Wie wollen Manager ihre Zahlen sehen? · 2019-04-26 · Management Reporting Studie gestellt,...

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Tilman Hagen, Manager CPM Dr. Maxim Brukovski, Senior BI Consultant

Lyuba Mutovkina, Project Manager Braincourt GmbH

Corporate Performance Management

Wie wollen Manager ihre Zahlen sehen?

Eine empirische Studie der Anforderungen an ein anwenderorientiert

bereitgestelltes Management Reporting

Seite 2

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Inhaltsverzeichnis

1 Management Reporting als Grundlage für eine erfolgreiche

Unternehmensführung .................................................................................................................................. 3

2 Management Reporting Studie 2016 ............................................................................................................ 3

3 Wie wollen Manager ihre Zahlen sehen? ...................................................................................................... 4

3.1 Reporting-Inhalte ................................................................................................................................. 6

3.2 Reporting-Darstellungsform ................................................................................................................ 7

3.3 Reporting-Werkzeuge .......................................................................................................................... 9

4 Fazit ............................................................................................................................................................. 12

5 Ansprechpartner ......................................................................................................................................... 12

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1 Management Reporting als Grundlage für eine

erfolgreiche Unternehmensführung Einer der wichtigsten Faktoren für eine erfolgreiche und zielorientierte Unter-

nehmensführung ist heutzutage ein optimales Daten-Management und der Um-

gang mit den vorhandenen internen und externen betrieblichen Informationen.

Damit anhand der Zahlen strategische und operative Entscheidungen getroffen

werden können, benötigen Manager unterschiedlicher Führungsebenen ein effi-

zientes und zuverlässiges Tool, welches ihnen Aussagen über den Unterneh-

menserfolg und die aktuelle Performance liefert.

Die Grundlagen für die Entscheidungsfindung auf allen Management-Ebenen

liefert im Unternehmen das Management Reporting in Form von Kennzahlen,

Tabellen, Grafiken und Texten. Von der Qualität und Vollständigkeit der im

Reporting dargestellten Informationen ist die Qualität der getroffenen Entschei-

dungen abhängig. Demzufolge ist das Management Reporting als ein erfolgs-

kritischer Faktor im Unternehmen zu betrachten.

Leider kommt es in der Unternehmenspraxis oft vor, dass das Reporting nicht

optimal gestaltet wird und dem Informationsbedarf von Managern nicht voll-

kommen entspricht. Die Management Reports sind häufig zu umfangreich, zu

unverständlich, liefern nicht alle, die falschen oder zu wenige Informationen und

bleiben damit auf dem Tisch als Nachschlagewerk liegen. Es kommt die Frage auf,

wie ein optimal gestaltetes Reporting aussehen sollte. Welche Informationen und

Kennzahlen brauchen Manager in ihren Reports? In welcher Form sollten diese

Informationen dargestellt werden? Auf welchem Weg möchten Manager ihre

Reports erhalten und welche Funktionen sind für sie bei einem digitalen

Reporting-Tool wichtig? Diese und weitere Fragen wurden den Teilnehmern der

Management Reporting Studie gestellt, welche im Folgenden kurz dargestellt

wird.

2 Management Reporting Studie 2016 Zur Teilnahme an der Studie wurden ausgewählte Personen mit Führungs-

verantwortung auf unterschiedlichen Management-Ebenen (Top-Management,

mittleres Management, unteres Management) von renommierten deutschen

Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen und Fachbereichen eingeladen.

Unter den Studienteilnehmern sind sowohl etablierte kleine und mittel-

ständische Unternehmen, als auch große international agierende Konzerne und

kommunale Unternehmen vertreten. Insgesamt wurden 101 Personen aus dem

Kundenkreis und Firmennetzwerk der Braincourt GmbH zur Teilnahme an der

Studie eingeladen. Anhand der durchgeführten Experten-Interviews und den

Ergebnissen einer Online-Umfrage wurden qualitative Rückmeldungen und

Empfehlungen für die Unternehmenspraxis gewonnen. Die Studie wurde im Zeit-

raum 01. Mai 2016 bis einschließlich 30. September 2016 durchgeführt.

