Workflows im SAP® R/ -...

© SAP HCC 2004 1

WorkflowsWorkflows im im SAPSAP®® R/R/33®®

EnterpriseEnterprise

Astrid Hoffmann, Astrid Hoffmann, SAP HCCSAP HCC MMüünchennchenTorsten KTorsten Köönig, nig, SAP HCCSAP HCC MagdeburgMagdeburg

Garching bei MGarching bei Müünchen, 16.06.2004nchen, 16.06.2004

© SAP HCC 2004 Workflows im SAP R/3 Seite 2

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Microsoft®, WINDOWS®, NT®, EXCEL®, Word®, PowerPoint® und SQL Server® sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation.

IBM®, DB2®, OS/2®, DB2/6000®, Parallel Sysplex®, MVS/ESA®, RS/6000®, AIX®, S/390®, AS/400®, OS/390®und OS/400® sind eingetragene Marken der IBM Corporation.

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Ideen sind Produkte der Hochschulen ... Ideen sind Produkte der Hochschulen ...

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dem geänderten Material muss die Herkunft der geistigen Leistung in Person der ursprünglichen Autoren zu entnehmen seindas veränderte Material wird ausschließlich für die Ausbildung an Ihrer Institution eingesetztim Sinne des Open Source Gedankens sollte das geänderte Material den ursprünglichen Autoren zugänglich gemacht werden


InhaltsInhaltsüübersichtbersicht

1. Einsatzgebiete von Workflows

2. Der Business Workplace

3. Grundlegende Elemente eines Workflows3.1. Standardaufgaben

3.2. Organisationsstrukturen

3.3. Ereignisse

3.4. Die Workflow-Definition mit dem Workflow Builder

4. SAP-Workflows

5. Voreinstellungen im Customizing

6. Terminologie


KursKursüüberblickberblick

Zielsetzung dieser Schulung ist es, einen Überblick über die Grundlagen des Workflow Management Systems (WFMS) im SAP R/3 Enterprise zu geben. Hierzu gehören neben den notwendigen Voreinstellungen im Customizing insbesondere die grundlegenden Elemente eines Workflows, Organisationsstrukturen, der Workflow Builder und IDES Workflows.

Dauer: 3,5 Stunden

Zielgruppe: Interessenten an einem Einsatz des Workflow Management Systems in der Lehre

Termin: 16.06.2004

Voraussetzung: Vorkenntnisse sind nicht erforderlich

Releasestände: SAP R/3 Enterprise

Schulungsinhalte: Notwendige Voreinstellungen im CustomizingGrundlegende Elemente eines WorkflowsOrganisationsstrukturenÜberblick Workflow BuilderAusgewählte IDES Workflows

Diese Schulung ersetzt nicht die Teilnahme an weiterführenden SAP Workflow-Schulungen der SAP.


Einloggen leicht gemachtEinloggen leicht gemacht

SAP R/3 EnterpriseSystemG36Mandant901LoginWFUSER-XXPasswortinit


Nach der SchulungNach der Schulung……

Links zur Freizeit in Münchenhttp://www.in-muenchen.dehttp://www.munichx.dehttp://www.munig.com

DowntownAlter Peter http://www.munich-info.de/portrait/p_alter_peter_de.html (Achtung ... Treppen steigen! ;) ... wenn lieber Fahrstuhl, dann auf das Rathaus am MarienplatzEinmal bei Dallmayr über die Ladentheke schauen/schnuppern/staunen http://www.dallmayr.de

Spaziergänge und sonstiger SportBlade-Tour http://www.skatekarte.de/Gemütlicher Spaziergang im Olympiapark mit evtl. (bei schönem Wetter) hochfahren auf den Olympiaturm ... oder wenigstens einmal den Blick vom Olympiaberg über die Stadt & das Olympiagelände genießen ... kost´ ja nischt! ;) - http://www.olympiapark-muenchen.de/Stadt Freising http://www.freising.de

KulinarischesBiergärten: Großer Paulaner, Schloss Lustheim in Oberschleißheim, Wiener Platz, Chinesischer Turm im Englischen Garten http://www.chinaturm.de, Seehaus im Englischen GartenBiergartenführer München http://www.biergarten.com

Für schlechtes WetterZum Ausspannen: Erdinger Therme http://www.therme-erding.deFür Kulturfreunde: Oper, Dt. Schauspielhaus, Lach- und Schießgesellschaft, Deutsches Theater http://www.deutsches-theater.dePinakothek (alt, neu, der Moderne) http://www.pinakothek-der-moderne.deDeutsches Museum http://www.deutsches-museum.de (genug Zeit einplanen, evtl. für einen zusätzlichen Tag)

