FIT FÜR DIE ZUKUNFT? –WIE SIE IHRE WESENTLICHEN...

FIT FÜR DIE ZUKUNFT? – WIE SIE IHRE WESENTLICHEN FUNKTIONEN STRUKTURIERT UND EFFIZIENT AUFBAUEN

Regine Kraus-Baumann

Dr. Claus Aye

Wiesbaden, 01.02.2016Essen, 22.05.2015Chemnitz, 21.09.2016

AGENDA

FIT FÜR DIE ZUKUNFT?

1. Vorstellung

2. Rechnungswesen – Fakturierung, Regulierung, Kasse / Bank

3. Beschaffung – Strukturierte Beschaffungsprozesse

4. IT-Risiken – IT-Sicherheit und Datenschutz

EIN UNTERNEHMEN STELLT SICH VOR…

� langjährige, internationale Konzernrevision für die Tengelmann Unternehmensgruppe

� ab 01.08.2016 eigenständig (DIH 80 %, Geschäftsführer J. Menzel 20 %)

� externe Revision für diverse Klienten aus dem Wohlfahrtsbereich

� externe Revision für diverse Klienten weiterer Branchen

� ca. 20 Mitarbeiter sind für unsere Kunden rund um das Thema Revision aktiv

� Datenschutzaudits und Tätigkeiten als Datenschutzbeauftragter

� Kaufmännische Beratung und IT-Beratung

EINIGE UNSERER KUNDEN

VORSTELLUNG TASCO

Landesverband NordrheinLandesverband Westfalen-LippeLandesverband NiedersachsenLandesverband HessenLandesverband Baden-WürttembergLandesverband Schleswig-Holstein

Kontakt:

Regine Kraus-Baumann Mobil: 0178 – 88 95 082 Mail: rkraus-baumann@tasco-revision.de

Dr. Claus Aye Mobil: 0178 – 88 95 070Mail: caye@tasco-revision.de

www.tasco-revision.de

RECHNUNGSWESEN

Fakturierung, Regulierung, Kasse / Bank

Wie bekommen Sie als Entscheider ein „echtes“ Bild der finanziellen Lage?

Wie können Sie Ihre Geldbewegungen sicher, vollständig und zeitnah überwachen?

Fakturierung und Debitorenmanagement

Leistungserbringung (Gartenbau, Spielwaren, Wäscherei etc.)

� Dokumentation standardisieren

Formulare vorgeben und verwenden(mobile) Datenerfassung?

� Erfassung im Fakturierungssystem

vollständig und richtig � Kontrolle / Überleitungsprotokollezeitnah � täglich / wöchentlich

DEBITORENMANAGEMENT - WESENTLICHE ELEMENTE

Abweichungen z.B. zum Angebot zu 100 % kontrollieren

Stammdatenerfassung / -pflege (Fakturierung + Buchhaltung)

� Daten, die gepflegt werden müssen, festlegen* Preise / Rabatte* vollständiger Name / Firmierung* Adresse* Bankverbindung (bei Bankeinzug)* Zahlungskonditionen (Zahlungsziel?)

� Kontrolle dieser Daten im Vier-Augen-Prinzip(am besten: Stammdatenänderungsprotokoll)

Basis für Rechnungsstellung und Überwachung Geldeingang

� als Muss-Felder im System hinterlegen

Fakturierung

� Zeitnah / nach festgelegtem Rhythmus

� Zeitplan mit Frühwarntermin� Information an Vorgesetzten bei Verzögerung� gemeinsame Suche nach Lösung

� Kontrolle (zumindest Stichproben)

� Stammdaten� Leistungserbringung� Abweichungen

Buchung im Buchhaltungssystem

� Zeitnah / direkt nach Fakturierung � Zeitplan

� Forderungsbuchung (nicht Ertrag bei Zahlungseingang)� fehlender Geldeingang fällt nur dann auf

� Vollständig und richtig

Schnittstelle zum Fakturierungssystem � ÜberleitungsprotokollDatenimport vom Fakturierungssystem � Kontrolle z.B. Summenabgleichmanuelle Erfassung � 4-Augen-Kontrolle / Stichprobe

� generelle Erfassung von Buchungstexten

Basis für Zuordnung der Zahlungen und Mahnung

Mahnwesen

� Offene-Posten-Liste aus Buchhaltungs-System nutzen

� Rhythmus und Anzahl der Zahlungserinnerungen / Mahnungen festlegen (z.B. alle 4 Wochen, 3 Erinnerungs- / Mahnschreiben, danach Vorlage / Entscheidung Vorgesetzter)

� Zeitplan

� Standardschreiben je Mahnstufe abstimmen und im System hinterlegen

� konkreten Zahlungstermin nennen (Verzug)� Text je Mahnstufe verschärfen

Aber: Texte mit Vorgesetztem abstimmen!

