Wenn die Ressourcen knapp werden – Prozessoptimierun g, … · 2020. 5. 2. · Wenn die...

Wenn die Ressourcen knapp werden – Prozessoptimierun g, Aufgabenorientierung und Eingruppierung AVR nutzen

Fachtagung Dienstleistungsmanagement am 01.10.2013Hans-Werner Hinnenthal

Inhalte

2

I. Unternehmensprofil

II. Beraterprofil

I. H.-W. Hinnenthal

III. Grundlagen der AVR

IV. Situationsbeschreibung in der Behindertenhilfe

V. Maßnahmen und Methoden der Prozessoptimierung

VI. Prozesslandkarte und Prozesshierarchie

VII. Beschreibung möglicher Anpassungsbereiche

I. Eingruppierung

II. Aufgabenzuordnung

III. Prozessoptimierung

VIII.Entgeltfindung

Wir beraten alle Verbände und Unternehmen der Sozia l- und Gesundheitswirtschaft in allen Teilbranchen, insbes ondere:

� Krankenhäuser und Reha-Einrichtungen

� Altenhilfe und ambulante Pflegedienste

� Behindertenhilfe

� Jugendhilfe

� Beratungsdienste

� Integrationshilfe

� Berufliche Rehabilitation

� Berufliche Bildung

� Suchthilfe

� Kirchen

� Öffentliche Verwaltungen

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Asculta - Spezialist in der Gesundheits- und Sozialbran che

Strategisches Management

Organisationsgestaltungund -entwicklung

Personalmanagement

4

Asculta - Leistungsangebot

Marketing

Steuerung & Controlling

Kooperationen & Fusionen

Führung & Wertemanagement

Sanierung & Restrukturierung

Unser Netzwerk umfasst ca. 40 Berater-/innen mit hoher Branchenerfahrung, exzellenten Fachkenntnissen und erfolgreicher Beratungsexpertise.

Um Sie umfassend begleiten zu können, haben wir verschiedene Kompetenzen gebündelt. So bieten wir Ihnen in allen Beratungssegmenten die jeweils zielführenden Lösungen an und unterstützen Sie auf Wunsch bei der Umsetzung.

Das entstandene Netzwerk aus Asculta und den strategischen Partnern gehört zu einem der leistungsstärksten in der Sozial- und Gesundheitswirtschaft.

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Asculta - multiprofessionell

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Standorte Asculta und Partnerunternehmen

Beraterprofil Hans-Werner Hinnenthal

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Funktion und QualifikationSeit 2012 Senior Berater der Asculta Unternehmensberatung

Branchenschwerpunkte: Gesundheits- und Sozialwirtschaft2000 - 2011 Freier Berater der Asculta Unternehmensberatung

Branchenschwerpunkte: Gesundheits- und Sozialwirtschaft2008 - 2010 Studium Diakonie Management an der Kirchlichen Hochschule

Bethel/Wuppertal, Abschl. Master of Art (M.A.) DiakonieManagement1995 - 1999 Studium Pflegemanagement an der Kath. FH Norddeutschland,

Abschl. Dipl. Pflegewirt1987 - 1989 Ausbildung zum staatl. anerkannten Altenpfleger1984 - 1986 Ausbildung zum Bürokaufmann1977 - 1981 Ausbildung zum Elektroinstallateur

Zusätzliche Qualifizierungen� Ausbildung zum systemischen Organisationsberater o Prof. Dr. König und Dr. Gerda Volmer, Wissenschaftliches Institut für Beratung und

Kommunikation WIBK, Paderborn� Diakonikumo Theolog.-diakonische Zusatzqualifikation Ev.JoWerk / VbS / Diakonenanstalt Nazareth

� Autorisierter Fachberater im ESF-Programm unternehmensWert:Mensch

Beraterprofil Hans-Werner Hinnenthal

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Beratungsprojekte (beispielhaft)� Gewinnung von Führungskräften verschiedener Fachrichtung und Ebenen,

Stellenbesetzungsverfahren, Trennungsprozesse� Personalmanagement mit Schwerpunkt Diversitymanagement, Demografieberatung,

Nachwuchs- und Nachfolgeplanung, Employer Branding� Organisations- und Kommunikationsanalyse in einem Krankenhaus für Psychosomatik und

Psychotherapie sowie einer Suchtklinik� Leitbildentwicklungen� Systemische Organisations- und Strategieberatungsprojekte in diversen Sozialunternehmen der

Diakonie, Caritas und des DRK sowie in Kirchenkreisen– Altenhilfe– Behindertenhilfe– Kinder- und Jugendhilfe– Kliniken– Beratungsdienste

� Implementierung von Managementinstrumenten – variable Vergütungssysteme für Leitungskräfte in einem Sozialunternehmen– Mitarbeitergespräche– Potentialanalysen– Leistungs- und Verhaltensbeurteilung, Vorgesetztenbeurteilung

� Interimsmanagement Geschäftsführung/Einrichtungsleitung� Prozess- und Strukturanalysen in Einrichtungen der B ehindertenhilfe mit diversifizierten

stationären und ambulanten Angeboten

Kurzer Exkurs in die AVR - Der § 12 oder die Herausfor derung, die richtige Eingruppierung zu finden

Die Mitarbeitenden sind nach den Merkmalen der übertragenen Tätigkeiten eingruppiert.

� Die Eingruppierung erfolgt in einer der Entgeltgruppen 1 bis 13.

� Die Tätigkeiten müssen ausdrücklich übertragen sein:

o im Rahmen von Aufgaben- oder Stellenbeschreibungen

o Per Dienstvertrag

o Billigend zur Kenntnis genommen

� Die Tätigkeiten müssen unverzichtbarer Bestandteil des Arbeitsauftrages sein: „Gepräge“ der Tätigkeit.

� Nicht die berufliche Ausbildung oder Qualifikation, sondern allein die übertragene Tätigkeit des Mitarbeitenden ist für die Eingruppierung maßgebend.

� Es erfolgt immer ein direkter Bezug zum Eingruppierungskatalog.

9

� Für die Tätigkeit selbst ist i.d.R. eine bestimmte Qualifikation notwendig. Die Kenntnisse und Fertigkeiten können aber auch anders erworben sein! Nicht die tatsächliche Qualifikation ist entscheidend, sondern die erforderliche!