Reports entsprechen

oftmals nicht dem

Informationsbedarf von

Managern

Seite 4



3 Wie wollen Manager ihre Zahlen sehen? Die Studie zeigt auf, dass die Bedeutung von einem Management Reporting als

Grundlage für die Entscheidungsfindung nicht zu unterschätzen ist. Von 86 Pro-

zent der Befragten wird das Management Reporting immer (44 %) oder oft (42

%) zu Steuerungszwecken genutzt. Als weitere wichtige Nutzungszwecke werden

Monitoring, Planung und Kontrolle genannt. Außerdem wird das Reporting oft für

Kommunikationszwecke (56 %) eingesetzt oder genutzt um sich zu informieren

(69 %), wie aus der folgenden Abbildung ersichtlich ist.

Abbildung 1: Häufigkeit der Nutzung des Management Reporting für unterschiedliche Zwecke

Die nachfolgende Darstellung zeigt die Häufigkeit im Detail auf: In ihrem berufli-

chen Alltag nutzen 61 Prozent der befragten Manager das Management Report-

ing täglich (immer) und 22 Prozent greifen oft – mindestens einmal die Woche –

auf das Reporting zu.

Abbildung 2: Reporting-Nutzung im beruflichen Alltag

Da viele der befragten Personen aus international agierenden Unternehmen

kommen, war das Ergebnis, dass ca. drei Viertel (78 %) der Studienteilnehmer

ihre Reports in englischer Sprache erhalten möchten, nicht überraschend.

Deutsch wurde hingegen von knapp mehr als der Hälfte der Befragten (56 %) fa-

vorisiert (Mehrfachnennungen möglich).

11%

14%

14%

17%

22%

25%

33%

39%

44%

25%

33%

36%

56%

69%

42%

36%

42%

42%

22%

33%

39%

22%

8%

19%

17%

8%

3%

33%

17%

11%

11%

11%

8%

8%

8%

3%

6%

3%

3%

3%

3%

Dokumentation

Koordination

Optimierung

Kommunikation

Information

Kontrolle

Planung

Monitoring

Steuerung

Wie oft nutzen Sie das Reporting zu folgenden Zwecken?

immer oft gelegentlich selten nie

61%

22% 14%3%

Jeden Tag Jede Woche Jeden Monat Jedes Quartal

Wie oft nutzen Sie das Reporting im beruflichen Alltag?

Das Management

Reporting wird meistens

für Steuerungs- und

Informationszwecke

genutzt.

Seite 5



Abbildung 3: Gewünschte Sprache bei Reports

Hinsichtlich des Umfangs eines Reports wird eine Reduktion auf das Wesentliche

gewünscht: Von der Mehrheit der Studienteilnehmer (64 %) sind mehrseitige,

aber kompakte Berichte gefragt, 19 Prozent möchte gerne die Reports in einem

so genannten One-Pager Format erhalten (Mehrfachnennungen möglich). Mehr-

seitige, ausführliche Berichte sind weniger nachgefragt, werden jedoch in der Un-

ternehmenspraxis am häufigsten erstellt. Grund hierfür ist in der Regel ein breiter

Empfängerkreis der Standardberichte, z.B. eines Monatsberichtes, der an meh-

rere Adressaten aus unterschiedlichen Abteilungen in unterschiedlichen Funkti-

onen gerichtet ist. Solche Berichte entsprechen nicht dem Informationsbedarf

der Empfänger und wirken zu komplex und zu unübersichtlich.

Abbildung 4: Umfang von Reports

Grundsätzlich zählen sowohl die hohe Datenqualität als auch die Aussagefähig-

keit der Reports zu den wichtigsten Kriterien für die Mehrheit der Befragten (92

%). Eindeutigkeit und Strukturiertheit sind weitere zentrale Anforderungen an

das Management Reporting.