� „Eskalationsstufen“ abstimmen und festlegen (Beispiele)

1. Erinnerung / Mahnung: Telefonanruf mit kurzer Telefonnotiz oder freundliches Erinnerungsschreiben

2. Mahnung: Unterschrift Vorgesetzter

3. Mahnung: Ankündigung der Übergabe an Rechtsanwalt / Inkassobüro mit Fristsetzung � Verzug

� Vorgaben / Kriterien für Ausbuchung festlegen

� Genehmigung durch wen� Betragsgrenzen

Regulierung und Kreditorenmanagement

Rechnungsprüfung

� Funktionstrennung: Auftragsvergabe – Rechnungsprüfung

� Prüfung: * steuerliche Anforderungen erfüllt* sachlich richtig laut Basisbeleg (z.B. Auftragsbestätigung, Lieferschein,

Stundenzettel, Preisliste)* rechnerisch richtig (in Stichproben)� Reaktion bei Differenzen?

� Prüfung transparent und nachvollziehbar* Haken* Eintragung / Unterschrift Rechnungsprüfungsstempel

� Zahlungsanweisung von berechtigter Person

� Zügige Bearbeitung: Eingang – Bearbeitung – Buchung – (Zahlung)� Aktualität der Buchhaltung

KREDITORENMANAGEMENT – WESENTLICHE ELEMENTE

Stammdatenerfassung / -pflege (Buchung + Regulierung)

� Daten, die gepflegt werden müssen, festlegen* Name (Firmierung?)* Zahlungskonditionen (Tage, Skonto, evtl. Rabatte, Boni)* Bankverbindung

� Kontrolle dieser Daten im Vier-Augen-Prinzip(am besten: Stammdatenänderungsprotokoll)

� Konto je Lieferant / Kreditor anlegen

� Buchung auf Sammelkonten („übrige Kreditoren“) reduzieren� Vorgaben (< zwei Rechnungen, < € 2.000,--)

Basis für sichere und wirtschaftliche Regulierung

Buchung im Buchhaltungssystem

� Regel: Erst buchen, dann zahlen

� Zeitnah (täglich)

� Zeitplan� Information an Vorgesetzten / Werkstattleiter bei Rückständen� gemeinsame Suche nach Lösung

Buchhaltung zeigt „echten“ Stand der Verbindlichkeiten

Kontrolle der Zahlungen (vor der Zahlung!)

� Zahlungsvorschlagsliste (Buchhaltungssystem)

� anhand Basisbeleg kontrollieren (Rechnung, Vertrag, Bescheid)� Zahlungsdaten prüfen (Bankverbindung, Zahlungsziel, Skonto = Rechnung?)

Durch Vorgesetzten:

� Kontrolle der Basisbelege (Stichprobe) – Leistung, Rechnungsprüfung, Betrag…

� Echtlauf � Summenabgleich (Echtlauf = Vorschlagsliste)

Einsatz Stammdatenänderungsprotokoll: Kontrollen �Wirtschaftlichkeit �Sicherheit �

Regulierung (Zahlung)

� Häufigkeit unter Wirtschaftlichkeitsaspekten festlegen

� täglich, 2 – 3 x pro Woche, wöchentlichbeachte: Kontrollaufwand

� Schnittstelle zum Buchhaltungssystem nutzen statt :* direkte Erfassung im Banksystem * manuelle Erstellung Überweisungsträger * Barauszahlung

� einmalige Erfassung� einmalige Kontrolle� Zahlungskonditionen nutzen� Buchhaltung zeigt „echtes“ Bild der Verbindlichkeiten und Liquidität

Freigabe zur Zahlung

� 2 Personen (Vier-Augen-Prinzip)

� Keine Weitergabe der PIN / Passwörter / TAN (Sekretariat?)

