YSoft SafeQ Kategorie Eigenschaften

– Zentrale Benutzer- und Rollenverwaltung– Kostenzuweisung & Verrechnung– Budget- & Kontingentverwaltung– Detaillierte Ausgabe- und Kostenberichte

Benutzerver- waltung & Kostenkon- trolle

Zur Einhaltung von Budgets und Senkung von Druckkosten ist in komplexen Unternehmensumgebungen meist ein umfassender Überblick über alle Druckvorgänge und -kosten erforderlich. Außerdem müssen im Bildungssektor und öffentlichen Sektor sowie in Umgebungen mit projektbezogener Arbeit Druckkosten meist dem einzelnen Benutzer rückbelastet werden. In allen diesen Fällen bietet YSoft SafeQ die Möglichkeit, diese Anforderungen zu erfüllen und die erforderliche hohe Transparenz zu schaffen.

ALLE DRUCKAKTIVITÄTEN UND -KOSTENBLEIBEN UNTER KONTROLLE

YSoft SafeQ zeichnet zentral alle Druck-, Kopier- und Scanvorgänge auf, auch bei Dokumenten, die auf Druckern in kleinen lokalen Niederlassungen ausgegeben werden. Gleichzeitig stellt die Anwendung dem Administrator umfan-greiche Zusatzinformationen wie Auftragsname, Vorschau der ersten Seite, Datum, Seitenzahl und Tonerdeckung, zur Verfügung.

In Umgebungen mit projektbezogener Arbeit, wie beispielsweise Anwaltskanzleien, kann jedem Projekt ein Abrechnungscode zugewiesen werden, damit alle Druckvorgänge dem jeweiligen Projekt zugeordnet werden können (sogar mehrschichtige Projektstrukturen werden unterstützt). Dadurch wird die projekt- oder kundenbezogene Abrechnung von Druckkosten erleichtert. In Bildungseinrichtungen, in denen sämtliche Druck- und Kopierkosten den Urhebern rückbelastet werden, können

verschiedene Preistabellen und Budgets auf Benutzerebene definiert werden. Der Administrator kann auch individuelle Zugriffsrechte für einzelne Benutzer, Benutzergruppen und Projekte definieren. Durch ein breites Spektrum detaillierter Analyse-, Statistik- und Berichtsoptionen eignet sich YSoft SafeQ ideal für die Erstellung von Berichten und schnellen, umfassenden Übersichten. Außerdem können sowohl Benutzer als auch Administratoren innerhalb kürzester Zeit eigene angepasste Berichte erstellen.

Als geeignetes Werkzeug für umfassende Benutzer- und Kostenverwaltung bietet YSoft SafeQ zentrale Benutzer- und Rollenverwaltung, erleichtert Kostenzuweisung und -verrechnung, umfasst Budget- und Kontingentverwaltung und bietet Möglichkeiten zur detaillierten Ausgabe- und Kostenberichterstellung.

DATENBLATT YSoft SafeQ

WICHTIGE MERKMALE Zentrale Benutzer- und Rollenverwaltung

– Zentralisierte Benutzerverwaltung: Einfache zentrale

Verwaltung von Benutzerrechten für den Zugriff auf Kopier-, Druck-, Scan- und Faxfunktionen von MFPs wird ermöglicht.

– Berechtigungsvorlagen: Benutzer können unter verschiedenen Systemzugriff- und Funktionsebenen wählen. Berechtigungsvorlagen zur Verwaltung dieser Ebenen lassen sich problemlos erstellen.

– Zentralisierte Authentifizierungsverwaltung: Der Administrator kann zentral definieren, welche Art von Benutzerauthentifizierung aktiv sein soll. Mögliche Systemauthentifizierungstypen sind Kartenauthentifi-zierung, Authentifizierung über Benutzerzugangsdaten und Authentifizierung mit PIN.

Kostenzuweisung und -verrechnung – Druckkostenabrechnung und -überwachung: Alle

Druckaktivitäten im Netzwerk können in Echtzeit verfolgt werden, wodurch die Erstellung umfassender Druck-historien erleichtert wird. Kopier-, Scan- und Faxabrechnungwird durch das integrierte YSoft SafeQ-Terminal beziehungs-weise über externe Terminals ermöglicht.

– Automatische Verfolgung: Alle Kopier-, Druck-, Scan- und Faxvorgänge können automatisch im Hinblick auf einzelne Benutzer, Benutzergruppen, Kostenstellen und Projekte überwacht werden.

– Verfolgung von Fremdsystemen: Auch Druckvorgänge auf Druckern anderer Hersteller können nachver-folgt werden. So wird die gesamte Druckinfrastruktur abgedeckt.

– Individuelle Preiskalkulation: Systemen, Kostenstellen und Benutzern können verschiedene Preistabellen zugewiesen werden. Dadurch wird in einer heterogenen Druckinfrastruktur eine präzise Kalkulation der Druck-kosten ermöglicht.

– Flexible Kostenzuweisung: Die Benutzer können entweder einer bestimmten Kostenstelle zugeordnet werden oder die zutreffende Kostenstelle bzw. das entsprechende Projekt vor dem Druck selbst auswählen.

– Überwachung lokaler Drucker: Auch Druckvorgänge auf nicht direkt mit YSoft SafeQ verbundenen Geräten können verfolgt werden, wodurch die Abrechnung von per Direktdruck gesendeten Druckaufträgen ermöglicht wird.

