Vortrag Unifinanz, Berlin, 14. September 2012

Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden slub-dresden.de © by SLUB Dresden

September 14, 2012 Michael Golsch, Unifinanz 2012, Berlin, Henry-Ford-Bau der Freien Universität

Kostentransparenz für unternehmerische Freiräume – der Ertrag des Neuen Steuerungsmodells


Kostentransparenz für unternehmerische Freiräume

September 14, 2012 | Seite 2 Michael Golsch | Stellvertreter des Generaldirektors

Bibliotheken

Trinity College, Dublin

Universitätsbibliothek Amsterdam




Dynamische Wissensmärkte

Erfolgsfaktoren: unternehmerisches Handeln + betriebswirtschaftliche Vernunft




Sachsens Staatsbibliothek

Eine der fünf bedeutendsten wissenschaftlichen Bibliotheken in Deutschland mit

einem besonders breiten Aufgabenprofil:

!  Universitätsbibliothek für eine der 10 größten Universitäten in der Bundesrepublik

+

!  Klassische Landesbibliothek (Sammeln und Verzeichnen von Medien aus und über Sachsen)

+

!  Staatsbibliothek mit vielfältigen Koordinierungs- und Servicefunktionen für das sächsische Bibliothekswesen




Sachsens Staatsbibliothek




Sachsens Staatsbibliothek SLUB Dresden Generaldirektion Kennzahlen der SLUB Dresden 2009 - 2011 2011 2010 2009

Bestand (Bände) 5.081.805 4.989.600 4.900.139

Bilddokumente der Deutschen Fotothek 3.405.300 3.364.000 3.224.000

Entleihungen 2.244.338 2.383.407 2.385.158

Downloads (elektronische Volltexte) 2.722.064

Aktive Benutzer 48.403 50.028 49.818

Angemeldete Benutzer p.a. 74.718 73.665 72.707

Neuzugang (Bände) 107.491 103.461 109.239

Laufende Zeitschriften insgesamt 17.577 16.953 15.659

Digitalisierungsleistung (Images) 3.068.254 2.332.757 981.169

Gesamtausgaben (!) 26.581.000 26.693.000 26.806.000

Erwerbungsetat (!) 8.004.424 7.856.500 8.046.000

Personaletat (!) 14.485.200 14.776.000 14.327.000

Drittmittel (!) 3.134.852 2.843.000 3.103.000

Erwerbungsmittel pro aktivem Benutzer (!) 165 157 161

Neuzugang pro aktivem Benutzer (Bände) 2,2 2,1 2,2

Personalstellen zum 31.12. 271 274 290

Drittmittelstellen zum 31.12. 40 38 41

Neuzugang pro Personalstelle im Monografiengeschäftsgang (Bände)

3.389 3.324 2.965

Entleihungen pro Personalstelle Abt. Benutzung

40.077 44.169 40.876

Geschäftsbericht der SLUB, 2011




Leistungsführerschaft als Unternehmensvision

Unternehmensziele der SLUB Dresden, Dezember 2010




Erfolg benötigt geeignete Rahmenbedingungen

Konsequentes Entscheiden nach Kosten- und Leistungskriterien?

Investitionsrücklagen und Rückstellungen (periodenübergreifend)?

Strategisches Personalmanagement?

Finanz-Effizienz durch wechselseitige Deckung von Personal- und Sachetat?

Leistungspartnerschaften durch Beteiligungsmanagement?

!

!

!

!

!

Wozu wir eine Budgetierung brauchen:

Budgetierung setzt Eigenverantwortung und Kostentransparenz voraus. Das Neue Steuerungsmodell bietet dafür einen geeigneten Ansatz.




NSM in der SLUB: zwei Ausbaustufen

(1)  NSM-Basiscontrolling, kameral

(2)  Kaufmännisches Rechnungswesen

"  Produktbildung

"  Stundenrechnung

"  Controlling / Reporting

"  Haushaltsflexibilisierung

"  NSM-konformes ERP-System

"  Kosten- und Leistungsrechnung

"  Anlagebuchhaltung + Bilanzierung

"  Umfassende Budgetierung

2011

2012 + 2013, produktiv ab 2014




Das Neue Steuerungsmodell: Schlüssel zur Budgetierung

Bibliotheken sind Betriebe (Non Profit), die in standardisierten Verfahren hochgradig arbeitsteilig produzieren.