Abbildung 5: Wichtigkeit unterschiedlicher Reporting-Kriterien

78%56%

In welcher Sprache möchten Sie Ihre Reports erhalten?

Englisch Deutsch

64%

19% 17%

Kompakte mehrseitige Reports One-Pager Ausführliche mehrseitigeReports

Wie umfangreich dürfen die Reports für Sie sein?

28%

31%

36%

47%

53%

58%

92%

92%

56%

53%

50%

36%

44%

42%

8%

8%

14%

17%

14%

17%

3%

3%Verdichtung / Detaillierungsgrad

Anordnungslogik

Einheitlichkeit

Vollständigkeit

Strukturierheit

Eindeutigkeit

Aussagefähigkeit

Datenqualität

Wie wichtig sind Ihnen folgende Reporting-Kriterien?

sehr wichtig eher wichtig eher unwichtig unwichtig

Mehrseitige, ausführliche

Berichte sind wenig

gefragt, werden jedoch

am häufigsten erstellt

Seite 6



Damit das Reporting diesen Anforderungen gerecht wird, sollten die entspre-

chenden Report-Inhalte in einer geeigneten Form visualisiert werden. Zusätzlich

sollte der ganze Reporting-Erstellungsprozess durch das Datenmanagement im

Unternehmen und einen entsprechenden Einsatz von Technologie unterstützt

werden. Welche Anforderungen Manager an Reporting-Inhalte, die Reporting-

Darstellungsform und die Reporting-IT im Einzelnen haben, wird im nächsten Ab-

schnitt thematisiert.

3.1 Reporting-Inhalte Nicht zuletzt die hohe Dynamik der Unternehmensumwelt und Änderungen im

ökonomischen, politischen und technologischen Umfeld, verlangen schnelles Re-

agieren und mehr Einblicke in weitere Unternehmensbereiche seitens des Mana-

gements. Zusätzlich zu den eigenen Kennzahlen möchten Manager auch einen

Überblick über die wichtigsten Daten und Kennzahlen aus anderen Unterneh-

mensbereichen erhalten, um entsprechend reagieren und steuern zu können.

Abbildung 6: Bedeutung von zusätzlichen Informationen (intern)

Darüber hinaus sind zusätzliche Informationen aus dem Unternehmensumfeld,

wie zum Beispiel die Markt- und Wettbewerbssituation oder die Kundenanalyse

im Reporting gefragt. Die ökonomische und politische Lage in den Märkten sowie

das technologische Umfeld sind weitere Themen, über die Manager in ihren Re-

ports informiert sein möchten.

Abbildung 7: Bedeutung von zusätzlichen Informationen (extern)

58% 56%33% 33%

19%3%

Produktion Vertrieb Marketing Personal,Organisation

Logistik keine

Bedeutung von zusätzlichen internen Informationen

3%

3%

11%

11%

19%

33%

42%

69%

78%

86%

keine

Soziales Umfeld

Investoren, Shareholder

Social-Media-Umfeld

Technologisches Umfeld

Politisches Umfeld

Ökonomisches Umfeld

Kundenanalyse, CRM

Wettbewerbssituation

Marktsituation

Bedeutung von zusätzlichen externen Informationen

Der Reporting-Erstellungs-

prozess sollte durch den

Einsatz von Technologie

unterstützt werden

Seite 7



Die Ergebnisse zeigen, dass Expertise im eigenen Bereich alleine nicht mehr aus-

reicht, um das Unternehmen, insbesondere in Krisenzeiten, erfolgreich zu steu-

ern. Ein Gesamtüberblick und das Zusammenspiel von mehreren Beteiligten sind

heutzutage als wichtige Erfolgsfaktoren zu sehen. Dementsprechend ist eine gut

aufgebaute interne Kommunikation und die Abstimmung zwischen dem Report-

ing-Anwender und dem Reporting-Ersteller ein wesentlicher Baustein für das Ma-

nagement Reporting. Das Reporting muss sich inhaltlich am Anwender orientie-

ren und dies kann nur mit einer gegenseitigen Abstimmung erfolgen.