Sonstige TippsFür Technikbegeisterte: Flughafen mit Besucherplattform und Flugzeugmuseum http://www.munich-airport.de/de


ZielsetzungZielsetzung

Grundkonzepte der SAP WebFlow Engine kennenlernenInformationen liefern, die als Entscheidungsgrundlage dienen können, ob man SAP Workflows in der Lehre einsetzen möchteHinweise zum möglichen Einsatz in der Lehre geben


Wozu werden Wozu werden WorkflowsWorkflows verwendet?verwendet?

Arbeitsabläufe für die Beteiligten transparent machen,die Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeiter steigern,die Qualität der Prozesse steigern unddie Wertschöpfung von Vorgängen verbessern

Workflows sollen

Workflows sollen Geschäftsprozesse beschleunigen.Workflows sollen den reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse gewährleisten.Die Einführung von Workflows bietet einen Anlass zur Optimierung der Prozesse.


Welche Prozesse eignen sich fWelche Prozesse eignen sich füür r WorkflowsWorkflows??

strukturiert sindin ähnlicher oder identischer Form auftretenSich häufig / regelmäßig wiederholenmehrere Aktivitäten umfassenmehrere Personen und Abteilungen betreffenein hohes Maß an Koordination zwischen den Beteiligten voraussetzen

Der Einsatz von Workflows eignet sich insbesondere für Prozesse, die


WorkflowablaufWorkflowablauf

Geschäftsprozeßanalyseund ggf. Optimierung Implementierung Test

Modellierung / Implementierung

Anwendung / Laufzeit

Workflow-builder SWUS

- Ereignis aus Anw./WF- manueller WF-Start

Workflow-Laufzeit

WF-Ende oderneuer Workflow

BusinessWorkplace

WF-Definition

Workitems

WF-Protokoll

SWUI


Business Business WorkplaceWorkplace

Automatische Gruppierung

Automatische Gruppierung

Workitem-TextWorkitem-Text

Tips/TricksTips/Tricks

Zugehörige Objekte

Zugehörige Objekte

Aufgaben-beschreibungAufgaben-

beschreibung

Übersichts-baum

Übersichts-baum

WorklistWorklist

Workitem-Vorschau

Workitem-Vorschau

SpezielleWorkitemsSpezielle

Workitems

© SAP AG


Funktionen der Funktionen der WorklistWorklist /1/1

AusführenAusführen

Annehmen / Reservieren

Annehmen / Reservieren

Zurück-legen

Zurück-legen

Anlage anzeigenAnlage

anzeigen

Anlage erstellenAnlage

erstellen

AnzeigenAnzeigen

WorklistauffrischenWorklist

auffrischen

Weiter-leiten

Weiter-leiten

Wieder-vorlage

Wieder-vorlage

Workflow-Protokoll

Workflow-Protokoll

© SAP AG


Funktionen der Funktionen der WorklistWorklist /2/2

Weitere Funktionen für das Bearbeiten von Workitems

Weitere Funktionen für das Bearbeiten von Workitems

Individuelle Konfiguration der angezeigten Spalten

Individuelle Konfiguration der angezeigten Spalten

Status der WorkitemStatus der Workitem

Bearbeitungsende bestätigenBearbeitungsende bestätigen

TerminüberschreitungTerminüberschreitung© SAP AG

© SAP AG


Wann?Wann?

In welcher Reihenfolge?In welcher

Reihenfolge?

Workflow-Definition

Wer?Wer?

Aktivität

„„Die 5 Die 5 WorkflowWorkflow--WW‘‘ss““

AufgabeAufgabeWas?Was?Womit?Womit?


Was? und Womit? Was? und Womit? -- StandardaufgabeStandardaufgabe

Beispiele für StandardaufgabenMaterialstamm ändernKundenstamm ändernRechnung buchenTerminauftrag löschenBANF freigeben

Aufgaben repräsentieren einzelne Arbeitsschritte innerhalb eines Geschäftsprozesses.Zur Laufzeit wird eine Aufgabe durch ein Workitemrepräsentiert.


Was? und Womit? Was? und Womit? --Aufgaben und BORAufgaben und BOR--ObjekttypenObjekttypen

Die Definition einer Aufgabe be-zieht sich immer auf genau einen Objekttyp des Business ObjectRepositories (BOR-Objekttyp) und dabei wiederum genau auf eine der dort definierten Methoden.

