Post on 15-Sep-2020
Von der papierbasierten Abwicklung zur
elektronischen Vorgangsbearbeitung.
eAkte bei der Deutschen Leasing
Dr. Ernst Lutz
Deutsche Leasing | 22. Juni 2017
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Agenda
Dr. Ernst Lutz
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eAkte bei der Deutschen Leasing
Kurzinformation zur Deutschen Leasing
eAkte bei der Deutschen Leasing
Ausgangssituation und Zielbild
Migration der Altsysteme
Einführung eAkte in allen Geschäftsfeldern
Pilot Prozessoptimierung
Ausbau der Prozessoptimierung
Aktueller Stand und Ausblick
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Deutsche Leasing im Überblick
– gegründet 1962 als erste deutsche
Leasing-Gesellschaft
– seitdem Marktführer in Deutschland
– heute auch Nummer 4 in Europa
– Eigentümer sind rund 400 Sparkassen
– rund 2.000 Mitarbeiter,
davon 450 Mitarbeiter im Ausland
– rund 200.000 Kunden
Wir sind das Kompetenzzentrum Leasing der Sparkassen-Finanzgruppe.
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Deutsche Leasing - Zielmärkte
Assetkompetenz und Servicespektrum.
Fahrzeuge
PKW
Nutzfahrzeuge
Fuhrpark-Management
Maschinen
Produktionsanlagen
Werkzeugmaschinen
Agrar- und Baumaschinen
Medizintechnik
Immobilien
Neubauten
Bestandsimmobilien
Baumanagement
IT und Kommuni-
kationstechnik
Hardware
Software
Lifecycle-Management
Energie
Wind- und Bioenergie
Kohle- und Gaskraftwerke
Gas-, Strom-, Wärmenetze
Transport und Logistik
Schienen- und Luftfahrzeuge
Schiffe, Container
Logistik- und Technikzentren
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Mehr als Leasing.
Setzen Sie auf unsere volle Leistung und starten Sie von Beginn an durch.
Vielfältige Finanzierungslösungen:
Leasing, Miete, Mietkauf oder Investitionskredit
Ergänzende Services von der Anschaffung bis zur
Vermarktung am Laufzeitende
Passende Versicherungslösungen
Optimale Einbindung öffentlicher Fördermittel
Flexibles Factoring
Umfängliche Inkassolösungen
Individuelle Absatzfinanzierung sowie ergänzende
Händlereinkaufsfinanzierung
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Mehr als Deutschland.
Vertrauen Sie einem Partner, der Sie auch auf internationalem Parkett begleitet.
Weltweit in 23 Ländern für Sie vor Ort
Bewährte Lösungen für Absatzfinanzierung und
Direktinvestitionen
Landesspezifisches Wissen über Markt, Kultur,
Recht und Steuern
Rechtssichere Verträge in Landessprache
Persönliche Beratung in Deutschland und vor Ort
im Ausland
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Mehr als Deutschland.
Nutzen Sie unsere Unterstützung für Ihre internationalen Vorhaben.
EuropaBelgien
Bulgarien
Frankreich
Deutschland
Großbritannien
Irland
Italien
Luxemburg
Niederlande
Österreich
Polen
Portugal
Rumänien
Russland
AmerikaBrasilienKanadaUSA
AsienChina
Schweden
Slowakei
Spanien
Tschechische Republik
Ungarn
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Mehr Erfahrung und Stärke.
2014 / 2015 2015 / 2016
Neugeschäft 8.218 Mio. € 8.658 Mio. €
Assets under
Management33,7 Mrd. € 35,3 Mrd. €
Bilanzsumme 16,6 Mrd. € 18,7 Mrd. €
Substanzwert 1.793 Mio. € 1.855 Mio. €
Eigenkapital 673 Mio. € 765 Mio. €
Setzen Sie auf einen soliden Asset-Finance-Partner für Ihr Unternehmen.
Im Geschäftsjahr 2015/2016 erzielte die Deutsche Leasing ein Neugeschäft
von 8.658 Millionen Euro.