Budget- und Kontingentverwaltung – Einfache Budgetzuweisung: Zur Einschränkung der

Druckaktivitäten bestimmter Benutzer kann jedem Benutzer ein persönliches Budget zugewiesen werden, was die Kostenkontrolle im Zusammenhang mit Druck-, Kopier-, Scan- und Faxvorgängen erleichtert.

– Regelmäßige Budgetanpassung: Einzelnen Benutzern oder Benutzergruppen zugewiesene Budgets können automatisch in bestimmten zeitlichen Abständen zurückgesetzt oder erhöht werden. Um außergewöhn-liche Druckaufträge zu ermöglichen, ist auch eine manuelle Rücksetzung und Änderung von Budgets oder Kontingenten möglich.

– YSoft-Zahlsystem: Benutzer haben mehrere bequeme Möglichkeiten zum Aufladen ihres Kontos:

– Aufladen über die Kasse: Benutzer zahlen Geld an einen Kassierer, der den Betrag über die Anwendung YSoft SafeQ Cash Desk Management dem Be-nutzerkonto gutschreibt

– Aufladen über Selbstbedienungsfunktion: Benutzer schreiben Beträge direkt ihrem Konto gut, indem sie Bargeld in den YSoft SafeQ Kassenautomat einzahlen

– Aufladen über Kreditkarte: Über PayPal-Gateway

Detaillierte Ausgabe- und Kostenberichter-stellung

– Web-Berichte: Es können flexibel Web-Berichte und

detaillierte Übersichten zu den Aktivitäten einzelner Benutzer oder Benutzergruppen erstellt und Kosten auf Tages-, Wochen- oder Monatsbasis oder für längere Zeiträume analysiert werden.

– Verwaltungsberichte: Diese Berichte können entweder automatisch oder auf Anforderung erstellt werden und liefern beispielsweise dem Management in gut strukturi-erter und leicht verständlicher Form einen umfassenden Überblick über die gesamte Druckumgebung.

– Export von Berichtsergebnissen: Zur bequemen Weitergabe können Web- und Verwaltungsberichte in verschiedenen Formaten exportiert werden (Web-Berichte: CSV, XML, HTML, PDF, XLS, XLSX; Verwaltungsberichte: HTML, DOCX, PDF)

– Automatische Berichterstellung: Eine nützliche Zeitplanfunktion ermöglicht die automatische Erstellung von Berichten in regelmäßigen zeitlichen Abständen (monatlich, vierteljährlich oder jährlich).

DATENBLATT YSoft SafeQ

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WORKFLOW

EMPFOHLENE HARDWARE

Arbeitsspeicher 2 GB freies RAM; 4 GB empfohlen Festplattenspeicherplatz 20 GB Geeignete Verbindung zu Speichersystemen, beispiels-

weise mit einem Durchsatz von mindestens 120MB/s und 100 IOPS für 50 Geräte; Bitte individuelle Anforderungen mit dem Servicebeauftragten besprechen

CPU mindestens 2 GHz Dual Core Prozessor Netzwerk 1 Gbit/sZusätzliche Alternativ Installation in einer VM mit mindestens 2 Cores Informationen und Einstellung der Speicherreservierung auf volle RAM-

Zuordnung

BETRIEBSSYSTEME

Betriebssysteme Windows Server 2008 (32/64) Windows Server 2008 R2 SP1 (32/64) Windows Server 2012 (64)

UNTERSTÜTZTE SPRACHEN

Benutzeroberfläche YSoft SafeQ-Client: Englisch, Französisch, Deutsch, Spanisch, Chinesisch

(vereinfacht), Tschechisch, Ungarisch, Japanisch, Polnisch, Russisch, Slowakisch

Externe und integrierte Terminals: Englisch, Französisch, Italienisch, Deutsch, Spanisch,

Bulgarisch, Chinesisch (vereinfacht/traditionell), Kroatisch, Tschechisch, Dänisch, Niederländisch, Estnisch, Finnisch, Georgisch, Griechisch, Ungarisch, Japanisch, Kasachisch, Koreanisch, Lettisch, Litauisch, Norwegisch, Polnisch, Portu-giesisch (Brasilianisch/Portugiesisch), Rumänisch, Russisch, Serbisch (Kyrillisch/Lateinisch), Slowakisch, Slowenisch, Thailändisch, Türkisch, Ukrainisch

Administratoroberfläche Englisch, Französisch, Deutsch, Spanisch, Chinesisch (vereinfacht), Tschechisch, Ungarisch, Japanisch, Polnisch, Portugiesisch (Brasilianisch/Portugiesisch), Russisch, Slowakisch

Die Unterstützung und Verfügbarkeit der aufgelisteten Spezifikationen und Funktionen hängt vom Betriebssystem, von den Anwendungen und Netzwerkprotokollen sowie von der Netzwerk- und Systemkonfiguration ab.

TECHNISCHE DATEN

Zentrale Berichter-stellung

Job Roaming zu verschiedenen Standorten

MAILAND

NEW YORK

TOKIO

Web-Upload

Workstation

E-Mail

YSoft SafeQ-Server

Netzwerk- System

ID-Karte

Benutzername /Kennwort

Benutzername

Netzwerk- System

Netzwerk- System

YSoft-Zahlsystem:

PIN-Code

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