Wissensmanagement im Projekt Project · PDF fileProjekt-landschaft Anforderungs-management...
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Project15Wissensmanagement im ProjektUnternehmensberatung für
nachhaltiges Projektmanagement GbR
Wissensmanagementin Projekten
Axel CroseckGeschäftsführender Partner
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Project15Wissensmanagement im Projekt
Zunächst einmal: Was ist Wissensmanagement?
Wissensmanagement hat immer mit Innovation zu tun:
Altes Wissen nutzen, umvor dem aktuellen Hintergrundneue Lösungen zu schaffen.
... ist eineintellektuelle Leistung
... ist eineintellektuelle Leistung
Wissens-management ...
Wissensmanagement gibt es, seit Menschen miteinander kommunizieren:
WissenschaftPolitikKulturReligion und Philosophie...
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Wissen als strategischer Erfolgsfaktor
Zeichen + Syntax
Daten + Bedeu-tung
Informationen + Vernetzung(Kontext,Erfahrungen,Erwartungen)
Wissen + Anwendungs-bezug
Können + Wollen
Handeln + richtighandeln
Kompetenz + Innovation
Wettbewerbs-Fähigkeit
Darstellung nach Prof. North, FH Wiesbaden
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Project15Wissensmanagement im Projekt
Wissen als strategischer Erfolgsfaktor
strategisches Wissens-Management
IT-getriebenes Wissens-Management
Zeichen + Syntax
Daten + Bedeu-tung
Informationen + Vernetzung(Kontext,Erfahrungen,Erwartungen)
Wissen + Anwendungs-bezug
Können + Wollen
Handeln + richtighandeln
Kompetenz + Innovation
Wettbewerbs-Fähigkeit
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Project15Wissensmanagement im Projekt
Wissen als strategischer Erfolgsfaktor
ProjekteProzesse
Kultur Syntax
+ Bedeu-tung
Informationen + Vernetzung(Kontext,Erfahrungen,Erwartungen)
Wissen + Anwendungs-bezug
Können + Wollen
Handeln + richtighandel
KompetenzInformations-Technologie
Zeichen +
Daten
n
+ Innovation
Wettbewerbs-Fähigkeit
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Was hat Wissensmanagement mit Projekten zu tun?Projekte
sollen das Unternehmen entwickeln,indem sie Innovationen schaffenin time,in budget,in quality.
Wissensmanagement
soll Wissen bereitstellen,damit Projektein time,in budget,in qualityInnovationen schaffen können.
Zeichen + Syntax
Daten + Bedeu-tung
Informationen + Vernetzung(Kontext,Erfahrungen,Erwartungen)
Wissen + Anwendungs-bezug
Können + Wollen
Handeln + richtighandeln
Kompetenz + Innovation
Wettbewerbs-Fähigkeit
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Welches Wissen haben Projekte?
Wissen in Projekten
Kritische Faktorenin Projekten
Fach-Wissen
Methoden-Wissen
Technologie-Wissen
Prozedurales Wissen
Unternehmens-Wissen
Soziales Wissen
Führungs-Wissen
...
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Ausgangssituation: Das Wissen über den MisserfolgFakten
(Miss-) Erfolgsquote von Projekten 40% - 60% (seit 1985)Anzahl Projekte in KMU:
Zunahme um den Faktor 4 seit 1985 (Uni Kaiserslautern 2003)20 bis 200 Projekte im Masterplan/Portfolio
Fehlinvestitionen in Deutschland jährlich 41 Mrd. € (TÜV Pfalz 2003)
GründeVerfehlte ZieleFalsche ErgebnisseÜberschrittene TermineÜberzogene Budgets
HintergründeMängel in der FührungSchlechtes AuftragsmanagementZu hoher Druck des Kunden/AuftraggebersSchleichende Demotivation
Wissen in Projekten
Kritische Faktorenin Projekten
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Ausgangssituation: Das Wissen über die Hintergründe
Die Gründe und Hintergründe für das Scheitern von Projekten sind bekannt.
Steuerungslogik
Führungssystem
Leitung
Umfeld
Team
Organi-sation
Ziel &Auftrag
Vorgehen
Dennoch werden Fehler wiederholt:auf der Führungsebeneauf der Steuerungsebene
Wissensmanagement bietet die Chance, aus Fehlern zu lernen (kurzfristig),Erfahrungswissen zu sichern (kurzfristig),Kosten zu minimieren (kurzfristig),Projekte zu optimieren (kurzfristig),Innovationen zu schaffen (mittelfristig),Unternehmen nachhaltig zu entwickeln (langfristig).