Kennzahlen zum 30.09.2016. Gesamte Kennzahlen zum GJ 2016/2017 verfügbar ab Mitte März 2018.
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Deutsche Leasing Projekt eAkte – Ausgangssituation
Aktenführung: Papierarchiv mit einem hostbasierten Anforderungssystem.
ca. 400.000 Vertragsakten im Direkt-Archiv der
Deutschen Leasing
ca. 900.000 Vertragsakten im Auslagerungsarchiv
bei der Fa. Iron Mountain
ca. 50.000 Kundenakten teilweise im Direkt-Archiv
und teilweise im Auslagerungsarchiv
Aktenanforderung über ein hostbasiertes System
Auslieferung zweimal täglich aus dem Direktarchiv
Schattenaktenführung in allen Bereichen
FileNet-IS basiertes Archiv für Dokumente und
Reports
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Projekt eAkte: Anforderungen
Erstellung der Basisinfrastruktur für die Deutsche Leasing.
Einheitlicher Aktenplan für alle Geschäftsfelder der
Deutschen Leasing
Definition allgemeiner Verfahren für Arbeit mit der
eAkte
Erstellung eines Migrationskonzepts
Koexistenz von elektronischen und physischen
Akten in einem System
Auslagerung Aktenarchiv und Scannen an einen
externen Dienstleister
Einführung einer elektronischen Akte in mehreren
Stufen
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eAkte: Das Zielbild auf Basis der Wertschöpfungskette
Kunden
akquirierenVertrag
aktivierenVertrag
einreichen
Prüfung durch
Vertrag/Risiko
Angebot
erstellen Anlage Neukunde in
UPM/CRM
Anlage Partnerakte
aus UPM/CRM
Strukturierte Ablage
der Bonitäts-
unterlagen und
weiterer Dokumente in
der Partnerakte
Anlage A-Akte aus IAS
Ablage der Angebots-
unterlagen, z.T. automatisch
aus dem Angebotssystem
Ggf. individuelle Objekt-
bewertung:
- Rechercheantrag erstellen
und ablegen
- Rechercheergebnis wird
automatisch in die
Angebotsakte abgelegt
Firmenprofil erstellen und
in Angebotsakte ablegen
Einreichung des Vorgangs
Annahmeschreiben
erstellen
Objekt bestellen
Vertrag aktivieren
Vertrag verwalten
Vertragsunterlagen erstellen
und in Angebotsakte ablegen
Einreichung Vertrags-
unterlagen
Vertrag erfassen und
Umwandlung A-Akte in V-
Akte
Prüfung Unterlagen in eAkte
durch Vertrag, Erfassung
Auflagen in DL-Connect,
Weitergabe an Risiko
Prüfung Unterlagen in eAkte
durch Risiko, Erfassung
Auflagen
Prüfung der Konzernver-
schlüsselung durch Risiko
Ablage der Entscheidung
und weiterer Dokumente
eAkte
Partner-
AkteP Angebots-
AkteA
Vertrags-
AkteV
UPMUCS, ORBIIAS DL-Connect
CRM
Partner-
AkteP
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1. Schritt: Ablösung Hostsystem
Was tun wir mit dem Papierarchiv?
Nutzung hauptsächlich am Anfang und am Ende
der Vertragslaufzeit
Keine einheitliche Definition der Ablage über
Teamgrenzen hinweg
Kein einheitlicher Aktenplan
Anforderungen aus dem Altaktenarchiv < 2%
50-60% der Inhalte sind nicht mehr relevant
Keine Kapazität für Prüfung der Akten vorhanden
Keine Ablösung des Papierarchivs
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Ziele für Ablösung des hostbasierten Anforderungssystems
Aktenanforderung und eAkte sollen in einem einheitlichen System abgebildet
werden
Es soll auch möglich sein, dass Mischakten im System verwaltet werden, d.h.