Offene Posten

Debitorische Kreditoren (z.B. aus Gutschriften, Rabatten) überwachen

� verrechnen oder mahnen� in automatisches Mahnsystem (Debitoren) einbinden� Zeitplan / monatlicher Status

Kassen- und Bankabwicklung

KASSE – WESENTLICHE ELEMENTE

Bargeld-Kasse

� „Traditionen“ hinterfragen� Zahl der Kassen / Höhe des Geldbestands notwendig

Bar-Auszahlung

� Zahlung nur gegen Urbeleg

� Anweisung / Freigabe durch Berechtigte vor Zahlung� Geringfügigkeitsgrenze (z.B. € 5,--)

� Keine Zahlung an sich selbst (Empfänger-Name leserlich)

Bar-Einzahlung

� Generell Einzahlungsbeleg

Kassenbuch (Erfüllung GoB)

� Dokumentenecht

� Zeitnah führen (täglich / sofort)

� Radierverbot (kein Excel!)

Buchung

� Zeitnah (wöchentlich / monatlich)

� Vorschüsse genehmigen und buchen

Kontrolle

� Unangekündigte / unregelmäßige Kassenstürze

KASSE – WESENTLICHE ELEMENTE

BANK – WESENTLICHE ELEMENTE

� „Traditionen“ hinterfragen� Zahl der Bankkonten / Depots notwendig

� Keine Einzelbankvollmachten!� auch bei Online-Banking� PIN / Code-Karte nicht in einer Hand (Sekretärin?)� 4-Augen-Prinzip (keine Schecks blanko unterschreiben!)

� Bankvollmachten aktuell (auch Festgelder / Geldanlagen)� Personaländerungen sofort gemeldet (Rückbestätigung Bank?)

� Zeitnah buchen (täglich / sofort)

„Fit für für Zukunft ….“

Sie können (Arbeits-) Zeit sparen und die Sicherheit der Geldbewegungen erhöhen durch:

� klare Strukturen

� frühzeitige Kontrollen (schon bei der ersten Datenerfassung)

� Nutzung von Schnittstellen der IT-Systeme.

BESCHAFFUNG

Strukturierte Beschaffungsprozesse

Haben Sie bei Ihrer Beschaffung die gewünschte Qualität der Artikel erhalten?

Haben Sie einen Überblick über die aktuelle Marktsituation?

Wurden vorhandene Einsparpotentiale realisiert?

BESCHAFFUNG

Grundsätze / Regelwerk

� Anweisungen und Richtlinien

� Betragsgrenzen

� Unterschriftsregelungen

� Einkaufsphilosophie

� Ethikregelung

klar / eindeutig

einfach

schnell}

BESCHAFFUNG

Beispiel

Unterschriftenregelung:

Klare Trennung von Verantwortlichkeiten / Zuständigkeiten!

� Bestellung/Einkauf ↔ Rechnungsfreigabe

� Rechnungsfreigabe ↔ Zahlungsfreigabe

BESCHAFFUNG

Budgetierung – Haushalts- / Wirtschaftsplan

� Investitionen

� Verbrauchsmaterial

� Gebrauchsmaterial

� Dienstleistungen

vollständig und vorsichtig

Einhaltung überwachen � Obligo / Forecast

Bei drohender Überschreitung der Grenzen � Nachgenehmigung oder andere Maßnahmen

BESCHAFFUNG

Spezifikation

Definition und Beschreibung der zu beschaffenden Leistung / des zu beschaffenden Wirtschaftsgutes

� Artikelbeschreibung / Leistungsbeschreibung

� Qualität und Menge

� Zeitpunkt

� Einhaltung Einkaufspolitik (z.B. Menschenrechte, Abschaffung Kinderarbeit / Zwangsarbeit, Umwelt, Korruptionsbekämpfung)

detailliert vollständig schriftlich

BESCHAFFUNG

Sourcing

Suche nach qualifizierten Lieferanten und Dienstleistern

� Einkaufsverbund

� bekannte Anbieter/räumliche Nähe

� Hersteller/Händler/Agenten

� unaufgeforderte Angebote

� Internet

�aktiv nach Lieferanten / Dienstleistern suchen!

