Wie man eine Intranet-Governance entwickeltsoguelschaller - Strategie, Beratung und Konzeption für digitale Projekte

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Eine Intranet-Governance entwickeln

Mit der Professionalisierung von Unternehmen in den digitalen Medien werden auch die Ansprüche an Intranets grösser. Viele Projekte zielen darauf ab, einen höheren Reifegrad ihrer Lösungen zu erreichen. Dabei geht es nicht nur um den Relaunch, sondern auch um die Bewirtschaftung der neuen Plattform.

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Intranet-Govnernance: was ist das?

Im Idealfall ermöglicht die Governance:

• eine funktionsfähige Organisation, die das Tagesgeschäft und Spezialfälle möglichst effizient abwickelt

• dass die Interessen verschiedener Gruppen wie Marketing, HR und Management auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden abgestimmt sind

• dass Transparenz über die Verantwortlichkeiten und Entscheidungskompetenzen besteht

• dass die Optimierung und Weiterenwicklung des Intranets sichergestellt sind

• dass die Ziele des Intranets klar sind und mit allen neuen Inhalten und Aktionen weiterverfolgt werden

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Inhalte einer Intranet-Governance

• Strategie, Vision & Konzept

• Sponsor, Verantwortlichkeiten

• Organisation und Prozesse

• Planung

• Policies, Standards, Richtlinien, weiterführende Unterlagen

• Training & Support

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Sponsor und Verantwortlichkeiten

• Wer ist Auftraggeber und Sponsor des Intranets, wer hat die Kompetenz für welche Themen und wie sieht der Eskalationsprozess aus?

• Der Sponsor sollte in den obersten Führungsgremien vertreten sein, um die Weiterentwicklung der Plattform unterstützen und vorantreiben zu können.

• Stark involvierte Bereiche bei Projekt und Betrieb sind die Personalabteilung, die (interne) Kommunikation, das Management und die IT.

• Alle Seiten sollten einer bestimmten Abteilung oder Person zugeordnet werden, um verwaiste Seiten, falsche oder veraltete Inhalte zu vermeiden.

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Welche Organisationsstruktur eignet sich?

• Dezentralisierte Organisation:Verschiedene Stellen in der Organisation übernehmen unterschiedliche Aufgaben.

• Zentralisiert:Eine Gruppe oder ein Team ist dediziert für das Intranet verantwortlich.

• Hub & Spoke:Ein funktionsübergreifendes Team kooordiniert Intranet(teil)verantwortliche in den unterschiedlichen Units.

• Ganzheitlich/holistisch:Alle Mitarbeitenden haben die Möglichkeit, Inhalte beizutragen.

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Profile und Tätigkeiten

• LeiterIn Intranet

• Projektleiter

• Redaktoren

• Content-Owner

• Autoren

• Supporter

• Web-Analysten

• Entwickler, CMS-Spezialisten

Weitere relevante Skills sind Design, Informationsarchitektur, Usability – Tätigkeiten, die relativ oft ausgelagert werden, da sie intern zu selten benötigt werden oder die Organisation die Disziplinen nicht aufbauen will.

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Typische Arbeiten für ein Intranet-Team

• Redaktionsplanung, Abstimmung mit der internen Kommunikation

• Tägliche Betreuung: Anpassungen, Koordination mit Externen, Entwicklung von Bildern, Text, Grafiken, Videos

• Eventuell Moderation von Foren, bei sozialen Komponenten im Intranet Motivation der Mitarbeitenden, Anreize setzen, Vorbildfunktion

• Projektarbeit, Weiterentwicklung des Intranets

• Support und Kontakt mit Mitarbeitenden, Promotion

• Meetings/Treffen mit Gremien

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Intranet-Governance – Artikel und Infografik

Den vollständigen Artikel zum Thema sowie die dazugehörige Infografik finden Sie unter:

http://www.soguelschaller.com/intranet-governance-infografik/

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