Koexistenz von Papier- und elektronischen Dokumenten
Definition und Umsetzung eines einheitlichen Aktenplans für die Deutsche
Leasing
Migration des bestehenden elektronischen Archivs auf die Zielakte
Migration der sonstigen Archive auf das Zielsystem (Reports,
prüfungsrelevante Auswertungen etc.)
Zentrales Archiv für die Deutsche Leasing
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Einführung eines zukunftssicheren DMS auf Basis FileNet P8
Ausschreibung an 6 Firmen
86 fachliche Anforderungen
Koexistenz physische/elektronische Akte
Einheitliche Akte über Fachbereichsgrenzen
Einfache Bedienbarkeit (Drag&Drop, flexible Suche)
…
72 technische Anforderungen
Thin Client
Konfigurierbarkeit, Erweiterbarkeit
Flexible Importlösungen
Einfache Migration
…
12 Anforderungen – allgemeine Punkte
Fa. Cenit mit Ecliso
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Aufbau des Aktenplans – Start mit einem Geschäftsfeld
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Migrationskonzept (1)
Übernahme der Daten aus dem Altsystem und Abbildung auf die neue Struktur
Physische Akte
Migration der 1,5 Mio Einträge für die Aktenanforderung phys. Akten
Transfer der Akten Bad Homburg zum ext. Dienstleister Gaa Aktiv
Transfer der ausgelagerten Akten Iron Mountain zum Archiv Gaa Passiv
Barcode-basierte Schnittstelle zur Übernahme und Einbuchen der Akten
Elektronische Akte
Migration der flachen Dokumentstruktur des Altsystems auf die neue
Struktur eAkte
Vollständige Umstellung von Scannen und Indexierung auf externen
Dienstleister
Migration der Reportarchivierung
Übernahme von ca. 2,5 Mio. Reports - verteilt auf 652 Dokumentenklassen
Transparente Migration der Importprozeduren ohne Änderung der
Quellsysteme
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Migrationskonzept (2)
Quick-Win Maßnahmen im Rahmen der Migration
Bearbeitung von Werkstattrechnungen mit Einbindung direkt im aktuellen
System aus dem Bereich Fleet
Direkte Bearbeitung der Rechnungen im Quellsystem
Viewer-Schnittstelle zum DMS über Elektronische Akte
Anbindung der Output-Infrastruktur an das DMS
Einführung einer Mischakte
Archivierung der Dokumente aus dem Druck-Outputstrom
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Koexistenz von physischen und elektronischen Akten
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2. Schritt: Durchführung der Migration
Durchführung pro Geschäftsfeld analog der Hostmigration
1. Übernahme der Aktendaten aus dem Hostsystem
inkl. Überführung in neue Akten Struktur
2. Umzug der Akten zur Firma Gaa
3. Umbuchen der physischen Akten
4. Rollout des Ecliso-Clients
5. Migration der Reports
6. ggf. Migration der Dokumente aus FileNet IS-
Archiv
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DCS-
P8
AP
I
DMS-Infrastruktur nach Migration
Ecliso-Client
P8 App-Engine
Fleet
Rechnungs-
Workflow
FTP
VPN
Ap
Flo
wE
cli
so
-IF
SAPRechnungen
P8 Cont.-Engine
P8 Proc.-Engine
Import-
Server
ISR-Import-
Manager
Cenit-
Service&
Import-
Manager
Ba
tch
XM
LX
ML
Dokumente
für E-Akte
ORBI
UCS
UCS-Report
Fleet-Report
Orbi-Report
AC
SA
P
MILES
PHINKASSO
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3. Schritt: Einführung eAkte in allen Geschäftsfeldern
Gesamtumstellung auf elektronische Aktenführung
1. Validierung des vorhandenen Aktenplans
2. Erstellung eines Zielbildes
3. Definition der Importprozesse (Ecliso-Client,
Scannen, ext. Dienstleister)
4. Definition Anpassung des Ecliso-Clients
5. Kosten/Nutzenanalyse