Produkte in der Bibliothek?




Das Neue Steuerungsmodell: Schlüssel zur Budgetierung

Bibliotheken sind Betriebe (Non Profit), die in standardisierten Verfahren hochgradig arbeitsteilig produzieren.

Produkte

Interne Tätigkeiten

Projekte

"  Standards

"  Mengen, Zeiten

"  Querschnittaufgaben

"  Overhead

"  Befristete Aufgaben

Die Hauptprozesse einer jeden (Groß)Bibliothek sind nicht nur geeignet, sondern im Interesse innerbetrieblicher Transparenz für die produktbezogene Abbildung von Kosten und Leistungen sogar prädestiniert.

Produkte in der Bibliothek?

Die Beschäftigten identifizieren sich mit ihren Produkten.




Produkte in der Bibliothek

Webpräsenz

Leihgaben

Ausstellungen

Benutzerberatung

Auftragsrecherchen

SLUB LEISTUNGSKATALOG: PRODUKTE Stand: 02.11.2011

Bestandsentwicklung Bestandserhaltung Mediennutzung Information /Auskunft

Präsentation StaatsbibliothekarischeKoordinierungs -aufgaben

Externe Projekte(Drittmittel-projekte)

LandesweiteProdukte

BestandsentwicklungMonographien

BestandsentwicklungZeitschriften

BestandsentwicklungSonderbestände(inkl. Bibliografien)

BestandsentwicklungDatenbanken

BestandsentwicklungPublikationsdienst

BestandsentwicklungMonographien

BestandsentwicklungZeitschriften

BestandsentwicklungSonderbestände(LoBla, Fotos, Karten, Hand-schriften, Noten, AV-Medien)

Digitalisierung

Datensicherungund Archivierung

Restaurierung

Prävention

Bestandsentwicklungim Sachsenkonsortium

BIS – Das Magazin der Bibliothe-ken in Sachsen

Regionale Datenbank information /Databases on demand (DBoD)

Publikationsserver Qucosa

BiFoSa – Portal fü� r bibliothekari-sche Fortbildung in Sachsen

Deutsche und Europäische DigitaleBibliothek (DDB undEuropeana)

Koordination bibliothekarischerInfrastruktur

ElektronischeLangzeitarchivierung

Landesstelle fü� r Bestandserhal-tung

Provenienzrecherche(Wettin)

Tiefenerschließung

NS-Raubgut

eBooks on DemandEoD

VD 18

DFG-Viewer

AllgemeineÖffentlichkeitsarbeit

Publikationen

Sonderveranstaltungen

Ausbildung

Fort- und Weiterbildung

Physische Medien Elektronische Medien (Online)

Physische Medien Elektronische Medien

Magazin- undFreihanddienste

Ausleihservice

Lieferservice(inkl. Fernleihe)

Buchsemester-/Handapparate

Foto- undRechtemanagement




Beteiligung der Beschäftigten

Intranet der SLUB Dresden




NSM-Basiscontrolling der SLUB: Zwischenergebnisse 2012

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Quartalsbericht 2012/2

Stunden als Kostentreiber





Quartalsbericht Intranet

Stundenkosten pro Leistungsbereich im Vergleich 2. Quartal 2012

2. Quartal

LEISTUNGSBEREICH STUNDEN STUNDENKOSTEN Anteil STUNDEN STUNDENKOSTEN Anteil STUNDEN STUNDENKOSTEN Anteil Durschnitt

Bestandsentwicklung 12.400 607.081,83 ! 26,0% 13.672 670.597,65 ! 29,0% 13.617 671.495,68 ! 27,7% 27,6%

Bestandserhaltung 632 29.368,78 ! 1,3% 695 33.011,31 ! 1,4% 843 42.213,64 ! 1,7% 1,5%

