFS Logistics-Standards entwi-ckelt und verbessert. Ihre Beteiligung und Ihre Meinung waren für denIFS eine große Hilfe. Vielen Dank für die Zeit, die Sie sich für die Befra-gung genommen haben. Der IFS dankt den Mitgliedern des IFS Inter-national Technical Committee und den Arbeitsgruppen in Frankreich,Deutschland, Italien, Spanien und den USA.

Der Standardeigner dankt dem italienischen EinzelhandelsverbandFederdistribuzione sowie der Associazione Nazionale Cooperative Con-sumatori (ANCC) und der Associazione Nazionale Cooperative tra Detta-glianti (ANCD), die sich dem IFS angeschlossen haben, für ihr Engage-ment und ihre Beteiligung an der Entwicklung des IFS LogisticsVersion 2.

Mitglieder des IFS Internat ional Technical Committee

Andrea Artoni Conad Soc. Coop., ItalienFayçal Bellatif EuroƂns certiƂcation, FrankreichSébastien Bian Groupe Casino, FrankreichSabrina Bianchini DNV GL Business Assurance Italia S.r.l., ItalienCristina Díez Palacios Alimentación, SpanienAndreas Doerr Coop Genossenschaft, SchweizJürgen Eichmann Kauƃand Warenhandel GmbH & Co. KG, DeutschlandFrank Ferko Consultant (ehemals im Auftrag von US Foods), USAMassimo Ghezzi Carrefour Italia – GS SPA (im Auftrag von Federdistribuzione),

ItalienCécile Gillard-Kaplan Groupe Carrefour, FrankreichAlmudena Hernández AENOR, SpanienLuc Horemans Scamark, FrankreichProf. Dr. Horst Lang Globus SB-Warenhaus Holding GmbH & Co.KG, DeutschlandMaria Lopezde Montenegro DIA, SpanienAline Maysse Europe snacks, im Auftrag von FEEF (Fédération des Entreprises

et Entrepreneurs de rance), FrankreichJoachim Mehnert DQS CFS GmbH, DeutschlandDr. Angela Moritz REWE Group, DeutschlandAlberto Peiró Mercadona, SpanienUte Pieper METRO AG, DeutschlandDr. Juergen Sommer Freiberger Lebensmittel GmbH & Co. KG, DeutschlandGabriele Speri A.I.A. SPA, ItalienStephenThome Dawn Food Products, USALuciaTortoreto Coop Italia società cooperativa, ItalienBert Urlings Vion Food Group, NiederlandeKarin Voss EDEKA ZENTRALEAG & Co. KG, Deutschland

Der IFS bedankt sich weiterhin bei den folgenden Personen fürIhre Unterstützung bei der Überarbeitung des Standards:

Marcella Baur QS Qualität und Sicherheit GmbHKaren Baethke Edeka Handelsgesellschaft Rhein-Ruhr mbHOliver Baumgarten Penny-Markt GmbHDaniel Bentrup Kraftverkehr Nagel GmbH & Co. KGLutz Böhme METRO LOGISTICS Germany GmbHTorsten Grün Transthermos GmbH

geändert

hinzugefügt


4 Internat ional Featured Standards · IFS Logist ics ·Version 2.2

Ralph Marggraf EDEKA Minden-Hannover St iftung & Co. KGUwe Mehmel Uwe Mehmel Unternehmensberatung (ehemals im Auftrag von

Dachser GmbH & Co. KG)Jan Peilnsteiner VDKL-Verband Deutscher Kühlhäuser und Kühllogistikunter-

nehmen e.V.Florian-Fritz Preuß Quant Qualitätssicherung GmbHHendrik Reinelt Nagel-Group | Kraftverkehr Nagel GmbH & Co. KGJürgen Schwarz PrüƂnst itut LACON GmbHKevin Swoffer KPS Resources Ltd., United Kingdom

IFSTeam

Helga Barrios Senior Technical Project ManagerChryssa Dimitriadis Technical Project ManagerJulia Deroche Project Manager IFS AcademyJulia Füllenbach Technical Project ManagerPius Gasser Representative North AmericaAnne Kathrin Gönner Project Manager Communications/MarketingDaniela Gröting Senior Quality Assurance ManagerEric Hinzpeter Technical Project ManagerDr. Helga Hippe Director Quality Assurance MangementSeon Kim Shop ManagerChristin Kluge Senior Quality Assurance ManagerMarek Marzec Business Consultant Central /Eastern EuropeBritta Müller-Wahl Director Auditor ManagementCaroline Nowak Representative BrazilKsenia Otto Project ManagerDaniela Poblete Director IFS LATAM andTechnical Project ManagerSabine Podewski Project Manager Auditor ManagementRodrigo Quintero Senior Adviser LATAMIrmtraut Rathjensde Suster Senior Quality Assurance ManagerNevin Rühle Director Market DevelopmentStefanie Sattler Operative ManagerNadja Schmidt Project ManagerIlona Schrecker Senior Quality Assurance ManagerBruno Séchet Technical DirectorSandra Schulte Senior Technical Project ManagerBeatrizTorres Carrió Senior Quality Assurance ManagerStephan Tromp Managing DirectorSerenaVenturi Senior Technical Project ManagerNicole Zilat OfƂce Manager

Im Rahmen der Entw icklung dieses Standards (Version 2)wurden Testaudits durchgeführt .Wir bedanken uns bei denfolgenden Unternehmen für ihre Bereitschaft , die Anwendungdes Standards zu testen:

– ConAgra Foods, USA– DACHSER GmbH & Co. KG – Food Logistics, Deutschland– Freddeuropa, Italien– HPTherkelsen, Dänemark– Kraftverkehr Nagel GmbH & Co. KG, Deutschland– KUEHNE + NAGEL, Frankreich– Spedition Heidelmann, Deutschland– Sysco Corporation, USA– TCG Glesien GmbH, Deutschland– US Foods, USA

hinzugefügt

geändert



Inhal t

Teil 1: Auditbericht

1 Geschicht liche Entw icklung der Internat ional FeaturedStandards und des IFS Logist ics-Standards. . . . . . . . . . . . . . . 11

2 Einleitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

2.1 Ziele und Inhalt des Auditprotokolls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

2.2 Außerplanmäßige Information, die zertiƂzierteUnternehmen der ZertiƂzierungsstelle geben müssen . . . . . 14

2.3 Allgemeine Anforderungen an das Qualitätsmanagement-und Produktsicherheitssystem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

3 Auditarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

3.1 Erstaudit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

3.2 Ergänzungsaudit (Follow-Up-Audit). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

3.3 Überwachungsaudit (zur Erneuerung der ZertiƂzierung) . . . 16

3.4 Erweiterungsaudit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

4 Zert iƂzierungsbereich des Audits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

5 Das Zert iƂzierungsverfahren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

5.1 Vorbereitung auf eine Auditierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

5.2 Auswahl der ZertiƂzierungsstelle und vertraglicheVereinbarungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

5.3 Berechnung der Auditdauer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

5.4 Erstellung eines Auditplanes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

5.5 Bewertung der Anforderungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255.5.1 Bewertung einer Anforderung als Abweichung . . . . . . . . . . . . 255.5.2 Bewertung einer Anforderung als Nichtkonformität . . . . . . . 265.5.2.1 Major Nichtkonformität . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265.5.2.2 KO (Knock Out) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265.5.3 Bewertung einer Anforderung mit N/A (nicht anwendbar) . 27

5.6 Festlegung der Auditfrequenz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

5.7 Auditbericht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285.7.1 Struktur des Auditberichtes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285.7.2 Die verschiedenen Stufen der Erstellung eines

Auditberichtes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295.7.2.1 Erstellen des vorläuƂgen Auditberichtes und Entwurf

des Maßnahmenplanes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295.7.2.2 Erstellung des Maßnahmenplanes durch das auditierte

Unternehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30



5.7.2.3 Prüfung des Maßnahmenplanes durch den Auditor . . . . . . . 315.7.3 Weitere Regeln bezüglich des Auditberichtes. . . . . . . . . . . . . . 315.7.3.1 Verknüpfung von zwei aufeinander folgenden

Auditberichten (Erstaudit und Überwachungsaudits) . . . . . . 315.7.3.2 Übersetzung des Auditberichtes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

5.8 Bewertungen und Bedingungen für die Erstellungdes Auditberichtes und des ZertiƂkates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

5.8.1 Weiterer Ablauf des Auditverfahrens (Bericht, ZertiƂkat,Einstellen ins Internet) für den Fall, dass eine odermehrere KO-Anforderungen mit D bewertet wurden(siehe auch Anlage 3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

5.8.2 Weiterer Ablauf des Auditverfahrens (Bericht, ZertiƂkat,Einstellen ins Internet) für den Fall, dass eine odermehrere Major-Nichtkonformitäten festgestellt wurden(siehe auch Anlage 3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

5.8.3 Besondere Anforderungen an das Auditverfahrenbei einem Endergebnis unter 75%. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

5.8.4 Besondere Anforderungen an das Auditverfahrenbei Unternehmen mit mehreren Standorten. . . . . . . . . . . . . . . 36

6 Zert iƂkatsausstellung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

6.1 Fristen zur ZertiƂkatausstellung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

6.2 ZertiƂzierungszyklus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

6.3 Bedingungen, die zur Widerrufung des ZertiƂkates führen . 39

7 Verteilung und Aufbewahrung des Auditberichtes . . . . . . . . . 39

8 Weitergehende Maßnahmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

9 Beschwerde- und Einspruchsverfahren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

10 Eigentum und Nutzung des IFS Logist ics-Logos . . . . . . . . . . 41

11 Überprüfung des Standards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

12 IFS Integrity Program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

12.1 Beschwerdemanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

12.2 Risikobasierter Ansatz und Überwachung durch dieIFS-Qualitätssicherung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

12.3 Sanktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

ANLAGE 1Abgrenzung der Anwendungsbereiche der verschiedenenIFS-Standards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

ANLAGE 2ZertiƂzierungsverfahren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

ANLAGE 3Fließdiagramm zum Umgang mit KO-Anforderungen, die mit Dbewertet wurden, und Major-Nichtkonformitäten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

ANLAGE 4Produktscopes und Produktgruppen, die im UnternehmensproƂldes Auditberichtes speziƂziert werden müssen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

geändert



Teil 2: Liste der Auditanforderungen

1 Unternehmensverantwortung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

1.1 Unternehmenspolitik und -ziele/ Unternehmensleitlinien . . 55

1.2 Unternehmensstruktur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

1.3 Kundenorientierung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

1.4 Überprüfung durch die Unternehmensleitung. . . . . . . . . . . . . 56

2 Qualitäts- und Produktsicherheitsmanagementsystem . . . . 57

2.1 Risikomanagement/Produktsicherheit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

2.2 Zusammenstellung des Risikomanagement-/HACCP-Teams 58

2.3 Gefahrenstudie/HACCP-System. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

2.4 Anforderungen an die Dokumentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

2.5 Lenkung von Aufzeichnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

3 Ressourcenmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

3.1 Personalschulung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

3.2 Personalhygiene . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

3.3 Sanitäreinrichtungen, Anlagen zur persönlichen Hygieneund Sozialeinrichtungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

4 Leistungserbringung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

4.1 Allgemeine Anforderungen für Lagerung und Transport . . . 624.1.1 Vertragsprüfung und Kommunikation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 624.1.2 Beschaffung/Lieferanten und Dienstleister . . . . . . . . . . . . . . . . 634.1.3 Besondere Handhabungsvorschriften. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 634.1.4 Rückverfolgbarkeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 634.1.5 Wartung und Reparatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 644.1.6 Klimatisierung/Kühlung/Wasser & Eis und Druckluft . . . . . . 644.1.7 Spezielle Anforderungen an Gefrier- und Auftau-

prozesse. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 654.1.8 Reinigung und Desinfektion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

4.2 Lagerung und Umschlag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 674.2.1 Bauliche Anforderungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 674.2.2 Ausrüstung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 684.2.3 Schädlingsüberwachung/Schädlingsbekämpfung . . . . . . . . . 684.2.4 Wareneingang, -ausgang und Lagerhaltung. . . . . . . . . . . . . . . 694.2.5 Entsorgungssystem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 704.2.6 Lager-Dienstleister . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

4.3 Transport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 704.3.1 Spezielle Anforderungen Transport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 704.3.2 Transport-Dienstleister . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

5 Messungen, Analysen,Verbesserungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

5.1 Interne Audits. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

5.2 Betriebsbegehungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

5.3 Kalibrierung, Justierung und Prüfung von Mess- undÜberwachungsgeräten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

hinzugefügt



5.4 Umgang mit Beanstandungen und Reklamationen . . . . . . . . 73

5.5 Umgang mit Nichtkonformitäten und nichtkonformenProdukten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

5.6 Rückruf und Rücknahme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

5.7 Krisen- und Notfallmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

5.8 Korrekturmaßnahmen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

6 Food/ Produktschutzplan und externe Kontrollen . . . . . . . . . 75

6.1 Sicherheitsbewertung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

6.2 Standortsicherheit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

6.3 Personal- und Besuchersicherheit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

6.4 Externe Kontrollen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

ANLAGE 1Glossar/DeƂnitionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

ANLAGE 2Pƃichtfelder, die vom Auditor ausgefüllt werden müssen . . . . . . . . . . 85



Teil 3: Anforderungen an Akkredit ierungs-stellen, Zert iƂzierungsstellen und AuditorenIFS Akkredit ierungs- und Zert iƂzierungsverfahren

0 Einleitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

1 Anforderungen an die Akkredit ierungsstellen . . . . . . . . . . . . . 89

1.1 Allgemeine Anforderungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

1.2 Schulung für den Akkreditierungsausschuss(bzw. der kompetenten Person). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

1.3 Kompetenzen des Begutachters der Akkreditierungsstelle . 90

1.4 HäuƂgkeit der Begutachtungen von ZertiƂzierungsstellen . 90

1.5 Akkreditierung einer international tätigen ZertiƂzierungs-stelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

1.6 Bedingungen zur Wiedererlangung der Akkreditierungnach Entzug oder Aussetzung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

1.7 Übertragung der ZertiƂzierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

2 Anforderungen an Zert iƂzierungsstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

2.1 ISO/IEC 17065 Norm IFS-Akkreditierungsverfahren . . . . . . . . 92

2.2 Vertragsabschluss mit dem Standardeigner des IFS . . . . . . . 92

2.3 ZertiƂzierungsentscheidungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

2.4 Verantwortlichkeiten der ZertiƂzierungsstelle hinsichtlichder IFS-Trainer und IFS-Auditoren(einschließlich Selbstständige/Freiberuƃer) . . . . . . . . . . . . . . . 94

2.5 Spezielle Anforderungen an IFSTrainer (für IFS Foododer IFS PACsecure Auditoren) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

3 Anforderungen an IFS Logist ics Auditoren . . . . . . . . . . . . . . . . 96

3.1 Anforderungen für Logistics Auditoren, die bereitszugelassene Auditoren für IFS Food oder HPC oderPACsecure sind . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

3.2 Spezielle Anforderungen für reine Logistics Auditoren(die nicht bereits IFS Food oder IFS HPC oderIFS PACsecure zugelassen sind) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

3.3 IFS Logistics-Schulung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

3.4 Erhaltung der IFS Logistics Auditoren QualiƂkation . . . . . . . 1003.4.1 Für Auditoren, die bereits für andere IFS Produktstandards

zugelassen sind . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1003.4.2 Für „ reine“ IFS Logistics Auditoren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

3.5 Auditteam . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

3.6 Auditor in Progress . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1013.6.1 SpeziƂsche Anpassung der Auditorenzulassung für

Kandidaten, die keine ausreichende Auditerfahrungbesitzen: Das IFS Logist ics „ Auditor in Progress“ Programm 101

gelöscht

hinzugefügt


Teil 4: Berichtswesen, Software auditXpressXTM unddas IFS-Auditportal

0 Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

1 Berichtswesen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

1.1 Auditübersicht (Anlage 1) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

1.2 Auditbericht (Anlage 2). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

1.3 Maßnahmenplan (Anlage 3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

1.4 Mindestanforderungen für IFS-ZertiƂkate (Anlage 4) . . . . . . 105

2 Software auditXpressXTM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

3 Das IFS-Auditportal und die IFS-Datenbank(www.ifs-cert iƂcat ion.com) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

ANLAGE 1Auditüberblick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

ANLAGE 2Auditbericht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

ANLAGE 3Maßnahmenplan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

ANLAGE 4ZERTIFIKAT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

Teil 5: Auditprotokoll für unangekündigte Audits

0 Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

0.1 Protokoll für unangekündigte Audits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

1 Auditplanung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

1.1 Zeitrahmen für die Anmeldung zum unangekündigten Audit 121

1.2 Zeitfenster für die Durchführung des Audits. . . . . . . . . . . . . . . 122

1.3 Weitere Informationen, die vom Unternehmenan die ZertiƂzierungsstelle zu übermitteln sind . . . . . . . . . . . 123

1.4 ZertiƂzierungsbereich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

1.5 Berechnung der Auditdauer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

1.6 Auditplan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

2 Auditdurchführung vor Ort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

2.1 Start des unangekündigten Audits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

2.2 Bewertung der Standardanforderungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

3 Auditbericht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

4 Bedingungen für die Erstellung des Auditberichtesund des Zert iƂkates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

5 Zert iƂkatsausstellung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

6 Weitere Regularien des derzeit igen IFS Logist ics Standards,die auch für das Protokoll der unangekündigten Audits gelten 126

ANHANGCheckliste IFS Logistics 2.12 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

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Internat ional Featured Standards · IFS Logist ics ·Version 2.2 Teil 1 11

Teil 1: Auditbericht

1 Geschicht liche Entw icklung derInternat ional Featured Standards und desIFS Logist ics-Standards

Im Handel und in der Industrie sind Lieferantenaudits seit Jahren einfester Bestandteil der geschäftlichen Beziehungen. Bis zum Jahr 2003wurden sie von den Abteilungen für Qualitätssicherung der Einzel- undGroßhändler bzw. der Systemgastronomie durchgeführt. Die ständigsteigenden Anforderungen von Seiten derVerbraucher, die zunehmendeGefahr von Schadenersatzansprüchen für Händler und Gastronomie-betriebe, die wachsende Zahl an gesetzlichen Vorgaben und die Globa-lisierung der Warenströme erforderten die Entwicklung eines einheit-lichen Standards zur Erfüllung von rechtlichen und kundenspeziƂschenAnforderungen in Bezug auf Prozesse und Dienstleistungen, Qualitäts-sicherung und Lebensmittelsicherheit. Es wurde nach einer Lösunggesucht, um den Zeitaufwand, der durch die Vielzahl verschiedenerAudits entsteht, für alle Beteiligten zu reduzieren.

Der Handelsverband Deutschland (HDE) und der französische VerbandFédération des Entreprises du Commerce et de la Distribution (FCD)entwickelten einen Standard zur Qualitätssicherung und Lebensmittel-sicherheit für Eigenmarken, den IFS Food. Er diente der Vereinheit-lichung der Überprüfung der Produkt- und Prozessqualität und -sicher-heit der Lieferanten. Der Standard wird gegenwärtig von der IFSManagement GmbH, einem Zusammenschluss aus FCD und HDE, ver-waltet und ist für alle Stufen der Verarbeitung von Lebensmitteln, die andie landwirtschaftliche Erzeugung anschließen, einsetzbar. Der IFSFood-Standard setzt die Vorgaben der GFSI (Global Food Safety Initia-tive) um.

Der erste Standard der IFS Standardfamilie war IFS Food, der bereits imJahr 2003 in Deutschland eingeführt wurde. Eine aktualisierte Versionwurde im Januar 2004 veröffentlicht, die durch die französischen unddeutschen Einzelhändler entwickelt wurde. In den Jahren 2005 und 2006schlossen sich die italienischen Einzelhandelsverbände der IFS Arbeits-gruppe an, so dass Verbände aus Frankreich, Deutschland und Italiensowie Einzelhändler aus der Schweiz und Österreich an der Entwicklungder Version 5 beteiligt waren.

An der Entwicklung der aktuellen Version 6 des IFS Food waren – unterMitarbeit von Einzelhändlern, Vertretern aus der Industrie, der System-gastronomie und den ZertiƂzierungsstellen aus der gesamten Welt – inerster Linie das IFS International Technical Committee und die Arbeits-gruppen aus Frankreich, Deutschland (für den gesamten deutschspra-chigen Raum), Italien, Spanien und Nordamerika beteiligt. Derzeit wirdder IFS Food Standard durch die Lebensmittelindustrie aus Österreich,


12 Teil 1 Internat ional Featured Standards · IFS Logist ics ·Version 2.2

Frankreich, Deutschland, Italien, Niederlande, Spanien, Schweiz, USAsowie Experten aus anderen europäischen Ländern, Asien und Süd-amerika entwickelt und unterstützt.

Das Ziel der meisten Einzelhändler und Produzenten ist es,Transparenzinnerhalb ihrer gesamten internationalen Lieferkette und den dazu-gehörigen logistischen Aktivitäten zu schaffen. Broker und Qualitäts-manager des Einzelhandels und der Industrie fordern zunehmendTransparenz über die Art und Weise, wie ihre Produkte in der logisti-schen Kette gehandhabt werden und haben nach einer Lösung gesucht.

Um zu verhindern, dass Logistikunternehmen mit unterschiedlichenAnforderungen überhäuft werden, haben die deutschen und französi-schen Handelsunternehmen mit Unterstützung anderer internationalerHandelshäuser 2006 den IFS Logistics Version 1 entwickelt. Die neueVersion 2 entstand in Zusammenarbeit der drei Handelsverbände ausFrankreich, Deutschland, Italien und der nordamerikanischen IFS-Arbeitsgruppe.

Der Standard ist für alle Transportarten anwendbar: Lastwagen, Zug,Schiff, Flugzeug sowie andere temperaturgeführte Transporte oderTransporte unter Umgebungsbedingungen. Der Anwendungsbereichdes IFS Logistics-Standards beinhaltet Lebensmittel und Non-Food-Produkte, und umfasst alle logistischen Aktivitäten wie Beladung,Trans-port, Entladung, Lagerung, Handhabung und weitere Verteilung.

Ebenso wie die anderen IFS-Standards verfolgt der IFS Logistics fol-gende grundlegende Ziele:

– Einführung eines gemeinsamen Standards mit einem einheitli-chen Bewertungssystem,

– Zusammenarbeit mit akkreditierten ZertiƂzierungsstellen undqualiƂzierten, für IFS-Audits zugelassene Auditoren,

– Sicherstellung von Vergleichbarkeit und Transparenz innerhalbder gesamten Lieferkette,

– Kosten- und Zeitersparnis (sowohl bei Lieferanten als auchbeim Handel).

Der IFS Logistics Version 2 wurde überarbeitet, um folgenden weiterenZielen zu genügen:

– Überprüfung der Anforderungen auf Verständlichkeit,

– Anpassung des Standards an die gültige Gesetzeslage,

– Einarbeitung des Erratums,

– Einbezug der IFS Doktrin,

– Bessere Verständlichkeit des Auditprotokolls,

– SpeziƂzierung der Anwendbarkeit für die logistische Hand-habung von unverpackten Lebensmitteln (z.B. Brot in Körben,Schlachtkörper) und Non-Food Produkte,



– Einbezug speziƂscher Anforderungen für dasTiefgefrieren undAuftauen als Service,

– Aktualisierung des Standards in Übereinstimmung mit derneuen Version des GFSI Guidance und dem Benchmark Ver-fahren für „ storage and distribution“ Standards.

Die neueVersion 2.1 des IFS Logistics Standards tritt t rat am 1. Septem-ber 2014 in Kraft. Danach werden wurden nur noch IFS LogisticsVersion2.1 Audits durchgeführt und akzeptiert.

Die aktuelle Version des IFS Logist ics 2.2, Dezember 2017, ist eine kon-solidierteVersion des IFS Logist icsVersion 2.1, in der notwendigeÄnde-rungen berücksicht ig wurden. Diese aktualisierteVersion des Standardsist mit ihren dazugehörigen, in diesem Standard verw iesenen, normat i-ven Dokumenten ab dem 1. März 2018 anwendbar. Ab dem 1. Juni 2018werden ausschließlich Audits der Version 2.2 des IFS Logist ics Stan-dards akzept iert .

Der IFS Logistics-Standard gehört, ebenso wie eine Reihe weiterer Stan-dards, zur Dachmarke IFS (International Featured Standards).

2 Einleitung

2.1 Ziele und Inhalt des Auditprotokolls

Das vorliegende Auditprotokoll beschreibt die speziƂschen Anforderun-gen an die mit der Durchführung des IFS Logistics-Audits befasstenOrganisationen.

Ziel des Auditprotokolls ist die Festlegung von Kriterien, nach denenZertiƂzierungsstellen angekündigte IFS-Audits unter Berücksichtigungder Akkreditierungsnorm ISO/IEC 17065 durchführen. Für unangekün-digte Audits lesen Sie bitteTeil 5 dieses Standards.

Weiterhin werden die zu beachtenden Verfahren für die zu auditieren-den Unternehmen beschrieben und die grundlegenden Prinzipien fürdie Auditierung verdeutlicht. IFS Logistics-Audits können nur von Zer-tiƂzierungsstellen durchgeführt werden, die gemäß ISO/IEC 17065akkreditiert sind. Nur ZertiƂzierungsstellen, die einen Vertrag mit demStandardeigner unterzeichnet haben, dürfen IFS-ZertiƂkate ausstellen.Die Anforderungen des IFS an die ZertiƂzierungsstellen sind in Teil 3dieses Dokumentes beschrieben.

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2.2 Außerplanmäßige Informat ion, die zert iƂzierteUnternehmen der Zert iƂzierungsstelle gebenmüssen

Gemäß ISO/IEC 17065 muss Das Unternehmen muss für den Fall, dassdie Dienstleistungen/Produkte nicht länger den Anforderungen des Zer-tiƂzierungssystems entsprechen, die Veränderungen bzw. entsprechen-den Informationen an die zuständige ZertiƂzierungsstelle weitergeben(z.B. Rückruf, Produktwarnung usw.). Die Informationsfrist beträgt 3Arbeitstage.

2.3 Allgemeine Anforderungen an das Qualitäts-management- und Produktsicherheitssystem

Im Rahmen der Auditierung nach dem IFS Logistics-Standard überprüftder Auditor, ob die verschiedenen Bestandteile des Qualitätsmanage-ment- und Produktsicherheitssystems des Unternehmens dokumen-tiert, umgesetzt, eingehalten und laufend verbessert werden. Dabeiwerden die folgenden Themen vom Auditor geprüft:

– Organisationsstruktur in Bezug auf Verantwortlichkeiten, Wei-sungsbefugnis, QualiƂkation und Arbeitsplatzbeschreibung,

– dokumentierte Verfahren und Anweisungen zu deren Umset-zung,

– Inspektion und Überprüfung: besondere Anforderungen undfestgelegte Akzeptanz-/Toleranzkriterien,

– Maßnahmen im Fall von Nichtkonformität,

– Untersuchung der Ursachen für die Nichtkonformität undUmsetzung von Korrekturmaßnahmen,

– Analyse der Konformität zu Qualitäts- und Produktsicherheits-daten und Überprüfung der praktischen Umsetzung,

– Umgang,Aufbewahrung und Zugriff auf Qualitäts- und Produkt-sicherheitsaufzeichnungen, z.B. Rückverfolgbarkeitsdaten, Len-kung der Dokumente.

Alle Abläufe und Verfahren sind eindeutig, klar und unmissverständlich.Die verantwortlichen Mitarbeiter verstehen die Grundzüge des Quali-tätsmanagement- und Produktsicherheitssystems.

Das Qualitätsmanagement- und Produktsicherheitssystem beruht auffolgender Methodik:

– IdentiƂzierung der für das Qualitätsmanagement- und Produkt-sicherheitssystem erforderlichen Verfahren,

– Festlegung der Reihenfolge und Zusammenwirken dieser Ver-fahren,

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– Festlegung der zur Anwendung und Überwachung dieser Ver-fahren notwendigen Kriterien und Methoden,

– Sicherstellung der Verfügbarkeit der für die Anwendung undÜberwachung dieser Verfahren notwendigen Informationen,

– Messung, Überwachung und Analyse dieser Verfahren sowiedie Einführung notwendiger Maßnahmen zum Erreichen dergeplanten Ergebnisse und zur dauerhaften Verbesserung.

– Verfahren zur VeriƂzierung des Produktsicherheitsmanage-mentsystems, um zu bestät igen, dass das System weiterhineffekt iv ist .

3 Auditarten

3.1 Erstaudit

Ein Erstaudit ist die erstmalige Auditierung eines Unternehmens nachdem IFS Logistics-Standard. Dieses wird zu einem gemeinsam zwischenUnternehmen und ausgewählter ZertiƂzierungsstelle festgelegten Zeit-punkt durchgeführt. Während dieses Audits wird das gesamte Unter-nehmen sowohl im Hinblick auf seine Dokumentation als auch auf dieProzesse selbst begutachtet. Während des Audits werden alle Anforde-rungen des IFS Logistics-Standards vom Auditor überprüft. Für den Fall,dass ein Unternehmen ein Voraudit durchführt, wird für das folgendeErstaudit ein anderer Auditor eingesetzt.

3.2 Ergänzungsaudit (Follow -Up-Audit )

Ein Ergänzungsaudit w ird dann notwendig, wenn das Ergebnis desAudits (Erstaudit oder Überwachungsaudit) die Ausstellung eines Zerti-Ƃkates nicht rechtfertigt (siehe hierzu GraƂk Nr. 6). Im Rahmen desErgänzungsaudits überprüft der Auditor schwerpunktmäßig die Umset-zung der Maßnahmen zur Beseitigung der beim vorangegangenenAudit festgestellten Major-Nichtkonformität. Das Ergänzungsaudit istinnerhalb von sechs Monaten nach dem vorangegangen Audit durchzu-führen. Grundsätzlich muss der Auditor, der die Major-Nichtkonformitätfestgestellt hat, auch das Ergänzungsaudit durchführen.

Sofern sich die festgestellte Major-Nichtkonformität auf einen (oder meh-rere) Fehler bei logistischen Aktivitäten bezieht, ist das Ergänzungsauditfrühestens sechsWochen und spätestens sechs Monate nach dem voran-gegangenen Audit durchzuführen. Für andere Fehlerarten (z. B. Dokumen-tation) legt die ZertiƂzierungsstelle denTermin des Ergänzungsaudits fest.

Wird das Ergänzungsaudit nicht innerhalb von sechs Monaten durchge-führt, ist ein vollständig neues Erstaudit erforderlich.

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Sofern sich das Unternehmen dazu entscheidet anstatt eines Ergän-zungsaudits ein komplett neues Audit durchzuführen, soll das neueAudit nicht eher als 6Wochen nach dem Audit, in dem die Major-Nicht-konformität vergeben wurde, angesetzt werden.

Falls im Rahmen des Ergänzungsaudits festgestellt w ird, dass eineAnforderung weiterhin nicht erfüllt w ird, ist automatisch ein komplettneues Audit notwendig, welches nicht eher als 6 Wochen nach demErgänzungsaudit angesetzt werden soll. Die Behebung von Major-Nicht-konformitäten wird immer durch den Auditor im Rahmen einesVor-Ort-Besuchs veriƂziert.

3.3 Überwachungsaudit (zur Erneuerung derZert iƂzierung)

Überwachungsaudits sind Audits, die nach dem Erstaudit stattƂnden.Die entsprechende Frist innerhalb derer ein Überwachungsaudit durch-geführt werden muss, wird auf dem ZertiƂkat angegeben. Ein Über-wachungsaudit ist ein vollständiges und gründliches Audit des Unter-nehmens, wobei am Ende ein neues ZertiƂkat ausgegeben wird.Während desAudits werden alle Anforderungen des IFS-Standards vomAuditor überprüft. BesonderesAugenmerk liegt dabei auf den im voran-gegangenen Auditbericht festgestellten Abweichungen und Nichtkon-formitäten sowie auf der Wirksamkeit und Umsetzung der Korrektur-und Vorbeugemaßnahmen, die im Maßnahmenplan des auditiertenUnternehmens festgelegt wurden.

Anmerkung: Die Maßnahmenpläne aus dem vorangegangenen Auditwerden immer vom Auditor überprüft, selbst wenn das vorangegan-geneAudit vor mehr als einem Jahr durchgeführt wurde. Daher müssendie zu auditierenden Unternehmen ihre ZertiƂzierungsstelle darüberinformieren, wenn sie bereits in der Vergangenheit nach IFS zertiƂziertworden sind.

Der Termin für das Überwachungsaudit w ird ab dem Datum des Erst-audits berechnet und nicht ab dem Datum der ZertiƂkatausstellung. DasÜberwachungsaudit kann frühestens acht Wochen vor und bis spätes-tens zwei Wochen nach diesem Termin angesetzt werden (siehe auchAbschnitt 6.2). Für die Aktualisierung der ZertiƂzierung ist jedes Unter-nehmen selbst verantwortlich. Jedes bereits nach IFS zertiƂzierte Unter-nehmen erhält drei Monate vor Ablauf der ZertiƂzierung über das IFS-Online-Auditportal eine Erinnerungsmail.

Die ZertiƂzierungsstellen kontaktieren die Unternehmen im Voraus zurVereinbarung eines neuen Audittermins.

Generell muss das voraussichtliche Datum für jedes Audit in der Ter-minkalenderfunktion des IFS-Auditportals eingetragen werden, undzwar spätestens zweiWochen (14 Kalendertage) vor Fälligkeit desAudits(es ist möglich, diesen Termin kurzfristig zu ändern).



3.4 Erweiterungsaudit

Wenn zwischen zwei ZertiƂzierungsaudits neue Produkte/Dienstleistun-gen, die sich von dem aktuellen ZertiƂzierungsbereich des Unternehmensunterscheiden, zu den logistischen Dienstleistungen hinzukommen,muss das zertiƂzierte Unternehmen umgehend die ZertiƂzierungsstelledarüber informieren. Diese entscheidet anhand einer Risikobewertung,ob ein Erweiterungsaudit erforderlich ist, oder nicht. Die Ergebnissedieser Risikobewertung, die auf den jeweiligen Risiken der Produktsi-cherheit beruhen, müssen dokumentiert werden.

Entscheidet die ZertiƂzierungsstelle, dass die neuen Produkte und/oderDienstleistungen in den ZertiƂzierungsbereich mit aufgenommen wer-den müssen, so muss der ZertiƂzierungsbereich auf dem ZertiƂkat aktu-alisiert werden. Ein bereits nach IFS Logistics zertiƂziertes Unternehmenmuss dafür kein vollständig neues Audit durchführen lassen, jedoch einErweiterungsaudit vor Ort, innerhalb der Gültigkeit des aktuellen Zerti-Ƃkats, organisieren.

Die ZertiƂzierungsstelle ist für die Festlegung der zu prüfenden Anfor-derungen und der entsprechenden Auditdauer verantwortlich. DerBericht des Erweiterungsaudits wird dem aktuellen Auditbericht alsAnlage beigefügt. Die Bedingungen zum Bestehen eines Erweiterungs-audits (relatives Ergebnis ≥75%) entsprechen denen eines normalenAudits, konzentrieren sich jedoch nur auf die speziellen Anforderungen,die auditiert wurden. Die Bewertung des Originalaudits verändert sichdadurch nicht.

Wenn das Erweiterungsaudit bestanden wurde, wird das ZertiƂkat umden neuen Bereich ergänzt und ins Auditportal eingestellt.

Das aktualisierte ZertiƂkat behält dasselbe ZertiƂkatgültigkeitsdatumwie das bereits bestehende ZertiƂkat.

Falls während eines Erweiterungsaudits eine Major- oder KO (Knock-Out)-Nichtkonformität festgestellt wurde, wird das gesamte Audit alsnicht bestanden eingestuft und das aktuelle ZertiƂkat, w ie in Abschnitt5.8.1 und 5.8.2 beschrieben, außer Kraft gesetzt.

4 Zert iƂzierungsbereich des Audits

IFS Logistics ist ein Standard zur Auditierung von Unternehmen, dielogistische Aktivitäten mit Lebensmitteln und Non-Food-Produktendurchführen, wie Transport, Lagerung, Vertrieb, Beladung und Entla-dung, etc. Der Standard ist für alleTransportarten anwendbar: Lieferungper Straße, Bahn, Schiff oder Flugzeug; gefrorene, gekühlte Produkteoder Produkte, die unter Umgebungsbedingungen gehandhabt werden(verschiedener Aggregatzustände: ƃüssig, fest oder gasförmig).



Der Standard ist zudem anwendbar für Dienstleister, welche Tiefge-frieren und Auftauen oder einfache Reifungsprozesse durchführen so-wie Logistikunternehmen, die Dienstleister für ihreTransport- und/oderLageraktivitäten einsetzen.

Lebensmittel und Non-Food Produkte sind im Anhang 4,Teil 1 deƂniert.

Produkte, die vom ZertiƂzierungsbereich des IFS Logistics Standardsausgeschlossen sind, sind ebenfalls im Anhang 4 beschrieben.

IFS Logistics kann nicht für folgende Aktivitäten angewendet werden:

– Verarbeitung von Lebensmitteln oder Non-Food-Produkten (mitAusnahme von Tiefgefrieren und Auftauen als Dienstleistung;siehe Anlage 1, Teil 1),

– Import, Handel von Waren (Büros, z.B. typische Broker mit Ein-kaufsaktivitäten),

– Transport lebender Tiere.

Anlage 1, Teil 1 gibt eine Übersicht zur Abgrenzung der ZertiƂzierungs-bereiche von IFS Logistics und anderen IFS-Standards (Food, Broker,Cash & Carry/Wholesale und HPC und PACsecure ).

Die folgenden ZertiƂzierungsbereiche sind für IFS Logistics-Audits deƂ-niert:

1 Lagerung

a Food Produkte

b Non-Food Produkte

2 Transport

a Food Produkte

b Non-Food Produkte

Der ZertiƂzierungsbereich des Audits wird zwischen dem Unternehmenund der ZertiƂzierungsstelle im Vorfeld der Auditierung deƂniert und ver-einbart. Der ZertiƂzierungsbereich wird im Vertrag zwischen dem Unter-nehmen und der ZertiƂzierungsstelle unmissverständlich festgelegt undim Bericht und auf dem ZertiƂkat entsprechend wiedergegeben.

Anmerkung: Der ZertiƂzierungsbereich beschreibt sowohl die logisti-schen Aktivitäten des Unternehmens (z.B.Transport, inkl. Art desTrans-portes; Lagerung) als auch die gehandhabte/n Produktgruppe/n (Food,Non-Food) sowie die Handhabungsbedingungen (z.B. gekühlt, gefro-ren, Umgebungstemperatur).

Dies sind die minimalen Erläuterungen zum ZertiƂzierungsbereich, wel-che auf dem IFS Logistics ZertiƂkat speziƂziert werden sollen.

Weiterführende Angaben (z.B. die Art der Lebensmittel /Non-Food Pro-dukte):

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– Müssen im UnternehmensproƂl des Auditberichtes beschrie-ben werden,

– Können auf dem IFS ZertiƂkat beschrieben werden, basierendauf den Beschreibungen der Produktgruppen in Anhang 4,Teil 1

Der Zeitpunkt zur Durchführung des Audits wird so gewählt, dass allelogistischen Aktivitäten, wie im Bericht und auf dem ZertiƂkat darge-stellt, effektiv bewertet werden können.

Falls zwischen zwei ZertiƂzierungsaudits andere logistische Aktivitätenals die im ZertiƂzierungsbereich des aktuellen IFS-Audits aufgeführtendurchgeführt oder gehandhabt werden, muss das Unternehmen dieZertiƂzierungsstelle sofort davon in Kenntnis setzen. Diese wird dannanhand einer Risikobewertung feststellen, ob ein Erweiterungsauditdurchgeführt werden muss (siehe auch Abschnitt 3.4).

Das Audit gilt nur für den Standort, an dem alle logistischen ProzessestattƂnden. Sollte aufgrund dezentraler Organisationsstrukturen dasAudit an einem bestimmten Standort keinen vollständigen Einblick indie Verfahren des auditierten Unternehmens gestatten, sind auch alleweiteren, diesbezüglich relevanten Standorte in das Audit mit einzube-ziehen. Alle Einzelheiten sind im UnternehmensproƂl des Auditberich-tes festzuhalten.

Der ZertiƂzierungsbereich umfasst alle Tätigkeiten des Unternehmens.Zu Beginn des Audits und nach einer ersten Risikobewertung wird derZertiƂzierungsbereich überprüft und gemeinsam festgelegt. Darüberhinaus kann der ZertiƂzierungsbereich aufgrund der Risikobewertungverändert werden (z.B. wenn es zu einer Beeinträchtigung des betref-fenden ZertiƂzierungsbereiches durch weitere Aktivitäten kommt).

Falls ein Unternehmen, unter bestimmten Umständen, bestimmte logis-tische Aktivitäten oder Produktgruppen von der Auditierung ausschlie-ßen will, ist dies eindeutig im Auditbericht und auf dem IFS-ZertiƂkatanzugeben.

Kombinierte ZertiƂzierung IFS Logistics/IFS BrokerFührt ein Logistikunternehmen zusätzlich Broker Aktivitäten durch (z.B.Import, Handel von Waren) und möchte diese zertiƂzieren lassen, kanndie IFS Logistics ZertiƂzierung nicht alleine angewendet werden und esmuss ein kombiniertes Audit für IFS Logistics und IFS Broker durchge-führt werden. Das IFS Logistics ZertiƂkat muss dabei Folgendes speziƂ-zieren: „ Das Unternehmen führt zudem Broker Aktivitäten durch, dienach IFS Broker zertiƂziert sind“.