6. Umsetzungs- und Einführungsplan
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Digitale Dokumentenverwaltung über die gesamte Wertschöpfungskette
Führende Systeme
Mustermann GmbH
Kundenakte
Angebotsakte
Mustermann GmbH
Kundenakte
Angebotsakte
n Vertragsakten
Mustermann GmbH
Kundenakte
Angebotsakte
n Vertragsakten
Verwertung
DMS
Kunden
akquirieren
Vertrag
beenden
Bestand
bearbeiten
Vertrag
abschließen
Angebot
erstellen
Neuer Interessent Vertrag Vertrag aktiviertAngebot
Vertrag
beendet
Objekt
verwertet
Prozesse
Status
Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Ablage/Versionierung Dokumentensuche/-anzeige (Retrieval)
Mustermann GmbH
Kundenakte
E-Akte
CRM-Eagle Vertragssysteme/E-Akte ClientAngebotssysteme/Connect
Risiko
geprüft
LCM
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DMS nach Umstellung aller GF
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4. Schritt: Pilot Prozessoptimierung
Umstellung auf prozessbasiertes Vorgehen
1. Pilot mit standardisiertem Geschäft – S-Direkt
2. Aufnahme aller Geschäftsvorfälle (GeVo)
3. Zuordnungsmatrix Dokumenttypen zu GeVo
4. Anforderungsanalyse – Ecliso vs. BPM-Tool
5. Kosten/Nutzenanalyse
6. Umsetzungs- und Einführungsplan
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Aufnahme der Gevos und dahinter stehenden Prozesse
– Beispiel: Gevo Neugeschäft
– Fest definierte Dokumentenstruktur mit Einreichungsblatt, Vertrag ...
– Fest definierter Ablauf mit QS, Kundenanlage, Vertragsübernahme und
Aktivierung
– Definition eines einfachen Workflows ohne Schnittstellen
– Eingangskanäle
– Papier
– Fax
– Validierung der automatischen Erkennung durch den Dienstleister
– Einfache Erkennung des Standardfalls (90%)
– Ausnahmefall: unvollständige Dokumente werden im Standardfall über
Wiedervorlagen abgewickelt
– Andere Ausnahmefälle werden in einem Clearing-Gevo abgehandelt
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Kosten/Nutzen-Analyse
– Einsparungspotential wurde bereits in einer Vorstudie erhoben
– Potential in der Steuerung von Massenprozesse
– Möglichkeit Routinetätigkeiten auszulagern (Beispiel: Erfassung Partner)
– Potential für eine automatisierte Abarbeitung
– Potential direkte Anbindung externer Partner
– Entscheidung für 1. Version im Ecliso-Standard
– Kostengünstige und schnelle Umsetzung
– Erfahrungen bei einer Umstellung papierbasiert vs. elektronisch sammeln
– Erfahrung bzgl. Erkennungsqualität des Dienstleisters sammeln
– Verifikation der Vorgehensweise
– Erfassung der Durchlaufzeiten
– Keine ausreichende Schnittstellen der Vertragssysteme für automatisierte
Abarbeitung vorhanden
– Planung einer 2. Version auf Basis einer Business Process Plattform
– Großes Potential im Massengeschäft
– Wiederverwendung der Basisprozesse und Erkennung (GeVos)
– Integration in die Service-Infrastruktur der Vertragssysteme
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Umsetzung: Erfassung
– Alle Papierdokumente werden beim externen Dienstleister digitalisiert.
– Alle für die Fa. Gaa erkennbaren Indexwerte werden erfasst und mit demelektronischen Dokument verknüpft. Dieses sind Kunden-Nr., Vertrags-Nr.,Angebots-Nr., Erfassungsdatum, Fax-/Mail-Nr. des Absenders, Dokumententyp-Nr.und der Geschäftsvorfall.
– Die elektronischen Dokumente werden mit Indexwerten an die DL übertragen.
– Zu jedem eingehenden Dokument wird im DMS-System eine Aufgabe erstellt.Anhand des Geschäftsvorfalls wird diese Aufgabe dann mit dem Dokument in einenTeam-Postkorb (TPK) einsortiert.