Mediennutzung 7.687 332.212,52 ! 14,2% 7.508 325.354,65 ! 14,1% 7.834 341.946,37 ! 14,1% 14,1%

Information/Auskunft 2.062 105.820,35 ! 4,5% 2.178 112.865,96 ! 4,9% 2.564 134.228,72 ! 5,5% 5,0%

Präsentation 1.105 62.824,03 ! 2,7% 1.110 63.373,47 ! 2,7% 914 54.691,94 ! 2,3% 2,6%

Staatsbiblioth. Koord.aufgaben 473 25.697,00 ! 1,1% 607 38.128,76 ! 1,7% 716 45.149,70 ! 1,9% 1,5%

Landesweite Produkte 2.042 55.286,23 ! 2,4% 1.527 48.187,50 ! 2,1% 588 29.847,81 ! 1,2% 1,9%

(externe) Projekte 4.826 202.677,05 ! 8,7% 4.337 193.512,36 ! 8,4% 3.919 184.179,51 ! 7,6% 8,2%

Interne Tätigkeiten 11.880 443.383,26 ! 19,0% 8.635 345.630,30 ! 15,0% 10.090 384.533,14 ! 15,9% 16,6%

(interne) Projekte 2.168 88.752,71 ! 3,8% 2.151 92.086,46 ! 4,0% 2.061 92.123,55 ! 3,8% 3,9%

Abwesenheit 7.152 354.144,30 ! 15,2% 7.580 372.332,46 ! 16,1% 9.294 434.671,59 ! 18,0% 16,4%

Spezifische Interne Tätigkeiten 430 27.200,92 ! 1,2% 272 14.416,74 ! 0,6% 116 5.219,24 ! 0,2% 0,7%

April Mai Juni

0,0%

5,0%

10,0%

15,0%

20,0%

25,0%

30,0%

Bestandsentwicklung

Bestands-erhaltung

Mediennutzung

Information/Auskunft

Präsentation

Staatsbiblioth. Koord.aufgaben

LandesweiteProdukte

externeProjekte

InterneTätigkeiten

interneProjekte

Abwesenheit

SpezifischeInterne

Tätigkeiten

Vergleich Stundenkosten je Leistungsbereich 2. Quartal 2012

April

Mai

Juni

27,6%

1,5%

14,1%

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1,5%

1,9%8,2%

16,6%

3,9%

16,4%

0,7%

Durchschnittliche Stundenkosten je Leistungsbereich 2. Quartal 2012

Bestandsentwicklung

Bestandserhaltung

Mediennutzung


Präsentation


Landesweite Produkte

(externe) Projekte


(interne) Projekte

Abwesenheit

Spezifische Interne Tätigkeiten

Page 1

Quartalsbericht Intranet

Stundenkosten pro Leistungsbereich im Vergleich 2. Quartal 2012

2. Quartal

LEISTUNGSBEREICH STUNDEN STUNDENKOSTEN Anteil STUNDEN STUNDENKOSTEN Anteil STUNDEN STUNDENKOSTEN Anteil Durschnitt

Bestandsentwicklung 12.400 607.081,83 ! 26,0% 13.672 670.597,65 ! 29,0% 13.617 671.495,68 ! 27,7% 27,6%

Bestandserhaltung 632 29.368,78 ! 1,3% 695 33.011,31 ! 1,4% 843 42.213,64 ! 1,7% 1,5%

Mediennutzung 7.687 332.212,52 ! 14,2% 7.508 325.354,65 ! 14,1% 7.834 341.946,37 ! 14,1% 14,1%

Information/Auskunft 2.062 105.820,35 ! 4,5% 2.178 112.865,96 ! 4,9% 2.564 134.228,72 ! 5,5% 5,0%

Präsentation 1.105 62.824,03 ! 2,7% 1.110 63.373,47 ! 2,7% 914 54.691,94 ! 2,3% 2,6%