Die Definition einer Aufgabe be-zieht sich immer auf genau einen Objekttyp des Business ObjectRepositories (BOR-Objekttyp) und dabei wiederum genau auf eine der dort definierten Methoden.

© SAP AG


Was? und Womit? Was? und Womit? -- Objekte und MethodenObjekte und Methoden

Beispiele:

• Kundenauftrag (BUS2032)

• Material (BUS1001)

• Stückliste (BUS1002)

Beispiele:

• Kundenauftrag (BUS2032)

• Material (BUS1001)

• Stückliste (BUS1002)

© SAP AG


Wer? Wer? -- Aufbauorganisation und Aufbauorganisation und WorkflowWorkflow

HR-Organisationsstruktur wird für Workflows verwendet:Es gibt für das gesamte Unternehmen eine allgemeine HR-Organisationsstruktur. Workflows werden mit Organisationsobjekten genau dieser Struktur verbunden. Es gibt keine gesonderten Organisationsstrukturen für Workflows.

Es gibt nur Organisationsstrukturen für Workflows:Es gibt für das Unternehmen keine einheitliche HR-Organisationsstruktur. Für jeden Workflow wird eine eigene Organisationsstruktur definiert.

Es gibt HR-Organisationsstruktur und Organisationsstrukturen für Workflows:Es gibt eine allgemeine HR-Organisationsstruktur. Für jeden Workflow extistiert zusätzlich eine eigene Organistationsstruktur.

Es gibt 3 mögliche Szenarien, Workflows mit einer Aufbauorganisation zu verbinden:


Wer? Wer? -- Organisationsstruktur Organisationsstruktur -- „„Einfache PflegeEinfache Pflege““

Mit der „einfachen Pflege“ können Org.-Strukturen speziell für Workflows definiert werden.Die einfache Pflege ist nicht Teil des HR.

Übersichts-bereich

Übersichts-bereich

DetailbereichDetailbereichAuswahl-bereich

Auswahl-bereich

Such-bereichSuch-

bereich

© SAP AG


Wer? Wer? -- Organisationseinheiten, Planstellen & Organisationseinheiten, Planstellen & SAPSAP--UserUser

Eine Planstelle entspricht einem ‚realen‘ Arbeitsplatz.Die Organisationseinheiten spiegeln die Aufbauorganisation des Unternehmens wieder.Planstellen werden den Organisationseinheiten zugewiesen.Planstellen werden durch Inhaber besetzt.

Achtung: Inhaber von Planstellen können sowohl SAP-User als auch HR-Personen sein.Workflows kennen als Bearbeiter ausschließlich SAP-User.

Wenn eine HR-Person für einen Workflow verwendet werden soll, mußdieser HR-Person im Stammsatz ein SAP-User zugeordnet werden. Dies passiert im Personaldatenstammsatz mit dem Infotyp 105, Kommunikationstyp 0001 (SAP-User).


Wer? Wer? -- Bearbeiterfindung & Regeln /1Bearbeiterfindung & Regeln /1

Mögliche Bearbeiter: Zu jeder Aufgabe müssen bei der Definition die möglichen Bearbeiter festgelegt werden. Nur diese dürfen die Aufgabe bearbeiten.Ausgeschlossene Bearbeiter: Man kann bei der Definition eines Workflowschritts (Aktivität) spezielle Bearbeiter für die Bearbeitung der Aufgabe ausschliessen.Zuständige Bearbeiter:Bei der Definition eines Workflowschritts (Aktivität) werden die zuständigen Bearbeiter festgelegt.Tatsächliche Bearbeiter:Derjenige, der eine Aufgabe ausführt, ist der tatsächliche Bearbeiter der Aufgabe.Durch Regeln können zuständige Bearbeiter zur Laufzeit ermittelt werden.Beispiel: „Vorgesetzter von <Benutzer>“


BuchhaltungSchulungsabteilung

Führungskräfte

Wer? Wer? -- Bearbeiterfindung & Regeln /2Bearbeiterfindung & Regeln /2

Mögliche Bearbeiter: Die Gruppe der Führungskräfte

Regel: Vorgesetzter von <Benutzer>

Zuständiger Bearbeiter: der Vorgesetzte des jeweiligen Benutzers, z. B. des Antragstellers eines Urlaubsantrags