Ein weiterer Punkt ist die Nutzung des Reportings als Grundlage für die Progno-

sebildung, um Frühindikatoren auf dem Markt erkennen und entsprechend steu-

ern zu können. Die Tatsache, dass für mehrere Manager der Vergleich von Ist-

Zahlen mit den Plan-Werten oder Werten aus der Vorperiode bzw. aus dem Vor-

jahr im Reporting wichtiger ist, als ein Forecast, zeigt auf, dass das Reporting zur-

zeit mehr vergangenheitsorientiert als zukunftsorientiert ist. Es werden oftmals

keine Prognosen erstellt, dabei ist eine zukunftsorientierte Steuerung ohne Prog-

nosen eher schwierig ist. Das Reporting soll entsprechende Instrumente und Ana-

lysemöglichkeiten anbieten, damit die Entscheidungsfindung nicht nur auf ver-

gangenheitsbezogenen Daten aus unterschiedlichen Quellen erfolgt, sondern ak-

tuelle und zuverlässige Prognoseinformationen liefert.

3.2 Reporting-Darstellungsform Für eine korrekte Interpretation und Analyse der Informationen spielt die Visua-

lisierung eine ausschlaggebende Rolle. Als besonders geeignete Darstellungsform

wurden von den Studienteilnehmern Grafiken (89 %) und Tabellen (75 %) er-

wähnt. Eine Executive Summary oder Management Summary, ist einer der wich-

tigsten Bestandteile von einem guten Report und wird von 50 Prozent der Teil-

nehmer als „sehr wichtig“ und von 36 Prozent als „wichtig“ eingeschätzt. Kurze

Textkommentierungen zu den wichtigsten Informationen, Abweichungen und

Trends in Berichten halten 64 Prozent der Teilnehmer für wichtig bzw. sehr wich-

tig. Die Bedeutung von weiteren Darstellungselementen ist aus der folgenden

Abbildung ersichtlich.

Management Reports

sind im Moment wenig

zukunftsorientiert

Visualisierung spielt eine

ausschlaggebende Rolle

Seite 8



Abbildung 8: Bedeutung einzelner Darstellungselemente

Ein häufiger Kritikpunkt hinsichtlich der Reporting-Darstellung ist laut Studienteil-

nehmern das Thema Standardisierung. Einheitliches Design, schlichtes Layout,

Nutzung von Templates, kontinuierliche Darstellungsform und kein ständiger

Farb- und Diagrammformwechsel sind die wichtigen Punkte, auf die bei der Re-

porting-Gestaltung unbedingt geachtet werden soll. Es besteht ein starker

Wunsch nach mehr Standardisierung, obwohl in 75 Prozent der Unternehmen

bereits bestimmte Standards bzw. Richtlinien für das Reporting genutzt werden.

Diese sind in 67 Prozent der Fälle interne Richtlinien oder Notationskonzepte, in

22 Prozent der Unternehmen orientiert sich das Reporting an die International

Business Communication Standards bzw. HICHERT®-Regeln (Mehrfachnennun-

gen möglich).

Abbildung 9: Nutzung von Reporting-Standards

Der Wunsch nach mehr Standardisierung im Reporting steht häufig im Gegensatz

zu den individuellen Anforderungen. Entsprechend muss zwischen den Report-

ing-Anwendern und den Reporting-Erstellern eine gemeinsame Visualisierungs-

sprache entwickelt werden. Die Nutzung von Standards erhöht die Qualität der

einzelnen Reports wesentlich und vereinfacht den Prozess der Reporting-Erstel-

lung durch Nutzung von Vorlagen, Templates und Richtlinien. Vor allem gilt dies

für das sogenannte Standard-Reporting, welches im Unternehmen auch am häu-

figsten genutzt wird.

