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Wo sind meine Anforderungen?

Eine effektive Lösung auf Basis von Confluence und JIRA

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Whitepaper | Telekommunikation

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Effektives Anforderungsmanagement mit JIRA und Confluence

Abbildung 1:

Herausforderungen effektives

Anforderungsmanagement

Einleitung Erfahrene Projektmitarbeiter sehen sich oftmals im Projektalltag mit dem Problem konfrontiert, dass ein strukturiertes und effektives Anforderungsmanagement fehlt. Das sorgfältige Erfassen von Anforderungen gewährleistet die schnelle und effiziente Durchführung eines Projektes und hilft, Zeit und Kosten zu sparen.

Die im Folgenden vorgestellte Lösung auf Basis von Atlassian JIRA und Confluence bietet dem Benutzer umfangreiche Unterstützung bei der Dokumentation und Ver-waltung von Anforderungen.

Nicht selten wird man mit den folgenden Szenarien und Problemenim Laufe eines Projektes konfrontiert:

Es existiert weder ein einheitlicher Ablageort noch eine Struktur für (Anforderungs-) Dokumente.

Es gibt viele Medienbrüche: Anforderungen werden mittels E-mail, Word, Excel und PowerPoint dokumentiert, diskutiert, priorisiert und prozessiert.

Es fehlen einheitliche Dokumentvorlagen, die von allen Projekten bzw. Projekt- mitgliedern genutzt werden.

Diskussionen werden in langen Email-Threads mit wechselnden Teilnehmern geführt, was die Nachvollziehbarkeit erheblich erschwert.

Die Verantwortlichkeiten bzgl. einer Anforderung sind unklar: Wer hat Was Warum Wann entschieden?

Statusänderungen im (Anforderungs-)Prozess werden nicht dokumentiert.

Die aufgeführten Szenarien können einen langwierigen Suchprozess nach den ent-sprechenden Informationen zur Folge haben. Das Resultat: Ein nicht unerheblicher zusätzlicher Zeitaufwand. Auf der anderen Seite zeigen diese aber auch eine Reihe an Optimierungsmöglichkeiten auf.

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Wie können Atlassian JIRA als Issue Tracking System und Atlassian Confluence als Enterprise Wiki das Anforderungsmanagement verbessern? Die Idee JIRA und Conflu-ence als Anforderungs-managementsystem zu verwenden, besteht darin, dass beide Systeme eng miteinander gekoppelt werden können, um so die Vorteile der einzelnen Tools gemeinsam zu nutzen. Diese Kopplung wird mittels Standardfunktionalität und eigens entwickelter Plugins realisiert.

Dabei wird JIRA verwendet, um den Anforderungsprozess abzubilden und Conflu-ence zur eigentlichen Dokumentation der Anforderungen. Der Fokus dieser Lösung liegt zum einen auf einer guten Usability für den Benutzer und zum anderen in den umfangreichen Dokumentationsmöglichkeiten. Diese bieten u. a. eine detaillierte Do-kumentänderungshistorie von Confluence sowie umfangreiche Workflowfunktionali-täten und damit eine absolut transparente Erfassung der Abläufe in JIRA. Als Einstiegs-punkt für den Benutzer dient Confluence. Die Struktur ist dahingehend aufgebaut, das der Großteil der Benutzer lediglich mit Confluence arbeiten muss.

Die Vorteile eines solchen Lösungsansatzes sind:

die hohe Usability und die daraus resultierende hohe Benutzerakzeptanz eine strikte Trennung von Dokumentation und Prozess-information sämtliche Confluence Features unterstützen die Anforderrungsdokumentation: • verschiedeneEditoren:RichText,WikiMarkUp,Word • gutstrukturierbareunddetaillierteDokumente • umfangreicheVolltext-undKontextsuche • VerwendungvonDokumententemplates • automatischeVersionierungderAnforderungsdokumente • Kommentar-undDiskussionsfunktion

die hohe Flexibilität durch einfache Änderungs- und Erweiterungs-möglichkeiten zur bedarfsgerechten Anpassung im jeweiligen Unternehmensumfeld.

Abbildung 2:

Kopplung von JIRA

+ Conluence

Effektives Anforderungsmanagement mit JIRA und Confluence

Basis: Atlassian JIRA

und Confluence

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Die Integration von Confluence und JIRA wird unter anderem mit Hilfe der Entwick-lung von neuen Plugins durchgeführt, die im Folgenden vorgestellt werden.

Hier einige Beispiele für Confluence Plugins:Sortierbare Tabellen innerhalb einer Confluence Seite bieten die Möglichkeit mittels Drag & Drop die Priorität einzelner JIRA Issues zu verändern, indem die Reihenfolge der Issues in der Tabelle verändert und anschließend gespeichert wird. Außerdem besteht die Möglichkeit, den Status der Issues zu verändern.

Auf der Dokumentationsseite einer Anforderung wird mittels eines Confluence Mak-ros der aktuelle Status der Anforderung eingeblendet. Hier können beliebige Metada-ten der Anforderung angezeigt werden, die in JIRA abgelegt sind. Die Informationen werden automatisch beim Öffnen der Confluence Seite aus JIRA geladen, so dass immer die aktuellsten Daten angezeigt werden.

Abbildung 3:

Sortierbare Tabelle

Effektives Anforderungsmanagement mit JIRA und Confluence

Integration durch neue Plugins

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Übersichtstabellen innerhalb von Confluence zeigen die Anforderungen anhand frei definierbarer Kriterien (z. B. Assignee, Status, Version usw.) an. Weiterhin können in-nerhalb der Tabelle z. B. die Abhängigkeiten von Anforderungen zu Bugs dargestellt werden.

Das konkrete Layout wird kundenspezifisch erstellt: von klassischer Menüansicht (s. u.) bis zur AJAX-basierten Web 2.0-Umsetzung.

Abbildung 5:

Übersichtstabelle innerhalb

einer Confluence Seite

Effektives Anforderungsmanagement mit JIRA und Confluence

Abbildung 4:

Anforderung in confluence

mit Prozessinformation

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Mit dem hier vorgestellten Lösungsansatz auf Basis von Confluence und JIRA lässt sich auf einfache und schnelle Weise ein effektives und leistungsstarkes Anforderungsma-nagementsystem umsetzen. Die zugrunde liegende Plattform bietet die Basis für ein hochflexibles System, das sich auf Grund des Atlassian Plugin Konzeptes einfach und schnell erweitern und anpassen lässt. Damit kann zeitnah auf neue Wünsche der An-wender reagiert werden.

Die zugrunde liegende Basis mit Atlassian JIRA und Confluence bietet:

eine standardisierte, zuverlässige und praxiserprobte Plattform, die bereits bei über 10.000 Kunden weltweit im Einsatz ist

preiswerte Lizensierung und professionellen Support ein offenes System mit vielfachen Möglichkeiten zur Erweiterung und Customizing

Wichtig zu wissen:Der Lösungsansatz ist kein starres „fertiges“ System. Im Gegenteil: Die Software wird an die Prozesse und Wünsche des Anwenders angepasst und nicht umgekehrt.

Effektives Anforderungsmanagement mit JIRA und Confluence

Fazit

Abbildung 6:

Detailansicht einer

Übersichtstabelle

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Ansprechpartner:Herr Boris Schleicher

Otto-von-Guericke-Ring 1565205 Wiesbaden

Tel: +49 6122 9176-0www.SYRACOM.de

Boris.Schleicher@SYRACOM.de