Wann? Wann? -- EreignisseEreignisse

Ereignisse

werden in BOR-Objekten definierthaben Erzeuger und Verbraucherwerden in der Anwendung erzeugtkönnen Workflowsauslösenkönnen Aufgaben beendenenthalten Informationen über den Kontext ihrer Erzeugungwerden durch den Ereignismanager ‚überwacht‘ © SAP AG


EreignismanagerEreignismanager

Wann? Wann? -- EreigniskopplungEreigniskopplung

Ereignis ist imBOR definiertEreignis ist imBOR definiert

BORBOR

Anwendung erzeugtEreignis

Anwendung erzeugtEreignis

KopplungEreignis - Workflow

KopplungEreignis - Workflow

Ereignis-kopplungs-

tabelle

Ereignis-kopplungs-

tabelle

Workflow 1 startetWorkflow 1 startet

Ereignis-kopplungs-

tabelle

Ereignis-kopplungs-

tabelle

Aufgabe B wirdbeendet

Aufgabe B wirdbeendet

Workflow 4 startetWorkflow 4 startet Anderer Empfänger-funktionsbaustein

Anderer Empfänger-funktionsbaustein

Voraussetzungen: Ablauf:

Ereignis-Container

Publish

Subscribe

Beispiele:

• Budgetgröße erreicht• Auftrag storniert• Meilenstein erreicht• Kundenstamm geändert


In welcher Reihenfolge? In welcher Reihenfolge? -- Der Der WorkflowbuilderWorkflowbuilder

Kürzel / IdKürzel / Id

ÜbersichtÜbersicht

Workflow-Definition

Workflow-Definition

NachrichtenNachrichten

VersionVersion

StatusStatus

SchritteSchritte

SchritttypenContainerWizards

DokumentvorlagenWorkflows dieser

DefinitionMeine Workflows

und Aufgaben

SchritttypenContainerWizards

DokumentvorlagenWorkflows dieser

DefinitionMeine Workflows

und Aufgaben© SAP AG


In welcher Reihenfolge? In welcher Reihenfolge? -- WorkflowWorkflow--ProtokollProtokoll

Standard Workflow-Protokoll

Standard Workflow-Protokoll

Chronologische Prozeßsicht

Chronologische Prozeßsicht

Zeigt alle Empfänger, möglichen und ausge-

schlossenen Bearbeiter

Zeigt alle Empfänger, möglichen und ausge-

schlossenen Bearbeiter

Detail-bereichDetail-bereich

Details zu jedem SchrittDetails zu

jedem Schritt

GrafischesWorkflow-Protokoll

GrafischesWorkflow-Protokoll

Grüne Linie zeigt Prozeßfortschritt

Grüne Linie zeigt Prozeßfortschritt

© SAP AG


Vorgehensweise zur Vorgehensweise zur WorkflowWorkflow--DefinitionDefinition

Konzeption: Top-DownProzess betriebswirtschaftlich definierenProzessschritte jeweils einer Methode eines BOR-Objektes zuordnenZuständige Bearbeiter bestimmenSteuerungsfunktionen im Workflow definierenFestlegen, wann der Workflow starten sollZusatzfunktionen definieren

Realisierung: Bottom-UpPassendes BOR-Objekt suchen / definieren TESTENStandardaufgabe definieren TESTENWorkflow implementieren (Aufgaben+Steuerung) TESTEN Koppelung von Startereignis und Workflow TESTENStartereignis durch die Applikation erzeugen TESTEN


Architektur der Architektur der WebFlowWebFlow EngineEngine

OrganisationsebeneOrganisationsebenePersonenPersonen PlanstellenPlanstellen Org.-EinheitenOrg.-Einheiten

AufgabeAufgabeRegelRegel

ProzeßebeneProzeßebene

WorkflowdefinitionWorkflowdefinition

WorkflowschrittWorkflowschritt

ObjekttypebeneObjekttypebene

AttributAttribut EreignisEreignis MethodeMethode

ObjektObjekt

referenziert

referenziert

löst aus oder beendet


SAPSAP--WorkflowsWorkflows /1/1

SAP liefert für einige Geschäftsprozesse vorgefertigte Workflow-Muster aus.