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Was ist projektrelevantes Wissen?
Projektrelevantes Wissen umfasst:Führungssystem
Steuerungslogik
Leitung
Umfeld
Team
Organi-sation
Ziel &Auftrag
VorgehenFührungs-kompetenz
Einbindungdes Umfeldes
Anforderungs-management
Ressourcen-einsatz
Motivation &Qualifikation
Konflikt-fähigkeit
Wissens-vernetzung
Führungssystemmeist nicht kommuniziertzufällig bis nicht verfügbarkeine Basis für Wissensaufbauund:oft im Konflikt mit der Linie aufgerieben
Reporting
Aufbau-struktur
Projekt-landschaft
Planung &Steuerung
Methoden &Technologien
Steuerungslogik meist gut dokumentiertgezielt verfügbarBasis für Wissensaufbauaber:oft überbetont / überorganisiert
Das Führungssystem ist die meist genannte Ursache für den Misserfolg von Projekten
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Wissenskritische Projektabschnitte
Projektanbahnung
Projektentwicklung
Projektstart
Projektplanung
Projektsteuerung
Projektabschluss
Anforderungs-management
Führungs-kompetenz
Wissen überden Kunden
Projekt-landschaft
Anforderungs-management
Führungs-kompetenz
Wissen überKonkurrenten
Motivation &Qualifikation
Anforderungs-management
Projekt-landschaft
Führungs-kompetenz
Aufbau-struktur
Planung &Steuerung
Methoden &Technologien
Ressourcen-einsatz
Anforderungs-management
ReportingFührungs-kompetenz
Einbindungdes Umfeldes
Konflikt-fähigkeit
Anforderungs-management
Wissens-vernetzung
Anforderungs-management
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Bedeutung des Führungs-Wissens für den Projekterfolg
Gut verfügbares Wissen reduziert die Misserfolgsquoteerhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit
Beispiele: PlanungstechnikenProjekt-Organigramme
gering hoch
Beitrag zum Projekterfolg
gerin
gho
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Führungssystem
Steuerungslogik Projekt-landschaft
Anforderungs-management
Führungs-kompetenz
Wissens-vernetzung
Ressourcen-einsatzKonflikt-
fähigkeit
Motivation &Qualifikation
Einbindungdes Umfeldes
Planung &Steuerung
Methoden &Technologien
Aufbau-struktur
Reporting
Wissensmanagement muss schlecht verfüg-bares Führungs-Wissen verfügbar machen.
Schlecht verfügbares Wissenreduziert die Erfolgswahrscheinlichkeiterhöht die Misserfolgsquote
Beispiele: FührungskompetenzAnforderungsmanagement
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Projektbezogenes Wissensmanagement
Projektbezogenes Wissensmanagement ist
Teamwissen Kollektives Wissen
ProjektProjekt
Wissensebeneder projektrelevantes Wissen aus Projekten, Prozessen und Bereichen extrahiert,
Dokumentiertes Wissen
Datenebene
dieses Wissen aufbereitet
Wissensm
anagement und es direkt oder indirekt anderen
Projekten, Prozessen und Bereichen wieder zur Verfügung stellt.
Wis
sens
man
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ent
ein gesteuerter Prozess,
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Wie wird Wissen verfügbar?
IntellektuelleLeistung
Direkter Austausch
Indirekter
Information Kommunikation
Interpretation
Kontext Wissen
Information
Transformation
Daten
DokumentationNutzung
Z. B. -Meetings
- Netzwerke-Coaching
- ..
Z. B. -Mail-Systeme- Datenbanken
-Portale- ..