� Stellen- oder Aufgabenbeschreibungen kommen eine hohe Bedeutung zu

� Die Eingruppierung richtet sich nach den Obersätzen der Entgeltgruppe, die für die Tätigkeitsbereiche in den Untersätzen näher beschrieben werden.

� Den Sätzen sind Richtbeispiele zugeordnet, die typische Berufsgruppen in dieser Eingruppierung benennen.

� Die Formulierungen in den Ober- und Untersätzen beinhalten verschiedene mehr- oder weniger unklare Rechtsbegriffe, die in den Anmerkungen zur Anlage 1 näher beschrieben sind, z.B. zu

o einfache und einfachste Aufgaben,

o verantwortlich oder eigenständig wahrzunehmende Aufgaben,

o Leitung und Leitungsaufgaben,

o Koordination,

o schwierige und komplexe Aufgaben,

o usw. 10

Kurzer Exkurs in die AVR - Der § 12 oder die Herausfor derung, die richtige Eingruppierung zu finden

Entgeltgruppe 4 AMA mit Tätigkeiten, die Fertigkeiten und Kenntnisse voraussetzen.

MA mit Tätigkeiten unter fachlicher Anleitung (Anm. 4) in den Tätigkeitsbereichen:

1. Pflege/ Betreuung/ Erziehung2. Hauswirtschaft/ Handwerk/ Technik3. Verwaltung mit verschiedenen oder umfangreichen Tätigkeiten

Richtbeispiele:Altenpflegehelferin, Krankenpflegehelferin, Heilerziehungshelferin, Hausmeisterei oder technischer Dienst, Beiköchin, Buchhaltung, Patientenverwaltung, Einkauf

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Eingruppierungskatalog - mögliche Eingruppierungen i n der Behindertenhilfe

Entgeltgruppe 4 A

Anm. 4 Tätigkeiten unter fachlicher Anleitung setzen Fertigkeiten und Kenntnisse voraus,die i. d. R. durch eine einjährige Ausbildung, aber auch anderweitig erworben werden können.Fachliche Anleitung bedeutet eine enge Anbindung an fachlich höher qualifizierteMitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

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Entgeltgruppe 5 AMA mit Tätigkeiten, die spezielle Fertigkeiten und erweiterte Kenntnisse voraussetzen.

MA mit komplexen Aufgaben (Anm. 15) unter fachlicher Anleitung (Anm. 4) mit Unterschiedlichen Anforderungen in den Tätigkeitsbereichen:

1. Pflege/ Betreuung/ Erziehung bei der Durchführung aktivierender odertagesstrukturierender Aufgaben

2. Nichtärztlicher medizinischer Dienst3. Hauswirtschaft/ Handwerk/ Technik (bei Hausmeistern ohne fachliche

Anleitung)4. Verwaltung mit Sekretariatsaufgaben in Pflege- und Betreuungseinheiten

Richtbeispiele:Stationsassistentin, Unterstützungskraft in KiTa, Altenpflegehelferin/Heilerziehungshelferin mit speziellen Aufgaben, Hausmeisterin

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Entgeltgruppe 5 A

Anm. 4 Tätigkeiten unter fachlicher Anleitung setzen Fertigkeiten und Kenntnisse voraus,die i. d. R. durch eine einjährige Ausbildung, aber auch anderweitig erworben werden können.Fachliche Anleitung bedeutet eine enge Anbindung an fachlich höher qualifizierteMitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Anm. 15Komplexe Aufgaben beinhalten vielschichtige und verschiedene Tätigkeiten, in denenWissen und Fähigkeiten aus unterschiedlichen Bereichen miteinander verknüpft werdenmüssen.

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Entgeltgruppe 7 AMA mit Tätigkeiten die Fachwissen und entsprechende Fähigkeiten voraussetzen.

1. MA mit eigenständiger Wahrnehmung von Aufgaben (Anm. 6) in den Tätigkeitsbereichen:

a) Pflege/ Betreuung/ Erziehungb) Handwerklicher Erziehungsdienstc) Nichtärztlicher medizinischer Dienst

2. eigenständige Wahrnehmung (Anm. 5) von komplexen (Anm. 15) Aufgaben in den in den Tätigkeitsbereichen:

a) Hauswirtschaft/ Handwerk/ Technikb) Verwaltungc) Nichtärztlicher Medizinischer Dienst

Richtbeispiele:Alten-, Gesundheits-, Krankenpflegerin, Erzieherin, Heilerziehungspflegerin, Gruppenleiterin in einer Werkstatt für behinderte Menschen, MTR, Physiotherapeutin, Ergotherapeutin, Arbeitserzieherin, Finanzbuchhalterin, Personalsachbearbeiterin, MTA

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Entgeltgruppe 7 AAnm. 5 : Die eigenständig wahrgenommenen Aufgaben der Entgeltgru ppe 6 und der Entgeltgruppe 7 Teil A Nr. 2 setzen mindestens erweiterte und vertiefte Kenntnisse und entsprechende Fähigkeiten voraus, die i. d. R. durch eine mindestens zweieinhalbjährige Berufsausbildung, aber auch anderweitig erworben werden können. Eigenständig wahrgenommen bedeutet, dass für die Erledigung der übertragenen Aufgaben Entscheidungenüber Mittel und Wege zur Erreichung von Arbeitsergebnissen selbst getroffen werden. DieAufgaben beinhalten Tätigkeiten, die in verschiedenen Arbeitssituationen in unterschiedlichemMaße anfallen und wechselnde Anforderungen stellen.

Anm. 6: Die eigenständig wahrgenommenen Aufgaben der Entgeltgru ppe 7 und 8 setzenFachwissen und entsprechende Fähigkeiten voraus, die i. d. R. durch eine dreijährigeFachschulausbildung, aber auch anderweitig erworben werden können. Eigenständigwahrgenommen bedeutet, dass für die Erledigung der übertragenen Aufgaben Entscheidungenüber Mittel und Wege zur Erreichung von Arbeitsergebnissen selbst getroffenwerden. Die Aufgaben, die im Klientenbezug weitergehende emotionale und soziale Kompetenzerfordern, beinhalten Tätigkeiten, die in verschiedenen Arbeitssituationen in unterschiedlichemMaße anfallen und wechselnde Anforderungen stellen.