Staatsbiblioth. Koord.aufgaben 473 25.697,00 ! 1,1% 607 38.128,76 ! 1,7% 716 45.149,70 ! 1,9% 1,5%

Landesweite Produkte 2.042 55.286,23 ! 2,4% 1.527 48.187,50 ! 2,1% 588 29.847,81 ! 1,2% 1,9%

(externe) Projekte 4.826 202.677,05 ! 8,7% 4.337 193.512,36 ! 8,4% 3.919 184.179,51 ! 7,6% 8,2%

Interne Tätigkeiten 11.880 443.383,26 ! 19,0% 8.635 345.630,30 ! 15,0% 10.090 384.533,14 ! 15,9% 16,6%

(interne) Projekte 2.168 88.752,71 ! 3,8% 2.151 92.086,46 ! 4,0% 2.061 92.123,55 ! 3,8% 3,9%

Abwesenheit 7.152 354.144,30 ! 15,2% 7.580 372.332,46 ! 16,1% 9.294 434.671,59 ! 18,0% 16,4%

Spezifische Interne Tätigkeiten 430 27.200,92 ! 1,2% 272 14.416,74 ! 0,6% 116 5.219,24 ! 0,2% 0,7%

April Mai Juni

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Bestandsentwicklung

Bestands-erhaltung

Mediennutzung


Präsentation


LandesweiteProdukte

externeProjekte

InterneTätigkeiten

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Tätigkeiten

Vergleich Stundenkosten je Leistungsbereich 2. Quartal 2012

April

Mai

Juni

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14,1%

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Durchschnittliche Stundenkosten je Leistungsbereich 2. Quartal 2012

Bestandsentwicklung

Bestandserhaltung

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Landesweite Produkte

(externe) Projekte


(interne) Projekte

Abwesenheit

Spezifische Interne Tätigkeiten

Page 1

Stunden als Kostentreiber





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Annäherung an Vollkostenbetrachtungen – ausgewählte Produktkosten

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Aufgestellt: Anne-Dorothee Böhme, SLUB Dresden

Anlage 4 zum Controlling-Bericht für das 2. Quartal 2012: Stückkosten für e-Ressourcen

Leistung Kriterium Anzahl StückkostenJanuar Februar März Summe 1. Quartal

Bestandsentwicklung Monografien (elektronisch) 16.701,54 ! 23.309,84 ! 20.119,71 ! 60.131,09 ! E-Book 3.200 18,79 ! Bestandsentwicklung Zeitschriften (elektronisch) 16.309,69 ! 14.729,35 ! 19.614,15 ! 50.653,19 ! E-Journal 13.784 3,67 ! Bestandsentwicklung Sonderbestände (elektronisch) 42.487,91 ! 35.932,58 ! 45.230,76 ! 123.651,25 ! Medium 2.687 46,02 ! Bestandsentwicklung Datenbanken Einzeltitel 12.019,00 ! 12.113,86 ! 9.925,21 ! 34.058,07 ! Datenbank 70 486,54 ! Bestandsentwicklung Publikationsdienste 570,47 ! 193,84 ! 304,79 ! 1.069,10 ! Publikation 110 9,72 !

Leistung Kriterium Anzahl StückkostenApril Mai Juni Summe 2. Quartal

Bestandsentwicklung Monografien (elektronisch) 19.580,54 ! 20.711,52 ! 30.579,75 ! 70.871,81 ! E-Book 3.276 21,64 ! Bestandsentwicklung Zeitschriften (elektronisch) 14.182,76 ! 13.994,40 ! 22.031,45 ! 50.208,61 ! E-Journal 13.778 3,64 ! Bestandsentwicklung Sonderbestände (elektronisch) 42.726,32 ! 39.544,91 ! 39.177,09 ! 121.448,33 ! Medium 2.823 43,02 ! Bestandsentwicklung Datenbanken Einzeltitel 8.655,55 ! 4.897,07 ! 8.023,73 ! 21.576,34 ! Datenbank 70 308,23 ! Bestandsentwicklung Publikationsdienste 288,24 ! 127,94 ! 231,72 ! 647,90 ! Publikation 80 8,10 !