Wird keine kombinierte ZertiƂzierung durchgeführt, obwohl Broker-tätigkeiten vorhanden sind, oder das Logistikunternehmen die Broker-tätigkeiten nicht in den ZertiƂzierungsbereich der IFS ZertiƂzierung mitaufnehmen möchte, müssen diese Tätigkeiten vom ZertiƂkat ausge-schlossen werden und das IFS Logistics ZertiƂkat muss Folgendes spe-ziƂzieren: „ Das Unternehmen führt zudem Broker Aktivitäten durch, dienicht nach IFS Broker zertiƂziert sind“.



Wenn die Anforderungen beider Checklisten erfüllt wurden, werdenzwei separate Berichte geschrieben und zwei separate ZertiƂkate in dieDatenbank hochgeladen.

Audit ierung von mehreren Standorten mit zent raler VerwaltungWenn deƂnierte Prozesse in einem Unternehmen mit mehreren Stand-orten zentral organisiert sind (z. B. Einkauf, Personalmanagement,Reklamationsmanagement), gibt es zwei Wege die IFS Logistics ZertiƂ-zierung zu verwalten:

– Sofern das Unternehmen die Voraussetzungen erfüllt, kanneine MatrixzertiƂzierung durchgeführt werden, bei der dieStandorte per Stichprobe auditiert werden. Die speziƂschenVoraussetzungen und Regelungen sind in dem Leitfaden für dieMatrixzertiƂzierung IFS Logistics zertiƂzierter Unternehmen.Dieser Leitfaden kann auf der IFSWebsite www.ifs-certiƂcation.com heruntergeladen werden.

– Erfüllt das Unternehmen dieVoraussetzungen nicht, kann keineMatrixzertiƂzierung per Stichprobe durchgeführt werden undjeder Standort w ird auditiert. In diesem Fall gilt der folgendeProzess.

Die zentraleVerwaltung – Headquarter – wird ebenfalls auditiert und dieResultate der relevanten audtitierten Anforderungen werden bei in denAuditberichten aller Standorte berücksichtigt.

Jeder Standort wird innerhalb von 12 Monaten nach der Auditierungder zentralen Verwaltung separat auditiert. Er erhält seinen eigenenAuditbericht und ein eigenes ZertiƂkat. Jeder Standort w ird im entspre-chenden Vertrag aufgeführt und unterliegt seinem eigenen Bericht undseinem eigenen ZertiƂkat. Falls am Sitz der Zentralverwaltung keinelogistischen Aktivitäten stattƂnden, kann dieser Standort nicht als unab-hängiges Unternehmen nach IFS zertiƂziert werden. Die Zeit für dieAuditierung der Zentralverwaltung wird im UnternehmensproƂl desBerichtes aufgeführt.

Die Zentrale wird immer vor den Standorten auditiert, um einen vorläu-Ƃgen Überblick zu gewinnen.

Anmerkung: Falls die Durchführung eines Audits am Sitz der zentralenVerwaltung nicht möglich ist, muss sichergestellt werden, dass wäh-rend des Audits des Standortes alle wichtigen Informationen über diezentrale Verwaltung vorliegen (z.B. sollte ein Vertreter der Zentrale amAudit der/des Standorte/s teilnehmen).



5 Das Zert iƂzierungsverfahren

5.1 Vorbereitung auf eine Audit ierung

Vor der Auditierung hat sich das Unternehmen gründlich mit dem IFSLogistics-Standard zu befassen, sowie falls vorhanden, IFS Doktrin undErratum. Am Tag des Audits muss die aktuelle Version des Standardsvor Ort verfügbar sein. Für dasVorliegen der aktuellen Version des Stan-dards ist das Unternehmen selbst verantwortlich. Zur Vorbereitung aufein Erstaudit kann das zu auditierende Unternehmen einVoraudit durch-führen lassen, das allein zur internen Auswertung gedacht ist. Das Vor-audit enthält keine Empfehlungen.

Falls das Audit kein Erstaudit ist, informiert das Unternehmen die Zerti-Ƃzierungsstelle von dieser Tatsache, damit der Auditor den Maßnah-menplan des vorherigen Audits prüfen kann.

Das voraussichtliche Datum des Erst- bzw. Überwachungsaudits wirdden IFS-Geschäftsstellen über das IFS-Auditportal mitgeteilt. Dafür istdie ZertiƂzierungsstelle verantwortlich.

5.2 Auswahl der Zert iƂzierungsstelle und vert raglicheVereinbarungen

Um das IFS-Audit durchzuführen, benennt das Unternehmen eine ent-sprechende ZertiƂzierungsstelle, die zur Durchführung dieser Auditszugelassen ist. Nur zugelassene IFS-ZertiƂzierungsstellen, die gemäßISO/IEC 17065 für den Geltungsbereich des IFS Logistics akkreditiertsind und die für die Durchführung von IFS Logistics-Audits zugelasseneAuditoren haben, und die einen Vertrag mit dem IFS (sieheTeil 3) abge-schlossen haben, können IFS-Audits durchführen und entsprechendeZertiƂkate ausstellen. Eine Liste aller internationalen zugelassenen IFS-ZertiƂzierungsstellen kann, nach Ländern geordnet, im Internet unterwww.ifs-certiƂcation.com eingesehen werden.

Die ZertiƂzierungsstellen verfügen über Auditoren, die für einen odermehrere Scopes qualiƂziert sind. Eine Bestätigung der Produkt-ScopesundTechnologie-Scopes, in denen die ZertiƂzierungsstelleAudits durch-führen kann, wird von der entsprechenden ZertiƂzierungsstelle zur Ver-fügung gestellt.

IFS-Logistics Audits können nur dann von einem Auditteam durchge-führt werden, wenn alle Mitglieder des Auditteams zugelassene IFS-Auditoren sind.Weitere Anforderungen an Auditteams sind in Teil 3 desStandards im Kapitel 3.5 näher beschrieben.

Ein Auditor darf nicht mehr als drei Mal in Folge die gleiche Betriebs-stätte eines Unternehmens begutachten (egal, in welchen Zeitabstän-den). Die Regeln für Auditteams sind ebenfalls in Teil 3, Kapitel 3.5 fest-gelegt.



Zwischen dem Unternehmen und der ZertiƂzierungsstelle wird ein Ver-trag geschlossen, der den ZertiƂzierungsbereich, die Auditdauer sowiedie Berichtsanforderungen umfasst. Der Vertrag beinhaltet auch einenHinweis auf das Integrity Program (siehe Kapitel 12) mit der Möglichkeitvon Audits vor Ort, die durch das Qualitätssicherungsmanagement derIFS-Geschäftsstelle organisiert werden.

Das IFS-Audit Ƃndet dann statt, wenn alle Aktivitäten aus dem ZertiƂzie-rungsbereich des Unternehmens bewertet werden können.

Das Audit w ird vorzugsweise in der Sprache des Unternehmens durch-geführt. Die ZertiƂzierungsstelle stellt sicher, dass ein Auditor aus-gewählt w ird, dessen Muttersprache bzw. Hauptarbeitssprache, dieSprache des Unternehmens ist. Vor der Durchführung von Audits wer-den die Sprachen, in denen ein Auditor Audits durchführen kann – ein-schließlich der Muttersprache – von den IFS-Geschäftsstellen geneh-migt (siehe auch Teil 3).

Es liegt im Verantwortungsbereich des Unternehmens sicherzustellen,dass die ausgewählte ZertiƂzierungsstelle über eine Akkreditierung fürden IFS Logistics verfügt.

5.3 Berechnung der Auditdauer

Die ZertiƂzierungsstellen haben ein angemessenes System zur Berech-nung der Mindestdauer, die für das Audits benötigt werden. Die Min-destdauer eines IFS Logistics Audits beträgt ein Tag.

Zur Festlegung der Zeit, die für ein umfassendes Audit notwendig ist,spielen einige Faktoren eine Rolle, welche in einem Vertrag zwischender ZertiƂzierungsstelle und dem Unternehmen detailliert beschriebensind.

Diese umfassen:

– räumliche Größe des Logistikstandortes,

– Art der angebotenen Dienstleistungen,

– ZertiƂzierungsbereich des Audits,

– Anzahl der betroffenen Transporteinheiten,

– Anzahl der betroffenen Lagereinheiten,

– Gesamtzahl der Personen im Unternehmen (Teilzeitarbeitneh-mer, Schichtarbeiter, Zeitarbeiter, Mitarbeiter in der Verwaltung,usw.),

– die Anzahl der Nichtkonformitäten, die in vorherigen Auditsfestgestellt wurden.

Für den Fall einer Reduzierung der Auditdauer sind die Gründe detail-liert im Auditbericht (UnternehmensproƂl) zu beschreiben.



Die Auditdauer kann, abhängig von den oben genannten Faktoren, ver-längert werden. Die oben genannten Regeln gelten für Überwachungs-audits gleichermaßen, welche als komplett neue Audits angesehenwerden müssen.

Die Mindestdauer eines Audits enthält nicht die Zeit für Auditvorberei-tung und Berichterstellung.

Zudem beträgt die Zeit zur Erstellung des Auditberichtes üblicherweise0,5Tage.

In Ausnahmesituationen ist eine Reduzierung der Auditdauer auf 6 Stun-den, ausschließlich in folgenden Fällen, möglich:

– Wenn nur eine Dienstleistung (Transport oder Lagerung) odernur eine Art der Handhabung (z.B. gekühlt /gefroren) durchge-führt w ird oder nur eine Produktgruppe gehandhabt wird.

– Im Falle der Auditierung von Unternehmen mit mehrerenStandorten und einer zentralen Verwaltung kann die Auditdauerfür den einzelnen Standort auf 0,5Tage reduziert werden, wennAnforderungen schon an dem Standort der zentralen Verwal-tung abgeprüft wurden.

– wenn nicht mehr als 50 Angestellte (inkl. Teilzeitkräfte, Schicht-arbeiter, Zeitarbeiter, Verwaltungsangestellte, etc.) am Standortsind.

Ein normaler Audittag umfasst 8 Stunden.

1/3 der Auditdauer ist mindestens in den Bereichen des Standortes zuverbringen, wo die auditierte Dienstleistung (Lagerung, Transport etc.)erbracht wird.

Anmerkung 1: Für ein Auditteam werden mindestens 2 Stunden hinzu-addiert. Diese zusätzliche Zeit w ird dem Team zugeschlagen und nichteinem einzelnen Auditor und dient allgemein der Vor- und Nachberei-tung (Besprechungen zu Beginn und am Ende des Audits, Diskussionenüber die Ergebnisse des Audits, etc.).

Siehe auch Teil 3, Kapitel 3.5 zu Auditteams.

Anmerkung 3: Für ein kombiniertes Audit IFS Broker/IFS Logisticsbeträgt die Mindest-Auditzeit 1,5Tage

5.4 Erstellung eines Auditplanes

Die ZertiƂzierungsstelle erstellt einen Auditplan. Der Auditplan ent-spricht in seinen Einzelheiten dem ZertiƂzierungsbereich und der Kom-plexität des Audits. Der Auditplan muss ƃexibel genug sein, um eineReaktion auf unvorhergesehene Ereignisse, die während des Audits vorOrt auftreten können, zuzulassen. Der Auditplan berücksichtigt auch



eine Überprüfung des Auditberichtes und des Maßnahmenplanes desvorherigen Audits unabhängig vom Datum, an dem das vorangegan-gene Audit durchgeführt wurde. Es wird ebenfalls festgehalten, welcheDienstleistungen des Unternehmens auditiert werden. Eine Auditierungdes Unternehmens kann nur zu einem Zeitpunkt stattƂnden, an demdas Unternehmen auch die entsprechenden Dienstleistungen erbringt.Vor dem Audit wird der Auditplan an das Unternehmen geschickt, umsicherzustellen, dass die verantwortlichen Personen am Tag des Auditsauch verfügbar sind.

Wird ein Auditteam eingesetzt, muss im Auditplan eindeutig vermerktsein, welcher Auditor welchen Teil des Audits durchführt.

Wird das IFS-Audit gemeinsam mit dem Audit für einen anderen Stan-dard/eine andere Norm durchgeführt, muss im Auditplan eindeutigangegeben werden, wann welcher Standard oder Teile davon auditiertwerden.

Die Auditplanung basiert auf den folgenden Schritten:

– Eröffnungsbesprechung,

– Prüfung der bestehenden Qualitäts- und Lebensmittel- bzw.Produktsicherheitssystememittels Dokumentenprüfung (HACCP/Risikomanagement, Dokumentation des Qualitätsmanage-ments),

– Betriebsbegehung und Befragung der Mitarbeiter,

– Schlussfolgerungen aus dem Audit,

– Abschlussbesprechung.

Das Unternehmen unterstützt den Auditor während des Audits undarbeitet mit ihm zusammen. Im Rahmen des Audits werden Interviewsmit Mitarbeitern aus verschiedenen Leitungsebenen geführt. Es wirdempfohlen, dass Führungskräfte des Unternehmens sowohl an derEröffnungs- als auch an der Abschlussbesprechung teilnehmen, umeventuell festgestellte Abweichungen und Nichtkonformitäten zu disku-tieren.

Es werden alle Anforderungen des IFS Logistics entsprechend derUnternehmensstruktur und -funktion von dem Auditor (den Auditoren)geprüft.

Während der Abschlussbesprechung stellt der Auditor (bei einem Audit-team der Teamleiter) alle Ergebnisse vor und bespricht die festgestell-ten Abweichungen und Nichtkonformitäten. Wie in ISO/IEC 17065 fest-gelegt, darf der Auditor vor Ort im Rahmen der Abschlussbesprechungallenfalls eine vorläuƂge Beurteilung zum Status des betreffendenUnternehmens abgeben. Die ZertiƂzierungsstelle sendet dem audi-tierten Unternehmen einen vorläuƂgen Auditbericht und einen Maß-nahmenplan zu, auf dessen Grundlage das auditierte UnternehmenKorrekturmaßnahmen für die festgestellten Abweichungen bzw. Nicht-konformitäten entwickelt.



Nach Eingang des vervollständigten Maßnahmenplanes trifft die Zerti-Ƃzierungsstelle die Entscheidung bezüglich der ZertiƂzierung und fertigtden endgültigen Auditbericht an. DieAusgabe des ZertiƂkates ist abhän-gig vom Ergebnis des Audits und der Vereinbarung eines angemesse-nen Maßnahmenplanes.

5.5 Bewertung der Anforderungen

Der Auditor bewertet Art und Bedeutung jeder Abweichung oder Nicht-konformität. Der Auditor prüft jede einzelne Anforderung aus dem IFSLogistics auf ihre Einhaltung hin. Es gibt unterschiedliche Bewertungs-stufen.

5.5.1 Bewertung einer Anforderung als Abweichung

Im IFS Logistics gibt es vier Bewertungsmöglichkeiten:

Bewertung mit:

A: Volle Übereinstimmung mit der Anforderung aus dem Standard

B: Nahezu volle Übereinstimmung mit der Anforderung aus dem Stan-dard, wobei nur eine geringfügige Abweichung festgestellt wurde

C: Es wird nur ein kleiner Teil der Anforderung umgesetzt

D: Die Anforderung des Standards wird nicht umgesetzt

Für jede Anforderung werden je nach Grad der Einhaltung die nachfol-genden Punkte vergeben:

GraƂk Nr.1: Bewertung

Ergebnis Erklärung Punkte

A Volle Übereinstimmung 20 Punkte

B (Abweichung) Nahezu volle Übereinstimmung 15 Punkte

C (Abweichung) Nur ein kleinerTeil der Anforderung wird umgesetzt 5 Punkte

D (Abweichung) Anforderung wird nicht umgesetzt –20 Punkte

Der Auditor erklärt im Auditbericht alle Bewertungen mit B, C und D.

Weiterhin kann der Auditor die Nichteinhaltung einer Anforderung miteinem „ KO“ oder „ Major“ bewerten, was zu Abzügen von der Gesamt-punktzahl führt. Diese Bewertungsmöglichkeiten werden in den nach-folgenden Kapiteln erklärt.



5.5.2 Bewertung einer Anforderung als Nichtkonformität

Im IFS gibt es zwei (2) Arten der Nichtkonformität: Major und KO. Beideführen zu einem Abzug von Punkten von der Gesamtpunktzahl. Erhältein Unternehmen mindestens eine Nichtkonformität in der Bewertungder Standardanforderungen kann kein ZertiƂkat ausgestellt werden.

5.5.2.1 Major Nichtkonformität

Eine Major Nichtkonformität w ird w ie folgt deƂniert :

Ein Major kann für alle Anforderungen vergeben werden, die nicht alsKO deƂniert sind.

Eine Major Nichtkonformität wird vergeben, wenn es zu einem erheb-lichen Versäumnis bei der Einhaltung der Anforderungen des Standardskommt, durch die u. a. die Produktsicherheit und/oder rechtlichen Be-stimmungen des Produktions- und Bestimmungslandes berührt wer-den.Weiterhin kann ein Major vergeben werden, wenn die festgestellteNichtkonformität zu einem ernsthaften Gesundheitsrisiko führen kann.

Ein Major führt zum Abzug von 15% von der möglichen Gesamtpunkt -zahl.

GraƂk Nr. 2: Bewertung einer Major Nichtkonformität

Bewertung Erklärung Ergebnis

Major Nicht-konformität

15% Abzug von der möglichenGesamtpunktzahl

Es wird kein ZertiƂkat erteilt

Siehe auch Abschnitt 5.8 zum allgemeinen Verfahren im Fall von Major-Nichtkonformität(en).

5.5.2.2 KO (Knock Out)

Im IFS-Standard sind bestimmte Anforderungen als KO-AnforderungendeƂniert (KO = Knock Out).

Wenn der Auditor während des Audits feststellt, dass eine dieser KO-Anforderungen durch das Unternehmen nicht erfüllt w ird, kann keinZertiƂkat erteilt werden.

Im IFS Logist ics sind die nachfolgenden 6 Anforderungen als KO-Anfor-derungen deƂniert :

1.2.4 Verantwortung der Unternehmensleitung

2.1.1 Qualitäts- und Produktsicherheits-Managementsystem

2.3.8 Gefahrenanalyse/HACCP-Management

5.1.1 Interne Audits



5.5.1 Umgang mit Nichtkonformitäten und nichtkonformen Produkten

5.8.2 Korrekturmaßnahmen

KO-Anforderungen werden wie folgt bewertet:

GraƂk Nr. 3: Bewertung von KO-Anforderungen

Ergebnis Erklärung Punkte


B (Abweichung) Nahezu volle Überein-stimmung

15 Punkte

C (Abweichung) Nur ein kleiner Teil derAnforderung wird umgesetzt

Eine Bewertung mit „ C“ ist nichtmöglich

KO (= D) Anforderung wird nichtumgesetzt

Abzug von 50% der möglichenGesamtpunktzahl = Erteilung einesZertiƂkates ist nicht möglich

Wicht iger Hinweis!Die Bewertung einer KO-Anforderung mit „ C“ ist nicht möglich. Ent-sprechend der inhaltlichen Bedeutung kann eine solche Anforderungnur mit A, B oder D (= KO) bewertet werden.

Wenn eine KO-Anforderung mit „ D“ bewertet w ird, führt dies zu einemAbzug von 50% von der möglichen Gesamtpunktzahl und damit auto-mat isch zur Beurteilung „ nicht bestanden“ für die IFS Logist ics-Zert i-Ƃzierung.

Mit Ausnahme der KO-Anforderung 2.3.8 können KO-Anforderungennicht mit NA (nicht anwendbar) bewertet werden.

Siehe auch Abschnitt 5.8 zum allgemeinen Verfahren im Fall von eineroder mehreren KO-Bewertungen.

5.5.3 Bewertung einer Anforderung mit N/ A (nicht anwendbar)

Wenn ein Auditor zu der Auffassung kommt, dass eine Anforderung fürein Unternehmen nicht zutrifft, kann er dies folgendermaßen bewerten:

N/ A: nicht anwendbar, plus kurze Erklärung im Auditbericht.

Eine NA-Bewertung ist grundsätzlich für alle Anforderungen der IFSLogistics-Audit-Checkliste möglich, mit Ausnahme der KO-Anforderun-gen (außer KO 2.3.8).

NA-Anforderungen sind nicht Bestandteil des Maßnahmenplanes undwerden in einer separaten Liste des Auditberichtes aufgeführt.

Wenn es eine erhebliche Anzahl an Anforderungen gibt, die als nichtanwendbar eingestuft werden, kann die Verwendung eines Systems,das auf Gesamtpunktzahlen beruht, irreführend sein. Das Bewertungs-



system des IFS Logistics beruht jedoch auf einem Prozentwert der ins-gesamt erreichbaren Punktzahl, mit dem der Status des Unternehmens(d.h. Basis oder Höheres Niveau) festgelegt wird.

5.6 Fest legung der Audit frequenz

Die Auditfrequenz für alle Produkte und alle ZertiƂzierungsniveaus fürIFS Logistics-Audits beträgt 12 Monate. Die Frist läuft ab dem Datumdes Audits und nicht ab dem Tag der ZertiƂkatausstellung. WeitereRegeln sind in Abschnitt 6.2 aufgeführt (Zyklus der ZertiƂzierung).

5.7 Auditbericht

Im Anschluss an ein Audit w ird ein vollständiger Auditbericht anhandeines festgelegten Schemas erstellt (sieheTeil 4).

Bei kombinierten Audits IFS Logistics/IFS Broker sind zwei separateBerichte zu erstellen.

5.7.1 Struktur des Auditberichtes

Der Auditbericht vermittelt dem Leser Transparenz und Vertrauen undwird vom Auditor erstellt. Der Auditbericht ist in unterschiedliche Berei-che gegliedert:

– Allgemeine Informationen zum Unternehmen mit obligatori-schen Angaben (Anlage 2,Teil 2).

– Allgemeine Ergebnisse des Audits samt umfassender Beschrei-bung des ZertiƂzierungsbereichs.

– Allgemeine Zusammenfassung in einer Tabelle für alle Kapitel.Das Auditergebnis gibt das erreichte Niveau und den Prozent-wert an.

– Allgemeine Zusammenfassung der einzelnen Kapitel und Kom-mentare zur Umsetzung von Korrekturmaßnahmen aus demvorherigen Audit.

– Beobachtungen zu KO-Anforderungen und Major-Nichtkonfor-mitäten.

– Zusammenfassung aller Abweichungen und Nichtkonformitä-ten aus den einzelnen Kapiteln (1 bis 6).

– Separate Aufstellung aller festgestellten NA-Anforderungen(nicht anwendbar) mit entsprechender Begründung.

– Detaillierter Auditbericht mit obligatorischen Angaben zu eini-gen IFS Logistics-Anforderungen, die vom Auditor auszufüllensind (siehe Anlage 2,Teil 2).



Alle festgestellten Abweichung (B, C, D) und mit B bewerteten KO-Anforderungen sowie alle Nichtkonformitäten (Major, KO-Anforderungmit D-Bewertung), die während des Audits festgestellt wurden, werdenin einem separaten Maßnahmenplan zusammengefasst. Je nach Ein-stufung der Nichtkonformitäten und Abweichungen muss das Unter-nehmen einen Maßnahmenplan erstellen. Auf diese Weise kann derLeser des Berichtes die festgestellten Nichtkonformitäten und Abwei-chungen und die dazugehörigen Korrekturmaßnahmen, die vom Unter-nehmen eingeleitet wurden, erkennen.

5.7.2 Die verschiedenen Stufen der Erstellung einesAuditberichtes

5.7.2.1 Erstellen des vorläuƂgen Auditberichtes und Entwurf desMaßnahmenplanes

Der Auditor erklärt alle Nichtkonformitäten (KO-Anforderung mit D-Bewertung und Majors) sowie alle Abweichungen (B, C, D) und KO-Anforderungen mit B-Bewertung sowie alle Anforderungen, die mit NAbewertet wurden.

Der Auditor beschreibt /erklärt für einige deƂnierte Anforderungen auchdie A-Bewertungen (siehe Anlage 2,Teil 2).

Der Maßnahmenplan umfasst alle Anforderungen, die nicht mit A oderNA bewertet wurden. Der Entwurf des Maßnahmenplanes stimmt mitder Vorlage, die von der Software auditXpressX vorgegeben wird, über-ein (Assistenzprogramm zur Erstellung des IFS-Auditberichtes). DerMaßnahmenplan ist w ie folgt strukturiert:

Der Auditor füllt alle Felder aus, die in der mit Feld A bezeichneten Spaltestehen. Er erklärt darin die Abweichungen und Nichtkonformitäten undschickt dann den Entwurf des Maßnahmenplanes und den vorläuƂgenAuditbericht an das Unternehmen.

Die ZertiƂzierungsstelle oder der Auditor übersenden sowohl den vor-läuƂgen Auditbericht als auch den Entwurf des Maßnahmenplanesinnerhalb von zwei Wochen nach dem Audittermin an das Unterneh-men.

geändert



GraƂk Nr. 4: Entwurf des Maßnahmenplanes

Nr. derAnfor-derung

IFS-Anforderung Bewer-tung

Erklärung(Auditor)

Korrektur-maßnahme(Unternehmen)

Verantwort lich-keiten/ Termine/Stand derUmsetzung(Unternehmen)

Freigabedurch denAuditor

Feld A Feld B Feld C Feld D

1.2.1 Es liegt ein Organi-gramm …

B

1.2.2 Die Abteilung,welche für Qualitäts-und Produktsicher-heitsmanagement…

C

1.2.4 Zuständigkeiten undVerantwortlichkei-ten, inklusive …

D

1.2.7KO

Die Unternehmens-leitung ist für …

KO/D

1.3.2 Die AufzeichnungendiesesVerfahrens …

Major

2.3.8KO

Wo eine speziƂscheÜberwachung vonCCPs …

KO/B

5.7.2.2 Erstellung des Maßnahmenplanes durch das audit ierteUnternehmen

Das auditierte Unternehmen muss Korrekturmaßnahmen für alle vomAuditor festgestellten Abweichungen (B, C, D) und KO-Anforderungenmit B-Bewertung und Nichtkonformitäten (Major, KO-Anforderungenmit D-Bewertung) vorschlagen (GraƂk 4, Feld B).

Für alle Abweichungen mit C- und D-Bewertung, Nichtkonformitäten,Major oder KO-Anforderungen mit B-Bewertung und/oder D-Bewertungmuss das auditierte Unternehmen die Verantwortlichkeiten und dasDatum der Umsetzung der Korrekturmaßnahmen angeben (GraƂk 4,Feld C). Der Maßnahmenplan ist der ZertiƂzierungsstelle binnen zweiWochen nach Erhalt des vorläuƂgen Auditberichtes und des Entwurfesdes Maßnahmenplanes zu übergeben. Wird diese Frist nicht eingehal-ten, muss beim Unternehmen ein vollständig neues Erst- bzw. Über-wachungsaudit durchgeführt werden.

Ein IFS-ZertiƂkat kann nicht ausgestellt werden, solange die entspre-chenden Verantwortlichkeiten und Umsetzungsfristen für C- und D-Bewertungen oder KO-Anforderungen mit B-Bewertung nicht im Maß-nahmenplan festgelegt wurden.

Die endgültige Entscheidung über die Vergabe des IFS-ZertiƂkates istabhängig von dem endgültigen Auditergebnis und der Sachdienlichkeitder im Maßnahmenplan angegebenen Korrekturmaßnahmen, die dasUnternehmen an die ZertiƂzierungsstelle weitergeleitet hat.



Vor Aushändigung des endgültigen Auditberichtes und des ZertiƂkatesmuss das Unternehmen einen schriftlichen Maßnahmenplan einge-reicht haben. Der Maßnahmenplan hat den Sinn, dass sich das Unter-nehmen um stetige Verbesserung bemüht.

5.7.2.3 Prüfung des Maßnahmenplanes durch den Auditor

Vor der Fertigstellung des endgültigen Auditberichtes überprüft derAuditor oder ein Vertreter der ZertiƂzierungsstelle die angegebenenKorrekturmaßnahmen und erteilt seine Freigabe im Maßnahmenplan(GraƂk 4, Feld D). Sofern die Korrekturmaßnahmen unvollständig oderunzureichend sind, schickt die ZertiƂzierungsstelle den Maßnahmen-plan zur Vervollständigung an das Unternehmen zurück.

5.7.3 Weitere Regeln bezüglich des Auditberichtes

5.7.3.1 Verknüpfung von zwei aufeinander folgenden Auditberichten(Erstaudit und Überwachungsaudits)

Wenn ein Auditor Anforderungen mit C oder D bewertet, müssen dieKorrekturmaßnahmen vor dem Überwachungsaudit umgesetzt sein.Dazu liest die ZertiƂzierungsstelle den Auditbericht und den Maßnah-menplan des vorherigen Audits, auch wenn der Bericht von einer ande-ren ZertiƂzierungsstelle angefertigt wurde.

Falls C- und/oder D-Bewertungen des vorherigen Audits auch beimnächsten Audit erteilt werden, oder falls sich die Bewertungen ver-schlechtern, bewertet der Auditor dies entsprechend dem IFS-Kapitel zu„ Korrekturmaßnahmen“ (Kapitel 5.6 der Audit-Checkliste, Teil 2). Durchdie Verknüpfung zweier aufeinander folgender Audits wird ein stetigerVerbesserungsprozess sichergestellt.

5.7.3.2 Übersetzung des Auditberichtes

Da der IFS international genutzt wird, ist es wichtig, dass die Kundenden Auditbericht verstehen. Dies gilt insbesondere in Bezug auf die vomAuditor festgestellten Abweichungen und Nichtkonformitäten und aufdie vom auditierten Unternehmen vorgeschlagenen Korrekturmaß-nahmen. Damit der IFS international verwendet werden kann und fürjedermann verständlich ist, müssen die folgenden Erklärungen zuAbweichungen und Nichtkonformitäten sowohl im Maßnahmenplan(GraƂk Nr. 5, Feld A) als auch im Auditbericht stets in die englische Spra-che übersetzt werden:

– Anforderungen mit C- oder D-Bewertung,

– Major Nichtkonformitäten,

– KO-Anforderung mit B- oder D-Bewertung,

– ZertiƂzierungsbereich desAudits (auf der entsprechenden Seitedes Auditberichtes),



– Ausführliche Erklärung der Tätigkeiten (Verarbeitungsprozesse,falls es Lohnfertigung gibt, Handelstätigkeiten wie Vertrieb vonzugekauften Produkten usw.) des Unternehmens wie im Fir-menproƂl beschrieben.Weitere zu übersetzende Punkte sind inAnlage 2,Teil 2 beschrieben.

Außerdem müssen die Korrekturmaßnahmen für diese Abweichungenund Nichtkonformitäten im Maßnahmenplan auf Englisch eingetragenwerden (GraƂk 5, Feld B).

GraƂk Nr. 5: Vorlage Auditbericht für Übersetzungen

Nr. derAnfor-derung

IFS-Anforderung Bewer-tung

Erklärung(Auditor)


Verantwort lich-keiten/ Termine/Stand derUmsetzung(Unternehmen)


Feld A Feld B

1.2.1 Es liegt ein Organi-gramm …

B

1.2.2 Die Abteilung,welche für Qualitäts-und Produktsicher-heitsmanagement …

C

1.2.4 Zuständigkeiten undVerantwortlichkeiten,inklusive …

D

1.2.7KO

Die Unternehmens-leitung ist für …

KO/D

1.3.2 Die AufzeichnungendiesesVerfahrens …

Major

2.3.8KO

Wo eine speziƂscheÜberwachung vonCCPs …

KO/B

Die ZertiƂzierungsstellen sind für die Übersetzung dieser Erklärungenund Korrekturmaßnahmen verantwortlich. Die Übersetzung erfolgtunterhalb jedes Satzes der Originalversion des Auditberichtes, bevorder Bericht in das Auditportal eingestellt w ird.



5.8 Bewertungen und Bedingungen für die Erstellungdes Auditberichtes und des Zert iƂkates

GraƂk Nr. 6: Bewertung und ZertiƂkatvergabe

Auditergebnis Status Maßnahmen Berichtsform Zert iƂkat

Wenigstens1 KO mitD-Bewertung

Nichtbestanden

Maßnahmen undVereinbarungeines neuenAudits

Bericht gibtStatusbekannt

Nein

>1 Major und/oder Gesamt-ergebnis<75%

Nichtbestanden



Nein

Max. 1 Majorund Gesamt-ergebnis≥75%

Nicht bestan-den, bevornicht weitereMaßnahmendurchgeführtund in einemErgänzungs-audit über-prüft wurden

AusgefülltenMaßnahmenplanbinnen zweiWochen nachErhalt desvorläuƂgenAuditberichteszurücksenden.Ergänzungsaudit(Follow-UpAudit) max.sechs Monatenach dem Audit

Bericht inkl.Maßnahmen-plan gibt denStatusbekannt

ZertiƂkatgemäßBasis-Niveau,sofern derMajorendgültigbehoben undim Ergän-zungsauditüberprüftwurde

Gesamt-ergebnis ≥75und <95%

Bestandenauf IFS-Logistics-Basisniveaunach Erhaltdes Maßnah-menplanes

AusgefülltenMaßnahmenplanbinnen zweiWochen nachErhalt desvorläuƂgenAuditberichteszurücksenden.


Ja, ZertiƂkataufBasisniveau,12 MonateGültigkeit

Gesamt-ergebnis≥95%

Bestandenauf IFS-Logis-tics-HöheremNiveau nachErhalt desMaßnahmen-planes

AusgefülltenMaßnahmenplanbinnen zweiWochen nachErhalt desvorläuƂgenAuditberichteszurücksenden.


Ja, ZertiƂkatauf HöheremNiveau,12 MonateGültigkeit

Anmerkung: Die Gesamtbewertung wird wie folgt berechnet:

Gesamtzahl der Punkte = (Gesamtzahl der IFS-Anforderungen–Anforderungen mit NA-Bewertung)×20

Endgültiges Ergebnis (in %)= Anzahl der erteilten Punkte/Gesamtpunktzahl



5.8.1 Weiterer Ablauf des Auditverfahrens (Bericht , Zert iƂkat ,Einstellen ins Internet ) für den Fall, dass eine odermehrere KO-Anforderungen mit D bewertet w urden(siehe auch Anlage 3)

Für den Fall, dass während des Audits eine oder mehrere KO-Anforde-rungen mit D bewertet wurden, wird das derzeit gültige ZertiƂkat imIFS-Auditportal so schnell w ie möglich, maximal zwei Arbeitstage nachdem Tag des Audits, von der ZertiƂzierungsstelle außer Kraft gesetzt.

Die Erklärungen für die Aussetzung des derzeitigen ZertiƂkates werdenin der Datenbank auf Englisch hinterlegt. Die Erklärungen der festge-stellten Nichtkonformität(en) müssen eindeutig sein und die Nummerder entsprechenden KO-Anforderung(en) beinhalten. Diese Erklärungenmüssen detailliert sein und denen im Maßnahmenplan entsprechen.

Anmerkung: Alle Anwender mit Zugang zum IFS-Auditportal, die dasentsprechende Unternehmen in der Liste ihrer Favoriten angegebenhaben, werden vom IFS-Auditportal per E-Mail über das Aussetzen desderzeitigen ZertiƂkates unterrichtet (mit Erklärungen der festgestelltenNichtkonformitäten).

In jedem Fall w ird das Audit abgeschlossen, alle Anforderungen werdenauditiert, damit das Unternehmen einen vollständigen aktuellen Über-blick über den Stand der Dinge bekommt.

Außerdem wird empfohlen, den Maßnahmenplan zu vervollständigen,damit Verbesserungen möglich sind.

Ein Auditbericht, in dem eine oder mehrere KO-Anforderungen mit Dbewertet wurden, wird immer ins IFS-Auditportal eingestellt (nur füradministrative Zwecke, er wird nicht sichtbar sein).

In diesen Fällen wird ein komplett neues Audit durchgeführt. Das neueAudit kann frühestens sechsWochen nach dem Audit, bei dem eine KO-Anforderung mit D bewertet wurde, stattƂnden.

5.8.2 Weiterer Ablauf des Auditverfahrens (Bericht , Zert iƂkat ,Einstellen ins Internet ) für den Fall, dass eine odermehrere Major-Nichtkonformitäten festgestellt w urden(siehe auch Anlage 3)

Für den Fall, dass während des Audits eine oder mehrere Anforderun-gen als Major-Nichtkonformität bewertet wurden, wird das derzeit gül-tige ZertiƂkat im IFS-Auditportal so schnell wie möglich, maximal zweiArbeitstage nach demTag desAudits, von der ZertiƂzierungsstelle außerKraft gesetzt.

Die Erklärungen für die Aussetzung des derzeitigen ZertiƂkates werdenin der Datenbank auf Englisch hinterlegt. Die Erklärungen der festge-stellten Nichtkonformität(en) müssen eindeutig sein und die Nummer(n)der entsprechenden Anforderung(en) beinhalten. Diese Erklärungenmüssen detailliert sein und denen im Maßnahmenplan entsprechen.



Anmerkung: Alle Anwender, die Zugang zum IFS Auditportal habenund das jeweilige Unternehmen in ihrer Favoritenliste aufgeführt haben,erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung vom IFS Auditportal, dass dasaktuelle ZertiƂkat ausgesetzt wurde.

Falls mehr als eine Nichtkonformität als Major bewertet wurde, mussein komplett neues Audit durchgeführt werden. Das neue Audit kannfrühestens sechsWochen nach dem Audit, bei dem die Major-Nichtkon-formitäten festgestellt wurden, stattƂnden.

Sofern sich die festgestellte Major-Nichtkonformität auf einen (odermehrere) Fehler bei der Erbringung der Dienstleistung bezieht, ist dasErgänzungsaudit frühestens sechs Wochen und spätestens sechsMonate nach dem vorangegangenen Audit durchzuführen. Für andereFehlerarten (z.B. Dokumentation) legt die ZertiƂzierungsstelle den Ter-min des Ergänzungsaudits fest.

Der Auditbericht, in dem eine oder mehrere Anforderungen als Majorbewertet wurde(n), wird immer ins IFS-Auditportal eingestellt, nachdemder Maßnahmenplan eingegangen ist (nur für administrative Zwecke,er wird nicht sichtbar sein).

Besondere Situat ion im Falle eines Ergänzungsaudits:Falls bei einem Gesamtergebnis von 75% oder mehr eine Major-Nicht-konformität festgestellt und dann behoben wurde und falls das Auditer-gebnis positiv ausfällt, dann

– gibt die ZertiƂzierungsstelle folgendes im aktualisierten Audit-bericht an:

· Im Abschnitt „ Datum“ : das genaue Datum des Ergänzungs-audits und zusätzlich das Datum des Audits, bei dem dieMajor-Nichtkonformität festgestellt wurde.

· Im Abschnitt „ Endergebnis des Audits“ : den Hinweis, dassein Ergänzungsaudit stattgefunden hat und dass die Major-Nichtkonformität beseitigt wurde.

· Im Abschnitt „ Beobachtungen zu KO-Anforderungen undMajors“ : eine Erklärung, wie die Major-Nichtkonformitätbehoben wurde.

– Das Unternehmen kann keine ZertiƂzierung auf höheremNiveau erreichen, selbst wenn das endgültige Gesamtergebnis95% oder höher ist.

– Das Gültigkeitsdatum des ZertiƂkates entspricht dem ZertiƂzie-rungszyklus wie in Abschnitt 6.2 beschrieben.

– Auf dem ZertiƂkat werden das Datum des Erstaudits und dasDatum des Ergänzungsaudits angegeben.

– Falls es sich um ein Erstaudit handelte, w ird die maximale Gül-tigkeit des ZertiƂkates vom Datum des Erstaudits plus ein Jahrund acht Wochen berechnet.



Beispiel:Datum des Erstaudits: 01. Oktober 2018Datum der ZertiƂkatausstellung: 26. November 2018ZertiƂkatgültigkeit bis: 25. November 2019Datum des Überwachungsaudits(bei dem ein Major festgestellt wurde): 25. September 2019Ergänzungsaudit: 03. Dezember 2019Letzter Tag der Gültigkeit des ZertiƂkates: 25. November 2020.

Der Bericht (zunächst des Audits, bei dem ein Major Nichtkonformitätfestgestellt wurde, dann des Ergänzungsaudits mit den aktualisiertenErgebnissen) wird ins IFS-Auditportal eingestellt, nachdem das Ergän-zungsaudit durchgeführt und die zuvor als Major eingestufte Nicht-konformität komplett behoben wurde.

5.8.3 Besondere Anforderungen an das Auditverfahren beieinem Endergebnis unter 75%

In diesen Fällen wurde die ZertiƂzierung nicht bestanden; es wird einkomplett neues Audit durchgeführt. Das neue Audit kann frühestenssechsWochen nach dem Audit, bei dem ein Endergebnis von unter 75%festgestellt wurde, stattƂnden.

5.8.4 Besondere Anforderungen an das Auditverfahren beiUnternehmen mit mehreren Standorten

– Alle KO-Anforderungen werden an allen Standorten geprüft,auch wenn einige der Standorte teilweise von einer Zentral-stelle aus verwaltet werden.

– Im Auditbericht für einen Standort w ird nur das Auditdatumdes Standortes angegeben; die zusätzliche Angabe des Auditsder Zentrale ist nicht notwendig.

– Falls beim Audit der Zentrale eine Major-Nichtkonformität odereine KO-Anforderung mit D-Bewertung festgestellt wurde,betrifft dies auch alle anderen auditierten Standorte. Deren Zer-tiƂkate werden außer Kraft gesetzt (entsprechend dem obenbeschriebenen Verfahren).

– Die ZertiƂkate der Standorte können wieder in Kraft gesetztwerden, nachdem die Zentrale erfolgreich auditiert wurde (odernach einem positiven Ergänzungsaudit, wenn zuvor ein Majorfür die Zentrale festgestellt worden war). Je nach Art der Nicht-konformität, die für die Zentrale festgestellt wurde, kann einneues Audit für die Produktionsstandorte notwendig werden.