Anm. 15: Komplexe Aufgaben beinhalten vielschichtige und verschiedene Tätigkeiten, in denenWissen und Fähigkeiten aus unterschiedlichen Bereichen miteinander verknüpft werdenmüssen.

16


Zusammengefasst

17

Funktionen in der Behindertenhilfe Entgelt-gruppe

Anmerkungen

Hauswirtschaft, Hol- und Bringdienst 2 Sehr einfache Tätigkeiten, keine Ausbildung

Hauswirtschaft, Präsenzkraft 3 sehr einfache Tätigkeiten in der Hauswirtschaft und zusätzlich einfacheTätigkeiten in der Grundpflege oder Betreuung

Altenpflegehelferin,Krankenpflegehelferin,Heilerziehungshelferin

4 Tätigkeiten unter fachlicher Anleitung

Heilerziehungshelferin mit speziellen Aufgaben, 5 bei der Durchführung aktivierender oder tagestrukturierender Aufgaben;

Alten-, Gesundheits- und Krankenpflegerin,Erzieherin, Heilerziehungspflegerin, Gruppenleiterin in einer Werkstatt für behinderte Menschen

7 eigenständige Wahrnehmung der Aufgaben

Erzieherin, Heilerziehungspflegerin mit speziellen Aufgaben und entsprechenden Kenntnissen

8 eigenständige Wahrnehmung von schwierigen Aufgaben

Stationsleiterin,Wohnbereichsleiterin

8 eigenständige Wahrnehmung von Aufgaben und Leitungsaufgaben

Zusammengefasst

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Funktionen in der Behindertenhilfe Entgelt-gruppe

Anmerkungen

Leitung eines großen Wohnbereiches oder einer kleinen Einrichtung oder eines kleineren Dienstes oder eines mittelgroßen Pflegebereiches einerstationären Einrichtung

9 Eigenständig und schwierig oder komplex mit Leitung

Sozialpädagogin/Sozialarbeiterin,Heilpädagogin

9 verantwortlich wahrzunehmende Aufgaben

Sozialpädagogin/Sozialarbeiterin mit fachlich schwierigen Aufgaben, Heilpädagoginmit fachlich schwierigen Aufgaben

10 fachlich schwierige Aufgaben

Leitende Sozialpädagogin/Sozialarbeiterin mit nachgeordneten Sozialpädagoginnen/Sozialarbeiterinnen

10 verantwortlich wahrzunehmende Aufgaben und Leitungsaufgaben oder Leitung

Leitung einer großen Einrichtung oder eines großen Dienstes oder mehrerer sehr großer Wohnbereiche

11

Psychologen 12 schwierige und komplexe verantwortlich wahrzunehmende Aufgaben und Leitungsaufgaben, die in der Regel ein wissenschaftliches Hochschulstudium voraussetzen

Psychologen 12 verantwortlich wahrzunehmende Aufgaben, die ein wissenschaftlichesHochschulstudium zwingend voraussetzen

3jährigeA

usbildung

Fachhochschule

Mind. 2,5jährige A

usbildung

Universität

EG 12 - 13EG 8 EG 9 - 11

Die für die Tätigkeit i.d.R. erforderliche Qualifik ation (§ 12 Abs. 3 AVR), durch Ausbildung oder anderweitig erworben

Mind

. 1jährige A

usbildung

EG 4 - 5

Ohne

Ausbildung

EG 1 - 3 EG 6 - 7

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Gepräge der Stelle,

Anm. 1 - 4

Einfachste Tätigkeiten, Anm. 1EG 1

Sehr einfache Tätigkeiten, Anm. 2EG 2

Einfache Tätigkeiten, Anm. 3EG 3, 4

Tätigkeiten unter fachlicher Anleitung, Anm. 4

EG 4, 5

20

„Geprägemerkmale“ oder besser:unbestimmte Rechtsbegriffe aus dem EGK (Anlage 1 AVR)

„Geprägemerkmale“ oder besser:unbestimmte Rechtsbegriffe aus dem EGK (Anlage 1 AVR)

Gepräge der Stelle

Anm. 5 - 16

Eigenständig wahrgenommene

Aufgaben;Anm. 5,6; EG 6-9;

Komplexe Aufgaben;Anm. 15

EG 5,7,9,11,12,13;

Verantwortlich wahrgenommene

Aufgaben; Anm. 7-9EG 8-13;

klein, mittelgroß, groß;trägerspezifisch und arbeitsfeldbezogen;

Anm. 16

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� Die Entscheidung über die „richtige“ Eingruppierung wird in der Einrichtung durch die Leitung getroffen, indem die Aufbauorganisation und Prozesse so gestaltet werden, dass das Gepräge der jeweiligen Stelle an die gewollte Vergütung angepasst wird.

� Die Mitarbeitenden müssen konsequent die Aufgaben erfüllen, die ihnen übertragen wurden und die Ihrer Funktion und Qualifikation entsprechen.

� Wenn alle das Gleiche machen, müssen auch alle gleich bezahlt werden, unabhängig von der Qualifikation.

Fazit

22

Dabei sind die Schnittmengen unübersehbar…

EG 4HEH(1j.Ausb.)

EG 3Helfer (ohne Ausb.)

Schnitt-menge

23

EG 9Diplom-Sozial-Pädagogin(FH)

EG 7HEP(3 J. Ausb.)

Schnitt-menge

Dabei sind die Schnittmengen unübersehbar…

24

Mögliche Funktionen in der Behindertenhilfe

25

Funktion Entgelt-gruppe

Bereichsleitung oder Fachabteilungsleitung 13

Stellvertretende BL 11 od. 12?

Psychologen 12

Wohnverbundleitung 10 od. 11?

Soz. Päd. Fachdienste 9 od. 10?

Einrichtungsleitung 10 od. 11?

Teamleitung 8 od. 9?

Qual. Fachkraft(Erzieher, Heilerziehungspfleger, Altenpfleger, Gesundheits- und Krankenpflegerin, Heilpädagoge, Sozialpädagoge im Gruppendienst

7

Heilerziehungshelfer (1-jährige Ausbildung mit staatl. Abschluss) 4 od. 5?

Hilfskräfte (keine fachspezifische Qualifikation) 3

Hauswirtschaftliche Kräfte (keine fachspezifische Qualifikation) 2 od. 3?