Austausch
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Projekt
Wissensaustausch findet stattim Projekt selbst,
mit Geschäftsprozessen undder Linienorganisation sowiemit anderen Projekten
Je mehr Schnittstellen, desto höher dieKomplexitätJe höher die Komplexität, destoindirekter der Wissensaustausch Je indirekter der Wissensaustausch,desto notwendiger die Steuerung
Indirekter Wissensaustausch WissensmanagementProjekte sind in ein Umfeld eingebettet:
LinienorganisationProzessorganisationProjektlandschaft
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Ziel des Wissensmanagements: NachhaltigkeitZiele
Zielerreichung des Einzel-Projektesin timein budgetin quality
Optimierung des Multiprojekt-managementsNachhaltige Unternehmensentwicklung
WegeSchaffung und Dokumentation von
fachlichem Wissenprozeduralem WissenErfahrungs-Wissen
Bereitstellung des Wissens fürNachbarprojekteFolgeprojekteGeschäftsprozesse
kurzfristig langfristig
Auswirkung
gerin
gho
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Wis
sens
beitr
ag fü
r and
ere
Einzel-Projekt-erfolg
SuboptimaleProjekte &Prozesse
Optimierungdes Multiprojekt-
managements
NachhaltigeUnternehmens-
entwicklung
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Nachhaltigkeit: Beispiel „Anforderungsmanagement“
Führungssystem
Steuerungslogik
Leitung
Umfeld
Team
Organi-sation
Ziel &Auftrag
Vorgehen
Reporting
Aufbau-struktur
Führungs-kompetenz
Einbindungdes Umfeldes
Projekt-landschaft
Anforderungs-management
Planung &Steuerung
Methoden &Technologien
Ressourcen-einsatz
Motivation &Qualifikation
Konflikt-fähigkeit
Wissens-vernetzung
Anforderungs-management
häufige Schwachstellen
Analyseoberflächlich
Definitionzweideutig
Erfolgs-Faktoren!
Einschätzungfalsch
Vertrag oftunklar Sprache!
Hinterfragenzu unkritisch
Annahme zuungefiltert
Bestandteile
Ziele undNicht-Ziele
Rahmen-bedingungen
ProjektvertragPflichtenheft
Umgang mitChange Requests
WissensmgmtInhalte
möglicheEmpfehlungen
Zielanalyse-Methodik
Arbeiten mit Hypo-thesen & Annahmen
Vertrag als Ab-stimmungs-Basis
Bündelung undBerechnung
Zieldefinitionalt und neu
fortlaufendeDokumentation
Annahme -Wirklichkeit
operationalisierterVertrags-Inhalt
begründeteEntscheidungen
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Einführung von Wissensmanagement: Anforderungen
Wissensebene
Datenebene
Teamwissen
Dokumentiertes Wissen
Kollektives Wissen
Wissensebene
DatenebeneWis
sens
man
agem
ent W
issensmanagem
ent
ProjektProjekt
Wissensebene
WissensebeneDatenebene
ProjektProjekt
Wissensmanagement-Prozess
Transformation von Wissen in Information
Dokumentation der Information bzgl.Problemen und Lösungen,Maßnahmen und Ergebnissen,Fehlern und Erkenntnissen,harten Fakten und weichen Faktoren,...
Aufbau der direkten Kommunikation Aufbau der indirekten KommunikationAufsetzen von Projekt-Nachbereitungen
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Einführung von Wissensmanagement: Vorgehen
Aufbau einer InformationsbasisFestlegung des zu dokumentierenden WissensZerlegung des Wissens in einzelne InformationenHerstellung der Messbarkeit (vorher – nachher)DokumentationKatalogisierung
Nutzung der InformationsbasisZugänglichkeitErweiterbarkeitBewertbarkeitErfahrungsaustausch
Wissensebene
Datenebene
Teamwissen
Dokumentiertes Wissen
Kollektives Wissen
Wissensebene
DatenebeneWis
sens
man
agem
ent W
issensmanagem
ent
ProjektProjekt
Wissensebene
WissensebeneDatenebene
ProjektProjekt
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Einführung von Wissensmanagement: Erfolgsfaktoren
Management-Commitment:Führungswissen in Projekten als strategischer Erfolgsfaktor
Fehlertolerante Unternehmenskultur:Nicht Fehler vermeiden wollen, sondern ihre Wiederholung
Anreiz-Systeme:Projektbezogene Angebots- und Nachfrage-Märkte
Organisatorische Positionierung:Befugnisse und Zuständigkeiten
Pilotierung:Nicht alles auf einmal, sondern einmal richtig
Einbindung des Umfeldes:Die Güte des Prozesses entscheidet über den Erfolg
Messung der „Kunden“-ZufriedenheitAndere ProjekteProzessownerLinienmanager
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Leistungen der Project15
Produktbasierte DiagnosenProjekt AuditsWissens AuditsProzess AuditsKultur AuditsPotenzialanalysen
Umsetzungsorientierte DienstleistungenProjektmanagementWissensmanagementProzessoptimierungOrganisationsentwicklungPersonalentwicklung
Interim Management
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