6 Zert iƂkatsausstellung

Ein ZertiƂkat wird für einen bestimmten Standort ausgestellt.

Übersetzung des Zert iƂzierungsbereiches auf dem Zert iƂkat : Für dieInternationalisierung des IFS, und um für jedermann verständlich zusein, muss eine Übersetzung des ZertiƂzierungsbereiches auf dem IFSLogistics-ZertiƂkat in die englische Sprache erfolgen. Die ZertiƂzie-rungsstellen sind für die Übersetzungen des ZertiƂzierungsbereiches indie englische Sprache verantwortlich.

Details zu den Mindestangaben auf dem IFS Logistics-ZertiƂkat sind inTeil 4 aufgeführt.

Anmerkung: Das Endergebnis (in Prozent) kann auf dem ZertiƂkat ver-merkt werden, sofern es der Kunde bzw. das auditierte Unternehmenwünscht.

6.1 Fristen zur Zert iƂkatausstellung

Die ZertiƂzierungsstelle ist für die Entscheidung zur Ausstellung/Nicht-ausstellung eines IFS Logistics-ZertiƂkates verantwortlich. Die Entschei-dung wird durch eine oder mehrere Personen getroffen, die nicht amAudit beteiligt waren. Die Gültigkeit der ZertiƂzierung beginnt mit demDatum der ZertiƂkatausstellung und endet nach jeweils 12 Monaten.Der Termin für das Überwachungsaudit wird vom Datum des Erstauditsaus berechnet und nicht vom Datum der ZertiƂkatausstellung. Soferndas Audit nicht zeitnah angesetzt wird, erhalten die Handelsunterneh-men oder andere Nutzer, die das Unternehmen als Favorit im IFS Audit-portal markiert haben, eine entsprechende Meldung über das Audit-portal.

Die Zeitspanne zwischen dem Termin des Audits und der Ausstellungdes ZertiƂkates wird wie folgt bestimmt:

– zweiWochen Zeit zur Erstellung des vorläuƂgen Auditberichtes,

– zwei Wochen Zeit zur Beantwortung der Abweichungen (d. h.Erstellung des Maßnahmenplanes) durch das auditierte Unter-nehmen,

– zwei Wochen Zeit zur Überprüfung der Korrekturmaßnahmendurch den Auditor, ZertiƂkatausstellung und Einstellen desAuditberichtes, des Maßnahmenplanes und des ZertiƂkates indas Auditportal.

Insgesamt: Zwischen dem Datum des Audits und dem Einstellen desAuditberichtes in das Auditportal sowie der ZertiƂkatausstellung liegensechsWochen.

– Angestrebte Zeitspanne: sechsWochen

– Maximale Zeitspanne: acht Wochen



6.2 Zert iƂzierungszyklus

Selbst wenn sich das Datum für das Überwachungsaudit jährlich ändertund nicht mehr in jedem Fall einem Jahr entspricht, bleibt das Datumder Gültigkeit des ZertiƂkates stets das gleiche. Die Gültigkeitsdauerdes ZertiƂkates wird wie folgt bestimmt: Datum des Erstaudits + achtWochen.

Damit werden Lücken zwischen zwei aufeinander folgenden ZertiƂ-katen vermieden. Außerdem verliert ein Unternehmen, das ein Auditfrüher ansetzt, nicht einige Monate Gültigkeit des vorhergehenden Zer-tiƂkates.

Beispiel:Datum des Erstaudits: 01. Oktober 2018Datum der ZertiƂkatausstellung: 26. November 2018ZertiƂkatgültigkeit bis: 25. November 2019Datum des Überwachungsaudits: 25. September 2019ZertiƂkatgültigkeit bis: 25. November 2020 (unabhängig vom

Datum des Überwachungsaudits).

GraƂk Nr.7: ZertiƂzierungszyklus

Anmerkung: Die Erstellung des ZertiƂkates erfolgt auf der Grundlageeiner ZertiƂzierungs-entscheidung und unter Einhaltung der verschie-denen Schritte des Entscheidungsprozesses gemäß ISO/IEC 17065.

Idealerweise wird das Überwachungsaudit maximal acht Wochen vorAblauf des ZertiƂkates durchgeführt. Damit bleibt ausreichend Zeit fürdie verschiedenen Stufen des ZertiƂzierungsverfahrens.

Das Überwachungsaudit w ird frühestens acht Wochen vor und spätes-tens zweiWochen nach dem Fälligkeitsdatum für das Audit geplant (dasFälligkeitsdatum ist der Jahrestag des Erstaudits). Falls dies jedochnicht der Fall ist oder falls verschiedene Schritte des ZertiƂzierungsver-fahrens nicht rechtzeitig abgeschlossen werden, kann das ZertiƂkatnicht zum „ Fälligkeitstag“ erneuert werden, sondern nur mit einemneuen Datum. Das führt zu einer Unterbrechung der ZertiƂzierung.

IA:01.10.2018

IA: ErstauditRA: ÜberwachungsauditC: Erstellung des Zertifikates mit Gültigkeit bis

RA:25.09.2019

C:25.11.2019

C:25.11.2020

C:25.11.2021

RA:05.10.2020

<12 Monate >12 Monate

=12 Monate =12 Monate

Okt.2018

Nov. Sept.2019

O Nov.D J FM AM J J A D J FM AM J J A S Okt.2020

Nov. D J FM AM J J A S



Für das oben genannte Beispiel bedeutet dies, dass das Audit nicht vordem 6. August und nicht nach dem 15. Oktober stattƂnden darf.

Der Auditbericht des vorangegangenen Audits bleibt weitere achtWochen (nach dem Auditdatum) im Auditportal verfügbar.Wenn jedochdas Überwachungsaudit später stattƂndet als oben angegeben, wirdder Bericht im IFS-Auditportal automatisch deaktiviert.

6.3 Bedingungen, die zur Widerrufung des Zert iƂkatesführen

Die ZertiƂzierungsstelle kann das ZertiƂkat nur dann außer Kraft setzen,wenn es Hinweise darauf gibt, dass die logistischen Aktivitäten nichtlänger den Anforderungen des ZertiƂzierungssystems entsprechen(entsprechend ISO/IEC 17065).

Die einzige Ausnahme von dieser Regel ist die Nichtbezahlung des aktu-ellen Audits durch das zertiƂzierte Unternehmen.

Der Vertrag zwischen der ZertiƂzierungsstelle und dem zu auditierendenUnternehmen muss hinsichtlich des ZertiƂzierungszyklus abgestimmtwerden (siehe GraƂk 7 oben).

7 Verteilung und Aufbewahrung desAuditberichtes

DieAuditberichte gehen in das Eigentum des auditierten Unternehmensüber und dürfen ohne vorherige Zustimmung des auditierten Unterneh-mens weder ganz noch teilweise an Dritte weitergegeben werden (essei denn, es besteht eine entsprechende gesetzlicheVerpƃichtung).

Diese Zustimmung zur Weitergabe des Auditberichtes muss in Schrift-form vorliegen und kann zwischen dem auditierten Unternehmen undder ZertiƂzierungsstelle bzw. zwischen dem auditierten Unternehmenund dem entsprechenden Kunden bestehen. Eine Kopie des Auditbe-richtes verbleibt bei der ZertiƂzierungsstelle. Die ZertiƂzierungsstellehat den Auditbericht für einen Zeitraum von fünf Jahren sicher aufzube-wahren.

Einzelheiten zu den Bedingungen, unter denen Informationen desAudit-berichtes zugänglich gemacht werden, sind in Teil 4 enthalten.



8 Weitergehende Maßnahmen

Die Entscheidung über das Ausmaß eventuell weitergehender Maß-nahmen, die sich aus dem Auditbericht ableiten, liegt im Ermessen derjeweiligen Käuferorganisation.

9 Beschwerde- und Einspruchsverfahren

Jede ZertiƂzierungsstelle verfügt über ein dokumentiertesVerfahren zurBehandlung und Entscheidung von Einsprüchen gegen Auditergeb-nisse. Diese Verfahren sind unabhängig vom jeweiligen Auditor undwerden auf der obersten Entscheidungsebene der ZertiƂzierungsstellendurchgeführt. Über Einsprüche ist innerhalb einer Frist von 20 Werk-tagen nach Eingang der betreffenden Informationen abschließend zuentscheiden.

Bei der ZertiƂzierungsstelle sind dokumentierte Verfahrensanweisun-gen für den Umgang mit Beschwerden von Seiten des auditiertenUnternehmens bzw. anderer Beteiligter vorhanden. Innerhalb von10Werktagen muss eine erste Antwort auf die Beschwerde gegebenwerden. Der Eingang einer Beschwerde muss durch die ZertiƂzierungs-stelle innerhalb von fünf Werktagen schriftlich bestätigt werden. Eineumfassende schriftlicheAntwort ergeht nach gründlicher Untersuchungder Beschwerde.

Für den Umgang mit Beschwerden, die bei den IFS-Geschäftsstelleneingehen, sind die Regeln des Beschwerdemanagements anzuwenden,wie im Rahmenvertrag zwischen IFS und ZertiƂzierungsstellen beschrie-ben:

– Wenn sich die Beschwerde auf die Qualität des Inhaltes des IFS-Audits oder des IFS-Auditberichtes bezieht, fordern die IFS-Geschäftsstellen die ZertiƂzierungsstelle auf, eine Stellung-nahme zur Ursache abzugeben und Maßnahmen zu ergreifen,um das Problem innerhalb von zwei Wochen zu lösen.

– Wenn sich die Beschwerde auf administrative Fehler bezieht,z.B. in den IFS-Auditberichten, den IFS-ZertiƂkaten oder derIFS-Datenbank, bitten die IFS-Geschäftsstellen die ZertiƂzie-rungsstelle um eine Stellungnahme und um Beseitigung desProblems innerhalb von einer Woche. Die schriftliche Stellung-nahme ist per Post oder E-Mail zuzusenden.



10 Eigentum und Nutzung des IFS Logist ics-Logos

Das Copyright des IFS Logistics und die eingetragene Marke sind voll-ständiges Eigentum der IFS Management GmbH. Das IFS Logistics-Logo kann über einen geschützten Bereich des Auditportals herunter-geladen werden.

Außerdem werden die unten genannten Bedingungen im Rahmen desAudits vom Auditor überprüft. Die Ergebnisse dieser Prüfung sind imFirmenproƂl des Auditberichtes obligatorisch anzugeben (siehe auchAnlage 2,Teil 2 für Pƃichtangaben).

Nutzungsbedingungen für die Verwendung des IFS Logist ics-Logosund Bekanntgabe der IFS-Zert iƂzierung

AnwendungDie Nutzungsbedingungen beziehen sich sowohl auf das IFS Logistics-als auch auf allgemeine IFS-Logos.

Form, Darstellung und Farbe des LogosDas IFS Logistics-Logo darf nur in der entsprechenden Form und Farbemaßstabsgetreu wiedergegeben werden. Bei der Verwendung in Doku-menten ist eineWiedergabe in schwarz-weiß ebenfalls erlaubt.

Das IFS Logistics-Logo kann gedruckt, in körperlicher und elektroni-scher Form und in Filmen genutzt werden, sofern die vorgeschriebenenFormate und Formen beibehalten werden. Das betrifft auch Präge- oderStempelversionen.

Verzicht auf Meinungen/ Interpretat ionen etc.Wenn ein nach IFS Logistics zertiƂziertes Unternehmen, ein IFS Logis-tics akzeptierendes Unternehmen oder eine IFS Logistics-ZertiƂzie-rungsstelle Unterlagen veröffentlicht, die das IFS-Logo beinhalten,müssen Meinungen und Interpretationen, die sich auf den IFS beziehen,deutlich sichtbar und eindeutig gekennzeichnet sein.

Verwendung des IFS Logist ics-Logos inWerbematerialenEin nach IFS Logistics zertiƂziertes Unternehmen, ein IFS Logisticsakzeptierendes Unternehmen (z. B. Sub-Auftragnehmer), welches einIFS-ZertiƂkat von seinem Lieferanten oder Dienstleister akzeptiert, odereine IFS-ZertiƂzierungsstelle kann das IFS-Logo für Werbezwecke (z.B.auf Lastwagen) und in Informationen zur IFS-ZertiƂzierung nutzen,sofern dieses nicht auf der Verpackung des Endproduktes angebrachtwird, die dem Endverbraucher zugänglich ist.

Das IFS Logistics-Logo darf für allgemeine Kommunikationszwecke(z.B. auf Material für Geschäftskontakte, Broschüren, allgemeine Artikelzu Lebensmittelsicherheit und Qualitätsmanagement im Allgemeinen,Fahrzeugen) angebracht werden. Der IFS Logistics-Standard wurde vonden Logistikunternehmen und dem Handel entwickelt, um die Produkt-sicherheit und die Qualität der Waren ihrer Lieferanten sicherzustellen.



Es muss sichergestellt sein, dass sich die Aussagen zur ZertiƂzierungeindeutig auf den IFS beziehen. Das Logo darf nicht in Darstellungenverwendet werden, die in keiner eindeutigen Verbindung zum IFS ste-hen.

Weitere Einschränkungen bezüglich der Verwendung des IFS Logist ics-LogosDieVerwendung des IFS Logistics-Logos darf nicht zu dem Schluss füh-ren, die IFS Standardeigner seien für ZertiƂzierungsentscheidungenverantwortlich. Gleiches gilt für Meinungen oder Interpretationen, diedaraus abgeleitet werden könnten. Bei Aussetzung oder Aufhebung derIFS Logistics-ZertiƂzierung muss das auditierte Unternehmen sofort dieVerwendung des Logos auf seinen Dokumenten und anderen Schrift-stücken einstellen und jegliche Erwähnung des IFS unterlassen. Dasauditierte Unternehmen muss die Einhaltung dieser Anforderungennachweisen.

Bekanntgabe der IFS Logist ics-Zert iƂzierungDie oben genannten Regeln beziehen sich auf alle Bekanntgaben inBezug auf den IFS Logistics-Standard. Das bedeutet auch, dass dieWortmarken „ IFS“, „ International Featured Standard“, „ IFS Logistics“oder ähnliches nicht für Kommunikationszwecke auf Endprodukten ver-wendet werden dürfen, die für den Endverbraucher zugänglich sind.

11 Überprüfung des Standards

Das Review-Komitee hat die Aufgabe, den Inhalt und die Qualität desIFS-Standards zu kontrollieren und wird daher sowohl den Standard alsauch das Protokoll jährlich dahingehend prüfen, ob nach wie vor allenAnforderungen entsprochen wird. Im Review-Komitee sind alle amAuditverfahren beteiligten Parteien vertreten: Handel, Logistikunterneh-men und ZertiƂzierungsstellen. Ziel des Review-Komitees ist es, Er-fahrungen auszutauschen, zu diskutieren und über Änderungen desStandards, die Anforderungen an den Auditbericht und die Schulungenzu entscheiden.

12 IFS Integrity Program

Hinweis: Aufgrund von Aktualisierungen der Verfahren des IFS IntegrityPrograms wurde dieses Kapitel vollständig geändert .

Das Anfang 2010 eingeführte IFS Integrity Program umfasst verschie-dene Maßnahmen um die Qualität der IFS-ZertiƂzierungssysteme zugewährleisten. Dies erfolgt durch die Überprüfung von AuditberichtenzertiƂzierter Unternehmen und durch die Analyse der Arbeit von ZertiƂ-zierungsstellen und Auditoren mittels verschiedener Methoden mitdem Ziel eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses. Das IFS Integ-

geändert



rity Program erhöht die Zuverlässigkeit der IFS-Systeme, indem dieImplementierung der IFS-Standards in der Praxis überprüft w ird.

Die wichtigsten Verfahrensschritte des IFS Integrity Program sind imAnhang 4 des Rahmenvertrages beschrieben. Diese Verfahrensschrittewurden in regelmäßigen Meetings der international besetzten Arbeits-gruppe IFS-Qualitätssicherung erarbeitet. Anhang 4 des Rahmenver-trages ist von allen ZertiƂzierungsstellen zu unterzeichnen, die einenVertrag mit der IFS Management GmbH eingehen. Auditoren, die IFS-Audits durchführen, müssen die Verfahren des IFS Integrity Programakzeptieren, um eine qualitative Durchführung von IFS-Audits zu ge-währleisten. ZertiƂzierungsstellen sind verpƃichtet, ihre Kunden, dieein IFS-Audit durchführen lassen und ein IFS-ZertiƂkat anstreben, überden Inhalt der aktuellen Fassung des Anhang 4 des Rahmenvertrageszu informieren. Das IFS Integrity Program setzt sich im Wesentlichenaus den folgenden Aktivitäten zusammen:

12.1 Beschwerdemanagement

In einem detaillierten Beschwerdemanagementverfahren werden alleerforderlichen Informationen analysiert. Handelsunternehmen undandere interessierte Parteien sind berechtigt im Rahmen des IFS Inte-grity Program mögliche Beschwerden zur weiteren Analyse an den IFSzu übermitteln. Die jeweiligen Informationen können per E-Mail ancomplaintmanagement@ifs-certiƂcation.com oder über ein Beschwer-deformular auf der IFS-Website unter www.ifs-certiƂcation.com an denIFS gesendet werden.

Die IFS-Büros werden alle Informationen erfassen, die benötigt wer-den, um eine Analyse der Beschwerdeursache durchzuführen und umfestzustellen, ob bei zertiƂzierten Unternehmen, akkreditierten ZertiƂ-zierungsstellen oder den vom IFS zugelassenen Auditoren Mängel hin-sichtlich der Erfüllung von IFS-Anforderungen vorliegen. Es werdenangemessene Schritte zur umfassenden Untersuchung einer Be-schwerde eingeleitet; unter anderem kann von einer ZertiƂzierungs-stelle die Durchführung von internen Untersuchungen und dasVorlegeneiner Stellungnahme zu den Ergebnissen dieser internen Untersuchungvom IFS angefordert werden.

Abschließend entscheidet das IFS-Qualitätssicherungsmanagementdarüber, welcher Ansatz am besten zur Bewertung und Lösung derBeschwerde geeignet ist. Dies kann auch die Planung eines Kontroll-checks (Integrity on-site Check) bei dem IFS-zertiƂzierten Unternehmenzwecks Untersuchung des Falls vor Ort oder die Organisation eines Inte-grity Witness Audits für einen am Beschwerdefall beteiligten und vomIFS zugelassenen Auditor bedeuten (in diesem Fall begleitet ein Auditordes IFS Integrity Program den IFS-Auditor der ZertiƂzierungsstelle wäh-rend eines seiner nächsten regulären IFS-Audits).

Je nach Beschwerdegrund werden die Kontrollchecks (Integrity on-siteChecks) hauptsächlich unangekündigt durchgeführt (Ankündigung



30 Minuten vor Beginn des Integrity on-site Check). In wenigen speziel-len Fällen werden die Kontrollchecks (Integrity on-site Checks) auchangekündigt durchgeführt (Ankündigung in der Regel 48 Stunden imVoraus).

12.2 Risikobasierter Ansatz und Überwachung durch dieIFS-Qualitätssicherung

Die Qualitätssicherungsmaßnahmen des IFS Integrity Program über-wachen das gesamte IFS-System mittels verschiedenerTools:

Um die korrekte Implementierung aller Prozesse zu gewährleisten, diein den IFS-Standards und den jeweiligen regulierenden Dokumentenbeschrieben sind, führt das IFS Integrity Program regelmäßig Audits beiZertiƂzierungsstellen (Integrity CB OfƂce Audits) durch.Während dieserÜberwachungsaudits der ZertiƂzierungsstellen wird die Arbeitsleis-tung der vom IFS zugelassenen Auditoren und der ZertiƂzierungsstellemithilfe mehrerer Berichtsbeispiele und Datenbankanalysen überprüft.Wenn während dieser Integrity CB OfƂce Audits bestimmte Themengeklärt werden müssen, kann dies auch zu Integrity Witness Audits vonzugelassenen IFS-Auditoren oder zu Kontrollchecks (Integrity on-siteChecks) bei durch die jeweilige ZertiƂzierungsstelle zertiƂzierten Unter-nehmen führen.

Außerdem werden Berichte von zertiƂzierten Unternehmen – unterBerücksichtigung eines risikobasierten Ansatzes – von Mitarbeitern derIFS-Qualitätssicherung analysiert und gelesen. Für den risikobasiertenAnsatz hat die Arbeitsgruppe IFS-Qualitätssicherung verschiedene Kri-terien deƂniert. Diese Analysen der Berichte und der Datenbank sind einfortlaufender Überprüfungsprozess durch die IFS-Qualitätssicherung,bei dem sowohl wirtschaftliche Kriterien (z. B. Anzahl an ausgestelltenZertiƂkaten in bestimmten Ländern) als auch qualitative Kriterien (z. B.Auditergebnisse, Auditzeiten etc.) berücksichtigt werden. Wie zuvorbeschrieben, werden auch auf diesen Analysen basierend Kontroll-checks (Integrity on-site Checks) in der Regel ohne Ankündigung, inwenigen speziellen Fällen jedoch auch angekündigt durchgeführt. DiePlanung von Integrity Witness Audits von zugelassenen IFS-Auditorenist ebenfalls aufgrund des risikobasierten Ansatzes des IFS-Qualitätssi-cherungsmanagements möglich.

Allgemeiner Hinweis für die Abschnitte 12.1 und 12.2:

Unternehmen mit einem gültigen IFS-ZertiƂkat müssen unangekün-digte/angekündigte Kontrollchecks (Integrity on-site Checks) akzeptie-ren und dem/n Integrity-Auditor/en Zugang zum Betrieb ermöglichenbzw. entsprechende Unterstützung gewährleisten. Die Akzeptanz desIFS Integrity Program ist Teil der Regelungen in allen IFS-Standards.



Ebenfalls muss von Unternehmen, bei denen ein IFS-Audit durch einenIFS-Auditor einer ZertiƂzierungsstelle durchgeführt w ird, akzeptiertwerden, dass Integrity-Auditoren des IFS dieses Audit im Rahmen einesIntegrity Witness Audits begleiten.

Kontrollchecks (Integrity on-site Checks)Integrity Witness Audits und auch Audits bei ZertiƂzierungsstellen(Integrity CB OfƂce Audits), die ein Teil des IFS Integrity Program sind,werden durch IFS-Integrity-Auditoren durchgeführt, die bei der IFSManagement GmbH angestellt oder von ihr beauftragt wurden. IFS-Integrity-Auditoren sind komplett unabhängig von den geprüften Unter-nehmen und den IFS-ZertiƂzierungsstellen.

12.3 Sankt ionen

Wenn aufgrund einer Beschwerde oder als Folge der überwachendenQualitätssicherungs-maßnahmen im Rahmen des risikobasierten Ansat-zes festgestellt w ird, dass die Mängelfeststellung durch einen Fehlerder ZertiƂzierungsstelle und/oder durch einen Fehler eines Auditorsverursacht wurde, werden vom IFS alle notwendigen Informationenanonym an ein unabhängiges Sanktionskomitee weitergeleitet. DasSanktionskomitee, bestehend aus einem Rechtsanwalt und Vertreternder Industrie, des Handels und der ZertiƂzierungsstellen, trifft eine Ent-scheidung darüber, ob ein Verstoß vorliegt, und wenn dies der Fall ist,über dessen Schwere.

Administrative Fehler der ZertiƂzierungsstellen, die aufgrund vonDatenbankanalysen festgestellt wurden, können direkt durch das IFS-Qualitätssicherungsmanagement bewertet werden, müssen jedochvom Vorsitzenden (Rechtsanwalt) des Sanktionskomitees bestätigt wer-den.

Die ZertiƂzierungsstelle und/oder deren Auditoren erhalten eine Sank-tion und/oder eine Strafe, wenn das Sanktionskomitee zu dem Ergebniskommt, dass ein Verstoß vorliegt. Die Art der Sanktion und/oder Strafehängt von der Schwere desVerstoßes ab. Im Zusammenhang mit jedemVerstoß, über den abschließend entschieden wurde, erhält die ZertiƂ-zierungsstelle und/oder der Auditor eine gewisse Anzahl von „ Negativ-punkten“. Diese „ Negativpunkte“ werden summiert, dieVerjährungsfristbeträgt jedoch zwei Jahre (rollierendes System). Nur in sehr schwerenFällen werden ZertiƂzierungsstellen oder Auditoren für einen bestimm-ten Zeitraum möglicherweise suspendiert oder Verträge mit der IFSManagement GmbH aufgekündigt. Prinzipiell ist das Ziel der Aktivitätendes IFS Integrity Program die Leistungen der ZertiƂzierungsstellen und/oder der IFS-Auditoren durch die Aufforderung zu Korrekturmaßnah-men, wie z.B. der Teilnahme an weiteren Schulungen bei festgestelltenVerstößen, zu verbessern.

Die IFS Management GmbH informiert die zuständige Akkreditierungs-stelle, wenn ein Verstoß für eine ZertiƂzierungsstelle und/oder für einenAuditor entschieden wurde.



AlleVerfahren bezüglich der möglichen Verstöße, Strafen und „ Negativ-punkte“ sind in Anhang 4 des Rahmenvertrags zwischen IFS und denjeweiligen ZertiƂzierungsstellen beschrieben.

GraƂk Nr. 8: Überblick über das IFS Integrity Program

IFS Integrity Program

Integrity on-site Checks(angekündigt oderunangekündigt)

BeschwerdemanagementRisikobasierter Ansatz/

Überwachung

Integrity Witness Audits

Ausreichend Daten verfügbar/Verstoß ist wahrscheinlich

Integrity CB OfƂceAudits

VorsitzenderRechtsanwalt

Vertreter desHandels

Vertreter derIndustrie

Sankt ionskomiteeEntscheidung zu Verstößen und „ Negativpunkten“für ZertiƂzierungsstellen und/oder AuditorenGemäß Anhang 4 des Rahmenvertrages

Vertreter einerZertiƂzierungsstelle(in beratenderFunktion, ohneStimmrecht)



ANLAGE 1: Abgrenzung derAnwendungsbereiche derverschiedenen IFS-Standards

Der IFS Food ist ein Standard zur Auditierung von Herstellern undLieferanten von Lebensmitteln. Er bezieht sich nur auf lebensmittel-verarbeitende Unternehmen oder auf Unternehmen, die lose Lebens-mittelprodukte verpacken. Der IFS Food Ƃndet nur dort Anwendung, wodas Produkt „ verarbeitet bzw. behandelt“ wird oder wo die Gefahrder Produktkontamination während des Primärverpackungsvorgangsbesteht.

Der IFS Logist ics ist ein Standard zur Auditierung von Unternehmen,die Lebensmittel und Non-Food-Produkte logistisch handhaben, z. B.transportieren, versenden, be- und entladen usw. Das umfasst alleTätigkeitsbereiche wie Lieferung per LKW, Bahn, Schiff Flugzeug undunabhängig davon, ob die Produkte bei Gefriertemperatur, gefroren/gekühlt oder ungekühlt transportiert werden (verschiedener Aggregat-zustände: ƃüssig, fest, gasförmig).

Beispiele für die Abgrenzung der Anwendungsbereiche für IFS Foodund IFS Logist ics:

– Der IFS Logistics umfasst nur logistische Aktivitäten, bei denenUnternehmen Kontakt zu bereits verpackten Produkten haben(Transport, Verpackung von primärverpackter Ware, Lagerungund/oder Versand, Transport und Lagerung von Paletten, Bag-in-Box-Systemen). Er umfasst auch bestimmte unverpackteWare wie Schlachtkörper und/oder Transporte von Schüttgutund Transporte in Tankwagen (Glucosesirup, Milch, Getreideusw.).

– Für sämtliche Arten der Verarbeitung, d.h. dass die Charakteris-tik des Produktes verändert wird, ist der IFS Logistics nichtanwendbar – ausgenommen Gefrier- und Auftauprozesse, unterbestimmten Bedingungen (als Dienstleistung; extra Anforde-rungen sind zu auditieren).

– Sofern ein lebensmittelverarbeitendes Unternehmen über eineeigene Logistik- und/oder Transportabteilung verfügt, wirddiese über das Kapitel „Transport und Lagerung“ im IFS Food-Standard mit abgedeckt.

Anmerkung: Sollte die Logistikabteilung zum lebensmittelver-arbeitenden Betrieb gehören und den gleichen Standort haben,und sollte der Unternehmer oder der Kunde es wünschen, dassdiese Aktivitäten nach dem IFS Logistics-Standard zertiƂziertwerden, kann ein IFS Logistics-Audit zusätzlich durchgeführtwerden.

In diesem Fall müssen die folgenden Voraussetzungen erfülltsein:

· Die Logistikaktivitäten werden nur für vorverpackte Wareeingesetzt.



· Werden zwei ZertiƂkate erteilt (Food und Logistics), dannwerden die ZertiƂzierungsbereiche des jeweiligen Auditsund ZertiƂkates eindeutig beschrieben.

· Die Anforderungen des IFS Food in Bezug auf Transport undLagerung werden trotzdem im Rahmen des IFS Food-Auditsbewertet.

· Es wird ein IFS Food-Audit des lebensmittelverarbeitendenBetriebes durchgeführt; der IFS Logistics ist ein zusätzlichesAudit.

· Alle wichtigen Dokumente sind am Standort einsehbar.

– Falls das verarbeitende Unternehmen Logistik und/oder Trans-port ausgelagert hat, werden die Anforderungen aus dem Kapi-tel Lagerung und Transport des IFS Food eindeutig im VertragdeƂniert; andernfalls Ƃndet der IFS Logistics Anwendung.

Der IFS Broker ist ein Standard für die Auditierung von Unternehmenwie Handelsagenturen, Brokern, Importeuren oder anderen Unterneh-men, die nicht direkt mit den Produkten in Kontakt kommen (z.B. keineLagerhäuser, Verpackungsstationen oder Transportfahrzeuge besitzen,aber trotzdem juristisch eigenständige Unternehmen mit Briefkästen,Büroräumen usw. sind).

Dieser Standard gilt für Lebensmittel, Haushalts- und Körperpƃegepro-dukte ebenso wieVerpackungsmaterialien.

IFS Broker deckt nur Handelstätigkeiten ab, führt ein (Lebensmittel oderHPC oder Verpackung) verarbeitendes Unternehmen auch Handelsakti-vitäten durch und möchte diese zertiƂzieren lassen, so ist ein kombi-niertes Audit, bestehend aus IFS Food oder IFS HPC oder IFS PACsecureund IFS Broker durchzuführen.

IFS Cash & Carry/ Wholesale ist ein Standard, der alle Handelsaktivi-täten und Tätigkeiten von losen und verpackten Produkten in einemCash & Carry Markt oder einem Großhandelsunternehmen abdeckt.

IFS HPC ist ein Standard zur Auditierung von Unternehmen, die Haus-halts- und Körperpƃegeprodukte verarbeiten oder Unternehmen, dielose Haushaltswaren und Körperpƃegeprodukte verpacken. IFS HPCkann nur angewendet werden, wenn ein Produkt „ verarbeitet“ w irdoder wenn eine Gefahr zur Produktkontamination während des Primär-verpackungsvorgangs auftritt.

IFS PACsecure ist ein Standard zur Auditierung von Unternehmen dieLebensmittel- und Nicht-Lebensmittel-Verpackungsmaterialien herstel-len und betrifft nur Verpackungsverarbeitung und/oder verarbeitendeUnternehmen.



Matrix zur Best immung des richt igen IFS Standards

Nr. Hauptakt ivität des Unternehmens Internat ional Featured Standards

IFSFood

IFSHPC

IFSLogis-tics

IFSBroker

IFSC& C/W.

IFSPACsecure

1 Lebensmittelverarbeitung(wenn Produkte verarbeitet werden odersobald eine Gefahr der Produktkontamina-tion besteht)

X

2 HPCVerarbeitung(wenn Produkte verarbeitet werden odersobald eine Gefahr der Produktkontamina-tion besteht)

X

3 Food, Non-Food, HPC logist ics act ivit iesLogistische Aktivitäten und speziƂscheVerarbeitungstätigkeiten; nur als Dienst-leistung, keine Handelstätigkeiten(sofern Unternehmen einen physischenKontakt mit bereits primär verpackten Produk-ten haben, oder ausschließlich für speziƂscheunverpackte Produkte, wie z.B. Schlacht-körper,Tank-Transport (Glukosesirup, Mich,Weizen, etc.) oder nur tiefgefroren/auftauen,als Dienstleistung)

X

4 Lebensmittel, HPC-,Verpackungshandel,ohne Produktkontakt(sofern kein physikalischer Kontakt mit denProdukt besteht, ausschließlich Einkauf-Ver-kauf von einem Büro, keine logistischenAktivitäten)

X

5 Cash & Carry/ Wholesale(Umgang mit losen und verpackten Produk-ten in Cash & Carry Märkten oder Groß-handelsunternehmen)

X

6 Verarbeitung von Verpackungsmaterial(wenn (Nicht)-Lebensmittelverpackungs-produkte verarbeitet werden)

X

Kombinierte Zert iƂzierungen

7 Food oder HPC oder Verpackung Handel undLebensmittel oder HPC oder Verpackungs-prozesseKombiniertes Audit für Handel- undVerarbeitungstätigkeiten

X X X

8 Lebensmittel / HPC/ Verpackungen Handelund Lebensmittel / HPC/ Verpackungslogist ikKombiniertes Audit für Handel UND Logistik-tätigkeiten mit einer speziƂschen kombinier-ten Checkliste

X X



ANLAGE 2: Zert iƂzierungsverfahren

Freiwillig:Vorab-Audit

Gemeinsam mitZertiƂzierungsstelle:· Festlegung desAudittermins

· Festlegung derAuditdauer

· Festlegung desZertiƂzierungs-bereiches desAudits

Feststellung vonMajor-/KO-Nicht-konformitätenAudit nichtbestanden

Maßnahmenplanund vorläuƂgen

Auditbericht an dasauditierte Unter-

nehmen

Freiwillige Rück-sendung des

ausgefüllten Maß-nahmenplans an dieZertiƂzierungsstelle

Komplettierung desMaßnahmenplanesund Berichtes –Einstellen insIFS-AuditportalKein Zert iƂkat

Maßnahmenplanund vorläuƂgen

Auditbericht an dasauditierte Unter-nehmen senden

Korrekturmaß-nahmen der Major-Nichtkonformitäteninnerhalb von6 Monaten

Validierung derKorrekturmaß-

nahmen durch dieZertiƂzierungsstelle

Feststellung einesMajors – ohne

weitere MaßnahmenAudit nichtbestanden

Aussetzendes

derzeitigenZertiƂkates

Aussetzendes

derzeitigenZertiƂkates

4. Unternehmen wählt IFS ZertiƂzierungsstelle aus(akkreditiert und zugelassen). Angebot, Entscheidung,

Vertragsunterzeichnung

3. Unternehmen bewerten den derzeitigen Stand

2. Lesen des entsprechenden IFS Standards

1. Unternehmen entscheidet sich für einen IFS Standard

6. AbschlussbesprechungInformation über die festgestellten Nichtkonformitäten

Eröffnungsbesprechung – Bewertung der Dokumentation – Bewertung derBetriebsstätte und Interviews der Mitarbeiter – Schlussfolgerungen aus dem Audit

5. Planung und Vorbereitung des AuditsDurchführung des Audits vor Ort am festgelegten Termin

durch einen Auditor, der für einen relevantenProduktscope zugelassen ist

7. Auditor erstellt einen vorläuƂgen Auditberichtund Maßnahmenplan

12. Ausgabe des ZertiƂkates und Übersendung desentgültigen Auditberichtes an das Unternehmen

11. ZertiƂzierungsstelle entscheidet über ZertiƂzierungund Gültigkeitsdauer des ZertiƂkates

10. ZertiƂzierungsstelle/Auditor prüft denvervollständigten Maßnahmenplan

ZertiƂzierungsstelle prüft kompletten Auditbericht und Maß-nahmenplan (Überprüfung zwingend vorgeschrieben)

9. Rücksendung des ausgefüllten Maßnahmenplanesan die ZertiƂzierungsstelle/den Auditor

8. Unternehmen vervollständigt Maßnahmenplanund legt Korrekturmaßnahmen fest

13. ZertiƂzierungsstelle stellt Audit-Datenin das IFS Auditportal ein (Details des Audits, Bericht,

Maßnahmenplan und ZertiƂkat

14. Drei Monate vor Ablauf der Gültigkeit erhält dasUnternehmen über das IFS Auditportal eine Nachricht,um das nächste Audit mit der ZertiƂzierungsstelle zu

vereinbaren. Das Audit darf nicht später liegen als das imZertiƂkat angegebene letztmögliche Datum für das

Überwachungsaudit


ANLAGE 3: Fließdiagramm zum Umgang mit KO-Anforderungen, die mit D bewertetwurden, und Major-Nichtkonformitäten

Hochladen des endgültigen IFS-Berichtes ins Portal (sichtbar):Im Falle eines Ergänzungsaudits:– Datum des Erstaudits und Datum des Ergänzungsaudits imFeld „ Datum“ angeben

– Im Feld „ endgültiges Ergebnis des Audits“ angeben, dass einErgänzungsaudit stattgefunden hat und dass die Anforderung,die mit Major bewertet wurde, jetzt erfüllt wurde

– Im Feld „ Beobachtungen zu KO und Major“ erklären, wie diemit Major bewertete Anforderung korrigiert wurde

Das Unternehmen kann nicht nach höherem Niveau zertiƂziertwerden, selbst wenn das Endergebnis ≥95% ist.Die Gültigkeitsdauer des ZertiƂkates basiert auf dem Datum desErstaudits.

Ergänzungsaudit, falls wenigerals 6 Monate zwischen demAudit, bei dem ein Major

festgestellt wurde, und demnächsten Audit liegen

Komplett neues Audit, terminiert nichtfrüher als sechs (6)Wochen nach demAudit, bei dem die Nichtkonformität(en)

festgestellt wurden

Bericht ins IFS Portal hochladen(nicht sichtbar)

Hochladen des endgültigen IFS-Berichtesins Portal (sichtbar)

Empfohlen: Vervollständigungdes Maßnahmenplanes durch das

Unternehmen und Rücksendung an dieZertiƂzierungsstelle innerhalb von zwei

(2)Wochen

VorläuƂger Bericht und Entwurf desMaßnahmenplanes an das auditierte

Unternehmen senden

PositivesAuditergebnis

PositivesAuditergebnis

Audit-ergebnis

Nicht bestanden

Aussetzen des gegenwärtigen ZertiƂkates,max. zwei (2) Arbeitstage nach demAudittermin, Erklärung über dieNichtkonformität(en) in englischerSprache im IFS Portal eintragen

>1 Major und/ oder <75% odermehr als ein Major oder

ein oder mehrere KO-Anforderungenmit D-Bewertung

Bericht ins IFS Portal hochladen(nicht sichtbar)

Erstaudit, falls mehr als6 Monate zwischen dem Audit,bei dem ein Major festgestelltwurde, und dem nächsten

Audit liegen

Zwingend: Vervollständigung des Maß-nahmenplanes durch das Unternehmenund Rücksendung an die Zertifzierungs-stelle innerhalb von zwei (2)Wochen

VorläuƂgen Bericht und Entwurf desMaßnahmenplanes an das auditierte

Unternehmen senden

Aussetzen des gegenwärtigen ZertiƂkatesmax. zwei (2)Tage nach dem Audittermin,Erklärung über die Nichtkonformität in

englischer Sprache im IFS Portal eintragen

1 Major und ≥75% der Anforderungensind erfüllt =>15% der gesamt möglichen

Punktzahl wird abgezogen

Nicht bestanden, sofern nicht Korrektur-maßnahmen eingeleitet und in einemErgänzungsaudit validiert wurden

IFS Logistics Audit

Zeitraum bis zumnächsten Audit

Zeitraum bis zumnächsten Audit



ANLAGE 4: Produktscopes und Produktgruppen,die im UnternehmensproƂl desAuditberichtes speziƂziert werdenmüssen

Tabelle 1: Lebensmittelprodukte: Beschreibung der verschiedenen Pro-duktgruppen

Produktgruppen für Lebensmittelprodukte

1. Fleisch, Geƃügel und Fleischprodukte

2. Fisch und Fischprodukte

3. Eier und Eiprodukte

4. Milchprodukte

5. Obst und Gemüse

6. Getreideprodukte, Cerealien, Industriebackwaren, und Feingebäck, Süßwaren,Snacks

7. Kombinierte Produkte

8. Getränke

9. Öle und Fette

10. Trockenprodukte, andere Zutaten und Zusätze(z.B. Nahrungsergänzungsmittel)

11. Heimtiernahrung

Non Food Produkte: Beschreibung der verschiedenen Produktgruppen

1. Haushalts- und Körperpƃegeprodukte (Kosmetik, chemische Haus-haltsprodukte, tägliche Haushaltsgegenstände, Hygieneprodukte)

2. Verpackungsmaterialien

3. Elektronik/Elektronische Geräte

– Haushaltsausrüstung (z.B. Küchengeräte,WeißeWare)

– Unterhaltungselektronik (z.B. TV und HIFI Geräte, Computer,Telekommunikation, Kameras, etc.)

– Lichttechnik (z.B. Lampen, Glühbirnen, etc.)

4. Haushaltswaren (welche noch nicht im HPC-Scope integriert sind,wie z.B. Porzellan, Geschirr, Besteck, Pfannen, etc.)

5. Textilien (Kleidung, Leder, Unterwäsche und Schuhe, Bettwäscheund Tischdecken)

6. Medienprodukte (Zeitungen, Bücher, CDs und andereTon-Speicher-medien, Computerspiele, Software, etc.)

7. Möbel

8. Werkzeug und technische Ausrüstung (DIY)

9. Büromaterialien

10. Spielzeug



11. Pƃanzen und Blumen

12. Gartenausrüstung

13. Andere

Non-Food Produktgruppen, die vom Zert iƂzierungsbereich des IFS Logis-t ics ausgeschlossen sind:

– Bodenschätze – verschiedene Aggregatzustände (fest, ƃüssig,gasförmig

– Pharmazeutische Produkte/Medikamente, welche ausschließ-lich über Rezept erhältlich sind

– Explosive Substanzen/Munition, etc.