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Verlassen wir zunächst die AVR und schauen auf das A rbeitsfeld Behindertenhilfe

Die Realität in der BehindertenhilfeDie Bedarfe steigen, fraglich ist die Zukunftsfähig keit der Angebote

� Die Anzahl der Menschen mit Behinderungen steigt bis ca. 2015/2025– Höhere Lebenserwartung der Menschen

mit Behinderungen

– Steigender Anteil erworbener Behinderungen (medizinische Entwicklung)

– Zunahme von psychischen/seelischen Behinderungen

� Die Finanzierung der Eingliederungshilfe wird zunehmend unter Kostengesichtspunkten betrachtet und gesteuert– Die Kostenträger forcieren ambulante

Behandlung Einschränkung

– en in Budgetverhandlungen erhöhen den Druck auf die Leistungserbringer

– Eine stärkere Einbeziehung in den Arbeitsmarkt wird durch die Politik gefordert.

� Der Bedarf an Fachkräften steigt bei sinkendem Interesse an soz. Berufen

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Weitere mögliche Entwicklungen

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� Unklare Entwicklungsperspektiven auf Grund der ungeklärten Situation auf Seiten der KT (Kommune, Land, Bund)

� Unterscheidung Stationär und Ambulant könnte in den nächsten Jahren fallen. Es könnte in Richtung Fallfinanzierung gehen.

� Umstellung des Brutto-Nettoprinzip = ein Pflegesatz gestaffelt für eine definierte Klientel (Brutto = weitergehende Versorgungsleistungen aus dem Topf der Sozialversicherungen; Netto = Trennung der Kosten von Lebensunterhalt und Maßnahmen in Einrichtungen)

� Gestaltung d. zunehmenden Pflegebedarfes durch alterndes Klientel

� Entgelt-Dispositionsmöglichkeiten werden deutlich abnehmen

� Zukünftig könnte es sein, dass der Klient/Betreuer das Geld erhält um mit dem Anbieter das Leistungspaket zu vereinbaren

� Entwicklung in der Altenhilfe

� Kostendruck wird an Träger gegeben

� Die Zahl der Schulabgänger und die Zahl der Ausbildungsplatzbewerber wird von 2005 bis 2020 um ca. 30 % zurückgehen, bei gleich bleibendem Image

� Negatives berufliches Image bei Berufseinsteigern

� Zunehmender Fachkräftemangel

Die Führung entscheidet, gezielt oder zufällig…

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Der Schlüssel liegt nicht nur in der eindeutigen Übertragung und Zuordnung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten, er liegt vor allem – oder zunächst – in der Optimierung der Prozesse !!

Prozesse aus Klientensicht betrachten

30

Zitat:

„Die Behindertenhilfe muss grundlegend umstrukturiert werden, wenn sie den fachlichen Anforderungen des so genannten ,Paradigmenwechsels’ von der Versorgung zur Unterstützung, vom pauschalen Leistungsangebot zum individuell hilfreichen Arrangement Rechnung tragen will. Sie muss sich von einem Denken in ‚Plätzen’, ‚Leistungstypen’ und ‚Hilfebedarfsgruppen’ verabschieden und sich konsequent an den Personen, für die und mit denen sie Leistungen erbringt, orientieren. Konkret bedeutet das, dass die Hilfen für Menschen mit Behinderungen sowohl im Bereich der personenzentrierten Planung und Finanzierung als auch auf der Ebene der örtlichen Angebotsplanung weiterentwickelt werden müssen.“

Schädler, Johannes; Weinbach, Hanna; Aselmeier, Laurenz (Hg.):Personenzentrierte Planung – Personenzentrierte Finanzierung. Neue Wege zu hilfreichen Arrangements für Menschen mit geistiger Behinderung.Dokumentation der 3. Europäischen Konferenz zur Qualitätsentwicklung in der Behindertenhilfe an der Universität Siegen am 15./16. März 2005. Siegen, 2005

31

z.B. am Modell der Faktoren der Lebensqualität (Schalock, Verdugo 2007)

1. Unabhängigkeit� Persönliche Entfaltung� Selbstbestimmung

2. Soziale Partizipation (GesellschaftlicheTeilhabe )� Interpersonelle Beziehungen� Soziale Inklusion� Rechte

3. Wohlbefinden� Emotionales Wohlbefinden� Körperliches Wohlbefinden� Materielles Wohlbefinden

Aus der Teilhabediskussion bestens bekannt….

Prozesse aus Klientensicht betrachten

Eingebunden in ein Qualitätsmanagementsystem, z.B.

32

„EQUASS“ (European Qualitiy in Social Services)

Europäisches Qualitätssystem für den Sozialsektor, welches auch der Brüsseler Kreis empfiehlt. EQUASS basiert auf neun Qualitätsprinzipien:

� Führung

� Rechte

� Ethik

� Partnerschaft

� Mitbestimmung

� Leistungsnehmerorientierung

� Ganzheitlichkeit

� Ergebnisorientierung

� Kontinuierliche Verbesserung

Gleichzeitig gilt es, verschiedene Schnittstellen zu gestalten und einzubeziehen

33

� Fachkräfte

� Helfer

� Hilfskräfte

� Übergreifende Dienste (nicht bereichsgebundene Funktionen)

– Ärzte

– Psychologe

– Therapeuten diverser Fachrichtungen

– Förderbereich

� WfbM

� Ausbildungsstätte

� QM

� VW

� HT

� Küche

� Hauswirtschaft

34

� Stärkung der Sozialen Inklusion, Selbstbestimmung und Persönliche Entwicklung

� Trennung von

o Wohnen

o Arbeit / Tagesbeschäftigung

o Freizeit

� Ein bedarfsorientiertes Bezugs- und Unterstützungssystem

� Die Personalressourcen werden so organisiert, dass ein größtmöglicher Zeitanteil bei den Nutzerinnen und Nutzern ankommt

� Ein bereichsübergreifendes System sichert über 7 Tage den optimalen Ressourceneinsatz

� Klientenbezogene Dienste sind planbare Ressourcen der Wohnverbünde / -bereiche

� Teamleitungen sehen sich als Führungskräfte, die loyal die Zielsetzungen des Unternehmens und fachlich die Interessen und Bedarfe der Klienten verfolgen und sich für eine optimale Leistungsfähigkeit u. -bereitschaft engagieren

� Die Personalressourcen werden so organisiert, dass eine größtmögliche Effektivität sicher gestellt ist bei möglichst geringen Personalkosten