�Alternativen finden – Preisspielräume ausloten

BESCHAFFUNG

Einholung vergleichbarer Angebote

� Definition standardisierter Parameter

Beschaffungsvolumen

Zeitfenster

Qualität / Spezifikation (inkl. Skonto, Rabatte, sonstiger Leistungen)

� Festlegung Form der Angebotseinholung(schriftlich; telef. Angebotseinholung nachträglich dokumentieren)

� Ausschließlich vergleichbare Angebote zulassen (anderenfalls verwerfen oder „nachrüsten“)

� Ziel: mindestens drei vergleichbare Angebote!

BESCHAFFUNG

Ausschreibungen

� bei größeren Maßnahmen z.B. ab € 50.000,--

� detaillierte Leistungsbeschreibung

� fixer Abgabetermin

� 7 – 10 potentielle Anbieter

� zeitgleicher Versand

� Eingang im verschlossenen Umschlag

� Submission

� größerer Aufwand bei größeren Beträgen

BESCHAFFUNG

Preisvergleich

Gegenüberstellung der abgegebenen vergleichbaren Angebote

� schriftlich – aktuell

� tabellarisch je Preisposition

� keine Vermischung unterschiedlicher Ausführungen / Spezifikationen

� Preise (netto/netto) inkl. aller Kosten, Rabatte, Konditionen

� partielle Preisanalyse (Artikel – Verpackung – Transport)

nur Vergleichbarkeit zeigt Preisspielräume auf

BEISPIEL

Dachsanierung

(EK-Volumen € 85.000,-- / Ausführung in 2012)� Im Haushaltsplan 2011 Dachsanierung mit T€ 113 geplant und genehmigt� Im Haushaltsplan 2012 nicht enthalten!3 Angebote:

FirmaAngebot

JahrLeistung

Preis in €

(brutto)

Differenz in

1 2011Standard-

Leistungskatalog

112.697,84 + 30.092,54

2 2012 82.605,30 Gewinner

3 2012 95.006,66 + 12.401,36

1 2012

Abweichende

Wärmedämmung

und Abläufe

81.034,59

3 2012Polysterol-

Dämmung85.560,66

� z.T. nicht vergleichbar

�Vergleichsangebote sechs Monate nach 1. Angebot

�keine partielle Preisanalyse (obwohl möglich)

� keine Nachverhandlungen!

� Auftrag an Firma 3 mit Polysterol-Dämmung (nicht vergleichbar!)

BESCHAFFUNG

Preiserhöhungsverlangen

� generelle Ablehnung (schriftlich)

� Begründung verlangen (detailliert, Vergleichszahlen, Kalkulation offen legen)

� Begründung prüfen (eigene Recherche)

� Verhandlung

� Erhöhung genehmigen lassen (Funktionstrennung, Vier-Augen-Prinzip)

BESCSHAFFUNG

Boni / Rabatte / Rückvergütungen

� Vergütungen verhandeln

� Vereinbarungen schriftlich bestätigen

� Realisierung nachhalten (zentral, Liste / Datei)

� Vergütung prüfen – Rechnungsprüfung (z.B. Umsatzzahlen, Prozent-Sätze)

� frühzeitig realisieren (Abschlagszahlung, rechnungswirksam)

„Fit für Zukunft ….“

Sie verbessern Ihren Beschaffungsprozess durch:

� wenige, aber eindeutige Regeln für die Mitarbeiter

� detaillierte Spezifikation für die Anbieter

� mind. 3 vergleichbare Angebote

IT-Sicherheit und Datenschutz

EIN PAAR BEISPIELE…

EINFÜHRUNG THEMATIK

EIN PAAR BEISPIELE…

DATENSCHUTZINFORMATION

SOCIAL ENGINEERING

GEFAHREN & BEDROHUNGEN

� Arten:

� Tool-based Social Engineering

� Human-based Social Engineering

� Reverse Social Engineering

SOCIAL ENGINEERING

� Was ist Tool-based Social Engineering?