– Abfälle/Müll.



Teil 2: Liste der Auditanforderungen

1 Unternehmensverantwortung

1.1 Unternehmenspolit ik und -ziele/Unternehmensleit linien

1.1.1 Es liegt eine übersicht liche, von der Unternehmensleitungverabschiedete und umgesetzte Unternehmenspolitik vor.Diese berücksichtigt mindestens folgende Kriterien:

– Produktsicherheit,

– Kundenorientierung,

– Umweltverantwortung,

– Nachhaltigkeit,

– Personalverantwortung.

Die Unternehmenspolitik ist an alle Mitarbeiter im Unterneh-men kommuniziert.

1.1.2 Aus dem Inhalt der Unternehmenspolitik sind messbareZiele (Qualitäts- und Produktsicherheitsziele) formuliert.

1.2 Unternehmensst ruktur

1.2.1 Es liegt ein Organigramm vor, welches die Struktur desUnternehmens aufzeigt. Das Organigramm beinhaltet, fallszutreffend, die zugehörigen Betriebsstätten (z.B. unabhän-gige Zentrallager, Satelliten-Lager und weitere Standorte, andenen logistischeTätigkeiten ausgeübt werden).

1.2.2 Die Abteilung, welche für Qualitäts- und Produktsicherheits-management verantwortlich ist und /oder der IFS Logistics-Beauftragte sind der Geschäftsleitung direkt zugeordnet.

1.2.3 Das Unternehmen benennt eine oder mehrere Persone(n),der/die für die externe Kommunikation verantwortlich ist/sind (Krisenmanagement, Behörden, Kommunikation mitMedien).

1.2.4 Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten, inklusive Stellver-tretungen sind eindeutig geregelt.

hinzugefügt



1.2.5 Die Unternehmensleitung stellt sicher, das die MitarbeiterIhre Pƃichten und Verantwortlichkeiten bezüglich der Pro-duktsicherheit und -qualität kennen und überprüft dies min-destens jährlich.

1.2.6 Das Unternehmen hat ein System installiert, welches überdie relevanten und aktuellen rechtlichen Bestimmungeninformiert. Die rechtlichen Bestimmungen werden in denbetreffenden Abteilungen umgesetzt.

1.2.7 KO Nr.1: Die Unternehmensleitung ist für die Unterneh-menspolit ik und -ziele verantwort lich. Die erforderlichenRessourcen und Invest it ionen zur Absicherung der speziƂka-t ionsgemäßen bzw. in Kundenvert rägen vereinbarten Pro-duktsicherheit , -legalität und -qualität sind bereitgestellt .

1.3 Kundenorient ierung

1.3.1 Es existiert ein dokumentiertesVerfahren, mit dem die grund-sätzlichen Kundenbedürfnisse und Erwartungen ermitteltwerden.

1.3.2 Die Aufzeichnungen dieses Verfahrens werden ausgewertetund berücksichtigt, um Qualitäts- und Produktsicherheits-ziele festzulegen.

1.4 Überprüfung durch die Unternehmensleitung

1.4.1 Die Unternehmensleitung stellt sicher, dass das Qualitäts-und Produktsicherheits-Managementsystem mindestensjährlich oder häuƂger, wenn Änderungen vorgenommenwurden, bewertet werden. Diese Bewertung beinhaltet min-destens:

– Auditergebnisse,

– Rückmeldungen von Kunden,

– Prozess- und Produktkonformität,

– Status der Vorbeuge- und Korrekturmaßnahmen,

– Qualitäts- und Produktsicherheitspolit ik und -ziele,

– Folgemaßnahmen aus vorherigen Bewertungen,

– Änderungen, die das Produktsicherheits- und Qualitäts-managementsystem beeinƃussen können sowie

– Empfehlungen zu Verbesserungen.

hinzugefügt



1.4.2 Das Unternehmen ermittelt und bewertet regelmäßig, min-destens einmal jährlich (z.B. im Rahmen interner Audits oderBetriebsbegehungen), die zur Gewährleistung der Produk-tanforderungen erforderliche Infrastruktur. Dazu gehörenz.B.:

– Gebäude,

– Lagerräume/-bereich

– Lagereinrichtungen,

– Maschinen und Anlagen,

– Transportfahrzeuge,

– Transporteinheiten und

– Transportbehälter.

Die Ergebnisse dieser Bewertungen gehen risikoorientiert indie Investitionsplanung ein.

1.4.3 Das Unternehmen ermittelt und bewertet regelmäßig, min-destens einmal jährlich (z. B. im Rahmen interner Auditsund/oder Betriebsbegehungen), das zur Gewährleistung derProduktanforderungen erforderliche Arbeitsumfeld. Dazugehören z.B.:

– soziale Einrichtungen,

– Sicherheits- und Schutzvorkehrungen,

– hygienische Bedingungen.

Die Ergebnisse dieser Bewertungen gehen risikoorientiert indie Investitionsplanung ein.

2 Qualitäts- und Produktsicherheits-managementsystem

2.1 Risikomanagement / Produktsicherheit

2.1.1 KO Nr. 2: Grundlage des Kontrollsystems für Produktsicher-heit ist ein vollständig umgesetztes, systemat isches undumfassendes Risikomanagement und/ oder HACCP-System. Für Lebensmittel w ird ein HACCP-System genutzt ,das auf den Grundlagen des Codex Alimentarius beruht .

2.1.2 Das Risikomanagement bzw. HACCP-System umfasst alleProduktgruppen und jeden Prozess von der Warenüber-nahme bis zur -übergabe.



2.1.3 Das Risikomanagement/HACCP-System stellt die Handha-bung loser oder temperaturgeführter Produkte und die logis-tischen Tätigkeiten mit verpackten Produkten differenziertdar. Das Eigenkontrollsystem entspricht dem jeweils vorlie-genden Produktrisiko.

2.2 Zusammenstellung des Risikomanagement-/HACCP-Teams

2.2.1 Das Unternehmen verfügt über ein Risikomanagement- bzw.HACCP-Team, das multidisziplinär zusammengesetzt ist.Dieses Team genießt die deutliche Unterstützung der Unter-nehmensführung und die Teammitglieder verfügen überdetaillierte Kenntnisse hinsichtlich der Abläufe im Unterneh-men.

2.2.2 Der Teamleiter ist vollständig vertraut mit Risikomanage-ment und/oder HACCP-Grundsätzen und deren Anwendung.Das Team /der Teamleiter ist in der Lage, Gefahren für dieProduktsicherheit zu erkennen, zu beherrschen und zu len-ken. Sind ausreichende Fachkenntnisse nicht im Unterneh-men vorhanden, wird eine Beratung durch externe Sachkun-dige in Anspruch genommen.

2.3 Gefahrenstudie/ HACCP-System

2.3.1 Die Organisation grenzt ihren Verantwortungsbereich in derTransport- und Logistikkette eindeutig ab. Die Gefahrenstu-die/HACCP-System bezieht sich auf diesen Verantwortungs-bereich.

2.3.2 Es liegt eine vollständige Beschreibung der Dienstleistungenin Verbindung mit den entsprechenden Produktgruppen vor,die alle relevanten Informationen zur Produktsicherheit be-inhaltet, w ie z. B. Handhabung, Lagerungs- und Transport-bedingungen.

2.3.3 Es liegt ein aktuelles Fließdiagramm für logistische und pro-duktspeziƂsche Dienstleistungen vor. Im Fall von Änderun-gen ist das Fließdiagramm aktualisiert.

2.3.4 Es liegt eine Analyse und Bewertung aller Gefahren vor, dierealistischer weise erwartet werden können. Diese umfassenmindestens die physikalischen, chemischen und biologi-schen Gefahren, einschließlich Allergene.

2.3.5 Die Gefahrenanalyse berücksichtigt die Wahrscheinlichkeitdes Auftretens von Gefahren sowie die Tragweite derengesundheitsschädigenden Wirkung. Werden unterschiedli-



che Risikoklassen dargestellt, ist für jede Risikoklasse eineGefahrenanalyse mit Risikobewertung bzw. Risikoeinstu-fung dokumentiert.

2.3.6 Für alle Prozessschritte, in denen eine speziƂsche Überwa-chung von Gefahren für die Produktsicherheit erforderlichist, sind vom Unternehmen Überwachungsmaßnahmen ein-geführt und dokumentiert (für Lebensmittel z.B. Festlegungvon CCP/CP).

2.3.7 Für die speziƂschen Überwachungsmaßnahmen sind Grenz-werte deƂniert (für Lebensmittel z.B. Festsetzung von Grenz-werten für jeden CCP/CP).

2.3.8 KO Nr. 3 [NA möglich]: Wo eine speziƂsche Überwachungvon CCPs für die Produktsicherheit erforderlich ist , ist einMonitoring-System für jeden CCP mit eindeut igen Grenz-werten und Regist rierung von Abweichungen implement iert .

2.3.9 Sofern die Überwachung der Kontrollpunkte darauf hinweist,dass ein Grenzwert nicht beherrscht wird (z.B. CP/CCP), sindhierfür angemessene Korrekturmaßnehmen deƂniert, durch-geführt und dokumentiert. Diese Korrekturmaßnahmen be-rücksichtigen auch nichtkonforme Produkte.

2.3.10 Es sind VeriƂzierungsverfahren zur Bestätigung der Wirk-samkeit des Risikomanagements/HACCP-Systems festge-legt. Die VeriƂzierung des Konzeptes erfolgt mindestens ein-mal jährlich. Als VeriƂzierungsmaßnahmen zählen z.B.:

– interne Audits,

– Auswertungen,

– Reklamationsauswertungen.

Die aus der VeriƂzierung resultierenden Ergebnisse werdenin das Risikomanagement/HACCP-System eingearbeitet undan die Unternehmensleitung kommuniziert und von Dieserüberprüft .

2.3.11 Es liegt eine Dokumentation vor, die alle Abläufe, Verfahren,Maßnahmen und Aufzeichnungen beinhaltet. Diese ist in Artund Umfang dem Unternehmen angemessen.

2.4 Anforderungen an die Dokumentat ion

2.4.1 Das dokumentierte und eingeführte System für Lebensmit-telsicherheit und Qualitätsmanagement ist an einer Stellevollständig hinterlegt (Lebensmittelsicherheits- und Quali-tätshandbuch oder elektronisch dokumentiertes System).Für Dokumente, die von entscheidender Bedeutung für dieProduktanforderungen sind, werden die Änderungsgründevermerkt.

hinzugefügt



2.4.2 Alle in Gebrauch beƂndlichen Dokumente liegen in derjeweils aktualisierten Version vor, sind ordnungsgemäßautorisiert und stehen den betreffenden Mitarbeitern jeder-zeit zur Verfügung. Die Dokumentation kann als Papierkopieoder elektronisch aufbewahrt werden. Hinsichtlich der EDV-gestützten Dokumentation ist diese zu einem Zeichnungsbe-rechtigten rückverfolgbar

2.5 Lenkung von Aufzeichnungen

2.5.1 Alle für die Produktanforderungen relevanten Aufzeichnun-gen werden detailliert und lückenlos geführt und sind aufAnforderung verfügbar.

2.5.2 Die Aufzeichnungen sind gut lesbar und authentisch. Etwa-ige Nachträge zu den Aufzeichnungen werden nur durchautorisierte Personen vorgenommen. Die Überwachungsda-ten können auch elektronisch (EDV) dokumentiert werden.Hierbei ist sicherzustellen, dass nur berechtigte PersonenZugang zur Dokumentation haben (z.B. Passwortregelung).

2.5.3 Die Aufzeichnungen werden entsprechend der rechtlichenAnforderungen und mindestens für ein Jahr aufbewahrt. DieAufbewahrungsfrist orientiert sich an einer Gefahrenanalyseund Bewertung der damit zusammenhängenden Risiken. DieAufzeichnungen sind sicher gelagert und leicht zugänglich.

3 Ressourcenmanagement

3.1 Personalschulung

3.1.1 Das Unternehmen hat dokumentierte Schulungs- und/oderUnterweisungsprogramme implementiert. Diese Programmebeinhalten mindestens:

– Schulungsinhalte,

– Schulungsintervalle (bezogen auf Produktsicherheit /Hygi-ene mind. einmal jährlich, für Non-Food ist alle 2 Jahreausreichend),

– Aufgaben der Mitarbeiter,

– Teilnehmerliste,

– Sprachen,

– qualiƂzierter Referent,



– Evaluierungsmethode (Wirksamkeitsprüfung der Schu-lungsmaßnahmen und des -programms).

Vor erstmaliger Aufnahme der Arbeit erfolgt eine grundsätz-liche Unterweisung zur Produktsicherheit.

3.1.2 Die dokumentierten Schulungsprogramme und/oder Unter-weisungen gelten für alle Mitarbeiter inkl. der Saison- undZeitarbeitskräfte, entsprechend ihrer Arbeitsbereiche.

3.2 Personalhygiene

3.2.1 Es gibt dokumentierte Vorgaben zur Personalhygiene, ggf.inkl. Infektionsschutz. Diese beinhalten mindestens:

– Handreinigung und -desinfektion,

– Essen und Trinken,

– Rauchen,

– Verhalten bei Verletzungen der Haut (z.B. Schnittverlet-zung, Schürfwunden).

Diese Vorgaben basieren auf einer prozess- und produktori-entierten Gefahrenanalyse und Bewertung der damit zusam-menhängenden Risiken.

3.2.2 Die Vorgaben zur Personalhygiene werden von den betroffe-nen Mitarbeitern, Dienstleistern und betriebsfremden Perso-nen beachtet und angewandt. Die Einhaltung der Vorgabenwird überprüft und überwacht.

3.2.3 Die Schutzbekleidung für Mitarbeiter und Besucher ist zweck-gemäß, abhängig von den Prozess- und Produktanforderun-gen.

3.2.4 Alle Schutzkleidungen werden regelmäßig und gründlichgereinigt. Entsprechend einer prozess- und produktorien-tierten Gefahrenanalyse und Bewertung der damit zusam-menhängenden Risiken wird dieWäsche durch eineVertrags-wäscherei, vor Ort oder durch den Mitarbeiter gereinigt.

3.3 Sanitäreinrichtungen, Anlagen zur persönlichenHygiene und Sozialeinrichtungen

3.3.1 Das Unternehmen stellt Sozialeinrichtungen zur Verfügung,die in Größe und Ausstattung der Mitarbeiterzahl angepasstsind. Diese sind in sauberem und intaktem Zustand, um Risi-ken für die Produktsicherheit zu reduzieren.



3.3.2 In den Lagerbereichen und/oder den zugehörigen Sanitärbe-reichen sind ausreichende Möglichkeiten zur Handhygienevorhanden, basierend auf einer Gefahrenanalyse und Bewer-tung der damit zusammenhängenden Risiken.

3.3.3 Die Anlagen zur Handhygiene erfüllen mindestens die fol-genden Anforderungen:

– ƃießendesTrinkwasser in geeigneter Temperatur,

– Flüssigseife,

– geeignete Ausrüstung zur Handtrocknung.

3.3.4 In Bereichen, in denen mit leicht verderblichen, unverpack-ten Lebensmitteln oder sensiblen Produkten umgegangenwird, werden zusätzlich folgende Anforderungen zur Hand-hygiene erfüllt:

– berührungslose Armaturen,

– Handdesinfektion,

– adäquate Hygieneausrüstung,

– Hinweisschilder/Piktogramme,

– Abfallbehälter mit berührungsloser Öffnung.

4 Leistungserbringung

4.1 Allgemeine Anforderungen für Lagerung undTransport

4.1.1 Vert ragsprüfung und Kommunikat ion

4.1.1.1 Die zwischen den Vertragspartnern deƂnierten Anforderun-gen und/ oder Pƃichtenhefte sind bekannt, vereinbart undhinsichtlich ihrer Akzeptanz überprüft, bevor eine Lieferver-einbarung geschlossen wird. Alle Bestimmungen bezüglichProduktqualität und -sicherheit sind bekannt und den ent-sprechenden Unternehmensbereichen kommuniziert.

4.1.1.2 Änderungen an bestehenden, vertraglichen Vereinbarungensind dokumentiert und zwischen den Vertragspartnern kom-muniziert.

4.1.1.3 Ist die Erbringung vereinbarter Dienstleistungen (z.B. Lie-ferpünktlichkeit) nicht möglich, wird der Kunde zeitnah infor-miert.

hinzugefügt



4.1.2 Beschaffung/ Lieferanten und Dienst leister

4.1.2.1 Es liegt ein Verfahren zur Zulassung und Überwachung vonLieferanten und Dienstleistern (intern und extern) vor. DieÜberwachung beinhaltet risikoorientierte Bewertungskrite-rien, wie z.B.: Zuverlässigkeit, Reklamationen, Audits, ZertiƂ-kate sowie geforderte Leistungsstandards.

4.1.2.2 Die Ergebnisse der Bewertungen werden regelmäßig, min-destens jährlich überprüft. Die Ergebnisse dieser Überprü-fung sowie daraus resultierende Maßnahmen sind zu doku-mentieren.

4.1.2.3 Eine aktuelle Übersicht der zugelassenen Lieferanten undDienstleister liegen den Mitarbeitern vor, die verantwortlichfür den Einsatz der Lieferanten und Dienstleister sind.

4.1.3 Besondere Handhabungsvorschriften

4.1.3.1 Die Organisation hat ein Verfahren eingeführt, um jeglicheKontamination (auch Kreuzkontamination, verursacht durchunverträgliche Produkte, in der gleichen Transporteinheitoder im gleichen Lagerraum) zu verhindern. Kontaminationdurch Emission, Abgase, Gerüche, Fremdkörper, Verpa-ckungsmaterial etc. sind zu vermeiden.

4.1.3.2 Liegt für ein unverpacktes Produkt eine speziƂsche Kunden-anforderung für das Nichtvorhandensein bestimmter Inhalts-stoffe, Zutaten (z.B. GVO, Allergene) vor, sind diese nach-weislich sichergestellt.

4.1.3.3 Wenn speziƂsche Vorgaben zum Schutz der Non-Food-Pro-dukte und/oder der Umwelt zu berücksichtigen sind (z.B. inder Konfektionierung sensibler Produkte wie elektronischeGeräte), sind diese umgesetzt.

4.1.4 Rückverfolgbarkeit

4.1.4.1 Ein System zur Rückverfolgbarkeit ist eingerichtet, w ird auf-rechterhalten und ist für das Unternehmen und die gehand-habten Produkte geeignet.

4.1.4.2 Das System stellt sicher, dass dieWare inkl. der Menge jeder-zeit, in der zu verantwortenden Logistikkette, mittels geeig-neter Kennzeichnung zu identiƂzieren ist. Ferner ermöglichtdas System Feststellungen über jede Person (ggf. inkl.Trans-portunternehmen), von der sie dieWare erhalten und an wel-ches Unternehmen (ggf. inkl. Transportunternehmen) sie dieWare geliefert hat.



4.1.4.3 Die Unternehmen pƃegt eine immer aktuelle Liste aller Kun-den (Auftraggeber) sowie die Menge der Produkte, die der-zeit im Besitz sind. In den Lagereinrichtungen sind die Pro-dukte den Kunden zugeordnet.

4.1.4.4 Das System zur Rückverfolgbarkeit w ird in regelmäßigenAbständen, mindestens jährlich, sowie bei Änderungen desSystems getestet. Dieser Test wird durchgeführt, um dieWirksamkeit des Systems zur Rückverfolgbarkeit zu bestäti-gen und ggf. zu verbessern. Die Testergebnisse sind aufzu-zeichnen. Falls erforderlich, werden Korrekturmaßnahmendurchgeführt.

4.1.5 Wartung und Reparatur

4.1.5.1 Ein geeignetesWartungssystem ist geplant, installiert, doku-mentiert, gepƃegt und erfasst alle kritischen Anlagen undAusrüstungen (inkl. Transport) die notwendig sind um Pro-duktanforderungen zu erfüllen. Dies gilt gleichermaßen fürinterne und externeWartungsarbeiten.

4.1.5.2 Während und nach Wartungs- und Reparaturarbeiten ist dieEinhaltung der Produktanforderungen sichergestellt undeine Kontamination wird verhindert. Wartungs- und Repara-turarbeiten und daraus resultierende Maßnahmen sinddokumentiert.

4.1.5.3 Alle fürWartungs- und Reparaturarbeiten eingesetzten Mate-rialien sind für den Verwendungszweck geeignet (z.B.:lebensmitteltaugliche Fette, nichttoxische Anstriche bei un-verpackter Ware).

4.1.5.4 Alle Ausfälle am Standort sowie der im Wartungssystem hin-terlegten Anlagen und Ausrüstungen sind dokumentiert undhinsichtlich einer Anpassung des Wartungssystems ausge-wertet.

4.1.6 Klimat isierung/ Kühlung/ Wasser & Eis und Druckluft

4.1.6.1 Vorgaben zur Klimatisierung (z.B. Temperatur, Luftfeuchte),die Einƃuss auf die Produktqualität und -sicherheit haben,sind deƂniert und umgesetzt.

4.1.6.2 Ein geeignetes Temperaturaufzeichnungssystem (oder meh-rere) ist in der Logistikkette eingesetzt, um den Prozessstatusin angemessenen Intervallen zu überwachen.



4.1.6.3 Überall, wo das Verfahren klimatisierte/gekühlte Luft ver-langt, werden die Anlagen in geeigneter Weise gewartet undin angemessenen Zeitabständen gereinigt.

4.1.6.4 Bei Ausfall der Klimatisierung/Kühlung und/oder bei Abwei-chung von den Soll-Temperaturen greift ein Alarmsystem.Ein wirksames Notfallverfahren mit Korrekturmaßnahmenist vorhanden, welches sicherstellt, dass die Produktsicher-heit und/oder -qualität nicht gefährdet ist.

4.1.6.5 Die Nutzung und Lagerung von Wasser und/oder Eis, das indirekten Kontakt mit Lebensmittel und/oder Lebensmittel-verpackungen kommt, basiert auf einer Gefahrenanalyseund Bewertung der damit zusammenhängenden Risiken, umsicherzustellen, dass eine Kontamination ausgeschlossenist.Wasser und Eis haben Trinkwasserqualität.

4.1.6.6 Wenn im Leistungsprozess Druckluft verwendet wird, diedirekt auf das Lebensmittel oder auf die Lebensmittelverpa-ckung einwirkt, ist dieser Prozess auf Basis einer Gefahren-analyse und der damit verbundenen Risiken bewertet. Druck-luft w ird so verwendet, dass eine Kontamination vermiedenwird.

4.1.7 Spezielle Anforderungen an Gefrier- und Auftau-prozesse

4.1.7.1 Für die Durchführung von Gefrier- und/oder Auftauprozesseexistiert ein dokumentierter Prozess, der eine Gefahrenana-lyse und die Bewertung der damit zusammenhängendenRisiken beinhaltet, sowie angemessene Maßnahmen deƂ-niert, welche die identiƂzierten Risiken beherrschen.

4.1.7.2 Werden Gefrier- und/oder Auftauprozesse durchgeführt, sindalle Prozess- und Produktparameter (z.B. Zeit, Temperatur,Verlängerung oder Verkürzung des MHD) vom Eigentümerder Ware rückgemeldet und bestätigt.

4.1.7.3 In Fällen, wo die Lenkung von Prozess- und Arbeitsplatz-parametern (z.B. Temperatur, Zeit, Druck, chemische Eigen-schaften) für die Produktanforderungen entscheidend sind,werden diese kontinuierlich und/oder in angemessenenIntervallen überwacht und aufgezeichnet.

4.1.7.4 Es existieren geeigneteVerfahren zur Durchführung von Kor-rekturmaßnahmen, im Falle von Störungen der Ausrüstungund der Prozessabweichungen.



4.1.8 Reinigung und Desinfekt ion

4.1.8.1 Reinigungs- und Desinfektionspläne, auf Basis einer Gefah-renanalyse und Bewertung der damit zusammenhängendenRisiken sind eingeführt und verfügbar. Diese beinhalten:

– Verantwortlichkeiten,

– die verwendeten Produkte und ihre Anwendungsvor-schriften,

– die zu reinigenden bzw. zu desinƂzierenden Bereiche,

– Reinigungsintervalle,

– Aufzeichnungspƃichten,

– Gefahrensymbole (wo erforderlich).

4.1.8.2 Die Reinigungs- bzw. Desinfektionsmaßnahmen sowie derenWirksamkeitsprüfung werden aufgezeichnet. Daraus resul-tierende Korrekturmaßnahmen sind dokumentiert.

4.1.8.3 Für Transportbehälter (z.B. Tankfahrzeuge, Eisenbahnkessel-wagen), die für den Transport von ƃüssigen, granulatförmi-gen und pulverförmigen unverpackten Produkte genutztwerden, sind mindestens folgende Reinigungs- und Desin-fektionsmaßnahmen implementiert:

– die Reinigungs- und Desinfektionsmaßnahmen sind fürdie Art der jeweiligen Produktarten geeignet,

– die Reinigungs- und Desinfektionsmaßnahmen umfassenalle zum Transportbehälter dazugehörigen technischenAusrüstungen (z.B. Schläuche, Ventile, Siebe),

– die Reinigungs- und Desinfektionsmaßnahmen stellensicher, dass der Transportbehälter sauber ist, d. h. uner-wünschte Substanzen von Oberƃächen entfernt sind unddie Anzahl der Mikroorganismen auf ein Niveau gesenktist, welches in Abhängigkeit von der vorgesehenen Ver-wendung ausreichend niedrig ist (Kreuzkontaminationwird verhindert),

– sachliche Nachweise für die Prüfung der Reinigungs- undDesinfektionsmaßnahmen sind vorhanden. (z.B. Auf-zeichnungen, ZertiƂkate).

DieWirksamkeit der Reinigung und Desinfektion ist dem Rei-nigungspersonal bekannt. Das Reinigungspersonal ist inden Reinigungsverfahren geschult.

4.1.8.4 Die Außenbereiche weisen einen sauberen, ordnungsgemä-ßen Zustand auf.

4.1.8.5 Für Reinigungschemikalien und Reinigungsmittel existierenaktuelle Sicherheitsdatenblätter (SDB) und Betriebsanwei-



sungen (BA), diese sind vor Ort jederzeit verfügbar. DieBetriebsanweisungen sind den verantwortlichen Mitarbei-tern bekannt.

4.1.8.6 Reinigungsgeräte und -chemikalien sind eindeutig gekenn-zeichnet. Diese werden so gelagert und verwendet, dass eineKontamination vermieden wird.

4.1.8.7 Wenn ein Unternehmen einen Dienstleister mit den Reini-gungs- und Desinfektionstätigkeiten beauftragt, sind alleAnforderungen aus Abschnitt 4.1.8 in einem entsprechendenVertrag eindeutig festgelegt.

4.2 Lagerung und Umschlag

4.2.1 Bauliche Anforderungen

4.2.1.1 Die Arbeitsumgebung hat keine nachteiligen Auswirkungenauf die Produktsicherheit und/oder -qualität.

4.2.1.2 Alle Arbeitsbereiche sind ausreichend beleuchtet.

4.2.1.3 Das Unternehmen prüft das Risiko von Glaskontamination.In Bereichen in denen offene Produkte gehandhabt werden,sind die Beleuchtungseinrichtungen mit einem Splitter-schutz gesichert und so angebracht, dass das Bruchrisikominimiert ist.

4.2.1.4 Für den Fall von Glasbruch und ähnlichen Materialien sindVerfahren eingeführt, welche die erforderlichen Maßnahmenbeschreiben. Dazu zählen mindestens:

– Reinigungsmethoden,

– Vermeidung von Kontamination,

– Warensperrung und -freigabe.

4.2.1.5 Die Verladeanlagen entsprechen dem jeweiligen Zweck.Diese sind so gebaut, dass:

– Erzeugnisse vor Regen geschützt sind,

– kein Schmutz eingetragen wird,

– die Kondensat- und Schimmelbildung eingedämmt ist,

– eine leichte Reinigung möglich ist.

4.2.1.6 Fußböden, Wände und Decken beƂnden sich in einem ord-nungsgemäßen und guten Zustand.

4.2.1.7 Fenster, Türen und Tore beƂnden sich in einem funktions-fähigen Zustand und sind bei Nichtnutzung geschlossen zuhalten.



4.2.2 Ausrüstung

4.2.2.1 Alle Ausrüstungsgegenstände sind für ihren jeweiligenZweck beschaffen, instand gehalten und gelagert, so dasssie kein Risiko für die Produktsicherheit oder Qualität dar-stellen.

4.2.2.2 Die Betriebsmittel und baulichen Einrichtungen (Leitungen,Schalter, etc.) sind für die Reinigung leicht zugänglich.

4.2.2.3 Arbeitsmittel, die genutzt werden, sind so beschaffen, dasmöglich Beschädigungen und/oder Kontaminationen ver-hindert werden.

4.2.3 Schädlingsüberwachung/ Schädlingsbekämpfung

4.2.3.1 Das Unternehmen hat ein System zur Schädlingsbekämp-fung, das die lokalen rechtlichen Bestimmungen erfüllt. Esberücksichtigt mindestens:

– betriebliches Umfeld (mögliche Schädlinge),

– Lageplan mit Anwendungsorten (Köderplan),

– KöderidentiƂzierung vor Ort,

– Verantwortlichkeiten intern/extern,

– die verwendeten Mittel und ihre Anwendungsvorschrif-ten/Sicherheitsvorschriften,

– die Inspektionsintervalle.

Das System zur Schädlingsbekämpfung basiert auf einerGefahrenanalyse und Bewertung der damit zusammenhän-genden Risiken.

4.2.3.2 Das Unternehmen verfügt über qualiƂziertes, ausgebildetesPersonal und/oder es wird ein externer qualiƂzierter Dienst-leister eingesetzt. Wird ein externer Dienstleister beauftragt,sind die notwendigen Tätigkeiten vor Ort in einem schriftli-chen Vertrag geregelt.

4.2.3.3 Die Inspektionen und die daraus resultierenden Empfehlun-gen und Maßnahmen zur Schädlingsüberwachung/-bekämp-fung sind dokumentiert und mit Datum und Unterschriftenbeider Seiten versehen, inklusive dem Datum wann die Kor-rekturmaßnahmen durchgeführt wurden. Die eingesetztenMittel zur Schädlingsbekämpfung stellen keine negativeBeeinƃussung der Produkte dar. DieWirksamkeit der Schäd-lingsbekämpfung wird mittels regelmäßiger Trendanalysenüberprüft.



4.2.3.4 Lieferungen werden im Wareneingang auf Schädlingegeprüft. Etwaiger Befall ist dokumentiert und Maßnahmensind eingeleitet.

4.2.3.5 Die Produkte, Ausrüstungsgegenstände und Transportfahr-zeuge sind so gelagert, dass das Befallsrisiko minimiert wird.Gelten gelagerte Produkte und/oder Anlagen als befallge-fährdet, sind geeignete Maßnahmen festgelegt, um das Kon-taminationsrisiko zu minimieren.

4.2.4 Wareneingang, -ausgang und Lagerhaltung

4.2.4.1 Für die Warenannahme sind Verfahren eingeführt, wirksamumgesetzt und den entsprechenden Mitarbeitern bekannt.Diese Verfahren beinhalten mindestens generelle Prüfkrite-rien (z.B. IdentiƂkation von Ware und Fahrzeug), Vorgabenzur Annahme, Rückweisung und Annahme unter Vorbehalt.Abweichungen von den Prüfkriterien sind dokumentiert.Werden vom Kunden speziƂsche Eingangs- bzw. Warenkon-trollen gefordert, sind diese eingeführt, wirksam umgesetztund den entsprechenden Mitarbeitern bekannt.

4.2.4.2 Alle Produkte sind jederzeit eindeutig identiƂzierbar.Umschlag, Lagerung, Auslagerung und Handhabung derWaren erfolgt in Übereinstimmung mit den Kundenanforde-rungen.

4.2.4.3 Ein wirksames Lagerhaltungssystem ist vorhanden, das Ver-fahren beinhalten kann, wie z.B. First In – First Out (FIFO)oder First Expired – First Out (FEFO) und zudem den Kunden-anforderungen genügt.

4.2.4.4 Die Be- und Entladung der Produkte erfolgt in einer Weise,die Beschädigungen verhindert. Die Ladung ist so zu sichern,das Kontaminationen und/oder Beschädigungen währenddesTransportes verhindert wird.

4.2.4.5 Das Personal ist für die sichere Warenhandhabung bei derBe- und Entladung, im Lager sowie bezüglich der Ladungs-sicherung geschult.

4.2.4.6 Eine Lagerhaltung im Freien ist auf ein Minimum beschränkt.Sofern Ware im Freien gelagert wird, wird im Rahmen einerGefahrenanalyse und Bewertung der damit zusammenhän-genden Risiken sichergestellt, dass weder ein Kontamina-tionsrisiko noch eine Beeinträchtigung von Qualität und Pro-duktsicherheit besteht.

4.2.4.7 Vor dem Einsatz von Paletten zur Kommissionierung, Kon-fektionierung ist sicherzustellen, dass sich diese in einemordnungsgemäßen Zustand beƂnden und die Produktsicher-heit nicht beeinträchtigen.



4.2.4.8 Es liegt eine Gefahrenanalyse und Bewertung damit zusam-menhängender Risiken für möglichen Lebensmittelbet rug(food fraud) vor, die realist ischerweise im Prozess erwartetwerden können. Darauf basierend, und falls erforderlich, sindangemessene Maßnahmen zur Reduzierung dokument iertund implement iert .

4.2.5 Entsorgungssystem

4.2.5.1 Die aktuellen rechtlichen Bestimmungen zur Abfallentsor-gung werden eingehalten.

4.2.5.2 Lebensmittelabfälle und andere Abfälle die ein Risiko für dieProduktsicherheit und -qualität darstellen, werden aus Räu-men in denen mit Lebensmitteln und/oder sensiblen Produk-ten umgegangen wird, entfernt.

4.2.5.3 Die Abfallbehälter sind eindeutig gekennzeichnet und beƂn-den sich in einem ordnungsgemäßen Zustand.

4.2.5.4 Abfälle/Wertstoffe werden auf den vorgesehenen Entsor-gungswegen getrennt gesammelt. Die Entsorgung dieserFraktionen erfolgt ausschließlich durch befugte Dritte. DasUnternehmen führt Aufzeichnungen zur Abfallentsorgung.

4.2.6 Lager-Dienst leister

4.2.6.1 Werden Dienstleister für die Lagerhaltung eingesetzt, sindalle in den Kapiteln 4.1, 4.2 und 5.3 genannten Anforderun-gen in einem Dienstleistungsvertrag eindeutig festgeschrie-ben oder der Logistik-Dienstleister ist nach IFS Logistics zer-tiƂziert.

4.2.6.2 Die Lagermitarbeiter der Dienstleister verstehen die Hygie-nevorschriften der Organisation und halten diese ein.

4.3 Transport

4.3.1 Spezielle Anforderungen Transport

4.3.1.1 Transportfahrzeuge,Transporteinheiten, und/oder Transport-behälter, die auf den unterschiedlichen Verkehrsträgern(Straße, Schiene, Luft und Wasser) zum Einsatz kommen,halten die Transportbedingungen der zu transportierendenWaren, innerhalb der zulässigen Toleranz (z.B. Temperatur)ein.

hinzugefügt



4.3.1.2 Sofern für den Transport bestimmte Bedingungen (z.B. Tem-peratur) vorgesehen sind, werden die Bedingungen vor derBeladung geprüft und dokumentiert, um die Einhaltung derdeƂnierten Bedingungen sicherzustellen.

4.3.1.3 Werden temperaturgeführte Waren in zusätzliche Transport-behälter verbracht (z. B.Thermoboxen), sind diese in einemordnungsgemäßen Zustand (sauber, geruchsfrei, trockenund funktionsfähig). Vor Verbringung der Ware in die Trans-portbehälter, sind dieTransportbehälter vorgekühlt.

4.3.1.4 Beim Transport ist das jeweilige zulässige Ladungsniveau(Nutzlast) von Transportfahrzeugen, Transporteinheiten und/oder Transportbehältern/Containern zur Sicherstellung derProduktsicherheit und -qualität einzuhalten.

4.3.1.5 Transportbehälter (z. B. Tankfahrzeuge, Eisenbahnkessel-wagen), die für den Transport von ƃüssigen, granulat- und/oder pulverförmigen unverpackten Lebensmitteln genutztwerden, sind gekennzeichnet und werden ausschließlich fürden Transport von Lebensmittel genutzt.

4.3.1.6 Die Reinigung der Transporteinheit erfolgt bei Bedarf unterBeachtung der produktspeziƂschen Risiken und hygieni-schen Anforderungen vor der nächsten Beladung. WerdenReinigungsnachweise gesetzlich oder vom Kunden gefor-dert, liegen diese vor.

4.3.1.7 Schläuche, Pumpen, Filter von Tankfahrzeugen (Tankcontai-ner usw.) sind in gutem Zustand und beim Transport vorKontamination geschützt.

4.3.2 Transport -Dienst leister

4.3.2.1 Werden Logistik-Dienstleister wiederkehrend für den Trans-port eingesetzt, sind alle in den Kapiteln 4.1, 4.3 und 5.3genannten Anforderungen in einem Dienstleistungsvertrageindeutig festgeschrieben oder der Logistik-Dienstleister istnach IFS Logistics zertiƂziert.

4.3.2.2 Die Fahrer der Dienstleister kennen die Hygienevorschriftender Organisation und halten diese ein.



4.3.2.3 Werden Logistik-Dienstleister unregelmäßig (Spotmarkt) fürden Transport von verpackten Produkten eingesetzt, sinddiese nach IFS Logistics zertiƂziert oder erfüllen folgende,nachweislich und verbindlich vereinbarte Anforderungen:

– Sauberkeit und Funktionsfähigkeit Transportbehälter undFahrzeug,

– Temperaturkontrolle bei Produkten unter kontrollierterTemperatur,

– klareTrennung unterschiedlicher Produkte,

– Abwesenheit von Gerüchen und sonstiger Kontamination(siehe auch 4.1.3.1),

– Anforderung 4.1.1.3,

– Anforderungen 5.3,

– Anforderungen 5.6.

Bei Weitervergabe des Auftrages an weitere Subunterneh-mer werden diese deƂnierten Mindestanforderungen erfüllt.

5 Messungen, Analysen,Verbesserungen

5.1 Interne Audits

5.1.1 KO Nr. 4: Wirksame interneAudits werden gemäß eines fest -gelegten Auditprogramms durchgeführt und decken min-destens alle Anforderungen des IFS Standards ab. Erfas-sungsbereich und HäuƂgkeit der internen Audits werdenmittels Gefahrenanalyse und Bewertung der damit zusam-menhängenden Risiken best immt. Dies t rifft auch auf Ƃrme-neigene oder gemietete Lagerräume zu, die sich nicht aufdem Firmengelände beƂnden.

5.1.2 Interne Audits von Tätigkeiten, die kritisch für die Produkt-sicherheit sind, werden mindestens einmal jährlich durchge-führt.

5.1.3 Die Auditoren sind sachkundig und stehen in keiner Abhän-gigkeitsbeziehung zum auditierten Bereich.

5.1.4 Die Unternehmensleitung sowie die in den Bereichen ver-antwortlichen Personen werden über die Auditergebnisseinformiert. Erforderliche Korrekturmaßnahmen und ein Ter-minplan für die Umsetzung sind dokumentiert und werdenallen betroffenen Mitarbeitern kommuniziert.

5.1.5 Es ist festgelegt, wie in welcher Form sowie zu welchemZeitpunkt, die aus den internen Audits resultierenden Kor-rekturmaßnahmen veriƂziert werden.



5.2 Betriebsbegehungen

5.2.1 Betriebsbegehungen werden geplant und durchgeführt,basierend auf einer Gefahrenanalyse und Bewertung derdamit zusammenhängenden Risiken. Zusätzlich zu der Infra-struktur des Standortes (vgl. 1.4.2 und 1.4.3) werden betriebs-relevante Aspekte der Personalhygiene, Prozesshygiene, dasHACCP/Risikomanagement-System sowie Produktschutzbewertet.

5.2.2 Die durch die Betriebsbegehung gefundenen Abweichungensowie die dazugehörigen Korrekturmaßnahmen sind aufge-zeichnet. Korrekturmaßnahmen werden umgesetzt.

5.3 Kalibrierung, Just ierung und Prüfung von Mess-und Überwachungsgeräten

5.3.1 Das Unternehmen ermittelt die für die Erfüllung der Produkt-anforderungen erforderlichen Mess- und Überwachungsge-räte. Diese Geräte sind auf einer Liste dokumentiert und ein-deutig gekennzeichnet.

5.3.2 Die Messmittel und -geräte werden in festgelegten Interval-len und nach deƂnierten anerkannten Standards/Methodenüberprüft, kalibriert und/oder geeicht und/oder justiert (fallszutreffend). Die Ergebnisse werden dokumentiert.

5.4 Umgang mit Beanstandungen und Reklamat ionen

5.4.1 Es ist ein System zum Umgang mit Beanstandungen undReklamationen eingeführt.

5.4.2 Alle Beanstandungen/Reklamationen werden durch fach-kundiges Personal geprüft. Sind diese berechtigt, werdenangemessene Maßnahmen so schnell w ie praktikabel umge-setzt.

5.4.3 Beanstandungen/Reklamationen werden ausgewertet, umVorbeugemaßnahmen einzuleiten, die das Wiederauftretender Abweichung verhindern.

5.4.4 Die Reklamationsauswertung wird den entsprechenden Ver-antwortlichen und der Unternehmensleitung zur Verfügunggestellt.