Aus Sicht der Leistungsempfänger Aus Sicht des Leistungsanbieters

Ziele der Prozessoptimierung

Daraus ergibt sich eine Prozesslandkarte

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Ist-ErhebungSchwachstellen-

analyse

Soll-Konzeption/Dimensio-

nierung

Implemen-tierungs-planung

Erhöhung der Effektivität und Effizienz der Prozesse im Arbeitsfeld

Ablauf der Unter-suchung

Inhalte derUntersuchung

Aufgaben- und Organisations-

analysePrüfraster Aufgabenkritik

Struktur- und Führungsorganisation

Ablauf- und Prozessorganisation

Aufgabenstruktur

Organisationsstruktur-Optimierung

Prozesslandkarte Prozess-anpassung

Aufgaben- und Organisationsanalyse

Prozess-Optimierung

Aufgabenstruktur-Optimierung

Prozesshierarchien

36

Erhöhung des Verständnisses für die Aufgaben der Or ganisation

Prozesswertigkeit Prozesshierarchie

Bewohnerassistenz

Marketing, Personal,

Verwaltung...

Geschäfts-leitung, WVL, TL

Haupt-prozesse

Prozesse

Workflows

Kernprozesse

Unterstützungsprozesse

Managementprozesse

Teilprozesse

Beschreibung möglicher Entwicklungsthemen und der d arausabgeleiteten Veränderungsprozesse - Praxisbeispiel

37

1. Entscheidungs- und Beteiligungsprozesse + / +2. Umzugsmanagement Nutzer/in /3. Aufnahmemanagement /4. Wäscheversorgung /5. Angehörigenarbeit /6. Behandlungspflege (SGB V) /7. Dienstplanung /8. Gewährleistung von Teilhabe /9. Vertretungsregelungen bei Krankheit /10. Personaleinsatzplanung im Tagesgeschäft /11. Bewohnerdokumentation /12. Fachliche Kontrolle / Fachaufsicht + /+13. Maßnahmenmanagement + / +14. Hygiene in den WB /15. Mobilität /16. Casemanagement (Zielklärung und Konzeptentwicklung) + / +17. Tagesstrukturplanung und -gestaltung /

wichtig/dringendwichtig/dringendRelevante Schlüsselprozesse im Überblick

Grundlage ist eine konkrete Analyse in verschiedene n Handlungsfeldern - Praxisbeispiel

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Führung und Leitung

Arbeitszeit, Personaleinsatz

Organisation

Einzelprozesse

Analyse der Ist-Situation

Identifikation von Anpassungsbedarfen und Optimierungspotentialen

Maßnahmenplanung

Umsetzung

Evaluation

Prozessoptimierung findet insbesondere in folgenden Handlungsfeldern statt:

Die Analyseverfahren

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� Interviews mit Klienten

� Planungsgespräche und Dokumentationen

� Mitarbeiterbefragungen

� Teamgespräche

� Teilnehmende Beobachtung

� Zeit-Leistungsanalysen

Beispiel Zeit-LeistungsanalyseDie „Erfassungstechnik“

Datenerfassung Datenbasis

� Mitarbeiter werden mit kleinen Computern (PDA) ausgestattet.

� Jede Leistung (Art, Dauer, Bezug) wird dokumentiert

� Die gewonnenen Daten werden in eine Datenbank übertragen.

� Zur Erfassung werden moderne Geräte eingesetzt:

� Insgesamt konnten über 75 unterschiedliche Leistungen erfasst werden.

� Die Leistungen sind in sechs Kategorien zu unterteilen:

– Pflege– Behandlungspflege– Organisation– Hauswirtschaft– Betreuung– Wegezeit

� Neben den Einzelleistungen wurden einige Tätigkeiten zu Leistungspaketen zusammengefasst.

� Besonderer Fokus wurde auf die Bereiche Betreuung und Wegezeiten gelegt.

40

Durch die definierten Leistungen wird der Versorgun gs- und Betreuungsprozess sowie die unterstützenden Tätigkeit en darstellbar

41

Pflege + Betreuung

WegezeitenOrganisationHaustechnikHauswirtschaft

Pflege� Ganzkörperwäsche� Teilkörperwäsche� Duschen/Baden� An-/Entkleiden� Hilfestellung beim Gehen� Hilfe zum Aufstehen/zu Bett

gehen� Mahlzeiten mundgerecht

vorbereiten� Mahlzeiten anreichen

Behandlungspfleg e� Tabletten stellen� Tropfen stellen� Medikamentengabe� Blutzucker messen� Subcutane Injektion� Wundversorgung� Subcutane Infusion

Betreuung� Bewohner anleiten� Bewohner extern begleiten� Zeitungsrunde� Singkreis� Bewohnergespräch� Bastelrunde� Facharztgruppe� Bewohner ins Bett bringen

� Müll entsorgen � Betten reinigen � Betten beziehen� Zimmer reinigen� Wäsche verteilen� Tische ein-/abdecken� Spülmaschine ein-

/ausräumen

� Reparaturen � durchführen� Birnen auswechseln� Namensschilder

anbringen

� Hilfebedarfsplanung� Dienstplanung� Übergabe� Pause� Eigener Toilettengang� Dokumentation� Bestellung IBIS� Leistungserfassung

� leere Wegezeiten � ohne Bewohner

Übersicht der Anteile nach erbrachten Leistungen in sgesamt (=alle Wohnbereich) verteilt auf die Wochentage - Pr axisbeispiel

0,00

10,00

20,00

30,00

40,00

50,00

60,00

70,00

80,00

90,00

100,00

Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Samstag Sonntag

Pflege Behandlung Betreuung Externe Begleitung Organisation Hauswirtschaft Wege Pause 42

%Max. 40% der Zeit wird direkt am Bewohner erbracht

Korrelation DP Soll - Praxisbeispiel

Eigentlich ist immer nur einer da.

43

Korrelation DP Soll - Praxisbeispiel

AbwesenheitBewohner

Eigentlich zwei anwesend

44

Wochenübersicht Tätigkeiten Behandlungspflege Praxis beispiel

Haus y

Haus x!

45

Einzelleistungen der Hauswirtschaft Praxisbeispiel

Haus y

Haus x

Ca 30 min!

?