� Informationsbeschaffung mit Einsatz von Hilfsmitteln

� Opfer muss nicht direkt kontaktiert werden

� Tarnung

� gefälschte Firmenausweise

� Kleidung

� Technische Hilfsmittel

� versteckte Kameras

� Keylogger

� Computermissbrauch

� Phishing

SOCIAL ENGINEERING

� Beispiel Tool-Based Social Engineering (Phishing)

POSTBANK.blo.pl

SOCIAL ENGINEERING

� Was ist Human-based Social Engineering?

� Informationsbeschaffung ohne Einsatz von Hilfsmitteln

� direkter Angriff

� Verwendung gängiger psychologischer Tricks

� Fachchinesisch

� Vortäuschen von Dringlichkeit, Unwissenheit, …

� In der Regel setzt diese Form des Social Engineering bereits eine gewisse „Vertrauenswürdigkeit“ voraus, z.B. in dem Anrufe von einer internen Telefonnummer aus geführt werden

� Besprechungszimmer

� Büro

� Empfang

Ausnutzung menschlicher Tugenden

SOCIAL ENGINEERING

� Was ist Reverse Social Engineering?

� passive Interaktion

� Man verursacht ein Problem und ist dann zur Stelle, um es wieder zu lösen.

Beispiel:

� Wir schleusen einen Virus ein

� Wir wollen den Virus entfernen, dafür müssen wir aber das Passwort des Opfers bekommen

Die wirkungsvollste Social Engineering Art überhaupt!

SOCIAL ENGINEERING

� Maßnahmen

� unbekannte E-Mails = Misstrauen entwickeln

� Bei Anrufen sollten auch scheinbar unwichtige Daten nicht sorglos an Unbekannte weitergegeben werden, da diese die so erhaltenen Informationen für weitere Angriffe nutzen können.

� Bei Antworten auf eine E-Mail-Anfrage sollten unter keinen Umständen persönliche oder finanziellen Daten preisgegeben werden, egal von wem die Nachricht zu kommen scheint.

� Keine Links aus E-Mails verwenden, die persönliche Daten als Eingabe verlangen. Stattdessen die URL selbst im Browser eingeben.

� Bei Unklarheit über die Echtheit des Absenders diesen nochmals telefonisch kontaktieren, um die Authentizität der E-Mail zu überprüfen.

� Entsprechende Schulung von Mitarbeitern!

� „Gutes“ Social Engineering ist schwer zu erkennen!

GOOGLE HACKING

� Netzwerkhardware

� Administration von Hardware, z.B. Drucker, mittels Webbrowser

� Suchbegriff: intitle:"Web Image Monitor" & inurl:"/mainFrame.cgi“ -> admin/password

� Beispiel:

RISIKEN

Wo stecken die Bedrohungen?

Mensch

� fehlendes Bewusstsein / Unkenntnis / Nachlässigkeit

� Bewusste Schädigung durch unehrliche / verärgerte Mitarbeiter

Technik

� Ausfall Systeme / Komponenten durch Feuer, Wasser, …

� Hacking (Virus)

Organisation

� Regelungsdschungel / Zutritts- / Zugriffsrechte

� Risikoanalyse

� Notfallplan

BEDROHUNG VON FIRMENDATEN

Welchen Anteil haben diese Bedrohungen?

Quelle: ECC

15%Hacker

Feuer, Wasserschäden, ...

Fehler und Nachlässigkeiten

Verärgerte Benutzer

Unehrliche Benutzer

FIRMENDATEN ABSICHERN – MASSNAHMEN

SICHERHEITSMAßNAHMEN

1. Schritt: Mit Hilfe eines Audits …

� den Ist-Zustand ermitteln.

� Verwundbarkeiten aufdecken.

� die Kronjuwelen des Unternehmens finden.

� den Schutzbedarf feststellen.

� erste Quick-Wins umsetzen.