5.5 Umgang mit Nichtkonformitäten undnichtkonformen Produkten

5.5.1 KO Nr. 5: Es exist iert ein w irksamesVerfahren zum Umgangmit allen nichtkonformen Produkten.

5.5.2 Das Verfahren zum Umgang mit nichtkonformen Produktenbeinhaltet mindestens:

– eine Gefahrenanalyse und Bewertung der damit zusam-menhängenden Risiken,

– Vorgehensweise zur Sperrung,

– Mittel zur IdentiƂkation (z.B. Kennzeichnung),

– eindeutig deƂnierte Verantwortlichkeiten,

– der Verfahren zur Freigabe von Waren.

5.5.3 DieVerfahrensregelungen zur Steuerung von Nichtkonformi-täten werden von allen betroffenen Mitarbeitern verstanden.

5.5.4 Liegen Nichtkonformitäten vor, werden schnellstmöglichKorrekturen durchgeführt, um die Erfüllung der Produktan-forderungen sicherzustellen.

5.5.5 Das Verfahren zum Umgang mit nichtkonformen Produktenwird hinsichtlich seiner Praktikabilität, Wirksamkeit undRechtzeitigkeit der Umsetzung mindestens einmal jährlichintern getestet (wenn innerhalb des Jahres eine Produkt-sperrung durchgeführt wurde, kann diese zur Beurteilungdes Verfahrens genutzt werden) Der Test ist geeignet, diewirksame Umsetzung und den Ablauf des Verfahrens zuüberprüfen.

5.6 Rückruf und Rücknahme

5.6.1 Es besteht ein wirksames Verfahren für die Rücknahme undden Rückruf aller Produkte. Dieses Verfahren beinhaltet eineklare Übertragung von Verantwortlichkeiten.

5.6.2 Das Verfahren gewährleistet eine wirksame und schnelleRückmeldung gemäß der Rückruf- und Rücknahmeanforde-rungen der Produkt-Eigentümer.

5.6.3 Das Verfahren wird mindestens jährlich getestet, um dieLeistungsfähigkeit und mögliche Verbesserungen sicher zustellen (sofern in den letzten 12 Monaten ein Produktrückrufoder eine Produktrücknahme stattgefunden hat, kann diesezur Beurteilung desVerfahrens genutzt werden).



5.7 Krisen- und Not fallmanagement

5.7.1 Ein besteht ein dokumentiertes Verfahren für das Manage-ment von Vorfällen und möglichen Notfallsituationen mitEinƃuss auf Produktsicherheit, -rechtmäßigkeit und -qualität.Dieses Verfahren ist implementiert und wird gepƃegt. Esumfasst mindestens die Benennung und das Training einesKrisenstabs, eine Notrufnummernliste, juristische Beratung(falls erforderlich), Erreichbarkeiten, Kundeninformationenund einen Kommunikationsplan inklusive der Information andie Verbraucher.

5.7.2 Das Verfahren zum Vorfallmanagement wird regelmäßig,mindestens einmal jährlich, hinsichtlich seiner Praktikabili-tät, Funktionalität und zeitnahen Umsetzung intern getestet.

5.8 Korrekturmaßnahmen

5.8.1 Es existiert ein Verfahren zur Erfassung und Analyse vonNichtkonformitäten mit dem Ziel, diese durch Vorbeuge-und/oder Korrekturmaßnahmen zu verhindern.

5.8.2 KO Nr. 6: Korrekturmaßnahmen sind eindeut ig formuliert ,dokument iert und werden schnellstmöglich ergriffen, umein erneutes Auft reten der Nichtkonformität zu verhindern.Die Verantwort lichkeiten und die Fristen für die Korrektur-maßnahmen sind eindeut ig deƂniert .

5.8.3 Die Durchführung der eingeleiteten Korrekturmaßnahmenist dokumentiert und deren Wirksamkeit überprüft.

5.8.4 Die Vorbeuge- und Korrekturmaßnahmen sind an die Unter-nehmensleitung kommuniziert.

6 Food/ Produktschutzplan und externeKontrollen

6.1 Sicherheitsbewertung

6.1.1 DieVerantwortlichkeiten für den Produktschutz (product/fooddefense) sind klar deƂniert. Die/der Verantwortliche ist Mit-glied im Führungskreis oder hat Zugang zur obersten Lei-tung. Er/sie kann Kenntnisse im Bereich Produktschutz nach-weisen.

hinzugefügt



6.1.2 Eine Gefahrenanalyse und Bewertung der damit zusammen-hängenden Risiken zur Sicherung der Produkte wurde durch-geführt, dokumentiert und mögliche Risiken evaluiert. AufGrundlage dieser Bewertung, und basierend auf rechtlichenAnforderungen, werden sicherheitskritische Bereiche identi-Ƃziert. Die Gefahrenanalyse und Bewertung der damit zusam-menhängenden Risiken zum Produktschutz wird jährlichoder bei Änderungen mit Einƃuss auf die Unversehrtheit derProdukte durchgeführt. Ein geeignetes Alarmsystem ist deƂ-niert und wird regelmäßig auf seineWirksamkeit überprüft.

6.1.3 Sofern aus rechtlichen Gründen eine Registrierung oder Prü-fung des Standortes vorgesehen ist, ist dies nachzuweisen.

6.2 Standortsicherheit

6.2.1 Die auf Basis der Gefahrenanalyse und Bewertung der damitzusammenhängenden Risiken als besonders sicherheitskri-tisch bewerteten Bereiche sind adäquat geschützt, um unbe-fugtes Eindringen zu verhindern. Zugänge sind kontrolliert.

6.2.2 Es gibt Verfahren, die vor Produktmanipulation schützenbzw. diese identiƂzieren.

6.3 Personal- und Besuchersicherheit

6.3.1 DieVerfahrensweisen im Umgang mit Besuchern beinhaltenVorgaben zur Sicherung der Produkte.Anlieferer und Belader,die Kontakt zuWaren haben, können identiƂziert werden unddie Zutrittsbestimmungen des Unternehmens respektieren.Besucher und externe Dienstleister werden in den Arealen, woWaren gelagert werden, bei Zutritt erfasst. Diese werden überdie Regeln informiert und ihr Zugang angemessen gesteuert.

6.3.2 Alle Mitarbeiter werden hinsichtlich der Produktanforderun-gen sowie den Trainingsbedürfnissen der Mitarbeiter, oderwenn die Verfahren sich ändern, geschult. Schulungen wer-den dokumentiert. Bei der Einstellung und Entlassung vonMitarbeitern werden Sicherheitsaspekte unter Einhaltungder gültigen Gesetze berücksichtigt.

6.4 Externe Kontrollen

6.4.1 Es ist ein dokumentiertes Verfahren für den Umgang mitexternen Kontrollen und behördlichen Inspektionen vorhan-den. Das Verfahren ist dem zuständigen Personal bekanntund wird umgesetzt.



ANLAGE 1: Glossar/ DeƂnit ionen

DeƂnitionen, die nicht in diesem Glossar erwähnt sind, können in dendazugehörigen Verordnungen und Richtlinien nachgelesen werden. InBezug auf die in diesem vorliegenden Dokument verwendeten Begriffe,werden folgende DeƂnitionen verwendet und respektiert.

Abweichung Nicht-Übereinstimmung mit einer Anforderung, die aberkeine Auswirkung auf die Produktsicherheit der betref-fenden Produkte und Prozesse hat. Im IFS sind dieseAbweichungen Anforderungen, welche mit einem B,Coder D und KO Anforderungen die mit B bewertetwerden.

Allergen (EU) Ein Allergen ist eine Substanz, die eine allergischeReaktion in einem Teil der Bevölkerung auslösen kann.Deklarationspƃichtige Allergene sind:– Glutenhaltiges Getreide (d. h.Weizen, Roggen, Gerste,Hafer, Dinkel, Kamut oder Hybridstämme davon) sowiedaraus hergestellte Erzeugnisse

– Krebstiere und Krebstiererzeugnisse– Eier und Eierzeugnisse– Fisch und Fischerzeugnisse– Erdnüsse und Erdnusserzeugnisse– Soja und Sojaerzeugnisse– Milch und Milcherzeugnisse (einschließlich Laktose)– Schalenfrüchte, d.h. Mandel (Amygdalus communisL.), Haselnuss (Corylus avellana),Walnuss (Juglansregia), Kaschunuss (Anacardium occidentale), Pecan-nuss (Carya illinoiesis (Wangenh.) K. Koch), Paranuss(Bertholletia excelsa), Pistazien (Pistacia vera), Maca-damianuss und Queenslandnuss (Macadamia ternifo-lia) sowie daraus hergestellte Erzeugnisse

– Sellerie und Sellerieerzeugnisse– Senf und Senferzeugnisse– Sesamsamen und Sesamsamenerzeugnisse– Schwefeldioxid und SulƂte in einer Konzentration vonmehr als 10 mg/kg oder 10 mg/l, als SO2 angegeben.

– Lupinen und daraus gewonnene Erzeugnisse– Weichtiere und daraus gewonnene Erzeugnisse

Anlage 2 der VO (EU) Nr. 1169/2011 des europäischenParlaments und des Rates vom 25. Oktober 2011



Allergen (US) In den Vereinigten Staaten sind acht Hauptallergeneanerkannt, gemäß des 2009 U. S. Food and Drug Admi-nistration (FDA) Model Food Code, DeƂnitionen, Seite 12.(1) „ Hauptlebensmittelallergen“ bedeutet:

(a) Milch, Ei, Fisch (wie zum Beispiel Barsch, Flunder,Kabeljau und einschließlich Krustentiere wieKrabbe, Hummer oder Garnele), echte Nüsse (wiezum Beispiel Mandel, Pekanuss oder Walnuss),Weizen, Erdnuss und Soja,

(b) Ein Lebensmittelinhaltsstoff, der Protein enthält,das aus einem Lebensmittel gemäß Unterpara-graph (1)(a) dieser DeƂnition gewonnen wurde.

(2) „ Hauptlebensmittelallergen“ schließt nicht ein:(a) Jegliche hochrafƂnierten Öle, die aus einem

Lebensmittel gemäß Unterparagraph (1)(a) dieserDeƂnition gewonnen wurden und jegliche Inhalts-stoffe, die aus diesem hochrafƂnierten Öl gewon-nen werden, oder

(b) Jegliche Inhaltsstoffe, die vom Petitions- oderBenachrichtigungsprozess ausgeschlossen sind,wie im Food Allergen Labelling and ConsumerProtection Act of 2004 (108–282) angegeben.

Audit Ein Audit ist eine systematische unabhängige Untersu-chung, um festzustellen, ob die qualitätsbezogenenTätigkeiten und damit zusammenhängenden Ergebnisseden geplanten Anforderungen entsprechen, und ob dieseAnforderungen tatsächlich verwirklicht und geeignetsind, die Ziele zu erreichen.

Ausrüstung Materielles Eigentum (andere als Land oder Gebäude),welches im operativen Geschäftsablauf genutzt wird.Beispiele von Ausrüstung beinhaltet Geräte, Maschinen,Werkzeug, Fahrzeuge, und auch Transporteinheiten wiePaletten, Kühlboxen, etc.

Begutachter Von einer Akkreditierungsstelle eingesetzte Person, dieallein oder alsTeil eines Begutachtungsteams eine Konfor-mitätsbewertungsstelle (ZertiƂzierungsstelle) begutachtet.

Broker Der IFS Broker Standard gilt für Personen oder Unterneh-men, unabhängig davon, ob sie Besitzer der Produktesind oder nicht, welche aber typischer Weise keinenphysischen Besitz der Produkte übernehmen (z.B. dieweder Lagerhallen, Verpackungsstationen oder Fuhrparksbesitzen, aber juristische Personen mit Briefkästen,Büros, etc. sind).Dies sind typischerweise Dienstleistungen von:– Broker/Mittelsmann: Person oder Unternehmen,der/das als Agent für andere tätig ist, um Kontrakte zuverhandeln, Einkaufen oder Verkaufen, in Gegenleis-tung eines Honorars oder einer Provision.

– Handelsagent/-agentur: Person oder Unternehmen, der/das durch einen Produzenten autorisiert oder bevoll-mächtigt ist, diese Produkte in einem bestimmtenGebiet zu vertreiben oder zu verkaufen; welcher abersein eigenes Geschäft betreibt, Eigentümer der Ware istund nicht als Agenten für einen Auftraggeber fungiert.

– Händler/Kaufmann: Person oder Unternehmen, dessenGeschäftsfeld den Einkauf, Verkauf oder den Tausch-handel umfasst.

– Importeur: Person oder Unternehmen, welcher/welchesProdukte aus einem Land an einen anderen Ort/Landbringt, mit dem Zweck desVerkaufs.



CCP – Crit ical Cont rolPoint

Kritischer Lenkungspunkt (CCP): Eine Stufe, auf der esmöglich und von entscheidender Bedeutung ist, eineGefahr für die Lebensmittelsicherheit zu verhüten oderauszuschalten oder sie auf ein annehmbares Maß zuverringern.

Codex Alimentarius Der Codex Alimentarius ist eine Sammlung der internati-onalen Lebensmittelstandards in Standardform. Erbasiert auf Prämissen und Entscheidungen der sog.Codex Alimentarius Kommission, ein gemeinsamesKomitee aus der Food and Agriculture Organization(FAO), der World Health Organization (WHO) und denUnited Nation und wurde erstmals 1963 veröffentlicht.

CP – Control Point Lenkungspunkt (CP): Ein Prozesspunkt, der durchMaßnahmen mittels Messung,Tests, Prüfungen und/oderInspektionen die Lebensmittelsicherheit gewährleistet.Ein CP kann als OPRP (Operational Prerequisite Pro-gram), wie in ISO 22000 deƂniert, angesehen werden.

Dienst leistungen Logistische Dienstleistungen, z.B.Transport, Lagerung,Kommissionierung, Verpackung oder andere Dienstleis-tungen, z.B. Schädlingskontrolle, Reinigung.

ErstesWitness-Audit ,vor der Anmeldungeines Auditors zurPrüfung

Der Auditor, der beobachtet wird, muss von einemWitness-Beobachter der ZertiƂzierungsstelle während deskompletten IFS-Audits begleitet werden um seine/ihreKompetenz zu evaluieren. Der Beobachter darf nicht Teildes Auditteams sein.Der Beobachter muss dieselben Anforderungen wie fürTrainer erfüllen (für den jeweiligen Standard) oder mussals IFS (PACsecure oder Food oder HPC) Auditor zugelas-sen sein.DiesesWitness-Audit ist ein Produktsicherheitsaudit (bezüg-lich Verpackungsmaterialien oder Lebensmittel oder HPCProdukten, abhängig vom Produktstandard, für den derAuditor zugelassen ist) und/oder ein Audit nach ISO 17065.Hinweis: DasWitness-Audit kann entweder vor oder nacherfolgreich bestandener Prüfung durchgeführt werden.Deshalb kann für den letzteren genannten Fall auch einIFS Audit genutzt werden.Für diesen Fall müssen Beide, der Auditor unter Beobach-tung (AUO) und der Beobachter, den gesamten Scope desAudits abdecken.Das Audit w ird mit dem Beobachter als Lead-Auditor hoch-geladen, da der „ AUO“ noch nicht als IFS Auditor zugelas-sen ist (als „ AUO“ in der Teilnehmerliste eingefügt).Auf dem Anmeldeformular (CV) für den Auditor (das da-nach zu den IFS Büros gesendet wird), muss die ZertiƂzie-rungsstelle den Namen des Unternehmens, das Auditda-tum und den Namen des Beobachters angeben. Auf An-frage müssen Notizen diesesWitness-Audits verfügbar sein.

FEFO(Ƃrst expired-Ƃrst out )

Verbreiteter Prozess, in dem die zuerst ablaufendenProdukte – bezogen auf die Mindesthaltbarkeit – alserstes aus dem Lager entnommen werden.

FIFO (Ƃrst in-Ƃrst out ) Verbreiteter Prozess, in dem die zuerst erhalteneWare alserstes aus dem Lager entnommen wird.

Firma Unternehmen

Fließdiagramm Eine systematische Darstellung der Prozessschritte oderder Betriebsablauffolge, die bei der logistischen Handha-bung von Lebensmitteln oder Non-Food-Produktenangewandt werden.

geändert

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Gefahr Ein in einem Lebensmittel vorhandenes biologisches,chemisches oder physikalisches Agens oder ein Zustanddieses Lebensmittels, der sich schädlich auf die Gesund-heit auswirken kann.

Gefahrenanalyse Der Vorgang des Sammelns, Aus- und Bewertens vonInformationen über Gefahren und Situationen, die diesehervorrufen können, um zu entscheiden, welche für dieProduktsicherheit bedeutend und daher in der Risiko-bewertung/HACCP-Plan mit einzubeziehen sind.

Gefahrgut Stoffe, Zubereitungen und Artikel, die Substanzenbeinhalten, die, auf Grund ihrer Beschaffenheit, ihrerphysikalischen oder chemischen Eigenschaften oder aufGrund Ihres Zustandes eine speziƂsche Gefahr währendder logistischen Handhabung darstellen können. DieseSubstanzen sind in der entsprechenden Gesetzgebungaufgelistet (z.B. ADR in Europa).

GVO „ genetisch veränderter Organismus“ (GVO): ein Organis-mus mit Ausnahme des Menschen, dessen genetischesMaterial so verändert worden ist, w ie es auf natürlicheWeise durch Kreuzen und/oder natürliche Rekombinationnicht möglich ist.

HACCP Ein System, das Gefahren, die für die ProduktsicherheitsigniƂkant sind, identiƂziert, bewertet und beherrscht.

Head ofƂce assessment(für Zert iƂzierungs-stellen)

Begutachtung der Leitung (Zentrale) der Konformitäts-bewertungsstelle.

Integrity Program Ein vom IFS eingeführtes Programm:– als präventive Maßnahme zur Überwachung derLeistung von Auditoren, ZertiƂzierungsstellen undauditierten Unternehmen,

– zur Bearbeitung und Aufklärung jeglicher Beschwer-den, die an den IFS gerichtet werden.

Internes Audit Allgemeiner Auditprozess für alle Aktivitäten einesUnternehmens. Durchgeführt von oder im Auftrag desUnternehmens zu internen Zwecken.Interne Auditierung ist eine unabhängige, objektive Kon-troll- und Beratungsaktivität, die darauf ausgerichtet isteinen zusätzlichen Wertezuwachs zu liefern und die Arbeits-abläufe eines Unternehmens zu verbessern. Das InterneAudit hilft einem Unternehmen durch eine systematische,disziplinierte Vorgehensweise zur Evaluierung und Verbes-serung der Wirksamkeit des Risikomanagements, derKontrollen und der Steuerungsprozesse seine Zielstellun-gen zu erreichen.

Kalibrierung Kalibrierung ist die Überprüfung von Messgeräten, für diees keine gesetzlichen Vorgaben gibt. Vergleich von Mes-sungen eines Prüfmittels mit den Werten eines genauerenNormals nach einem dokumentierten Verfahren mit demZiel, Abweichungen zu erkennen und aufzuzeichnen.Dabei wird die Einhaltung vorgegebener Toleranzenüberprüft und gegebenenfalls ein Abgleich durchgeführt.

Kontaminat ion Eine Vermischung, Verschmelzung oder Durchdringungin Lebensmitteln oder im Lebensmittelumfeld. Die Konta-mination umfasst: physikalische, chemische, biologischeKontamination. Kontamination bedeutet auch dieWechselwirkung von Verpackungen untereinander.

Korrektur Korrektur ist eine Maßnahme zur Beseitigung einesfestgestellten Fehlers.



Korrekturmaßnahme Ist eine Maßnahme zur Beseitigung der Ursache einerfestgestellten Nichtkonformität oder anderer unerwünsch-ter Situationen, um deren Wiederkehr vorzubeugen.

Kunde Ein Kunde ist ein Unternehmen oder eine Person, an dielogistische Dienstleistungen (und im Falle eines Kombi-Audits IFS Logistics/IFS Broker auch gehandelte Pro-dukte) verkauft werden.

Lagerung Aufbewahrung von Produkten in dafür vorgesehenenRäumlichkeiten.

Lagerbedingungen ProduktspeziƂsche Anforderungen für die Lagerung, z.B.Luftfeuchte,Temperatur, Atmosphäre, Ausschlussnegativer Einƃüsse und Kontamination.

Lebensmittelbet rug(food fraud)

Bewusste/ r und vorsätzliche/ r Austausch, Falschet iket -t ierung,Verfälschung oder Imitat ion von Lebensmitteln,Rohmaterialien, Zutaten oder Verpackungsmaterialien,die auf dem Markt platziert werden, um einen ökonomi-schen Vorteil zu erlangen. Diese DeƂnit ion ist auch aufausgelagerte Prozesse anzuwenden.

Leicht verderblicheProdukte

Produkte, die aus mikrobiologischer Sicht voraussichtlichnach einer kurzen Zeitspanne eine Gefahr für diemenschliche Gesundheit darstellen können.

Lieferant Ein Lieferant bietet einem Kunden Dienstleistungenund/oder Waren an. Lieferanten können zur Erfüllunglogistischer Dienstleistungen herangezogen werden, z.B.Lieferanten technischer Ausrüstung, Verpackungsmate-rial, Sub-Auftragnehmer, etc.

Lose Produkte Unverpackte Produkte (z.B. Schlachtkörper, Brot inKisten), Schüttgut (z.B. Zucker) und Tankware (z.B.Speiseöl, Milch).

Maßnahmen zurMinderung von Lebens-mittelbet rug

Ein System, das die Anforderungen deƂniert wann, wound w ie betrügerische Akt ivitäten verringert werden beider die Natur eines potent iellen Aktes des Lebensmittel-bet rugs berücksicht igt .

Mehrbet riebs-unternehmen

Eine Organisation welche eine identiƂzierte Zentralfunk-tion (zentrale Verwaltung, aber nicht notwendiger Weisedas Hauptquartier der Organisation) an dem verschie-dene Aktivitäten geplant, gelenkt und kontrolliert werdenmit einem Netzwerk an lokalen Büros oder Filialen oderStandorten, an denen diese Aktivitäten ganz oderteilweise ausgeführt werden.

Mehrbet riebs-Zert iƂzierung(Gruppenzert iƂzierung)

ZertiƂzierung von Mehrbetriebsunternehmen mitmehreren Standorten (sofern die Grundvoraussetzungenerfüllt werden) bei denen ein Stichprobenverfahrendieser Standorte durch eine Konformitätsbewertungseitens der ZertiƂzierungsstelle genutzt werden.Der ZertiƂzierungsbereich deckt die aktuellen Produkteund Prozesse ab, die in den normativen Dokumentendes IFS Logistics in Frage kommen. Jeder Standort unterdieser ZertiƂzierung ist auf dem HauptzertiƂkat doku-mentiert.

Nichtkonformität Nichterfüllung einer speziƂschen Anforderung. Nicht-konformität wird vergeben bei der Nichteinhaltung vonGesetzesvorgaben, Gefahr für die Lebensmittelsicherheit,internen Fehlfunktionen oder Nichteinhaltung von Kun-denbelangen. Im IFS ist eine Nichtkonformität deƂniert alsMajor oder KO-Anforderung, die mit D bewertet wurde.

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Produkt Unabhängiger Artikel, der logistisch gehandhabt wird.

Produktanforderung Produktanforderung beinhaltet: Produktsicherheit,Produktqualität, Produktlegalität, Prozess und, im Falleines Kombi-Audits IFS Logistics/IFS Broker: SpeziƂka-tionen der gehandelten Produkte.

Produktgruppe Gruppierung von Produkten auf Grund ähnlicher Eigen-schaften oder rechtlicher Anforderungen (z.B. Milch-produkte, Fleischprodukte)

Produkt rückruf Ist jede Maßnahme, die auf Erwirkung der Rückgabeeines dem Verbraucher vom Hersteller oder Händlerbereits gelieferten oder zur Verfügung gestellten gefähr-lichen Produkts abzielt. Ein Rückruf wird vom Eigentümerdes Produktes ausgelöst, d. h. in der Logistikbranchei. d. R. vom Kunden des Logistikunternehmens. Indiesem Fall ist der logistische Dienstleister wesentlichan der Ausführung des Produktrückrufes beteiligt.

Produkt rücknahme Ist jede Maßnahme, mit der verhindert werden soll, dassein gefährliches und/ oder nicht speziƂkat ionsgemäßesProdukt vertrieben, ausgestellt oder dem Verbraucherangeboten wird. Eine Rücknahme wird vom Eigentümerdes Produktes ausgelöst, d. h. in der Logistikbranchei.d.R. vom Kunden des Logistikunternehmens. In diesemFall ist der logistische Dienstleister wesentlich an derAusführung der Produktrücknahme beteiligt.

Produktschutz(food defense)

Food defense (Produktschutz) ist ein Oberbegriff, der vonder US Food and Drug Administration (FDA), dem UnitedStates Department of Agriculture (USDA), dem Depart-ment of Homeland Security (DHS) etc. verwendet wirdum Tätigkeiten abzugrenzen, die mit dem Schutz dernationalen Lebensmittelbeschaffung vor beabsichtigtenoder vorsätzlichen Tätigkeiten der Kontamination oderVerfälschung/Sabotage zusammenhängen. Dieser Begriffumfasst andere ähnliche Begriffe (z.B. Bioterrorismus(BT), Counterterrorismus (CT) etc.). Der USDA Lebens-mittelsicherheits- und Kontrollservice deƂniert fooddefense (Produktschutz) als „ Schutz von Lebensmittelnvor absichtlicher Verfälschung durch biologische,chemische, physikalische oder radiologische Mittel.“(ebenfalls anwendbar für Non-Food Produkte).Der Schutz von Produkten vor vorsätzlicher Kontamina-t ion oder Verfälschung durch biologische, chemische,physikalische oder radiologische Stoffe, mit der AbsichtSchaden zu verursachen.

Ressourcen Alle materiellen und immateriellen Güter (alternat ivMittel), die zur Planung, Umsetzung und Aufrechterhal-tung der Leistungserstellung von Produkten und/ oderDienst leistungen benöt igt werden, sow ie zur Planung,Umsetzung und Aufrechterhaltung von Organisat ions-st rategien und -zielen.Diese Güter unterteilen sich in physische (z.B. Gebäude,Fahrzeuge, Bet riebsmittel, Rohstoffe inkl. Energie, Zuta-ten, Hilfsmittel), personelle (z.B. Facharbeiter, Führungs-kräfte,Wissen und Können), Ƃnanzielle (z.B. Barmittel,Kreditw ürdigkeit ,Versicherungen), organisatorische (z.B.Aufbau- und Ablauforganisat ion, Informat ionssysteme)und/ oder technologische Mittel (z.B. technischeVerfah-ren, Forschungsstand und -entw icklung, Qualitätsstan-dards, Markenname).

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Reviewer Person der ZertiƂzierungsstelle, die für die Bewertungder IFS Auditberichte vor der ZertiƂzierungsentscheidungzuständig ist.Die Aufgaben des Prüfers sind mindestens:– Prüfung der allgemeinen Konsistenz der Auditberichte.– Prüfung ob die Auditberichte vollständig sind (z.B.Pƃichtfelder, etc.).

– Prüfung ob die Feststellung gut beschrieben und obdie Begründungen relevant sind.

– Prüfung ob die Korrekturmaßnahmen, die vomauditierten Unternehmen vorgeschlagen wurden,durch den Auditor (oder durch einen Vertreter derZertiƂzierungsstelle) validiert wurden und ob sierelevant sind.

Die Überprüfung ist zu dokumentieren.

Risiko Ist eine Funktion der Wahrscheinlichkeit einer die Gesund-heit beeinträchtigenden Wirkung und der Schwere dieserWirkung als Folge der Realisierung einer Gefahr.

Risikobewertung Die Risikobewertung beinhaltet eine Risikoauswertungzum Vergleich der geschätzten Risiken mit den Kriterien,die zur Risikokontrolle festgelegt sind. Sie beinhaltet dieEinführung, Pƃege, Überwachung und Dokumentationder Präventiv- und Korrekturmaßnahmen im Fall einesnicht akzeptablen Levels von CPs.

Risikomanagement(Non-Food)

Das Risikomanagement beinhaltet eine Gefahrenanalyseund eine Risikobewertung auf allen Stufen des Prozesses.

Rückverfolgbarkeit Die Fähigkeit, ein Lebensmittel oder Futtermittel, ein derLebensmittelgewinnung dienendesTier oder einen Stoff,der dazu bestimmt ist oder von dem erwartet werdenkann, dass er in einem Lebensmittel oder Futtermittelverarbeitet wird, durch alle Produktions-, Verarbeitungs-und Vertriebsstufen zu verfolgen.

Sicherheitsdatenblatt(SDB)

Sicherheitsdatenblätter (SDB) sind Sicherheitshinweisefür den gewerblichen Umgang mit gefährlichen Sub-stanzen. Sicherheitsdatenblätter liefern dem beruƃichenVerwender von Chemikalien wichtige Informationen zuzum Schutz der Gesundheit, Sicherheit und der Umweltam Arbeitsplatz. Merkmale eines SDB: Identität desProduktes, auftretende Gefährdungen, sichere Hand-habung und Maßnahmen zur Prävention sowie imGefahrenfall. Das Sicherheitsdatenblatt kann in Papier-oder elektronischer Form vorliegen.

Standort Eine Einheit des Unternehmens.

Standort inspekt ion(versus Internes Audits)

Die Standortbegehung beinhaltet speziƂsche Aspekteund kann von jeder geeigneten Person durchgeführtwerden. Sie umfasst regelmäßige Begehungen von allenBereichen um die Konformität mit den jeweiligenZielstellungen zu überprüfen (Hygiene, Schädlings-kontrolle, Produktkontrolle, Fremdmaterialien,Umgebungskontrolle, etc.).

System Zusammenstellung von zusammenhängenden oderinteragierenden Elementen. System ist eine geplante,nachhaltig strukturierte Vorgehensweise. Je nachKomplexität ist eine Dokumentation zu empfehlen.Ein System beinhaltet: Dokumentation, Verfahrens-beschreibung, Kontrolle/Überwachung, Korrektur-maßnahmen, Plan der Betriebsstätte.



Transport Transport ist die Überführung von Waren von einem Ortzu einem anderen.

Überwachung(Monitoring)

Die Durchführung einer geplanten Folge von Beobach-tungen oder Messungen von Kontrollparametern um zubewerten ob ein CCP unter Kontrolle ist.Siehe auch Codex Alimentarius, Allgemeine Grundsätzeder Lebensmittelhygiene, Leitlinien zur Anwendung desHACCP-Systems, Abschnitt 9.

Unternehmensleitung Leitendes Management

Umschlag (Turnover) Verladung von Waren während des logistischen Prozes-ses (z.B. Vorbereitung, Beladung, Entladung).

Unternehmen Allgemeine Organisation (wogegen die Betriebsstätteeinen Einheit des Unternehmens ist)

Validierung Bestätigung durch die Bereitstellung objektiver Nach-weise, dass die Anforderungen für den speziƂsch vorge-sehenen Gebrauch oder die Anwendung erfüllt sind.

Verfahren Verfahren ist die festgelegte Art und Weise, eineTätigkeitauszuführen. Die Festlegung erfolgt in einer Verfahrensan-weisung oder Prozessbeschreibung (z.B. Fließdiagramm).

VeriƂzierung Das Bestätigen aufgrund einer Untersuchung und durchBereitstellung eines objektiven Nachweises, dassfestgelegte Forderungen erfüllt worden sind.

Verteilung/ Versand(Dist ribut ion)

Eine Methode der Belieferung und/oder Transport vonProdukten von einem Platz zum anderen.

Vorfall Ein unerwartetes, internes oder externes Ereignis, dasdie Produktsicherheit betrifft. Im Falle der Nicht-Kontrolledieses Ereignisses kommt es zu einer/m Gefahr/Risikofür die Produktsicherheit.

Vorfallmanagement Die Analyse möglicher Situationen, die zu einem Vorfallführen können und die Entwicklung von Strategien zurPlanung und Kontrolle (z.B. Notfallplan, vorbeugendeMaßnahmen).

Witness Begutachtung(durch Akkredit ierungs-stellen)

Begutachtung der Konformitätsbewertungsstelle bei derDurchführung von Konformitätsbewertungen im Rahmenihres Akkreditierungsbereiches.

Witness-Audit , alle2 Jahre durchzuführen,für zugelasseneIFS-Auditoren, die fürdie Durchführung vonIFS Logist ics-Auditszugelassen sind

Der Auditor, der beobachtet wird, muss von einemWitness-Beobachter der ZertiƂzierungsstelle währenddes kompletten IFS Logistics (oder IFS Food oder IFSHPC oder IFS PACsecure oder ein anderer, GFSI aner-kannter Standard für Broker) Audit begleitet werden, mitdem Ziel seine/Ihre Kompetenz zu evaluieren. DerBeobachter darf nicht Teil des Auditteams sein.Der Beobachter muss dieselben Anforderungen wie fürTrainer erfüllen (für den jeweiligen Standard, mit Teil-nahme an einem IFS LogisticsTraining) oder er muss einzugelassener IFS Auditor sein, der IFS Logistics (IFS Foododer HPC oder IFS PACsecure mit Teilnahme an einemIFS LogisticsTraining oder IFS Logistics Zulassung)Audits durchführen darf.DasWitness Audit muss ein IFS Logistics oder IFS Foododer IFS HPC oder IFS PACsecure Audit sein.Der Name desWitness-Beobachters ist von der ZertiƂzie-rungsstelle in der Teilnehmerliste im Auditbericht zuvermerken und auf Anfrage müssen Notizen dieserWitness-Audits verfügbar sein.



ANLAGE 2: Pƃicht felder, die vom Auditorausgefüllt werden müssen

Die folgenden Anforderungen, bei denen Pƃichtfelder ausgefüllt wer-den müssen, sollen zu einem aussagekräftigen und beschreibendenAuditbericht führen, auch dann, wenn das auditierte Unternehmen fastalle IFS-Anforderungen erfüllt. Diese Angaben sind ein Mehrwert fürjeden Nutzer des Auditberichtes. Der Auditor ist dazu angehalten basie-rend auf Informationen während des Audits und auch im Fall einerA-Bewertung eine zusätzliche Begründung und/oder zusätzliche Hinter-grundinformationen für diese speziellen IFS-Anforderungen zu liefern.

Die folgenden Punkte müssen auf jeden Fall beantwortet werden:

Teil des Audit -berichtes

Nummer derIFS Logist ics-Anforderung

Zu ergänzende Pƃichtangaben* * zusätzlich in Englisch zu beschreiben, wenn das Unternehmens-

proƂl in einer anderen Sprache als Englisch geschrieben wurde

UnternehmensproƂl

Erste Seitedes Audit -berichtes

Der Auditor muss die folgenden Informationen bereitstellen:– Baujahr der Betriebsstätte,– falls verfügbar: Behördliche Registrierungsnummer des Unterneh-mens und GS1-Nummer,

– COID (IFS-IdentiƂkationsnummer), im Falle eines Überwachungsau-dits,

– Wann die letzte Investition im Produktionsbereich vorgenommenwurde, dienstleistungs- und/oder produktbezogene Investitionenhinsichtlich Qualität und Sicherheit (bauliche Änderungen, Maschi-nen). SpeziƂzieren Sie die Art der Investition, die in Bereichen derlogistischen Aktivitäten/Produkthandhabung umgesetzt wurde,

– Volle Beschreibung der Produktgruppen die gehandhabt werden(basierend auf Anlage 4,Teil 1),

– Name und Kontaktdaten (Telefon/Fax/E-Mail) der Kontaktperson imFall eines Notfalles (z.B. Rücknahme/Rückruf),

– Produktgruppen und Produkte pro Gruppe, die im Unternehmenlogistisch gehandhabt werden,

– Komplette Übersicht der logistischen Prozesse im Unternehmen,* *– Wenn das auditierte Unternehmen zusätzlich Broker Tätigkeitendurchführt, bitte speziƂzieren Sie die Art der Produkte,* *

– Wie viele Mitarbeiter werden beschäftigt, nach Vollzeit-,Teilzeit-beschäftigung (eigene Mitarbeiter, externe Unternehmen) undSchichtarbeit aufgelistet,* *

– Anzahl und Name der Sub-Unternehmen (Standorte) des Unterneh-mens (wo sind sie gelegen, ob sie IFS-zertiƂziert sind), Angabe vonName und Art im Fall von Teil-Prozessen der logistischen Dienst- leis-tungen, die über Sub-Auftragsnehmer laufen,* *

– Standortƃäche in m2,– Status ob das Unternehmen die Anforderungen zur Nutzung desIFS-Logos erfüllt, w ie im IFS-Auditprotokoll deƂniert,

– Wenn die ZertiƂzierungsstelle entschieden hat, die Auditdauer zureduzieren (siehe Regeln in Kapitel 5.3 des Auditprotokolls), Erklä-rung der Gründe für die Reduzierung.

– Wenn der Standort nach weiteren Normen/Standards zertiƂziert ist,bitte geben Sie die Namen der Normen/Standards an.

Unternehmensstruktur undUnternehmensprozesse

KO Nr.1:1.2.7

Beschreibung der Verantwortung der Unternehmensleitung in Bezugauf die Implementierung des IFS Logistics Standards







ProduktsicherheitsManagementsystem

KO Nr. 2:2.1.1

Beschreibung des Risikomanagements/HACCP-Systems und verfüg-barer Fließdiagramme.

Risikomanagement / HACCPTeam

2.2.1 Beschreibung des Risikomanagements/HACCP-Teams(Funktionsbeschreibung).

Risikomanagement / HACCPSystem

KO Nr. 3:2.3.8(fallsanwendbar)

Beschreibung für alle CCP’s:– den Prozess– den Schritt– den CCP– den entsprechenden kritischen Grenzwert.Beschreibung des Überwachungsverfahrens für jeden CCP.Wenn dieMöglichkeit besteht diese KO-Anforderung mit NA zu bewerten, mussder Auditor den Grund dafür erklären.

Vert ragsprüfung 4.1.1.1 Der Auditor muss die folgenden Informationen bereitstellen:– Anzahl der überprüften Kundenverträge,– Welche Informationen wurden geprüft?

Kontaminat ionsrisiko

4.1.3.1 Der Auditor muss die folgenden Informationen bereitstellen:– Maßnahmen zur Vermeidung von Kontaminationen.

Rückverfolgbarkeit 4.1.4 Beschreibung– des Rückverfolgbarkeitssystems und der Dokumentation der Rück-verfolgbarkeit im Unternehmen,

– der detaillierten Ergebnisse des Rückverfolgbarkeitstests währenddes Audits und der Proben, die für diese(n)Test(s) verwendet wur-den.

Die Rückverfolgbarkeitsprüfung muss immer auf einem Produktmusterberuhen, welches für den Einzelhandel gehandhabt wird oder aberzumindest durch den Auditor ausgesucht wurde.

Temperaturmanagementsystem

4.1.6.2 Der Auditor muss folgende Informationen bereitstellen:– Welche Art des Systems wird angewendet?– Welche Art der Temperaturdokumentation?Sind verschiedene Systeme in Nutzung, wenn ja, wieviele?

Gefrier / Auftaudienst leistungen

4.1.7.1(fallsanwendbar)

Der Auditor muss folgende Informationen bereitstellen:– Welche Produktgruppen werden verarbeitet?



Der Auditor muss folgende Informationen bereitstellen:– Anzahl der geprüften Vereinbarungen?



Der Auditor muss folgende Informationen bereitstellen:– Welche speziƂschen Maßnahmen wurden implementiert?– Falls CCPs vorhanden sind, bitte speziƂzieren; mit identiƂziertenkritischen Grenzwerten

Schädlingsüberwachung/Schädlingsbekämpfung

4.2.3.1 Der Auditor muss folgende Informationen bereitstellen:– Wird ein interner oder externer Schädlingsbekämpfer eingesetzt?– HäuƂgkeit und Art der Kontrollen?– Im Fall von Schädlingsbefall, welche Korrekturmaßnahmen wurdenergriffen?

Warenannahme 4.2.4.1 Der Auditor muss folgende Informationen bereitstellen:– Welche Kriterien werden bei der Warenannahme geprüft?– Wie werden Abweichungen dokumentiert?– Gibt es kundenspeziƂsche Forderungen für die Annahme?







Warenannahme 4.2.4.2 Der Auditor muss folgende Informationen bereitstellen:– Wie werden Abweichungen von Kundenanforderungen identiƂziert?

Lebensmittelbet rugMinderungsmaßnahmen

4.2.4.8 Der Auditor muss folgende Informat ionen bereitstellen:– Hat das Unternehmen betrugsanfällige Produktgruppen/ Prozesse(z.B. spezielleWareneingangskontrollen, Neuet ikett ierungsakt ivitäten)ident iƂziert?

– Wenn ja, welche Minderungsmaßnahmen hat das Unternehmenimplement iert , um das Risiko zu verringern?

Lager Dienst leister 4.2.6.1 Der Auditor muss folgende Informationen bereitstellen:– Wie viele Lager-Dienstleister sind beauftragt?– Welche Produktgruppen werden dort gelagert?– Wie viele Lager-Dienstleister sind nach IFS Logistics zertiƂziert?

TransportDienst leister

4.3.2.1 Der Auditor muss folgende Informationen bereitstellen:– Wie vieleTransport-Dienstleister sind beauftragt?– Anzahl der Sub-Auftragnehmer, die überprüft wurden.– Wie vieleTransport-Dienstleister sind nach IFS Logistics zertiƂziert?

TransportDienst leister

4.3.2.3 Der Auditor muss folgende Informationen bereitstellen:– Wurden Transport-Dienstleister auf unregelmäßiger Basis vomSpotmarkt beauftragt?

– Welche dieser Dienstleister wurden als Stichprobe überprüft?