3%

3%

8%

11%

11%

11%

11%

17%

22%

25%

50%

22%

14%

39%

39%

25%

36%

44%

47%

61%

39%

36%

39%

61%

44%

44%

50%

42%

42%

31%

17%

33%

11%

36%

22%

8%

6%

14%

11%

3%

6%

0%

3%

3%

Deckblatt

Schriftart

Farben

Stichpunkte

Quellenangaben

Schriftgröße

Corporate Design

Agenda

Überschriften

Textkommentare

Executive Summary

Bedeutung von einzelnen Darstellungselementen

sehr wichtig eher wichtig eher unwichtig unwichtig

61%

22%

3%

Interne Richtlinie bzw.Notationskonzept

IBCS bzw. HICHERT® Sonstige

An welche Standards orientiert sich Ihr Reporting?

Seite 9



Abbildung 10: Häufigkeit der Standard- bzw. Ad-hoc-Reporting-Nutzung

3.3 Reporting-Werkzeuge Das Thema Standardisierung umfasst nicht nur die Nutzung von entsprechenden

Reporting-Standards, sondern auch die Standardisierung der IT-Systeme und

Reporting-Landschaften im Unternehmen. In dieser Hinsicht sind kleine und mit-

telständische Unternehmen manchmal besser aufgestellt als große internatio-

nale Konzerne. Dies ist darauf zurückzuführen, dass weniger Vorkonzepte, Daten

und Systeme vorhanden sind. Die Studie zeigt, dass in den meisten Unternehmen

kostenpflichtige Spezialsoftware für die Reporting-Erstellung genutzt werden,

weniger als die Hälfte benutzt eine eigene Software (Mehrfachnennungen mög-

lich).

Abbildung 11: Nutzung unterschiedlicher IT-Systeme

Die am häufigsten verwendeten Software-Anbieter sind mit Abstand SAP und

Microsoft (siehe Abbildung), unter „Sonstigen“ wurden unter anderem Bissantz

DeltaMaster und Salesforce erwähnt.

47% 44%

6% 3%8%

56%

25%

11%

immer oft gelegentlich selten

Wie oft nutzen Sie Standard- und Ad-hoc-Reporting?

Standard-Reporting Ad-hoc-Reporting

92%

44%

6%

KostenpflichtigeSpezialsoftware

Eigenentwickelte Software Kostenlose Spezialsoftware

Welche IT-Systeme werden in Ihrem Unternehmen für das Reporting genutzt?

Seite 10



Abbildung 12: Software für die Reporting-Erstellung

Die Zukunft des Reportings ist ohne Zweifel digital – diese These konnte im Ver-

lauf der Studie mehrmals bestätigt werden. 97 Prozent der befragten Personen

möchten ihre Reports in einer digitalen Form erhalten und sie sich auf ihren Lap-

tops (83 %), Desktoprechnern (42 %) oder mobilen Geräten – Tablets (47 %) und

Smartphones (36 %) – anzeigen lassen. Das Mobile Reporting ist heute zwar häu-

fig ein Diskussionsthema, wurde in den meisten Unternehmen jedoch (noch)

nicht entsprechend umgesetzt. Ein weiteres Thema in diesem Zusammenhang ist

das Self-Service-Reporting und die Überlegung, auf welchem Zustellungsweg Ma-

nager ihre Reports erhalten möchten. Das eigenständige Abrufen der Daten, bei-

spielsweise in einem Online- oder Offline-Reporting-Tool in Form einer Self-Ser-

vice-BI ist ein weiteres Diskussionsthema in Bezug auf das Reporting im Digital-

format. Der Überblick möglicher Zustellungswege kann der folgenden Abbildung

entnommen werden.

28%

6%

11%

14%

14%

14%

17%

67%

75%

Sonstiges

Oracle

EPM / BI (Hyperion)

Infor

IBM / Cognos

Microsoft BI

arcplan

Microsoft Office

SAP

Welche kostenpflichtige Software wird bei Ihnen für die Reporting-Erstellung genutzt?