FIRMENDATEN ABSICHERN – MASSNAHMEN

2. Schritt: Maßnahmen umsetzen…

� Menschen sensibilisieren

� Sicherheit organisieren

� Physischen Schutz herstellen

� Technik sicher konfigurieren

� Rechtliche Rahmenbedingungen beachten

� z.B. organisatorische Maßnahmen

(Verantwortungen, Berechtigungen, Anweisungsstand)

FIRMENDATEN ABSICHERN – PHYSISCHER SCHUTZ

Es muss kein Hochsicherheitsbereich sein…

Quelle: mentalfloss.com

FIRMENDATEN ABSICHERN – PHYSISCHER SCHUTZ

… aber so sollte es auch nicht sein…

Quelle: http://www.pctipp.ch/bildergalerien/bilder/verkabelung-i-did-it-my-way-1281/4/55531/

ZUGRIFFSSCHUTZ

Einführung folgender Regeln zum Passwortgebrauch:

� das Passwort sollte nicht leicht zu erraten sein

� Trivialpasswörter wie z.B. 123 sollten systemtechnisch verhindert werden

� mindestens ein Sonderzeichen bzw. eine Zahl beinhalten

� Groß-/Kleinschreibung

� mindestens 8 Zeichen lang sein

� regelmäßig gewechselt werden, z.B. alle 90 Tage

… aber bitte auch nicht sichtbar aufschreiben!

ZUGRIFFSSCHUTZ

Brute-Force-Attacken

� Brute-Force-Attacken sind Versuche eines Computer-Programms, das Passwort eines anderen Programms zu knacken, indem alle möglichen Kombinationen von Buchstaben und Zahlen ausprobiert werden.

� Die Länge eines Passworts ist also maßgeblich für die Zugriffssicherheit von digitalen Informationen.

ZUGRIFFSSCHUTZ

Nutzung von Kleinbuchstaben

� 26 Kleinbuchstaben bei einer Passwortlänge von 7 Zeichen:

� Erhöhung der Passwortlänge auf 8 Zeichen:

ZUGRIFFSSCHUTZ

Nutzung von Klein-, Großbuchstaben und Zahlen

� 62 verschiedene Zeichen bei einer Passwortlänge von 7 Zeichen:

� Erhöhung der Passwortlänge auf 8 Zeichen:

BEISPIEL

http://www.golem.de/news/security-studie-mit-schokolade-zum-passwort-1605-121099.html

DATENSCHUTZ

� Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

� regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten

� Recht auf informationelle Selbstbestimmung im Umgang mit seinen Daten

� Schutz vor Verletzung des Persönlichkeitsrechts

� Datenschutzgesetz geht anderen Gesetzen nicht vor, sondern gilt nachrangig

� Datenschutz schützt die Personen

� ohne Datenschutz geht es nicht mehr

DS-GRUNDVERORDNUNG

� Einigung im Dezember 2015 auf neue EU-Datenschutz-Verordnung

� In-Kraft-Setzung: 28.05.2018

� Verordnung gilt unmittelbar als nationales Recht

• aber: nationale Sonderregelungen möglich, z.B. Vorgaben zur Auftragsdatenverarbeitung oder Bestellung DSB

DS-GRUNDVERORDNUNG

� Datenverarbeitung wird eher auf „berechtigten Interessen“ basieren, d.h. mehr Gestaltungsspielraum als aktuell

� Verpflichtung zur Bestellung DSB mindestens bei Datenverarbeitung als Kernaufgabe

� Erhöhung von Bußgeldern:

� aktuell: maximal € 300.000 gemäß BDSG

� zukünftig:

� bis 2 % bzw. bis Mio. € 10 vom Umsatz (Ordnungsregeln)

� bis 4 % bzw. bis Mio. € 20 vom Umsatz (Zulässigkeitsverstoß)

DS-GRUNDVERORDNUNG

• Notwendigkeit von Verfahrensverzeichnissen, auch für Auftragnehmer

• Bußgeldrisiko bei Nicht-Beachtung (Ordnungsregeln)

aber auch:

• Entlastung mittelständischer und kleiner Unternehmen

• risikobasierter und prozessbasierter Ansatz

sukzessive Vorbereitung notwendig

mehr Dokumentation

RISIKEN

� Risiken:

� Vertrauensverluste der Kunden

� wirtschaftliche Verluste

� strafrechtliche Konsequenzen / persönliche Haftung?

� Imageschäden

� Existenzgefährdung

IT-Sicherheit und Datenschutz bedeuten Aufwand, aber vermindern deutliche Risiken

ZUSAMMENFASSUNG

Daten sind nicht per se sicher;

wenn man die Risiken und Schwachstellen kennt, kann man auch was tun.

Vielen Dank!

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