Interne Audits 5.1.2 Der Auditor muss folgende Informationen bereitstellen:– WelcheTätigkeiten des Unternehmens wurden als kritisch für dieProduktsicherheit und für die ProduktspeziƂkationen identiƂziert?

Beschwerdemanagement

5.4.1 Der Auditor muss folgende Informationen bereitstellen:– Wie oft erhält das Unternehmen Reklamationen (in Bezug aufLebensmittelsicherheit und Qualität)? Unterscheidung derReklamationen zwischen Endverbraucher, Handel und Behörden,

– Anzahl oder Indikator von Reklamationen bezüglich Fremdkörper,die in Endprodukten gefunden wurden, SpeziƂzierung der Art derFremdkörper

hinzu-gefügt



Teil 3: Anforderungen an Akkredit ierungs-stellen, Zert iƂzierungsstellen undAuditoren

IFS Akkredit ierungs- undZert iƂzierungsverfahren

0 Einleitung

Die ZertiƂzierung nach dem IFS Logistics ist eine Produkt- und Prozess-zertiƂzierung. Alle an der ZertiƂzierung beteiligten Stellen erfüllen die indiesem Kapitel beschriebenen internationalen Regeln und Vorschriftensowie die IFS-speziƂschen Anforderungen. Der Teil 3 des IFS Standardsbefasst sich hauptsächlich mit den Anforderungen an Akkreditierungs-stellen, ZertiƂzierungsstellen und Auditoren.

1 Anforderungen an dieAkkredit ierungsstellen

1.1 Allgemeine Anforderungen

Die Akkreditierungsstellen erfüllen die in ISO/IEC 17011 „ Konformitäts-bewertung – Allgemeine Anforderungen an Akkreditierungsstellen, dieKonformitätsbewertungsstellen akkreditieren“ beschriebenen Anforde-rungen und haben das MLA (Multilateral Agreement) für ProduktzertiƂ-zierungen der EA bzw. IAF unterzeichnet.

Mit Inkrafttreten erfüllen Die Akkreditierungsstellen erfüllen auch dieGFSI- Anforderungen.

Um eine interaktive Kommunikation sicherzustellen, benennen dieAkkreditierungsstellen innerhalb ihrer Organisation eine IFS-Kontakt-person.

1.2 Schulung für den Akkredit ierungsausschuss (bzw.der kompetenten Person)

Die Mitarbeiter der Akkreditierungsstelle, die in IFS-Akkreditierungeninvolviert sind, verfügen über ausreichende Kenntnis des IFS LogisticsStandards, der entsprechenden normativen Dokumente und der Logis-tikindustrie.

geändert



Die Akkreditierungsentscheidungen können nur auf Empfehlung einerkompetenten Person bzw. des Akkreditierungsausschusses erfolgen.Der/die Verantwortliche bzw. mindestens ein Mitglied des Akkreditie-rungsausschusses hat an einer vom IFS organisierten IFS-Logistics-Schulung teilgenommen oder verfügt über ausreichendes Wissen, dasvom IFS bestätigt wurde. Handelt es sich um einen Ausschuss, vermit-telt das geschulte Ausschussmitglied den übrigen Mitgliedern die not-wendigen Informationen. Diese Informationen basieren auf den Kern-punkten der IFS-Logistics-Schulung.

1.3 Kompetenzen des Begutachters derAkkredit ierungsstelle

Der/die Begutachter der Akkreditierungsstellen ist/sind im Rahmen derAkkreditierung für folgende Aufgaben verantwortlich:

– Begleitung von IFS-Logistics-Auditoren bei angemeldeten IFS-Logistics-Audits (Witness-Begutachtung),

– Begutachtung der Zentrale der ZertiƂzierungsstelle (Head-OfƂce-Begutachtung) nach Maßgabe der ISO/IEC 17065 sowieder IFS-speziƂschen Anforderungen.

Begutachter müssen die Anforderungen der ISO/IEC 17065 und des IFSerfüllen.

Witness-Begutachter müssen mindestens:

– an einer IFS-Logistics-Schulung teilgenommen haben oderüber ausreichendesWissen, das vom IFS bestätigt wurde verfü-gen,

– an einer HACCP-Schulung oder einem anderen Kurs zu Gefah-renanalyse und Bewertung der damit verbundenen Risiken teil-genommen haben,

– mindestens zwei Jahre Erfahrung in der Logistikindustrie fürLebensmittel und/oder Non-Food-Produkte haben.

Begutachter der Zentrale der ZertiƂzierungsstellen (Head-OfƂce-Begut-achter) müssen mindestens

– speziƂsche Kenntnisse des IFS Logistics-Standards haben,

– speziƂsche Kenntnisse der entsprechenden normativen Doku-mente haben.

1.4 HäuƂgkeit der Begutachtungen vonZert iƂzierungsstellen

Bei der Erstbegutachtung werden eine Begutachtung der Zentrale (HeadOfƂce Assessment) (die mindestens die Prüfung eines kompletten Zerti-Ƃzierungsvorgangs beinhaltet) und mindestens eineWitness-Begutach-tung (Witness Assessment) durchgeführt.



Während der Überwachung des Akkreditierungszyklus Ƃndet

– mindestens eine Begutachtung der Zentrale (Head OfƂceAssessment) pro Jahr,

– mindestens eine Witness-Begutachtung (Witness Assessment)alle zwei Jahre statt.

Anmerkung: Je nach Verfahrensregeln der Akkreditierungsstelle darfder Zeitraum zwischen zwei Begutachtungen maximal drei Monate vomoben genannten Zeitintervall abweichen.

Während der Begutachtung der Zentrale (Head OfƂce Assessment) wer-den die folgenden Dokumente abgefragt und bewertet:

– mindestens 10% oder zwei Akten von IFS-Auditoren (größereAnzahl nehmen),

– mindestens zwei Akten von auditierten Betriebsstätten oder 2%der durchgeführten Audits (größere Anzahl nehmen).

Bei aufeinander folgenden Witness-Begutachtungen (Witness Assess-ments) wird die Akkreditierungsstelle nach Möglichkeit zwei verschie-dene IFS-Auditoren der betreffenden ZertiƂzierungsstelle mit jeweilsunterschiedlichen Scopes begleiten.

1.5 Akkredit ierung einer internat ional tät igenZert iƂzierungsstelle

Die Witness-Begutachtungen (Witness Assessments) erfassen die typi-schen Audithandlungen (einschl. internationaler Tätigkeiten und „ criti-cal locations“ ) der ZertiƂzierungsstelle.Wenn eine Akkreditierungsstelleeine Begutachtung an Subunternehmer vergibt, dann hat die ausfüh-rende Akkreditierungsstelle ebenfalls das MLA (Multilateral Agreement)für ProduktzertiƂzierungen der EA bzw. IAF unterzeichnet. Es gilt die IAFGD 3 Cross Frontier Policy.

1.6 Bedingungen zurWiedererlangung derAkkredit ierung nach Entzug oder Aussetzung

Falls die Akkreditierungsstelle eine Akkreditierung entzieht oder außerKraft setzt, stoppt die ZertiƂzierungsstelle die Durchführung von IFSLogistics Audits und die Ausgabe von IFS-Logistics-ZertiƂkaten.

Um die Akkreditierung nach dem Entzug wieder zu erlangen, müssendie gleichen Bedingungen erfüllt sein wie für die Erstbegutachtung.Falls die Akkreditierung außer Kraft gesetzt wurde, werden IFS undAkkreditierungsstelle gemeinsam die Anforderungen festlegen, nachdenen die Aussetzung aufgehoben werden kann.



1.7 Übert ragung der Zert iƂzierung

Falls eine ZertiƂzierungsstelle ihre ZertiƂzierungsaktivitäten auf eineandere Stelle übertragen will, muss die neue ZertiƂzierungsstelle allegültigen IFS-Logistics-ZertiƂkate veriƂzieren, um festzustellen, ob wei-tere Aktionen (z.B. Entzug kürzlich erteilter ZertiƂkate oder zusätzlicheIFS-Überwachungsaudits) nötig sind.

2 Anforderungen an Zert iƂzierungsstellen

ZertiƂzierungsstellen, die IFS Logistics Audits durchführen möchten,müssen die nachfolgenden Regeln erfüllen. Das erforderliche Zulas-sungsverfahren für ZertiƂzierungsstellen wird durch den IFS bereitge-stellt.

2.1 ISO/ IEC 17065 Norm IFS-Akkredit ierungsverfahren

Die ZertiƂzierungsstelle ist durch eine von IAF bzw. EA anerkannteAkkreditierungsstelle (siehe Kapitel 1) gemäß der ISO/IEC 17065 Normfür den Geltungsbereich IFS Logistics zu akkreditieren. ZertiƂzierungs-stellen, die sich im Prozess der IFS-Akkreditierung gemäß der ISO/IEC17065 Norm beƂnden, können bereits vor Erlangen ihres Akkreditie-rungsstatus dieWitness-Begutachtung(en) (Witness Assessment) orga-nisieren und durchführen lassen.Voraussetzung hierfür ist, dass sie denNachweis erbringen, dass sie einen Antrag auf Akkreditierung nachISO/IEC 17065 gestellt haben. Wenn eine ZertiƂzierungsstelle für IFSFood ohne Erweiterung für IFS Logistics akkreditiert ist, darf das Akkre-ditierungslogo nicht auf IFS Logistics-ZertiƂkaten oder anderen damitverbundenen Dokumenten verwendet werden.

Anmerkung: Falls die Akkreditierung nach ISO/IEC 17065 für den Audit-bereich des IFS der ZertiƂzierungsstelle entzogen oder ausgesetztwurde, wird das gesamte ZertiƂzierungsverfahren gestoppt und dieZertiƂzierungsstelle darf keine IFS Logistics ZertiƂkate mehr ausgeben.Ab dem Datum des Entzuges oder der Aussetzung darf die ZertiƂzie-rungsstelle keine IFS Logistics ZertiƂkate mehr ausstellen, selbst wenndie Audits bereits durchgeführt wurden und sich noch im ZertiƂzie-rungsverfahren beƂnden (Überprüfung des Berichtes, Entscheidungüber die ZertiƂzierung usw.).

2.2 Vert ragsabschluss mit dem Standardeigner des IFS

Nach Beantragung und Erteilung der IFS-Akkreditierung gemäß ISO/IEC17065 und zwecks Genehmigung zur Durchführung von IFS Auditsunterzeichnet die ZertiƂzierungsstelle einen Vertrag mit dem IFS, in demsie sich zur Einhaltung aller IFS-Anforderungen verpƃichtet. Die ZertiƂ-



zierungsstelle ist nicht zur Durchführung von IFS Audits berechtigt,solange der endgültige Vertrag nicht unterzeichnet ist (ausgenommendavon ist die Witness-Begutachtung im laufenden Akkreditierungsver-fahren).

2.3 Zert iƂzierungsentscheidungen

Die Entscheidung über die ZertiƂzierung kann nur auf Empfehlung einerkompetenten Person bzw. eines ZertiƂzierungsausschusses erfolgen.Die Person, die für die Bewertung der Auditberichte zuständig ist(Reviewer) ist entweder ein zugelassener IFS-Food oder HPC oder PAC-secure-Auditor, der an einer Logistics Schulung teilgenommen hat, einIFS-Trainer (für den jeweiligen Standard, mit Teilnahme an der LogisticsSchulung) oder erfüllt die folgenden Bedingungen:

– Universitätsabschluss im Bereich Lebensmittel oder Verpa-ckungsmittel und zwei Jahre Berufserfahrung in den BereichenLebensmittel-, Verpackungsmaterialien oder HPC-Sicherheitund -qualität,

– Teilnahme (als Auditor oder Beobachter) an 10 vollständigenAudits (nach GFSI-anerkannten Standards oder anderenLebensmittel-, Verpackungs- oder HPC-Sicherheitssystemen) inden vergangenen fünf Jahren,

– Teilnahme an einer Hygieneschulung,

– Teilnahme an einer IFS-Logistics-Schulung,

– der Reviewer darf das Audit nicht selbst durchgeführt haben.

Die Überprüfung wird dokumentiert.

Anmerkung: der Reviewer, sofern kein Trainer oder Auditor, hat einmaljährlich an der 2-Tages Veranstaltung der hausinternen ZertiƂzierungs-stellen-Schulung teilzunehmen.

Die Entscheidung über die ZertiƂzierung kann nur auf Empfehlung einerkompetenten Person bzw. eines ZertiƂzierungsausschusses erfolgen.Außerdem darf nur eine Person, die nicht das Audit durchgeführt hat,die Entscheidung fällen. Die kompetente Person für die ZertiƂzierungs-entscheidung oder mindestens ein Mitglied des ZertiƂzierungsaus-schusses ist ein IFS-Food oder HPC oder PACsecure Auditor, der an derLogistics Schulung teilgenommen hat, ein IFS-Trainer (für den jeweili-gen Standard, mit Teilnahme an der Logistics Schulung) oder ein IFSFood oder HPC oder IFS PACsecure Reviewer.

Die endgültige ZertiƂzierungsentscheidung wird ausschließlich von derZertiƂzierungsstelle getroffen und kann nicht an Dritte vergeben wer-den.



2.4 Verantwort lichkeiten der Zert iƂzierungsstellehinsicht lich der IFS-Trainer und IFS-Auditoren(einschließlich Selbstständige/ Freiberuƃer)

Die ZertiƂzierungsstellen haben die folgenden Verantwortlichkeiten:

– Die Zert iƂzierungsstelle ist verpƃichtet die Einhaltung mit derISO/ IEC 17065 und dem IFS Rahmenvert rag sicher zu stellen.

– Sie unterstützen Witness-Audits (durch Akkreditierungsstellenund/oder das Integrity Program).

– Die Durchführung eines vor-Ort Witness Audits für einen Audi-toren, während eines Produktsicherheitsaudits (bezüglich Ver-packungsmaterial oder Lebensmittel oder HPC Produkte, jenach Produktstandard, den der Auditor beantragt) und/odereines Audits gemäß ISO/IEC 17065 Akkreditierung um die Kom-petenzen des Auditors sicher zu stellen (siehe Glossar), bevorer/sie sich für die IFS Prüfung angemeldet hat. Die ZertiƂzie-rungsstelle verzeichnet das Datum des Vor-Ort-Witness-Audits,den Namen des in diesem Zusammenhang auditierten Unter-nehmens und den Namen des Beobachters in der Antragsdateifür IFS-Prüfungen. Ein Protokoll desWitness-Audits ist auf Ver-langen des IFS in englischer, französischer bzw. deutscherSprache vorzulegen. Der Beobachter eines für IFS-Audits vor-gesehenen Auditors bei einem Vor-Ort-Witness-Audit erfüllt diegleichen Anforderungen, die auch für Trainer gelten (sieheKapitel 2.5) oder er/sie muss ein IFS Food oder HPC oder IFSPACsecure Auditor sein.

– Sie sind sich der Prüfungsordnung voll bewusst, die durch denIFS bereitgestellt w ird.

– Sie gewährleisten für Auditoren, die für IFS Food oder IFSPACsecure zugelassen sind, dass mindestens ein Mitglied desMitarbeiterstabs ein IFS-Trainer ist und an einer IFS-Schulung„Train theTrainer“ teilgenommen hat. Dieser Trainer ist verant-wortlich für die hausinternen Schulungen aller Auditoren, dieIFS-Auditoren werden möchten bzw. schon IFS-Auditoren sind.Mitarbeiter, die IFS-Trainer werden wollen, erfüllen die Anfor-derungen im Kapitel 2.5.

Anmerkung: Für ZertiƂzierungsstellen, die mit der Arbeit fürden IFS beginnen, kann die hausinterne Schulung durch denIFS organisiert werden, falls gewünscht.

– Sie gewährleisten, dass der Auditor für den Scope des Auditsund die Durchführung des Audits kompetent ist und dass er,entsprechend den Anforderungen des IFS und der ZertiƂzie-rungsstelle, Zugriff auf die relevantenVerordnungen und Regelnhat und diese anwenden kann. Die ZertiƂzierungsstelle stelltdie Aufrechterhaltung der Kompetenz sicher (ständige Über-wachung durch die ZertiƂzierungsstelle) und begutachtet dieAuditdurchführung mit Hilfe von Witness-Audits vor Ort.

gelöscht

hinzugefügt



– Jeder Auditor wird mindestens alle zwei (2) Jahre währendeines Vor-Ort Witness Audits zu IFS Logistics (oder IFS Foododer IFS HPC oder IFS PACsecure oder eines anderen GFSIanerkannten Standard für Logistics) beobachtet. Die Ergebnissedieses Witness Audits werden dokumentiert. Der Beobachtermuss ein IFS Auditor sein, der für die Durchführung von IFSLogistics Audits zugelassen ist (IFS Food oder HPC oder IFSPACsecure Zulassung mit Teilnahme an einer IFS Logistics-Schulung) oder er muss dieselben Regeln befolgen, die für Trai-ner gelten (siehe Abschnitt 2.5, mit Teilnahme an einer Logis-tics-Schulung).

– Sie geben den Namen des Beobachters beim Einstellen derAuditdaten ins Auditportal an, wenn ein spezielles IFS-Vor-Ort-Witness-Audit geplant ist.

– Sie führen Aufzeichnungen über die Kompetenzen der Audito-ren.

– Sie stellen sicher, dass kein Auditor gegen die Regeln des IFSverstößt, z.B. war der Auditor für das auditierte Unternehmenin den vergangenen zwei (2) Jahren weder als IFS-Berater nochin anderer Weise in diesem oder für dieses Unternehmen bzw.in dessen Auftrag tätig. Das bedeutet zugleich, dass währenddes ZertiƂzierungsverfahrens keinerlei w irtschaftliche und/oderpersönliche Abhängigkeit zwischen dem auditierten Unterneh-men und Auditor bestehen darf.

– Sie stellen sicher, dass ein Auditor nicht mehr als drei (3) aufei-nander folgende IFS Logistics Audits im gleichen HandelsUnternehmensstandort durchführt (gilt nur für vollständigeAudits, unabhängig davon, wie viel Zeit zwischen den Auditsliegt; Ergänzungs- und Erweiterungsaudits sind von dieserRegel nicht betroffen).

– Sie gewährleisten, dass ein Auditor nur für eine IFS-ZertiƂzie-rungsstelle tätig ist, um Audits nach dem IFS Logistics Auditsdurchzuführen, und zwar über einen Zeitraum von wenigstens12 Monaten. In besonderen Fällen kann der IFS auf Anfrageeine Ausnahmegenehmigung erteilen.

– Sie stellen sicher, dass alleAuditoren einen gült igenVert rag mitder Zert iƂzierungsstelle haben.

– Sie unterzeichnen für jedes durchzuführende Audit einen Audi-tauftrag, dieser beinhaltet eine Erklärung zur Einhaltung deroben erwähnten Anforderungen.

– Sie organisieren einmal jährlich eine Schulung für IFS Logistics-Auditoren. Diese dienen dem Erfahrungsaustausch, der inter-nen Kalibrierung und der Information der Auditoren über aktu-elle gesetzliche Änderungen usw. Ein Teil der Schulung wirdvom Trainer geleitet. Diese Schulung kann Teil des jährlichenIFS Food oder IFS HPC oder IFS PACsecureTrainings sein.

geändert

gelöscht

hinzugefügt



Die ZertiƂzierungsstelle ist dafür verantwortlich, den in Bezug aufSprachkenntnisse und QualiƂkation geeigneten Auditor für jedes IFS-Audit auszuwählen.

2.5 Spezielle Anforderungen an IFSTrainer (für IFS Foododer IFS PACsecure Auditoren)

Im Falle, dass Auditoren aus der Lebensmittel- oder Verpackungsindus-trie kommen:

IFSTrainer haben jeweils folgendes ProƂl:

– Sie müssen dieAnforderungen für IFS Food oder IFS PACsecureAuditoren jeweils von a) bis d) erfüllen, die im aktuellen IFSFood oder IFS PACsecure Standard beschrieben sind,

– Sie haben Erfahrung in Audits nach GFSI-Standards oder ande-ren Lebensmittel- oder Verpackungsmateriealien-Sicherheits-Systemen.

– Sie verfügen über Kenntnisse des Lebensmittel- oder Verpa-ckungsrechts.

– Sie haben an einer vom IFS organisierten Schulung „Train theTrainer“ Schulung teilgenommen.

– Sie beherrschen die Sprache ƃießend (mündlich und schrift-lich), in der sie Schulungen durchführen und leiten; die IFS-Geschäftsstellen werden über entsprechende Sprachkennt-nisse informiert, die sie für die Schulungen einsetzen können.

Die “ Train theTrainer” Schulung wird durch den IFS angeboten.

Anmerkung: Der Train the Trainer Kurs betrifft nur IFS Food und IFSPACsecure Auditoren.

3 Anforderungen an IFS Logist ics Auditoren

Die Auditoren-QualiƂkation für IFS Logistics beruht auf die Zulassungals IFS Food, IFS PACsecure oder IFS HPC Auditor, mit Ausnahme vonAuditoren, die sich direkt für die „ reine Logistics“ Zulassung bewerben.

3.1 Anforderungen für Logist ics Auditoren, die bereitszugelassene Auditoren für IFS Food oder HPC oderPACsecure sind

Um Audits gemäß IFS Logistics Version 2.1 durchzuführen muss derAuditor zugelassen sein für:



– IFS Food (für irgendeinen Produkt-Scope aber mindestens fürTechnologie Scope D – hinsichtlich Gefrier-/Auftauprozesse)

Oder

– IFS HPC (für irgendeinen Produkt-Scope)

Oder

– IFS PACsecure (für irgendeinen Produkt-Scope)

mit zusätzlicher Teilnahme an einer IFS Logistics Schulung, organisiertvom IFS.

Die Anforderungen für IFS Food, HPC und PACsecure Auditoren sind imjeweiligen Standard zu Ƃnden. Die Standards IFS Food, IFS HPCund IFSPACsecure können kostenlos von der IFSWebsite herunter geladen wer-den (www.ifs-certiƂcation.com).

Anmerkung: IFS Food Auditoren, die noch nicht für Technologie-ScopeD zugelassen sind, müssen die speziƂsche Prüfung für Technologie-Scope D bestehen, bevor sie IFS Logistics Audits durchführen können.

Basierend auf den ZertiƂzierungsbereich des IFS Logistics (z.B. Lebens-mittel, Non-Food) sind die geforderten QualiƂkationen unterschiedlich(siehe unten Tabelle 1)

3.2 Spezielle Anforderungen für reine Logist icsAuditoren (die nicht bereits IFS Food oder IFS HPCoder IFS PACsecure zugelassen sind)

Die Anforderungen für IFS Logistics Auditoren, die nicht bereits nachIFS Food oder IFS HPC oder IFS PACsecure zugelassen sind, sind dieFolgenden:

– Ausbildung und Mindesterfahrung:

· Einen lebensmittelbezogenen Universitätsabschluss undzwei Jahre Berufserfahrung im logistischen Sektor (Lebens-mittel und Non-Food)

oder

· Einen lebensmittelbezogenen Universitätsabschluss undzwei Jahre Auditerfahrung im logistischen Sektor (Lebens-mittel und Non-Food)

oder

· Einen Non-Food bezogenen Universitätsabschluss und dreiJahre Berufserfahrung im logistischen Sektor (Lebensmittelund Non-Food)

oder



· Eine Berufsausbildung im Logistikbereich oder der Lebens-mittelindustrie mit Berufsfachschule oder vergleichbaremAbschluss und zwei Jahre Berufserfahrung im logistischenSektor (Lebensmittel und Non-Food)

– Generelle Auditerfahrung:Mindestens 10 komplette Audits müssen vom Auditor im logis-tischen Sektor (Lebensmittel + Non-Food) während der letztenzwei Jahre in verschiedenen Unternehmen durchgeführt wor-den sein. Davon müssen mindestens fünf Audits im BereichLebensmittellogistik stattgefunden haben, inklusive unverpack-ten und temperaturgeführten Produkten (z.B. Schlachtkörper,Milch in Tankwagen, gefrorene Lebensmittelprodukte).

Folgende Audits werden akzeptiert:

– Audits gegen GFSI-anerkannten Standards, Global GAP, KAT,GMP + Standards, ISO 9000.

Falls ein Auditor keinen Lebensmittel bezogenen Hintergrund hat (ent-weder Ausbildung oder Berufserfahrung) muss er/sie zusätzlich alsTrai-nee an mindestens drei IFS Food Audits (bezogen auf die Produkt-Scopes 1, 2 und/oder 4) teilgenommen haben.

– Weitere QualiƂkationen:

· HACCP Schulung (min.2Tage) oder und

· 1 2-Tages Schulung IFS Logistics, organisiert von der IFSAkademie (mit einem Test für Technologie-Scope D)

und

· Eine anerkannte Schulung in Audittechniken, basierend aufQMS oder FSMS – Dauer 1Woche/40 Stunden oder entspre-chend durchgeführt von der ZertiƂzierungsstelle.

Anschließend müssen die Auditoren eine schriftliche und mündlichePrüfung bestehen.

Prüfung für reine Logistics Auditoren:

– Schriftliche Prüfung:

· Beinhaltet Fragen zu der Logistik von Lebensmitteln undNon-Food Produkten (z.B. Standard ZertiƂzierungsbereich,generelle IFS Fragen, Lebensmittellogistik; inklusive Fragenzu unverpackten und temperaturgeführten Produkten (z.B.Schlachtkörper, Milch in Tankwagen, gefrorene Lebensmit-tel)

– Mündliche Prüfung:

· Beinhaltet Fallstudien bezogen auf die Logistik von Lebens-mitteln und Non-Food Produkten

Nach erfolgreich bestandener Prüfung ist der Auditor ausschließlich fürdie Durchführung von IFS Logistics Audits zugelassen.

geändert



Tabelle 1: Erforderliche AuditorenqualiƂkation für die IFS LogisticsScopes

Scope Erforderliche AuditorenqualiƂkat ion

Lagerung Food IFS Food Zulassung + IFS Logistics SchulungODERIFS „ reine“ Logistics Zulassung

Non-Food(wie inAnhang 4,Teil 1 deƂniert)

IFS HPC Zulassung + IFS Logistics SchulungODERIFS PACsecure Zulassung + IFS Logistics SchulungODERIFS Food Zulassung + IFS Logistics SchulungODERIFS „ reine“ Logistics Zulassung

Transport Food IFS Food Zulassung + IFS Logistics SchulungODERIFS „ reine“ Logistics Zulassung

Non-Food IFS HPC Zulassung + IFS Logistics SchulungODERIFS PACsecure Zulassung + IFS Logistics SchulungODERIFS Food Zulassung + IFS Logistics SchulungODERIFS „ reine“ Logistics Zulassung

Anmerkung: generell muss der Auditor über ausreichende Kompeten-zen verfügen um ein Audit durchzuführen.

Sofern das Logistik-Unternehmen sowohl Lebensmittel als auch Non-Food Produkte handhabt, muss der Auditor die Zulassung für den Food-Scope haben.

Grundsätzlich erfüllen die Auditoren die Anforderungen gemäß Kapitel7.2 und 7.3.1 der ISO 19011.

Im Rahmen der guten Auditierungspraxis verwendet der Auditor wäh-rend eines IFS Logistics Audits aussagekräftige Produktbeispiele, umvor Ort die logistischen Aktivitäten und die Dokumentation im auditier-ten Unternehmen zu untersuchen und die Einhaltung der IFS LogisticsAnforderungen zu prüfen. Insbesondere führt der Auditor während desAudits eine Rückverfolgbarkeits-Prüfung im Unternehmen durch.

Der IFS veröffentlicht Leitfäden, die weitere Informationen zu Themen-bereichen enthalten, die geprüft werden müssen bzw. deren Überprü-fung während des Audits im auditierten Unternehmen erforderlich ist.

3.3 IFS Logist ics-Schulung

Ein für IFS Food und/oder IFS HPC und/oder IFS PACsecure zugelasse-ner Auditor kann Audits für den jeweiligen Geltungsbereich IFS Logis-tics durchführen (sieheTabelle 1), wenn er an der IFS Logistics-Schulungteilgenommen hat. Diese Schulung wird vom IFS organisiert.



Wird eine neueVersion des IFS Logistics-Standards veröffentlicht, mussder IFS Logistics-Auditor an der IFS Logistics-Schulung für die neueVersion teilnehmen.

3.4 Erhaltung der IFS Logist ics Auditoren QualiƂkat ion

3.4.1 Für Auditoren, die bereits für andere IFSProduktstandards zugelassen sind

Die Zulassung als IFS Logistics Auditor hängt von der Zulassung als IFSFood, IFS HPC oder IFS PACsecure Auditor ab.

Um die IFS Logistics QualiƂkation zu erhalten, muss der Auditor fol-gende Anforderungen erfüllen:

– Jeder Auditor muss mindestens einmal alle zwei (2) Jahre durchein IFS Logistics (oder IFS Food oder IFS HPC oder IFS PAC-secure oder andere GFSI anerkannte Standards für Logistics)Vor-Ort-Witness-Audit durch die Zert iƂzierungsstelle überwachtwerden (siehe auch Kapitel 2.4).

– Jeder Auditor muss einmal jährlich an einer hausinternen Schu-lung teilnehmen, zum Zweck des Erfahrungsaustausches, derKalibrierung sowie die Aktualisierung relevanter rechtlicherAnforderungen, etc. Diese Schulung kann ein Bestandteil derjährlichen Schulung für IFS Food, IFS HPC oder IFS PACsecuresein.

– Jeder Auditor muss pro Jahr mindestens 1 IFS Logistics Auditdurchführen.

3.4.2 Für „ reine“ IFS Logist ics Auditoren

Um die IFS Logistics QualiƂkation zu erhalten, muss der Auditor fol-gende Anforderungen erfüllen:

– Teilnahme an einem Logistics „ Calibration Training“ Kurs allezwei (2) Jahre, organisiert vom IFS

– Durchführung von fünf IFS Logistics Audits pro Jahr

– Jährliche hausinterne Schulung

– Witness Audit (während eines IFS Logistics Audits), alle zwei (2)Jahre

3.5 Auditteam

Grundsätzlich müssen alle Mitglieder des Auditteams zugelassene IFS-Auditoren sein.

hinzugefügt



Werden Audits von einem Team durchgeführt, gelten die folgenden all-gemeinen Regeln:

– Ein IFS-Auditteam besteht aus zugelassenen IFS-Auditoren,deren ProƂle (Produkt- undTechnologie-Scopes) den vom audi-tierten Unternehmen durchgeführten Tätigkeiten entsprechen.

– Es wird stets ein Teamleiter (Lead-Auditor) bestimmt.

– Co-Auditoren sind für mindestens einen ZertiƂzierungsbereichdes Audits zugelassen. Zwei Stunden der Auditdauer sind nichtaufteilbar, diese zusätzliche Zeit w ird dem Team zugeschlagenund nicht einem einzelnen Auditor und dient allgemeinen Vor-und Nachbereitungen (Besprechung zu Beginn und am Endedes Audits, Diskussion über die Ergebnisse des Audits usw.)

Es muss im Auditplan eindeutig vermerkt sein, welcher Auditor welchenTeil des Audits durchgeführt hat.

Die Mindestdauer für das Audit ist in jedem Fall zu berücksichtigen.

3.6 Auditor in Progress

3.6.1 SpeziƂsche Anpassung der Auditorenzulassung fürKandidaten, die keine ausreichende Auditerfahrungbesitzen: Das IFS Logist ics „ Auditor in Progress“ Programm

Für den Fall, dass der/ die Kandidat (in) professionelle Erfahrungen (z.B.Qualitätsmanager und/ oder ähnliche Posit ionen) im Logist ikbereichhat und die Voraussetzungen w ie in Abschnitt 3.2 besitzt , aber keineausreichende Auditerfahrung (also nicht den Abschnitt 3.2 „ generelleAuditerfahrungen“ ) kann er/ sie durch folgenden Prozess gehen:

– Teilnahme an dem IFS Logist ics Training und entsprechendePrüfungen für Auditoren, organisiert vom IFS.

– Teilnahme an dem „ Beobachter Programm“, w ie in GraƂk Nr. 2beschrieben.

GraƂk Nr. 2: „ Auditor in Progress“ – Beobachter Programm

Nr. derAudits

Aufgaben Mögliche Auditarten

1–3 Kandidat beobachtet einen Auditor(Trainee)

GFSI anerkannter „ post farm“Standard oder IFS GlobalMarkets Programm

4–6 Akt iveTeilnahme an dem Audit unter Be-aufsicht igung und Verantwortung eineszugelassenen GFSI oder IFS Auditors

GFSI anerkannter „ post farm“Standard oder IFS GlobalMarkets Programm

7–9 Akt ive Teilnahme an dem Audit unter Be-aufsicht igung und Verantwortung eineszugelassenen IFS Logist ics Auditors

Ein IFS Zert iƂzierungsaudit

hinzugefügt



Nr. derAudits

Aufgaben Mögliche Auditarten

10–WitnessAudit

Lead Auditor während eines IFS Logist icsZert iƂzierungsaudits, unter der Beauf-sicht igung eines zugelassenen IFSLogist ics Auditors

Ein IFS Logist ics Audit mittemperaturgeführten Lebens-mitteln

Anmerkung: Es besteht die Möglichkeit , die Audits eins (1) bis drei (3)(shadow observer) vor der Teilnahme an dem 2-tägigen IFS Logist icsTraining zu absolvieren. DieAudits vier (4) bis zehn (10) sind aber immerdurchzuführen, nachdem der Kandidat an dem Training teilgenommenund die Prüfungen erfolgreich absolviert hat .

3.6.1.1 Weitere Regelungen für das IFS Logist ics „ Auditor in Progress“Programm

Der Beobachter und der Auditor dürfen während des Audits niemalsgetrennt werden.

Bei den Audits vier (4) bis zehn (10) ist der Name des Beobachters immerim IFS Logist ics Auditbericht mit anzugeben.

Es darf immer nur ein (1) „ Auditor in Progress“ an einem Audit teilneh-men.

Das Beobachtungsprogramm ist innerhalb von zwei (2) Jahren, nach-dem das Examen erfolgreich bestanden wurde, abzuschließen. Fürjeden „ Auditor in Progress“ ist ein (auf Anfrage durch den IFS) Bericht(Vorlage w ird vom IFS gestellt ) zur Verfügung zu stellen. Die Nummerdes jeweiligen Audits (siehe GraƂk Nr. 2) ist in dem Bericht anzugeben.

Die Audits eins (1) bis neun (9) können für Scope-Erweiterungen ange-rechnet werden und können in jedem IFS Logist ics Produktscope absol-viert werden.

Sofern dasWitness-Audit erfolgreich absolviert w urde, ist der IFS durchdie Zert iƂzierungsstelle zu informieren. Der vollständige Lebenslauf(CV), inklusive der Auƃistung an teilgenommenen und durchgeführtenAudits (siehe GraƂk Nr. 2), ist an den IFS zu übersenden. Wurden alleAnforderungen erfüllt , w ird der Auditor durch den IFS in der IFS Daten-bank akt iviert .

hinzugefügt



Teil 4: Berichtswesen, SoftwareauditXpressXTM unddas IFS-Auditportal

0 Einführung

Nachdem ein IFS-Logistics-Audit durchgeführt wurde, wird ein detail-lierter und gut strukturierter Auditbericht erstellt. Generell ist die Spra-che in der der Auditbericht erstellt w ird, die Mutter- oder Arbeitssprachedes auditierten Unternehmens. In Sonderfällen, wo die Muttersprachevon Händlern oder Einkäufern unterschiedlich zu der Sprache des audi-tierten Unternehmens ist, kann eine englische Version des Auditberich-tes ebenfalls erstellt werden (siehe hierzu auch den Teil 1).

Der IFS-Auditbericht wird anhand des folgenden Formats erstellt.

Anmerkung: Für kombinierte Audits IFS Logistics/IFS Broker, sind zweiseparate Berichte zu erstellen und zwei separate ZertiƂkate in die Daten-bank einzustellen.

1 Berichtswesen

1.1 Auditübersicht (Anlage 1)

Der erste Teil des Auditberichtes enthält die folgenden allgemeinenInformationen:

AuditdetailsDas Deckblatt des Auditberichtes beinhaltet:

– Name und Anschrift der ZertiƂzierungsstelle,

– Logo der ZertiƂzierungsstelle,

– die Akkreditierungsdetails der ZertiƂzierungsstelle,

– Name des auditierten Unternehmens oder des Standortes,

– Datum des Audits.

Die erste Seite des Auditberichtes ist eine Zusammenfassung der wich-tigsten Bestandteile des Auditberichtes und beinhaltet:

– Name und Anschrift des auditierten Unternehmens bzw.Stand-ort,

– Name und Anschrift des Unternehmens (z.B. wenn eine Zent-rale existiert),

geändert



– EAN.UCCGlobal Location Number (GLN), wenn verfügbar,

– COID, wie im IFS-Portal deƂniert,

– Auditdatum (im Fall eines Ergänzungsaudits (Follow-Up-Audit)ist zusätzlich das Datum des Ergänzungsaudits anzugeben),

– Auditzeiten,

– Datum des vorhergehenden Audits,

– Name der ZertiƂzierungsstelle und des Auditors des vorherge-henden Audits,

– Angabe zur Version des Standards,

– ZertiƂzierungsbereich des Audits: Art der logistischen Aktivi-täten (z.B.Transport, inklusiveTransportart; Lagerung). Der Pro-dukt Scope (Lebensmittel, Non-Food) als Mindestangabe (wei-tere Details über Produktgruppen können auch speziƂziertwerden – dies ist aber nicht verpƃichtend). Handhabungs-Bedingungen (z.B. bei Raumtemperatur, gekühlt, gefroren, etc.)und – falls anwendbar – ob weitere Broker Aktivitäten vorhan-den sind. Der ZertiƂzierungsbereich des Audits ist immer auchins Englische zu übersetzen.

– Auƃistung der Teilnehmer des Audits,

– Name und Unterschrift des Lead-Auditors,

– wenn nötig, zusätzlich der Name des Co-Auditors,

– wenn nötig, zusätzlich der Name des Auditor Trainee,

– Ergebnis des Audits (im Fall eines Ergänzungsaudits (Follow-Up-Audit) ist anzugeben, dass ein Ergänzungsaudit durchge-führt wurde und dass der Major behoben wurde).

– UnternehmensproƂl: allgemeine Information zum Unterneh-men (Anzahl der Mitarbeiter, Größe, Struktur, detailliert dieAktivitäten des Unternehmens etc.), mit Pƃichtangaben (com-pulsory Ƃelds) (siehe Anhang 2, Teil 2). Die Aktivitäten desUnternehmens sind detailliert und in allen Punkten zu beschrei-ben (alle Prozesse, wenn Aufträge an externe Subunternehmenvergeben werden; wenn anwendbar: gehandelte Produkte, etc.)um alle Prozesse und, wenn anwendbar: Produkte, zu beschrei-ben. Teile des UnternehmensproƂls sind zusätzlich in Englischzu beschreiben, wenn das UnternehmensproƂl in einer anderenSprache als Englisch verfasst wurde (siehe Anhang 2,Teil 2).

– weitere Erklärungen hinsichtlich Bewertung und HäuƂgkeit,

– unter dem UnternehmensproƂl: Name der Person, die für dieBewertung des Berichtes verantwortlich (Reviewer).



1.2 Auditbericht (Anlage 2)

Der Auditbericht selbst ist w ie folgt strukturiert:

– Auditergebnisse mit Prozentangabe und erreichtem Niveau,

– Beobachtung von KO’s und Major Nichtkonformitäten (im Falleines Ergänzungsaudits (Follow-Up-Audit) ist eine zusätzlicheErklärung abzugeben für welche Anforderung der Major Nicht-konformität behoben wurde),

– allgemeine Zusammenfassung aller Kapitel in einer Tabelle,

– Zusammenfassung aller Kapitel,

– separate Liste aller festgestellten Abweichungen und Nichtkon-formitäten pro Kapitel (1–6),

– Pƃichtangaben; für einige IFS Logistics-Anforderungen auch imFall einer A-Bewertung (siehe Anhang 2,Teil 2),

– Beschreibung der Abprüfung der Korrekturmaßnahmen desvorherigen Audits,

– separate Liste (inkl. Erklärungen) mit allen Anforderungen, diemit N/A bewertet wurden (nicht anwendbar),

– ein detaillierter Auditbericht.

1.3 Maßnahmenplan (Anlage 3)

Die ZertiƂzierungsstelle/der Auditor beschreibt und erklärt alle festge-stellten Abweichungen und Nichtkonformitäten (KO’s, Majors), die injedem Kapitel festgestellt wurden, in einem Maßnahmenplan. Dieserwird auf Basis einer speziellen Vorlage erstellt, die im Anhang zu Ƃndenist.

1.4 Mindestanforderungen für IFS-Zert iƂkate (Anlage 4)

Nach erfolgreichem Abschluss des IFS Logistics-Prozesses, erstellt dieZertiƂzierungsstelle ein entsprechendes ZertiƂkat. Aufgrund internatio-naler Anerkennung und zur Verständlichkeit enthält das IFS-ZertiƂkat,dass durch die entsprechende ZertiƂzierungsstelle ausgestellt w ird, diefolgenden Mindestinformationen:

– Name und Anschrift der ZertiƂzierungsstellen, inklusive desLogos,

– Das Logo der Akkreditierungsstelle oder der Name und diedazugehörige Registrierungsnummer; das Logo der Akkreditie-rungsstelle ist in Übereinstimmung mit den Regeln der Akkredi-tierungsstelle zu verwenden.

