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„Selbst eine noch so gute Produktion kann meist nicht
herausholen, was zuvor im Büro
schief läuft!Dr. Richard Glahn, Berater und Fachbuchautor
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30 % mehr Produktivität in den Büros ist möglich!
Ergebnis der Studie „Lean Office“, durchgeführt 2006 vom Fraunhofer IPA
und dem KAIZEN Institute.
Was bedeutet „Lean im Büro“?Interne und externe Kunden verschwendungsfrei bedienen
„Lean“ ist zu verstehen im Sinne von „einfach“
Dinge öfter mal hinterfragen statt Routine
Gesunden Menschenverstand einsetzen
Wie werden Büros „LEAN“?
Verschwendung sehen und eliminieren
Wertschöpfung erhöhen
Kontinuierlich verbessern
Ganze Prozesse betrachten und optimieren
Basis: KAIZEN Philosophie
KAI = Veränderung
KAIZEN = Herzstück des Toyota Produktionssystems
KAIZEN = viele kleine Schritte mit großer Wirkung
KAIZEN = every day, everywhere, everybody (Masaaki Imai, Begründer der KAIZEN-Philosophie)
ZEN = zum Guten/Besseren
Foto: ManagementCircle AG
© 2010
6 Level für Exzellenz in der Administration
Level 1Schaffen einerguten Ausgangs-situation durch
Level 2Verbesserung der
Level 3Einsparung durch
Level 4Verbesserung desguten Zustandesdurch weitere
Level 5Volle Verantwortungfür
Level 6Prozess-beherrschungdurch
Selbst-organisation
Verschwendungs- bewusstsein 5S Kampagne Ziele und Roadmap
Zusammenarbeit Ablaufstandards Ablagestandard I&K-Standards Büromaterial-Kanban Service-Standards
Prozess-verbesserung
Optimierungim Team
Visuelles Management Teamtafel Zielauflösung
Flexibles Arbeitenim Team
Aufgabenanalyse Mobilitätskonzept Raum-, l&K-Konzept
„Best in class“ 0-Linien Benchmarking
Verschwendungs-Bewusstsein und -beseitigung
0-Fehler
0-Durchlaufzeit0-Papier
100% VisuellesManagement undZielauflösung
100% Flexibilität0-Fläche
Null-Linien
Makigami / VSM / Prozessmapping Problemlösungsstory
Level 1 Basis für weitere Verbesserungen
๏ Idealen Ordnungszustand schaffen
๏ Dinge aussortieren, die nicht benötigt werden
๏ Verschwendung erkennen
๏ Sofort-Prinzip anwenden
๏ Einfache und einheitliche Ablagesysteme
๏ Zielsetzung/Roadmap erstellen
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Sortiere unnötige Dinge aus
Sauberkeit schaffen und erhalten
Systematisch Ordnung schaffen
Standards entwickeln
Selbstdisziplin verbessern, um Ordnung und Sauberkeit zu
erhalten
5S
38 nicht mehr benötigte neuwertige Möbelstücke (Schränke, Tische, Rollcontainer, Ordnerrondelle), Wert ca. 13.200 Euro
Ergebnis eines 5S/5A-Workshops mit ca. 25 Mitarbeitern
Ungefähr zwei Tonnen Papier entsorgt
840 frei gewordene Ordner, fast alle wieder verwendbar
Neues und neuwertiges Büromaterial freigesetzt, das für ca. ein Jahr reicht
Ca. 50 m2 Flächengewinn durch weniger Mobiliar (Stell- und Funktionsflächen)
Diverse nicht benutzte Elektrogeräte (Bildschirme, Tastaturen, Dockingstation, Handy, Kaffeemaschine etc.)
Level 2 Standards schaffen
๏Gemeinsame Regeln für bessere Zusammenarbeit
๏Suchzeiten minimieren
๏Zuständigkeiten klären
๏Wichtiges auf einen Blick erkennbar machen
๏Büromaterial-Kanban
Level 3 Interne/externe Kunden im Fokus
๏Durchlaufzeiten verbessern
๏Engpässe beseitigen
๏Bessere Kommunikation und Zusammenarbeit
๏Prozesse anschauen und optimieren
๏Prozessmapping, Problemlösungsstory als Methoden
Level 4 Teamgeist entstehen lassen
๏Erfolgsgrößen ermitteln und Kennzahlen erfassen
๏Visuelles Management
๏Fortschritte und Handlungsbedarf werden erkennbar
๏Teamtafel/Zielauflösung
Level 5 Zusammenarbeit weiter Verbessern
๏Kulturwandel ist fortgeschritten
๏Die Verhältnisse beeinflussen das Verhalten der Menschen
๏Flexibilität durch nonterritoriales Arbeiten möglich
๏Aufgabenanalyse, Mobilitätskonzept
Level 6 Benchmarking
๏Wo stehen wir?
๏Selbsteinordung
๏Austausch und Vergleich intern oder extern
๏Ziel: Best in Class
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„Exzellenz ist keine Frage der Methode sondern der inneren
Haltung!“Klaus Bieber, Berater und Fachbuchautor
๏Führungskräfte sollten mit gutem Beispiel vorangehen
๏Der Lean-Prozess braucht volle Unterstützung durch das Management
๏Management muss sich der Sache verschreiben (Commitment)
๏Fördern und Fordern
Welche Rolle spielen die Führungskräfte und das Top-Management?
„In Dir muß brennen,
was Du in anderen entzünden willst.“
Aurelius Augustinus (354-430), Bischof u. Kirchenlehrer
Mike Rother:Die Kata des Weltmarktführers - Toyotas ErfolgsmethodenCampus VerlagISBN 978-3-593-38996-7Preis: 39,90 €
Tipps für den Weg zum Lean Office
Richard Glahn:Effiziente Büros - Effiziente ProduktionCETPM PublishingISBN 978-3940775061Preis: 29,95 €
Richard Kugel:Das kleine Buch von Office ExcellenceBooks on Demand GmbHISBN 978-3839166482Preis: 29,90 €
Sabine Leikep/Klaus Bieber:DER WEG - Effizienz im Büro mit Kaizen-MethodenBooks on DemandISBN 978-3833463419Preis: 28,00 €
Literatur
Hilfsmittel
WEIGANG-Vertriebs-GmbHKapellensteige 20D 97246 EibelstadtTelefon: +49 9303 98 160-0Telefax: +49 9303 98 160-20E-mail: [email protected]
Richard Glahn:World Class ProcessesCETPM PublishingISBN 978-3940775030Preis: 29,95 €
Schallenkammer Magnetsysteme GmbHKetteler Straße 4397222 RimparTelefon: +49 (0)9365 / 8076-0Telefax: +49 (0)9365 / 8076-45 E-Mail: [email protected]
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Praxis
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