Die Zukunft des Manage-

ment Reportings ist digital

Seite 11



Abbildung 13: Zustellungswege von Reports

Bei einem digitalen Reporting-Tool wünschen sich Manager zusätzliche Analyse-

möglichkeiten und Funktionalitäten, wie zum Beispiel die Drill-Down-Funktion

(83 %), die Slice&Dice Funktion (72 %), sowie die Möglichkeit, den Detaillierungs-

grad der dargestellten Informationen selbst zu bestimmen. Weitere mögliche Op-

tionen sind in der nachfolgenden Abbildung dargestellt.

Abbildung 14: Wichtigkeit unterschiedlicher Funktionen bei digitalen Reporting-Tools

Es ist anzumerken, dass Manager auf unterschiedlichen Führungsebenen unter-

schiedliche Aufgaben haben und das Reporting zu unterschiedlichen Zwecken

nutzen. Dementsprechend benötigen sie im Reporting unterschiedliche Informa-

tionen und unterschiedliche Tools. Während es für eine Führungskraft der höhe-

ren Management-Ebene wichtig ist, den Überblick über relevante Informationen

in kurzer Zeit zu erhalten, benötigt ein Manager im operativen Team detaillier-

tere Informationen und andere Analysemöglichkeiten. Moderne BI-Lösungen er-

möglichen es, das Management Reporting als effektives Instrument sowohl für

die operative als auch für die strategische Steuerung im Unternehmen erfolgreich

anzuwenden.

22%

39%

58%

64%

86%

36%

53%

33%

36%

11%

42%

8%

8%

3%

Tastenkombinationen

Verlinkung

Suchoption

Navigation

Filteroption

Wie wichtig sind Ihnen folgende Optionen?

wichtig neutral unwichtig

Es besteht der Wunsch

nach zusätzlichen Analyse-

möglichkeiten bei

digitalen Reporting-Tools

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4 Fazit Ein effizienter Einsatz von Informationstechnologien, Nutzung von Standards und

Fokus auf den Informationsbedarf der Reporting-Anwender tragen dazu bei, das

Management Reporting in Unternehmen zu optimieren. Drei Bausteine – Anwen-

derorientierung, Visualisierung und IT-unterstützte Reporting-Erstellung sind da-

bei als die wichtigsten Erfolgsfaktoren zu betrachten.

Regelmäßige Abstimmung der Inhalte mit den Reporting-Anwendern und die An-

passung der ausgewählten Informationen an den aktuellen Informationsbedarf

sind die ersten Schritte auf dem Weg zu einer anwenderorientierten Gestaltung

des Reportings. Die Auswahl möglicher vordefinierten Gestaltungsmöglichkeiten,

Layouts und Reporting-Vorlagen verbessern die Qualität und die Aussagefähig-

keit der Reports und sorgen für eine einheitliche Erscheinungsform und Wahr-

nehmung. Effizientes Datenmanagement und Standardisierung der Systemland-

schaften bieten die Grundlagen für eine automatisierte und schnelle Reporting-

Erstellung. Themen wie digitales Reporting und Reporting-Trends wie zum Bei-

spiel Integration von zusätzlichen internen und externen Kennzahlen ins Report-

ing, Mobiles Reporting oder Mobile BI sowie Self-Service-BI sollten zukünftig un-

ter die Lupe genommen werden. Dafür müssen die Unternehmen schon heute

agiler aufgestellt sein und zukunftsorientierter gesteuert werden. Das kann auf

Führungsebene mithilfe eines optimal gestalteten Management Reportings er-

möglicht werden.

5 Ansprechpartner

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Dr. Maxim Brukovski Senior BI Consultant Braincourt GmbH Fasanenweg 11 70771 Leinfelden-Echterdingen [email protected] Telefon: +49 711 75 85 80 31

Lyuba Mutovkina Project Manager Braincourt GmbH Fasanenweg 11 70771 Leinfelden-Echterdingen [email protected] Telefon: +49 711 75 85 35

Anwenderorientierung,

Visualisierung und IT-

unterstützte Reporting-

Erstellung sind die drei

wichtigsten Erfolgsfaktoren

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