– Name und Anschrift des auditierten Unternehmens,

– COID, wie im IFS-Portal deƂniert,



– wenn das Unternehmen eine Betriebsstätte/Niederlassung ist,dann auch Angaben zur Zentrale,

– ZertiƂzierungsbereich des Audits: Art der logistischen Aktivitä-ten (z.B. Transport, inklusive Transportart; Lagerung) Der Pro-dukt Scope (Lebensmittel, Non-Food), als Mindestangabe (wei-tere Details über Produktgruppen können auch speziƂziertwerden – dies ist aber nicht verpƃichtend). Handhabungs-Bedingungen (z.B. bei Raumtemperatur, gekühlt, gefroren, etc.)und – falls anwendbar – ob weitere Broker Aktivitäten vorhan-den sind. Der ZertiƂzierungsbereich des Audits ist immer auchins Englische zu übersetzen.

– wenn anwendbar (bei kombinierten Audits IFS Logistics/IFSBroker): Name und Nummer des Produkt-Scopes der zusätzli-chen Broker Aktivitäten

– das erreichte Niveau,

– Die Bewertung des Audits in Prozent, wenn dies vom auditier-ten Unternehmen oder seinen Kunden verlangt wird,

– Datum des Audits (letzter Tag des Audits),

– Datum des Ergänzungsaudits (Follow up) wenn relevant,

– Datum (letztmöglich) des nächsten Audits (Überwachungsau-dit),

– Datum der ZertiƂkatausstellung,

– Ablaufdatum der ZertiƂkatgültigkeit, d. h. 12 Monate nach demDatum der ZertiƂkaterstellung (das Datum der ZertiƂkatgültig-keit bleibt das gleiche Jahr wie beschrieben im Auditprotokoll,Teil 1 und Teil 5 (für unangekündigte Audits)),

– Ort und Datum der Unterschrift,

– Name und Unterschrift des für die ZertiƂzierungsentscheidungverantwortlichen Mitarbeiters der ZertiƂzierungsstelle wie inTeil 3 des Standards beschrieben,

– QR-Code

– IFS Logistics-Logo.

Anmerkung: Die Software auditXpressX stellt eine ZertiƂkatvorlagebereit, die die Mindestanforderungen an die ZertiƂkate beinhaltet. Jedenach ISO IEC 17065 Norm akkreditierte ZertiƂzierungsstelle kann aberauch ihre eigene Vorlage nutzen, solange die Mindestanforderungeneingehalten werden.

1.4.1 IFS-Zert iƂkat und QR-Code

1) Generierung des QR-Codes auf dem Zert iƂkat über auditXpressX:Der QR-Code w ird automat isch über auditXpressX beim Export desZert iƂkates eingefügt . Der QR-Code enthält einen öffent lichen Linkzur IFS Datenbank, der die Echtheit des Zert iƂkates prüft . Der Link

hinzugefügt

hinzugefügt

geändert

hinzugefügt



erhält einen Schlüssel der, unter anderem, denTag der Zert iƂkatsaus-stellung veriƂziert .In der Regel w ird die Farbe des Standards für den QR-Code verwen-det . Die Nutzer können die Farbe sow ie die Posit ion des QR-Codesüber dieVorlage in der Software ändern.

2) Manuelle QR-Code Generierung für Nicht -auditXpressX-Nutzer übereinen Download in der IFS Datenbank:Für Zert iƂzierungsstellen, die auditXpressX nicht verwenden, stelltdie IFS Datenbank eine separate Seite zur Verfügung, mit der ein QR-Code für das Zert iƂkat vor dem Hochladen in die IFS Datenbank,erstellt werden kann. Über „ Meine Kunden“ und unter Angabe fol-gender Daten, kann der QR-Code erstellt werden:

a) COID

b) Standard

c) Tag der Zert iƂkatsausstellung (Wicht ig für die Zuordnung in derDatenbank)

d) Farbe: Die Farbe des Standards w ird als Vorschlag angezeigt .Alternat iv kann der QR-Code auch in Schwarz oder Weiß herunter-geladen werden.

3) Posit ionierung auf dem IFS-Zert iƂkat :Der QR-Code sollte entweder in der rechten oberen Ecke oder untenmitt ig auf dem IFS-Zert iƂkate posit ioniert werden.

4) VeriƂzierung des Zert iƂkates über den QR-Code:Für die VeriƂzierung des QR-Codes wurde ein Sicherheitsmechanis-mus hinzugefügt , damit nicht innerhalb einer gew issen Zeitspannezu viele QR-Codes von derselben IP-Adresse abgefragt werden kön-nen.

a) QR-Code-Daten:Der QR-Code zeigt folgende Daten an:

– Das Zert iƂkat ist in der IFS Datenbank vorhanden: Ja/ Nein

– COID

– Name des Unternehmens

– Anschrift des Unternehmens

– GLN Nummer, wenn vorhanden

– Name der Zert iƂzierungsstelle

– IFS Standard

– Tag der Zert iƂkatsausstellung

– Zert iƂkat gült ig bis

– Ob das Zert iƂkat noch gült ig ist (oder ggf. gesperrt )

hinzugefügt



2 Software auditXpressXTM

Die Software auditXpressX bietet die Softwarelösung zum Erfassen undAuswerten von Audits sowie zum Generieren standardisierter Auditbe-richte nach IFS Food. Die Software auditXpressX bietet folgende Vor-teile:

– einfaches Erfassen von Audits durch eine nutzerfreundlicheOberƃäche,

– schnelles und fehlerfreies Erstellen von IFS-Auditberichten,

– automatisiertes Auswerten des Auditergebnisses durch einedynamische Berechnung aller relevanten Punkte,

– automatische Generierung eines standardisierten Auditberich-tes,

– ein Audit kann zu jeder Zeit zwischengespeichert und spätervervollständigt werden,

– einfacher und sicherer Export abgeschlossener Audits in dasIFS-Auditportal,

– einfaches Austauschen der Auditdateien zwischen dem Auditor

– und seiner übergeordneten ZertiƂzierungsstelle,

– das Arbeiten am Auditbericht ist ofƃine, d. h. ohne Internetzu-gang möglich.

– jederzeit Zugriff auf die aktuellste IFS-Version durch eineUpdate-Möglichkeit.

3 Das IFS-Auditportal und die IFS-Datenbank(www.ifs-cert iƂcat ion.com)

Jedes durchgeführte IFS-Audit w ird durch die ZertiƂzierungsstellen indas IFS-Auditportal eingepƃegt (Hochladen des Auditberichtes, desMaßnahmenplanes und des ZertiƂkates).

Es gibt drei vier Nutzergruppen, die Zugang zur IFS-Datenbank habenkönnen:

– ZertiƂzierungsstellen,

– zertiƂzierte Unternehmen,

– Handelsunternehmen (z.B. Lebensmitteleinzelhandel) und an-dere Nutzer,

– Lebensmittelsicherheitsbehörden.

Die verschiedenen Nutzergruppen haben unterschiedliche Zugriffs-möglichkeiten:

geändert

geändert

hinzugefügt



Zert iƂzierungsstellen:

– Verwalten ihrer zertiƂzierten Unternehmen und Hochladen vonAuditberichten und Maßnahmeplänen,

– Deaktivieren von ZertiƂkaten in besonderen Fällen,

– Verwaltung von IFS-Auditdaten über die Terminkalenderfunk-tion – damit wird sowohl Händlern als auch Unternehmen einguter Überblick über die terminierten Audits ermöglicht. AlleAudittermine sind spätestens zwei Wochen vor dem Audit inder Kalenderfunktion des IFS-Auditportals einzutragen.

– Verwalten ihrer Accounts,

– Vergleich zweier aufeinanderfolgender Auditberichte und Maß-nahmenpläne möglich, für internes Auditorentraining und Aus-wertung bzw. Abgleich,

– Download der IFS-Logos.

Zert iƂzierte Unternehmen/ Lieferanten:

– Zugriff auf ihre eigenen Auditdaten

– können Handelsunternehmen für ihre Daten freischalten, Pro-zentzahl, erreichtes Niveau, Auditbericht und Maßnahmen-plan,

– Vergleich zweier aufeinanderfolgender Auditberichte und Maß-nahmenpläne möglich, zum Ziele der Verbesserung,

– Download der IFS-Logos,

– Verwalten ihrer ZertiƂzierungsstelle,

– Verwalten der unternehmensinternen Zugriffsrechte auf dasAuditportal (Anlegen von Unter-Accounts mit Leseberechti-gung),

– Suche nach anderen IFS-zertiƂzierten Unternehmen, z.B. ihrerVorlieferanten,

– Verwalten ihrer Zulieferbetriebe über dasTool die Opt ion „ Favo-riten“ mit „ Meine Audits“ .

Zugang für Zentralen von zert iƂzierten UnternehmenEin Zugriff für die „ Zentrale“ der zertiƂzierten Unternehmen kann erstelltwerden, der die Möglichkeit gibt alle zertiƂzierten Standorte über einenLogin direkt zu verwalten.

Handelsunternehmen und andere Nutzer:

– Suche nach zertiƂzierten Unternehmen,

– Verwaltung der zertiƂzierten Unternehmen über das Tool dieOpt ion „ Favoriten“ mit „ Meine Audits“ ,

– Information per E-Mail, im Fall des ZertiƂkatverlustes vonUnternehmen der „ Favoriten“ -Liste.

geändert

geändert

gelöscht



Lebensmittelsicherheitsbehörden:

– Suche nach zert iƂzierten Unternehmen,

– Verwaltung der zert iƂzierten Unternehmen über das Tool dieOpt ion „ Favoriten“ mit „ Meine Audits“.

Die Benutzerhandbücher zum IFS Auditportal sind auf den entsprechen-den geschützten Seiten der Nutzergruppen erhältlich.

Sicherheit der Datenbank:Das Sicherheitssystem der Datenbank basiert auf international aner-kannten Standards und der am häuƂgsten verwendeten Sicherheitssys-teme.

DatenschutzDatenschutz ist ein w icht iges Thema für die IFS Management GmbH.Sie erfüllt alle für das Unternehmen geltenden Datenschutzbest immun-gen.Die Datenpolit ik der IFS Management GmbH ist auf der Websitewww.ifs-cert iƂcat ion.com verfügbar.

Die Zugriffsrechte von Händlern und zertiƂzierten Unternehmen ermög-lichen die Ansicht von allgemeinen Informationen zu den zertiƂziertenUnternehmen. Sofern keine weitere Autorisierung durch das Unterneh-men vorliegt, kann der Händler/das zertiƂzierte Unternehmen nur fol-gende Informationen einsehen:

– Namen und Anschrift des Unternehmens,

– Name und Anschrift der ZertiƂzierungsstelle,

– Name des Auditors (inklusive Auditoren-Scopes),

– ZertiƂzierungsbereich,

– Datum und Dauer des Audits,

– das erreichte Niveau des Audits,

– Datum der ZertiƂkatausstellung und ZertiƂkatgültigkeit.

Nur die zertiƂzierten Unternehmen selbst (durch Nutzung ihres eigenenunternehmensbezogenen Logins) haben die Möglichkeit weitereZugriffsrechte für Händler und Unternehmen freizuschalten. Es könnenfolgende Zugriffe separat voneinander freigeschalten werden:

– Auditbericht und Maßnahmenplan.

Die Händler/zertiƂzierte Unternehmen erhalten automatisch Zugang zuden freigeschalteten Daten des Unternehmens, nachdem diese freige-schaltet wurden. Die Kommunikation zum Händler/Unternehmen erfolgtüber einen gesicherten Datentransfer. Dies garantiert, dass nur regis-trierte, freigeschaltete Händler und andere Benutzer/zertiƂzierte Unter-nehmen einen Zugriff auf die Daten erhalten.

hinzugefügt

hinzugefügt

gelöscht



Werkzeug „ Meine Audits“ :Das Werkzeug „ Meine Audits“ ermöglicht unterschiedlichen Nutzer-gruppen ihre Favoriten aus den in der IFS Datenbank gelisteten, zert iƂ-zierten Unternehmen zu wählen und sie in einer separaten Liste zuspeichern.

Für jedes in „ MeineAudits“ als Favorit abgelegte, zert iƂzierte Unterneh-men können die folgenden E-Mail Benachricht igungen ausgewähltwerden:

– Erinnerung drei (3) Monate vor Ablaufdatum des Zert iƂkats.

– Das Zert iƂkat ist abgelaufen und es exist iert kein gült iges Zer-t iƂkat .

– Ein Überwachungsaudit w urde verzeichnet .

– Wenn das Zert iƂkat vor Ablaufdatum durch die Zert iƂzierungs-stelle entzogen wurde.

– Ein Zert iƂkat w urde bearbeitet .

– Es wurde bisher kein neues Zert iƂkat hochgeladen. Das vorhe-rige Zert iƂkat ist vor drei (3) Monaten abgelaufen.

– Monat liche E-Mail-Benachricht igung zu allen neu regist riertenAudits des aktuellen Monats für die Unternehmen aus derFavoritenliste.

– Monat liche E-Mail zu allen Audits, die im aktuellen Monat aus-gelaufen sind.

– Erhalt des Korrekturmaßnahmenvergleichs für die Favoritenper E-Mail.

– Ein neues Auditdatum wurde für eines der Unternehmen in derFavoritenliste geplant .

– Erhalt einer E-Mail im Falle eines Aussetzens des Zert iƂkatsdurch die Zert iƂzierungsstelle, aufgrund von festgestelltenNichtkonformitäten im Rahmen von Integrity on-site Checks.

– Erhalt einer E-Mail zum IFS Global Markets Status, wennanwendbar.

– Erhalt einer E-Mail wenn ein Unternehmen die verantwort licheZert iƂzierungsstelle wechselt .

– Erhalt einer E-Mail, wenn das Auditdatum im Terminkalenderverändert oder gelöscht w urde.

– E-Mail-Benachricht igung, wenn zwei Unternehmen in der IFSDatenbank zusammengeführt werden.

hinzugefügt



ANLAGE 1

Deckblatt des Auditberichtes

Logo der ZertiƂzierungsstelle

IFS Logist icsVersion 2.2

Entgült iger Auditbericht

Audit iertes Unternehmen: „ Logistics GmbH“

Datum des Audits: 02.10./03.10.2018

Name und Anschrift der ZertiƂzierungsstelle

Akkreditierungsnummer der ZertiƂzierungsstelle


Erste Seite des Auditberichtes

IFS Logist icsVersion 2.2, Dezember 2017

Auditüberblick

Auditdetails

Lead auditor:

Max Mustermann

Co-auditor:

Falk Lehmann

Trainee:

Mr. Example

Datum /Zeit des aktuellenAudits:

02.10.2018(09:00–18:00)

03.10.2018(08:30–17:30)

Datum /Zeit des vorangegangenenAudits:

06.10.2017 (09:00–18:00)07.10.2017 (08:30–12:30)

ZertiƂzierungsstelle und Auditordes vorangegangenen Audits:

TEST GmbH/FrankTest

Name und Anschrift des Unternehmens (Zentrale)

Logist ics AGBeispielstraße12345WitzenhausenDeutschland

Name und Anschrift des auditierten Standortes

Logistics GmbHMusterstraße12346 BerlinDeutschland

EAN Code/UCC Global Location NumberCOID

Telefon:

0123456

Fax:

0123456789

Telefon:

0123457

Fax:

0123456788

Zert iƂzierungsbereich des Audits

Transport unter Umgebungsbedingungen und Lagerung von Lebensmittel-Produkten(nicht verpƃichtende weitergehende Beschreibung: Obst und Gemüse)

(ZertiƂzierungsbereich des Audits ist ins Englische zu übersetzen)

Teilnehmer des Audits

Name: Posit ion: Einführungs-gespräch

Dokumentenbe-urteilung

Bet riebsrund-gang (Audit ):

Abschluss-gespräch

Herr Quality Qualitäts-manager

X X X X

HerrManager

Geschäfts-führer

X X

HerrTransport

TransportManager

X X X

Endergebnis des Audits

Als Ergebnis des Audits welches am 02.10 und 03. 10. 2018, „ xyz“ durch-geführt hat, konnte festgestellt werden, dass die logistischen Aktivitätender Logist ics GmbH für den o.g. ZertiƂzierungsbereich mit den Anforde-rungen des IFS Logistics, Version 2.2 übereinstimmen. Das Unternehmenhat das Audit auf Basisniveau mit einer Bewertung von XX% bestanden.

NächstesAudit zwi-schen XX.XXund XX.XX

UnternehmensproƂl

Verpƃichtende Angabe aller Produktgruppen die gehandhabt werdenDie detaillierten Tätigkeiten des Unternehmens inklusive aller Prozessschritte sind ins Englische zu übersetzenAuditdauer, empfohlen vom IFS (einen Tag):Auditdauer, von der ZertiƂzierungsstelle entschieden (wenn abweichend):Erklärung der Gründe für eine modiƂzierte Auditdauer (wenn anwendbar):

Reviewer:



Erläuterungen zum Auditbericht

Bewertung der Anforderungen

Ergebnis Erklärung Punkte/ Bewertung


B (Abweichung) Nahezu volle Übereinstimmung 15 Punkte

KO-Anforderungbewertet mit B

Nahezu volle Übereinstimmung 15 Punkte

C (Abweichung) Nur ein kleiner Teil der Anforderungwurde umgesetzt

5 Punkte

D (Abweichung) Die Anforderung wurde nicht umgesetzt –20 Punkte

Major Nicht -konformität

Ein Major wird vergeben, wenn– es zu einem erheblichen Versäumnisbei der Erfüllung der Standardanforde-rungen einschließlich der Produkt-sicherheit kommt, und/oder die recht-lichen Anforderungen für logistischeHandhabung des Bestimmungslandesumfasst.

– eine festgestellte Nichtkonformität zueinem ernsthaften Gesundheitsrisikoführen kann.

Eine Major-Nichtkonformität kann für alleAnforderungen vergeben werden, dienicht als KO-Anforderung deƂniert sind.

15% Abzug vonder möglichenGesamtpunktzahl

KO-Anforderungbewertet mit D

Knock-OutDie KO-Anforderung wurde nichtumgesetzt.

50% Abzug vonder möglichenGesamtpunktzahl

NA Nicht anwendbarAnforderung ist nicht anwendbar für dasUnternehmen

N/A Anforderun-gen werden beider Berechnungnicht berücksich-tigt



Bewertung und Zert iƂkatvergabe

Auditergebnis Status Maßnahmen Berichtsform Zert iƂkat

Wenigstens1 KO mit Dbewertet

Nichtbestanden



Nein

>1 Majorund/ oderGesamt-ergebnis<75%

Nichtbestanden



Nein

Max. 1 Majorund Gesamt-ergebnis≥75%

Nicht bestan-den, bevornicht weitereMaßnahmendurchgeführtund in einemErgänzungs-audit über-prüft wurden

AusgefülltenMaßnahmenplanbinnen 2Wochennach Erhalt desvorläuƂgenAuditberichteszurücksenden.Ergänzungprü-fung (Follow-upAudit) max.6 Monate nachdem Audit


ZertiƂkatgemäß Basis-niveau, soferndie MajorNichtkonfor-mität endgül-tig behobenund im Ergän-zungsaudit)überprüftwurde

Gesamt-ergebnis≥75 und<95%

Bestandenauf IFSLogistics-Basisniveaunach Erhaltdes Maßnah-menplanes

AusgefülltenMaßnahmenplanbinnen 2Wochennach Erhalt desvorläuƂgenAuditberichteszurücksenden.


Ja, ZertiƂkatauf Basis-niveau12 MonateGültigkeit

Ergebnis ist≥95%

Bestandenauf IFSLogistics-HöheremNiveau nachErhalt desMaßnahmen-planes

AusgefülltenMaßnahmenplanbinnen 2Wochennach Erhalt desvorläuƂgenAuditberichteszurücksenden.


Ja, ZertiƂkatauf HöheremNiveau12 MonateGültigkeit



ANLAGE 2


Auditbericht

Ergebnis:Die logistischen Tätigkeiten des Unternehmens „ Logistics GmbH“ erfül-len die Anforderungen des IFS Logistics, Version 2.2.

Das Unternehmen hat mit einer Bewertung von XX% bestanden auf:

Basis (Höherem) Niveau…%

Datum des Überwachungsaudits: zwischen XX/XX und XX/XX.

Zusammenfassung:

Kapitel 1 Kapitel 2 Kapitel 3 Kapitel 4 Kapitel 5 Kapitel 6

Unter-nehmens-verant-wortung

Qualitäts-und Pro-duktsicher-heits-Man-agement-system

Ressour-cen-manage-ment

Leistungs-erbrin-gung

Maß-nahmen,Analysen,Verbesse-rungen

Produkt-schutz(food de-fense) undexterneKont rollen

KO 0 0 0 0 0 0

Majors 0 0 0 0 0 0

A 0 0 0 0 0 0

B 0 0 0 0 0 0

C 0 0 0 0 0 0

D 0 0 0 0 0 0

N/A 0 0 0 0 0 0

Beobachtungen zu KOs und Majors:

GraƂkübersicht aller Kapitel:

Kapitel 1 Kapitel 2 Kapitel 3 Kapitel 4 Kapitel 5 Kapitel 6 Total0%

20%10%

30%40%50%60%70%80%90%100%



Allgemeine Zusammenfassung des Audits

Beschreibung der Folgen der Korrekturmaßnahmen aus demvorangegangenen Audit :

Zusammenfassung aller gefundenen Abweichungen undNichtkonformitäten:

Nr. Bereich IFS-Anforderungen Bewertung Erklärung

1. 1.1.1

2. 1.1.2

Zusammenfassung aller NA-Bewertungen


1.

Detaillierter Auditbericht


1.

2.



ANLAGE 3

Maßnahmenplan

Name und Adresse des audit ierten Unternehmens

Der Maßnahmenplan muss an die Zert iƂzierungsstelle zurückgeschicktwerden bis zum: __________________________________________________

Nr. derAnforderung

IFS-Anforderung

Bewertung Erklärung(Auditor)


Verantwort lich-keiten/ Termine/Status(Unternehmen)



ANLAGE 4

ZERTIFIKAT

Hiermit bestätigt die ZertiƂzierungsstelle

Name der Zert iƂzierungsstelle

(ist eine akkreditierte ZertiƂzierungsstelle für ZertiƂzierungen nach demIFS Logistics und hat einen Vertrag mit den IFS Standardeignern geschlossen)

dass die logistischen Aktivitäten von

Name des audit ierten UnternehmensAdresse

COID (Zentrale)

für den ZertiƂzierungsbereich des Audits:

detaillierte Beschreibung der Prozesse/logist ische Dienst leistungen/ gehandhabte Produkte

(wenn das Unternehmen zusätzliche Broker Aktivitäten ausübt, diese aber nicht über eine kombi-nierte ZertiƂzierung IFS Logistics/IFS Broker geprüft wurden, ist an dieser Stelle zu vermerken:„ Das Unternehmen hat zudem Broker Aktivitäten die nicht nach IFS Broker zertiƂziert sind“

die Anforderungen des


und anderer zugehöriger, normativer Dokumente

Auf Basis-/ Höherem Niveaumit einer Bewertung von XX% (wenn gefordert) erfüllt.

ZertiƂkat-Registrierungs-Nr.: _________________________________________________

Tag des Audits: ______________________________________________________(wenn relevant: Datum des Ergänzungsaudits (Follow up Audit))

Datum der ZertiƂkatausstellung: ______________________________________________

ZertiƂkatgültigkeit bis: ______________________________________________________

Nächstes Audit ist innerhalb folgender Zeitspanne durchzuführen: ______________(Angabe des frühesten und spätesten Auditdatums, entsprechend der Anforderungen des Audit-protokolls, Teil 1)

Datum und Ort:

Name und Unterschrift des Verantwortlichenin der ZertiƂzierungsstelle:

Adresse der ZertiƂzierungsstelle

Logo der Akkreditierungsstelleoder Name und

Registrierungsnummer



Teil 5: Auditprotokoll fürunangekündigte Audits

0 Einführung

Aufgrund erhöhter Marktanforderungen haben das IFS Board und dasIFS International Technical Committee entschieden, ein Verfahren zurDurchführung unangekündigter Audits für den IFS Logistics Standardeinzuführen.

0.1 Protokoll für unangekündigte Audits

Vor der Planung und Durchführung des Audits muss das Unternehmenseine ZertiƂzierungsstelle über die gewählte Option für die jeweilige(n)Betriebsstätte(n) informieren:

– Angekündigtes IFS LogisticsAudit (Opt ion „ Angekündigt “ ): Dieim Auditprotokoll der derzeitigen Version des IFS LogisticsStandards beschriebenen Verfahren sind anzuwenden.

– Unangekündigtes IFS Logistics Audit (Opt ion „ Unangekün-digt “ ): Die unten beschriebenenVerfahren gelten. Diese Optionbedeutet, dass ein komplett unangekündigtes Audit durchge-führt wird, in dem alle Anforderungen der IFS Logistics Stan-dard Checkliste geprüft werden. Dieses unangekündigte Audittritt an die Stelle des jährlichen geplanten Überwachungsau-dits. Das Auditdatum darf dem Unternehmen nicht vorab mit-geteilt werden.

Diese Option ist bevorzugt für Überwachungsaudits (z.B. fürBetriebsstätten, die schon gemäß IFS Logistics Standard zertiƂ-ziert sind) vorgesehen, kann aber auch für Erstaudits gewähltwerden, wenn die Betriebsstätte mit einem unangekündigtenAudit beginnen möchte.

Für jedes weitere Überwachungsaudit muss das Unternehmen seineZertiƂzierungsstelle darüber informieren welche Option gewählt wird.

1 Auditplanung

1.1 Zeit rahmen für die Anmeldung zumunangekündigten Audit

Die Registrierung zum unangekündigten Audit muss seitens des Unter-nehmens bei der ZertiƂzierungsstelle spätestens vor dem Start des Zeit-

hinzugefügt



fensters (siehe unten) erfolgen. Diese Regelung gilt sowohl bei Beibe-haltung der ZertiƂzierungsstelle als auch bei einem Wechsel derZertiƂzierungsstelle. Das Registrierungsdatum muss in dem Vertragzwischen ZertiƂzierungsstelle und Unternehmen vermerkt werden.

Anmerkung: Wenn das Unternehmen die ZertiƂzierungsstelle nicht vordem Start des Zeitfensters informiert, kann die Option „ Unangekün-digt“ nicht mehr gewählt werden.

Da das Unternehmen dasAuditdatum nicht kennen darf, ist das geplanteAuditdatum von der ZertiƂzierungsstelle vor dem Audit nicht in dieKalenderfunktion der IFS Datenbank einzutragen.

Die ZertiƂzierungsstelle muss aber in der IFS Datenbank das betreffendeFeld „ unangekündigtes Audit“ markieren.Wenn das Audit durchgeführtwurde, muss die ZertiƂzierungsstelle das Auditdatum spätestens zwei(2) Arbeitstage nach dem ersten Audittag in die Kalenderfunktion derIFS Datenbank bei der betreffenden Betriebsstätte eintragen.

Durch diesen Ablauf erhalten die Datenbanknutzer die Information, dassein Audit stattgefunden hat und sich die Betriebsstätte im ZertiƂzie-rungsprozess beƂndet.

1.2 Zeit fenster für die Durchführung des Audits

Das unangekündigte Audit muss in einem deƂnierten Zeitfenster durch-geführt werden: [–16Wochen; +2Wochen] bezogen auf das Fälligkeits-datum des Audits (das Fälligkeitsdatum ist der Jahrestag des Erst-audits). Bei mehrtägigen Audits ist dies an aufeinanderfolgenden Tagendurchzuführen.

Beispiel:

ErstauditIFS Logistics (angekündigt): 1. November 2018

1. ÜberwachungsauditIFS Logistics (angekündigt): 25. Oktober 2019 (zwischen 6. Septem-

ber 2019 und 15. November 2019,basierend auf dem Fälligkeitsdatum:1.November, gemäß den Regeln desProtokolls für angekündigte Audits)

2. ÜberwachungsauditIFS Logistics (unangekündigt): zwischen 12. Juli 2020 und 15. Novem-

ber 2020, basierend auf dem Fälligkeits-datum 1. November, gemäß den Regelndes Protokolls für unangekündigteAudits.

Anmerkung: Wenn das Audit durch die ZertiƂzierungsstelle außerhalbdes vorgegebenen Zeitfensters geplant und durchgeführt w ird, wirddieses nicht als gültiges unangekündigtes IFS Logistics Audit anerkanntund wird als angekündigtes Audit deƂniert.



SperrzeitenDie Betriebsstätte hat die Möglichkeit im Rahmen der Anmeldung zumunangekündigten Audit bei seiner ZertiƂzierungsstelle innerhalb desunter 1.2 genannten Zeitfensters maximal zehn (10) Betriebstage sowiezusätzliche Tage, an denen kein Arbeitsbetrieb stattƂndet und dieBetriebsstätte somit nicht für ein Audit zur Verfügung steht, anzugeben.Diese Daten müssen der ZertiƂzierungsstelle gleichzeitig mit der Anmel-dung zum unangekündigten Audit angegeben werden und es müssendie entsprechenden Gründe für die genannten Sperrzeiten genanntwerden.

Anmerkung: Die Betriebsstätte kann die zehn (10) Betriebstage nur inmaximal drei (3) Abschnitte aufteilen (z.B. aufgrund saisonaler Spitzen,Ferienzeiten, etc.)

1.3 Weitere Informat ionen, die vom Unternehmen an dieZert iƂzierungsstelle zu übermitteln sind

Das Unternehmen muss seiner ZertiƂzierungsstelle den (die) Namender Person(en) mitteilen, die bei Ankunft in der Betriebsstätte bei einemunangekündigten Audit vor Ort zu kontaktieren sind, damit dem Auditorder Zutritt zur Betriebsstätte ermöglicht wird.

Wie in einem angekündigten Audit kann die ZertiƂzierungsstelle vordem Beginn des Zeitfensters für das unangekündigte Audit die Über-mittlung von Dokumenten und Unterlagen zur Vorbereitung des Auditsanfordern.

1.4 Zert iƂzierungsbereich

Es gelten dieselben Regularien wie in Teil 1, Kapitel 4 dieses Standards,um den ZertiƂzierungsbereich des Audits festzulegen.

1.4.1 SpeziellesVerfahren für Unternehmen mit mehrerenStandorten und einer zentralen Verwaltung

Wenn Verfahren in einem Unternehmen mit mehreren Betriebsstättenzentral verwaltet werden (z.B. Einkauf, Personalmanagement, Beschwer-demanagement, etc.):

– Die Auditierung von zentral gesteuerten Prozessen (angekün-digt oder unangekündigt) und die unangekündigten Audits inden Betriebsstätten dürfen nicht an aufeinanderfolgendenTagen stattƂnden (z.B. wenn sich die Zentrale am Standorteiner Betriebsstätte beƂndet, müssen zwei (2) verschiedeneAudits stattƂnden; ein angekündigtes oder unangekündigtesAudit für die zentral organisierten Prozesse und ein unangekün-digtes Audit für die Betriebsstätten)



– Alle Audits inklusive des Audits in der Zentrale müssen inner-halb eines Jahres durchgeführt werden.

1.5 Berechnung der Auditdauer

Es gelten dieselben Regularien wie in Teil 1, Kapitel 5.3 dieses Standardsum die Auditdauer zu berechnen.

1.6 Auditplan

Da die Zusendung eines Auditplanes vor dem Audit an die Betriebs-stätte für ein unangekündigtes Audit nicht relevant ist, sollte der Auditoram Tag des Audits einen vorläuƂgen Auditplan präsentieren, der dannmöglicherweise während des Audits angepasst werden muss.

2 Auditdurchführung vor Ort

2.1 Start des unangekündigten Audits

Die Betriebsstätte sollte einige grundlegende Dokumente vorbereiten,die dem Auditor jederzeit zur Verfügung gestellt werden können.

Beim Eintreffen in der Betriebsstätte wird der Auditor anfragen die Per-son(en) zu informieren, die die Betriebsstätte als betreffende Kontakt-person(en) bei der Registrierung angegeben hat.

Anmerkung: Wenn die Betriebsstätte dem Auditor den Zugang verwei-gert (abgesehen von Höherer Gewalt), muss das derzeit gültige IFSLogistics ZertiƂkat innerhalb von zwei (2)Werktagen nach dem Audittagdurch die ZertiƂzierungsstelle suspendiert werden (die Systemteilneh-mer, die sich diese Betriebsstätte in ihrer Favoritenliste in der Daten-bank notiert haben, erhalten eine automatische Mitteilung) und dieseInformation wird in der Betriebsstättenhistorie in der Datenbank sicht-bar sein. Dem Unternehmen werden durch die ZertiƂzierungsstelle diegesamten Kosten für das Audit in Rechnung gestellt.Weiterhin kann dasnächste Audit nur als angekündigtes Audit geplant werden und ist vor-zugsweise durch dieselbe ZertiƂzierungsstelle durchzuführen.



Nach Ankunft in der Betriebsstätte und einem kurzen Einführungspro-zess wird der Auditor kurz die Dokumente einsehen, die von derBetriebsstätte vorbereitet wurden, muss dann aber umgehend denLagerbereich der Betriebsstätte auditieren (Betriebsrundgang). Eindetailliertes Einführungsgespräch und die Auditierung der Dokumenteerfolgen dann später im Auditverlauf.

2.2 Bewertung der Standardanforderungen

Für die Bewertung der Checklistenanforderungen gelten dieselben Re-gularien wie in Teil 1, Kapitel 5.5 dieses Standards.

3 Auditbericht

Es gelten dieselben Regularien wie in Teil 1, Kapitel 5.7 dieses Standardsfür die Erstellung des Auditberichtes.

Die Option „ Unangekündigt“ ist deutlich im Auditbericht zu vermerken.

4 Bedingungen für die Erstellung desAuditberichtes und des Zert iƂkates

Es gelten dieselben Regularien wie in Teil 1, Kapitel 5.8 dieses Standardsfür die Erstellung des ZertiƂkates.

Die Option „ Unangekündigt“ ist deutlich auf dem ZertiƂkat zu vermerken.

5 Zert iƂkatsausstellung

Es gelten dieselben Regularien wie in Teil 1, Kapitel 6 dieses Standardsfür die Erstellung des ZertiƂkates.

Das Datum der Gültigkeit des ZertiƂkates bleibt stets das gleiche, ver-längert sich aber um jeweils ein Jahr; dieses Datum berechnet sich ausdem Auditdatum des Erstaudits.



Beispiel:

Erstaudit IFS Logistics(angekündigt): 1. November 2018

ZertiƂkat gültig bis: 26. Dezember 2019

Überwachungsaudit 1IFS Logistics (angekündigt): 25. Oktober 2019 (zwischen 6. Septem-

ber 2019 und 15. November 2019,basierend auf dem Fälligkeitsdatum:1.November)

ZertiƂkat gültig bis: 26. Dezember 2020

Überwachungsaudit 2IFS Logistics (unangekündigt): zwischen 12. Juli 2020 und 15. Novem-

ber 2020, basierend auf dem Fälligkeits-datum 1. November

ZertiƂkat gültig bis: 26 Dezember 2021

Anmerkung: Wenn eine Betriebsstätte (ein) neues(neue) Produkt(e)oder (eine) neue Tätigkeit(en) in den ZertiƂzierungsbereich aufnehmenwill, obwohl das Audit schon durchgeführt wurde, gelten dieselbenAnforderungen wie in Teil 1, Kapitel 4.

6 Weitere Regularien des derzeit igen IFSLogist ics Standards, die auch für dasProtokoll der unangekündigten Auditsgelten

Alle Regularien desTeil 1, 2, 3 und 4 Standards, die in dem vorliegendenDokument nicht explizit beschrieben werden, gelten auch für das Proto-koll der unangekündigten Audits.


Internat ional Featured Standards · IFS Logist ics ·Version 2.2 ANHANG 127

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ANHANG: Checkliste IFS Logist ics 2.2

Nr. Anforderungen KO/Major/NA

A B C D Kommentare/Not izen

1 Unternehmensverantwortung

1.1 Unternehmenspolit ik und -ziele/ Unternehmensleit linien

1.1.1 Es liegt eine übersicht liche, von der Unternehmens-leitung verabschiedete und umgesetzte Unterneh-menspolitik vor. Diese berücksichtigt mindestensfolgende Kriterien:– Produktsicherheit,– Kundenorientierung,– Umweltverantwortung,– Nachhaltigkeit,– Personalverantwortung.Die Unternehmenspolitik ist an alle Mitarbeiter imUnternehmen kommuniziert.

1.1.2 Aus dem Inhalt der Unternehmenspolitik sindmessbare Ziele (Qualitäts- und Produktsicherheits-ziele) formuliert.

1.2 Unternehmensstruktur

1.2.1 Es liegt ein Organigramm vor, welches die Struk-tur des Unternehmens aufzeigt. Das Organigrammbeinhaltet, falls zutreffend, die zugehörigenBetriebsstätten (z.B. unabhängige Zentrallager,Satelliten-Lager und weitere Standorte, an denenlogistischeTätigkeiten ausgeübt werden).

1.2.2 Die Abteilung, welche für Qualitäts- und Produkt-sicherheitsmanagement verantwortlich ist und/oder der IFS Logistics-Beauftragte sind derGeschäftsleitung direkt zugeordnet.

1.2.3 Das Unternehmen benennt eine oder mehrerePersone(n), der/die für die externe Kommunika-tion verantwortlich ist /sind (Krisenmanagement,Behörden, Kommunikation mit Medien).

1.2.4 Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten, inklu-sive Stellvertretungen sind eindeutig geregelt.

1.2.5 Die Unternehmensleitung stellt sicher, das dieMitarbeiter Ihre Pƃichten und Verantwortlichkeitenbezüglich der Produktsicherheit und -qualitätkennen und überprüft dies mindestens jährlich.

1.2.6 Das Unternehmen hat ein System installiert,welches über die relevanten und aktuellen recht-lichen Bestimmungen informiert. Die rechtlichenBestimmungen werden in den betreffendenAbteilungen umgesetzt.

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128 ANHANG Internat ional Featured Standards · IFS Logist ics ·Version 2.2

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1.2.7 KO Nr.1: Die Unternehmensleitung ist für dieUnternehmenspolit ik und -ziele verantwort lich.Die erforderlichen Ressourcen und Invest it ionenzur Absicherung der speziƂkat ionsgemäßen bzw.in Kundenvert rägen vereinbarten Produktsicher-heit , -legalität und -qualität sind bereitgestellt .

1.3 Kundenorient ierung

1.3.1 Es existiert ein dokumentiertes Verfahren, mit demdie grundsätzlichen Kundenbedürfnisse undErwartungen ermittelt werden.

1.3.2 Die Aufzeichnungen dieses Verfahrens werdenausgewertet und berücksichtigt, um Qualitäts- undProduktsicherheitsziele festzulegen.

1.4 Überprüfung durch die Unternehmensleitung

1.4.1 Die Unternehmensleitung stellt sicher, dass dasQualitäts- und Produktsicherheits-Management-system mindestens jährlich oder häuƂger, wennÄnderungen vorgenommen wurden, bewertetwerden. Diese Bewertung beinhaltet mindestens:– Auditergebnisse,– Rückmeldungen von Kunden,– Prozess- und Produktkonformität,– Status der Vorbeuge- und Korrekturmaßnahmen,– Qualitäts- und Produktsicherheitspolit ik und-ziele,

– Folgemaßnahmen aus vorherigen Bewertungen,– Änderungen, die das Produktsicherheits- undQualitätsmanagementsystem beeinƃussenkönnen sowie

– Empfehlungen zu Verbesserungen.

1.4.2 Das Unternehmen ermittelt und bewertet regel-mäßig, mindestens einmal jährlich (z.B. im Rah-men interner Audits oder Betriebsbegehungen),die zur Gewährleistung der Produktanforderungenerforderliche Infrastruktur. Dazu gehören z.B.:– Gebäude,– Lagerräume/-bereich– Lagereinrichtungen,– Maschinen und Anlagen,– Transportfahrzeuge,– Transporteinheiten und– Transportbehälter.Die Ergebnisse dieser Bewertungen gehenrisikoorientiert in die Investitionsplanung ein.

1.4.3 Das Unternehmen ermittelt und bewertet regelmä-ßig, mindestens einmal jährlich (z.B. im Rahmeninterner Audits und/oder Betriebsbegehungen),das zur Gewährleistung der Produktanforderun-gen erforderliche Arbeitsumfeld. Dazu gehörenz.B.:– soziale Einrichtungen,– Sicherheits- und Schutzvorkehrungen,– hygienische Bedingungen.Die Ergebnisse dieser Bewertungen gehenrisikoorientiert in die Investitionsplanung ein.

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2 Qualitäts- und Produktsicherheitsmanagementsystem

2.1 Risikomanagement / Produktsicherheit

2.1.1 KO Nr. 2: Grundlage des Kontrollsystems fürProduktsicherheit ist ein vollständig umgesetztes,systemat isches und umfassendes Risikomanage-ment und/ oder HACCP-System. Für Lebensmittelw ird ein HACCP-System genutzt , das auf denGrundlagen des Codex Alimentarius beruht .

2.1.2 Das Risikomanagement bzw. HACCP-Systemumfasst alle Produktgruppen und jeden Prozessvon der Warenübernahme bis zur -übergabe.

2.1.3 Das Risikomanagement/HACCP-System stellt dieHandhabung loser oder temperaturgeführterProdukte und die logistischenTätigkeiten mitverpackten Produkten differenziert dar. DasEigenkontrollsystem entspricht dem jeweilsvorliegenden Produktrisiko.

2.2 Zusammenstellung des Risikomanagement-/ HACCP-Teams

2.2.1 Das Unternehmen verfügt über ein Risikomanage-ment- bzw. HACCP-Team, das multidisziplinär zu-sammengesetzt ist. DiesesTeam genießt die deut-liche Unterstützung der Unternehmensführung unddieTeammitglieder verfügen über detaillierte Kennt-nisse hinsichtlich der Abläufe im Unternehmen.

