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Projektmanagement -Unding oder Schlüssel zum Erfolg
Roger Künzli, Partner
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Zu meiner Person…
Roger KünzliPartner der CSPlic.iur. HSG / eidg. dipl. InformatikerIPMA Level B zertifiziert
Senior Berater und ProjektleiterSchwerpunkte:
Branche: Gesundheitswesen und öffentliche VerwaltungKomplexe EinführungsprojekteErarbeitung von IT-StrategienOrganisationsprojekteInnovationsprojekte
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Ziel heutiges Referat
Projektmanagement: Vom Unding zum Schlüssel des Erfolgs.
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So geht das nicht! Wir müssen etwas unternehmen!
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Typische Symptome
Typische Symptome dieser Phase sind:
Aktionismus
U-Boot Projekte
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Von der Idee bis zum Projektstart
Eckpunkte zum Start eines Projektes:Projektstart ist die wichtigste Projektphase: «Zeig mir einen Projektstart und ich sage dir, wie ein Projekt endet.»Einbettung des Projekt in die Gesamtorganisation: Projekte sind keine unabhängigen Gebilde!Ziele und Lieferobjekte müssen klar definiert sein: Ungefähr -Ziele sind keine Ziele.Einbettung in ein Projektportfolio erleichtert die Freigabe und die strategische Einordnung ungemein.
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Einbettung der Projekte in das Unternehmen
Projekt
Unternehmensstrategie
Projektportfolio
Projektanforderungen
Projektziele
Anforderungen /Requirements
Achtung:Gleicher Begriff
Aberunterschiedliche
Ebenen!
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Bedürfnisanalyse und Ziele
Probleme erkennen und analysieren
Probleme bzw. Lösungsvarianten
bewerten
Probleme dokumentieren und
kommunizieren
Symptome bekämpfen und
Lösungen erzeugen
Lehren aus dem Problemlösungs-
prozessdokumentieren
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Ziele definieren
Quelle: Projektmanagement, S100.
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Verschiedene Zielarten
Projektziele
Abwicklungsziele
Leistung
Qualität
Zeit
Kosten
Systemziele
System-eigen-
schaften
Nutzungsziele
Wirtschaft-lichkeit
kommerzi-eller Erfolg
Akzeptanz
Lebensdauer
können erst in der Nutzung erreicht / verifiziert werden
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Komm, machen wir ein Projekt…
14www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg
Typische Symptome
Typische Symptome dieser Phase sind:
Unrealistisches Projektsetup
Fehlende Einbettung der Stakeholder
15www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg
Interessierte Parteien / Stakeholder
Interessierte Parteien (Englisches Synonym: Stakeholder) sind an der Durchführung bzw. dem Erfolg des Projekts interessierte Personen oder Einheiten oder solche, die durch das Projekt betroffen sind.
Sie profitieren vom ProjektSie wollen mit dem Projekt etwas erreichenSie stehen sonst in irgend einer Beziehung zum Projekt
Der Projektleiter sollte sämtliche interessierte Parteien identifizieren, ihre Interessen ermitteln und beide nach ihrer Bedeutung für das Projekt ordnen. Die Methode dazu ist die Stakeholderanalyse.
16www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg
Einfluss-Interessen-Matrix
Quelle: Projektmanagement, S. 95.
17www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg
Stakeholdermap: Soziogramm
Quelle: Projektmanagement, S. 98.
18www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg
Projekte? Lasst mich in Ruhe damit!
19www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg
Typische Symptome
Typische Symptome dieser Phase sind:
Falsche Projektorganisation mitfehlendem Commitment
Falsche Projekt-Kommunikation,Fehlende Sinnhaftigkeit des Projekts
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Projektorganisation und Commitment
Unternehmenskontext
ProjektLinien-
organisation
Mitarbeiter
Geschäfts-leitung
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Projektorganisation
Die Projektorganisation besteht aus einer Gruppe von Menschen und der dazugehörigen Infrastruktur, mit einer projektbezogenen Vereinbarung bezüglich Autorität, Beziehungen und Zuständigkeiten, ausgerichtet auf die Geschäfts- und Funktionsprozesse.
Mit der Projektorganisation wird der Ordnungsrahmen geschaffen der:
Das zielgerichtete Zusammenwirken der am Projekt Beteiligten undDen reibungslosen Ablauf des Projekt sicherstellen soll.
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Aufgaben der Projektorganisation
Die Projektorganisation hat folgende Aufgaben:Ergebnis- und sachorientierte Festlegung der Funktionsstruktur des ProjektsKlare Zuordnung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung (AKV)Effektive Zusammenarbeit und Abstimmung der am Projekt BeteiligtenSchnelle Anpassung der Projektorganisation an geänderte Ziele und Rahmenbedingungen
Eine perfekte Projektorganisation haben Sie erreicht, wenn alle wichtigen Stakeholder eingebunden sind und diese mit dem richtigen Commitment auf den Projekterfolg hin arbeiten. Der Projekterfolg muss für alle erstrebenswert sein.
23www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg
Ich habe keine Zeit. Ich muss Arbeiten!
