Hinweise und Ablauf zur Erstellung des Online Learning Agreements

1. Fächerbelegung im Ausland wählen

- Bitte schaut auf der Webseite der Partnerhochschule und sucht nach einem Fächerkatalog. Wählt aus diesem die Fächer aus, die ihr im Ausland belegen wollt. Sollte kein Fächerkatalog zu finden sein, bitte das International Office der Partnerhochschule umgehend kontaktieren und fragen, was ihr belegen könnt.

- Bitte besprecht mit eurer/m zuständigen ProfessorIn hier an der Burg, wie ihr die Fächer anerkennen lassen könnt / wollt.

- Ziel sollte sein, die ECTS, die ihr im Ausland belegen werdet, hier anerkennen zu lassen. Also wenn ihr 30 ECTS belegt solltet ihr auch 30 ECTS anerkannt bekommen. In der Kunst wird der Auslandsaufenthalt häufig als „freies Projekt“ anerkannt. Im Design gibt es verschiedenen Möglichkeiten (Semesterprojekt, also 20 ECTS, diverse Kompaktwochen, Wahlpflichtbereich etc.).

- Solltet ihr keine ECTS mehr brauchen (oder nicht alle). Ist dies auch kein Problem. In dem Fall müsst ihr zusätzlich den „Annex“ ausfüllen (siehe Punkt 2).

2. Das Learning Agreement im Word / PDF-Format

- Auf unserer Webseite findet ihr die Vorlagen für das Learning Agreement als Word und PDF-Version (rechts an der Seite) sowie die Hinweise dazu.

- Bitte die Vorlage mit den Hinweisen im Infoblatt „Learning Agreement: Hinweise zum Ausfüllen“ ausfüllen (nur relevant bis Hinweis Punkt neun).

- Bitte nur Seite 1 ausfüllen. Bitte keine Unterschriften einholen. Bitte tragt unten bei „resonsible person at the sending institution“ nur den Namen eurer/s ProfessorIn der Burg ein und bei „responsible person at the receiving institution“ den Namen der Person des International Office, zu der ihr bisher Kontakt hattet. Keine Unterschrift!

- Bitte schon im International Office der Partnerhochschule / auf Internetseite oder zugeschickten Infos den genauen ersten Tag und Ende der Prüfungszeit (letzter Tag) in Erfahrung bringen und an der vorgesehen Stelle eintragen (Punkt 7 in Learning Agreement: Hinweise zum Ausfüllen).

- Bitte schickt dieses Dokument per E-Mail an: international@burg-halle.de

Eine kurze Erklärung: hierbei handelt es sich um das „alte“ Learning Agreement, welches gedruckt und von drei Personen (Studierender, ProfessorIn der Burg, International Office der Partnerhochschule) unterschrieben werden musste. Dieses Verfahren war sehr umständlich (ständiges Scannen, schlecht lesbar etc.). Um es zu vereinfachen und den Papierverbrauch zu reduzieren, stellen wir ab sofort auf das Online Learning Agreement um (siehe nachfolgende Punkte). Dennoch brauchen wir vorab die Daten zu eurem Austausch (Infos aus Tabellenkopf, Info welche Fächer ihr belegt – also Tabelle A, Info über Anerkennung – also Tabelle B und das taggenaue Datum des Austausches). Daher muss es vorab an uns per E-Mail und ohne Unterschriften zu uns geschickt werden.

- Solltet ihr keine ECTS mehr brauchen (oder nicht alle): nutzt die Vorlage auf unserer Webseite auf der rechten Seite („Annex bei Nichtanerkennung von Leistungen“). Tragt dort die Fächer ein, die ihr nicht anerkennen lasst und kreuzt den Grund an

(meist A, wenn ihr keine ECTS / Leistungen mehr braucht). Leider müssen hier alle drei Unterschriften (eure, ProfessorIn der Burg, International Office Ausland) eingeholt werden, also scannt das Formular ein und schickt es an beide. Wenn ihr alle drei Unterschriften habt, schickt es bitte an international@burg-halle.de

3. Anmeldung im Online Tool

- Das Online Learning Agreement wird in einem Online Tool erstellt. Bitte geht auf https://www.learning-agreement.eu/student/home/login.php. Dort oben auf „REGISTER“ klicken und anmelden: Vor- und Nachname, E-Mail, Passwort. Jetzt seid ihr im Online Tool angemeldet.

- Wenn man dort angemeldet ist, kann man sich immer unter „LOGIN“ anmelden mit E-Mail und Passwort einloggen.