Leistung Kriterium Anzahl StückkostenJuli August September Summe 3. Quartal

Bestandsentwicklung Monografien (elektronisch) - ! E-Book #DIV/0!Bestandsentwicklung Zeitschriften (elektronisch) - ! E-Journal #DIV/0!Bestandsentwicklung Sonderbestände (elektronisch) - ! Medium #DIV/0!Bestandsentwicklung Datenbanken Einzeltitel - ! Datenbank #DIV/0!Bestandsentwicklung Publikationsdienste - ! Publikation #DIV/0!

Leistung Kriterium Anzahl StückkostenOktober November Dezember Summe 4. Quartal


Vollkosten

Vollkosten

Vollkosten

Vollkosten






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Aufgestellt: Anne-Dorothee Böhme, SLUB Dresden

Anlage 4 zum Controlling-Bericht für das 2. Quartal 2012: Stückkosten für e-Ressourcen

Leistung Kriterium Anzahl StückkostenJanuar Februar März Summe 1. Quartal

Bestandsentwicklung Monografien (elektronisch) 16.701,54 ! 23.309,84 ! 20.119,71 ! 60.131,09 ! E-Book 3.200 18,79 ! Bestandsentwicklung Zeitschriften (elektronisch) 16.309,69 ! 14.729,35 ! 19.614,15 ! 50.653,19 ! E-Journal 13.784 3,67 ! Bestandsentwicklung Sonderbestände (elektronisch) 42.487,91 ! 35.932,58 ! 45.230,76 ! 123.651,25 ! Medium 2.687 46,02 ! Bestandsentwicklung Datenbanken Einzeltitel 12.019,00 ! 12.113,86 ! 9.925,21 ! 34.058,07 ! Datenbank 70 486,54 ! Bestandsentwicklung Publikationsdienste 570,47 ! 193,84 ! 304,79 ! 1.069,10 ! Publikation 110 9,72 !

Leistung Kriterium Anzahl StückkostenApril Mai Juni Summe 2. Quartal

Bestandsentwicklung Monografien (elektronisch) 19.580,54 ! 20.711,52 ! 30.579,75 ! 70.871,81 ! E-Book 3.276 21,64 ! Bestandsentwicklung Zeitschriften (elektronisch) 14.182,76 ! 13.994,40 ! 22.031,45 ! 50.208,61 ! E-Journal 13.778 3,64 ! Bestandsentwicklung Sonderbestände (elektronisch) 42.726,32 ! 39.544,91 ! 39.177,09 ! 121.448,33 ! Medium 2.823 43,02 ! Bestandsentwicklung Datenbanken Einzeltitel 8.655,55 ! 4.897,07 ! 8.023,73 ! 21.576,34 ! Datenbank 70 308,23 ! Bestandsentwicklung Publikationsdienste 288,24 ! 127,94 ! 231,72 ! 647,90 ! Publikation 80 8,10 !

Leistung Kriterium Anzahl StückkostenJuli August September Summe 3. Quartal


Leistung Kriterium Anzahl StückkostenOktober November Dezember Summe 4. Quartal


Vollkosten

Vollkosten

Vollkosten

Vollkosten


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Stückkosten für einen elektronischen Zeitschriftentitel p. a. Stückkosten pro Zeitschriftenheft (print): 3,81 ! bei durchschnittlich 6 Heften p.a.





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"  Bibliotheksservice





SLUB Dresden: Leistungen für Externe (Auswahl)