– Konnte eine Kunden-Nr. und Vertrags-Nr. oder eine Angebots-Nr. erfasst werden,wird das Dokument automatisch in eine bestehende oder neue Vertragsakteeingeaktet. Wurde keine Nummer erkannt, muss diese vom ersten Bearbeitermanuell nachgepflegt werden.
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Umsetzung: Bearbeitung
– Die S-Direkt-Mitarbeiter öffnen die Aufgaben aus einem TPK und bearbeiten das
anhängende Dokument.
– Mit der Erledigung einer Aufgabe verschwindet die Aufgabe aus den Postkörben.
Das Dokument bleibt dauerhaft in der elektronischen Akte gespeichert.
– Vorgänge für BHI oder Rechnungswesen S-Direkt werden den entsprechenden
Postkörben zugeordnet. Die Mitarbeiter von BHI oder Rechnungswesen können
direkt auf diese Postkörbe zugreifen, sie können auch neue Aufgaben erstellen und
einem TPK zuordnen. Ist bei einem BHI-Vorgang der BHI-Mitarbeiter erkennbar (auf
Dokument oder in UCS) so wird dieser vor Weiterleitung in das Betreff-Feld der
Aufgabe eingetragen.
– Das Betreff-Feld ist in den Aufgabenlisten sichtbar und kann daher auch für
spezielle Vermerke wie Bearbeiter-Name, ‚Eilt‘-Hinweis oder sonstiges verwendet
werden.
– (Objekt-) Rechnungen werden (i.d.R. mit der Einreichung) durch Vertrag in der Akte
abgelegt. Es erfolgt keine Weitergabe an ReWe.
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Umsetzung: Spezialfälle
– Bei der Rücksendung von Einreichungen wird im Normalfall nur noch die Checkliste
zurück geschickt. Die Einreichungsunterlagen verbleiben in der elektronischen Akte.
– Bei der Rücksendung von Rechnungen wird nur noch die Kopie der Rechnung mit
dem entsprechenden Begleitschreiben zurück geschickt. Die Original sind bei Fa. Gaa
archiviert und nur im Ausnahmefall dort anzufordern.
– Die bei der Vertragsbeendigung zu archivierenden Dokumente (Verkaufsabrechnung
u.a.) werden pro Vertrag zusammen getackert, das erste Blatt oben rechts mit einer
‚10‘ manuell beschriftet und in die Post an Fa. Gaa gegeben.
– Das Versenden von E-Mails an Sparkassen erfolgt aus dem Outlook-Profil ‚S-Direkt‘.
Dieses wird dann als Absender angezeigt und mögliche Antworten gehen in den
Postkorb ‚Korrespondenz‘.
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Umsetzung: Postkörbe
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Umsetzung: Bearbeitung
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5. Schritt: Ausbau auf das gesamte Geschäftsfeld MFB
Umstellung auf prozessbasiertes Vorgehen analog S-Direkt Prozess
1. Sukzessive Umstellung aller Linien
2. Start mit DL-Direkt – Erfahrung mit nicht
standardisierten Prozessen sammeln
3. Anschließend Umstellung der anderen Sparten
4. Einführung einer BPP mit einem Pilotprozess
5. Sukzessiver Ausbau der Schnittstellen
6. Migration aller Prozesse auf die BPP
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Aktueller Stand und Ausblick
– Alle MFB-Prozesse werden aktuell über Ecliso abgewickelt
– Aktuell fließen die Erfahrungen in ein neues Release ein:
– Reduzierte Anzahl von Postkörben
– Bearbeitung der GeVos durch einzelne Teams inkl. Einführung kleinerer Workflows
– Schnittstellen zu Vertragssystem und SAP
– Einführung BPP erst im nächsten Geschäftsjahr geplant
– Im Projekt ITZ (IT-Zukunftsfähigkeit) wird die generelle Infrastruktur überarbeitet
– Kernsysteme stehen auf bzgl. ihrer Integrationsfähigkeit dem Prüfstand
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Vielen Dank für Ihre
Aufmerksamkeit!
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