Anmerkungen der Teilnehmer:� In der Gruppe sind um 9.00 Uhr bis

zu 1,5 Mitarbeiter mit Reinigungs-arbeiten beschäftigt (Wäschesortieren + Reinigungs-arbeiten=75 Minuten).

� Es ist parallel quasi keine Zeit mehr für Tätigkeiten mit den Bewohnern über.

� Trotz einer Reinigungskraft (Extern) werden alleine 32 Minuten für Nachsorge der Bäder usw. benötigt

� Für die Wäscheverteilung alleine werden wichtige Ressourcen verbraucht. Die Aufteilung der Wäsche findet in den Nachtstunden statt, die Verteilung über Tag.

� Täglich werden bis zu 70 Minuten im Durchschnitt für die Wäsche benötigt.

Anmerkungen der Teilnehmer:� In der Gruppe sind um 9.00 Uhr bis

zu 1,5 Mitarbeiter mit Reinigungs-arbeiten beschäftigt (Wäschesortieren + Reinigungs-arbeiten=75 Minuten).

� Es ist parallel quasi keine Zeit mehr für Tätigkeiten mit den Bewohnern über.

� Trotz einer Reinigungskraft (Extern) werden alleine 32 Minuten für Nachsorge der Bäder usw. benötigt

� Für die Wäscheverteilung alleine werden wichtige Ressourcen verbraucht. Die Aufteilung der Wäsche findet in den Nachtstunden statt, die Verteilung über Tag.

� Täglich werden bis zu 70 Minuten im Durchschnitt für die Wäsche benötigt.

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Konsequenzen für die Arbeitsorganisation

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Aufgaben Hilfskraft Helferin Fachkraft Teamleitung

� Betreuungsplanung

� Bezugsbetreuung � Alltagsbegleitung � Übertragene Einzelaufgaben

� Durchführung� Koordination� Qualitäts-

sicherung

� Gesamt-organisation

� Ressourceneinsatz� Casemanagement

� Sicherstellung der hausw. Versorgung

� Begleitung beim Einkaufen

� Anleitung bei der Essens-zubereitung

� Wochenplan

� Körperpflege � Einfachste Unterstützung, Zuarbeit

� Grundpflege-rischeUnterstützung

� Vorbehaltstätig-keiten, Koordination,Qualitäts-management, Sicherstellung der individuellen Assistenz

� Gesamt-organisation

� Ressourceneinsatz� Casemanagement

Basis ist die Betreuungs- und Hilfeplanung

Möglicherweise Veränderungen in der Gesamt-Organisa tion

48

Bisher:

Die Fachkräfte und die Helferinnen machen im Prinzi p das Gleiche, bei Bedarf wird die Fachkraft hinzugezogen.

Zukünftig:

Ein multiprofessionelles Team sichert die Lebensqua lität und das Wohlbefinden der Klienten und die Organisation der erforderlichen Ab läufe.

Team AFachkraftTeam A

FachkraftTeam BHelfer

Team BHelfer

Team DHelfer

Team DHelfer

Team CHelfer

Team CHelfer

Team ATeam A Team DTeam DTeam CTeam CTeam BTeam B

MA-Team aus Fachkräften, Ergänzungskräften, FD, MA-Team aus Fachkräften, Ergänzungskräften, FD,

HW, FD, Psych.

Das könnte bedeuten

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� Die Fallverantwortung und die Prozesssteuerung bleibt Aufgabe der Leitung bzw. der Fachkräfte

� Die Assistenzleistungen werden auf mehrere Professionen mit unterschiedlichen Qualifikationen aufgeteilt.

� Die Eigenverantwortung und Selbstbestimmung der Klienten spiegelt sich in einem professionellen Dienstleistungsverständnis wider, das es gleichzeitig ermöglicht, sehr differenziert die jeweiligen Aufgaben und Verantwortlichkeiten auf Mitarbeitergruppen zu übertragen und entsprechende Vergütungsrahmen zu definieren.

� Den Stellenbeschreibungen kommt eine besondere Bedeutung zu zur Definition der ausdrücklich übertragenen Aufgaben und des Gepräges der Stelle. Gleichzeitig müssen die Dienstleistungsprozesse so gestaltet und gesteuert werden, dass die Betreuungsqualität gesichert und die Personalressourcen optimal eingesetzt werden.

Die Zusammenhänge sind offensichtlich

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Prozessoptimierung

Aufgaben-übertragung

Gepräge der Stelle

Entgeltgruppe

Anhang

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Zum unbestimmten Rechtsbegriff „Gepräge“

� „Gepräge bedeutet, dass die entsprechende Tätigkeit unverzichtbarer Bestandteil des Arbeitsauftrages ist.“ (§ 12 Abs. 2 Satz 2)

� Erläuterungen zum Rundschreiben der Geschäftsstelle der ARK DW EKD vom 13.02.2007:

– „Maßgebend für die Eingruppierung sind somit die Tätigkeitsmerkmale, die Hauptbestandteil der auszuübenden Tätigkeit sind. Tätigkeitsmerkmale, die gelegentlich ausgeübt werden oder die zu der Haupttätigkeit in geringem Umfange hinzukommen, bleiben außer Betracht.“

� BAG zum Begriff „Gepräge“ :

– „Wenn die Tarifvertragsparteien im Tarifvertrag aber näher festlegen, was sie unter dem Begriff des „Gepräges“ im tariflichen Sinne verstehen, sind die Gerichte bei der Auslegung des Tarifvertrages und auch bei Eingruppierungs-streitigkeiten an diese Begriffsbestimmung gebunden. Sofern die Begriffsbestimmung nachvollziehbare Kriterien für den Begriffe des Gepräges im tariflichen Sinne gibt, ist dieser Begriff damit auch justiziabel.“

(BAG 4 AZR 435/79)

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Entgeltgruppe 2MA mit Tätigkeiten, die nach einer fachlichen Einarbeitung ausgeführt werdenkönnen.

MA mit sehr einfachen Tätigkeiten (Anm. 2) in den Tätigkeitsbereichen1. Hauswirtschaft/ Handwerk/ Technik2. Hol- und Bringdienst3. Verwaltung

Richtbeispiele:Reinigungskraft in Wohn-, Betreuungs- und Behandlungsräumen, Stationshilfe, MAin der Vervielfältigung und in der Poststelle

Anmerkung 2:Sehr einfache Tätigkeiten setzen eine fachliche Einarbeitung jedoch keineBerufsausbildung voraus. In der Einarbeitung wird das für die Tätigkeit erforderlicheWissen (z.B. Umgang mit arbeitsspezifischen Hilfsmitteln oder mit Klienten, Organisatorischen Zusammenhängen, Regelungen und Arbeitsabläufen) erworben.