In der Dokumentation werden einige der Workflow-Muster im Detail beschrieben:

Enterprise ReleaseSAP-Bibliothek SAP R/3 Enterprise AnwendungskomponentenSzenarios in den Anwendungen WebFlow EngineRelease 4.6CSAP-Bibliothek Basis Business Management SAP Business Workflow Referenzdokumentation Workflowszenarios in den Anwendungen

Die SAP Workflow-Muster findet man im System unter:Werkzeuge Business Workflow Entwicklung

Definitionswerkzeuge Aufgaben/Aufgabengruppen anzeigen (PFTC_DIS)


SAPSAP--WorkflowsWorkflows /2/2

Die SAP Workflow-Muster haben als Schlüssel den Aufgabentyp ‚WS‘ und eine Nummer.Zur Suche empfiehlt sich die Struktursuche nach Anwendungsbereichen.

Aufbauorganisation, Bearbeiterzuordnung, Ereigniskopplung und Texte müssen angelegt bzw. angepasst werden.

Achtung: SAP Workflow-Muster sollen nicht geändert werden. Bei Anpassungsbedarf in der Ablauflogik immer mit Kopien arbeiten!


IDES WorkflowsIDES Workflows

Da die IDES-Dokumentation von der IDES-Entwicklungnoch nicht in die SAP-Bibliothek des Enterprise-Releaseseingearbeitet wurde, verwenden Sie bitte die Dokumentation zum Release 4.6C:

http://help.sap.com/ SAP R/3 und SAP R/3 Enterprise SAP R/3 Release 4.6C Language: German SAP Bibliothek IDES (Das Modellunternehmen) Anwendungsübergreifende Komponenten


Die Dokumentation der WebFlow EngineDie Dokumentation der WebFlow Engine

Release 4.6C:SAP-Bibliothek Basis Business Management SAP Business Workflow Referenzdokumentation

Enterprise ReleaseSAP-Bibliothek SAP-NetWeaver-Komponenten SAP Web Application Server Business Management

WebFlow Engine Referenzdokumentation


Voreinstellungen im Voreinstellungen im CustomizingCustomizing

Den Benutzer WF-BATCH über die Benutzerverwaltung (SU01) anlegen

Benutzertyp: SystemProfil: SAP_ALL, SAP_NEWBenutzeradesse pflegen

Vorsatznummern pflegenDas Grundcustomizing der WebFlow Engine kann mit der Transaktion SWU3 vorgenommen werdenWerkzeuge Business Workflow Entwicklung Hilfsmittel Automatisches Workflow-CustomizingVerifikationsworkflow starten


Einsatzszenarien in der LehreEinsatzszenarien in der Lehre

Betriebswirtschaftliche AusrichtungBeispiele für GeschäftsprozesseMöglichkeiten der GeschäftsprozessoptimierungEigenentwicklung von GeschäftsprozessenIntegration verschiedener betriebswirtschaftlicher Anwendungen

Technische AusrichtungObjektorientierung / BOR-ObjekteMethodenentwicklung mit ABAP/4Verteilte SzenarienWeb - Technologien


Terminologie /1Terminologie /1

AktivitätSchritttyp in einer Workflow-Definition, um zur Laufzeit eine Aufgabe auszuführen.Aufgabe / StandardaufgabeTätigkeit, bei der eine Objektmethode auf einem bestimmten Objekt ausgeführt wird.BearbeiterSystembenutzer, der aktiv am SAP Business Workflowteilnimmt und Workitems ausführt. Man unterscheidet:

EmpfängerAktueller BearbeiterZuständiger BearbeiterAusgeschlossener BearbeiterMöglicher Bearbeiter



Business WorkplaceArbeitsbereich eines Benutzers für das Bearbeiten von Workitems.Ereignis / EventZustandsänderung eines Objektes, die systemweit bekannt gegeben wird.LaufzeitDer Zeitraum, während dessen eine Workflowausgeführt wird.Workflow-BuilderModellierungswerkzeug zur Erstellung und zum Test von Workflow-Definitionen.



Workflow-MusterTätigkeit, zu deren Beschreibung eine Workflow-Definition referenziert wird.WorkitemLaufzeitrepräsentation eines Schrittes der Workflow-Definition oder einer Aufgabe.WorklistListe aller Workitems, die einem Benutzer zu einem Zeitpunkt zugeordnet sind. Die Worklist befindet sich im Workflow-Eingang des Business Workplace des jeweiligen Benutzers.



Mit dem Releasewechsel 4.0 --> 4.5 hat sich die Sprachregelung geändert:

Kundenaufgabe (T )Einzelschrittaufgabe< 4.5

Standardaufgabe (TS)Aufgabe>= 4.5SchrittWorkflowaufgabe (WF)Mehrschrittaufgabe< 4.5

Workflowmuster (WS)Workflow>= 4.5Prozess

Technisch realisiert durchBezeichnungRelease

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