2.2.2 Der Teamleiter ist vollständig vertraut mit Risiko-management und/oder HACCP-Grundsätzen undderen Anwendung. DasTeam /der Teamleiter ist inder Lage, Gefahren für die Produktsicherheit zuerkennen, zu beherrschen und zu lenken. Sindausreichende Fachkenntnisse nicht im Unterneh-men vorhanden, wird eine Beratung durch externeSachkundige in Anspruch genommen.

2.3 Gefahrenstudie/ HACCP-System

2.3.1 Die Organisation grenzt ihren Verantwortungsbe-reich in der Transport- und Logistikkette eindeutigab. Die Gefahrenstudie/HACCP-System beziehtsich auf diesen Verantwortungsbereich.

2.3.2 Es liegt eine vollständige Beschreibung derDienstleistungen in Verbindung mit den entspre-chenden Produktgruppen vor, die alle relevantenInformationen zur Produktsicherheit beinhaltet,wie z.B. Handhabung, Lagerungs- und Transport-bedingungen.

2.3.3 Es liegt ein aktuelles Fließdiagramm für logisti-sche und produktspeziƂsche Dienstleistungen vor.Im Fall von Änderungen ist das Fließdiagrammaktualisiert.

2.3.4 Es liegt eine Analyse und Bewertung aller Gefah-ren vor, die realistischerweise erwartet werdenkönnen. Diese umfassen mindestens die physikali-schen, chemischen und biologischen Gefahren,einschließlich Allergene.



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2.3.5 Die Gefahrenanalyse berücksichtigt dieWahr-scheinlichkeit des Auftretens von Gefahren sowiedieTragweite deren gesundheitsschädigendenWirkung.Werden unterschiedliche Risikoklassendargestellt, ist für jede Risikoklasse eine Gefahren-analyse mit Risikobewertung bzw. Risikoeinstu-fung dokumentiert.

2.3.6 Für alle Prozessschritte, in denen eine speziƂscheÜberwachung von Gefahren für die Produktsicher-heit erforderlich ist, sind vom UnternehmenÜberwachungsmaßnahmen eingeführt unddokumentiert (für Lebensmittel z.B. Festlegungvon CCP/CP).

2.3.7 Für die speziƂschen Überwachungsmaßnahmensind Grenzwerte deƂniert (für Lebensmittel z.B.Festsetzung von Grenzwerten für jeden CCP/CP).

2.3.8 KO Nr. 3 [NA möglich]: Wo eine speziƂscheÜberwachung von CCPs für die Produktsicherheiterforderlich ist , ist ein Monitoring-System fürjeden CCP mit eindeut igen Grenzwerten undRegist rierung von Abweichungen implement iert .

2.3.9 Sofern die Überwachung der Kontrollpunktedarauf hinweist, dass ein Grenzwert nichtbeherrscht wird (z.B. CP/CCP), sind hierfürangemessene Korrekturmaßnehmen deƂniert,durchgeführt und dokumentiert. Diese Korrektur-maßnahmen berücksichtigen auch nichtkonformeProdukte.

2.3.10 Es sind VeriƂzierungsverfahren zur Bestätigungder Wirksamkeit des Risikomanagements/HACCP-Systems festgelegt. Die VeriƂzierung des Konzep-tes erfolgt mindestens einmal jährlich.Als VeriƂzierungsmaßnahmen zählen z.B.:– interne Audits,– Auswertungen,– Reklamationsauswertungen.Die aus der VeriƂzierung resultierenden Ergeb-nisse werden in das Risikomanagement/HACCP-System eingearbeitet und an die Unternehmens-leitung kommuniziert und von Dieser überprüft .

2.3.11 Es liegt eine Dokumentation vor, die alle Abläufe,Verfahren, Maßnahmen und Aufzeichnungenbeinhaltet. Diese ist in Art und Umfang dem Unter-nehmen angemessen.

2.4 Anforderungen an die Dokumentat ion

2.4.1 Das dokumentierte und eingeführte System fürLebensmittelsicherheit und Qualitätsmanagmentist an einer Stelle vollständig hinterlegt (Lebens-mittelsicherheits- und Qualitätshandbuch oderelektronisch dokumentiertes System). Für Doku-mente, die von entscheidender Bedeutung für dieProduktanforderungen sind, werden die Ände-rungsgründe vermerkt.

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2.4.2 Alle in Gebrauch beƂndlichen Dokumente liegenin der jeweils gültigen Version vor, sind ordnungs-gemäß autorisiert und stehen den betreffendenMitarbeitern jederzeit zur Verfügung. Die Doku-mentation kann als Papierkopie oder elektronischaufbewahrt werden. Hinsichtlich der EDV-gestütz-ten Dokumentation ist diese zu einem Zeichnungs-berechtigten rückverfolgbar.

2.5 Lenkung von Aufzeichnungen

2.5.1 Alle für die Produktanforderungen relevantenAufzeichnungen werden detailliert und lückenlosgeführt und sind auf Anforderung verfügbar.

2.5.2 Die Aufzeichnungen sind gut lesbar und authen-tisch. Etwaige Nachträge zu den Aufzeichnungenwerden nur durch autorisierte Personen vorge-nommen. Die Überwachungsdaten können auchelektronisch (EDV) dokumentiert werden. Hierbeiist sicherzustellen, dass nur berechtigte PersonenZugang zur Dokumentation haben (z.B. Passwort-regelung).

2.5.3 Die Aufzeichnungen werden entsprechend derrechtlichen Anforderungen und mindestens für einJahr aufbewahrt. Die Aufbewahrungsfrist orien-tiert sich an einer Gefahrenanalyse und Bewertungder damit zusammenhängenden Risiken. DieAufzeichnungen sind sicher gelagert und leichtzugänglich.

3 Ressourcenmanagement

3.1 Personalschulung

3.1.1 Das Unternehmen hat dokumentierte Schulungs-und/oder Unterweisungsprogramme implemen-tiert. Diese Programme beinhalten mindestens:– Schulungsinhalte,– Schulungsintervalle (bezogen auf Produktsicher-heit /Hygiene mind. einmal jährlich, für Non-Food ist alle 2 Jahre ausreichend),

– Aufgaben der Mitarbeiter,– Teilnehmerliste,– Sprachen,– qualiƂzierter Referent,– Evaluierungsmethode (Wirksamkeitsprüfungder Schulungsmaßnahmen und des -pro-gramms).

Vor erstmaliger Aufnahme der Arbeit erfolgt einegrundsätzliche Unterweisung zur Produktsicher-heit.

3.1.2 Die dokumentierten Schulungsprogrammeund/oder Unterweisungen gelten für alle Mit-arbeiter inkl. der Saison- und Zeitarbeitskräfte,entsprechend ihrer Arbeitsbereiche.



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3.2 Personalhygiene

3.2.1 Es gibt dokumentierte Vorgaben zur Personal-hygiene, ggf. inkl. Infektionsschutz. Diese beinhal-ten mindestens:– Handreinigung und -desinfektion,– Essen und Trinken,– Rauchen,– Verhalten bei Verletzungen der Haut (z.B.Schnittverletzung, Schürfwunden).

DieseVorgaben basieren auf einer prozess- undproduktorientierten Gefahrenanalyse und Bewer-tung der damit zusammenhängenden Risiken.

3.2.2 Die Vorgaben zur Personalhygiene werden vonden betroffenen Mitarbeitern, Dienstleistern undbetriebsfremden Personen beachtet und ange-wandt. Die Einhaltung der Vorgaben wird über-prüft und überwacht.

3.2.3 Die Schutzbekleidung für Mitarbeiter und Besu-cher ist zweckgemäß, abhängig von den Prozess-und Produktanforderungen.

3.2.4 Alle Schutzkleidungen werden regelmäßig undgründlich gereinigt. Entsprechend einer prozess-und produktorientierten Gefahrenanalyse undBewertung der damit zusammenhängendenRisiken wird dieWäsche durch eineVertrags-wäscherei, vor Ort oder durch den Mitarbeitergereinigt.

3.3 Sanitäreinrichtungen, Anlagen zur persönlichen Hygiene und Sozialeinrichtungen

3.3.1 Das Unternehmen stellt Sozialeinrichtungen zurVerfügung, die in Größe und Ausstattung derMitarbeiterzahl angepasst sind. Diese sind insauberem und intaktem Zustand, um Risiken fürdie Produktsicherheit zu reduzieren.

3.3.2 In den Lagerbereichen und/oder den zugehörigenSanitärbereichen sind ausreichende Möglichkeitenzur Handhygiene vorhanden, basierend auf einerGefahrenanalyse und Bewertung der damitzusammenhängenden Risiken.

3.3.3 Die Anlagen zur Handhygiene erfüllen mindestensdie folgenden Anforderungen:– ƃießendesTrinkwasser in geeigneter Temperatur,– Flüssigseife,– geeignete Ausrüstung zur Handtrocknung.

3.3.4 In Bereichen, in denen mit leicht verderblichen,unverpackten Lebensmitteln oder sensiblenProdukten umgegangen wird, werden zusätzlichfolgende Anforderungen zur Handhygiene erfüllt:– berührungslose Armaturen,– Handdesinfektion,– adäquate Hygieneausrüstung,– Hinweisschilder/Piktogramme,– Abfallbehälter mit berührungsloser Öffnung.



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4 Leistungserbringung

4.1 Allgemeine Anforderungen für Lagerung und Transport

4.1.1 Vert ragsprüfung und Kommunikat ion

4.1.1.1 Die zwischen den Vertragspartnern deƂniertenAnforderungen und/ oder Pƃichtenhefte sindbekannt, vereinbart und hinsichtlich ihrer Akzep-tanz überprüft, bevor eine Liefervereinbarunggeschlossen wird. Alle Bestimmungen bezüglichProduktqualität und -sicherheit sind bekannt undden entsprechenden Unternehmensbereichenkommuniziert.

4.1.1.2 Änderungen an bestehenden, vertraglichenVereinbarungen sind dokumentiert und zwischenden Vertragspartnern kommuniziert.

4.1.1.3 Ist die Erbringung vereinbarter Dienstleistungen(z.B. Lieferpünktlichkeit) nicht möglich, wird derKunde zeitnah informiert.

4.1.2 Beschaffung/ Lieferanten und Dienst leister

4.1.2.1 Es liegt ein Verfahren zur Zulassung und Über-wachung von Lieferanten und Dienstleistern(intern und extern) vor. Die Überwachung beinhal-tet risikoorientierte Bewertungskriterien, wie z.B.:Zuverlässigkeit, Reklamationen, Audits, ZertiƂkatesowie geforderte Leistungsstandards.

4.1.2.2 Die Ergebnisse der Bewertungen werden regel-mäßig, mindestens jährlich überprüft. Die Ergeb-nisse dieser Überprüfung sowie daraus resultie-rende Maßnahmen sind zu dokumentieren.

4.1.2.3 Eine aktuelle Übersicht der zugelassenen Lieferan-ten und Dienstleister liegen den Mitarbeitern vor,die verantwortlich für den Einsatz der Lieferantenund Dienstleister sind.

4.1.3 Besondere Handhabungsvorschriften

4.1.3.1 Die Organisation hat ein Verfahren eingeführt, umjegliche Kontamination (auch Kreuzkontamination,verursacht durch unverträgliche Produkte, in dergleichen Transporteinheit oder im gleichenLagerraum) zu verhindern. Kontamination durchEmission, Abgase, Gerüche, Fremdkörper, Ver-packungsmaterial etc. sind zu vermeiden.

4.1.3.2 Liegt für ein unverpacktes Produkt eine speziƂscheKundenanforderung für das Nichtvorhandenseinbestimmter Inhaltsstoffe, Zutaten (z.B. GVO,Allergene) vor, sind diese nachweislich sicher-gestellt.

4.1.3.3 Wenn speziƂscheVorgaben zum Schutz derNon-Food-Produkte und/oder der Umwelt zuberücksichtigen sind (z.B. in der Konfektionierungsensibler Produkte wie elektronische Geräte), sinddiese umgesetzt.

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4.1.4 Rückverfolgbarkeit

4.1.4.1 Ein System zur Rückverfolgbarkeit ist eingerichtet,wird aufrechterhalten und ist für das Unterneh-men und die gehandhabten Produkte geeignet.

4.1.4.2 Das System stellt sicher, dass dieWare inkl. derMenge jederzeit, in der zu verantwortendenLogistikkette, mittels geeigneter Kennzeichnung zuidentiƂzieren ist. Ferner ermöglicht das SystemFeststellungen über jede Person (ggf. inkl. Trans-portunternehmen), von der sie dieWare erhaltenund an welches Unternehmen (ggf. inkl.Transport-unternehmen) sie dieWare geliefert hat.

4.1.4.3 Die Unternehmen pƃegt eine immer aktuelle Listealler Kunden (Auftraggeber) sowie die Mengeder Produkte, die derzeit im Besitz sind. In denLagereinrichtungen sind die Produkte den Kundenzugeordnet.

4.1.4.4 Das System zur Rückverfolgbarkeit w ird inregelmäßigen Abständen, mindestens jährlich,sowie bei Änderungen des Systems getestet.Dieser Test wird durchgeführt, um dieWirksamkeitdes Systems zur Rückverfolgbarkeit zu bestätigenund ggf. zu verbessern. DieTestebnisse sind aufzu-zeichnen. Falls erforderlich, werden Korrektur-maßnahmen durchgeführt.

4.1.5 Wartung und Reparatur

4.1.5.1 Ein geeignetesWartungssystem ist geplant,installiert, dokumentiert, gepƃegt und erfasst allekritischen Anlagen und Ausrüstungen (inkl.Transport) die notwendig sind um Produktanforde-rungen zu erfüllen. Dies gilt gleichermaßen fürinterne und externeWartungsarbeiten.

4.1.5.2 Während und nach Wartungs- und Reparaturarbei-ten ist die Einhaltung der Produktanforderungensichergestellt und eine Kontamination wirdverhindert.Wartungs- und Reparaturarbeiten unddaraus resultierende Maßnahmen sind dokumen-tiert.

4.1.5.3 Alle für Wartungs- und Reparaturarbeiten einge-setzten Materialien sind für den Verwendungs-zweck geeignet (z.B.: lebensmitteltaugliche Fette,nichttoxische Anstriche bei unverpackter Ware).

4.1.5.4 Alle Ausfälle am Standort sowie der im Wartungs-system hinterlegten Anlagen und Ausrüstungensind dokumentiert und hinsichtlich einer Anpas-sung desWartungssystems ausgewertet.

4.1.6 Klimat isierung/ Kühlung/ Wasser & Eis und Druckluft

4.1.6.1 Vorgaben zur Klimatisierung (z.B.Temperatur,Luftfeuchte), die Einƃuss auf die Produktqualitätund -sicherheit haben, sind deƂniert und umge-setzt.



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4.1.6.2 Ein geeignetesTemperaturaufzeichnungssystem(oder mehrere) ist in der Logistikkette eingesetzt,um den Prozessstatus in angemessenen Interval-len zu überwachen.

4.1.6.3 Überall, wo das Verfahren klimatisierte/gekühlteLuft verlangt, werden die Anlagen in geeigneterWeise gewartet und in angemessenen Zeitabstän-den gereinigt.

4.1.6.4 Bei Ausfall der Klimatisierung/Kühlung und/oderbei Abweichung von den Soll-Temperaturen greiftein Alarmsystem. Ein wirksames Notfallverfahrenmit Korrekturmaßnahmen ist vorhanden, welchessicherstellt, dass die Produktsicherheit und/oder-qualität nicht gefährdet ist.

4.1.6.5 Die Nutzung und Lagerung von Wasser und/oderEis, das in direkten Kontakt mit Lebensmittelund/oder Lebensmittelverpackungen kommt,basiert auf einer Gefahrenanalyse und Bewertungder damit zusammenhängenden Risiken, umsicherzustellen, dass eine Kontamination ausge-schlossen ist.Wasser und Eis haben Trinkwasser-qualität.

4.1.6.6 Wenn im Leistungsprozess Druckluft verwendetwird, die direkt auf das Lebensmittel oder auf dieLebensmittelverpackung einwirkt, ist dieserProzess auf Basis einer Gefahrenanalyse und derdamit verbundenen Risiken bewertet. Druckluftwird so verwendet, dass eine Kontaminationvermieden wird.

4.1.7 Spezielle Anforderungen an Gefrier- und Auftauprozesse

4.1.7.1 Für die Durchführung von Gefrier- und/oderAuftauprozesse existiert ein dokumentierterProzess, der eine Gefahrenanalyse und dieBewertung der damit zusammenhängendenRisiken beinhaltet, sowie angemessene Maßnah-men deƂniert, welche die identiƂzierten Risikenbeherrschen.

4.1.7.2 Werden Gefrier- und/oder Auftauprozesse durch-geführt, sind alle Prozess- und Produktparameter(z.B. Zeit, Temperatur, Verlängerung oder Verkür-zung des MHD) vom Eigentümer der Ware rückge-meldet und bestätigt.

4.1.7.3 In Fällen, wo die Lenkung von Prozess- undArbeitsplatzparametern (z.B.Temperatur, Zeit,Druck, chemische Eigenschaften) für die Produk-tanforderungen entscheidend sind, werden diesekontinuierlich und/oder in angemessenen Interval-len überwacht und aufgezeichnet.

4.1.7.4 Es existieren geeignete Verfahren zur Durchfüh-rung von Korrekturmaßnahmen, im Falle vonStörungen der Ausrüstung und der Prozessabwei-chungen.



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4.1.8 Reinigung und Desinfekt ion

4.1.8.1 Reinigungs- und Desinfektionspläne, auf Basiseiner Gefahrenanalyse und Bewertung der damitzusammenhängenden Risiken sind eingeführt undverfügbar. Diese beinhalten:– Verantwortlichkeiten,– die verwendeten Produkte und ihre Anwen-dungsvorschriften,

– die zu reinigenden bzw. zu desinƂzierendenBereiche,

– Reinigungsintervalle,– Aufzeichnungspƃichten,– Gefahrensymbole (wo erforderlich).

4.1.8.2 Die Reinigungs- bzw. Desinfektionsmaßnahmensowie deren Wirksamkeitsprüfung werden auf-gezeichnet. Daraus resultierende Korrekturmaß-nahmen sind dokumentiert.

4.1.8.3 Für Transportbehälter (z.B.Tankfahrzeuge, Eisen-bahnkesselwagen), die für den Transport vonƃüssigen, granulatförmigen und pulverförmigenunverpackten Produkte genutzt werden, sindmindestens folgende Reinigungs- und Desinfek-tionsmaßnahmen implementiert:– die Reinigungs- und Desinfektionsmaßnahmensind für die Art der jeweiligen Produktartengeeignet,

– die Reinigungs- und Desinfektionsmaßnahmenumfassen alle zum Transportbehälter dazugehö-rigen technischen Ausrüstungen (z.B. Schläu-che, Ventile, Siebe),

– die Reinigungs- und Desinfektionsmaßnahmenstellen sicher, dass der Transportbehälter sauberist, d. h. unerwünschte Substanzen von Ober-ƃächen entfernt sind und die Anzahl der Mikro-organismen auf ein Niveau gesenkt ist, welchesin Abhängigkeit von der vorgesehenen Verwen-dung ausreichend niedrig ist (Kreuzkontamina-tion wird verhindert),

– sachliche Nachweise für die Prüfung derReinigungs- und Desinfektionsmaßnahmen sindvorhanden.

– (z.B. Aufzeichnungen, ZertiƂkate).– DieWirksamkeit der Reinigung und Desinfektionist dem Reinigungspersonal bekannt. DasReinigungspersonal ist in den Reinigungsver-fahren geschult.

4.1.8.4 Die Außenbereiche weisen einen sauberen,ordnungsgemäßen Zustand auf.

4.1.8.5 Für Reinigungschemikalien und Reinigungsmittelexistieren aktuelle Sicherheitsdatenblätter (SDB)und Betriebsanweisungen (BA), diese sind vor Ortjederzeit verfügbar. Die Betriebsanweisungen sindden verantwortlichen Mitarbeitern bekannt.



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4.1.8.6 Reinigungsgeräte und -chemikalien sind eindeutiggekennzeichnet. Diese werden so gelagert undverwendet, dass eine Kontamination vermiedenwird.

4.1.8.7 Wenn ein Unternehmen einen Dienstleister mitden Reinigungs- und Desinfektionstätigkeitenbeauftragt, sind alle Anforderungen aus Abschnitt4.1.8 in einem entsprechenden Vertrag eindeutigfestgelegt.

4.2 Lagerung und Umschlag

4.2.1 Bauliche Anforderungen

4.2.1.1 Die Arbeitsumgebung hat keine nachteiligenAuswirkungen auf die Produktsicherheit und/oder-qualität.

4.2.1.2 Alle Arbeitsbereiche sind ausreichend beleuchtet.

4.2.1.3 Das Unternehmen prüft das Risiko von Glaskonta-mination. In Bereichen in denen offene Produktegehandhabt werden, sind die Beleuchtungsein-richtungen mit einem Splitterschutz gesichert undso angebracht, dass das Bruchrisiko minimiert ist.

4.2.1.4 Für den Fall von Glasbruch und ähnlichen Materia-lien sind Verfahren eingeführt, welche die erfor-derlichen Maßnahmen beschreiben. Dazu zählenmindestens:– Reinigungsmethoden,– Vermeidung von Kontamination,– Warensperrung und -freigabe.

4.2.1.5 Die Verladeanlagen entsprechen dem jeweiligenZweck. Diese sind so gebaut, dass:– Erzeugnisse vor Regen geschützt sind,– kein Schmutz eingetragen wird,– die Kondensat- und Schimmelbildung einge-dämmt ist,

– eine leichte Reinigung möglich ist.

4.2.1.6 Fußböden,Wände und Decken beƂnden sich ineinem ordnungsgemäßen und guten Zustand.

4.2.1.7 Fenster,Türen und Tore beƂnden sich in einemfunktionsfähigen Zustand und sind bei Nichtnut-zung geschlossen zu halten.

4.2.2 Ausrüstung

4.2.2.1 Alle Ausrüstungsgegenstände sind für ihrenjeweiligen Zweck beschaffen, instand gehaltenund gelagert, so dass sie kein Risiko für dieProduktsicherheits oder Qualität darstellen.

4.2.2.2 Die Betriebsmittel und baulichen Einrichtungen(Leitungen, Schalter, etc.) sind für die Reinigungleicht zugänglich.

4.2.2.3 Arbeitsmittel, die genutzt werden, sind so beschaf-fen, das möglich Beschädigungen und/oderKontaminationen verhindert werden.



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4.2.3 Schädlingsüberwachung/ Schädlingsbekämpfung

4.2.3.1 Das Unternehmen hat ein System zur Schädlings-bekämpfung, das die lokalen rechtlichen Bestim-mungen erfüllt. Es berücksichtigt mindestens:– betriebliches Umfeld (mögliche Schädlinge),– Lageplan mit Anwendungsorten (Köderplan),– KöderidentiƂzierung vor Ort,– Verantwortlichkeiten intern/extern,– die verwendeten Mittel und ihre Anwendungs-vorschriften/Sicherheitsvorschriften,

– die Inspektionsintervalle.Das System zur Schädlingsbekämpfung basiertauf einer Gefahrenanalyse und Bewertung derdamit zusammenhängenden Risiken.

4.2.3.2 Das Unternehmen verfügt über qualiƂziertes,ausgebildetes Personal und/oder es wird einexterner qualiƂzierter Dienstleister eingesetzt.Wird ein externer Dienstleister beauftragt, sind dienotwendigen Tätigkeiten vor Ort in einem schrift-lichen Vertrag geregelt.

4.2.3.3 Die Inspektionen und die daraus resultierendenEmpfehlungen und Maßnahmen zur Schädlings-überwachung/-bekämpfung sind dokumentiertund mit Datum und Unterschriften beider Seitenversehen, inklusive dem Datum wann die Korrek-turmaßnahmen durchgeführt wurden. Die einge-setzten Mittel zur Schädlingsbekämpfung stellenkeine negative Beeinƃussung der Produkte dar.DieWirksamkeit der Schädlingsbekämpfung wirdmittels regelmäßiger Trendanalysen überprüft.

4.2.3.4 Lieferungen werden im Wareneingang auf Schäd-linge geprüft. Etwaiger Befall ist dokumentiert undMaßnahmen sind eingeleitet.

4.2.3.5 Die Produkte, Ausrüstungsgegenstände undTransportfahrzeuge sind so gelagert, dass dasBefallsrisiko minimiert wird. Gelten gelagerteProdukte und/oder Anlagen als befallgefährdet,sind geeignete Maßnahmen festgelegt, um dasKontaminationsrisiko zu minimieren.

4.2.4 Wareneingang, -ausgang und Lagerhaltung

4.2.4.1 Für dieWarenannahme sind Verfahren eingeführt,wirksam umgesetzt und den entsprechendenMitarbeitern bekannt. DieseVerfahren beinhaltenmindestens generelle Prüfkriterien (z.B. IdentiƂka-tion von Ware und Fahrzeug), Vorgaben zurAnnahme, Rückweisung und Annahme unterVorbehalt. Abweichungen von den Prüfkriteriensind dokumentiert.Werden vom Kunden speziƂ-sche Eingangs- bzw.Warenkontrollen gefordert,sind diese eingeführt, wirksam umgesetzt und denentsprechenden Mitarbeitern bekannt.



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4.2.4.2 Alle Produkte sind jederzeit eindeutig identiƂzier-bar. Umschlag, Lagerung, Auslagerung undHandhabung der Waren erfolgt in Übereinstim-mung mit den Kundenanforderungen.

4.2.4.3 Ein wirksames Lagerhaltungssystem ist vorhan-den, das Verfahren beinhalten kann, wie z.B. FirstIn – First Out (FIFO) oder First Expired – First Out(FEFO) und zudem den Kundenanforderungengenügt.

4.2.4.4 Die Be- und Entladung der Produkte erfolgt ineiner Weise, die Beschädigungen verhindert. DieLadung ist so zu sichern, das Kontaminationenund/oder Beschädigungen während desTranspor-tes verhindert wird.

4.2.4.5 Das Personal ist für die sichereWarenhandhabungbei der Be- und Entladung, im Lager sowiebezüglich der Ladungssicherung geschult.

4.2.4.6 Eine Lagerhaltung im Freien ist auf ein Minimumbeschränkt. Sofern Ware im Freien gelagert wird,wird im Rahmen einer Gefahrenanalyse undBewertung der damit zusammenhängendenRisiken sichergestellt, dass weder ein Kontamina-tionsrisiko noch eine Beeinträchtigung vonQualität und Produktsicherheit besteht.

4.2.4.7 Vor dem Einsatz von Paletten zur Kommissionie-rung, Konfektionierung ist sicherzustellen, dasssich diese in einem ordnungsgemäßen ZustandbeƂnden und die Produktsicherheit nicht beein-trächtigen.

4.2.4.8 Es liegt eine Gefahrenanalyse und Bewertungdamit zusammenhängender Risiken für möglichenLebensmittelbet rug (food fraud) vor, die realist i-scherweise im Prozess erwartet werden können.Darauf basierend, und falls erforderlich, sindangemessene Maßnahmen zur Reduzierungdokument iert und implement iert .

4.2.5 Entsorgungssystem

4.2.5.1 Die aktuellen rechtlichen Bestimmungen zurAbfallentsorgung werden eingehalten.

4.2.5.2 Lebensmittelabfälle und andere Abfälle die einRisiko für die Produktsicherheit und -qualitätdarstellen, werden aus Räumen in denen mitLebensmitteln und/oder sensiblen Produktenumgegangen wird, entfernt.

4.2.5.3 Die Abfallbehälter sind eindeutig gekennzeichnetund beƂnden sich in einem ordnungsgemäßenZustand.

4.2.5.4 Abfälle/Wertstoffe werden auf den vorgesehenenEntsorgungswegen getrennt gesammelt. DieEntsorgung dieser Fraktionen erfolgt ausschließ-lich durch befugte Dritte. Das Unternehmen führtAufzeichnungen zur Abfallentsorgung.

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4.2.6 Lager-Dienst leister

4.2.6.1 Werden Dienstleister für die Lagerhaltung einge-setzt, sind alle in den Kapiteln 4.1, 4.2 und 5.3genannten Anforderungen in einem Dienstleis-tungsvertrag eindeutig festgeschrieben oder derLogistik-Dienstleister ist nach IFS LogisticszertiƂziert.

4.2.6.2 Die Lagermitarbeiter der Dienstleister verstehendie Hygienevorschriften der Organisation undhalten diese ein.

4.3 Transport

4.3.1 Spezielle Anforderungen Transport

4.3.1.1 Transportfahrzeuge,Transporteinheiten, und/oderTransportbehälter, die auf den unterschiedlichenVerkehrsträgern (Straße, Schiene, Luft undWasser) zum Einsatz kommen, halten dieTrans-portbedingungen der zu transportierenden Waren,innerhalb der zulässigen Toleranz (z.B.Temperatur)ein.

4.3.1.2 Sofern für den Transport bestimmte Bedingungen(z.B.Temperatur) vorgesehen sind, werden dieBedingungen vor der Beladung geprüft unddokumentiert, um die Einhaltung der deƂniertenBedingungen sicherzustellen.

4.3.1.3 Werden temperaturgeführteWaren in zusätzlicheTransportbehälter verbracht (z.B.Thermoboxen),sind diese in in einem ordnungsgemäßen Zustand(sauber, geruchsfrei, trocken und funktionsfähig).Vor Verbringung der Ware in dieTransportbehälter,sind dieTransportbehälter vorgekühlt.

4.3.1.4 Beim Transport ist das jeweilige zulässige Ladungs-niveau (Nutzlast) von Transportfahrzeugen,Trans-porteinheiten und/oder Transportbehälteren/Containern zur Sicherstellung der Produktsicher-heit und -qualität einzuhalten.

4.3.1.5 Transportbehälter (z.B.Tankfahrzeuge, Eisenbahn-kesselwagen), die für den Transport von ƃüssigen,granulat- und/oder pulverförmigen unverpacktenLebensmitteln genutzt werden, sind gekennzeich-net und werden ausschließlich für den Transportvon Lebensmittel genutzt.

4.3.1.6 Die Reinigung der Transporteinheit erfolgt beiBedarf unter Beachtung der produktspeziƂschenRisiken und hygienischen Anforderungen vor dernächsten Beladung.Werden Reinigungsnachweisegesetzlich oder vom Kunden gefordert, liegendiese vor.

4.3.1.7 Schläuche, Pumpen, Filter von Tankfahrzeugen(Tankcontainer usw.) sind in gutem Zustand undbeim Transport vor Kontamination geschützt.



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4.3.2 Transport -Dienst leister

4.3.2.1 Werden Logistik-Dienstleister wiederkehrend fürden Transport eingesetzt, sind alle in den Kapiteln4.1, 4.3 und 5.3 genannten Anforderungen ineinem Dienstleistungsvertrag eindeutig festge-schrieben oder der Logistik-Dienstleister ist nachIFS Logistics zertiƂziert.

4.3.2.2 Die Fahrer der Dienstleister kennen die Hygiene-vorschriften der Organisation und halten diese ein.

4.3.2.3 Werden Logistik-Dienstleister unregelmäßig (Spot-markt) für den Transport von verpackten Produkteneingesetzt, sind diese nach IFS Logistics zertiƂziertoder erfüllen folgende, nachweislich und verbind-lich vereinbarte Anforderungen:– Sauberkeit und Funktionsfähigkeit Transportbe-hälter und Fahrzeug,

– Temperaturkontrolle bei Produkten unterkontrollierter Temperatur,

– klareTrennung unterschiedlicher Produkte,– Abwesenheit von Gerüchen und sonstigerKontamination (siehe auch 4.1.3.1),

– Anforderung 4.1.1.3,– Anforderungen 5.3,– Anforderungen 5.6.Bei Weitervergabe des Auftrages an weitere Sub-unternehmer werden diese deƂnierten Mindest-anforderungen erfüllt.

5 Messungen, Analysen,Verbesserungen

5.1 Interne Audits

5.1.1 KO Nr. 4: Wirksame interne Audits werden gemäßeines festgelegten Auditprogramms durchgeführtund decken mindestens alle Anforderungen desIFS Standards ab. Erfassungsbereich und HäuƂg-keit der internen Audits werden mittels Gefahren-analyse und Bewertung der damit zusammenhän-genden Risiken best immt. Dies t rifft auch aufƂrmeneigene oder gemietete Lagerräume zu, diesich nicht auf dem Firmengelände beƂnden.

5.1.2 Interne Audits von Tätigkeiten, die kritisch für dieProduktsicherheit sind, werden mindestens einmaljährlich durchgeführt.

5.1.3 Die Auditoren sind sachkundig und stehen inkeiner Abhängigkeitsbeziehung zum auditiertenBereich.

5.1.4 Die Unternehmensleitung sowie die in denBereichen verantwortlichen Personen werdenüber die Auditergebnisse informiert. ErforderlicheKorrekturmaßnahmen und ein Terminplan für dieUmsetzung sind dokumentiert und werden allenbetroffenen Mitarbeitern kommuniziert.

5.1.5 Es ist festgelegt, wie in welcher Form sowie zuwelchem Zeitpunkt, die aus den internen Auditsresultierenden Korrekturmaßnahmen veriƂziertwerden.



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5.2 Betriebsbegehungen

5.2.1 Betriebsbegehungen werden geplant und durch-geführt, basierend auf einer Gefahrenanalyse undBewertung der damit zusammenhängendenRisiken. Zusätzlich zu der Infrastruktur des Stand-ortes (vgl. 1.4.2 und 1.4.3) werden betriebs-relevante Aspekte der Personalhygiene, Prozess-hygiene, das HACCP/Risikomanagement-Systemsowie Produktschutz bewertet.

5.2.2 Die durch die Betriebsbegehung gefundenenAbweichungen sowie die dazugehörigen Korrek-turmaßnahmen sind aufgezeichnet. Korrektur-maßnahmen werden umgesetzt.

5.3 Kalibrierung, Just ierung und Prüfung von Mess- und Überwachungsgeräten

5.3.1 Das Unternehmen ermittelt die für die Erfüllungder Produktanforderungen erforderlichen Mess-und Überwachungsgeräte. Diese Geräte sind aufeiner Liste dokumentiert und eindeutig gekenn-zeichnet.

5.3.2 Die Messmittel und -geräte werden in festgelegtenIntervallen und nach deƂnierten anerkanntenStandards/Methoden überprüft, kalibriert und/oder geeicht und/oder justiert (falls zutreffend).Die Ergebnisse werden dokumentiert.

5.4 Umgang mit Beanstandungen und Reklamat ionen

5.4.1 Es ist ein System zum Umgang mit Beanstandun-gen und Reklamationen eingeführt.

5.4.2 Alle Beanstandungen/Reklamationen werdendurch fachkundiges Personal geprüft. Sind dieseberechtigt, werden angemessene Maßnahmenso schnell w ie praktikabel umgesetzt.

5.4.3 Beanstandungen/Reklamationen werden ausge-wertet, um Vorbeugemaßnahmen einzuleiten, diedasWiederauftreten der Abweichung verhindern.

5.4.4 Die Reklamationsauswertung wird den entspre-chenden Verantwortlichen und der Unternehmens-leitung zur Verfügung gestellt.

5.5 Umgang mit Nichtkonformitäten und nichtkonformen Produkten

5.5.1 KO Nr. 5: Es exist iert ein w irksamesVerfahrenzum Umgang mit allen nichtkonformen Produk-ten.

5.5.2 DasVerfahren zum Umgang mit nichtkonformenProdukten beinhaltet mindestens:– eine Gefahrenanalyse und Bewertung der damitzusammenhängenden Risiken,

– Vorgehensweise zur Sperrung,– Mittel zur IdentiƂkation (z.B. Kennzeichnung),– eindeutig deƂnierte Verantwortlichkeiten,– der Verfahren zur Freigabe von Waren.



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5.5.3 Die Verfahrensregelungen zur Steuerung vonNichtkonformitäten werden von allen betroffenenMitarbeitern verstanden.

5.5.4 Liegen Nichtkonformitäten vor, werden schnellst-möglich Korrekturen durchgeführt, um die Erfül-lung der Produktanforderungen sicherzustellen.

5.5.5 DasVerfahren zum Umgang mit nichtkonformenProdukten wird hinsichtlich seiner Praktikabilität,Wirksamkeit und Rechtzeitigkeit der Umsetzungmindestens einmal jährlich intern getestet (wenninnerhalb des Jahres eine Produktsperrungdurchgeführt wurde, kann diese zur Beurteilungdes Verfahrens genutzt werden) Der Test istgeeignet, die wirksame Umsetzung und denAblauf des Verfahrens zu überprüfen.

5.6 Rückruf und Rücknahme

5.6.1 Es besteht ein wirksamesVerfahren für die Rück-nahme und den Rückruf aller Produkte. DiesesVerfahren beinhaltet eine klare Übertragung vonVerantwortlichkeiten.

5.6.2 DasVerfahren gewährleistet eine wirksame undschnelle Rückmeldung gemäß der Rückruf- undRücknahmeanforderungen der Produkt-Eigen-tümer.

5.6.3 DasVerfahren wird mindestens jährlich getestet,um die Leistungsfähigkeit und möglicheVerbesse-rungen sicher zu stellen (sofern in den letzten12 Monaten ein Produktrückruf oder eine Produkt-rücknahme stattgefunden hat, kann diese zurBeurteilung des Verfahrens genutzt werden).

5.7 Krisen- und Not fallmanagement

5.7.1 Ein besteht ein dokumentiertes Verfahren für dasManagement von Vorfällen und möglichenNotfallsituationen mit Einƃuss auf Produktsicher-heit, -rechtmäßigkeit und -qualität. Dieses Verfah-ren ist implementiert und wird gepƃegt.Es umfasst mindestens die Benennung und dasTraining eines Krisenstabs, eine Notrufnummern-liste, juristische Beratung (falls erforderlich),Erreichbarkeiten, Kundeninformationen und einenKommunikationsplan inklusive der Information andie Verbraucher.

5.7.2 DasVerfahren zum Vorfallmanagement wirdregelmäßig, mindestens einmal jährlich, hinsicht-lich seiner Praktikabilität, Funktionalität undzeitnahen Umsetzung intern getestet.

5.8 Korrekturmaßnahmen

5.8.1 Es existiert ein Verfahren zur Erfassung undAnalyse von Nichtkonformitäten mit dem Ziel,diese durch Vorbeuge- und/oder Korrekturmaß-nahmen zu verhindern.



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5.8.2 KO Nr. 6: Korrekturmaßnahmen sind eindeut igformuliert , dokument iert und werden schnellst -möglich ergriffen, um ein erneutes Auft reten derNichtkonformität zu verhindern. DieVerantwort -lichkeiten und die Fristen für die Korrekturmaß-nahmen sind eindeut ig deƂniert .

5.8.3 Die Durchführung der eingeleiteten Korrekturmaß-nahmen ist dokumentiert und deren Wirksamkeitüberprüft.

5.8.4 Die Vorbeuge- und Korrekturmaßnahmen sind andie Unternehmensleitung kommuniziert.

6 Produktschutzplan (product / food defense) und externe Kont rollen

6.1 Sicherheitsbewertung

6.1.1 Die Verantwortlichkeiten für den Produktschutz(product/food defense) sind klar deƂniert. Die/derVerantwortliche ist Mitglied im Führungskreis oderhat Zugang zur obersten Leitung. Er/sie kannKenntnisse im Bereich Produktschutz nachweisen.

6.1.2 Eine Gefahrenanalyse und Bewertung der damitzusammenhängenden Risiken zur Sicherung derProdukte wurde durchgeführt, dokumentiert undmögliche Risiken evaluiert. Auf Grundlage dieserBewertung, und basierend auf rechtlichen Anfor-derungen, werden sicherheitskritische BereicheidentiƂziert. Die Gefahrenanalyse und Bewertungder damit zusammenhängenden Risiken zumProduktschutz wird jährlich oder bei Änderungenmit Einƃuss auf die Unversehrtheit der Produktedurchgeführt. Ein geeignetes Alarmsystem istdeƂniert und wird regelmäßig auf seineWirksam-keit überprüft.

6.1.3 Sofern aus rechtlichen Gründen eine Registrie-rung oder Prüfung des Standortes vorgesehen ist,ist dies nachzuweisen.

6.2 Standortsicherheit

6.2.1 Die auf Basis der Gefahrenanalyse und Bewertungder damit zusammenhängenden Risiken alsbesonders sicherheitskritisch bewerteten Bereichesind adäquat geschützt, um unbefugtes Eindrin-gen zu verhindern. Zugänge sind kontrolliert.

6.2.2 Es gibt Verfahren, die vor Produktmanipulationschützen bzw. diese identiƂzieren.

hinzu-gefügt



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6.3 Personal- und Besuchersicherheit

6.3.1 Die Verfahrensweisen im Umgang mit Besuchernbeinhalten Vorgaben zur Sicherung der Produkte.Anlieferer und Belader, die Kontakt zu Warenhaben, können identiƂziert werden und dieZutrittsbestimmungen des Unternehmens respek-tieren. Besucher und externe Dienstleister werdenin den Arealen, wo Waren gelagert werden, beiZutritt erfasst. Diese werden über die Regelninformiert und ihr Zugang angemessen gesteuert.

6.3.2 Alle Mitarbeiter werden hinsichtlich der Produkt-anforderungen sowie den Trainingsbedürfnissender Mitarbeiter, oder wenn die Verfahren sichändern, geschult. Schulungen werden dokumen-tiert. Bei der Einstellung und Entlassung vonMitarbeitern werden Sicherheitsaspekte unterEinhaltung der gültigen Gesetze berücksichtigt.

6.4 Externe Kontrollen

6.4.1 Es ist ein dokumentiertes Verfahren für denUmgang mit externen Kontrollen und behörd-lichen Inspektionen vorhanden. DasVerfahren istdem zuständigen Personal bekannt und wirdumgesetzt.

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