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Entgeltgruppe 3MA mit Tätigkeiten, die Fertigkeiten und einfache Kenntnisse voraussetzen.

1. MA mit einfachen Tätigkeiten (Anm. 3) in den Tätigkeitsbereichen:1. Pflege/Betreuung/ Erziehung2. Hauswirtschaft/Handwerk/Technik3. Verwaltung

2. MA mit sehr einfachen Tätigkeiten (Anm. 2) in der Hauswirtschaft und zusätzlich einfachen Tätigkeiten (Anm. 3) in der Grundpflege und Betreuung.

Richtbeispiele:Hauswirtschaftskraft, Präsenzkraft, Empfang, Registratur, Telefonzentrale

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Entgeltgruppe 8 AMA mit Tätigkeiten, die vertieftes oder erweitertes Fachwissen und entsprechende Fähigkeiten voraussetzen.

1. MA mit eigenständiger Wahrnehmung (Anm. 6) von schwierigen Aufgaben (Anm. 14) in den Tätigkeitsbereichen:

a) Pflege/ Betreuung/ Erziehungb) Nichtärztlicher medizinischer Dienst

2. MA mit verantwortlich wahrzunehmenden Aufgaben (Anm. 7) in denTätigkeitsbereichen:

a) Verwaltungb) Lehre/ Bildung/ Ausbildung

Richtbeispiele:- Gesundheitspflegerin im OP-Dienst, Intensivpflege oder Psychiatrie- Erzieherin mit speziellen Aufgaben und entsprechenden Kenntnissen- Heilerziehungspflegerin mit speziellen Aufgaben und entsprechenden Kenntnissen- Bilanzbuchhalterin- Unterrichtsschwester

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Entgeltgruppe 8 A

Richtbeispiele:Erzieher/in/ Heilerziehungspfleger/in mit speziellen Aufgaben und entsprechenden Kenntnissen

Bei Spezialaufgaben handelt es sich um besondere Aufgaben, die über daseinschlägige Berufsfeld hinausgehen und die neben der fachbezogenen Ausbildung Eine weitere Berufserfahrung fordern (…) Spezialaufgaben sind daher solche, dieaußerhalb der üblichen Aufgaben eines/einer einschlägig ausgebildetenMitarbeiters/in liegen und besondere Fachkenntnisse erfordern.(vgl. BAG 02.08.2006 – 10 ABR 48/05 zum Begriff der Spezialaufgaben)

Den Spezialaufgaben entsprechende KenntnisseSpezialaufgaben können nur dann angenommen werden, wenn sie besondere Fachkenntnisse erfordern, die außerhalb der üblichen Kenntnisse eines ausgebildeten Erziehers/ einerausgebildeten Erzieherin liegen.(vgl. BAG 02.08.2006 – 10 ABR 48/05)

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Eingruppierungskatalog

Entgeltgruppe 8 B:MA der EG 7

1. mit eigenständiger Wahrnehmung von Aufgaben (Anm. 6) und Leitungsaufgaben (Anm. 11) in den Tätigkeitsbereichen:

a) Pflege / Betreuung / Erziehungb) Nichtärztlicher medizinischer Dienst

2. in der Leitung (Anm. 10) im TätigkeitsbereichHauswirtschaft / Handwerk / Technik

Richtbeispiele:Stationsleiterin, Wohnbereichsleiterin, Leitende MTA, Leitende Phyiotherapeutin,Leitende Diätassistentin, Hauswirtschaftsleiterin/hauswirtschaftliche Betriebsleiterin

Anmerkung 10:Leitung umfasst die fachlicher personelle, organisatorische und wirtschaftlicheVerantwortung für eine Organisationseinheit

Anmerkung 11:Leistungsaufgaben werden MA neben ihrer Tätigkeit ausdrücklich übertragen und umfassen nicht alle in der Anmerkung 10 beschriebenen Aspekte der Leitung (= fachlich, personelle, organisatorische und wirtschaftliche Verantwortung für eine Organisationseinheit) 57

Entgeltgruppe 9 A:MA mit Tätigkeiten, die anwendungsbezogene wissenschaftliche Kenntnisse voraussetzen

1. MA mit verantwortlich wahrzunehmenden (Anm. 8) Aufgabenin den Tätigkeitsbereichen: a) Pflege / Betreuung / Erziehungb) Beratung / Therapie / Seelsorge

2. MA mit schwierigen (Anm. 14) verantwortlich wahrzunehmenden ( Anm. 8)Aufgaben im Tätigkeitsbereich Verwaltung

Richtbeispiele :

Sozialpädagogin/Sozialarbeiterin, Heilpädagogin, Diakonin mit Seelsorge- undBeratungsaufgaben, Controllerin, IT-Systemberaterin, Personalreferentin,Qualitätsbeauftragte

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Entgeltgruppe 9 B:MA der EG 8

1. mit verantwortlich wahrzunehmenden Aufgaben (Anm. 7) und Leistungsaufgaben (Anm. 11) in den Tätigkeitsbereichen

a) Lehre / Bildung / Ausbildungb) Verwaltung

2. mit eigenständiger Wahrnehmung (Anm. 6) von schwierigen (Anm. 14) oder komplexen (Anm. 15) Aufgaben und Leistungsaufgaben (Anm. 11) in den Tätigkeitsbereichen Pflege /Betreuung / Erziehung und nichtärztlicher medizinischer Dienst

3. in der Leitung (Anm. 10) eines großen Wohnbereiches oder einer kleinen Einrichtung odereines kleineren Dienstes oder eines mittelgroßen Pflegebereiches einer stationären Einrichtung oder einer kleinen Diakoniestation (Anm. 16) im Tätigkeitsbereich Pflege/Betreuung/Erziehung

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Entgeltgruppe 9 B:

Richtbeispiele:Leitung eines kleinen Verwaltungsbereiches, Leitung einer kleinen Schule für Alten-, Kranken oder Entbindungspflege, Pflegerische Leitung mehrerer Stationen eines KH, PDL in der Altenhilfe, Stationsleitung IntensivpflegE

Anmerkung 15:Komplexe Aufgaben beinhalten vielschichtige und verschiedene Tätigkeiten, in denen Wissen und Fähigkeiten aus unterschiedlichen Bereichen mit einander verknüpft werden müssen.