- Es ist auch eine Anmeldung über die App möglich. Diese könnt ihr auch künftig für den Sprachkurs und andere hilfreiche Informationen nutzen. Falls ihr sie nutzen wollt,

diese im Google Play Store / App Store herunterladen (Name: Erasmus+). Dann auf „Get Started“, dann auf „Go“, dann Profil erstellen (I don’t have a profile“) mit Namen und E-Mail. In der App findet man auch das Learning Agreement und kann es bearbeiten („enter“): man wird so auf die gleiche Seite weitergeleitet (siehe nachfolgende Schritte).

4. Erstellung des Online Learning Agreements (OLA)

- Bitte klickt im Online Tool auf „NEW LEARNING AGREEMENT“. Der untere Teil („New Learning Agreement with changes”) wird erst später wichtig, um während des Austausches Fächer anzupassen (siehe Punkt 5). Zwischenspeicherung ist unter „SAFE“ immer möglich. Mit „NEXT STEP“ geht es zum nächsten Schritt weiter.

o Schritt 1: Daten mit dem roten Stern eingeben

- Nationalität, Geburtsdatum, Geschlecht- Study Cycle (Bachelor / Diplom = EQF 6; Master / MeisterschülerIn = EQF 7)- Akademisches Jahr (zählt WiSe + SoSe, zum Beispiel: 2020 / 2021 = WiSe

2020/2021 und SoSe 2021, also ca. 01.10.2020 – 30.09.2021 für Austausch im WiSe 2020/2021 und SoSe 2021: akademisches Jahr 2020/2021)

- Field of Education: o Mode / Textildesign / ID / IA / Keramik-, Glasdes. / Spiel- und Lerndes.: 0212o MM/VR: 0211o Kunst: 0213o Andere Studiengänge: entscheidend, welches der drei ihr passend findet oder

wählt 021

o Schritt 2: Heimatuni eingeben (falls nicht schon vorgegeben)

- Sending institution name: klicken auf „CHOOSE“, dann „GERMANY“, dann bei Halle „BURG GIEBICHENSTEIN Kunsthochschule Halle“ suchen und auswählen.

- Faculty / Department: auf Englisch Namen des Studienganges wählen (z. B. Malerei = Painting; Mode = Fashion Design etc). Falls deutschsprachige Uni hier und auch alle weiteren Angaben in deutscher Sprache machen.

- Contact person: bitte ausschließlich eintragen: Bernhard Frank Lange; international@burg-halle.de; 00493457751555 (eventuell steht hier bereits „Institution Account 1“ – in diesem Fall ist das richtig so).

o Schritt 3: Partnerhochschule eingeben (falls nicht schon vorgegeben)

- Receiving institution name: auf „CHOOSE“ klicken, dann Zielland wählen und nach Uni suchen.

- Zielfakultät eintragen.- Contact person: wichtig – hier Name und E-Mail der/des AnsprechpartnerIn des

International Office im Ausland eintragen. Bitte die Person nehmen, mit der ihr im

Kontakt wart und die euch die Zusage geschickt hat. Ggf. auf Webseite vergewissern, wer AnsprechpartnerIn im International Office für Incoming-Austauschstudierende ist.

- Nachfolgend ein fiktives Beispiel: Der Ansprechpartner im International Office an der Autonomen Hochschule Ostbelgien in Eupen ist mein Kollege Xavier Hurlet. Diesen findet man auf der Internetseite der Hochschule. Für einen Austausch dort muss er mit seiner E-Mail-Adresse als Kontaktperson eingetragen werden.

o Schritt 4: Eintragen der Fächer

- Tabelle A: Fächer, die im Ausland belegt werden sollen, müssen hier eingetragen werden. Falls es eine Kurskatalog gibt, Namen der Fächer daraus nehmen. Ansonsten im International Office der Partnerhochschule fragen, welche Fächer gewählt werden können. Bitte möglichst 30 ECTS wählen. Auf „ADD SUBJECT“ klicken, dann: Code aus Katalog (falls existiert, andernfalls freilassen), Name des

Fachs, welches Semester (WiSe oder SoSe), Anzahl ECTS (falls mit Kommastelle: Punkt, z. B. 2,5 ECTS = 2.5 ECTS). Dann „SUBMIT“.

- Falls es einen Kurskatalog gibt: Link dazu einfügen, andernfalls freilassen. - Tabelle B: Anerkennung bei uns. Wieder „ADD SUBJECT“ und dann „SUBMIT“

klicken. Diese vorher mit Prof besprechen. Dann eintragen, worauf sich geeinigt wurde. Achtung: ECTS Tabelle A und B müssen übereinstimmen!