-  Qucosa® – Sächsischer Dokumenten und Publikationsserver

-  Databases on Demand® – der Datenbankdienst für Bibliotheken

"  Infrastruktur- und Softwareentwicklung

"  Hosting und Consulting

-  Integrierte maschinelle Tiefenerschließung auf Basis von DBoD®

-  Goobi-Releasemanagement

-  Dresdner Erwerbungsmodell

-  Multilinguale Suche

anspruchsvolle Aufgaben im SLUB-Katalog anzu-packen: Erstens die unterschiedliche Erschließungs-tiefe der integrierten Dokumente. Während zumBeispiel lizenzierte E-Journals im Volltext durch-sucht werden können, stehen für den gedrucktenKernbestand der Bibliothek nur die klassischenMetadaten (bibliographische Beschreibung, einigeSacherschließungsdaten) zur Verfügung. Zweitensdie in Bibliotheken fast immer unzureichende the-matische Suche, die von Benutzern eigentlichbevorzugt, gegenüber titelgenauen Abfragen aber inder Regel sehr viel schlechter bedient wird. ImErgebnis recherchieren nicht wenige Bibliotheks -benutzer zunächst in Internetsuchmaschinen oderbei On line-Buchhändlern, bevor sie mit dem ermit-telten Titelmaterial „ihren“ Bibliothekskatalogbefragen. Beinahe als Nebeneffekt sollte drittensder Tatsache Rechnung getragen werden, dass vieleBenutzer einer wissenschaftlichen Bibliothek zwarfremdsprachige Dokumente verstehen, aber mit derfremden Sprache nicht aktiv arbeiten können. Zielwar mithin, bei Eingabe von „Automatikgetriebe“zum Beispiel auch Texte zu „automatic transmissi-on“ zu finden.

SLUBsemanticsEin dezidiert kooperativer Ansatz mit Öffnung auchgegenüber innovativen High-Tech-Unternehmenzählt seit einigen Jahren zum Markenzeichen derDresdner Bibliotheksstrategie. Während die meistjungen Firmen ihre Ideen testen und sich erste Refe-renzen erarbeiten, profitiert die Bibliothek vonderen besonderer Innovationskraft und Einsatzbe-reitschaft. Im intensiven Austausch der auf beidenSeiten beteiligten Experten entstehen auf dieseWeise besonders passgenaue Produkte. Entspre-chend wäre auch die hier vorgestellte semantischeSuche ohne die enge Zusammenarbeit mit demDresdner Unternehmen „Avantgarde Labs“ keines-

BIS – Das Magazin der Bibliotheken in Sachsen [2O11] Nr. 4 // 211

-  Nationaler Leistungsverbund Langzeitverfügbarkeit





"  Alle Angebote werden am Markt gut nachgefragt und verfügen über weiteres Ertragspotential. "  Die SLUB treibt die Vermarktung proaktiv mit dem Ziel voran, mittelfristig über die Kostendeckung hinaus Erträge zu erzielen.

"  Preise sind ohne Quersubventionen kostendeckend zu kalkulieren.

Erweiterung klassischer Bibliotheksaufgaben:





"  Alle Angebote werden am Markt gut nachgefragt und verfügen über weiteres Ertragspotential. "  Die SLUB treibt die Vermarktung proaktiv mit dem Ziel voran, mittelfristig über die Kostendeckung hinaus Erträge zu erzielen.

"  Preise sind ohne Quersubventionen kostendeckend zu kalkulieren.

Erweiterung klassischer Bibliotheksaufgaben:

Perspektivisch benötigt die SLUB eine Trennungsrechnung, die auf einer entsprechenden Finanzbuchhaltung aufsetzt.




Der Ertrag des Neuen Steuerungsmodells

... auf dem richtigen Weg, wenn auch noch nicht am Ziel:

"  Wir haben das richtige Instrument, das auch von den Beschäftigten akzeptiert wird. "  Wir leben unsere Zahlen und gestalten damit unsere Prozesse.

"  Wir betrachten die bisherige kamerale Basis als notwendigen Zwischenschritt.

"  Wir benötigen für die Zukunft eine Kosten- und Leistungsrechnung samt Trennungsrechnung, um unser Potential auszuschöpfen. "  Wir wollen den Erfolg für Sachsens Zukunft als Bildungs- und Wissenschaftsland.




Der Ertrag des Neuen Steuerungsmodells

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

Kontakt:

[email protected]

Vortrag Unifinanz, Berlin, 14. September 2012

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Transcript of Vortrag Unifinanz, Berlin, 14. September 2012