Anmerkung 16:Die Größenverhältnisse klein, mittelgroß, groß stellen keine absoluten Zah lenverhältnissedar, sondern sind jeweils nach den Arbeitsfeldern und der trägerspezifischen Organisation zu differenzieren und sind ein Maßstab für das Ausmaß von Verantwortung.

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Entgeltgruppe 10 A:MA mit Tätigkeiten, die vertiefte anwendungsbezogene wissenschaftliche Kenn tnissevoraussetzen

MA mit schwierigen (Anm. 14) verantwortlich wahrzunehmenden (Anm. 8) Aufgaben in den Tätigkeitsbereichen

a) Pflege / Betreuung / Erziehungb) Beratung / Therapie / Seelsorge

Richtbeispiele:Sozialpädagogin/Sozialarbeiterin mit fachlich schwierigen Aufgaben, Heilpädagogin mit fachlich schwierigen Aufgaben, Referentin für Grundsatzfragen in einer Komplexeinrichtung

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Entgeltgruppe 10 B:1. MA mit verantwortlich wahrzunehmenden Aufgaben (Anm. 8) und Leitungsaufgaben

(Anm. 11) in den Tätigkeitsbereichen Pflege/ Betreuung / Erziehung und Beratung / Therapie / Seelsorge

2. MA mit schwierigen (Anm. 14) verantwortlich wahrzunehmenden (Anm. 8) Aufgaben und Leistungsaufgaben (Anm. 11) im Tätigkeitsbereich Verwaltung

3. MA in der Leitung (Anm. 10) einer mittelgroßen Einrichtung oder eines mittelgroßen Dienstes oder eines sehr großen Wohnbereiches oder eines großen Pflegebereiches oder einer stationären Einrichtung oder einer mittelgroßen Diakoniestation (Anm. 16)

4. MA in der Leitung eines mittelgroßen Verwaltungsbereiches

5. MA in der Leitung einer mittelgroßen Schule für Alten-, Kranken- oder Entbindungspflege

Richtbeispiel:Leitende Sozialpädagogen/Sozialarbeiterin mit nachgeordneten Soz.arb.-/päd., IT-Bereichsleiterin, Leiterin eines mittelgroßen Verwaltungsbereichs, Leiterin einer mittelgroßen Schule für Alten-, Kranken- oder Entbindungspflege

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Entgeltgruppe 11 A:MA mit Tätigkeiten, die vertiefte und erweiterte anwendungsbezogene wissens chaftliche Kenntnisse voraussetzen

MA mit komplexen und schwierigen verantwortlich wahrzunehm enden Aufgaben und mit Leitungsaufgaben für mehrere Bereiche und Einrichtungen

Richtbeispiel:Qualitätsmanagerin im Krankenhaus oder in einer Komplexeinrichtung, Abteilungsleiterin Controlling

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Entgeltgruppe 11 B:MA in der Leitung (Anm. 10)

1. einer großen Einrichtung oder eines großen Dienstes oder mehrerer sehr großer Wohnbereiche (Anm. 16) in den Tätigkeitsbereichen Pflege / Betreuung / Erziehung und Beratung / Therapie/ Seelsorge

2. mehrerer großer Pflegebereiche einer großen stationären Einrichtung oder einer großen Diakoniestation (Anm. 16) im Tätigkeitsbereich Pflege / Betreuung / Erziehung

3. eines großen (Anm. 16) Bereichs im Tätigkeitsbereich Verwaltung

4. einer großen (Anm. 16) Schule für Alten-,Kranken- oder Entbindungspflegeim Tätigkeitsbereich Lehre / Bildung / Ausbildung

Richtbeispiel:Leiterin eines Beratungsdienstes

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Entgeltgruppe 12 A:MA mit Tätigkeiten, die wissenschaftliche Kenntnisse und MethodenkompetenzVoraussetzen.

1. MA mit schwierigen (Anm. 14) und komplexen (Anm. 15) verantwortlich wahrzunehmenden (Anm. 9) Aufgaben und Leitungsaufgaben (Anm. 11), die in der Regel ein wissenschaftliches Hochschulstudium voraussetzen;

2. MA mit verantwortlich wahrzunehmenden Aufgaben (Anm. 9), die ein wissenschaftliches Hochschulstudium zwingend voraussetzen.

Richtbeispiele:Psychologin, Leiterin Finanz- und Rechnungswesen, Leiterin Technischer Dienst

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Entgeltgruppe 12 B:MA in der Leitung (Anm. 10) einer sehr großen Einrichtung oder eines sehr großen Dienstes oder eines entsprechend großen Teils einer Einrichtung (Anm. 16)

Richtbeispiele:Einrichtungsleiterin einer sehr großen Einrichtung oder eines entsprechend großen Teils einer Komplexeinrichtung,PDL eines großen Krankenhauses, Pädagogische Leiterin, Kaufmännische Leiterin

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Entgeltgruppe 13 A:MA mit Tätigkeiten, die vertiefte oder erweiterte wissenschaftliche Kenntnisse und Methodenkompetenz voraussetzen.

1. MA mit schwierigen (Anm. 14) und komplexen (Anm. 15) verantwortlich wahrzunehmenden (Anm. 9) Aufgaben und Leitungsaufgaben (Anm. 11), die ein wissenschaftliches Hochschulstudium und in der Regel eine zusätzliche Qualifikation voraussetzen.

2. MA mit schwierigen (Anm. 14) verantwortlich wahrzunehmenden (Anm. 9) Aufgaben, die ein wissenschaftliches Hochschulstudium und eine zusätzliche Qualifikation zwingend voraussetzen.

Richtbeispiele:Pflegedirektorin, Fachabteilungsleiterin in einer großen Komplexeinrichtung

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Entgeltgruppe 13 B:MA in der Leitung (Anm. 10) besonders großer und verschiedenartiger Komplexeinrichtungen mit ausgeprägten fachlichen Besonderheiten

Richtbeispiele:Geschäftsführerin, Kaufmännische Direktorin in einer großen Komplexeinrichtung

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!!

Hans-Werner HinnenthalM.A. DiakoniemanagementDipl. Pflegewirt

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