- Link to course catalogue / Link to provisions freilassen!

- Dann noch auf Monat genau die Länge der Mobilität eintragen (die taggenaue Länge des Auslandssemesters müsstet ihr uns schon im Schritt 1 mitgeteilt haben).

- Hauptunterrichtssprache eintragen und welches Sprachniveau ihr selbst darin habt (Selbsteinschätzung).

o Schritt 5: Verantwortliche für Unterschrift eintragen (falls nicht schon vorgegeben)

- Responsible person at the Sending institution: Hier unbedingt ProfessorIn der Burg, mit der / dem ihr die Anerkennung besprochen habt, eintragen. Name, Position: „Professor“, Burg-Mail-Adresse der / des ProfessorIn

- Responsible person at the Receiving institution: Hier unbedingt das International Office der Partnerhochschule (Schritt 3) lassen (sollte voreingetragen sein). Bei Position: „International Office“ eintragen.

o Schritt 6: Unterschrift

- Hier einfach „SIGN ONLINE“ klicken und mit Maus Unterschrift zeichnen / Initialen einfügen. Dann „SEND TO SENDING INST. COORDINATOR“

- Man kann es dann als PDF herunterladen. Dies geht auch später, wenn alle unterschrieben haben.

o Schritt 7: warten

- Prof muss jetzt unterschreiben, dieser schickt dann weiter an Partneruni- Falls Ablehnung: In dem Fall erhaltet ihr Mail. Klickt auf „Update your Learning

Agreement“, loggt euch ein, klickt auf die drei Punkte neben dem Online Learning Agreement und „EDIT“. Dann Änderungen vornehmen (bitte in Erfahrung bringen, warum Ablehnung) und wieder Unterschrift, dann wieder „SEND TO SENDING INST. COORDINATOR“

- Ihr bekommt keine E-Mail, wenn die / der ProfessorIn das OLA bestätigt hat. Man kann sich aber anmelden und sehen, auf welchem Stand man aktuell ist und wer schon unterschrieben hat. Sollte man nichts hören, kann man hier ggf. an der richtigen Stelle nachfragen (bei Prof, falls nur eigene Unterschrift und diese fehlt bzw. bei ausländischer Uni, falls eigene Unterschrift und Unterschrift Prof schon vorhanden sind).

- Wenn die / der ProfessorIn unterschrieben hat, wird das OLA automatisch an die ausländische Hochschule übermittelt. Wenn diese auch unterschrieben hat, erhaltet ihr eine E-Mail.

- Nun könnt ihr euch wieder einloggen und das vollständige Learning Agreement herunterladen.

5. Änderungen der Kurse im Ausland („Changes during the mobility“)

Oft kommt es vor Ort zu Änderungen. Ihr wählt aus verschiedenen Gründen manche Kurse ab und ersetzt sie durch andere. Wenn dies der Fall ist, besprecht bitte die Änderungen

mit eurer/m ProfessorIn an der Burg und fragt nach dem Einverständnis. In der Regel sollte es kein Problem sein. Bitte versucht, die Anzahl der ECTS gleich zu halten. Wenn sich diese doch verändert, muss die Tabelle B angepasst werden. Tabelle A und B müssen von der Anzahl der ECTS übereinstimmen.

- Um die Änderungen ins OLA einzutragen, meldet euch wieder im OLA-Tool an- Klickt unten auf „NEW LEARNING AGREEMENT WITH CHANGES”

- Wählt dann euren Austausch aus und klickt auf „CREATE“

- Neuen Kurs hinzufügen: Klickt auf „ADD SUBJECT“, dann Name / ETCS eintragen. Grund wählen: „Substituting a deleted component“ wählen, wenn anderer Kurs dafür gelöscht. Andernfalls „Other“ wählen und kurz beschreiben. Dann „SUBMIT“ klicken.

- Kurs löschen: neben vorhandenen Kurs auf „set as deleted“ klicken, dann Grund wählen: not available / different language / time-table conflict / other (in diesem Fall kurze Beschreibung eintragen)

- Tabelle B muss ggf. auch angepasst werden, falls ECTS nicht mehr die Summe von vorher ergeben (zum

Beispiel nun weniger ECTS belegt). Bitte in diesem Fall mit eurer/m ProfessorIn der Burg sprechen und Anerkennung klären.

- Dann „Next Step“ klicken, mit „SIGN ONLINE“ unterschreiben und das OLA wird wieder an eure/n ProfessorIn gesendet und danach an die Partnerhochschule.