24www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg
Typische Symptome
Typische Symptome dieser Phase sind:
Unrealistische Planung
Falscher oder nicht abgesprochenerRessourcen-Einsatz
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Planung ersetzt Zufall durch Irrtum
Albert Einstein bringt es auf den Punkt. Was zunächst spöttisch klingt, vielleicht sogar spöttisch gemeint war, fördert das Dilemma beherrschbarer Projektplanung zu Tage.
26www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg
Die 5 grössten Planungsfehler
1. Wird am Anfang des Projekts einmal gemacht, dann nie mehr
2. Alle meinen, die Planungswerte seien richtig
3. Zuerst wird immer bzw. nur der Terminplan erstellt
4. Die Planung wird nicht als Kommunikations-Instrument eingesetzt
5. Der Projektplan wird selten von allen Instanzen offiziell und seriös geprüft
27www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg
Ressourcenmanagement
Ressourcenmanagement umfasst die Planung von Ressourcen, verbunden mit der Ermittlung des Ressourcenbedarfs und der Zuweisung von Ressourcen.
Ressourcenmanagement umfasst die Ressourcenplanungdie Ressourcensteuerungund die Einsatzoptimierungim festgelegten Zeitrahmen.
28www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg
Ach, das Projekt ist eine Katastrophe!
29www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg
Typische Symptome
Typische Symptome dieser Phase sind:
Ungenügendes Projekt-Tracking /fehlendes Risikomanagement
Ungenügende Projekt-Führung
30www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg
Risiko- und Chancenmanagement: Generischer Ablauf
Risiken und Chancen
identifizieren
Risiken und Chancen bewerten
Risiken und Chancen
visualisierenRisiken und
Chancen berichten
Risiken bewältigen und Chancen
ergreifen
Eintrittswahr-scheinlichkeit x
Schadenauswirkung = Risikoklasse
z.B. mittels SWOT-Analyse, Abgleich mit
Erfolgsfaktoren
z.B. Risikoportfolio, R.-Klassengraph,
R.-Trendgraph
R.-BerichtStatusbericht
MassnahmenplanControlling
31www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg
Risiken und Chancen bewerten: Beispiel für generisches Risikoportfolio
(Ein
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ikos
Auswirkung des Risikos(aus Gesamtprojektsicht)
Hoch
Mittel
Gering
Meilenstein unbeeinträchtigt
Meilensteinqualitativ beeinträchtigt
Meilenstein terminlich gefährdet
1. Priorität:
3. Priorität:
2. Priorität:
Identifikation von Fallback-LösungenErarbeitung konkreter Massnahmen zur Risikobegrenzung (managementunterstützt)Spezifisches, zentrales Risikocontrolling durch Gesamtprojektleitung
Erarbeitung konkreter Massnahmenzur RisikobegrenzungLaufendes Risikocontrolling über Statusberichte/Project Office
Risiko-Management in Verantwortung des jeweiligen ProjektleitersKein spezifischer Risikocontrolling aus Gesamtprojektsicht
32www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg
Projekttracking
33www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg
Projektführung / Change Management
34www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg
Da war doch mal ein Projekt?!
35www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg
Typische Symptome
Typische Symptome dieser Phase sind:
Kein Projektabschluss – ewiges Projekt
Fehlende Zielüberprüfung
36www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg
Der Projektabschluss umfasst drei wesentliche Aspekte
Soziale Aspekte
Inhalt Sachziele
Managem
entVorgehensziele
Abnahme der Ergebnisse, Übernahme in die Nutzung
Adressierung von Pendenzen
Information der StakeholderRückgabe von Projektassets
SchlussabrechnungEntlastung der Projektleitung
und des Teams
TeamauflösungRe-Integration in die Linie bzw.
Freisetzen für neue ProjekteKnowhow-Sicherung
ein funktionierendes Team ist ein wesentliches
Projektergebnis!
37www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg
Endlich ein Projekt, welches etwas bewirkt!
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Projekterfolg (5 Erfolgsfaktoren)
Instrumente• Methodeneinsatz• Einsatz der Vorlagen• Führungsinstrumente• Toolanwendung
Auftraggeber• Auftragsklärung• Kontrolle• Steuerung• Kommunikation
Personen• Fähigkeiten/Erfahrung PL• Führungsstil PL• Skills der Projektmitarbeitenden• Motivation/Performance
Prozesse/Organisation•Einhaltung Prozesse & Rollen•(Ressourcen-)Planung•Projektorganisation•Unterstützung der Stakeholder
ProjektzieleErgebnisse/Lösung erfüllt den geforderten (wirtschaftlichen) Nutzen und wird akzeptiert
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Einige Merksätze…
Der Projektstart ist äusserst wichtig.
Projektmanagement ist grösstenteils Kommunikation.
Auch die grösste Reise beginnt mit dem ersten Schritt. Dieser Schritt sollte aber nicht unrealistisch gross sein.
Gesunder Menschenverstand ist ein guter Ratgeber.
Menschen sind wichtiger als Instrumente.
Machen Sie es sich nicht zu schwer. Verkomplizieren Sie die Projekte nicht unnötig.
40www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg
Neue Entwicklungen im Projektmanagement I
Agilität (z.B. Scrum):
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Neue Entwicklungen im Projektmanagement II
Kanban:
42www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg
Neue Entwicklungen im Projektmanagement III
Lean Management:
43www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg
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Roger Künzli
Direkt +41 71 231 10 [email protected]
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